QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO
Módulo II – O Sistema de Certificação das Entidades Formadoras
Unidade 2 – Os Requisitos da Certificação
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
ÍNDICE
Pág. Objetivos pedagógicos
3
Conteúdos programáticos
3
Introdução
5
1. Enquadramento do sistema de certificação
6
2. Da acreditação à certificação: mudança de paradigma e principais alterações
9
2.1- Objetivos do novo sistema de certificação
9
2.2- Em que consiste a mudança de paradigma de acreditação para certificação?
10
2.3- Quais os destinatários da certificação?
12
2.4- O que é abordagem por processos?
13
3. Os requisitos de certificação
16
3.1- Requisitos prévios
17
3.2- Requisitos do referencial de qualidade
18
3.3- Análise detalhada de cada requisito
20
4. Ferramentas de planeamento e gestão
33
Em Síntese
41
Anexo
42
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OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de:
Enquadrar o novo Sistema de Certificação de Entidades Formadoras no âmbito da Reforma da Formação Profissional e no Sistema Nacional de Qualificações;
Reconhecer as diferenças entre o sistema de acreditação e a certificação;
Identificar os objetivos do novo sistema de certificação;
Reconhecer os princípios e conceitos fundamentais associados ao Sistema de Certificação de Entidades Formadoras da DGERT;
Identificar e caracterizar os requisitos prévios e específicos da Qualidade associados à certificação das entidades formadoras.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS O Sistema de Certificação das Entidades Formadoras Enquadramento no Quadro Europeu de Referência da Qualidade da Educação e Formação (EQARF) O Ciclo da Qualidade e a abordagem por processos Objetivos do novo Sistema de Certificação Aspetos distintivos face ao modelo da Acreditação
Os Requisitos de Certificação Os requisitos prévios Os requisitos do referencial de Qualidade . Estrutura e Organização Internas . Processos no Desenvolvimento da Formação .. Planificação e gestão da atividade formativa: - Plano de intervenção estratégico; - Diagnóstico de necessidades de competências; - Plano de formação.
.. Conceção e desenvolvimento da atividade formativa - Diagnóstico de necessidades formativas;
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- Referencial de objetivos; - Itinerários e programas formativos; - Metodologias e estratégias pedagógicas; - Constituição da equipa técnico-pedagógica; - Acompanhamento da formação; - Avaliação da aprendizagem, da formação e da qualidade da formação; - Formas de organização da formação: a formação presencial e a distância.
Regras de Funcionamento - Organização dos dossiers técnico-pedagógicos; - Elaboração de contratos de formação; - Tratamento de reclamações.
Resultados e Melhoria Contínua - Análise dos resultados; - Acompanhamento pós-formação; - Outros aspetos da melhoria contínua.
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INTRODUÇÃO Vimos já no Módulo I que, nos últimos anos, em Portugal, se iniciou um movimento de reforma da formação profissional e do próprio Sistema de Qualificações, procurando responder a dois desafios fundamentais: Assegurar um aumento significativo do acesso dos cidadãos à formação inicial e contínua, na perspetiva de melhoria das suas qualificações e de aprendizagem ao longo da vida;
Assegurar a relevância e qualidade do investimento em formação, concentrando esse esforço na formação mais crítica à competitividade e necessidades das empresas e à empregabilidade dos trabalhadores.
A promoção da qualidade da formação constitui uma das linhas estratégicas para o cumprimento dos objetivos traçados na agenda da reforma da formação profissional, a par, sobretudo, da estruturação da oferta formativa e da definição de prioridades e modelos de financiamento adequados, visando facilitar o acesso e estimular a procura de formação e garantindo a sua relevância e certificação.
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1. ENQUADRAMENTO DO SISTEMA DE CERTIFICAÇÃO Em 2009, na sequência do processo de reforma do sistema de educação e formação preconizado pela União Europeia, o Parlamento Europeu e o Conselho publicaram uma recomendação para todos os estados membros, sobre a Criação de um Quadro de Referência de Garantia da Qualidade para a Educação e Formação Profissionais (no original European Quality Assurance in Vocational Education and Training – EQAVET)1. (Recomendação 2009/C 155/01).
Portugal, seguindo esta recomendação, encetou os primeiros passos para desenvolver o seu Sistema Nacional de Garantia da Qualidade, baseado nos pressupostos definidos no EQAVET.
Este Quadro de Referência de Garantia da Qualidade para a Educação e Formação Profissionais, constitui-se como um instrumento para a melhoria contínua da educação e formação profissional, baseado num ciclo de qualidade
que
estabelece
uma
inter-relação
entre
planeamento,
implementação, avaliação e revisão/ atualização.
Planeamento
(PLAN) Ciclo PDCA
Revisão
METODOLOGIA
(ACT)
Avaliação (CHECK) 1
Acessível em http://www.eqavet.eu/
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Implementação
(DO)
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O nosso sistema de garantia da qualidade para a educação e formação profissional é diverso no que respeita aos modelos de organização adotados e aos atores envolvidos, consoante o subsistema de ensino e formação profissional que tomemos em consideração. Contudo, na diversidade existente é possível distinguir dois espaços de regulação:
i) Um relativo aos estabelecimentos de ensino tutelados pelo Ministério da Educação; ii) Outro relativo às entidades de formação profissional tuteladas pelo Ministério da Economia e do Emprego.
Apesar desta diferenciação, no seu conjunto, as disposições reguladoras aplicáveis, os procedimentos e as metodologias adotadas, partilham um conjunto de princípios comuns que importa situar em primeiro lugar.
No caso do sistema educativo, nos
seus
vários
níveis
–
educação pré-escolar, ensinos básico e secundário, a garantia da
qualidade,
atribuída
a
integrado
no
encontra-se
um
organismo
Ministério
da
Educação, a Inspeção Geral da Educação (IGE)2. No caso do ensino superior, o organismo responsável pela garantia da qualidade
é
Agência
de
Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES)3.
