toimintaperiaatteita

2. Päätöksenteon rakenteita, prosesseja ja toimintaperiaatteita

Millainen on päätöksentekoketju?

Onko osakassopimusta? Miten tämä on yhtenäinen yhtiöjärjestyksen kanssa?

Kuka päättää mistä?

Mitkä toimintaperiaatteet ohjaavat päätöksentekoa?

Mikä on ketjun vahvin ja heikoin lenkki? Miksi?

Missä eri rooleissa perheen jäsenet tekevät päätöksiä?

Miten keskustelet perheen jäsenten toiveista ja roolien kehittymisestä?

Miten voi kehittää päätöksentekoketjua?

Perheyrityksen menestyminen ja uudistuminen vaativat tarkoituksenmukaista ja toimivaa hallintaa, mikä mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon.

Perheyrityksen hallinnan tarkoituksena on varmistaa: 1. Läpinäkyvyys 2. Päätöksenteko ja toimintakyky 3. Perheyrityksen jatkuvuus ja perheen yhtenäisyys

Perheyrityksen hallinta muodostuu yrityksen ja perheen muodollisista ja epämuodollisista päätöksenteko- ja keskustelufoorumeista (taulukko 1). Yrityksen hallinnan tavoitteena on luoda tarkoituksenmukaiset rakenteet yrityksen johtamiseen ja päätöksentekoon. Perheen hallinnan tavoitteena on luoda perheenjäsenten kesken yhteiset tavoitteet ja yhteenkuuluvuuden tunne.

Muodollinen

Omistajaperhe Perhe- tai omistajafoorumi/kokous Perhe- ja omistajaneuvosto Perheen käsikirja Tarinat Perhetapaamiset Juhlat Yritysvierailut

Yritys Osakassopimus Yhtiöjärjestys Yhtiökokous Hallitus Johtoryhmä Epämuodollinen

Vapaamuotoiset keskustelut

TAULUKKO 1. Perheyrityksen muodollinen ja epämuodollinen hallinta Viestintä

Yrityksen hallinnan rakenteisiin eli päätöksentekoketjuun kuuluvat yhtiökokous, hallitus ja johtoryhmä. Yrityksen päätöksentekovaltaa ohjaavat osakeyhtiölaki, yhtiöjärjestys ja osakassopimus. Osakassopimuksen merkitystä ja sisältöä avataan Omistajastrategia perheyrityksessä -julkaisussa. Osakassopimus on juridinen dokumentti. Perheen ja omistajasuvun päätöksentekoelimiä ovat perhekokous tai omistajafoorumi sekä perhe- ja/tai omistajaneuvosto. Näitä foorumeja ei lainsäädäntö säätele.

Osakassopimus on yksi omistajien kesken tehtävistä tärkeimmistä sopimuksista. Sen tarkoituksena on sopia omistajien keskinäisistä oikeuksista ja velvollisuuksista sekä heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan perheyritykseen nähden. Osakassopimus ei ole julkinen asiakirja.

Osakassopimuksessa sovitaan usein seuraavista asioista: 1. Omistajien tavoitteet ja yhtiön liiketoiminta 2. Omistuspohja (kuka saa omistaa) 3. Omistajien velvollisuudet (työnteko, rahoitus, salassapito, kilpailukielto jne.) 4. Omistajien oikeudet (palkka/palkkio, tiedonsaanti). 5. Päätöksenteko (enemmistöpäätökset, määräenemmistöpäätökset, veto-oikeudet, yksimieliset päätökset) 6. Osakkeisiin liittyvät asiat (luovutusrajoitukset ja -velvollisuudet, etuosto-oikeudet, lunastushinnan määräytymisperuste) 7. Sanktiot eli sopimussakot ja vahingonkorvaukset sekä osakkeiden myyntivelvollisuus, jos sopimusta on rikottu 8. Erimielisyyksien ratkaiseminen ja muut oikeudelliset asiat Päätöksentekoketjun rooleissa on kyse vastuun jakamisesta. Matti Jaakola

Selkeät rakenteet lisäävät läpinäkyvyyttä ja päätöksentekokykyä (kuvio 2). Hallinnan tavoitteena on yhdenmukaistaa perheyrityssysteemiin kuuluvien toimij oiden tavoitteet ja toiminta sekä mahdollistaa tehokas päätöksenteko. Päätöksentekoketjua luotaessa on hyvä miettiä, miten ne toimivat yhdessä eli mikä on niiden välinen työnjako ja viestintä. Jotta ketjun eri toimijat voivat toimia yhdensuuntaisesti, niiden pitää olla tietoisia muiden foorumeiden toiminnasta ja päätöksistä. Viestinnän rooli on merkittävä päätöksenteon onnistumisessa. Taulukossa 2 on yksinkertaistaen ja esimerkinomaisesti havainnollistettu, mistä ketjun eri toimij at päättävät.

Rakenteiden on hyvä muuttua yrityksen ja perheen kehittyessä, jotta ne parhaiten tukevat perheyrityksen menestymistä ja uudistumista. Pienemmässä omistajaperheessä ja perheyrityksessä samat henkilöt usein toimivat päätöksentekoketjussa monessa eri roolissa.

