Hallinto- ja tukipalvelut -jaosto: Rohkeutta ja päättäväisyyttä – mitä muuta tarvitaan uuden edessä?

Rohkeutta ja päättäväisyyttä – mitä muuta tarvitaan uuden edessä?

Olemme keskellä historian suurinta hallinnollista muutosta. Olemme uusien mahdollisuuksien äärellä ja toisaalta keskellä epävarmuutta. Ennen päätöksiä ilmassa on vain hyviä arvauksia. Hyvinvointialueuudistuksen osalta valmistelua on tehty paljon ja paljon on vielä tekemättä. Mutta yksi on varmaa; meidän on oltava avoimia, heittäydyttävä täysillä mukaan ja hyväksyttävä uusia toimintatapoja.

Peter Johansson uskoo, että toimintavarmuutta saadaan varmasti lisää tukitoimintoihin. Ja toisaalta tulee ihan uusia mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä sote-toimijoiden kanssa.

Kuva: Itä-Uudenmaan pelastuslaitos

Millainen muutos meillä on käsillä? Mitä asioita pitää saada valmiiksi kuluvan vuoden aikana? Entä mitä ajatuksia muutos herättää? Annetaan suunvuoroa niin pelastusjohtajille kuin hyvinvointialueilla työskenteleville pelastustoimen valmistelun johtajille, jotka kertovat, millaisena muutos näyttäytyy heidän työssään.

On paljon asioita, jotka tapahtuvat taustalla, mutta niitä voi olla vaikea tunnistaa arkipäivän työssä. Työtä muutoksen eteen tehdään kuitenkin paljon, kertoo Kimmo Markkanen.

Kun politiikka tuli iholle

– Politiikka on nyt todellakin iholla. Olemme lähellä päätöksentekoa, toteaa Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Peter Johansson.

Johanssonin mukaan pelastustoimen asioita on voitu pitää kunnallisessa päätöksenteossa jopa itsestäänselvyytenä ja pelastusjohtajalla on ollut laajat oikeudet päättää asioista viranhaltijapäätöksinä. – Pelastusjohtaja tulee istumaan aluevaltuuston ja -hallituksen kokouksissa ja tässä on iso muutos, koska tähän asti olen toiminut esittelijänä lautakunnassa. Kokoustahti siis tulee olemaan tiiviimpi ja kokouksissa mukanaolo tuo positiivisena muutoksena myös mahdollisuuden vuoropuheluun valtuutettujen kanssa luontevammin. Vaikka käytäväpuheiden perusteella ei tehdä päätöksiä, on tärkeä olla mukana keskusteluissa sekä tulla tutuksi päättäjien kanssa. Vuoropuhelulla voidaan lisätä molemminpuolista ymmärrystä.

Vaikka pelastustoimi on hyvinvointialueen kokonaisuudessa pieni osa, tulevat pelastustoimen asiat nyt paremmin esille, koska niistä päätetään aluevaltuustossa ja -hallituksessa. Pelastustoimi pääsee tavallaan päätöksenteon keskiöön ja asiat tulevat uudella tavalla esiin. – Pääsemme itsestäänselvyydestä päivänvaloon, miettii Johansson.

Samalla linjalla on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelujohtaja Kimmo Markkanen, jonka vastuulla ovat pelastustoimen, ensihoidon sekä varautumisen valmistelukokonaisuudet. – Paljon on tullut vuorovaikutusta mukaan sen jälkeen, kun aluevaltuusto aloitti toimintansa. Ja sitä tarvitaan, koska työtä on paljon. Rakennamme kokonaan uuden konsernin alusta alkaen.

