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TABLA DE CONTENIDOS FUNDAMENTOS DE EXCEL 2010 ..............................................................5 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 6 Novedades Excel 2010 ....................................................................................... 7 Cinta de opciones mejorada ............................................................................ 7 Vista backstage de Microsoft Office ................................................................ 7 Recuperar versiones anteriores ...................................................................... 8 Vista Protegida ................................................................................................ 8 Realizar comparaciones rápidas y eficaces de listas de datos........................ 8 Características actualizadas de formato condicional....................................... 8 Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos mejorados......................................... 8 Entorno Excel 2010............................................................................................. 9 Iniciar Excel 2010 ............................................................................................ 9 Salir de Excel 2010 ....................................................................................... 10 Pantalla inicial Excel 2010 ............................................................................. 11 UTILIZACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ............................................................................ 11 Edición o modificación del contenido de celdas ................................................ 11 Ingreso de Datos ........................................................................................... 11 Modificar Datos ............................................................................................. 14 Formato de Celda.......................................................................................... 15 Copiar, Cortar y Pegar ...................................................................................... 17 Copiar............................................................................................................ 18 Cortar ............................................................................................................ 18 Pegar ............................................................................................................. 18 Opciones de Pegado ..................................................................................... 18 Borrar (Contenido, Formato, Comentario o Todo) ............................................ 20 Relleno y autorrelleno ....................................................................................... 21 Gestión de Hojas de Calculo............................................................................. 21 Insertar Hojas ................................................................................................ 21 Eliminar Hoja ................................................................................................. 22 Cambiar Nombre ........................................................................................... 23 Aplicar color a las etiquetas........................................................................... 24 FÓRMULAS ............................................................................................................... 25 Conceptos fundamentales para la creación de fórmulas .................................. 25 Operadores Matemáticos .................................................................................. 25 Jerarquía ....................................................................................................... 25 Crear fórmulas .................................................................................................. 26 Utilizar Referencias ....................................................................................... 26 Utilizar Nombres ............................................................................................ 26 Errores típicos en la creación de fórmulas .................................................... 27 Desplazamiento en las Hojas............................................................................ 28 Seleccionar varias Hojas ............................................................................... 28 Desplazarse por las Hojas............................................................................. 28 Insertar Hojas ................................................................................................ 29 Eliminar Hojas ............................................................................................... 29 Cambiar nombre de Hojas............................................................................. 29 Mover o Copiar Hojas................................................................................... 30


Selección de Celdas...................................................................................... 30 Seleccionar celdas no contiguas ................................................................... 30 Selección de una columna o fila .................................................................... 31 Seleccionar celdas de una hoja entera.......................................................... 31 Funciones básicas ............................................................................................ 31 Conceptos básicos sobre funciones .............................................................. 31 Categorías de las funciones .......................................................................... 31 Formato............................................................................................................. 32 Formato del Texto ......................................................................................... 32 Formato de Números..................................................................................... 32 Formato de Fechas y Horas .......................................................................... 33 Formatos Personalizados .............................................................................. 33 Colocar Bordes a las celdas ............................................................................. 34 Copiar Formato ................................................................................................. 35 Insertar Comentarios ........................................................................................ 35 Formato Condicional ......................................................................................... 36 Referencia de Celdas ....................................................................................... 37 Sumar un rango de celdas automáticamente.................................................... 38 FUNCIONES ........................................................................................................... 40 Esquema de una función .................................................................................. 40 asistente de funciones ...................................................................................... 40 FUNCIONES ESTADÍSTICAS .................................................................................... 42 FUNCIONES MATEMÁTICAS .................................................................................... 46 FUNCIONES DE FECHA Y HORA .............................................................................. 49 FUNCIONES DE TEXTO .......................................................................................... 50 FUNCIONES LÓGICAS Y BÚSQUEDA ........................................................ 51 Funciones lógicas ............................................................................................. 52 Función SUMAR.SI ....................................................................................... 52 Función SI ..................................................................................................... 53 RANGOS .................................................................................................................. 54 Direcciones de celda......................................................................................... 54 Direcciones de bloque de celda ........................................................................ 55 Operadores de Referencia ................................................................................ 55 Crear nombres de rango a través el cuadro de nombres .................................. 55 Asignar nombre a una celda ............................................................................. 55 Asignar nombre a un Rango de celda............................................................... 57 Eliminar un nombre de Rango de celda ............................................................ 58 FUNCIÓN DE BÚSQUEDA .............................................................................................. 58 Función ConsultaV............................................................................................ 58 Buscar valores específicos ............................................................................... 60 Buscar valores aproximados ............................................................................. 60 GRÁFICOS E IMPRESIÓN ..................................................................... 61 EL PROCESO DE IMPRESIÓN .......................................................................................... Vista preliminar o Vista previa........................................................................... DISEÑO DE PÁGINA .................................................................................................... Orientación .................................................................................................... Escala (Ajuste de Escala)..............................................................................

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Tamaño del papel.......................................................................................... 65 Calidad de Impresión..................................................................................... 65 Opciones de impresora ................................................................................. 66 Márgenes ...................................................................................................... 67 Encabezado y Pies de Pagina....................................................................... 68 Hoja ............................................................................................................... 71 Configurar la Impresión ................................................................................. 71 GRÁFICOS ................................................................................................................ 73 Crear gráficos ................................................................................................... 73 Añadir una serie de datos ................................................................................. 74 Características y formato del gráfico................................................................. 76 Modificar el tamaño y distribución de un gráfico ............................................... 79 Modificar la posición de un gráfico .................................................................... 79 Los minigráficos ................................................................................................ 80


Sesión

1 Fundamentos de Excel 2010 En esta sesión trataremos: Introducción Utilización de la hoja de cálculo Formulas Funciones Básicas


Manual de Microsoft Excel 2010

Introducción Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y f ácil uso. Office Excel 2010, en combinación con Excel Services (una nueva tecnología incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2010), ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad. Pueden compartir información confidencial de la empresa de un modo más amplio y seguro con sus compañeros de trabajo, clientes y socios empresariales. Al compartir una hoja de cálculo con Office Excel 2010 y Excel Services, podrá explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica directamente en el explorador de Web. Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.

