KI trifft auf GEM2GO Bürger*innen schneller, besser und einfacher erreichen
IT-Sicherheit der Zukunft Wie KI vor Cyberangriffen schützt
UMWELTZEICHEN
Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname!
Impressum:
Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Theresa Leitner, leitner.t@kufgem.at, 05372 6902-724 Grafik & Layout: ofp kommunikation, Kufstein Fotos: Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, Microsoft, Innovationszentrum Kufstein, Titelbild: KI generiert, Florian Schiefer, STIHL Tirol Druck: Aschenbrenner, Kufstein.
Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Die Autor*innen haben die Beiträge eigenständig recherchiert und verfasst.
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DIE ZEICHEN DER ZEIT ERKENNEN
DIGITALE VORREITER
ZU UNTERSTÜTZEN, TREIBT UNS AN
Liebe Leserinnen und Leser, beim diesjährigen Kufgem Kundentreffen durften wir Sie intensiv über das Thema Künstliche Intelligenz (KI) informieren. Es ist beeindruckend, was diese Technologie heute bereits leisten kann: die Erstellung von Texten, Bildern, Videos – all das scheint nun für alle ohne großen Aufwand, nur durch die Eingabe von ein paar Zeilen und einem entsprechenden KI-Programm,
Wenn wir innehalten und genauer darüber nachdenken, wird klar: Bei allem Nutzen, den diese neue Technologie stiften kann, bleibt etwas ganz Wichtiges – der Mensch. Künstliche Intelligenz greift auf das von menschlicher Intelligenz geschaffene Wissen zurück. Und die Nutzung sowie ein vernünftiger Umgang erfolgen ebenfalls durch uns. Das ist gut so, denn wie bei allen technologischen Fortschritten sollte eines im Mittelpunkt stehen: KI soll den Menschen unterstützen, das Leben erleichtern und
Neben dem Thema KI ist die Sicherheit im digitalen Raum von großer Bedeutung. Kufgem hat sich hier seit Jahren als verlässlicher und kompetenter Partner positioniert. Betrugsfälle werden immer ausgeklügelter und Angriffe auf digitale Infrastrukturen häufen sich. Daher ist Vorsorge notwendig: Stichwort NIS-2-Richtlinie für Cybersicherheit. Wie beim Thema Datenschutz stehen wir alle vor interessanten Herausforderungen und werden unsere Kundinnen und Kunden praxisnah bei den benötigten Maßnahmen unterstützen.
Natürlich bleiben wir mit unseren Softwarelösungen am Puls der Zeit. Das beweist unsere Investition in k5|Next. Dieser neue Standard für die effiziente Abwicklung von Verwaltungsprozessen konnte bereits zahlreiche Gemeinden überzeugen, etwa mit einer noch benutzerfreundlicheren und effizienteren Wahlabwicklung. Mit dem bestehenden k5|Next als Basis, mit Mein Amt und den zukünftigen Lösungen, die auf unserer Vision aufbauen, gehen wir voran. Was verbindet all diese Themen? Unser Leitspruch „Gemeinsam. Digital. Erfolgreich.“ Als aktives und innovatives IT-Unternehmen mit umfassendem Know-how und jahrelanger Erfahrung bereiten wir uns auf die für Sie wichtigen Themen vor und teilen unser Wissen mit Ihnen. Gemeinsam bringen wir die Digitalisierung voran, mit dem Ziel, die Arbeit in der Gemeindeverwaltung effizienter, einfacher und erfolgreicher zu gestalten.
Was uns antreibt? Als Partner auf Augenhöhe stehts die
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ UND DIE NEUE ARBEITSWELT
„In Zukunft erledigt alles die KI!“ – eine Aussage, die häufig zu hören ist. Nicht zu Unrecht, denn KI wird die Art, wie wir arbeiten, verändern. Doch bis dahin gibt es noch viel zu tun. Es gilt, sich mit der Anwendung der neuen Technologie auseinanderzusetzen sowie Einsatzmöglichkeiten auszuloten und zu erkennen.
KI VERSTEHEN UND ANWENDEN
Kufgem ist von den zahlreichen Vorteilen der künstlichen Intelligenz überzeugt, sowohl für die Mitarbeitenden im Unternehmen als auch für die Optimierungen von Verwaltungsabläufen.
KI
UND DATENSICHERHEIT
Neue Technologien bringen neue Herausforderungen mit sich, wobei die Datensicherheit eine der wichtigsten Fragen ist. Wie lassen sich sensible Informationen schützen? Kufgem setzt auf rigorose Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Weiterbildung der Mitarbeitenden. Nur so kann der sichere Einsatz von KI gewährleistet werden. Letztlich kommt es auf das produktive Zusammenspiel zwischen Menschen und KI an.
KI bietet Lösungen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und unterstützt bei komplexen Entscheidungen. Durch ihren Einsatz können Verwaltungsprozesse in den Gemeinden effizienter gestaltet werden, was erheblich Zeit und Ressourcen spart. Hier steht das Thema KI erst am Anfang. Die Herausforderung besteht darin, passende und nützliche Lösungen zu finden und in Anwendungen umzusetzen. Kufgem investiert dabei jetzt schon in neue Entwicklungen und treibt die Integration von KI voran, etwa im eigenen AIO-Ticketsystem. Solche Integrationen in eigene Prozesse sind essenzielle Schritte, nicht nur, um die Effizienz zu steigern, sondern auch, um wichtige Erfahrungen zu sammeln.
KI-AUSBILDUNG FÜR MITARBEITENDE
KUFGEM LERNT KÜNSTLICHE INTELLIGENZ KENNEN
Kufgem-Mitarbeitende lernten an der Fachhochschule Kufstein die Einsatzmöglichkeiten von KI kennen.
Beeindruckende künstlich generierte Bilder und Texte in Fachmedien weckten das Interesse der Kufgem Mitarbeitenden. Doch was genau ist KI und wie setzt man sie sinnvoll ein? Mit zahlreichen Fragen war dieses neue Thema behaftet.
„KI-STUDIUM“ AN DER FACHHOCHSCHULE KUFSTEIN TIROL
Die Geschäftsleitung von Kufgem hat die Wichtigkeit von künstlicher Intelligenz erkannt. Eine eigens eingerichtete Projektgruppe arbeitet intensiv an diesem umfangreichen Thema – sowohl für die interne Arbeit als auch für den Einsatz bei Kundinnen und Kunden.
In einem ersten Schritt hat man die Fachhochschule Kufstein als wissenschaftlich erfahrenen Partner gewonnen. In einer umfassenden Weiterbildungsaktion erhielten 145 Kufgem Mitarbeitende an der FH Kufstein eine Grundlagenschulung zum Thema KI. Wir stellten dazu Daniel Hotter, Ausbildungsexperte bei Kufgem, drei Fragen:
Warum belegen Kufgem Mitarbeitende Schulungen an der FH Kufstein?
Um eine Vorreiterrolle für unsere Kundinnen und Kunden im Bereich der künstlichen Intelligenz einzunehmen, prüf-
ten wir mehrere Anbieter und entschieden uns für die FH Kufstein. Die bereits vorhandene Expertise mit künstlicher Intelligenz kombiniert mit der hohen pädagogischen Kompetenz überzeugten uns. Die erfolgreiche Zusammenarbeit bei früheren Projekten bestärkte die Entscheidung.
Was waren die wichtigsten Inhalte?
Die Schulungen umfassten grundlegende und fortgeschrittene Themen der künstlichen Intelligenz: allgemeine Grundlagen, Erstellung von Prompts, effektive Kommunikation mit KI-Systemen sowie Aufbau und Funktionsweise von KI-Technologien. Zudem wurden die Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten der Text-, Bild- und Videogenerierung inklusive Möglichkeiten zur Integration in den Arbeitsalltag behandelt.
Wie profitieren Mitarbeiter*innen und Kufgem davon?
Die Resonanz war sehr positiv. Viele Mitarbeitende, zuvor nicht mit künstlicher Intelligenz vertraut, zeigten nach der Schulung großes Interesse und Begeisterung dafür. Das erworbene Wissen vertiefen die Mitarbeitenden nun in ihrer täglichen Arbeit und nutzen es bei der Entwicklung neuer Ideen.
Bei Kufgem in Zirl trafen sich zahlreiche interessierte Führungs- und Fachkräfte aus den Gemeinden, um sich über das Thema KI zu informieren.
KI-WORKSHOP FÜR ENTSCHEIDER*INNEN
WISSENSVORSPRUNG FÜR GEMEINDEN
Das von Kufgem entwickelte Fachwissen für Mitarbeitende diente als Grundlage für einen KI-Workshop für Entscheiderinnen und Entscheider in Gemeinden. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitende, Führungsund Fachkräfte erhielten in einem ersten Workshop Einblicke in die Grundlagen von KI-Anwendungen und sammelten praktische Erfahrung.
HANDS ON KI
Der Workshop-Charakter ermöglichte es, direkt und praxisorientiert mit KI-Lösungen zu arbeiten. Die Anwendungsmöglichkeiten in Gemeinden sind äußerst vielfältig: KI kann helfen, Texte für Einladungsschreiben von Veranstaltungen oder die Gemeindewebsite
zu erstellen, Dokumente zusammenzufassen, Protokolle zu erstellen oder als Chatbot auf der Gemeindewebseite zu fungie ren. Kremsmünster in Oberösterreich nutzt bereits erfolgreich einen solchen KI-Chatbot.
EINHEITLICHER WISSENSSTAND
Solche Workshops vermitteln sinnvolle Einsatzmöglichkeiten und helfen dabei, informiert zu bleiben, da fast täglich neue Lösungen und Anwendungen auf den Markt kommen. Kufgem erarbeitet zudem ein neues Schulungskonzept für Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter.
Der größte Nutzen dieser Workshops: Ein einheitlicher Wissensstand erleichtert die Kommunikation untereinander und die Einführung kommender KI-basierter Lösungen in den Gemeinden. Im Herbst 2024 sind weitere Workshops für Führungskräfte in Tirol und Salzburg geplant.
MICROSOFT COPILOT EFFIZIENT NUTZEN
Sie sprießen wie Pilze aus dem Boden und täglich kommen neue oder verbesserte KI-Tools auf den Markt. Einen Überblick zu behalten, ist schwer und es stellen sich Fragen: Was soll man einsetzen? Was ist die bessere Lösung? Brauche ich das unbedingt? Was kostet das? Darüber hat sich auch Kufgem Gedanken gemacht. Da alle betreuten Gemeinden mit Microsoft Office arbeiten, fiel die Wahl auf die auf chatGPT-basierende KI von Microsoft: Microsoft Copilot.