Pelastuslaitosten toimesta onkin perehdytetty aluevaltuutettuja esimerkiksi seminaareissa. Myös kansallisella tasolla on järjestetty webinaareja, joissa on lisätty tietämystä pelastusalasta. – Aluevaltuusto jatkaa siitä, mihin väliaikainen toimielin valmistelussa pääsi. Vielä ei ole tietoa, mitkä asiat pelastustoimen osalta päätetään aluevaltuustossa ja mitkä toisaalta aluehallituksessa. Tiedossa on yksittäisenä isona asiana, että esimerkiksi palvelutasopäätös tulee aikanaan aluevaltuuston päätettäväksi. Valmistelutyö etenee kuitenkin hyvin, kertoo Pirkanmaan hyvinvointialueen pelastustoimen valmistelukokonaisuuden johtaja Teemu-Taavetti Toivonen.

Tässä juuri nyt

Mitkä asiat ovat sitten kevään ja alkukesän aikana käsillä? Mitä asioita valmistellaan juuri nyt? Keskeisimpänä asiana esiin nousee se, että palveluiden järjestämisvastuun siirtyessä hyvinvointialueille, ei saisi olla mitään ongelmia esimerkiksi henkilöstöhallintoon tai asiakas-

mitä muuta tarvitaan uuden edessä?

sekä potilastietoihin liittyen. ICT tulee olemaan keskiössä ja on varmasti kriittinen tekijä sen suhteen, miten vuoden vaihtuessa monet eri sovellukset tietoineen toimivat. – Muutoksen tulee sujua ongelmitta. Se on kaiken keskiössä, miettii Toivonen.

Organisaatiorakenteita on saatettu jo muuttaa aiemmin tai niitä muutetaan kuluvana vuonna. Osa muutoksista olisi tehty ilman siirtymistä hyvinvointialueillekin. – Toimintojemme harmonisointi olisi pitänyt kuitenkin tehdä ja nyt se ajoittui tälle vuodelle muutoksen kanssa rinnakkain. Tulemme olemaan sote-palvelualueiden kanssa rinnakkain, vaikka olemmekin pienempi toimija vaikkapa henkilöstömäärällä mitattuna. Kuluvan vuoden aikana on saatava kuntoon kaikki järjestelmät, jotka liittyvät henkilöstöön, talouteen tai vaikkapa työvuorosuunnitteluun. Taustalla tapahtuu paljon, vaikkei yksittäiselle pelastuslaitoksen työntekijälle näkyisi isoja muutoksia. Hyvinvointialueelle siirtymisen lisäksi pelastuslaitoksen käyttämiin tietojärjestelmiin on tulossa muutoksia kansalliselta tasolta ja tämä edellyttää TUVE-käyttöympäristöön siirtymistä samalla, kun hyvinvointialuetta rakennetaan, kertoo Markkanen. – Pelastuslaitoksen osalta tulee muutoksia taloushallinnon järjestelmiin, mutta näiden muutosten ei pitäisi näkyä operatiiviseen toimintaa, miettii Lapin pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Markus Aarto.

Hänen mielestään tuleva isompi organisaatio vaikuttaa siihen, että esimerkiksi järjestelmien osalta ei olla yhden ihmisen varassa, vaan taustalla tukipalveluissa on jatkossa varmemmin osaamista. Aarton mukaan varsinkin ICT-osaamista saadaan laajemmin käyttöön koko hyvinvointialueen tasolla. – Organisaation muutokset olemme tehneet aiemmin ja olemme sen osalta valmiit muutokseen, toteaa Aarto.

On kerrottu, että moni asia muuttuu, ja toisaalta on muistutettu, ettei perustyö muutu. On ymmärrettävää, että välillä on vaikea hahmottaa, mitkä kaikki asiat oikein tulevat konkreettisesti muuttumaan ja se voi luoda epävarmuutta. – Olen pohtinut paljon sitä, mikä asia oikeasti muuttuu. Esimerkiksi sähköpostiosoite tulee muuttumaan ja se on sellainen konkreettinen asia. Myös yhteydenottokanavat eri toimijoille tulevat muuttumaan. Paljon jää kuitenkin samaa, eikä vaikkapa kaikki järjestelmät muutu. Palkkakuitissa työnantaja vaihtuu, mutta oletettavasti operatiivisessa työssä ei mikään muutu. Hallinto- ja tukipalveluissa voi tulla enemmän järjestelmätason muutoksia ja toimintatapojen yhteensovittamista. Paljon on sellaista, mikä ratkaistaan vasta myöhemmin. Ja on asioita, joita voidaan tehdä vasta vuoden vaihtuessa, kun olemme oikeasti hyvinvointialueen järjestämisvastuun alaisuudessa, kertoo Markkanen.

