Hyvä hallintotapa -sarja: Hallintopäätösten tiedoksianto

Viranomaisen päätöksenteko ei pääty varsinaisen päätöksen kirjalliseen muotoon viemiseen, vaan päätös tulee voimaan vasta sen jälkeen, kun se on asianmukaisesti saatettu asianosaisille tiedoksi. Olen aiemmissa kirjoituksissani käsitellyt päätökseen liittyvää sisältöä sekä sen vaatimuksia. Tässä kirjoituksessa käsittelen, millä tavoin päätös on annettava tiedoksi asianosaisille sekä tiedoksiantoon liittyviä oikeusvaikutuksia ja niissä esiintyvien puutteiden ja virheiden vaikutuksia. Alkuun on syytä todeta, että tiedoksiantotapoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Pelastusviranomaisen tiedoksiantotavat ovat kirjoittajan kokemuksen mukaan yleensä hallintolain näkövinkkelistä menettelyllisesti virheellisiä.

Hallintolaki (434/2003) sääntelee 9 ja 10 luvuissa päätöksen tiedoksiantoa tarkasti. Lain 54.1 §:n mukaan viranomaisen on annettava viipymättä tiedoksi päätös sellaiselle asianosaiselle ja muulle tiedossa olevalle taholle, joilla on asiassa oikeus hakea oikaisua tai muutosta valittamalla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että viranomaisen ratkaisu on annettava tiedoksi jokaiselle asianosaiselle, jonka etuuteen, oikeuteen tai velvollisuuteen ratkaisu vaikuttaa. Samaisen säännöksen mukaan myös valituskiellon alaiset päätökset on annettava asianosaisille tiedoksi. Tiedoksiannon piiri on myös suoraan asianosaisuutta laajempi, sillä päätös on annettava tiedoksi kaikille sellaisille tahoille, joilla on oikeus hakea päätökseen oikaisua tai muutosta ja jotka ovat viranomaisen tiedossa. Säännös velvoittaa viranomaista antamaan tiedoksi myös muita asiakirjoja kuin varsinaisen asian ratkaisun, mutta jätän ne tässä kirjoituksessa käsittelemättä. Tiedoksianto on viranomaisen velvollisuus, josta ei voida poiketa.

Ratkaisun tiedoksiannolla on merkittävä oikeudellinen vaikutus, sillä velvoittava tai rajoituksia aikaansaava päätös on täytäntöönpanokelpoinen vasta asianmukaisen tiedoksiannonjälkeen. Asiassa on huomattava, että oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 13 §:n mukaan muutoksenhakuaika alkaa kulumaan vasta päätöksen tiedoksiannosta, joka on sidoksissa päätöksen lainvoimaisuuteen. Lainvoimaisuudella tarkoitetaan tilannetta, jossa päätökseen ei voida enää hakea muutosta säännönmukaisin muutoksenhakukeinoin. Toisin sanoen ennen kuin päätös on annettu asianosaisille asianmukaisesti tiedoksi, sillä ei ole juridista sitovuutta. Asia ei ole pelastusviranomaisen kannalta ihan näin mustavalkoinen, sillä esimerkiksi pelastusviranomaisen pelastuslain (379/2011) 81 §:n nojalla tekemää keskeyttämispäätöstä tai muuta päätöstä, joka on annettu esimerkiksi ensiksi suullisesti, on lain 104.3 §:n mukaan noudatettava heti, riippumatta muutoksenhausta tai päätöksen lainvoimaisuudesta. Tämä on kuitenkin poikkeus, johon voidaan turvautua vain silloin, kun virheellinen menettely aiheuttaa välitöntä tulipalon tai muun onnettomuuden vaaraa. Tällainen päätös on kuitenkin aina annettava viipymättä myös kirjallisesti.

Hallintolaki tuntee useita tiedoksiantotapoja, joista yleisimmin käytetyt ovat tavallinen ja todisteellinen tiedoksianto. Näiden lisäksi hallintolaki tuntee yleistiedoksiannon, jota sivutaan pintapuolisesti. Hallintolain 59 §:n mukaan tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle. Tavallinen tiedoksianto lähetetään siten, ettei kirjettä tarvitse kirjata tai sen lähetystä muulla tavoin varmentaa. Jotta tavallista tiedoksiantoa voitaisiin käyttää, tulee viranomaisella olla vastaanottajan postitiedot. Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä. Tavallinen tiedoksianto voidaan toimittaa myös sähköpostitse sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 §:n nojalla silloin kun asianosainen antaa siihen suostumuksensa. Tällöin päätös katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Tiedoksianto oikeushenkilöille annetaan toimittamalla päätös oikeushenkilön ilmoittamaan osoitteeseen.

Hallintolain 60 §:n mukaan päätös on annettava tiedoksi todisteellisesti, mikäli päätös on velvoittava tai päätöksen tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika. Lain esitöiden (HE 72/2002 vp, s. 114) mukaan velvoittavina päätöksinä pidetään kaikkia sellaisia päätöksiä, joissa esimerkiksi asetetaan jokin toiminnallinen velvoite. Todisteellinen tiedoksianto toimitetaan vastaanottajalle postitse saantitodistusta vastaan tai vaihtoehtoisesti luovuttamalla asiakirja todisteellisesti suoraan vastaanottajalle tai tämän edustajalle. Todisteellinen tiedoksianto katsotaan annetun tiedoksi saantitodistuksesta. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 18 §:n mukaan asiakirja voidaan myös toimittaa sähköisesti asianosaisen suostumuksella. Tällöin asianosainen voi noutaa asiakirjan viranomaisen palvelimelta vahvalla tunnistautumisella tai muulla tietoturvallisella ja todisteellisella varmenteella. Tiedoksianto katsotaan annetun tiedoksi, kun päätös on noudettu viranomaisen palvelimelta.

Hallintolain 62 §:n mukaista yleistiedoksiantoa voidaan käyttää silloin, kun tavallista tai todisteellista tiedoksiantoa ei voida käyttää tai silloin kun asiakirja on annettava tiedoksi yli kolmellekymmenelle tiedossa olevalle henkilölle. Tätä voidaan käyttää esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja esimerkiksi pakoilee tai häntä ei muusta syystä tavoiteta.

Pelastusviranomaisen antama päätös voidaan käytännössä aina katsoa velvoittavaksi ja toiminnallisia velvoitteita aiheuttavaksi silloin, kun se määrää jonkin asian joko pelastuslain tai kemikaaliturvallisuuslain (390/2005) nojalla. Lisäksi pelastusviranomaisen antama määräys on aina sellainen, johon voidaan hakea muutosta valittamalla. Näin ollen tiedoksiannosta alkaa aina kulumaan muutoksenhakuaika. Hallintolain näkökulmasta jokainen palotarkastuspöytäkirja tai muu vastaava dokumentti, jossa annetaan kohteelle määräys joko korjata tai keskeyttää toiminta, on aina annettava kirjallisesti todisteellisesti tiedoksi. Kirjoittajan mielestä tiedoksiantotapojen mielekkyydestä olisikin syytä käydä keskustelua, jossa huomioitaisiin todisteellisen tiedoksiannon byrokraattinen hitaus ja korkeat kustannukset.

Sebastian De Caro,

hyvän hallinnon puolesta