TRABAJANDO CON EXCEL 2010

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Manual de Microsoft Excel 2010

Novedades Excel 2010 Tener acceso a las herramientas correctas en el momento adecuado. Las características nuevas y mejoradas pueden ayudarle a ser más productivo, pero sólo si sabe encontrarlas cuando las necesita. Al igual que con otros programas de Microsoft Office 2010, Excel 2010 incluye la interfaz de Microsoft Office Fluent, que consiste en un sistema visual personalizable de herramientas y comandos. Cinta de opciones mejorada •

Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de usuario de Office Fluent (introducida en Excel 2007 por primera vez) orientada a obtener resultados de Office Excel 2010. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula (lo que antes se incluía en complejos menus y barras de herramientas), Office Excel 2010 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite.

Ilustración 2

Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a una barra de herramientas de acceso rápi o, el usuario no podía agregar sus propias fichas o grupos en la cinta de opciones. Sin embargo, en Excel 2010 el usuario puede crear sus propias fichas y grupos, así como cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados.

Vista backstage de Microsoft Office •

La vista backstage, una nueva incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de la cinta de opciones.

Ilustración 3

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Recuperar versiones anteriores •

Excel 2010 permite recuperar las versiones de los archivos que se han cerrado sin guardar. Resulta útil cuando el usuario olvida guardar manualmente el archivo, cuando se guardan cambios que no quería guardar o cuando desea volver a una versión anterior del libro.

Vista Protegida •

Excel 2010 incluye una vista protegida para que pueda tomar decisiones fundadas antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades.

Ejemplo: Los documentos que proceden de un origen de Internet se abren en la vista protegida de manera predeterminada. Cuando esto ocurre, se muestra una advertencia en la barra de mensajes, junto a la opción de habilitar edición.

Realizar comparaciones rápidas y eficaces de listas de datos •

Las nuevas características de Excel 2010, como los minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una celda) y la segmentación de datos, y las mejoras de las tablas dinámicas u otras características existentes, permiten detectar patrones o tendencias en los datos que pueden ayudar a tomar decisiones mejor fundadas.

Características actualizadas de formato condicional •

En Office Excel 2010, puedes utilizar el formato condicional para comentar visualmente los datos con fines analíticos y de presentación. Para encontrar fácilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la apariencia general del documento.

Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos mejorados •

En Office Excel 2010, utilizar tablas dinámicas es mucho más fácil que en versiones anteriores de Excel.

Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinámica, la información que desea ver sobre sus datos está a su disposición con sólo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocación que no son siempre un destino fácil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinámica.

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Mejoras en el Rendimiento, etiquetas de tablas dinámicas, filtrado mejorado, compatibilidad con reescritura, característica mostrar valores como, mejoras de tablas dinámicas, segmentación de datos, complemento solver mejorado, entre otras mejoras nos tiene el Excel 2010.

Entorno Excel 2010 Iniciar Excel 2010 1. Clic en el Botón Inicio. 2. Luego clic en Todos los programas. 3. Ahora hacer clic en el grupo de programas Microsoft Office. 4. Inmediatamente se mostrará el contenido del grupo de programas. Busque Microsoft Office Excel 2010 y haga clic sobre él.

Ilustración 4

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Salir de Excel 2010 Puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: a) Clic en el botón cerrar, que se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

Ilustración 5

b) Cerrar la ventana activa, esto se realiza mediante la combinación de teclas ALT + F4. c) Clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

Ilustración 6


Manual de Microsoft Excel 2010

Pantalla inicial Excel 2010 •

A partir de la versión 2007 se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados (interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent) que ayuda a simplificar enormemente el trabajo en esta aplicación.

Ilustración 7

Podrá utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y características de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades.

Utilización de la Hoja de Cálculo Edición o modificación del contenido de celdas Ingreso de Datos •

Excel dispone de diversas técnicas para la introducción de datos en una hoja de cálculo.

A continuación se resumen las técnicas para ingreso de datos:

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Método

Inserción directa

Acción Digite directamente en la celda seleccionada o en la barra de fórmulas y pulse ENTER. Puede ingresar números, fechas, texto, valores lógicos, fórmulas y funciones.

Autorrellenar

Introduzca el primer valor de una serie que el programa reconozca y utilice el controlador de relleno para completar la serie.

Rellenar serie

Introduzca los dos primeros valores de una serie y utilice el controlador de relleno para completarla.

Autocompletar

Escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente.

Elegir de la lista

Haga clic con el botón secundario en una celda y, en el menú contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable. Aparecerá una lista con los valores de la columna de la celda.

Ingreso de datos

Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que escribir el dato en la celda y Presionar la tecla Enter o las teclas direccionales. Nota: Los números, fechas, horas y fórmulas son considerados por Excel como valores. Por defecto, Excel alinea los datos de tipo texto hacia la izquierda de la celda, mientras que los valores los alinea hacia la derecha.

Introducir los datos en un rango

Si desea ingresar un conjunto de datos en un rango vertical, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar las Celdas

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2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Enter 4. Continuar ingresando los demás datos •

Introducir el mismo valor en todo el rango

Si desea escribir un mismo dato en varias celdas, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Ctrl + Enter

Tipos de datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números, fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán: Texto Digitar el texto deseado, Presionar Enter o flechas de dirección para ingresar el dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Números

Digitar los valores tal como deban mostrarse, Presionar Enter o flechas de dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.