Tykkään, en tykkää, ehkä tykkään

Kukaan ei voi toisen puolesta sanoa, miten muutokseen tulisi suhtautua. Toisaalta, kun päätös on tehty, on vain oltava siinä mukana, ja tehtävä oma osuutensa mahdollisimman hyvin. Nyt jo on tunnistettu, että isommassa organisaatiossa on toimintavarmuutta vaikkapa tukitoiminnoissa. – Me olemme tottuneet toimimaan silloin, kun on täpäriä tilanteita ja jonkun henkilön tai toiminnon normaalitilanne on järkkynyt. Meitä ei saa ihan helposti raiteiltaan ja tätä osaamista voimme antaa muille toimijoille. Hallinnossa ja ICT-osaamisessa meidän tarvitsee varmasti nojata hyvinvointialueen muiden toimijoiden suuntaan, mutta kriiseissä muut voivat nojata meihin, toteaa Aarto. – Kyse on suurimmasta hallinnollisesta muutoksesta ikinä ja pelastustoimi on osa sitä. Meillä on mahdollisuus olla mukana rakentamassa tulevaisuutta, joka on hyvin erilainen. Jatkossa pelastustoimen rooli on vahvempi, tulee uusia toimintatapoja ja saamme varmasti paljon synergiaetua sote-toimijoiden kanssa. Emme vielä edes tiedä, mitä kaikkea muutos tuo meille, mutta varmasti paljon uutta ja positiivisia uudistuksia toimialallemme, pohtii Johansson.

On siedettävä epävarmuutta ja hyväksyttävä, että vielä on paljon asioita, joita ei ole päätetty. Eikä niistä ole antaa edes hyvää arvausta. Silti työtä taustalla tehdään koko ajan ja tavoitteena on ennen kaikkea se, ettei palveluissa tapahdu notkahdusta asiakkaiden suuntaan. – Käsillä on nyt positiivista vipinää. Myönnän, etten ollut aluksi tämän uudistuksen puolestapuhuja. Mutta päätökset on tehty ja nyt rakennetaan mahdollisimman hyvää. Näen tässä paljon mahdollisuuksia tehdä uutta ja parempaa. Olemme keskeisemmässä roolissa kuin aiemmin ja opimme varmasti saamaan synergiaetua muiden toimijoiden kanssa. Oletan, että esimerkiksi tukipalvelut tulevat paremmin vastaamaan päivystysluonteisen työn vaatimuksia siten, että niitä on saatavilla myös niin sanotun virka-ajan ulkopuolella kattavasti. Tämä jos joku tulee olemaan hyvä, konk-

Suhtaudun tähän historialliseen muutokseen positiivisesti. Olemme osa isoa kokonaisuutta ja se tuo paljon uusia mahdollisuuksia, kertoo Teemu-Taavetti Toivonen.

Kuva: Elina Haapala

Markus Aarto luottaa avoimen viestinnän auttavan siinä, ettei muutos aiheuta huhuja tai epävarmuutta. Muutosviestinnän tulee olla säännöllistä.

Kuva: Lapin pelastuslaitos

reettinen muutos, sanoo Johansson. – Suhtaudun muutokseen avoimesti ja mielestäni on hyvä nähdä käsillä oleva muutos pelastusalan kannalta myönteisenä. Voimme yhdenmukaistaa alan toimintatapoja ja näyttäytyä toimialana yhdenmukaisempana. Kannustaisin olemaan hyvillä mielin, ja suhtautumaan tähän kaikkeen rohkeasti ja päättäväisesti, toteaa Toivonen.

Elina Haapala, Hallinto- ja tukipalvelut -jaoston johtokunnan varajäsen, Pirkanmaan hyvinvointialueen viestintäsuunnittelija