2
Consulte o Quadro de Referencia e outros instrumentos de avaliação das Escolas, disponíveis em
www.ige.min-edu.pt 3 Acessível em : http://www.a3es.pt/
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No que se refere às entidades formadoras, tanto a sua constituição, como o desenvolvimento e avaliação da sua atividade, são da competência DirecçãoGeral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT).
O objetivo de reforçar a qualidade da formação profissional exige a promoção de um sistema eficaz de avaliação e o reconhecimento da capacidade e competências técnicas e pedagógicas das entidades formadoras, com vista a melhorar em permanência as práticas e os resultados da formação desenvolvida.
É assim neste contexto que, a par de outros mecanismos, surge o Sistema de Certificação de Entidades Formadoras, enquanto mecanismo de garante da qualidade do Sistema Nacional de Qualificações em Portugal.
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2. DA ACREDITAÇÃO À CERTIFICAÇÃO: MUDANÇA DE PARADIGMA E PRINCIPAIS ALTERAÇÕES
2.1- OBJETIVOS DO NOVO SISTEMA DE CERTIFICAÇÃO A melhoria da capacidade, qualidade e fiabilidade do serviço de formação prestado pelas entidades formadoras, constitui o objetivo central do Sistema de Certificação. De facto, a certificação poderá constituir-se como um fator distintivo no mercado e como a garantia de um claro compromisso com uma oferta de maior qualidade para os clientes finais da formação.
De acordo com a Portaria n.º 851/2010, são definidos os seguintes objetivos para o Sistema de Certificação:
Promover a credibilização das entidades formadoras que operam no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações.
Contribuir para que o financiamento das atividades formativas tenha em conta a qualidade da formação ministrada e os seus resultados.
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2.2- EM QUE CONSISTE A MUDANÇA DE PARADIGMA DE ACREDITAÇÃO PARA CERTIFICAÇÃO?
O
atual
Sistema
de
Certificação
de
Entidades Formadoras, regulamentado pela Portaria n.º 851/2010, é o sucessor do Sistema
de
Acreditação
de
Entidades
Formadoras que vigorou durante treze anos.
Decorrente da mudança do sistema, o processo de acreditação, que anteriormente estava associado a domínios de intervenção no ciclo formativo (Planeamento de intervenções ou atividades formativas; conceção de intervenções, programas, instrumentos e suportes formativos; organização e promoção de intervenções ou
atividades formativas; desenvolvimento/
execução de intervenções ou atividades formativas; acompanhamento e avaliação das intervenções ou atividades formativas, e formação a distância), passa a ser um reconhecimento global da capacidade da entidade formadora, concedido por áreas de educação e formação nas quais a entidade desenvolve a sua atividade. A Classificação Nacional das Áreas de Educação e Formação (CNAEF) 4, constitui o referencial adotado pela DGERT para a classificação das áreas de educação e formação para efeitos de certificação das entidades formadoras (a portaria respetiva está disponível nos recursos).
A certificação por áreas significa uma intervenção especializada da entidade formadora em determinadas áreas temáticas e exige a avaliação técnica específica de dimensões como a adequação dos programas e conteúdos de formação, as competências técnicas dos formadores e os requisitos técnicos mínimos das instalações e equipamentos.
4 Portaria n.º 256/2005, de 16 de Março
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O Sistema de Certificação de Entidades Formadoras, resultante da reestruturação do anterior sistema de acreditação, traduz um modelo de avaliação assente no estabelecimento de condições mínimas promotoras e reveladoras de qualidade, no acompanhamento mais regular e direto dos contextos e práticas de formação e na capacidade acrescida de avaliar e promover os seus resultados.
Assim, para a obtenção da certificação, as entidades formadoras devem demonstrar o cumprimento de um conjunto de condições que determinam a qualidade da prestação do seu serviço de formação, que mais à frente iremos detalhar. O princípio de mudança do Sistema de Certificação assenta numa orientação clara para a melhoria da qualidade da formação, traduzida em dois aspetos centrais: 1. No reforço da capacidade das entidades formadoras Através da definição de um conjunto de condições que a entidade formadora deve deter para assegurar uma intervenção formativa de qualidade, nas áreas de educação e formação em que for certificada. Estas condições traduzem-se nos requisitos de certificação que se dividem em requisitos prévios e requisitos do referencial de qualidade. 2. No acompanhamento regular da sua atividade Através da realização de auditorias regulares à entidade formadora certificada para avaliar o cumprimento dos requisitos de certificação e os resultados da sua atividade, permitindo o acompanhamento e a monitorização do seu desempenho.
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Aspetos distintivos face ao modelo da Acreditação Acreditação
Certificação
Acreditação por Domínios
Certificação sem distinção de Domínios
Áreas de Educação e Formação – a título informativo
Certificação efetiva por Áreas de Educação e Formação
Acreditação em Formação a Distância
Deixa de existir esta distinção
O referencial é um documento técnico da DGERT
A Portaria integra os requisitos prévios e o referencial de qualidade de certificação, identificando os requisitos, critérios de apreciação e fontes de verificação
Pedido de Acreditação em suporte documental
Pedido on-line e verificação por Auditoria Externa
Acreditação sujeita a prazo de 1 ou 3 anos
Deixa de haver prazo
Pedido de acreditação sem custos
Pedido e Auditorias sujeitos a taxas
Entidades acreditadas sujeitas a acompanhamento por amostragem
Entidades certificadas sujeitas a Auditoria: Anual e a todas as Entidades
2.3- QUAIS OS DESTINATÁRIOS DA CERTIFICAÇÃO A certificação de entidade formadora pode ser concedida
a
regularmente Portugal
qualquer constituída
continental
e
entidade e
privada,
registada
que
em
desenvolva
atividades formativas no território nacional.