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Fechas y Horas Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-22009 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM será considerado como horas, Las fechas son una serie numérica que comienza el 01/01/1900 que equivale a 1, por ello son consideradas dentro del tipo número. Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán sumar, restar o añadir a otras.

Logicos Si digitamos Verdadero o falso nos devuelve un dato logico que se va a centrar en la celda correspondiente donde se ingresa el dato; tambien puede ser una respuesta de una funcion logica

Ilustración 8

Modificar Datos

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Manual de Microsoft Excel 2010

Al ingresar datos podemos cometer errores. Se pueden modificar al mismo tiempo que se esté escribiendo o después de haber ingresado el dato. a) En la misma celda a modificar, haciendo clic en ella y presionando a continuación la tecla F2. b) Haciendo clic en la celda a modificar y luego haciendo clic en la Barra de fórmulas.

Ilustración 9

Formato de Celda •

Modifique el estilo de sus fuentes, logre efectos más atractivos e interesantes. Desde la Ficha Inicio en el grupo Fuente o usando el comando formato del grupo Celdas y también usando el cuadro de dialogo Formato de Celdas del grupo Fuente, o el menú contextual se pueden aplicar estos formatos.

Ilustración 10

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Ilustración 11

Aplique bordes personalizados, modifique el estilo, color y grosor a sus líneas, tal como la figura:

Ilustración 12

Además de aplicar Bordes a sus celdas, podemos también elegir Relleno, Estilos de línea y Color de las mismas. Para diseñar bordes: 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar el formato 2. Elija la opción Formato de Celdas... del Grupo Celdas, comando Formato 3. En la ficha Bordes o Relleno, modifique las opciones que necesite

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Manual de Microsoft Excel 2010

Ilustración 13

Ilustración 14

Copiar, Cortar y Pegar •

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar.

Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Ilustración 15

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Copiar 1. Seleccione un rango de celdas 2. Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio 3. o pulse CTRL + C

Cortar 1. Seleccione un rango de celdas 2. Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio 3. o pulse CTRL + X

Pegar 1. Haga clic en la celda donde desea pegar 2. Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en la imagen del portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen

Opciones de Pegado •

Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al usuario los distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, usted puede vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas.

Ilustración 16

En la siguiente figura observe algunas opciones elegidas:

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Manual de Microsoft Excel 2010

Ilustración 17

Copiar Formato Puede usar Copiar formato para copiar el formato (como rellenos o bordes) de objetos texto o celdas de una hoja de cálculo.

Ilustración 18

Pegado especial 1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego selecciónelos.

Ilustración 19

2. Haga clic en el botón COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C) 3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta hacia abajo del botón Pegar, y del menú elija la opción requerida.

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Ilustraciรณn 20

Ilustraciรณn 21

Borrar (Contenido, Formato, Comentario o Todo) โ€ข

Use esta herramienta para borrar los formatos de celda, comentario, hipervinculo o todo su contenido es decir: formato de fuentes, alineaciรณn, bordes, sombreados, tramas, etc.

Ilustraciรณn 22

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1. Seleccione la celda o rango de celdas que desea borrar. 2. De la Ficha Inicio, del grupo Modificar elija el comando Borrar. 3. Elija la opción requerida.

Relleno y autorrelleno • Relleno, ingresar un mismo valor en otras celdas de una misma fila o columna.

• Autorrelleno (Serie), ingresar valores consecutivos o elementos de una lista en otras celdas de una misma fila o columna.

Ilustración 23

En ambos casos de usará el controlador de relleno de la celda activa. • Comando Rellenar, también podemos rellenar series usando el comando Rellenar y dentro de él la opción Series que posee diversas opciones.

Ilustración 24

Ilustración 25

Gestión de Hojas de Calculo Insertar Hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas que usted puede insertar está limitado sólo por la memoria de su equipo.

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Manual de Microsoft Excel 2010

Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en la pestaña Insertar hoja de cálculo ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes o también presionar la combinación de teclas Mayusc+F11.

Ilustración 26

Eliminar Hoja Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así como las referencias hacia ella. •

En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la sección CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opción ELIMINAR HOJA.

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y elegir del menú emergente la opción Eliminar.

Ilustración 27

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Manual de Microsoft Excel 2010

Ilustración 28

Cambiar Nombre Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres más cortos y sin espacios.

Ilustración 29

Haga doble clic sobre la pestaña de la hoja, digite el nombre y pulse Enter.

Ilustración 30

O también puede usar el menú Contextual haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y eligiendo la opción Cambiar nombre.

Ilustración 31

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Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un código de color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo. •

Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del menú emergente la opción Color de etiqueta, el cual le mostrará inmediatamente una lista de colores del tema y colores estándar, elija de ellos el color que requiera.

Ilustración 32

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Manual de Microsoft Excel 2010

Fórmulas Conceptos fundamentales para la creación de fórmulas Una fórmula es una operación, referencia o interpretación de las celdas de una hoja. Para el ingreso de una fórmula se debe tener en cuenta lo siguiente: •

Una fórmula se ingresa en la misma forma en que se ingresa cualquier otro tipo de información en una celda.

Toda fórmula debe empezar con el signo igual ( = )

Sólo se permite usar paréntesis para agrupar operaciones. Los corchetes y llaves no están permitidos.

Operadores Matemáticos Estos operadores ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos. Jerarquía •

Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). El orden en que se ejecutan las operaciones depende de la jerarquía o de la manera en que se agrupan a través de paréntesis.