KI IST IN DER LAGE, DIE ARBEIT IN DER GEMEINDE SCHON JETZT EINFACHER ZU GESTALTEN. HIER NUR DREI BEISPIELE:
1. Der Copilot-Chat kann schnelle Zusammenfassungen von Projekten, Besprechungen, E-Mail-Nachrichten oder PDFs und mehr zusammenstellen. So finden Sie rasch heraus, was fällig ist, erhalten die neuesten Updates für ein Projekt oder können Mitteilungen von Mitarbeitenden oder Vorgesetzten schnell finden.
2. Schriftstücke über Ideen oder neue Inhalte können auf Basis Ihrer Vorgaben und Richtlinien schnell und unkompliziert erstellt werden, bis hin zu einer Agenda oder Zusammenfassung. Verweisen Sie dazu einfach in Ihrer Eingabeaufforderung auf Ihr Quellmaterial.
KI-KOMPETENZ-
ZENTRUM KUFSTEIN KI ALS „COPILOT“
REGIONALE KOMPETENZ STÄRKEN
Um KI-Kompetenz in die Region zu bringen, haben sich zwölf führende Kufsteiner Unternehmen, Institutionen und Start-ups zusammengeschlossen, um ein KI-Kompetenzzentrum einzurichten. Als innovativer Vorreiter ist auch Kufgem beteiligt.
IM FOKUS: VERNETZUNG & AUSTAUSCH
Das Zentrum dient als zentrale Anlaufstelle für Beratung, Weiterbildung und Forschung im Bereich Künstliche Intelligenz und fördert den regelmäßigen Austausch und die Vernetzung auch nach Bayern.
3. Copilot liefert schnell die Antworten, die Sie benötigen: Sie können Fragen zu bestimmten Dateien oder Nachrichten stellen oder sogar nach Informationen suchen, von denen Sie zwar wissen, dass sie existieren, aber nicht, wo sie gespeichert sind. Größter Vorteil und Mehrwert ist sicherlich die nahtlose Integration in bestehende Microsoft Software wie Outlook, Word oder PowerPoint. Zur kostenlosen Variante über den Browser Bing gibt es für Microsoft Copilot eine kostenpflichtige Lizenz, die leistungsfähiger ist und zu bestehenden Microsoft Lizenzen hinzugefügt werden kann.
KUFGEM BIETET FÜR MICROSOFT 365 COPILOT PASSENDE LIZENZEN UND SCHULUNGEN.
Wenn Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten dieser KI-Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Gemeinde wissen wollen, dann schreiben Sie uns ein E-Mail an info@kufgem.at
Neben Gründer*innen und Start-ups sind zahlreiche Teilnehmer*innen aus renommierten regionalen Unternehmen an dem Projekt interessiert und beteiligt.
Die FH Kufstein als Projektträger bietet mit dem Kompetenzzentrum eine Plattform für regionale Beratung und Weiterbildung zu KI-Innovationen. Es soll die Unternehmen der Region nicht nur fit für den Einsatz von künstlicher Intelligenz machen, sondern auch innovative Projekte und Lösungen für die Berufswelt entwickeln. Kufgem bringt dabei seine Expertise im technischen Bereich und der kommunalen Verwaltung ein.
Inhalt
KOMMUNAL & DIGITAL
10 GEM2GO Copilot
Mit dem neuen KI-Tool lassen sich Online-Inhalte für Bürger*innen einfach, schnell und professionell erstellen.
12 Starker Online-Auftritt
Dank Redesign mit GEM2GO erfüllt die Marktgemeinde Telfs alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt.
14 Im Kindergarten geht’s voran Zahlreiche neue Features machen HOKITA noch leistungsstärker und anwendungsfreundlicher.
16 Neues von FINK
Die Lösung zur Zeiterfassung ist optimal auf die Bedürfnisse von Gemeinden abgestimmt.
18 Kommunalforum
Die Online-Kursreihe mit Fachexpert*innen geht in die nächste Runde und präsentiert wieder wertvolles Praxiswissen für die Gemeindeverwaltung.
RUND UM k5
21 Bürgernähe online erleben Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Nicht nur Bürger*innen, sondern auch Gemeindebedienstete profitieren von den schnelleren Prozessen.
22 Erfolgreiche Wahl-Premiere k5|Next_Wahl ist seit Juni 2024 erfolgreich im Einsatz. Anwender*innen schätzen besonders die intuitive Handhabung.
24 Neumarkt feiert k5|Next Erfolg Seit einem Jahr nutzt die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee k5|Next und zieht positive Bilanz.
26 Effiziente Finanzverwaltung für Heime Mit k5 Finanzmanagement führen Wohn- und Pflegeheime ihre Buchhaltung transparent und rechtskonform.
28 Papierlose Gemeindeverwaltung in Oberalm Die Gemeinde Oberalm nutzt den vollen Funktionsumfang von k5 DMS und profitiert von einer medienbruchfreien Bearbeitung von Akten und Dokumenten.
30 Wie digital ist meine Gemeinde? Kufgem Expert*innen ermitteln den Digitalisierungsgrad von Gemeinden und optimieren Prozesse.
k5|Next und die Microsoft Cloud Als Cloud Lösung setzt k5|Next auf die höchsten Sicherheitsstandards von Microsoft.
DIGITAL BUSINESS
34 Standortvernetzung spart Zeit und Geld
Mit Voice over IP senkt die Stadtgemeinde Schwaz die Telefonkosten und erhöht den Komfort für die Nutzer*innen.
36 Wahrzeichen modernisiert
Wie die Kufgem Expert*innen die IT-Infrastruktur der historischen Festung Kufstein erneuert haben.
38 Energie klug einsetzen
Das Unternehmen „Strom vom Dach“ setzt bei der Abwicklung seiner Geschäftsprozesse erfolgreich auf VenDoc.
40 KI und IT-Sicherheit
Mithilfe von KI erkennt Sophos Bedrohungen frühzeitig und bekämpft heimtückische Cyberangriffe.
KUFGEM INSIGHTS
42 Erfolgreiches Kundentreffen 2024
Im Kufsteiner Kultur Quartier gab es spannende Einblicke in die Welt der KI und Möglichkeiten, wie sie die Arbeitswelt von morgen beeinflusst.
44 Kompetente Digitalisierung
Die Ausbildung zum Digital Transformation Manager stärkt die Digitalisierungsexpertise von Kufgem Mitarbeiter*innen.
45 Personalia
Die neuen Mitglieder der Kufgem Familie.
46 Lehrlinge erhalten Sozialzertifikat
Kufgem Lehrlinge erlernen wichtige soziale Kompetenzen durch die youngCaritas Tirol.
Der Dokumentenerklärer macht Amtsinformationen für alle verständlich.
SMARTES KI-TOOL: GEM2GO C PILOT
BÜRGER*INNEN SCHNELLER, BESSER UND
EINFACHER
ERREICHEN
Ab Herbst 2024 profitieren Gemeinden und ihre Bürgerinnen und Bürger von einem neuen leistungsstarken KI-Tool. Der GEM2GO Copilot optimiert die kommunale Öffentlichkeitsarbeit, verbessert die Verständlichkeit von Dokumenten und stellt Informationen blitzschnell zur Verfügung.
TEXTGENERIERUNG: PROFESSIONELLE
ONLINE-BEITRÄGE IM HANDUMDREHEN
Mit dem GEM2GO Copiloten erstellen die Verantwortlichen in Gemeinden ganz einfach qualitätsvolle Website-Inhalte. Es müssen nur ein Titel und Basisinformationen zum jeweiligen Thema eingegeben werden. Copilot analysiert und bereitet die Daten auf. Das Ergebnis sind ansprechende und professionell gestaltete Beiträge wie beispielsweise News und Veranstaltungshinweise samt Vorschautext, Keywords zur Suchmaschinenoptimierung und passenden Social Media Formaten. Zusätzlich schlägt Copilot geeignete Bilder vor, die ohne zusätzliche Kosten verwendet werden dürfen – ideal für Gemeinden, die über kein eigenes Bildmaterial verfügen.
DOKUMENTENERKLÄRER: VERSTÄNDLICHE
TEXTE FÜR ALLE
Der Dokumentenerklärer des GEM2GO Copiloten macht komplexe Gemeindedokumente verständlich. Er übersetzt Texte in einfache Sprache oder in eine von 18 verfügbaren Fremdsprachen. So erreichen wichtige Mitteilungen auch diejenigen, die aufgrund von Sprachbarrieren sonst Schwierigkeiten haben, Amtsinformationen zu verstehen –ein wichtiger Schritt in Sachen Barrierefreiheit und Inklusion.
CHATBOT: SCHNELLE HILFE BEI KOMMUNALEN ANLIEGEN
Bei Fragen zu Förderungen, Gebühren, Zuständigkeiten, Verordnungen, Sitzungsprotokollen, der Amtstafel und Ähnlichem liefert der Chatbot in Sekundenschnelle kompetente Antworten in 18 Sprachen. So lassen sich viele Fragestellungen unabhängig von den Amtszeiten klären. Kann der Chatbot nicht direkt weiterhelfen, schlägt er alternative Lösungen vor.
DIGITALE ZUKUNFT FÜR GEMEINDEN
Zahlreiche Gemeinden in Österreich testen den GEM2GO Copiloten bereits. Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, verspricht: „Mit unserem GEM2GO Copiloten starten wir die Reise, künstliche Intelligenz in die Verwaltung zu bringen – und das ist erst der Anfang. Wir werden kontinuierlich neue Lösungen entwickeln, um die Kommunikation zwischen der Bevölkerung und den Gemeinden noch effizienter und einfacher zu gestalten. Gemeinsam gehen wir in die digitale Zukunft.“
WOLLEN AUCH SIE SICH BEI IHRER TÄGLICHEN ARBEIT VON GEM2GO COPILOT UNTERSTÜTZEN LASSEN?
Dann kontaktieren Sie die GEM2GO Expertinnen und Experten bei Kufgem unter +43 5372 6902 oder per Mail an info@kufgem.at.
Der GEM2GO Copilot erstellt aus Ihren Informationen einfach und schnell professionelle Online-Beiträge.
Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, setzt auf KI in der digitalen Gemeindeverwaltung.
