ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y LOS SISTEMAS
Dentro de los elementos que forman parte de la Estructura en una organización se pueden mencionar: Estructura Administrativa Estrategias Políticas Metas de negocio (financieras, de participación, de satisfacción del cliente, etc.) Mecanismos de reconocimiento y recompensa Procedimientos administrativos Políticas para administrar procesos de manufactura, proveedores, clientes, etc.
Estructura Tecnológica: La tecnología y el Know-how El producto y sus especificaciones Instalaciones (edificio, oficinas, etc.) El equipo de producción Computadoras y las redes de datos Equipo de reparto.
Estructura Humana Modelos mentales y paradigmas Nivel de educación Habilidades personales Valores personales Fronteras para el desempeño Autoridad y control.
Procesos Individuales, Organizacionales e Interpersonales
En la organizaciรณn las personas tienen comportamientos tanto individuales y como grupales, obteniendo resultados individuales y de grupo. Estos comportamientos afectan la productividad de la organizaciรณn y en dichos comportamientos estรกn involucrados procesos psicolรณgicos y psicosociales.
El principal reto de las organizaciones es armonizar la satisfacciรณn de las necesidades y deseos de las personas como seres individuales y como grupos, con la satisfacciรณn de las necesidades y expectativas organizacionales.
Factores que influyen en la productividad: Habilidad: grado en el que el trabajador puede realizar con eficacia los múltiples procesos de coordinación necesarios para alcanzar una meta concreta.
Motivación: al igual que la inteligencia, es multidimensional y abstracta; se refiere a la tendencia a atender a unos estímulos más que a otros, acompañada de una emoción y el impulso que causa unas acciones más que otras.
Personalidad: se refiere a todos aquellos rasgos fundamentales o características de la persona que se afianzan con el tiempo y que determinan patrones de respuestas consistentes ante las situaciones diarias. El Estrés: todos los individuos a diario experimentan algo de estrés, desarrollando como resultados de éste problemas emocionales o psicológicos. Las dificultades pueden ser temporales o permanentes y pueden ser causadas por factores de trabajo o ajenos al centro laboral.
Trabajar en equipo constituye una oportunidad de crecimiento personal y un verdadero triunfo social que facilita la superación individual ayudando a los demás mediante la capacidad de entrega, de integración y tolerancia.
Es fundamental y necesario para toda organización moderna. La costumbre de privilegiar el trabajo individual y buscar el beneficio personal, es común en nuestra sociedad -> por ello resulta difícil adaptarnos y sobretodo someternos totalmente al trabajo en equipo.
La comunicación es un elemento muy importante, ya que: No es simplemente una herramienta que usan los miembros del grupo -> es ver a los grupos como un fenómeno que emerge de la comunicación.
Un grupo es mucho más que un “contenedor” físico, es un símbolo significativo de nuestra conexión relacional que se reafirma cada vez que los miembros del grupo se comunican entre sí.
Tipos de Estructuras Organizacionales
La organización horizontal Es una organización con funcionalidad interrelacionada, diseñada alrededor de flujos de trabajo que van de un extremo a otro, que incluyen los flujos de información y los flujos de materiales.
Las organizaciones horizontales se estructuran formalmente entorno de uno o varios procesos. Los grupos de los procesos centrales son los “departamentosâ€? formales de la estructura de la organizaciĂłn horizontal. No son funciones, son procesos que se dividen en partes del o de los procesos como se ilustra en la siguiente imagen:
Organizar una compaĂąĂa de manera horizontal con base en los grupos de los procesos centrales, ayuda a canalizar la informaciĂłn hacia la gente que la necesita y en el momento que debe contar con ella.
La organización vertical Enfatiza la división de tareas, especialización y jerarquía, línea descendente, límites precisos. Coordinación por la jerarquía.
La organización matricial Es aquella que adquiere una forma de funcionamiento donde se asigna capacidades humanas y materiales a la realización de proyectos temporales.
Esta forma de organización no se opone a la organización funcional (organización tradicional centrada en funciones de trabajo) sino que complementa el funcionamiento de ésta última.
Matrizalizar la gestión de una organización, no es más que transversalizar la forma de trabajar, es decir, generar proyectos de gestión que atraviesan las estructuras verticales propias de la organización.
Las 7 eses
El modelo de las 7-s es una herramienta para el análisis y la acción, el cual surge de una investigación cuya principal finalidad era identificar la mejor forma de administrar y organizar empresas.
Popularizado hace casi 20 años. Es un modelo que señala los 7 factores básicos para que “funcione” cualquier organización. Fue uno de los primeros modelos mejor conocidos que incluyó atención sostenida al software organizacional, por ejemplo: factores de comportamiento humano, como elemento importante para la evaluación organizacional. Creado por los consultores: McKinsey y profesores de la Escuela de Negocios de Harvard y Stanford.
Conclusiones de estudios: La organización ideal es un sistema complejo con elementos interrelacionados cada uno de los cuales contribuye a la efectividad de una empresa. Hay siete factores importantes de una organización: ESTRATEGIA, ESTRUCTURA, SISTEMAS, PERSONAL, HABILIDADES, ESTILO Y VALORES COMPARTIDOS (iniciales en inglés). No hay una sola mejor forma de organización. Para ser eficiente, una organización debe tener entre estos siete elementos, un alto grado de alineamiento interno, es decir, que cada “S” debe ser congruente con las otras Ss y reforzarlas.
ESTRATEGIA: construcción de la misión organizacional, la forma en que se intenta alcanzar la ventaja competitiva.
ESTRUCTURA: designación formal e informal de actividades y responsabilidades; forma en que las tareas y personas se especializan y dividen – distribución de autoridad. La forma en que se organizan las actividades de los miembros de la organización. SISTEMAS: procesos al interior de la organización; procesos y procedimientos formales utilizados para gerenciar la organización, es decir, se incluyen sistemas de control gerencial, medición de performance y sistemas de compensación – planeación.
STAFFING/PERSONAL: naturaleza de la gente en la organización; es decir, sus antecedentes; educación; formación y competencias. Entrenamiento, integración, crecimiento profesional. HABILIDADES: individuales y organizacionales; características distintivas de las competencias de las personas, sistemas, prácticas tecnológicas y gerenciales.
ESTILO: la cultura y el comportamiento de la organización; liderazgo de la dirección y estilo operativo de la organización. Es importante mencionar que el estilo impacta las normas que la gente sigue y cómo trabajan e interactúan entre ellos mismos y con los clientes.
 VALORES COMPARTIDOS: sistema de creencias en la organización; valores fundamentales en la empresa que son ampliamente compartidos y que sirven como principios rectores.