Por ejemplo: la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma (jerarquía de operadores). La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación le suma 5, dando como resultado 11. =5 + 2 * 3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5 + 2) * 3

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. OPERADOR ARITMÉTICO

SIGNIFICA QUE

EJEMPLO

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

% (porcentaje)

Porcentaje

20%

* (asteris co)

Multiplicación

3*3

/ (barra oblicua)

División

3/3

+ (signo más)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta

3–1

La multiplicación y la división tienen la misma jerarquía, igual que la suma y la resta.

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Cuando hay varios operadores con la misma jerarquía en una fórmula se resuelve de izquierda a derecha.

Pueden realizarse fórmulas utilizando valores literales como los números: 1, 2, 3, etc. o celdas tales como: B1, C5, D2, etc., o incluso una mezcla de ellos.

Crear fórmulas Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Una formula sencilla puede constar de solo constantes y operadores, por ejemplo: =345 + 250 =8 - 3 =4 * 3 =5 ^ 2 Utilizar Referencias •

También pueden contener referencias a celdas o rangos, por ejemplo: =A5 + B3 =Hoja1!B2 + C3

Utilizar Nombres •

También pueden contener nombres de rangos, por ejemplo: =COSTO * IGV =INGRESOS – EGRESOS

Rangos con nombres. Se pueden asig ar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y pueden ser usados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de rango son A5:A20 o B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la sigu ente referencia A5:A5. Así las siguientes fórmulas podrían ser válidas: =Total * 19% = Sueldo + Bonificación. Para la creación, modificación y administración de los nombres de celdas puede utilizar la sección Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

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Ilustración 33

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas. En los siguientes ejercicios se detallará las formas de crear nombres de Rango. Los nombres de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco. 1. Seleccione el rango (en nuestro caso las celdas B3:C5) 2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba un nombre, en este ejemplo “TABLA”

Ilustración 34

3. Termine el ingreso presionando ENTER

Errores típicos en la creación de fórmulas Puede que al introducir la fórmula nos aparezca un error como contenido de la celda con un símbolo de número adelante (#Mensaje), siendo Mensaje un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. #Mensaje ###################

Descripción o causa Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa n Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.

#¡VALOR! Por ejemplo al sumar una celda que contenga texto, con otra que contenga un número. Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función. #¡NUM! Un ejemplo se observa al realizar una operación que da un resultado muy grande, como la siguiente fórmula =9999^9999.

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#¡DIV/0! #¿NOMBRE?

Cuando se divide un número por cero. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A

Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por lo general las funciones de búsqueda que no logran de volver un resultado devuelven este tipo de error.

#¡REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Ocurre con frecuencia cuando se eliminan datos y éstos eran utilizados en fórmulas existentes en otras partes de la hoja de cálculo.

#¡NULO!

Cuando se especifica una intersección de dos áreas quee no se intersecan. El operador de intersección es el espacio entre referencias. Ejemplo =A1 A2

Desplazamiento en las Hojas Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Seleccionar varias Hojas Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas: 1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener presionada la tecla Ctrl 3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas. O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. Desplazarse por las Ho as Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrará en negrita. Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:

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Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro. Insertar Hojas Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible.

Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:

Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado a la derecha de la última hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar

Teclado:

Menú contextual en la etiqueta

Insertar Hoja

Shift + F11 Insertar

Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.

Eliminar Hojas Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos: •

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar

Menú contextual en la etiqueta

Eliminar Hoja

Eliminar

Cambiar nombre de Hojas Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes métodos: •

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato de la Hoja

Cambiar el nombre

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Menú contextual en la etiqueta

Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Mover o Copiar Hojas Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posición deseada. Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada. Selección de Celdas Utilizando el teclado: • Posicionar el puntero en la celda inicial •

Presionar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse: • Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial

Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

Celdas:

B4: 9

Seleccionar celdas no contiguas

Columnas: B,D Filas: 4, 9

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Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios Selección de una columna o fila Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Columnas: B y C Filas: 4 a 9

Seleccionar celdas de una hoja entera Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1.

Funciones básicas Conceptos básicos sobre funciones •

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos o argumentos.

Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

Toda función devolverá un resultado hacia la celda en que fue digitada.

Microsoft Excel dispone de un conjunto de funciones organizadas por categorías, las cuales permiten resolver problema específicos de diversas disciplinas como estadísticas, matemáticas, financieras, etc.

Puede introducir funciones directamente en la celda o a través de un asistente: Insertar función.

Para el uso de funciones puede utilizar la Biblioteca de Funciones de la ficha Fórmulas.

Categorías de las funciones Excel organiza las funciones a través de categorías a fin de que puedan ser localizadas con una mayor facilidad. Y las categorías empleadas son: 1. 2. 3.

Financieras Fecha y hora Matemáticas y trigonométricas

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4. Estadísticas 5. Búsqueda y referencia 6. Base de datos 7. Texto 8. Lógicas 9. Información 10. Ingeniería 11. Cubo 12. Compatibilidad

Formato En esta sesión vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos. Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos de cálculos con los datos almacenados en la hoja. Formato del Texto Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar 2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botones apropiados.

Formato de Números

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Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar las celdas que contienen los números 2. En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer uso de los botones apropiados

Formato de Fechas y Horas

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

Formatos Personalizados Números con "texto"

Si desea mostrar unidades de medida en una celda con contenido numérico, y a la vez éste deba mostrar texto, sin perder su condición de número, deberá realizar lo siguiente:

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1. Seleccionar la celda o celdas 2. Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada 3. Realice las acciones indicadas Anteponer "ceros" Se tiene la concepción general de que "cero a la izquierda no vale", pero se dan casos en que estos ceros tienen un valor significativo, por ejemplo, los códigos numéricos (001, 002,). 1. Seleccione la celda(s) 2. Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada 3. Realice las acciones indicadas

Colocar Bordes a las celdas Para el trazado procedimiento:

de bordes,

seguir el siguiente

1. Seleccionar las celdas a las cuales desea aplicar los bordes 2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic en el botón de Bordes. Se mostrarán las opciones de bordes. 3. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

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Nota: También puede dib jar los bordes, seleccionando primero el color de línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las celdas

Copiar Formato Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera: 1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botón Copiar Formato 3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

Insertar Comentarios Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imágen.