Mit übersichtlichem und ansprechendem Design präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs im
STARKER ONLINE-AUFTRITT
TELFS SETZT BEI WEBSITE-REDESIGN AUF GEM2GO
Seit kurzem präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs mit einer komplett neu gestalteten Website. Das moderne Design und die vielseitigen Funktionen erfüllen alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt. Wir haben mit Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, über den Relaunch gesprochen.
Herr Stelzl, was war die Ausgangssituation?
„Mit rund 400.000 Besucherinnen und Besuchern und mehr als 900.000 Seitenaufrufen ist www.telfs.at eine der meistgenutzten behördlichen Webseiten in Tirol. Der bisherige Webauftritt stammte aus dem Jahr 2015 und war in Sachen Funktionalität und Responsivität in die Jahre gekommen.“
Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Neugestaltung?
„Die alte Website war nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik. Benutzerfreundlichkeit, Informationsfluss, Schnittstellenmanagement und Barrierefreiheit –es hakte an allen Ecken und Enden. Ein jahrelanger Wartungsstau tat sein Übriges, um einen kompletten Neustart zu wagen.“
Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, schätzt die Vielseitigkeit von GEM2GO.
World Wide Web.
Mit der GEM2GO App sind Informationen über die Marktgemeinde Telfs jederzeit abrufbar.
Welche Ziele haben Sie sich gesetzt?
„Unser oberstes Ziel war es, den Bürgerinnen und Bürgern ein modernes Informationsund Kommunikationstool zur Verfügung zu stellen. Es galt, den Bereich Online-Formulare auszu bauen, um Amtswege zu erleichtern. Vor dem Hin tergrund, dass zwei Drittel aller Userinnen und User über ihr Smartphone auf die Website zugreifen, hatten wir dringenden Hand lungsbedarf bei der Nutzerfreundlichkeit auf mobilen End geräten. Eine weitere Anforderung war die Integration einer digitalen Amtstafel. Außerdem sollte die neue Website zu 100 Prozent barrierefrei und datenschutzkonform sein.“
war einfacher als gedacht. Das Echo unserer Userinnen und User ist sehr positiv und alle anfangs definierten Anforderungen wurden erfüllt. Die Website ist einfach zu warten und aktuell zu halten. Der nächste Schritt ist die Integration der digitalen Amtstafel, außerdem sind wir dabei, ‚Meine Seite‘ für Unternehmen und Vereine marketingtechnisch breiter auszurollen.“
Vielen Dank Herr Stelzl für den umfassenden Einblick in das Projekt! Mit dem Relaunch ist die Website der Marktgemeinde Telfs bestens für die Zukunft gerüstet.
Warum haben Sie sich für Kufgem und GEM2GO entschieden?
„In den Vorgesprächen wurde schnell klar: Kufgem hat ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse einer modernen Gemeindeverwaltung und die entsprechende Expertise für die Konzeption und Umsetzung eines Internetauftritts. Das Produkt ist in 1.200 Gemeinden bestens erprobt und der Preis war attraktiv.“
Wie lief das Projekt ab?
„Unter der Leitung von Projektleiter Bürgermeister Christian Härting bildete sich ein Web-Kernteam aus vier Personen der Abteilungen EDV/ IKT, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Nach der gemeinsamen Konzepterarbeitung wurde von Kufgem zunächst die neue Website erstellt und vom Kernteam sukzessive mit Inhalten befüllt. Nach mehreren Korrekturschleifen sind wir Mitte Juni mit einem Soft-Relaunch online gegangen. Derzeit erfolgen Schulungen der Abteilungsleiterinnen und -leiter. Sie werden künftig ihren jeweiligen Content selbst einpflegen.“
Gab es im Projektverlauf unerwartete Herausforderungen?
„Im Grunde nicht. Eine Challenge war aber sicherlich das Umdenken in Richtung Nutzerfreundlichkeit, barrierefreies Texten und mobile Darstellung der Inhalte."
Welches Fazit ziehen Sie nach dem Relaunch?
„Wir sind sehr zufrieden – sowohl mit dem Projektverlauf als auch mit dem Ergebnis. Das GEM2GO CMS ist leistungsstark und die Umstellung
IST AUCH IHRE GEMEINDEWEBSITE IST IN DIE JAHRE GEKOMMEN UND BRAUCHT EIN REDESIGN?
Dann kontaktieren Sie das GEM2GO Team. Die Kufgem Web-Expertinnen und -Experten freuen sich auf Ihr Projekt.
STECKBRIEF
MARKTGEMEINDE TELFS:
Einwohner*innen: 16.271
Gemeindebedienstete: 400
Produkt: GEM2GO
Fazit: Kommunales Webdesign am Puls der Zeit
IM K NDERGARTEN GEHT’S VORAN
NEUE FEATURES IN HOKITA
Über Diagramme wird übersichtlich dargestellt, wie viele Kinder sich im Haus befinden.
Bei HOKITA steht die Zeit nie still – weder bei der Betreuung im Kindergarten noch bei technischen Anpassungen oder Verbesserungen der Benutzeroberfläche. Kontinuierlich wird an der Perfektionierung der Softwarelösung gearbeitet, um die Bedienung noch intuitiver zu gestalten.
Im aktuellen Kindergartenjahr sorgen zahlreiche Neue rungen für eine benutzerfreundlichere Oberfläche: Eine optimierte Bildschirmaufteilung und gezielte Farbanpas sungen machen die Darstellung übersichtlicher und er leichtern die Handhabung.
OPTIMIERUNGEN & TECHNISCHE MODERNISIERUNG
Viele Detailverbesserungen sowie eine kontextbezoge ne Onlinehilfe sorgen dafür, schneller und einfacher zum gewünschten Ziel zu gelangen. Durch eine spürbare Leis tungssteigerung ist HOKITA für viele Nutzerinnen und Nutzer flüssiger zu bedienen. Darüber hinaus wurde die Kinderbetreuungssoftware mit diesem Release technisch auf den neuesten Stand gebracht. Zukünftige Neuerungen können so noch schneller umgesetzt werden.
NEUERUNGEN IN DER ELTERN-APP
Auch in der Eltern-App gibt es bald Neuerungen. Unter an derem werden Gruppenaktivitäten angezeigt. Eltern haben so eine bessere Übersicht, was im Kindergarten ansteht und welche Ausrüstung oder Materialien die Kinder dafür benötigen. Das Beantworten von Nachrichten wird verein facht.
WARUM HOKITA?
MODERNES UND BENUTZERFREUNDLICHES DESIGN:
Intuitives Design für eine einfache und komfortable tägliche Verwendung
HÖCHSTE DATENSICHERHEIT:
Schutz sensibler Daten durch fortschrittliche Verschlüsselung
LANGFRISTIGER SUPPORT:
Zuverlässige Betreuung auch in den kommenden Jahren
SCHNELLE PROBLEMLÖSUNG:
Kurze Reaktionszeiten bei technischen Fragen
REGELMÄSSIGE SCHULUNGEN:
Sicherstellung der optimalen Nutzung durch das Personal
VON
ZEITERFASSUNG IN GEMEINDEN
Anwenderinnen und Anwender profitieren von vielen hilfreichen Funktionen der FINK-Zeiterfassung – und möglicherweise haben sie noch gar nicht alle im Einsatz.
EINE AUSWAHL AN PRAKTISCHEN FEATURES:
• Dokumentation der Homeoffice-Tage direkt in FINK
• Auswertung zum Übertrag in den Jahreslohnzettel bzw. automatische Übermittlung an k5 Lohn via Lohndatenschnittstelle
• Automatischer E-Mailversand
• Wochen- oder Monatsberichte an das Personal
• Liste fehlerhafter Buchungen an das Personal
• Infomails direkt an das Personal, Abteilungs- oder Amtsleitende
• Fortbildungskontingent für Kindergärten
• Übersicht von verbrauchten und vorhandenen Fortbildungsstunden/Jahr
• Workflow für Urlaubsgenehmigungen
• Digitales Antragsverfahren per Terminal oder Smartphone
• Anträge können direkt in FINK freigegeben, abgelehnt oder geändert werden
SIE KENNEN FINK NICHT?
Wenn Sie die eigens für Gemeinden optimierte Zeiterfassung von FINK und Kufgem noch nicht verwenden, dann rasch informieren: online unter www.kufgem.at/zeiterfassung, telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at.
„BEREITS 2016 HAT DIE GEMEINDE PRUTZ EIN
ELEKTRONISCHES ZEITERFASSUNGSSYSTEM EINGEFÜHRT,
ABER ERST MIT DER UMSTELLUNG AUF FINK IM JAHR 2020 HABEN WIR GEMERKT, WAS EIN SEHR GUTES ZEITERFASSUNGSSYSTEM
ALLES LEISTET. ES IST AN EINFACHHEIT UND FLEXIBILITÄT NICHT
ZU ÜBERTREFFEN, SOWOHL FÜR DIENSTNEHMENDE ALS AUCH FÜR DEN DIENSTGEBENDEN.“
Christian Strigl, Amtsleiter, Gemeinde
Prutz
SPEZIELL FÜR GEMEINDEN
Kufgem stellt sicher, dass das Zeiterfassungssystem landesspezifische Gesetze und Regelungen rechtssicher erfüllt.
INNOVATIVE ERFASSUNG
Das Smartphone wird zum mobilen Erfassungsterminal, das bequem Zeiten für Projekte, Tätigkeiten oder Kostenstellen auf einen Auftrag bucht.
PUNKTGENAUE AUFZEICHNUNG
An- und Abwesenheitszeiten
lassen sich flexibel erfassen –egal ob an Terminals, mit dem Smartphone oder am PC.
ÜBERSICHTLICHE ANALYSEN
Genaue Auswertungen auf Knopfdruck liefern einen hilfreichen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Aufwände und vieles mehr.
SCHNITTSTELLE ZU K5 LOHN
Mit wenigen Klicks gesetzliche Überstundenzuschläge und Zulagen nach k5 Lohn exportieren – für einfache Weiterverarbeitung und korrekte Abrechnungen.
KOMMUNALFORUM
DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR
PRAXISWISSEN
Der Startschuss für die Herbstausgaben des Kommunalforums fiel bereits am 1. Oktober 2024 mit einem Vortrag zu Steuerthemen durch Prof. Mag. Dr. Helmut Schuchter. Weitere Online-Vorträge sind für November und Dezember geplant. Unter anderem referieren die Geschäftsführer des Salzburger und Tiroler Gemeindeverbandes über wichtige Gemeindethemen.
