Fisa documentare clasare pastrare si arhivare

5.2. Organizarea procesului de predare-primire a FE Luna: decembrie 2015 Fişă de documentare: Clasarea, păstrarea şi arhivarea documentelor La FE PALLAS SA si FE BEST TIME SA a. După întocmirea, prelucrarea şi înregistrarea în contabilitate, documentele financiar-contabile se clasează. Clasarea documentelor se referă la aranjarea lor într-o anumită ordine strict determinată, în scopul asigurării şi păstrării documentelor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii informaţiilor necesare. De obicei aranjarea documentelor se face în dosare, cartoteci sau mape speciale.

Numerotarea paginilor sau filelor în dosare se face în ordine crescătoare a numerelor iar volumele în ordinea elaborării lor. Pe dosare se specifică categoria de documente şi perioada la care se referă. Clasarea documentelor se face de obicei în compartimentele unde au fost elaborate sau în alt compartiment, după caz.

Criteriile după care se efectuează clasarea pot fi: • criteriul cronologic arată aranjarea documentelor în ordinea întocmirii lor după date calendaristice.

Exemple: Documente financiar-contabile pe luna ianuarie, anul N, samd.

• felul operaţiei arată aranjarea documentelor pe categorii de operaţii consemnate în documente.

Exemple: Documente financiar-contabile privind operaţii cu imobilizări corporale, Documente financiar-contabile privind operaţii cu stocuri, Documente financiar- contabile privind operaţii băneşti, etc.

• felul activităţii desfăşurate arată aranjarea documentelor pe categorii de activităţi. Exemple: Documente financiar-contabile privind operaţii de aprovizionare, Documente financiar-contabile privind operaţii de vânzare, Documente financiar-contabile privind operaţii cu impozitele şi taxele, etc.

• felul documentelor arată aranjarea documentelor pe categorii de documente financiar-contabile.

Exemple: Facturi fiscale, Avize de însoţire a mărfii, Chitanţe, Ordine de plată, Extrase de cont, etc.

• criteriul combinat care are la bază cel puţin două criterii. Exemple : Facturi privind aprovizionarea, Facturi privind vânzarea, State de salarii pentru lucrătorii operativi, State de salarii pentru personalul administrativ, etc. b. Păstrarea documentelor se face în dosare, cartoteci sau mape pregătite prin operaţia de clasare.

Aranjarea dosarelor şi în cadrul lor a documentelor, trebuie să se facă în aşa fel încât să servească utilizatorilor de informaţii în funcţie de necesităţile de analiză şi control şi să asigure integritatea lor. Păstrarea documentelor se face pentru anul curent şi se mai numeşte arhiva curentă. Păstrarea se face în cadrul compartimentelor unde s-au întocmit sau s-a efectuat clasarea documentelelor. Păstrarea dosarelor, cartotecilor sau mapelor se face în mobilier special amenajat, cum ar fi dulapuri, etajere, mese de birou, etc. Păstrarea documentelor cu o valoare deosebită sau hârtiile de valoare se păstrează în dulapuri sau fişete metalice. La expirarea anului curent, dosarele cu documente se predau la arhiva generală care este un compartiment distinct de activitate al entităţii. c. Arhivarea documentelor este operaţia de păstrare a documentelor din anii anteriori. În conformitate cu normele legislative specifice agenţii economici au obligaţia păstrării în arhivă a documentelor justificative, a registrelor contabile şi a Situaţiilor financiare anuale. Arhiva se constituie la domiciliul fiscal al entităţii sau la sediile secundare, după caz. În cazul în care entităţile nu au condiţii corespunzătoare de arhivare la firmă, pot apela la transferarea arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice de păstrare şi administrare. În caz de încetare a activităţii entităţii, documentele se predau la Arhivele Naţionale sau Serviciile judeţene ale Arhivelor Naţioanle, în funcţie de importanţă.

Documentele justificative, Registrele contabile şi Situaţiile financiare anuale se păstrează în arhivă timp de 10 ani iar Statele de plată a salariilor timp de 50 de ani. Termenul se calculează începând cu data încheierii exerciţiului financiar pentru care au fost întocmite.

Prin excepţie, unele documente justificative cum ar fi Notă de recepţie şi constatare de diferenţe, Bon de consum, Fişă de magazie, Chitanţă, Listă de inventariere, Ordin de deplasare, etc. pot fi păstrate timp de 5 ani. Unităţile care elaborează documente în formă electronică au obligaţia păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani şi organizarea arhivei electronice. Arhivarea electronică se face într-un centru autorizat în condiţii de securitate, de către un arhivator acreditat.

Activitatea de arhivare a documentelor în sistem clasic, se realizează cu respectarea următoarelor reguli generale: • Dosarele cuprinzând documentele se păstrează în spaţii special amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii şi dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

• Documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate.

• Gruparea documentelor în dosare se face cronologic (după data calendaristică) şi sistematic (relaţia dintre operaţii şi conturi).

• Evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul documentului Registru de evidenţă unde se înregistrează dosarele şi documentele intrate în arhivă precum şi mişcarea acestora în decursul timpului. În arhivă documentele pot fi citite, consultate sau se poate cere eliberarea de copii ale documentelor sau extrase din documente. În cazul eliberării temporare unui document original din arhivă, în locul acesteia se introduce o copie certificată de pe documentul original. Această operaţie trebuie să fie aprobată şi să fie înregistrată semnătura persoanei care a ridicat documentul original.

Arhivarea documentelor speciale se mai poate face şi prin mijloace moderne cu ajutorul microfilmelor şi a microfişelor sau pe alţi purtători informatici de date.

Documentele cu termen de păstrare expirat şi cele considerate a fi nefolositoare, se scot din arhiva generală, se supun operaţiei de colectare şi reciclare şi se predau la un agent economic colector.

Dacă documentele scoase au o importanţă deosebită, ele se predau la Arhivele statului. În unele situaţii documentele pot să fie pierdute fără intenţie, pot fi furate, pot fi degradate sau distruse din cauza inundaţiilor sau altor calamităţi naturale. În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de 30 de zile de la constatare iar în caz de forţă majoră în termen de 90 de zile de la încetarea acestei situaţii. În cazul documentelor elaborate în cadrul Proiectelor POSDRU termene de arhivare sunt stabilite după instrucţiuni specifice. De exemplu, documentele emise în anul 2015 se păstrează în arhivă până în anul 2021.

Expert: prof.Natalia Eleonora Danciu