1. Clic derecho en la celda que tendrá el comentario 2. Opción Insertar comentario

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Manual de Microsoft Excel 2010

3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrarรก un marcador de color rojo).

Nota: El

comentario

se

visualiza

al

"pasar"

el

mouse

sobre

la

celda.

Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir opciรณn: modificar o eliminar comentario.

Formato Condicional En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos deberรกn aplicarse de manera automรกtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6 2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional 3. Definir los criterios apropiados

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Referencia de Celdas Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo. Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa:

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Significa que los valores empleados en una fórmula cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en una fila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de forma automática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8) Referencia Absoluta: Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna y del número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5) Referencia Mixta: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la dirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5) Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda. Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o señalar la celda, para cambiar la referencia entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

Sumar un rango de celdas automáticamente Si se desea sumar en forma rápida y automática, un rango de celdas que contienen números, se puede hacer uso del botón Autosuma.

Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo números que se encuentran entre las celdas A1 y D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7). 2. Hacer clic en el botón Autosuma 3. El programa incluirá el signo = y las referencias o rango que se sumará. 4. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse. 5. Para terminar presionar la tecla Enter.

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Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar los números que desea sumar y observar la barra de estado. En él se muestra el promedio, la cantidad de números y su suma.

El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto de números en una forma más rápida y en un solo paso.

1. Seleccionar todos los números a sumar e incluir las celdas donde se mostrarán los totales, es decir de B2:F8 2. Presionar el botón Autosuma

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FUNCIONES Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas, financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades más frecuentes de distintas disciplinas profesionales.

ESQUEMA DE UNA F NCIÓN Una Función debe tener la siguiente sintaxis: =<Nombre_Función> (<Argumentos>) El número y tipo de argumentos requeridos varía de una función a otra, los cuales pueden ser: •

Números

Texto

Valores lógicos

Referencias

Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la dirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el símbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final. Ejm. =SUMA(A5:A10)

Cuando una función posee más de un argumento, éstos deben ser separados por un punto y coma (;) o coma (,). Ejm =SUMA(A1;A5;A10) =SUMA(C1:C5;B10:B20)

suma las tres celdas indicadas suma los dos rangos indicados.

ASISTENTE DE FUNCIONES En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parámetros que conforman una función, para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes correctos. Las funciones se comportan como fórmulas, se pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer las combinaciones que más convengan. Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera: 1. 2.

Seleccionar la celda donde desee insertar la función En la Ficha Fórmulas, hacer clic en el botón Insertar Función

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3.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.

Seleccione una categoría ( si

Seleccione una

intaxis de la función

4.

Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función

5.

Por último, al dar clic en Aceptar se tendrá el resultado deseado.

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FUNCIONES ESTADÍSTICAS FUNCIÓN SUMA Calcula la suma de los valores especificados. Sintaxis: =SUMA(número1, número2,….) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener. Ejemplo: Hallar la suma de las cuotas de la siguiente tabla. 1. Ubicar el puntero en la celda donde desee obtener la suma (B10). 2. Escribir la Función: =suma( 3. Seleccionar los valores a sumar (B2:B8) 4. Dar Enter El resultado obtenido es igual a 90 ya que las celdas vacías se consideran con un valor igual a 0. FUNCIÓN PROMEDIO Permite calcular el promedio de los valores especificados Sintaxis: =PROMEDIO(número1, número2,….) número1, número2… pueden ser valores o expresiones numéricas o referencias a celdas o rangos numéricos. Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.

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FUNCIÓN CONTAR Cuenta la cantidad de valores numéricos que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,….) rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos y no cuenta las celdas vacías o que contengan textos. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.

FUNCIÓN CONTARA Cuenta las celdas no vacías que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,….) rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos. Los rangos pueden ser de cualquier tipo. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.

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FUNCIÓN CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango) Rango : es el rango donde se desea contar el número de celdas en blanco. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2

FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio) Rango : es el rango donde estan las celdas que serán contadas. Criterio: es la condición que debe cumplirse. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.

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FUNCIÓN MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,…) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor máximo. Ejemplo: Hallar la máxima nota de cada examen tomado.

FUNCIÓN MIN Devuelve el mínimo valor de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,…) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mínimo. Ejemplo: Hallar la mínima nota de cada examen tomado.

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FUNCIONES MATEMÁTICAS FUNCIÓN ENTERO Devuelve la parte entera del número que se especifica. Sintaxis: =ENTERO(valor) Valor es el número o una expresión numérica cualquiera Ejemplo:

La suma de los valores obtenidos mediante la función Entero es $12 ya que no suma ningún decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que suma los decimales existentes ocultos. FUNCIÓN REDONDEAR Redondea un número a una cantidad determinada de decimales. Sintaxis: =REDONDEAR(n mero,decimales)

Numero y decimales son números o expresiones numéricas cualesquiera Ejemplo:

El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la función Redondear con 2 decimales se obtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846

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FUNCIÓN POTENCIA Eleva un número a una potencia especificada. Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia) numero :es el número base. Puede ser cualquier número real. potencia : es el exponente al que se desea elevar el número base. Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo

La función Potencia tambi n permite calcular raíces. Por ejemplo, para calcular una raíz cúbica, se indica como exponente: 1/3. FUNCIÓN RCUAD Calcula la raiz cuadrada del número especificado Sintaxis: =RCUAD(numero) numero : Puede ser cualquier número real positivo. Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del número 144

=RCUAD(B1)

La función RCUAD devuelve siempre un número positivo. No se puede sacar raiz de numeros negativos.