NÄCHSTE TERMINE
Dienstag, 5. November 2024 um 10:30 Uhr
Prof. Dr. Helmut Schuchter & CHG Rechtsanwälte: Gesellschaftsgründung durch Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber
Dienstag, 3. Dezember 2024 um 10:30 Uhr
Dr. Martin Huber: Aktueller Rück- und Ausblick für Salzburger Gemeinden
Donnerstag, 5. Dezember 2024 um 10:30 Uhr
Mag. Peter Stockhauser: Updates bei den Gemeindeabgaben Tirol
MELDEN SIE SICH DIREKT ÜBER DAS KUFGEM KURSPORTAL ZUM KOMMUNALFORUM AN.
ÜBER DIE KUFGEM MEDIATHEK KÖNNEN VERGANGENE WEBINARE UND KOMMUNALFORUM-AUSGABEN ANGESEHEN WERDEN. DIE ERFORDERLICHEN PASSWÖRTER DAZU ERHALTEN SIE ÜBER KURS@KUFGEM.AT
DETAILS ZU DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN DES KOMMUNALFORUMS
PROF. MAG. DR. HELMUT SCHUCHTER
ist Geschäftsführer der Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft „Stauder Schuchter Kempf“ in Innsbruck und berät Mitarbeitende im Gemeindeumfeld über Themen rund um das Steuerrecht.
DR. GÜNTHER GAST
ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung öffentlicher Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren.
DR. LAURA GLEINSER
ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“ tätig. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um.
MAG. PETER STOCKHAUSER
ist Geschäftsführer des Tiroler Gemeindeverbands und Ansprechpartner für allgemeine Rechtsauskünfte an Gemeinden und Gemeindeverbände. Er bereitet Schulungen für Gemeindefunktionärinnen und -funktionäre sowie für Bedienstete auf kommunaler Ebene vor. Zudem bezieht er zu Gesetzes- und Verordnungsentwürfen auf Bundes- und Landesebene Stellung.
DR. MARTIN HUBER
ist Geschäftsführer des Salzburger Gemeindeverbands und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zu gemeindespezifischen Themen. Seine Schwerpunkte sind Gemeindeverfassungsrecht, Aufsichts- und Kontrollrecht sowie interkommunale Zusammenarbeit.
meinamt.at
Mein online Bürgerservice.
Mein Amt ist ein Service von
Mein Amt erfüllt die Erwartungen von Bürger:innen und Gemeinden an eine komfortable digitale Verwaltung. Die Anmeldung mit der ID Austria garantiert eine eindeutige Identifikation und bietet einen sicheren und barrierefreien Zugang zu Serviceleistungen der Gemeinde.
Kontaktdaten
Bürger:innen können komfortabel ihre persönlichen Daten aktuell halten. Diese werden automatisch mit k5|Next_Person und den zentralen Registern abgeglichen.
Bankverbindung
Bankdaten werden von Bürger:innen online verwaltet. Einziehungsaufträge, wie etwa SEPA Lastschriften, können direkt hinterlegt werden.
Zahlungen
Übersichtliche Gesamtdarstellung aller relevanten Kontobewegungen, Zahlungen und Buchungen mit der Gemeinde.
Vorgänge
Überblick und aktuelle Statusinformationen von Anträgen und Vorgängen, wie etwa laufende Bauverfahren. Zusätzlich können Nutzer:innen direkt mit der Gemeinde interagieren.
BÜRGERNÄHE
NLINE ERLEBEN
MEIN AMT IST STARTKLAR
Die digitale Plattform für Bürgerservices Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Sowohl Gemeindebedienstete als auch Bürgerinnen und Bürger profitieren von den schnelleren und einfacheren Prozessen.
SO FUNKTIONIERT ES
Mein Amt wird ab Herbst 2024 auf www.meinamt.at für die ersten Gemeinden verfügbar sein. Voraussetzung für die Nutzung ist, dass die Gemeinde k5|Next mit den neuen zentralen Services in Betrieb hat.
Mit der ID Austria können die Bürgerinnen und Bürger nun auf diese Daten und Informationen zugreifen, Daten aktualisieren, Vorgänge anstoßen, Einsicht nehmen und Daten zu Verfahren (z. B. Gutachten, Pläne) hoch- bzw. herunterladen.
Das Beste daran: Mein Amt ist so tief in die Fachanwendungen integriert, dass den Gemeindebediensteten dadurch praktisch keine Mehraufwände in der täglichen Arbeit entstehen.
MEHR EFFIZIENZ IN DER VERWALTUNG
Für Gemeinden bringt Mein Amt mehr Komfort im laufenden Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern und eine deutliche Vereinfachung in der Verwaltung. Strukturierte Prozesse und digitale Kommunikation erhöhen die Qualität der gespeicherten Daten und steigern die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger.
Mein Amt ist als zusätzliches Angebot zu sehen, das die Prozesse in der Verwaltung ebenso wie für die Bürgerinnen und Bürger ergänzt und vereinfacht – und das rund um die Uhr.
MEIN AMT IST STARTKLAR
Mit Mein Amt haben die Bürgerinnen und Bürger Termine und Fristen immer im Blick. Die App ist auch über GEM2GO leicht erreichbar. Erste Services stehen ab dem vierten Quartal 2024 für physische Personen zur Verfügung, ab Anfang 2025 auch für Unternehmen. Übrigens: Über Mein Amt erreichen Wahlberechtigte im Zeitraum einer Wahl das Antragsportal für Wahlkarten – Meine Wahlkarte.
SIE MÖCHTEN MEHR ERFAHREN? SCHREIBEN SIE UNS EIN TICKET ODER KONTAKTIEREN SIE IHREN KUFGEM-ANSPRECHPARTNER MARKUS SCHWAB: SCHWAB@KUFGEM.AT
ERFOLGRE CHE WAHL-PREMIERE
Im Juni 2024 kam bei der Europawahl zum ersten Mal k5|Next zum Einsatz, Ende September konnten die Mitarbeitenden im Meldeamt die Nationalratswahl 2024 dank k5|Next_Wahl effizient abwickeln. Das Wahlpaket wird von Nutzerinnen und Nutzern als übersichtlich und intuitiv bezeichnet und erfordert deutlich weniger Klicks als die Vorgängerlösung.
Mit dem praktischen Dashboard in k5|Next_Wahl behält man stets den Überblick.
„DANKE FÜR DIE SUPERGUTE BETREUUNG BEI DER EU-WAHL!
EUER NEUES PROGRAMM K5|NEXT IST SPITZE!“
Sonja Stock, Gemeinde Thiersee
Nach der Einführung von k5|Next_Wahl im Herbst 2023 begann eine intensive Webinarreihe. Diese umfasste umfangreiche Trainings, die die Gemeindebediensteten optimal auf die neue Software vorbereiteten. Darauf folgten Testwahlen in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Inneres (BMI).
In der Vorbereitung zur Europawahl 2024 und Nationalratswahl 2024 unterstützte Kufgem die Gemeinden mit übersichtlichen Dashboards, die alle Daten für die Abwicklung enthielten. Diese ermöglichten den direkten Zugriff auf Detailbereiche, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Wahlabwicklung, Echtzeit-Auswertungen und Berichte sowie den automatischen Import vom eWählerverzeichnis aus dem Zentralen Wählerregister. Eine umfassende Onlinehilfe, die jederzeit zur Verfügung stand, erleichterte die Nutzung des Systems zusätzlich.
WAHLSERVICE MIT SYSTEM
Kufgem übernahm die vollautomatische und professionelle Aufbereitung der Wählerverständigungen, den personalisierten Druck sowie den zentralen Versand. Wahlberechtigte konnten den Wahlkartenantrag über das Serviceportal „meinewahlkarte.at“ stellen, entweder mit der ID-Austria oder mittels Antragscode, Lichtbildausweis oder Reisepassnummer.
Die Einführung von k5|Next markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung moderner und effizienter Wahlen. Zur Wahlabwicklung hat Kufgem sehr viel positives Feedback aus den Gemeinden erhalten. Vielen Dank an dieser Stelle für die gute Zusammenarbeit!
Die positive Resonanz und der erfolgreiche Einsatz von k5|Next lassen optimistisch in die Zukunft blicken und bestärken das Bestreben, den Wahlprozess kontinuierlich weiterzuentwickeln.
„NACH BEENDIGUNG DER WAHL MÖCHTE ICH MICH BEI EUCH ALLEN BEDANKEN! DIE ABWICKLUNG ÜBER K5|NEXT WAR SO EINFACH UND VOR ALLEM ÜBERSICHTLICH UND PROBLEMLOS ZU HANDHABEN.“
Daniela Vallazza, Gemeinde Ainet
KENNZAHLEN ZUR EUROPA- UND NATIONALRATSWAHL 2024:
• 361 Gemeinden in Tirol und Salzburg setzten k5|Next_Wahl ein
• 356 Gemeinden nutzten das k5|Next_Wahlpaket (Meine Wahlinfo & Meine Wahlkarte)
KENNZAHLEN ZUR EUROPAWAHL 2024:
• 232 Gemeinden integrierten die Amtssignatur für den Wahlkartendruck
• 180 Gemeinden verwendeten das k5 Abstimmungsverzeichnis
• 99.072 Wahlkartenanträge wurden mit k5|Next bearbeitet
• 38.231 Wahlkartenanträge wurden über meinewahlkarte.at gestellt
KENNZAHLEN ZUR NATIONALRATSWAHL 2024:
• XXX Gemeinden haben die Amtssignatur für den Wahlkartendruck eingebunden
• XXX Gemeinden nutzen das k5 Abstimmungsverzeichnis
• XX.XXX Wahlkartenanträge wurden mit k5|Next abgewickelt
• XX.XXX Wahlkartenanträge wurden über meinewahlkarte.at abgewickelt
„EUER NEUES K5|NEXT_WAHL IST SUPER – GROSSES LOB! IHR HABT ES GESCHAFFT, DASS MAN SICH GLEICH VON BEGINN AN WOHLFÜHLT. DIE ABWICKLUNG IST SO EINFACH UND GUT STRUKTURIERT! MACHT WEITER SO!"
