PAS Media Case Study: Ricola AG

CASE STUDY PAS Media im Einsatz bei der

Ricola AG

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Ricola AG – Gesteigerte Übersicht dank standardisierten Prozessabläufen und Dokumentfreigaben

Seit Sommer 2010 setzt die Ricola AG für die Gestaltung der internationalen Packmaterialien das Artwork Management System PAS Media ein.

Verpackungsprojekte werden seither viel effektiver realisiert.

Die Herausforderung: – ­ Jährlich über 350 Verpackungsprojekte.

– ­ Vertrieb und Absatzmärkte in über 50 verschiedenen Ländern bringen eine grosse organisatorische Herausforderung mit sich, z.B. bei der Lokalisation von Artwork- und Marketingmaterialien.

– ­ Zusammenarbeit mit Agenturen und Partnern an den verschiedensten Standorten stellt hohe Ansprüche an Kommunikation, Rückverfolgbarkeit und Datenmagement.

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Die Lösung mit PAS Media: – ­ Effiziente und standardisierte Abwicklung von Artwork-Projekten.

– ­ Cloudbasierte Abspeicherung und Archivierung sämtlicher Verpackungsdaten ermöglicht den sofortigen system- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dateien.

– ­ Vereinfachte Kommunikation mit Agenturen und Partnern über nur ein Tool.

– ­ Einfache Bedienung der Software dank ­intuitiver und übersichtlicher Benutzeroberfläche.

Die Ausgangslage: Interner und externer Optimierungsbedarf Bei der Ricola AG entwickelte sich über die Jahre hinweg die Nachfrage nach einem System, mit dem sich der gesamte Verpackungs-Workflow einfacher abwickeln lässt. Einerseits benötigte das Unternehmen ein Datenbank-System, in dem Projekte zur internen Projektbearbeitung gespeichert werden können, andererseits sollte es auch externen Partnern möglich sein, für die Projektumsetzung auf relevantes ArtworkMaterial zugreifen zu können. Das gewünschte Tool sollte zum Beispiel fähig sein, Designvorlagen an Agenturen zu versenden, ohne dass die Dateien dabei an jeden Empfänger einzeln verschickt werden müssen.

Das Auswahlverfahren Die Ricola AG hat verschiedene Anbieter getestet, von denen viele mit Benutzerlizenzen arbeiten. In der Praxis hätte dies bedeutet, dass nur eine begrenzte Anzahl von Nutzern gleichzeitig mit der Software arbeiten kann.

Product Manager, Ricola AG

Über die Ricola AG Die Ricola AG ist ein Schweizer Bonbonhersteller mit rund 400 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von ca. 300 Mio. Franken. Das 1930 gegründete Familienunternehmen mit Hauptsitz in Laufen bei Basel exportiert seine Kräuterbonbons und -tees in über 50 verschiedene Länder. Die Ricola AG arbeitet seit Sommer 2010 mit PAS Media.

Auch die Artworks von Verpackungen, die sich bereits im Druck befinden, müssen zum Beispiel für kleinere Promo-Aktionen immer wieder abgeändert und angepasst werden.

Vor der Einführung von PAS Media war dies oft ein mühseliger Prozess, bei dem zuerst die aktuellste Version des Artworks gefunden werden musste, um sie dann zu bearbeiten und weiter zu verschicken. Auch der anschliessende Freigabeprozess kostete viel Zeit und Nerven. Alle Prozessschritte finden direkt auf der cloudbasierten Oberfläche statt mit klar definierten Rechten und Pflichten für jeden einzelnen Benutzer.

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Enorme Effizienzsteigerung dank besserer Übersicht Mit PAS Media hat die Ricola AG und alle involvierten Mitarbeitenden einen viel besseren Überblick über alle laufenden, überfälligen und abgeschlossenen Projekte. Die Abwicklung der Verpackungs-Workflows konnte dadurch viel effizienter gestaltet werden. Vom Hauptsitz in Laufen aus kann die Ricola AG mit PAS Media immer überprüfen, ob Verpackungsprojekte von Partnern und Agenturen so umgesetzt werden, wie vom Unternehmen beabsichtigt.

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Vergleich vor und nach der Einführung von PAS Media Vor der Einführung von PAS Media wurden bei der Ricola AG viele Schritte bei der Abwicklung eines Verpackungsprojekts auf Papier umgesetzt. Mit jährlich 350 Verpackungsprojekten

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Grosse Akzeptanz bei Mitarbeitern Wenn sich langjährige Mitarbeiter an bestehende Prozesse und Vorgehensweisen gewöhnt haben, fällt eine Umstellung selten leicht. Die Einführung von PAS Media verlief jedoch äusserst erfolgreich und die neue Software fand von Anfang an viel Zustimmung und Akzeptanz bei allen Beteiligten.

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worden waren, dauerte der gesamte Einführungsprozess inklusive Testphase und Schulung der Mitarbeiter nur noch zwei Monate.

Die externen Partner und Agenturen in den mehr als 50 Ländern konnten problemlos per Telefonkonferenz geschult werden. Bei der Ricola AG wird PAS Media seither neben Europa auch in Nord- und Südamerika, Asien und Nordafrika eingesetzt.

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Einführung ohne Komplikationen und geringer Schulungsaufwand Nachdem das ganze System aufgesetzt, alle Workflows konfiguriert und alle Nutzer erstellt

«Nach der Einführung von PAS Media hat sich bei der Verpackungsherstellung von Ricola alles verändert. VerpackungsWorkflows werden übersichtlich dargestellt und können so viel effizienter bearbeitet werden. Wir waren noch nie so sportlich unterwegs.

PAS Media hat alle unsere Erwartungen übertroffen.»

Léonie Müller

war diese Vorgehensweise aber für das Unternehmen alles andere als vorteilhaft.

Grössere Dateien wurden bei Bedarf per FTPServer übertragen und jeweils lokal auf den Rechnern der Benutzer abgespeichert. Wenn zum Beispiel für ein neues Projekt die 3D-Verpackungsdaten eines bereits bestehenden Artworks benötigt wurden, musste jeweils immer bei der Agentur oder bei der verantwortlichen Person um die aktuellste Datenversion gebeten werden. Diese schickte dann die gewünschten Daten zu oder stellte sie zum Download bereit.

Heute hat bei der Ricola AG jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung Zugriff auf PAS Media und alle wichtigen Dateien. Dieselbe Datei kann dabei von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden, wobei jede Änderung protokolliert wird.

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Hinzu kam, dass viele Anbieter nicht die erwünschte Kompatibilität mit Drittprogrammen gewährleisten konnten. PAS Media konnte jedoch mit dem Preismodell, das nicht an Benutzerlizenzen geknüpft ist, und der hohen Kompatibilität mit anderen Anwendungen die Ricola AG überzeugen.

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Pfadackerstrasse 10 CH-8957 Spreitenbach, Schweiz Telefon +41 56 417 55 11 www.pas-media.ch, info@pas-media.ch 4

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