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As entidades de direito público ou entidades de direito privado que prossigam fins públicos apenas podem obter a certificação ao abrigo desta Portaria se desenvolverem atividades formativas diversas das previstas na respetiva lei orgânica, diploma de criação, homologação, autorização de funcionamento ou outro regime especial aplicável.
Além disso, a Certificação é requisito essencial para:
Financiamento Público da respetiva atividade formativa
Considerar a formação profissional Certificada, nos termos do Sistema Nacional de Qualificações
2.4- O QUE É ABORDAGEM POR PROCESSOS? Um dos principais aspetos distintos no sistema de Certificação é a nova abordagem, designada por Abordagem por Processos. Esta metodologia de trabalho deriva dos Sistemas de Gestão da Qualidade, e suporta-se num conjunto de conceitos que importa clarificar.
De acordo com a ISO 9000:2008, um processo é qualquer atividade que recebe inputs e os transforma em outputs com valor acrescentado.
Outros autores, descrevem um processo como:
Grupo organizado de atividades relacionadas que, juntas, criam um resultado de valor para o cliente. Michael Hammer
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Ordenação específica das atividades de trabalho, no tempo e no espaço, com um começo, um fim e inputs e outputs claramente identificados. Thomas Davenport
Todos os processos estão inseridos num processo maior e, por sua vez, podem ser decompostos em subprocessos, ou procedimentos.
Abordagem por processos
Qualquer organização é um conjunto de processos, sendo estes tarefas realizadas naturalmente que produzem mais valias, servindo clientes e gerindo receitas. Monitorizar e registar estas atividades é a chave para o sucesso de qualquer organização.
Em termos de implicações práticas, a abordagem por processos obriga à:
Definição sistemática das atividades necessárias à prossecução de um objetivo/resultado; Definição clara de competências e de responsabilidades pelas atividades-chave de gestão; - 14 -
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Análise e medida do desempenho das atividades-chave; Identificação dos interfaces das atividades-chave, dentro e entre as diversas funções existentes na organização; Focalização em fatores como recursos, métodos e materiais que irão contribuir para o desenvolvimento das atividades-chave; Avaliação de riscos, consequências e impacto das atividades sobre os clientes, fornecedores e demais partes interessadas.
No caso das entidades formadoras, os processos, tal como vimos na unidade 1, estão diretamente associados às fases do Ciclo Formativo. Estes processos e procedimentos são alvo de maior desenvolvimento nesta unidade formativa.
Dada a proximidade com a metodologia da gestão da qualidade, no ponto 3 deste Manual apresentam-se algumas das principais ferramentas da qualidade e ainda regras de utilização.
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3. OS REQUISITOS DE CERTIFICAÇÃO Para obter a certificação, a entidade formadora deve demonstrar o cumprimento de um conjunto de condições (requisitos) que determinam a qualidade da prestação do seu serviço de formação. Os requisitos de certificação aplicam-se a todas as entidades que solicitem certificação e às entidades certificadas para efeitos da manutenção desse reconhecimento.
Os requisitos de certificação dividem-se em: o Requisitos prévios o Requisitos do Referencial de Qualidade
Os requisitos prévios são condições legais de base que permitem que a entidade formadora requeira a certificação. Os requisitos do referencial de qualidade são características ou condições mínimas de estruturação da entidade formadora e devem traduzir a capacidade instalada e práticas constantes da mesma.
Todos os requisitos são de cumprimento obrigatório e a observação de incumprimento dos mesmos pode determinar, consoante a gravidade e o momento em que ocorrer, o indeferimento do pedido de certificação ou a revogação desta.
Os quadros seguintes contêm um resumo simplificado dos requisitos de certificação previstos na Portaria n.º 851/2010, de 6 de Setembro. Para uma melhor compreensão das condições exigidas à entidade formadora para concessão do estatuto de certificação, apresenta-se com maior detalhe os requisitos prévios e os requisitos do referencial de qualidade, bem como as respetivas fontes de verificação e critérios de apreciação a adotar pela DGERT.
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3.1- REQUISITOS PRÉVIOS
a) Situação devidamente regularizada em matéria de constituição e registo da entidade formadora
b) Ausência de suspensão ou interdição de exercício de actividade
c) Situação tributária e contributiva regularizada perante a administração fiscal e a segurança social
d) Inexistência de dívidas por regularizar relativas a apoios financeiros comunitários ou nacionais
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3.2- REQUISITOS DO REFERENCIAL DE QUALIDADE a) REQUISITOS DE ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO INTERNAS
Quadro-resumo
Espaços e equipamentos
Recursos Humanos
• Espaço de atendimento ao público/clientes • Salas de formação teórica • Salas de formação em informática • Espaços e equipamentos para formação prática • Instalações sanitárias • Características dos espaços: áreas, mobiliário, equipamentos, condições ambientais e de higiene e segurança, acessibilidade a pessoas com necessidades especiais
• Gestor de formação (a tempo completo e com vínculo contratual) • Coordenador pedagógico (com funções regulares e com vínculo contratual) • Formadores • Outros agentes • Atendimento diário (a tempo completo em todos os locais de atendimento ao público) • Serviço de contabilidade • No caso de formação a distância, colaborador com formação/experiência específica
- 18 -
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b) REQUISITOS DE PROCESSOS NO DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO
Planificação e gestão da atividade formativa •Definição do projeto formativo •Elaboração do Plano de atividades/plano de formação Conceção e desenvolvimento da atividade formativa •Definição de objetivos, conteúdos e estratégias de aprendizagem •Aplicação de métodos e instrumentos pedagógicos •Aplicação de métodos e instrumentos de seleção •Aplicação de métodos e instrumentos de acompanhamento e avaliação Regras de funcionamento da atividade formadora Organização do dossier técnico-pedagógico Contratos de formação
Tratamento de Reclamações
c) REQUISITOS DE RESULTADOS E MELHORIA CONTÍNUA
1. Análise de resultados
• Balanço de actividades anual
2. Acompanhamento pósformação
• Acompanhamento do percurso pósformação e análise dos resultados
3. Melhoria contínua
• Avaliação regular do desempenho como entidade formadora (autoavaliação e avaliaçao externa) • Adoção de medidas corretivas e de melhoria
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Seguidamente, analisaremos em mais detalhe cada um dos requisitos.