Elisabeth Vogelsberger, Gemeinde Unterperfuss
NEUMARKT FEIERT k5|NEXT ERFOLG
EIN JAHR
k5|NEXT:
EINE PILOT-GEMEINDE ZIEHT BILANZ
Am 5. Juli 2023 wurde das innovative Gemeindemanagementsystem k5|Next erstmals in einer Gemeinde eingeführt. Seitdem hat sich in der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee vieles getan: Wahlen wie die EU-Wahl 2024 wurden erfolgreich mit k5|Next_Wahl abgewickelt und neue Module eingeführt. Grund genug für einen Besuch und einen
Rückmeldungen aus den Gemeinden sind für Kufgem von großem Wert. Bei der Einführung von k5|Next, speziell der zentralen Personenverwaltung k5|Next_Person, war dies besonders wichtig. Kufgem besuchte daher die engagierte EDV-Verantwortliche Josipa Sabljak und überraschte die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee mit einem süßen Gruß.
„DAS MACHEN WIR“
Auf die Frage, ob sich Neumarkt als erste Gemeinde für die Einführung der neuen Software-Generation zur Verfügung stelle, zögerte Sabljak nicht: „Klar, das machen wir! Jede Möglichkeit, die Digitalisierung in der Gemeinde zu vereinfachen, ist sinnvoll. Ist man frühzeitig involviert, kann man auch Ideen und Vorschläge aus der Praxis einbringen.“
Eine lohnende Entscheidung: „Die Umstellung auf k5|Next_Person, die notwendige Datenbefüllung und die Integration mit den Fachanwendungen im Hintergrund verliefen reibungslos. Es gab zwar allgemeine Fragen, aber die Mitarbeitenden von Kufgem beantworteten diese stets prompt und stellten leicht verständliche Unterlagen zur Verfügung. Natürlich mussten wir ein paar Daten im Nachhinein bereinigen, aber seitdem läuft die Software sehr stabil. Kufgem gibt uns dabei immer das Gefühl, bestens betreut zu sein.“
JETZT AUF ZUKUNFT UMSTELLEN
Die Datenqualität zu steigern, bedeutet, sich auf die Zukunft auszurichten. Der Aufwand ist überschaubar und einmalig. Wenn auch Sie jetzt auf k5|Next_Person umstellen möchten, vereinbaren Sie Ihren optimalen Umstellungstermin.
von Blumengruß und
VORAUSDENKEN FÜR MEHR QUALITÄT
Josipa Sabljak ist vom Weg mit k5|Next überzeugt: „Nach der ersten Umstellung war ein wenig Umdenken gefragt: Das Verständnis, dass alle in der Gemeinde gemeinsam für die Qualität der Daten verantwortlich sind, hat sich schnell gefestigt. So war die Abwicklung der EU-Wahl mit k5|Next einfacher als je zuvor. Intuitiv und logisch aufgebaut, fanden sich auch neue Mitarbeitende rasch zu-
Insgesamt war der Umstieg für Neumarkt goldrichtig. Die Integration kommender k5|Next-Module wie Mein Amt oder Verfahren wird noch einfacher, da bereits jetzt die Voraussetzungen dafür geschaffen wurden.
Fazit: Höhere Datenqualität und einfachere Wahlabwicklung mit k5|Next
Josipa Sabljak, EDV-Verantwortliche der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee (rechts), zeigte sich freudig überrascht
Kuchen, die Lukas Mutschlechner von Kufgem (links) überbrachte.
nanzmanagement ist eine detaillierte Analyse der bereits eingesetzten Programme. Dabei wird ermittelt, welche Daten für die Buchhaltung relevant sind und wie diese Daten ausgelesen werden können. So wird sichergestellt, dass keine erforderlichen Informationen verloren gehen und die Daten korrekt weiterverarbeitet werden.
PRÜFUNG UND IMPORT DER DATEN
Anschließend überprüft Kufgem die Darstellung der buchhalterischen Werte und Salden. Über eine speziell entwickelte Schnittstelle werden diese Daten dann in k5 Finanzmanagement importiert und auf den entsprechenden Konten korrekt dargestellt. Dieser Prozess ist nach erfolgreicher Überprüfung jederzeit auf Knopfdruck möglich und garantiert hohe Effizienz und Genauigkeit.
OPTIMIERUNG DER FINANZPROZESSE
Neben der technischen Unterstützung bietet Kufgem auch eine Analyse der bestehenden
Prozesse in der Finanzverwaltung an. Dabei werden Optimierungsvorschläge unterbreitet, die den gesamten Buchhaltungsprozess effizienter und benutzerfreundlicher gestalten. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Rechtssicherheit zu
GEMEINSAMES ZIEL: GESETZESKONFORME BUCHHALTUNG
Das gemeinsame Ziel von Kufgem und den Wohn- und Pflegeheimen ist es, eine einfache und effektive Lösung für eine gesetzeskonforme Buchhaltung zu schaffen. Die jahrelange Erfahrung von Kufgem und der persönliche Einsatz der Expertinnen und Experten gewährleisten eine erfolgreiche Umsetzung und eine hohe Zufriedenheit der Heime, wie zahlreiche
„Die Kombination von k5 Finanzmanagement mit dem Dokumentenmanagementsystem DMS hat unsere Abläufe deutlich vereinfacht. Durch die automatische Integration von Bewohnerabrechnungen aus dem externen Programm CareCenter und die effiziente digitale Verbuchung von Rechnungen sparen wir viel Zeit. Zur Erstellung des Voranschlags und der Jahresrechnung erhalten wir stets die notwendige Unterstützung durch Datenträger zur Einspielung ins Portal Tirol. Die regelmäßigen Schulungen und die praktische Fernwartung durch die kompetenten Kufgem Mitarbeitenden ermöglichen es uns, jederzeit schnell Lösungen für unsere spezifischen Anforderungen zu finden.“
Margit Saxl
Finanzverwaltung, Gemeindeverband Altersheim Annaheim, Matrei am Brenner
Mit der Unterstützung durch Kufgem und der Nutzung von k5 Finanzmanagement können Wohn- und Pflegeheime sicher sein, dass ihre Buchhaltung nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch transparent und nachvollziehbar ist. Dies ist ein wesentlicher Schritt, um eine solide Basis für die finanzielle Zukunft der Heime zu schaffen.
Die Gemeinde Oberalm in Salzburg nutzt seit kurzem den vollen Funktionsumfang der E-Government-Lösung k5 DMS. Von den schnelleren Prozessen profitieren sowohl die Gemeindebediensteten als auch die Bürgerinnen und Bürger.
Das Dokumentenmanagementsystem k5 DMS ist das Herzstück der digitalen Gemeindeverwaltung.
MEHR EFFIZIENZ DURCH DIGITALISIERTE ARBEITSABLÄUFE
In Oberalm ist k5 DMS kein neuer Begriff. Bereits seit Jahren wird das Dokumentenmanagementsystem in der Gemeinde eingesetzt. Um von sämtlichen Vorteilen der Lösung profitieren zu können, ist es sinnvoll, alle Bausteine und Module einzusetzen. Genau darauf legt Amtsleiterin
Petra Holl Wert: „Für mich ist es besonders wichtig, dass alle Kolleginnen und Kollegen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Interne Abläufe sind mit k5 DMS transparent, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Außerdem ist es die perfekte Verbindung zu k5 Finanz Management, k5 Verfahren, ins Steueramt und zu Session.“
DIE GEMEINDE OBERALM ARBEITET MEDIENBRUCHFREI MIT
K5 DMS
k5 DMS ist die zentrale und strukturierte Ablage für die Gemeindeverwaltung in Oberalm und alle angebundenen k5 Lösungen. Die medienbruchfreie Bearbeitung von Akten und Dokumenten erfolgt in k5 DMS.
Schriftstücke werden mithilfe von Online-Formularen, durch k5 Scan oder mit der k5 Outlook-Anwendung digital erfasst und in einem elektronischen Akt abgelegt. Postausgänge wie Bescheide werden direkt in k5 DMS erstellt, amtssigniert und über die duale Zustellung elektronisch versendet. „Unsere internen Prozesse wurden optimiert und deutlich beschleunigt. Davon profitieren nicht nur wir in der Verwaltung, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger von Oberalm“, ist Petra Holl überzeugt.
RECHNUNGEN UND BESTELLUNGEN WERDEN
AUTOMATISCH VERARBEITET
Die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsabzeichnung sind weitere Bausteine, die in Oberalm zum Einsatz kommen. Nach der Erfassung von digitalen Belegen in k5 DMS werden Rechnungsdaten wie der Lieferant oder die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen und in k5 Finanzmanagement übernommen. Die rechnerische und sachliche Prüfung sowie die Freigabe durch die befugte Person erfolgt direkt in k5 DMS. Außenstellen der Gemeinde unterzeichnen die Rechnungen digital und müssen zur Freigabe nun nicht mehr in das Gemeindeamt kommen. Nach der Freigabe wird die Rechnung von der Buchhaltung bezahlt.
Ganz ähnlich ist das Bestellwesen der Gemeinde Oberalm in k5 DMS integriert. Via Online-Formular wird eine Bedarfsmeldung erstellt und mit allen dazugehörigen Dokumenten, beispielsweise Schriftverkehr und Vergleichsangeboten, zentral abgelegt. Die Prüfung der Kostenstel-
lendeckung erfolgt durch die Buchhaltung, anschließend wird in k5 Finanzmanagement eine Bestellung erfasst und der Freigabeprozess gestartet. Der Mitarbeitende, der die Bestellung angefragt hat, wird automatisch über den Abschluss des Freigabeprozesses informiert und kann die Bestellung auslösen. Nach dem Erhalt der Rechnung kann die Bestellung mit der Rechnung aufgelöst werden, da die Details bereits von der Bestellung übernommen werden können.
DIGITALISIERUNG IST TEAMARBEIT
Eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten gelingt nur mit guter Teamarbeit, ist Amtsleiterin Holl überzeugt: „Alle Beteiligten ziehen idealerweise an einem Strang. Für uns in der Gemeinde hat die Digitalisierung hohe Priorität. Dank der zuverlässigen Beratung durch das Kufgem-Team und der integrierten Softwarelösung haben wir einen wichtigen und vor allen nachhaltigen Schritt in die digitale Zukunft gemacht.“
STECKBRIEF
MARKTGEMEINDE OBERALM:
Einwohner*innen: 4357
Gemeindebedienstete: 12
Kufgem Lösung: k5 DMS
Fazit: Transparente Abläufe und zentraler Informationszugriff mit k5 DMS
Petra Holl schickt bis 30.8. noch ein Portraitfoto.
WIE DIGITAL IST MEINE GEMEINDE?