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FUNCIÓN SUMAR.SI Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un criterio especificado. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar) rango de criterio :es el rango que contiene los valores a evaluar. criterio : es la condición que deben de cumplir los valores. rango a sumar : es el rango que se sumará. Ejemplo: Calcular los totales por Editorial

En ls columna F se calculan la suma de los importes por editorial. FUNCIÓN SUMA.CUADRADOS Calcula la suma de de los cuadrados de los valores especificados Sintaxis: =SUMA.CUADRADOS(valor1,valor2,…) valor1, valor2,.. pueden ser números o expresiones numéricas Ejemplo: Hallar la suma de los cuadrados

La suma del cuadrado de 5, el cuadrado de 4 y el cuadrado de 6 es igual a 77

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FUNCIONES DE FECHA Y HORA En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha

AÑO

Devuelve el año correspondiente a una fecha Sintaxis: =AÑO(fecha)

MES

Devuelve el mes correspondiente a una fecha Sintaxis: =MES(fecha)

DIA

Devuelve el número de día correspondiente a una fecha Sintaxis: =DIA(fecha)

DIASEM

Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha Sintaxis: =DIASEM (fecha)

HOY

Devuelve la fecha actual del sistema Sintaxis: =HOY()

AHORA

Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: =AHORA()

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FUNCIONES DE TEXTO En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto

MAYUSC

Convierte el texto a mayúsculas Sintaxis: =MAYUSC(Texto)

MINUSC

Convierte el texto a minúsculas Sintaxis: =MINUSC(Texto)

NOMPROPIO Nompropio convierte el texto que cada palabra comience con mayúscula Sintaxis: = NOMPROPIO(Texto) LARGO

Devuelve la longitud de una cadena Sintaxis: =LARGO(Texto)

DERECHA

Extrae caracteres del extremo derecho de un texto. Sintaxis: =DERECHA(Texto, Num caracteres)

IZQUIERDA

Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto. Sintaxis: =IZQUIERDA(Texto, Num caracteres)

MED

Med un número de caracteres del texto. Sintaxis: =MED(Texto, Posic inic; Num caracteres)

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Sesión

2 Funciones Lógicas y Búsqueda En esta sesión trataremos: Funciones lógicas Rangos Función de Búsqueda

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Funciones lógicas Función SUMAR.SI FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN

Suma las celdas que cumplan con una condición. Se evalúa el primer rango y se suman las celdas coincidentes en RangoSuma

Sintaxis SUMAR SI(Rango;Condición;RangoSuma)

Ejemplo: =SUMAR.SI(A2:A10;”>200”;B2:B10)

=SUMAR.SI(C4:C8; “<=300”;E4:E8)

SUMAR.SI

Ilustración 35

Las funciones lógicas permiten resolver problemas específicos de cálculo. Además, en este capítulo se utilizarán funciones de información que permitan conocer el tipo y contenido de los datos de una celda. •

Valores lógicos Una de las principales tareas que podrá desarrollar con una hoja de cálculo es el análisis de la información a través de expresiones que devuelvan un resultado de verdadero o falso. Es por eso que utilizaremos funciones que analicen expresiones de devuelvan valores lógicos.

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Los valores lógicos: VERDADERO / FALSO Estas palabras tienen un significado y uso especial en Excel, tal como veremos a continuación.

Función SI SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) • Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. •

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación (>, <, >=,<=,<>).

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es VERDADERO. Por ejemplo, tomando el ejemplo anterior so A10 es igual a 100 entonces se podría devolver el resultado de una operación como A10*19%, o simplemente un valor numérico o de texto, si es de texto debe entre comillas.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, para el caso anterior si A10 no era igual a 100 entonces se podria devolver el resultado de una operación como A10*17%, o simplemente un valor numérico o de texto, si es de texto debe entre comillas.

Se tiene la hoja jornales:

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Calcular el Monto El Monto se determina de acuerdo al Tipo. Si el trabajador es Estable tendrá un Monto fijo de 190 mientras que Destajo se pagará 0.5 por unidad producida.

Solución: Puede construir la función a través del Asistente o digitando directamente en la celda la fórmula.

Ilustración 37

Argume ntos

Valores

Prueba_lógica

Tipo = “Estable”

Valor_si_verdadero (expr1)

190

Valor_si_Falso (expr2)

D5 * 0.5

Entonces la fórmula será: =SI(B5 = ”Estable”; 190 ; D5 * 0.5)

Rangos

Direcciones de celda La dirección de una celda está constituida por el nombre de la página a la cual pertenece, seguida de la letra de la columna y el número de la fila en la cual se encuentra. Por ejemplo: Hoja1!F4 Celda que se encuentra en la columna F, fila 4 de la hoja de cálculo Hoja1. Enero!G16 Celda que se encuentra en la columna G, fila 16 de la hoja de cálculo Enero. A9 Celda que se encuentra en la columna A, fila 9 de la hoja de cálculo actual.

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Para hacer referencia a celdas que están en la misma hoja de cálculo, no es necesario escribir el nombre de la hoja, pues esto sería redundante.

Direcciones de bloque de celda Un bloque de celdas es un conjunto de celdas adyacentes que forman una región rectangular. La dirección de un bloque se obtiene haciendo referencia a la dirección de una celda que esté en una esquina del bloque, y la dirección de la celda que está en la esquina opuesta. Ambas direcciones deben ir separadas por el símbolo “:” (dos puntos ortográficos). Por ejemplo: A4:B6

Bloque de celdas de dos columnas y tres filas.

