Booklet how to use "Microsoft PowerPoint" for education

คู่มือการใช้ งาน POWERPOINT เบื้องต้ น

โปรแกรม PowerPoint การนําเสนอ หรื อเรี ยกตามศัพท์ภาษาอังกฤษว่า การพรี เซนเตชัน (Presentation) มักเรี ยกติดปากสั่นๆว่า การพรี เซนต์ ซึ่ งก็คือการบรรยายเพื่อนําเสนอหรื อโน้มน้าวผูฟ้ ังด้วยข้อมูลต่างๆโดยการนําเสนอที่ดีตอ้ งมีขอ้ มูลที่ถูกต้อง กระชับ ถูกต้อง และเข้าใจได้ง่าย หลักการของโปรแกรม PowerPoint ก็คือ การจําลองการทํางานของเครื่ องฉายสไลด์ โดยข้อมูลที่ใช้ในการ นําเสนอจะถูกเก็บอยูใ่ นสไลด์ (Slide) แต่ละสไลด์จะประกอบไปด้วยข้อความ กราฟ ตาราง รู ปภาพ ไดอะแกรม หรื อ ภาพเคลื่อนไหวต่างๆ

1.ขั้นตอนการสร้ างงานโดยโปรแกรม PowerPoint 1.สร้ างสไลด์ การสร้างงานนําเสนอจะเริ่ มต้นจากการสร้างสไลด์ ซึ่ งสไลด์ที่สร้างขึ้นนี้อาจเป็ นสไลด์เปล่าที่ไม่มีอะไรเลย หรื อเป็ นสไลด์ สําเร็ จรู ปที่มีการตกแต่งแล้ว 2.กรอกข้ อความ หลักจากที่สร้างสไลด์เรี ยบร้อยแล้ว ก็ตอ้ งมีการกําหนดหัวข้อเพื่อแสดงให้ผชู ้ มการนําเสนอทราบว่า สไลด์แผ่นนี้เกี่ยวข้อง กับเรื่ องอะไร 3.ใส่ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิ เพื่อนนําเสนองานได้อย่างไม่น่าเบื่อ และสามารถเข้าใจในเนื้อหาได้อย่างง่าย ผูส้ ร้างงานนําเสนอสามารถแทรก ภาพ ตาราง แผนภูมิต่างๆ โดยไม่ควรจัดทํางานนําเสนอที่มีแต่ขอ้ ความล้วน 4.กําหนดลูกเล่นต่ างๆในสไลด์ เพื่อให้งานนําเสนอมีสีสันและดึงดูดผูเ้ ข้าฟังการบรรยาย ควรกําหนดลูกเล่นในการนําเสนอ เช่น เมื่อเปิ ดสไลด์ จะเห็น ข้อความวิ่งปรากฏจากมาด้านซ้ายของสไลด์ หรื อวิง่ มาทีละตัวจากทางด้านขวา หรื อหล้นมาจากทางด้านบน เป็ นต้น 5.นําเสนอผ่านสื่ อต่ างๆ เมื่อเราได้จดั ทําสไลด์เป็ นที่เรี ยบร้อย ขั้นตอนสุ ดท้ายคือ ทดลองนําเสนอจริ ง ซึ่ งในขณะที่ผนู ้ าํ เสนอนั้น ตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจคําผิด ตรวจลําดับของการนําเสนอ จับเวลาในการนําเสนอ เป็ นต้น