DIGITALISIERUNGSGRAD ERMITTELN UND UNGENUTZTES POTENZIAL ENTDECKEN
Seit über 30 Jahren begleitet Kufgem Gemeinden bei der Digitalisierung. Die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten der k5 Lösungen in der digitalen Verwaltung werden jedoch oft nicht voll ausgeschöpft und viele Prozesse weiterhin analog oder umständlich abgewickelt.
STANDORTBESTIMMUNG FÜR DIE DIGITALE VERWALTUNG
Standardisierte Prozesse garantieren eine effiziente Abwicklung: Zu Beginn wird gemeinsam mit der Gemeinde in einer umfassenden Analyse der aktuelle Digitalisierungsgrad erhoben. Die Ergebnisse werden in einer Digitalisierungs-Checkliste festgehalten. Gemeinsam werden Optimierungspotenziale identifiziert, Maßnahmen abgeleitet und geplant. Auf Wunsch begleitet Kufgem anschließend die Umsetzung der einzelnen Schritte und stimmt diese über das Projektmanagement-Tool AIO Smartwork mit der Gemeinde ab. Dabei spielt auch die Einführung von k5|Next mit der zentralen Person eine wichtige Rolle.
DURCHDACHTES PROJEKTMANAGEMENT VOM START BIS ZUM ERFOLGREICHEN ABSCHLUSS
AIO Smartwork kommt bereits in der Analysephase zum Einsatz: Den einzelnen Bereichen in der Gemeinde werden spezifische Fragen zugeordnet, die eine schnelle und einfache Bewertung ermöglichen. Diese Bewertung kann weitgehend von der Gemeinde selbst durchgeführt werden, auch Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten lassen sich definieren und zuordnen.
IN DER GEMEINDEPRAXIS ERFOLGREICH
Einige Gemeinden haben bereits mit der digitalen Standortbestimmung begonnen und arbeiten aktiv an der Bewertung und der Umsetzung der Maßnahmen in den einzelnen Fachbereichen. Durch die Bearbeitung der einzelnen Punkte konnten zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten identifiziert werden.
„Das Projekt bietet einen umfassenden Überblick über die derzeitige Nutzung der k5 Programme in der Gemeinde sowie die noch ungenutzten Möglichkeiten. Damit können viele offene Punkte umgesetzt werden“, freut sich Michael Kienzler, Amtsleiter der Gemeinde Fritzens, auf die nächsten Schritte in Richtung einer vollständig digitalen Verwaltung.
Elisabeth Maier, Leiterin der Finanzverwaltung in Stumm im Zillertal, ist von den identifizierten Maßnahmen überzeugt: „Gemeinsam als Team ist es uns gelungen, viele
Bereiche in der Gemeinde Stumm durch die Digitalisierung zu optimieren. Besonders die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow und der Einsatz der elektronischen Übermittlung haben unseren Arbeitsalltag erleichtert. Zusammen mit Kufgem konnte die Digitalisierung rasch umgesetzt werden und bei anfänglichen Schwierigkeiten stand uns das Kufgem Team stets unterstützend zur Seite. Danke dafür!“
Auch bei Kufgem ist man vom Nutzen der Standortbestimmung überzeugt, wie Prokurist Markus Schwab, verantwortlich für den Bereich Digitalisierung und k5|Next, erklärt: „Wir stellen immer wieder fest, dass der Funktionsumfang der k5 Lösungen und das Zusammenspiel aller Module in der Praxis nicht ausgeschöpft werden. Mit dieser Analyse wird das Potenzial für die jeweilige Gemeinde individuell und übersichtlich dargestellt – davon profitieren alle Beteiligten.“
AWARDS – ÖSTERREICHS DIGITALSTE
GEMEINDEN GESUCHT
In zahlreichen Gemeinden werden bereits Digitalisierungsprojekte und -maßnahmen umgesetzt. Diese Gemeinden möchten wir einladen, ihre erfolgreichen Projekte bei Awards und Auszeichnungen wie dem Österreichischen Verwaltungspreis oder dem Kommunalimpuls Award einzureichen. Kufgem unterstützt interessierte Gemeinden dabei kostenlos.
ICH BERATE SIE GERNE!
ELENA ONGARO ongaro@kufgem.at +43 5372 6902 -728
k5|NEXT UND DIE MICROSOFT CL UD
HÖCHSTE SICHERHEITSSTANDARDS FÜR EUROPA
Weltweit läuft auf zwei Drittel aller Computer ein Microsoft-Betriebssystem. Kufgem vertraut seit Jahrzehnten auf das Know-how und die Lösungen des größten Softwareherstellers. Für die k5|Next-Lösungen setzt Kufgem daher auf die Microsoft Cloud. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und garantiert erstklassige Qualität.
Drei Verfügbarkeitszonen in Westeuropa garantieren höchste Datensicherheit.
K5|NEXT: MODERN UND SICHER ENTWICKELT
Zu den vielen Vorteilen von k5|Next gehören die Datenhaltung und -sicherung, eine effektive Verschlüsselung personenbezogener Daten sowie die flexible Skalierbarkeit. Diese Vorteile resultieren aus der modernen und sicheren Entwicklung als Cloud-Lösung. Mit der Microsoft Cloud profitieren Kundinnen und Kunden von einer sicheren und zuverlässigen Infrastruktur, die höchste Verfügbarkeit garantiert.
heit und den Betrieb der k5|Next-Cloud-Lösungen. Automatisierte Sicherheitsaudits und Diagnosen erhöhen die Zuverlässigkeit: Regelmäßig führen die IT-Profis UnitTests, End-to-End-Tests, Lasttests, statische Code-Analysen, laufende Sicherheitsprüfungen des Codes und Code-Reviews durch.
SICHERHEIT IM MITTELPUNKT
Ein Beispiel für die Sicherheitsmaßnahmen ist die Datenhaltung und -sicherung: Microsoft hat in der Region Westeuropa drei Verfügbarkeitszonen und Rechenzentren eingerichtet, in denen die Services und Dienste zonenredundant betrieben werden. Die benötigten Datenbanken befinden sich im Datencenter Schiphol in den Niederlanden, einem EU-Mitgliedsland. Zusätzlich werden diese Daten in der Region Nordeuropa, in Dublin, Irland, ebenfalls innerhalb der EU, gesichert. Sollte eine Region ausfallen (technisch/physisch), sind die benötigten Datenbanken trotzdem gesichert und können rasch wiederhergestellt werden. Mit einem neuen Rechenzentrum in Österreich erweitert Microsoft seine Kapazitäten in Europa. Um den neuen Standort Österreich zu stärken und Innovation zu fördern, wird auch k5|Next künftig dieses heimische Rechenzentrum nutzen.
VON EXPERTEN BETREUT UND ÜBERWACHT
Die Qualität und Sicherheit der Lösungen werden zusätzlich durch ein Expertenteam der k5|Next-Entwicklungspartnerschaft gewährleistet. Diese sorgen bereits während der Entwicklung und dem Echtbetrieb für einen reibungslosen Ablauf und überwachen durch Monitoring die Sicher-
Die Sicherung der Daten selbst erfolgt nach modernsten Standards. Angewandt werden mehrere Methoden, die sowohl vollständige als auch differenzierte Backups vornehmen: Point-in-time-restore, Differential Backup und langfristige Aufbewahrung.
HERAUSFORDERUNGEN MEISTERN
Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert eine robuste und effiziente Infrastruktur, die durch moderne Cloud-Technologien wie die Microsoft Cloud optimal unterstützt wird. In der langen und komplexen Servicekette des e-Governments, die von ID-Austria über zentrale Register bis hin zu spezifischen Fachanwendungen wie k5 Finanz Management und k5|Next reicht, ist es entscheidend, dass jeder Partner höchste Standards in Technologie und Kommunikation erfüllt. Nur so können ein erstklassiger Komfort bei der Nutzung und eine nahezu 24/7-Verfügbarkeit gewährleistet werden.
Die Cloud-Technologie bietet hierfür die ideale Lösung: Sie steigert nicht nur die Leistung und Sicherheit, sondern auch die Effizienz der Verwaltungsprozesse. So kann die Verwaltung digitaler, moderner und benutzerfreundlicher gestaltet werden – sie ist die Zukunft des e-Governments!
STANDORTVERNETZUNG SPART ZEIT UND GELD
Standortvernetzung und Kostensenkung – zwei Vorteile, auf die die Stadtgemeinde Schwaz beim Thema effiziente Kommunikation nicht verzichten wollte. Mit der Umstellung auf eine VoIP-Anlage von innovaphone konnte Kufgem diese Anforderungen optimal erfüllen.
Standorte zu vernetzen, schafft Einsparungspotenzial bei der Anschaffung und beim Betrieb von Kommunikationsanlagen. Mit der VoIP (Voice over IP) -Technologie verbessern Gemeinden zudem den Komfort für die Nutzerinnen und Nutzer.
VERNETZUNG VON AUSSENSTELLEN
Florian Schiefer, Telefonie-Experte bei Kufgem, kennt die Vorteile von VoIP: „Gemeinden können durch sinnvolle Vernetzung von Gebäuden wie dem Gemeindeamt, Kindergärten, Schulen, Bauhöfen bis hin zur Feuerwehr, dem eigenen Hackschnitzelwerk oder Schwimmbad einiges an Kosten einsparen. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetanschluss am jeweiligen Standort.“
NIEDRIGE KOSTEN UND HOHER KOMFORT
Von diesem Argument ließ sich die Stadtgemeinde Schwaz überzeugen und hat sich für die Umstellung auf VoIP entschieden. „Sage und schreibe dreizehn Außenstellen sind komplett über nur eine zentrale Anlage im Gemeindeamt verbunden. Allein die Einsparung der Grundgebühr für die jeweiligen Standorte spart monatlich vierstellige Beträge“, zeigt sich Martin Knapp, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Schwaz, begeistert. „Dazu entfallen zukünftig Wartungskosten für Einzelanlagen sowie Investitionskosten für neue Standorte und eigene Dienst-Smartphones. Die VoIP-Technologie ermöglicht es, neue Standorte einfach hinzuzufügen und private Smartphones per App mit Firmenrufnummer zu integrieren“, so Knapp.
IHR STANDORTVORTEIL
Unsere Fachleute im Bereich modernste VoIP-Telefonie informieren Sie gerne über die Vorteile. Schreiben Sie uns ein Ticket unter mein.kufgem.at oder rufen Sie uns an: 05372 6902.