B8:B12

Bloque de celdas de una columna y cuatro filas.

A7:A7

Bloque de celdas de una sola celda.

Operadores de Referencia Microsoft Excel usa dos puntos (B12:C36) para designar un rango. Se pueden usar comas para seleccionar rangos múltiples (B12:C36,F14:H26) en muchas funciones.

Crear nombres de rango a través el cuadro de nombres Como ya hemos visto, las fórmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen mención a celdas o también a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo más práctico es darle un nombre a este rango, y de allí en adelante en vez de escribir las coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Para nosotros será más fácil recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda de ese rango. Un vez nombrado un rango, este podrá ser usado de allí en adelante en cualquier fórmula o en cualquier orden de menú de Excel cuando se tenga que hacer referencia a ese rango.

Asignar nombre a una celda 1. Crear el siguiente diseño

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Ilustraci贸n 38

2. Asignar a la celda F9 el nombre TCAMBIO

Cuadro de nombres

Ilustraci贸n 39

-

Clic en la celda F9

-

Clic en Cuadro de nombres

-

Escribir TCAMBIO [Enter]

3. Para resolver el problema

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Manual de Microsoft Excel 2010

Ilustración 40

-

Clic en la celda F13

-

Escribir la fórmula: =E13 * TCAMBIO

-

Luego, copiar la fórmula

-

Observar y analizar los resultados!

Asignar nombre a un Rango de celda 1. Crear el siguiente diseño Cuadro de nombres

Ilustración 41

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2. Asignar nombres de rangos - Seleccionar el rango C14:C20 y asignarle en cuadro de nombres: TCANTIDAD - Seleccionar el rango P14:P20 y asignarle en cuadro de nombres: TPRECIO 3. Para resolver el problema - Clic en la celda R14 - Escribir la fórmula: = TCANTIDAD * TPRECIO - Luego, copiar la fórmula y observar los resultados!

Eliminar un nombre de Rango de celda - Hacer clic en la ficha Fórmulas, Administrar nombres - Luego seleccionar el nombres de rango a eliminar

Ilustración 42

Función de búsqueda Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una celda, pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna de otra tabla, utilice la función CONSULTAV.

Función ConsultaV =CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

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Argumentos •

Valor_buscado Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en Es una tabla donde se buscan los datos, la cual debe estar ordenado en forma ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

Indicador_columnas Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 2, la función devuelve el valor de la segunda columna de la matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 3, devuelve el valor de la tercera columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, CONSULTAV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, CONSULTAV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función CONSULTAV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento es VERDADERO la función devuelve

el valor

inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, CONSULTAV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Si CONSULTAV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.

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Buscar valores específicos 1. Crear el siguiente diseño

Ilustración 43

2. Establecer un nombre de rango TABLA1 a las celda C3:D6 3. Ubicarse en la celda F10 y escribir la fórmula =CONSULTAV(E10;TABLA1;2) 4. Copiar la fórmula y Observar lo que ha sucedido.

Buscar valores aproximados 1. Crear el siguiente diseño

Ilustración 44

2. Establecer un nombre de rango TABLA1 a las celda B2:C3 3. Ubicarse en la celda G9 y escribir la fórmula =CONSULTAV(D9;TABLA2;2)*F9 4. Copiar la fórmula y Observar lo que ha sucedido.

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Sesión

3 Gráficos e Impresión En esta sesión trataremos: Impresión Gráficos

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El proceso de impresión Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automáticamente. Además, usted podrá modificar las características de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora. Para imprimir Excel manipula 3 vistas: La NORMAL, la VISTA DISEÑO DE PAGINA y la VISTA PREVIA DE SALTO DE PÁGINA. Estas vistas le ayudaran en el proceso de imprimir. Las herramientas de vistas y diseño de página se encuentran en la sección VISTAS DE LIBRO de la ficha VISTA.

Ilustración 45

Es importante anotar que para probar estas características debe tener alguna impresora instalada, local o de Red. Use el Panel de Control

Hard

re y sonido Impresora y configure una impresora.

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Manual de Microsoft Excel 2010

Microsoft Office también ha incorporado una Impresora llamada Microsoft Office Document Image Writer, que envía la impresión a un archivo, igual que en un proceso de escaneo.

Vista preliminar o Vista previa Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aquí usted podrá controlar las opciones y características de la impresión. Para tener una vista previa de lo que usted va a imprimir, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones: 1. Clic en Archivo, Imprimir

Ilustración 46

Diseño de página Por defecto Excel usa una página predeterminada para imprimir su tabla: tamaño de papel (A4), encabezados y pies, etc. Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas utilizando la ficha DISEÑO DE PÁGINA y las opciones contenidas en ella. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel.

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Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior, etc.

Ilustración 47

Orientación Esta opción le permitirá elegir entre la página vertical y horizontal.

Ilustración 48

Escala (Ajuste de Escala) Esta opción le permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite. Para ajustar la escala de impresión ingrese a la ventana Configurar página y en la ficha Página encontrará las siguientes opciones:

Ilustración 49

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Ajuste de Escala: Donde podrá elegir entre: •

Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima más grande de lo normal

• Ajustar a, usted podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a sólo 2 o una tabla que ocupa 2 páginas a sólo 1.

Tamaño del papel Esta opción permite elegir tamaños de papel entre una lista predeterminada, o también accediendo a la ventana Configurar página por medio de la opción Más tamaños de papel.

Ilustración 50

Calidad de Impresión Si se utiliza una resolución alta de puntos por pulgada (ppp) para la impresión se obtienen resultados de impresión de calidad, pero imprimir puede llevar más tiempo. Puede cambiar la configuración de la resolución a un valor ppp inferior, en función del tipo de impresora que use. Si la impresora que utiliza admite la impresión de

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calidad de borrador, puede especificar la calidad de borrador para una impresión más rápida.