3.3- ANÁLISE DETALHADA DE CADA REQUISITO I — Requisitos de estrutura e organização internas A — Recursos humanos
As entidades formadoras devem garantir a existência de recursos humanos em número adequado e com as competências adequadas às atividades formativas a desenvolver, e em sintonia com as áreas de educação e formação requeridas para certificação. Para tal, são considerados como requisitos mínimos: Qualificações e Função
Atribuições
experiência exigidas
Habilitação de nível
superior, experiência
formação
Política de
Podem as
formação;
funções ser a
Planeamento,
tempo completo
na área da gestão e
execução,
ou parcial desde
organização da formação.
acompanhamento,
que assegure
Considera-se experiência
controlo e
todo o período
profissional adequada
avaliação do plano
de
três anos de funções
de atividades;
funcionamento
Gestão dos
da entidade, ao
formação adequada a
recursos afetos à
abrigo de
formação na área da
atividade formativa;
vínculo
Gestão das
contratual;
profissional ou formação
Um gestor de
Tipo de vínculo
/Responsabilidades
técnicas. Considera-se
gestão e organização da
formação e,
relações externas
eventualmente, na área
relacionadas com a
ser exercida em
pedagógica, com duração
atividade formativa
acumulação.
mínima de 150 horas.
respeitantes à mesma.
- 20 -
A função pode
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Apoio à gestão da
Habilitação
de
superior
experiência
regularmente
Acompanhamento
funções ao
profissional ou formação
pedagógico de
abrigo de
adequada.
ações de
vínculo
Considera-se experiência
formação;
contratual;
profissional Um
Deverá prestar
formação;
e
nível
adequada
Articulação com
A função pode
três anos de funções no
formadores e
ser exercida em
coordenador
desenvolvimento
outros agentes
acumulação.
pedagógico
atividades pedagógicas.
envolvidos no
Considera-se
formação
processo
adequada
profissio-
formativo, que
a
de
nalização no ensino ou
preste
outra formação pedagó-
regularmente
gica com duração mínima
funções ao abrigo
de 150 horas.
de vínculo contratual.
Formação técnica
científica e
pedagógica
adequadas área
ou
para
de
cada
educação
formação
para
a
e
qual
solicite certificação.
Formadores
Pelo menos metade das
Monitoragem/
horas anuais de formação
Dinamização das
deve ser assegurada por
ações de formação
formadores
com
experiência
profissional
mínima
três
de
-
anos
adequada para a área em que
a
formação
se
desenvolve. Tutores, mediadores e outros agentes envolvidos no processo
Qualificações adequadas às modalidades, formas de organização e destina-
Tutoria/mediação das
tários da formação.
formativo
- 21 -
ações de formação
-
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A tempo completo, Administrativo/ colaborador que assegure o
em qualquer estabeQualificação e
lecimento
experiência adequada
ocorra
atendimento
em
que
contacto
direto com o público.
Serviço de contabilidade Fontes de verificação: curriculum vitae; certificado de habilitações e de formação profissional; contrato escrito constitutivo do vínculo contratual.
B — Espaços e equipamentos
A entidade deve assegurar a existência de instalações específicas, coincidentes ou não com a sua sede social, e equipamentos adequados às intervenções a desenvolver, de acordo com a especificidade da área de educação e formação.
As instalações e os equipamentos podem ser propriedade da entidade, locados ou cedidos, ou ainda pertencentes a empresa ou outra organização a que a entidade preste serviços de formação, e devem ter os seguintes requisitos mínimos:
Espaços e equipamentos
Características
Identificação da entidade e horário de atendimento visíveis do exterior; Espaços de atendimento ao público com as seguintes características
Área e mobiliário adequados ao atendimento com comodidade e privacidade; A entidade formadora cuja atividade se dirija apenas a outras empresas ou organizações deve assegurar a existência de um local de atendimento de clientes, devidamente identificado.
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Área útil de 2 m2 por formando; Condições ambientais adequadas (luminosidade, temperatura, ventilação e insonorização); Condições de higiene e segurança; Salas de formação teórica
Salas equipadas de forma a permitir o uso de equipamentos de apoio, tais como: vídeoprojetor, computador, retroprojetor, quadro, televisão, câmara de vídeo; Mobiliário adequado, suficiente e em boas condições de conservação. Área útil de 3 m2 por formando; Salas equipadas de forma a permitir o uso de equipamentos de apoio tais como: painel de projeção, computadores (um
Salas de formação em informática
computador por cada dois formandos e um computador para o formador), monitores policromáticos, impressoras; Computadores equipados com software específico para as áreas a desenvolver; Ligações em rede local e acesso à Internet. Devem ter em conta os requisitos previstos na legislação específica existente. Em casos de especial relevância e na
Os espaços e equipamentos para a componente prática
ausência
de
equipamentos
legislação, podem
os
ser
requisitos
dos
determinados
espaços
pela
e
entidade
certificadora, nomeadamente com base nas melhores práticas observadas tendo em conta os resultados da formação, ouvido o correspondente conselho setorial para a qualificação. Compartimentos proporcionais ao número de formandos e diferenciados por sexo, localizadas de modo a não perturbarem o funcionamento dos espaços de formação. Os acessos aos edifícios, os espaços de atendimento do
Instalações sanitárias
público, as salas de formação teórica ou de formação em informática, os espaços para a componente prática e as instalações sanitárias para uso de formandos devem satisfazer os requisitos de acessibilidade a pessoas com necessidades especiais exigidos pelo Decreto-Lei n.º 163/2006, de 8 de Agosto, a partir dos prazos estabelecidos neste diploma.