STECKBRIEF
STADTGEMEINDE SCHWAZ:
Einwohner*innen: 14.394
Gemeindebedienstete: 230
Produkt: VoIP (innovaphone)
Fazit: Kosten senken und Komfort erhöhen mit VoIP
Martin Knapp, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Schwaz, ist von den Vorteilen durch VoIP begeistert.
WAHRZEICHEN MODERNISIERT
DIE
IT-INFRASTRUKTUR DER HISTORISCHEN
FESTUNG KUFSTEIN WURDE ERNEUERT
Die Ansprüche an digitale Lösungen steigen besonders bei touristisch genutzten historischen Gebäuden. Die Festung Kufstein erobert dank einer kompletten Erneuerung der IT-Ausstattung durch Kufgem nun auch digitale Welten – ein Vorzeigeprojekt.
Manuel Fuchs (Kufgem) und Emanuel Präauer (Festung Kufstein GmbH) bei Projektabschluss und Übergabe der umfangreichen Dokumentation.
Die Festung Kufstein GmbH verwaltet das historische Wahrzeichen der Stadt. Geschäftsführer Emanuel Präauer weiß, wie wichtig die Digitalisierung ist. WLAN für Besucherinnen und Besucher, digitale Technik für die Gastronomie, bei Ausstellungen, im Shop, beim Ticketverkauf oder im Backstagebereich von Konzerten und Veranstaltungen –erst moderne IT-Netzwerklösungen ermöglichen reibungslose Abläufe.
HERAUSFORDERNDES NETZWERK
Wie schafft man, dass mehrere Netzwerke für unterschiedliche Anwendungen und Lösungsanbieter reibungslos zusammenarbeiten? Die Modernisierung war anspruchsvoll: 50 Accesspoints, 16 Switches, 10-Gigabit-Backbone, Firewalls und cloudbasierte Managed Services Technologie von LANCOM wurden integriert. Notwendige Verlegearbeiten von Glasfaserleitungen in der großen Festungsanlage und die Technikinstallation dürfen nicht auffallen und waren daher behutsam zu integrieren. Die Modernisierung wurde von einem Monitoring-Service der Kufgem-Fachleute begleitet, der proaktiv Netzwerk-Schwierigkeiten vorbeugt und ein passendes IT-Sicherheitskonzept umfasst.
WIRTSCHAFTLICHKEIT UND NUTZEN
Für Emanuel Präauer zählt die Leistung: „Heute braucht fast jedes Gerät WLAN. Bei Veranstaltungen wie dem Ritterfest müssen etwa zehn Kassen mit 40.000 Buchungen in zwei Stunden reibungslos funktionieren. Sonst ist Stau und Unmut unter den Gästen vorprogrammiert. Daher schätze ich die ehrliche Zusammenarbeit mit Manuel Fuchs von Kufgem, der klar anspricht, was möglich ist und entsprechende Lösungen bietet.“
INVESTITION IN DIE ZUKUNFT
Die moderne Technik ermöglicht neue Ansätze in der Digitalisierung wie multimediale Rallyes oder Guide-Apps fürs Smartphone. Zusammen mit der FH Kufstein wurden virtuelle Verbund-Systeme für die touristische Erschließung des kulturellen Erbes wie ein grenzüberschreitendes „Virtuelles Museum“ entwickelt.
„Die Zusammenarbeit mit Kufgem ist unkompliziert, beinhaltet kurze Wege und ermöglicht eine rasche Umsetzung –das entspricht ganz unserer Philosophie“, stellt Emanuel Präauer äußerst zufrieden fest.
EIN OPTIMIERTES UND MODERNES
NETZWERK BRINGT NUTZEN UND HOHE WIRTSCHAFTLICHKEIT.
Informieren Sie sich bei unseren Expertinnen und Experten, wie Kufgem Sie unterstützen kann. Jetzt unter 05372 6902 oder info@kufgem.at einen Beratungstermin vereinbaren.
Suchbilder: Kaum wahrzunehmen und trotzdem enorm leistungsfähig –Netzwerktechnik innerhalb und außerhalb des Festungsgeländes.
ENERGIE KLUG EINSETZEN
STROM VOM DACH UND VENDOC –ERFAHRUNG UND INNOVATION
Michael und Susanne Anker aus Erl im Tiroler Unterland sind Pioniere der Photovoltaik. Sie stehen nicht nur mit ihren Produkten und Anlagen für Nachhaltigkeit und Qualität, sondern auch mit ihrem Engagement und ihrer persönlichen Einstellung. Da passt es perfekt, dass VenDoc mit an Bord ist.
Bereits 2009, lange bevor das Wort Energiewende in aller Munde war, erkannte das Ehepaar Anker die Vorteile der Energiegewinnung durch Sonnenenergie und gründete sein Unternehmen. Mit umweltfreundlichen Technologien wie Photovoltaik, Stromspeichern und Blockheizkraftwerken planen und projektiert es alternative Energieversorgungen.
WISSEN, WAS GEHT
Michael Anker ist ein engagierter „Strommacher“ mit viel Herzblut. Er betont: „Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung wissen wir, was geht und was nicht. Qualitativ hochwertige Komponenten, Know-how in der Planung und Menschen, die wissen, was sie tun, machen uns effizient und zielorientiert.“ Das staatlich geprüfte Photovoltaikunternehmen ist auf Sonnenstromversorgungen sowohl im privaten Bereich als auch im Gewerbe spezialisiert und hat sich einen Namen für anspruchsvolle Projekte auf alpinen Schutzhütten gemacht.
Diese Effizienz spiegelt sich auch in der Nutzung von VenDoc wider. 2016 löste die Unternehmenssoftware bis zu fünf unterschiedlichen Tools ab und wuchs kontinuierlich mit dem Unternehmen mit. Die VenDoc-App am Smartphone erweist sich besonders im Einsatz auf Photovoltaik-Baustellen als äußerst praktisch.
ONE-STOP-SHOP
Susanne Anker ist im Unternehmen für die Zahlen verantwortlich. Dank VenDoc hat sie Artikel, Belege und Daten stets im Griff. Egal ob Angebote, Bestellungen oder Rechnungen –die Anbindung an eine Artikeldatenbank von Herstellern und Lieferanten erleichtert dabei ihre Arbeit erheblich. Der Vorteil eines (fast) papierlosen Büros ist für sie ebenfalls ein Plus. „Als wirtschaftlich orientiertes Unternehmen setzen wir auf Digitalisierung, um Zeit zu sparen. Die Betreuung durch Kufgem ist hervorragend, alles läuft reibungslos und ist auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Wir bekommen alles aus einer Hand –quasi unser One-Stop-Shop.“
FÜR DIE ZUKUNFT
Als klimaaktives Unternehmen ausgezeichnet und mit einem rein aus Elektrofahrzeugen bestehenden Fuhrpark ausge stattet, steht das Unternehmen, das seinen Strom vom Dach bezieht, für Modernität, Nachhaltigkeit und Regionalität. Mi chael und Susanne Anker verfolgen ihren Weg kontinuierlich weiter. Auch bei der Nutzung von VenDoc zeigt sich, dass die Software noch mehr für das Unternehmen bieten kann, als bisher genutzt wird. Etwa im Bereich von Auswertungen. Kuf gem unterstützt das erfolgreiche Unternehmen bei seiner Arbeit für unsere Energiezukunft.
Mehr über Strom vom Dach finden Sie unter www.stromvomdach.at
VENDOC-QUICKIES
DREI HILFREICHE TIPPS FÜR DIE
ARBEIT MIT VENDOC
1
Artikel nach Lieferanten filtern
Pioniere und Unternehmende: Michael und Susanne Anker haben sich mit ihrer Firma ein Ziel gesteckt: mit modernen, umweltfreundlichen technischen Errungenschaften wie Photovoltaikanlagen den Planeten ein Stück weit grüner und schöner zu machen. Kufgem Mitarbeiter Stefan Juffinger (rechts??) hilft dabei gern.
SOLL VENDOC AUCH IHR UNTERNEHMEN UNTERSTÜTZEN?
Informieren Sie sich jetzt bei unseren Expertinnen und Experten und profitieren Sie von unseren Lösungen aus einer Hand. Jetzt anrufen und Gesprächstermin vereinbaren.
Für den raschen Überblick über alle Artikel eines bestimmten Lieferanten sorgt das Infopanel „Erweitere Artikelsuche“ in der Arti kelliste. Hier den gewünschten Lieferanten eingeben und es werden nur noch die jewei ligen Artikel dieses Lieferanten aufgelistet.
2
Stunden- und Materialerfassung direkt vor Ort
Die VenDoc Smartphone-App erspart die Zettelwirtschaft im Büro: Zeitaufwände und benötigtes Material werden damit direkt auf der Baustelle per Smartphone erfasst und übernommen.
3
Mehrsprachige Berichte
Mit „Localizations“ können Belege in zahlreiche Sprachen übersetzt werden. Einmal konfiguriert, werden Belege sekundenschnell immer in der bei der Kundschaft hinterlegten Sprache erstellt.
KI UND IT-S CHERHEIT
MIT KÜNSTLICHER INTELLIGENZ CYBERANGRIFFE ABWEHREN
Künstliche Intelligenz wird zunehmend in IT-Sicherheitslösungen integriert. Auch Sophos, IT-Sicherheitspartner von Kufgem, setzt sie ein, um Gemeinden und Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen zu schützen.
Da Angreifer zunehmend KI einsetzen, um ihre Cyberangriffe zu optimieren, ist es nur logisch, dass auch Verteidiger auf diese Technologie setzen. Als einer der weltweit führenden IT-Sicherheitsanbieter nutzt Sophos die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz in einer Vielzahl seiner Lösungen.
WO KOMMT KI KONKRET ZUM EINSATZ?
Insbesondere im Endpoint-Bereich wird KI eingesetzt, um unbekannte Schadsoftware durch verhaltensbasiertes Erkennen zu identifizieren. So können Bedrohungen frühzeitig erkannt und bekämpft werden. Auch in den Bereichen XDR (Extended Detection and Response) und MDR (Managed Detection and Response) spielt KI eine zentrale Rolle. Hier wird KI eingesetzt, um aus großen Daten- und Informationsmengen Muster und Zusammenhänge zu erkennen. So können potenzielle Angriffe identifiziert werden, bevor sie Schaden anrichten. Ein Analyst kann diese Erkenntnisse dann weiterverarbeiten, wodurch die Reaktionszeit vom Erkennen eines Angriffs bis zum Blockieren des Angreifers deutlich verkürzt wird.