ผูจ้ ดั ทําควร

2.ส่ วนประกอบของ PowerPoint

1. ปุ่ ม File (File Tab) = เมื่อคลิกแท็บ File เราก็จะพบมุมมองแบบใหม่ ที่เรี ยกว่า Backstage View ซึ่ งมีการจัดวางเป็ น หมวดหมู่ ใช้สาํ หรับเปิ ด-ปิ ดในการนําเสนอ สร้างงานนําเสนอใหม่ ตลอดจนปรับแต่งตัวเลือกของโปรแกรม 2. แถบ Quick Access (Quick Access Toolbar) = เป็ นแถบที่ใช้เก็บชุดเครื่ องมือสําคัญรวมถึงปุ่ มคําสัง่ ที่ใช้งานบ่อยๆ โดยเราสามารถเพิ่มเครื่ องมือเข้ามาไว้ใน Quick Access ได้ตามความต้องการ 3. แถบชื่ อเรื่ อง (Titlebar) = แถบแสดงชื่อโปรแกรมPowerPoint 2010 และรายชื่อไฟล์ที่ได้เปิ ดใช้งานอยู่ 4. ปุ่ มควบคุมขนาด (Control buttons) อยูม่ ุมขาวด้านบนของโปรแกรม เป็ นปุ่ มคําสั่งสําหรับปรับขนาดตัวโปรแกรม ซึ่ งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 5. ริบบอน (Ribbon) เป็ นแหล่งรวบรวมแท็บชุดคําสั่งและปุ่ มเครื่ องมือต่างๆ เข้าไว้ดว้ ยกัน 6. แท็บภาพนิ่ง (Slide Tab) จะแสดงรู ปย่อของสไลด์ 7. แท็บเค้ าร่ าง (Outline Tab) จะแสดงเฉพาะหัวข้อในแต่ละสไลด์ 8. บานหน้ าต่ างภาพนิ่ง (Slide Pane ) เจะแสดงเป็ นพื้นที่ที่ตกแต่งสไลด์ 9.แถบเลื่อน (Scroll bar) แถบสําหรับเลือนดูแต่ละส่ วนของแผ่นสไลด์ 10.แถบสถานะ (Status Bar) เป็ นส่ วนที่ใช้แสดงรายละเอียดของสไลด์ที่เปิ ดขึ้นมาใช้งาน 11. หน้ าต่ างสํ าหรับบันทึกย่ อ (Note Pane) เป็ นส่ วนที่ใช้ใส่ ขอ้ ความเพิ่มเติมลงไปในสไลด์ 12.ปุ่ มเปลีย่ นมุมมอง (Buttons View) ปุ่ มปรับเปลี่ยนรู ปแบบการแสดงผลหน้าจอ 13.แถบซูม (Zoom Slider) ใช่สาํ หรับย่อ-ขยายสไลด์

3. แท็บ HOME

A.Clipboard (คลิปบอร์ด)ใช้สาํ หรับการตัด คัดลอก และวางรู ปแบบจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง B.Slides (ภาพนิ่ง)ใช้สร้างและลบสไลด์ออกจากการนําเสนอ รวมถึงจัดเค้าโครง C.Font(แบบอักษร) ใช้จดั รู แปบบตัวอักษร เช่น ฟอนต์ ขนาด ตัวหนา/บาง และการเปลี่ยนสี ตวั อักษร D.Paragraph (ย่อหน้า)จัดลักษณะการวางข้อความในสไลด์วา่ จะให้ชิดขอบด้านใด รวมถึงการกําหนดตัวเลขหรื อสัญลักษณ์ หน้าข้อความ E.Drawing (รู ปวาด )ใช้วาดรู ปลงสไลด์ รวมถึงการแก้ไขรู ป F.Editing (การแก้ไข)ใช้คน้ หาและแทนที่ขอ้ ความ

4. แท็บ Insert

A.Clipboard (คลิปบอร์ด)ใช้สาํ หรับการตัด คัดลอก และวางรู ปแบบจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง B.Slides (ภาพนิ่ง)ใช้สร้างและลบสไลด์ออกจากการนําเสนอ รวมถึงจัดเค้าโครง C.Font (แบบอักษร) ใช้จดั รู แปบบตัวอักษร เช่น ฟอนต์ ขนาด ตัวหนา/บาง และการเปลี่ยนสี ตวั อักษร D.Paragraph (ย่อหน้า)จัดลักษณะการวางข้อความในสไลด์วา่ จะให้ชิดขอบด้านใด รวมถึงการกําหนดตัวเลขหรื อสัญลักษณ์ หน้าข้อความ E.Drawing (รู ปวาด )ใช้วาดรู ปลงสไลด์ รวมถึงการแก้ไขรู ป F.Editing (การแก้ไข)ใช้คน้ หาและแทนที่ขอ้ ความ

5.แท็บ ออกแบบ (Design)

A.Tables (ตาราง)ใช้สร้างตาราง รวมถึงนําตารางจากโปรแกรมMicrosoft Excel มาใช้ B.Images (รู ปภาพ)ใช้แทรกรู ปภาพลงในสไลด์ ไม่วา่ จะเป็ นรู ปภาพที่ผใู ้ ขจัดเตรี ยมเองหรื อเลือกมาจากภาพตัดปะ โปรแกรมจัดไว้ให้

ซึ่ ง

C.lllustrations (ภาพประกอบ) ใช้สาํ หรับวาดรู ปทรงต่างๆ เช่น รู ปสี่ เหลี่ยม รู ปสามเหลี่ยม ฯลฯ ตลอดจนภาพแผนภูมิและ กราฟต่างๆ D.Link (การเชื่อมโยง)เป็ นการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างสไลด์ดว้ ยกัน หรื อเชื่อมโยงไปยังอินเตอร์ เน็ต E.Text (รู ปข้อความ )ใช้สร้างกล่องข้อความลงสไลด์ กําหนดหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ การแทรกอักษรศิลป์ สวยๆลงในล ไสด์ F.Symbols (สัญลักษณ์)ใช้แทรกสัญลักษณ์พิเศษ รวมถึงการเขียนสมการคณิ ตศาสตร์ลงในการนําเสนอ G.Media(มีเดียคลิป)ใช้แทรกไฟล์เสี ยงและเสี ยงไฟล์วิดีโอลงในสไลด์