Fontes de verificação: verificação in loco de instalações e equipamentos; documentos comprovativos de que a entidade é proprietária, locatária ou está autorizada a usar esses bens; prova da data de início da construção do edifício em que a entidade formadora tenha instalações de formação, para determinar o regime de acessibilidade aplicável.
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Nos Anexos, encontra-se o perfil do Gestor da Formação. Consulte também os restantes perfis das funções associadas às atividades formativas:
Formador Tutor/Formador em contexto de trabalho Formador de formadores Concetor de recursos técnico-pedagógicos
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II — Requisitos de processos no desenvolvimento da formação
A — Planificação e gestão da atividade formativa.
O referencial de Qualidade define um conjunto de requisitos associados à planificação e gestão da atividade formativa, nomeadamente:
Atividades a realizar
Elementos a considerar
Plano de atividades anual,
a) Caracterização da entidade
a)
demonstrativo
das
e da sua atividade;
projetos
competências
de
b) Projetos a desenvolver em
coerência dos mesmos;
atividade
coerência com a estratégia e
b) Adequação dos objetivos e
o
respetivos
planeamento formativa
da
contexto
de
Critérios de avaliação
atuação,
Fundamentação a
dos
desenvolver
indicadores
e
de
respondendo a necessidades
acompanhamento;
territoriais e setoriais;
c) Adequação dos recursos
c) Objetivos e resultados a
humanos e materiais a afetar
alcançar, com os respetivos
aos projetos tendo em conta
indicadores
as áreas de educação e
de
acompanhamento; d)
Recursos
materiais
a
humanos
e
d)
Definição
clara
das
aos
responsabilidades e tarefas
projetos, tendo em conta as
estabelecidas no âmbito de
áreas
parcerias
de
afetar
formação envolvidas;
educação
e
formação;
celebrados
e) Parcerias e protocolos.
entidades.
ou com
protocolos outras
Fontes de verificação: plano de atividades; plano de formação; levantamento de necessidades; estudos; parcerias e protocolos.
B — Conceção e desenvolvimento da atividade formativa
De igual modo, a entidade deve demonstrar que as ações de formação que desenvolve são adequadas aos objetivos e destinatários da formação e se estruturam com base nas seguintes fases:
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Aspetos a contemplar a) Definição das competências a desenvolver pelos formandos; b) Definição dos objetivos de aprendizagem a atingir pelos formandos; c) Definição dos itinerários de aprendizagem com a identificação dos módulos e sua sequência pedagógica no programa de formação; d) Identificação e aplicação de estratégias de aprendizagem baseadas em métodos, atividades e recursos técnico -pedagógicos; e) Identificação e aplicação da metodologia e instrumentos de seleção de formandos e formadores (quando aplicável); f) Identificação e aplicação da metodologia e instrumentos de acompanhamento a utilizar durante e após a formação nomeadamente de empregabilidade e inserção profissional; g) Identificação e aplicação das metodologias e instrumentos de avaliação da aprendizagem e de satisfação da formação; h) Identificação e aplicação de critérios de seleção das entidades recetoras de formandos para desenvolvimento da formação prática em contexto de trabalho (quando aplicável); i) Definição e aplicação de planos pedagógicos de formação prática em contexto de trabalho, que contemplem os mecanismos de acompanhamento e avaliação dos estágios (quando aplicável). Quando se trate de formação inserida no Catálogo Nacional de Qualificações, terá por base os respetivos referenciais de formação. Para a forma de organização de formação a distância a entidade deve assegurar ainda: a) Conteúdos de aprendizagem estruturados segundo as normas internacionais específicas que evidenciem, nomeadamente, autonomia, interatividade e navegabilidade interna; b) Um sistema de tutoria activa; c) Controlo da evolução da aprendizagem pelo formando através do retorno dos resultados da avaliação. Recursos técnico.pedagógicos: A entidade deve demonstrar que concebe ou adequa recursos técnico-pedagógicos para ações de formação que desenvolve, que serão avaliados ao nível de: a) Organização da informação, tendo em conta a clareza da estrutura e a organização e homogeneidade dos conteúdos; b) Apresentação, atratividade e legibilidade; c) Facilidade de utilização; d) Identificação das fontes utilizadas e aconselhadas. Fontes de verificação: programas de formação; planos de sessão e outros instrumentos técnicos; recursos técnico-pedagógicos; dossier técnico -pedagógico; relatórios de seleção; relatórios de acompanhamento e avaliação; relatórios de estágio; dispositivo de formação, plataforma tecnológica, eventuais protocolos ou contratos no caso da formação a distância.
Em anexo apresentam-se alguns exemplos de produtos associados:
Programa de formação Recurso técnico pedagógico (Ficha de exploração de filme pedagógico)
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C — Regras de funcionamento aplicadas à atividade formativa
Outro dos aspetos a considerar nos requisitos obrigatórios são as regras de funcionamento
aplicáveis
à
sua
atividade
formativa.
As
regras
de
funcionamento devem considerar todos os intervenientes no processo formativo, desde formandos a formadores. Em geral, as regras constam no Regulamento da Formação e podem ser disponibilizados aquando do início da prestação do serviço, mas devem também estar acessíveis através dos sítios da internet da entidade formadora.