KI IN DER E-MAIL-SICHERHEIT
E-Mails, einschließlich der darin enthaltenen Links und Dateien, werden auf verdächtige Muster hin untersucht, die durch herkömmliches maschinelles Lernen allein nicht ausgemacht werden können. Dies trägt dazu bei, Phishing-Angriffe und andere Bedrohungen effizienter zu erkennen und abzuwehren.
KI IM NETZWERKBEREICH
Im Netzwerkbereich werden große Datenmengen mithilfe von KI analysiert, um Anomalien frühzeitig zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu ergreifen. Auch bei IoT Geräten, welche ohne installierten Endpoint auskommen, können dadurch potenzielle Bedrohungen entdeckt werden. Bis zu einem gewissen Grad werden diese Maßnahmen vollständig automatisiert ausgeführt, um Risiken jederzeit zu minimieren.
WARUM SETZT KUFGEM AUF SOPHOS?
Weltweit setzen über 600.000 Kundinnen und Kunden auf die Expertise von Sophos. Regelmäßig wird der IT-Sicherheitsanbieter von führenden Fachleuten, Analysten und Fachzeitschriften ausgezeichnet. Auch beim Einsatz von KI ist Sophos Vorreiter: Mehr als 500 Expertinnen und Experten beschäftigen sich bei Sophos weltweit mit den Entwicklungen in Bereichen wie Datenanalyse, Data Engineering, Data Science und Automatisierung, um maschinelles Lernen und den Einsatz von künstlicher Intelligenz in den Sicherheitslösungen weiter voranzutreiben und kontinuierlich zu verbessern.
Durch die Kombination von menschlicher Expertise und künstlicher Intelligenz können IT-Sicherheitsstrategien optimiert und IT-Systeme noch besser geschützt werden. Die IT-Sicherheitsexpertinnen und -experten von Kufgem beraten gerne zu den individuellen Einsatzmöglichkeiten in Gemeinden und Unternehmen.
Kufgem ist Platinum Partner von Sophos und trägt damit das höchstmögliche Qualitätskriterium in Österreich.
ERFOLGREICHES KUNDENTREFFEN 2024
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ FÜR GEMEINDEN
Über 360 Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhielten beim Kufgem Kundentreffen am 10. September im Kufsteiner Kultur Quartier spannende Einblicke in KI-Technologien und innovative Lösungen für die digitale Zukunft von Gemeinden.
IMPULSE UND AUSTAUSCH
Der Vortrag „Künstliche Intelligenz: Fluch oder Segen?" und die anschließende Podiumsdiskussion über den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Gemeindeverwaltung stimmten auf den Themenschwerpunkt KI ein. Im Anschluss hatten die Teilnehmenden die Gelegenheit, an den Informationsständen neue Lösungen wie k5|Next kennenzulernen und mit den Kufgem Expertinnen und Experten über aktuelle Trends zu sprechen.
NETZWERK-FRÜHSTÜCK FÜR
BÜRGERMEISTER*INNEN
Bürgermeisterinnen und Bürgermeister konnten sich bei einem Netzwerk-Frühstück austauschen. Im Fokus standen dabei rechtliche Themen wie die Cybersicherheitsrichtlinie NIS2, die DSGVO und das Informationsfreiheitsgesetz.
EIN ERFOLGREICHER TAG
Weitere Vorträge zu den Themen Cyberkriminalität, KI-Technologien für Gemeindewebsites und moderner Bürgerservice rundeten das vielseitige Programm ab. Bei einem gemütlichen Beisammensein mit Livemusik klang das Kundentreffen 2024 aus.
Kufgem Geschäftsführer Florian Schletterer zeigt sich zufrieden: „Ich freue mich sehr, dass so viele unserer Einladung gefolgt sind. Das zeugt davon, dass wir mit den präsentierten Schwerpunkthemen, allem voran KI, wie immer am Puls der Zeit sind. Digitalisierung voranzutreiben und modernste Technologien dafür einzusetzen, ist unser Leitsatz und dafür brennen wird. Die Diskussionen und intensiven Gespräche haben eindrucksvoll gezeigt, wie wichtig ein solcher Austausch für die Arbeitswelt und die digitale Zukunft unserer Kundinnen und Kunden ist.
Neue Trends und Lösungen wurden an den Informationsständen präsentiert.
Beim Netzwerk-Frühstück diskutierten Bürgermeister*innen über rechtliche Themen.
Das Kufgem Team freute sich auf einen spannenden Tag mit 360 Besucher*innen.
KOMPETENTE DIGITALISIERUNG
LAUFENDE FORTBILDUNG SICHERT KNOW-HOW
Kufgem stärkt seine Expertise in Sachen Digitalisierung: Zwei Mitarbeitende absolvierten den Lehrgang „Digital Transformation Manager“, um Gemeinden optimal bei der Digitalisierung zu unterstützen. Eine Partnerschaft mit der Digital Excellence GmbH fördert zudem den Wissensaustausch.
LEHRGANG „DIGITAL TRANSFORMATION MANAGER“
Die Kufgem-Initiative „Digitalisierung mit k5” hat das Ziel, Gemeinden durch Digitalisierung zu unterstützen und Ar beitsprozesse zu optimieren. Dafür absolvierten zwei Kufgem Mitarbeitende einen Lehrgang zum Thema „Digital Transfor mation Manager“. Dieser vermittelt theoretisches Wissen und Praxisbeispiele zu Digitalisierungsprojekten. Die im Kurs vor gestellte Methodik des „Digital Excellence Navigators“ hilft bei der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen.
Der Lehrgang wird von der Digital Excellence GmbH in Koope ration mit der Austrian Digital Value (ADV) durchgeführt, die Teilnehmenden schließen die Ausbildung mit einem Zertifikat ab.
LIZENZPARTNER
Seit Oktober 2022 ist Kufgem Lizenzpartner der Digital Excel lence GmbH. Diese Partnerschaft ist eine Initiative zur Ver tiefung des Wissens im Bereich der Digitalisierung und bie tet regelmäßige Treffen, Erfahrungsaustausch und Zugang zu Online-Tools. Vorteile der Partnerschaft sind die laufende Fortbildung, ein breites Netzwerk und die Möglichkeit, eigene Fälle mit Fachkolleginnen und -kollegen zu besprechen und zu analysieren.
ÜBER DIE DIGITAL EXCELLENCE GMBH
Die Digital Excellence GmbH ist auf Wissensaufbau, Training und Beratung im Bereich Digitalisierung spezialisiert. Die Organisation unterstützt bei der Unternehmensentwicklung, Strategieberatung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Der Fokus liegt auf der Bereitstellung von Methoden und Werkzeugen für das Management von Digitalisierungsprogrammen.
Elena Ongaro und Markus Schwab absolvierten den Lehrgang „Digital Transformation Manager“. Mit ihrem Wissen unterstützen sie Gemeinden bei der Digitalisierung.
Lehrlinge kommen noch dazu
NEU IN UNSEREM
E-Government
Magdalena Millinger GIS, k5 Verfahren
Nico Ilkenhans IT-Technik
Manuel Foidl k5
Jessica Lozano Verwaltung
Felix Alexander Bauer GIS, k5 Verfahren
LEHRLINGE ERHALTEN S ZIALZERTIFIKAT
AUSBILDUNG VON KUFGEM UND STIHL TIROL
LEHRLINGEN DURCH YOUNGCARITAS TIROL
Im Rahmen des Sozialzertifikats der youngCaritas Tirol werden Lehrlinge, Auszubildende und Trainees in drei Modulen in wichtigen sozialen Kompetenzen geschult. Insgesamt zehn Lehrlinge von Kufgem und dem Gartengeräte-Hersteller STIHL Tirol haben in den vergangenen drei Jahren alle Module mit großem Engagement absolviert und wurden im Juni 2024 mit dem Sozialzertifikat ausgezeichnet.
MODULARE AUSBILDUNG ÜBER
DREI JAHRE
Die Ausbildung startete 2021 mit einem Auftakt workshop rund um die drei zentralen Bereiche Kommunikation, Konfliktfähigkeit und Teamfä higkeit. Beim „Begegnungstag mit Menschen am Rand – aus Krisen lernen“ erhielten die Lehrlinge von Caritas-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern Einblicke in die Themen Sucht, Obdachlosigkeit und Altwerden. Ziel war es, die Auszubildenden für schwierige Lebenssituationen zu sensibilisieren.
Nach einem Besuch im Caritas-Zentrum Zillertal und einem Workshoptag zu den Themen „Unser kleines Dorf GLOBO“ und „Psyche ist sichtbar“ sowie dem „Rundgang der Not“ absolvierten die zehn Lehrlinge einen eintägigen Crashkurs in Projektmanagement, bei dem sie eigene Projektideen entwickelten. Im April 2024 setzten die Lehrlinge gemeinsam mit dem Caritas-Zentrum Zillertal zwei ihrer sozialen Projektideen um. Eine Gruppe baute mit den Klientinnen und Klienten der Tagesstätte ein Insektenhotel, die andere mit den Kindergartenkindern ein Weidenhaus im Außenspielbereich des Kindergartens.
„Ich habe auf jeden Fall von der Ausbildung bei der youngCaritas Tirol profitiert“, ist Kufgem Lehrling David Wurzer überzeugt. „Die Workshops haben uns viele Themen nähergebracht, mit denen wir sonst nicht so intensiv in Kontakt gekommen wären.“ Sein Kollege Jonas Steindl ergänzt: „Bei der Umsetzung unserer Projekte hat mir die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sehr gut gefallen und auch persönlich sehr viel gebracht.“
FEIERLICHER ABSCHLUSS
Der Abschluss wurde mit der offiziellen Übergabe der Zertifikate im Juni 2024 gefeiert. Dabei präsentierten die Lehrlinge ihre Projektergebnisse. Anschließend überreichten Caritas-Direktorin Elisabeth Rathgeb, Kufgem Geschäftsführer Florian Schletterer und Thilo Foersch, stellvertretender Geschäftsführer von STIHL Tirol, die Zertifikate.
INTERESSE?
Interessierte Jugendliche können sich jederzeit bei der Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem über offene Lehrstellen informieren: www.lehrling.tirol
Caritas Direktorin Elisabeth Rathgeb, Lehrlinge STIHL Tirol und Kufgem, Geschäftsführer Kufgem Florian Schletterer, stellv. Geschäftsführer STIHL Tirol Thilo Foersch