6. แท็บ ออกแบบ (Design)

A.Page Setup (ตั้งค่าหน้ากระดาษ)ใช้กาํ หนดขนาดสไลด์ และกําหนดว่าจะให้สไลด์อยูใ่ นแนวนอนหรื อแนวตั้ง B.Themes (ชุดรู ปแบบ)ใช้เลือกชุดสี การตั้งค่าสี และขนาดตัวอักษรลงในสไลด์ C.Background (พื้นหลัง) ใช้กาํ หนดสี หรื อรู ปภาพลงในพื้นหลังสไลด์ ตลอดจนไม่แสดงพื้นหลังสไลด์

7. แท็บ เปลีย่ น (Transition)

A.Page Setup (ตั้งค่าหน้ากระดาษ)ใช้กาํ หนดขนาดสไลด์ และกําหนดว่าจะให้สไลด์อยูใ่ นแนวนอนหรื อแนวตั้ง B.Themes (ชุดรู ปแบบ)ใช้เลือกชุดสี การตั้งค่าสี และขนาดตัวอักษรลงในสไลด์ C.Background (พื้นหลัง) ใช้กาํ หนดสี หรื อรู ปภาพลงในพื้นหลังสไลด์ ตลอดจนไม่แสดงพื้นหลังสไลด์

8. แท็บ Animation (ภาพเคลื่อนไหว)

A.Preview (แสดงตัวอย่าง)ใช้ดูตวั อย่างผลลัพธ์ในการกําหนดลูกเล่นในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์ B.Transition to this slide (การเปลี่ยนไปยังภาพนิ่ง)ใช้เลือกรู ปแบบการเปลี่ยนสไลด์ลการแก้ไขสไลด์ C.Timing (กําหนดเวลา) ใช้กาํ หนดวิธีการเปลี่ยนสไลด์วา่ จะใช้คลิกเมาส์หรื อเปลี่ยนตามเวลาที่กาํ หนด ตลอดการกําหนด เสี ยงให้สไลด์

9.แท็บ Slide Show (การนําเสนอภาพนิ่ง)

A.Preview (แสดงตัวอย่าง)ใช้ดูตวั อย่างผลลัพธ์ในการกําหนดลูกเล่นต่างๆที่อยูใ่ นสไลด์แผ่นปั จจุบนั B.Animation (ภาพเคลื่อนไหว)ใช้กาํ หนดลูกเล่นให้กบั ข้อความ รู ปภาพหรื อสิ่ งต่างๆที่อยูใ่ นสไลด์ C.Advanced Animation (ภาพเคลื่อนไหวขั้นสู ง) ใช้ปรับแต่งรายละเอียดให้กบั ลูกเล่นที่อยูใ่ นสไลด์ D.Timing (กําหนดเวลา)กําหนดจังหวะเวลาในการปรากฏลูกเล่น หรื อการหายไปของลูกเล่น

10. วิธีการเซฟงาน

1.บนแท้บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึก 2.เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ -เมื่อต้องการบันทึกลงในไดรฟ์ ภายในเครื่ องของคุณ เช่น แล็ปท็อปของคุณ แฟลชไดรฟ์ ซี ดีหรื อดีวดี ีไดรฟ์ ให้เลือก คอมพิวเตอร์ -เมื่อต้องการบันทึกลงในไลบรารี SharePoint ให้เลือก SharePoint -เมื่อต้องการบันทึกงานนําเสนอของคุณไปยังตําแหน่งที่ต้ งั เว็บ ให้ดูที่ บันทึกและแชร์ งานนําเสนอไปยัง OneDrive 3.ภายใต้ บันทึกเป็ น > โฟลเดอร์ ล่าสุ ด ให้เลือก เรียกดู เลือกเส้นทางและโฟลเดอร์ไฟล์ แล้วตั้งชื่อไฟล์ 4.เลือก บันทึก

10.1 บันทึกไฟล์งานนําเสนอของคุณในรูปแบบไฟล์อื่น 1.บนแท้บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็ น 2.ภายใต้ บันทึกเป็ น ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ 3.ภายใต้ โฟลเดอร์ ล่าสุ ด ให้เลือก เรียกดู เลือกเส้นทางและโฟลเดอร์ไฟล์ แล้วตั้งชื่อไฟล์ 4.ในรายการ บันทึกเป็ นชนิด ให้เลือกรู ปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