Aspetos a contemplar Eis os elementos a ter em consideração: a) Requisitos de acesso e formas de inscrição; b) Critérios e métodos de seleção de formandos; c) Condições de funcionamento da atividade formativa, nomeadamente definição e alteração de horários, locais e cronograma, interrupções e possibilidade de repetição de cursos, pagamentos e devoluções; d) Deveres de assiduidade; e) Critérios e métodos de avaliação da formação; f) Descrição genérica de funções e responsabilidades; g) Procedimento de tratamento de reclamações. No caso de formação a distância, o regulamento deve ainda regular os serviços pedagógicos e as atividades desempenhadas pelos tutores, bem como o trabalho individual e em equipa dos formandos, caso se aplique. A entidade deve assegurar a divulgação do regulamento de funcionamento a clientes, colaboradores e outros agentes. Quando a formação é dirigida ao público em geral, o regulamento deve estar acessível no local de atendimento, ou na plataforma tecnológica para intervenções de formação a distância. Fontes de verificação: regulamento de funcionamento da formação; suportes de divulgação; sítio da Internet.
Em anexo apresenta-se um exemplo de Regulamento da Formação.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
D — Dossier técnico-pedagógico
O
Dossier
técnico-pedagógico
constitui-se
como
um
dos
produtos
fundamentais do processo de gestão da formação e deve ser constituído um dossier por cada ação de formação. Deverá conter a seguinte informação:
Aspetos a contemplar a) Programa de formação; que inclua informação sobre objetivos gerais e específicos, destinatários, modalidade e forma de organização da formação, metodologias de formação, critérios e metodologias de avaliação, conteúdos programáticos, carga horária, recursos pedagógicos e espaços; b) Cronograma; c) Regulamento de desenvolvimento da formação; d) Identificação da documentação de apoio e dos meios áudio-visuais utilizados; e) Identificação do coordenador, dos formadores e outros agentes; f) Fichas de inscrição dos formandos, ou lista nominativa em caso de designação pelo empregador; g) Registos e resultados do processo de seleção, quando aplicável; h) Registos do processo de substituição, quando aplicável; i) Contratos de formação com os formandos e contratos com os formadores, quando aplicável; j) Planos de sessão; l) Sumários das sessões e registos de assiduidade; m) Provas, testes e relatórios de trabalhos e estágios realizados, quando aplicável; n) Registos e resultados da avaliação da aprendizagem; o) Registo da classificação final, quando aplicável; p) Registos e resultados da avaliação de desempenho dos formadores, coordenadores e outros agentes; q) Registos e resultados da avaliação de satisfação dos formandos; r) Registos de ocorrências; s) Comprovativo de entrega dos certificados aos formandos; t) Relatório final de avaliação da ação; u) Relatórios de acompanhamento e de avaliação de estágios, quando aplicável; v) Resultados do processo de seleção de entidades recetoras de estagiários, quando aplicável; x) Atividades de promoção da empregabilidade dos formandos, quando aplicável; z) Relatórios, atas de reunião ou outros documentos que evidenciem atividades de acompanhamento coordenação pedagógica; aa) Documentação relativa à divulgação da ação, quando aplicável. No caso de ação promovida por entidade distinta da entidade formadora, alguns requisitos referidos nas alíneas anteriores podem ser inaplicáveis tendo em conta a duração ou a forma de organização da ação, devendo o empregador e a entidade formadora declarar conjuntamente os fundamentos da não aplicação. Fontes de verificação: dossier técnico-pedagógico; bases de dados e outros suportes informáticos.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
E — Contratos de formação
A entidade formadora deve actuar de acordo com as normas legais e cumprindo as obrigações a que se comprometa contratualmente.
Assim, a entidade necessita de contratualizar as suas relações com os formandos individuais externos ou com os clientes institucionais. Aspetos a contemplar a) Identificação da entidade formadora e do formando, a designação da acção e respectiva duração bem como as datas e locais de realização b) Direitos e deveres das partes c) Condições de frequência das acções, nomeadamente assiduidade, pagamentos e devoluções ou bolsas de formação d) Número da apólice do seguro de acidentes pessoais e) Datas de assinatura e de início de produção de efeitos e duração do contrato O contrato entre a entidade formadora e a entidade promotora contempla, nomeadamente: a) Identificação da entidade formadora e da entidade cliente b) Número de formandos, a designação da acção e respectiva duração, bem como as datas e locais de realização da formação c) Condições de prestação do serviço d) Número da apólice do seguro de acidentes de trabalho ou acidentes pessoais e) Datas de assinatura e de início de produção de efeitos e duração do contrato Fontes de verificação: contrato de formação; contrato com a entidade empregadora; apólice do seguro.
Em anexo apresenta-se um exemplo de contrato de formação.
A contratualização não consta do requisito, mas é aconselhável, quando exista recurso a colaboradores externos, colectivos ou individuais e sempre que a entidade estabeleça acordos e parcerias com relevância para a actividade formativa F — Tratamento de reclamações
A entidade deve ter livro de reclamações nas situações em que a lei o exige e proceder de acordo com a legislação aplicável, nomeadamente no que respeita a divulgar e facultar o acesso ao livro e ao tratamento das reclamações. Nos demais casos, deve possuir um procedimento próprio e divulgado de - 29 -
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
tratamento de reclamações, que deve conter, nomeadamente, a seguinte informação:
Informação a constar: a) Forma de apresentação das reclamações; b) Prazo e forma de resposta; c) Registos do tratamento efetuado e de medidas tomadas. Fontes de verificação: livro de reclamações; registo de tratamento efetuado
III — Requisitos de resultados e melhoria contínua A — Análise de resultados
De acordo com os requisitos da Qualidade, está previsto que a entidade deva proceder à análise e avaliação dos resultados da atividade formativa que desenvolve, traduzindo -os num produto fundamental: o balanço de atividades.
