UNIDAD 5: TÉCNICAS DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD 5: TÉCNICAS DE CORRESPONDENCIA

Normas técnicas de correspondencia

Las normas técnicas, tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestión documental de las empresas oficiales privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones. Las normas deben verse como guías flexibles que permitan su adaptación a las necesidades y características de cada empresa, y a su vez contribuyan a la disminución de tiempos y costos con buena calidad.

Primera Norma

• La primera herramienta es el bloc de notas. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos, pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado como parte del trabajo realizado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos. • Aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.

Segunda Norma

• Identificará el documento de que se trata y prepararnos para seguir las normativas que caractericen al documento a realizar. • Diversidad de estructuras podemos observar en los distintos documentos. Por ejemplo, los diversos tipos de correspondencia, documentos a realizar con el estilo apropiado o solicitado (APA, Chicago, Iso y otros).

Tercera norma

Independientemente del tipo de documento es importante como se realiza la presentación, se debe notar el profesionalismo en los detalles, trabajos presentados de manera pulcra. Como no debe descuidarse ningún aspecto en una actividad protocolaria, la correspondencia es muy importante, ya que implícitamente habla de la persona que la envía y nos da una imagen positiva o negativa de ella.

Tarjetas de presentación

Las tarjetas de presentación son unas piezas en las que se recogen los principales datos de una persona y que se entrega en la primera entrevista o como forma de identificación junto a un regalo, pésame, felicitación o de intercambio de datos. Las informaciones más habituales de una tarjeta son: 1. Nombre y apellidos de la persona, en el centro 2. Su cargo o título bajo el anterior y en menor formato 3. Dirección, teléfono, correo electrónico en la parte inferior 4. Logotipo y nombre de la compañía en la parte superior si es una tarjeta profesional

Cartas

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso. Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente. La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto.

Estilos de cartas

- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir.

- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.

- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. - Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

Portafolio de Servicios

Es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de nuestra empresa, en el cual incluimos: breve reseña histórica de la empresa, visión, misión, objetivos de nuestra empresa, productos, servicios, garantías, socios, proveedores, respaldos, clientes de la empresa y los datos de contacto como correo electrónico, dirección, teléfono, fax. Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar. Por lo tanto, es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión merita.

Protocolo de correspondencia

El ceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía conforme el nivel de las personas que participa de ella y sus propósitos. Las comunicaciones pueden ser de diverso tipo, pero las más comunes, son: la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación.

NOTA PROTOCOLAR

• Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitarte e invitado. También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.

ESQUELA

Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, para: - Agradecer atenciones recibidas - Aceptar una invitación - Excusarse por no poder asistir a ella - Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos - Para expresar una condolencia.

Entrevistas de trabajo

La entrevista de trabajo es la fase del proceso de selección donde el entrevistador analiza a fondo el candidato para comprobar su idoneidad para el puesto ofertado.

Tipos de entrevista y estructura

 Entrevista dirigida. El entrevistador hace preguntas concretas y muy específicas al entrevistado, dándole poco margen para las respuestas.  Entrevista semidirigida. El entrevistador hace preguntas concretas, pero dejando algunas abiertas en las que el entrevistado puede exponer el tema de manera libre y espontánea. De esta manera, el entrevistador puede observar también cómo se organiza mentalmente.  Entrevista grupal. Se convocan entre seis y diez personas candidatas, se hace una simulación de situación grupal en la que se ha de debatir un tema para llegar a unas conclusiones. El objetivo de esta entrevista es obtener información sobre la capacidad de relación y comportamiento de los candidatos en un grupo.

Estructura de la entrevista de trabajo

- Presentación. Es el momento inicial, en el que te presentas al entrevistador y él te expone brevemente el puesto de trabajo. En este momento, muéstrate interesado y decidido. - Desarrollo. El reclutador quiere conocer los detalles de tu formación, tu experiencia profesional, tus competencias, etc. Aprovecha este momento para mostrar la mejor imagen de ti mismo. Es muy importante que recuerdes bien los datos y fechas que aparecen en tu currículum y tengas claro los aspectos que quieres destacar, cuáles son las competencias que posees y que te diferencian de los demás, y por qué crees que eres ideal para este puesto de trabajo. - Cierre. En el momento del cierre es cuando podrás preguntar algunas dudas respecto al trabajo y la empresa (horario, tipo de contrato, sueldo, etc.) o aclarar algún punto que no hayas entendido.

La buena actitud del candidato es una de las claves del éxito, como entrevistado debes:  Ser puntual.  Mostrar entusiasmo.  Vestir adecuadamente.  Ser amable.  Saber escuchar.  Expresarte correctamente.  Mantener la atención.  Mostrarte positivo.  Ser tú mismo.  Ser dinámico.

10 cosas que no te permitirán obtener el puesto

1. No tener los conocimientos necesarios para el puesto de trabajo que se busca cubrir. 2. Ser incapaz de expresarte de manera clara y concisa. 3. No haberte preparado mínimamente la entrevista: tu presentación, el conocimiento de la empresa respecto al sector... 4. Mostrar aparente desinterés en el transcurso de la entrevista que se puede asociar con el puesto de trabajo y también la empresa. 5. Mostrarte excesivamente seguro de ti mismo o bien, resultar arrogante o incluso agresivo. 6. Ser excesivamente tímido: no mirar a los ojos, responder sólo con monosílabos. 7. Presentarte con un aspecto incorrecto, poco cuidado o poco limpio. 8. Hacer comentarios superficiales o juicios de valor aventurados. 9. No ser capaz de justificar todos los elementos del currículum vitae. 10. Parecer demasiado inflexible o poco adaptable a la situación de la empresa.

Test en las entrevistas

Los test psicotécnicos pretenden evaluar, de forma objetiva, la capacidad intelectual de un candidato en diferentes aspectos como la atención, el cálculo, la memoria, verbal, el razonamiento lógico, etc. Sin embargo, los test de personalidad pretenden conocer rasgos del carácter que son difíciles de detectar en una entrevista clásica mediante preguntas y respuestas. Son pruebas que tratan de averiguar los diferentes aspectos de tu personalidad para deducir tu adecuación al puesto de trabajo ofertado. Buscan poner de manifiesto: su adaptación a los cambios, capacidad de iniciativa, tolerancia a la presión, expectativas, empatía, capacidad de persuasión, respuestas en situaciones de crisis, madurez y motivación, estabilidad emocional, etc.