Perheyrityksen hallinnan merkitys kasvaa, mitä enemmän perhe, omistajuus ja yritystoiminta eriytyvät toisistaan. Tällöin omistajaperhe ei voi enää itse tehdä kaikkia päätöksiä, vaan se on hajauttanut päätöksentekoa. Tarkoituksenmukainen päätöksentekoketju mahdollistaa vallan ja vastuun jakamisen niin, että päätöksenteko on perusteltua ja oikea-aikaista.

Jos omistajat eivät päätä, niin joku muu päättää heidän puolestaan. peter therman

Perhe/ omistajaneuvosto Yhtiökokous Hallitus Johtoryhmä

KUVIO 2 Perheyrityksen päätöksentekoketju

Kun esimerkiksi kaikki omistajat työskentelevät yrityksessä, erillistä omistajaneuvostoa ei välttämättä tarvita. Ydinperheen omistamassa perheyrityksessä perhekokoukset pidetään usein epävirallisina keittiönpöydän ääressä. Perheneuvosto tulee ajankohtaiseksi silloin, kun kaikki perheen jäsenet eivät enää mahdu keittiönpöydän ympärille.

Joissakin perheyrityksissä neuvosto on perustettu jo aikaisemmassa vaiheessa, jotta omistajuuteen ja yritykseen liittyvät keskustelut voidaan eriyttää. Muodollisuus tuo keskusteluihin tavoitteellisuutta ja vankempaa sisältöä.

Tehokas hallinta on muutakin kuin rakenteita. Se on prosesseja, jotka vaativat läpinäkyvyyttä, sekä toimintaperiaatteita ja -tapoja. Läpinäkyvyyden saavuttaminen vaatii viestintää eri sidosryhmille.

Hyvän hallinnan ohjeeseen listataan omistajan, hallituksen, johtoryhmän tehtävät vallasta ja vastuista. Pienessä yrityksessä kaksi sivua on ihan riittävä. Matti Jaakola

Yleisiä toimintaperiaatteita, jotka usein määritellään omistajastrategiassa tai perheen käsikirjassa, ovat esimerkiksi omistajien arvojen tai eettisten toimintatapojen määrittäminen. Toimintatavat voivat liittyä esimerkiksi strategiaprosessiin tai osinkopolitiikkaan. Päätöksentekoketjun toimivuuden edellytyksenä on, että määritetään eri toimijoiden rooli, tehtävä, oikeudet ja velvollisuudet päätöksenteossa ja valvonnassa sekä viestitään niistä.

Rakenteet, läpinäkyvyys ja toimintaperiaatteet ja -tavat ovat riippuvaisia toisistaan. Jos jokin näistä kolmesta puuttuu, niin päätöksenteko ei tue perheyrityksen uudistumista ja omistajaperheen yhteisten tavoitteiden saavuttamista.

Tärkeintä ei ole päätöksentekoketjun olemassaolo, vaan sen toimiminen käytännössä. Ei riitä, että määritellään selkeästi roolit ja niihin liittyvät oikeudet ja velvollisuudet, vaan pitää myös toimia niin kuin on yhdessä sovittu ja varata aikaa tähän työhön. Esimerkiksi perheneuvoston tehtävä ei ole sekaantua yrityksen päätöksentekoon. Yrityksen toiminnan johtaminen kuuluu hallitukselle ja johtoryhmälle. Ketjussa toimivilta ihmisiltä vaaditaan osaamisen lisäksi motivaatiota ja yhteistyökykyä toimia omistajaperheen ja yrityksen hyväksi.

Ketjun eri lenkkien pitää toimia yhteistyössä ja tiedonkulun pitää olla tehokasta, jotta rooli- ja tehtäväjako säilyy selkeänä. Jokaisen toimielimen pitää tuoda lisäarvoa perheyrityssysteemin hallintaan. Hyvä hallinta auttaa perheenjäseniä, omistajia ja johtoa tekemään hyviä päätöksiä ja saavuttamaan yhteiset tavoitteet.

Aina tulee vastaan tilanteita, joissa mietitään kuka päättää ja millä foorumeilla. Tässä auttaa avoimuus. Petra Kiiveri

Jokaisen omistajaperheen pitää miettiä omista lähtökohdistaan, millainen rakenne ja toimintatapa sopivat heille. Jotta omistajaperheen yhteinen toiminta tuo lisäarvoa perheyritykselle, sen pitää heijastaa omistajaperheen arvoja ja tavoitteita.

Perhe- tai omistajaneuvosto Yhtiökokous

Omistajastrategia • tarkoitus • visio ja tavoitteet • riskin sietokyky • rahoituksen reunaehdot • palkitsemisen raamit Osakassopimus Tilinpäätöksen vahvistaminen Vastuuvapauden myöntäminen yhtiön johdolle Hallituksen jäsenten valinta ja palkkioista päättäminen Tilintarkastajien valinta Voitonjaosta ja osingoista päättäminen Osakeannista, omien osakkeiden hankkimisesta ja lunastamisesta päättäminen Yritysjärjestelyistä (sulautuminen ja jakautuminen) päättäminen Strategian hyväksyminen Toimitusjohtajan valinta, erottaminen ja palkitseminen Investointipäätökset Yrityskauppapäätökset Rahoituspäätökset Strategian ehdottaminen ja toteutukseen liittyvät päätökset sekä toimeenpano

TAULUKKO 2. Päätöksenteko perheyrityksessä Hallitus Johtoryhmä