Este documento deverá integrar os seguintes elementos:
Atividade a realizar
Elementos a considerar a) Execução física dos projetos;
Balanço de atividades com regularidade
b) Avaliação de cumprimento dos objetivos e
anual, tendo por base o definido no plano de
resultados planeados;
atividades
c) Resultados da avaliação do grau de satisfação de clientes e formandos, bem como de
coordenadores,
formadores
e
outros
colaboradores; d) Resultados do tratamento de reclamações; e) Resultados relativos à participação e conclusão
das
ações
de
formação,
desistências e aproveitamento dos formandos; f) Resultados da avaliação do desempenho de coordenadores,
formadores
e
outros
colaboradores; g) Análise crítica dos resultados a que se
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
referem as alíneas anteriores; h) Medidas de melhoria a implementar, decorrentes da análise efetuada.
Fontes de verificação: balanço de atividades; painel de indicadores de desempenho; registos de acompanhamento e avaliação da atividade.
B — Acompanhamento pós-formação
A entidade deve proceder ao acompanhamento do percurso dos formandos posterior à formação, analisando os resultados ao nível de:
Aspetos a considerar Inserção profissional, quando aplicável; Satisfação com as competências adquiridas e oportunidade de aplicação em contexto profissional (correspondente ao nível 3 de Kirkpatrick – ver manual da Unidade 1 do módulo II). Melhoria do desempenho profissional, quando aplicável (correspondente ao nível 4 de Kirkpatrick – ver manual da Unidade 1 do módulo II). Os resultados do processo de acompanhamento pós-formação devem ser considerados nos subsequentes planos de atividades e programas de formação a desenvolver pela entidade. Fontes de verificação: resultados da auscultação a ex--formandos e entidades empregadoras; estudos de avaliação de impacto; dossier técnico–pedagógico
C — Melhoria contínua
A entidade deve proceder à avaliação regular do seu desempenho como entidade formadora e adotar medidas de melhoria, corretivas ou preventivas, tendo em vista os seguintes aspetos:
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Aspetos a considerar O cumprimento rigoroso do referencial de qualidade; A satisfação de formandos e clientes; A melhoria da eficácia da sua atividade; A adequação da oferta formativa aos contextos e às prioridades setoriais, regionais, locais e empresariais; A avaliação regular do desempenho pode decorrer de processos de auto-avaliação e auditorias internas e externas, e os seus resultados devem ser considerados nos planos de atividades e programas de formação subsequentes. Fontes de verificação: instrumentos de suporte ao acompanhamento e avaliação; relatórios de execução e avaliação dos projetos; balanço de atividades; plano de atividades.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
4. FERRAMENTAS DE PLANEAMENTO E GESTÃO Já vimos atrás que os sistemas de certificação das entidades formadoras, à semelhança dos da qualidade, obedecem a uma série de requisitos e exigências para serem implementados, necessitando por isso mesmo de um conjunto de ferramentas que permitam recolher dados, definir e analisar processos, medir desvios, analisar causas de problemas, etc. Eis algumas das ferramentas mais frequentemente utilizadas:
Folhas de verificação
Diagrama de Pareto
Fluxogramas
Matriz de enquadramento lógico
Gráfico de Gantt
Cronograma
Vejamos então a forma de aplicação dos mais frequentemente usados.
Listas de verificação Lista de verificação (fase de recolha) Processo: Reprodução dos manuais técnicos pedagógicos Responsável: Armando Tavares Período em análise: 01/09/2012 a 31/12/2012 Total de itens produzidos: 350 Tipo de defeito
Frequência
Total
Falhas na impressão
llllllllllllllllllllllllll
35
Embalagens abertas
lllllllllllll
4
Mau acabamento da encadernação
llll
5
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Lista de verificação (fase de classificação) Processo: Reprodução dos manuais técnicos pedagógicos Responsável: Armando Tavares Período em análise: 01/09/2012 a 31/12/2012 Total de itens produzidos: 350 Tipo de defeito
Frequência
Total
%
Falhas na impressão
lllllllllllllllllllllllllllllllll
35
43%
Embalagens abertas
lllllllllllllllll
29
36%
Mau acabamento da
lllllllll
17
encadernação
21%
Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é um gráfico de barras que separa os problemas mais importantes dos menos importantes, estabelecendo uma ordem de prioridades. Mostra ainda a curva de percentagens acumuladas. Este gráfico permite maior facilidade na visualização e identificação de causas ou isolamento dos problemas mais importantes, possibilitando assim uma maior concentração de esforços nos aspetos essenciais. Foi criado a partir do chamado Princípio de Pareto, segundo o qual, 80% dos problemas são provenientes de apenas 20% das causas.
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Exemplo de aplicação de gráfico de Pareto
%
N.º reclamações
50 45
100%
50%
34 22 0%
Fluxogramas Um fluxograma não é mais do que a representação gráfico dos vários passos de um determinado processo. É frequentemente utilizado para descrever ou analisar um processo ou ainda para planear os passos de um conjunto de ações. Este tipo de ferramenta permite uma visualização global e parcial de cada fase, identifica claramente os ciclos de trabalho e ainda apresenta as soluções para cada alternativa. Cada símbolo tem um significado específico, a saber:
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Início ou fim do processo
Setas de direcção Ação ou operação
Conetor Decisão
Exemplo de fluxograma
Fonte: Wikipédia Foudation (op. cit)
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Matriz de enquadramento lógico A “Matriz de enquadramento lógico” (MEL) é uma ferramenta baseada na Logical Framework Matrix, desenvolvida pela United States Agency for International Development nos anos 70. É um documento de planeamento de projetos de utilização alargada em diversas organizações, com especial destaque para as instituições de desenvolvimento social5.