Ilustración 51

Opciones de impresora En el cuadro Impresora del cuadro de dialogo IMPRIMIR Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: •

Tamaño del Papel

Orientación

Calidad de Impresión

Si la impresión será a color o blanco y negro, etc.

Pero muchas de estas opciones dependerán del tipo de impresora que tenga instalado.

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Manual de Microsoft Excel 2010

Ilustración 52

Márgenes En la opción márgenes encontrará configuraciones de márgenes predeterminados

Ilustración 53

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Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opción Márgenes personalizados y se mostrará la ventana Configurar Página en el cual podrá realizar los ajustes necesarios.

Ilustración 54

Encabezado y Pies de Pagina Cuando tiene activada la vista Diseño de página podrá agregar de manera directa un encabezado y pié de página a la hoja de impresión

Ilustración 55

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También puede acceder a las opciones de Encabezado y Pié de página por medio de la ventana Configurar Página y la ficha Encabezado y pié de Página

Ilustración 56

Los encabezados y pies de página se muestran en la parte superior e inferior de sus páginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado. En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de página a usar.

Ilustración 57

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Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de c/u de ellos. BOTÓN

UTILIDAD

Modifica el formato de fuente del texto seleccionado. Fuente, tamaño, estilo y efectos.

Insert el número de página de la hoja a imprimir.

Insert el número total de páginas a imprimir.

Insert la fecha del sistema.

Insert la hora del sistema.

Insert la ubicación y el nombre del libro a imprimir.

Insert el nombre del libro a imprimir.

Insert el nombre de la hoja.

Insertar Imagen Use este botón para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de página

Form to de la imagen

Para modificar el tamaño de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.

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Hoja Área de impresión Es uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área. Si imprime una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia, puede definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, sólo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa.

Saltos de Página Los saltos de página marcan la hoja de cálculo indicando cada una de las páginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones de la configuración de página: tamaño de papel, escala, márgenes, etc. Insertar y Retirar Los saltos de página pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su hoja de cálculo como líneas punteadas. Configurar la Impresión Si usted configuro su página se imprimirá con las opciones elegidas.

Ilustración 58

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Manual de Microsoft Excel 2010

Si desea configurar las opciones para imprimir, diríjase al botón de office y elija la opción Imprimir y luego nuevamente Imprimir en la parte derecha de la ventana: Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir que presenta características similares al de cualquier programa (tal como MS Word), pero adicionalmente muestra opciones especiales como los de la sección Imprimir:

Intervalo de páginas a imprimir En el cuadro Intervalo de páginas Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o sólo alguna página en particular.

Objetos a imprimir En el cuadro Imprimir Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas seleccionadas.

Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el Libro. Si elija la opción Selección, Excel ignora el área de impresión e imprime el rango de celdas seleccionados.

Número de Páginas (Cantidad de copias) En el cuadro Copias Indique la cantidad de copias que necesite.

El cuadro Intercalar Organiza las páginas numeradas al imprimir varias copias de un documento. Si la casilla esta prendida, se imprimirá una copia completa del primer documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia. Si la casilla está apagada, y usted quiere 5 copias, se imprimirá primero 5 copias de la página 1, luego 5 copias de la página 2, etc.

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Grรกficos Un grรกfico es la representaciรณn grรกfica de los datos de una hoja de cรกlculo y facilita su interpretaciรณn.

Vamos a ver cรณmo crear grรกficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cรกlculo. La utilizaciรณn de grรกficos hace mรกs sencilla e inmediata la interpretaciรณn de los datos. A menudo un grรกfico nos dice mucho mรกs que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un grรกfico en Excel, podemos optar por crearlo: โ€ข

Como grรกfico incrustado: Insertar el grรกfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

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Como hoja de grรกfico: Crear el grรกfico en una hoja exclusiva para el grรกfico, en las hojas de grรกfico no existen celdas ni ningรบn otro tipo de objeto.

Crear grรกficos Para insertar un grรกfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la secciรณn Grรกficos que se encuentra en la pestaรฑa Insertar.

Ilustraciรณn 59

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grรกfico, de esta forma, Excel podrรก generarlo automรกticamente. En caso contrario, el grรกfico se mostrarรก en bl nco o no se crearรก debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Ilustraciรณn 60

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Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico. Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Ilustración 61

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

Ilustración 62

Añadir una serie de datos Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

Ilustración 63

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Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo: En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.

Ilustración 64

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.

Ilustración 65

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El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño. Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

Características y formato del gráfico En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados.

Ilustración 66

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".

Ilustración 67

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En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la Leyenda:

Ilustración 68

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.). También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminación. Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos donde desees.

Ilustración 69

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo. La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales. Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño. En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros.

Ilustración 70

Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.

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Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Ilustración 71

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos. Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas. Tambien puedes seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.

Ilustración 72

En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado. A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección.

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Modificar el tamaño y distribución de un gráfico También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

Ilustración 73

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño mantiendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.

Ilustración 74

También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

Modificar la posición de un gráfico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello: 1. Selecciona el gráfico. 2. Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos. 3. Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación.

Ilustración 3

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Ilustración 75

4. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Ilustración 76

La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú eligas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra.

Los minigráficos Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representantivo en una única celda que representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores. El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones. TRABAJANDO CON EXCEL 2010

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Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.

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Ilustración 77

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta: Herramientas para minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).

Ilustración 78

A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar. Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de la columna que lo contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.

Ilustración 3 TRABAJANDO CON EXCEL 2010

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Aprendiendo con Excel  

La hoja de cálculo más famosa, esta desarrollada con ilustraciones y ejemplos

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