Matriz de enquadramento lógico (MEL) Hierarquia de objetivos
Indicadores objetivamente verificáveis
Meios/fontes de verificação
Pressupostos
Finalidade:
Objetivo:
Resultados:
Medidas/Atividades:
Orçamento/ Custos das medidas/atividades
Fonte: www.arvoredeproblemas.com
O preenchimento desta matriz deverá iniciar-se pelas “Medidas/Atividades”, seguindo-se depois o preenchimento da esquerda para a direita e de baixo para cima. A coluna dos “Pressupostos” deverá ser a última a ser preenchida. Em anexo apresenta-se um exemplo de um planeamento de projeto realizado a partir da matriz de enquadramento lógico.
5
Fonte: www.arvoresdeproblemas.com
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Gráfico de Gantt O “Diagrama de Gantt” é “uma ferramenta que facilita a visualização da ordenação temporal das actividades de um projeto.
Consiste em subdividir as Medidas/Atividades nas diversas ações a desenvolver para serem implementadas. Posteriormente é feito o cálculo estimado do tempo necessário para cada ação, sendo representado graficamente num quadro de dupla entrada. Nas linhas são apresentadas as atividades e ações e nas colunas a divisão do tempo (dia, semana, mês, trimestre…).
O primeiro passo é subdividir as Medidas/Atividades em tarefas ou ações a realizar. Depois, estabelecemos os tempos estimados para atividades/ações a realizar. Desta forma, obtemos um instrumento que nos permite visualizar o timing de forma parcial e global.
Gráfico de Gantt Ano 200x Atividades a realizar
Jan. 1ª.sem.
2ª.sem.
3ª.sem.
Fev. 4ª.sem.
1ª.sem.
2ª.sem.
1. Pedir orçamentos 2. Elaborar caderno de encargos 3. Colocar vidros nas salas
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3ª.sem.
Mar. 4ª.sem.
1ª.sem.
2ª.sem.
3ª.sem.
4ª.sem.
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Cronograma O cronograma é o instrumento de planeamento, mais concretamente, permite a representação gráfica da distribuição das atividades no tempo. Nele deverão ser definidas detalhada e minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período de tempo.
Apresenta-se a seguir um exemplo de cronograma de uma ação de formação.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Março Abril
1
Maio
X
2 5
3
P
Módulo: xxx - módulo presencial: 28 de Março (09:00 às 17:00h)
1 2
3 4 X
5
Sessões síncronas - 20:00 às 21:00 H
Data limite de resposta ao questionário 1 Data limite de resposta ao questionário 2 Módulo: xxx- módulo presencial: 07 e 08 de Abril (09:00 às 16:30h) - 12h Data limite de resposta ao questionário 3 Data limite de resposta ao questionário 4 Data limite para entrega do plano de sessão
Data limite de entrega do exercício 5 - Proposta de Intervenção Pedagógica Módulo: xxx- módulo presencial: 11 e 12 de Maio (09:00 às 17:00h) e 13 de Maio (09:00 às 16:00H)
P
Realização de uma prova final, escrita em sala
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4
28
29
30
31
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
Em síntese Existem várias ferramentas de apoio ao processo de gestão da formação, das quais apresentámos alguns exemplos, com as respetivas regras de aplicação. Contudo, seja qual forma a técnica ou os instrumentos utilizados, o planeamento deve sempre ser precedido de uma análise da situação prévia, da definição de metas e objetivos.
Numa fase posterior, não devemos esquecer de estimar os recursos necessários a cada atividade ou ação, desde as pessoas, aos materiais e esquipamentos e ainda os custos estimados.
Na fase da implementação, devem ser previstos os mecanismos de controlo e avaliação.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
ANEXO QUADRO LEGAL DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL - PRINCIPAIS DIPLOMAS APLICÁVEIS
Acordo para a Reforma da Formação Profissional Assinado com os parceiros sociais a 14 de Março de 2007. Resolução do Conselho de Ministros nº137/2007 de 7 de Novembro Quadro de Referência Estratégico Nacional 2007-2013 Destaque para o Programa Potencial Humano como instrumento nuclear de financiamento público das políticas de formação profissional. Sistema Nacional de Qualificações Decreto Lei nº 396/2007 de 31 de Dezembro Adota os princípios consagrados no acordo celebrado com os parceiros sociais e reestrutura a formação profissional inserida no sistema educativo e a inserida no mercado de trabalho. Lei nº 7/2009 de 12 de FEV. No seu Artigo 130.º Define Objetivos da Formação Profissional As Subsecções II e III, da sua Secção II dedicadas à “Formação Contínua de Trabalhadores”. Lei n.º 105/2009 de 14 de Setembro Regulamenta e altera o Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro, e procede à primeira alteração da Lei n.º 4/2008, de 7 de Fevereiro. P 474/2010, de 8 de Julho Estabelece o modelo de certificado de formação profissional que, no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações, se destina a certificar a conclusão com aproveitamento de uma ação de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 2: Os Requisitos da Certificação
P 475/2010, de 8 de Julho O registo de competências e formação na caderneta individual de competências é efetuado pelas entidades formadoras ou centros novas oportunidades (CNO) por via eletrónica através do sistema SIGO – registo de conclusão das ações. Despacho 782/2009 de 23 de Julho Regula o QNQ e define os descritores para a caracterização dos níveis de qualificação nacionais. Despacho 978/2010, de 12 de Janeiro Estabelece a correspondência entre os níveis de qualificação do QNQ e o tipo de certificação de nível não superior actualmente atribuída.
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