Gestión y conservación de obras de arte en colecciones estatales

Gobierno de la República de Costa Rica Ministerio de Cultura y Juventud Museo de Arte Costarricense

Gestión y conservación de obras de arte en colecciones estatales Manual dirigido a las instituciones coleccionistas del Sector Público

CRÉDITOS DE LA PUBLICACIÓN

Prólogo Sylvie Durán Salvatierra

Coordinación de edición Sofía Soto-Maffioli

Investigación y textos Rafael Venegas Arias Sofía Soto-Maffioli

Revisión (pares internacionales) María Catalina Plazas García Diana Velázquez Padilla

Diseño y diagramación Rafael Venegas Arias

Ilustración Sofía Rodríguez Cerdas [Pájara Pinta]

Primera Edición 2019

© Museo de Arte Costarricense Parque Metropolitano La Sabana 10108 San José, Costa Rica Tel. +506 40 60 23 33

ISBN 978-9968-589-16-1

Impreso en Costa Rica por Trilogía Digital S.A.

Material impreso de distribución gratuita con fines didácticos y culturales. Queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial con ánimo de lucro, por cualquier sistema o método electrónico, sin la autorización expresa para ello.

Ilustración de portada: Sin título [Museo de Arte Costarricense] Sofía Rodríguez Cerdas, 2019.

El presente documento es el instrumento técnico para la implementación de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte 2020-2030

Presentación

Un modelo de gestión para el patrimonio artístico

El reto de la gestión de colecciones estatales

Introducción

Guía de usuario

Generalidades

1.1 Marco conceptual

1.1a Patrimonio Cultural Mueble 1.1b Museos y museología 1.1c Preservación

1.2 Marco legal

1.2a Normativa vigente 1.2a Derechos de autor

1.3 Ámbito de aplicación del presente manual

1.4 Gestión de colecciones artísticas

1.4a Justificación

1.4a Etapas de la gestión de colecciones estatales

1.5 Responsables involucrados 1.5a Funcionarios institucionales 1.5b Servicios externos

1.6 Elementos a incorporar en el inventario de obras de arte 1.6a Clasificación general por técnicas artísticas.

1.7 Requerimientos técnicos para la implementación del modelo de gestión

1.8 Asignación de Números de Registro GCE

1.9 Estado de conservación.

Registro e Inventario

2.1 Generalidades del registro de obras de arte 2.1a Agentes responsables 2.1b Periodicidad

2.2 Formulario Ficha de Registro [GCE-FRE]

2.2a Pasos para elaborar la Ficha de Registro 2.2b Indicaciones para completar cada campo

2.3 Registro fotográfico 2.3a Registro fotográfico inicial 2.3b Registro fotográfico profesional 2.3c Nombrar y almacenar los archivos fotográficos

Documentación de bienes artísticos

3.1 Generalidades de la documentación de bienes artísticos

3.2 El Archivo Físico de Colecciones 3.2a Expediente de Obra Físico 3.2b Expediente General de Colección Físico 3.2c Conservar los Expedientes de Obra Físicos

3.3 El Archivo Digital de Colecciones 3.3a Expediente de Obra Digital 3.3b Digitalización de Expedientes de Obra Físicos 3.4 Herramientas digitales de gestión

CAPÍTULO

Actualización y control

4.1 Generalidades de la actualización periódica

4.1a Agentes responsables

4.1b Periodicidad

4.2 Revisiones requeridas durante la actualización periódica

4.3 Formulario Informe de Anual de Gestión [GCE-IGA]

4.3a Indicaciones para completar cada campo

4.4 Archivar y comunicar el Inventario Institucional

4.5 Control cruzado con el Ministerio de Hacienda (SIBINET)

4.6 Cedulación e información al público

Conservación

5.1 Introducción a la conservación

5.2 Generalidades de la conservación

5.3 Agentes de deterioro

5.3a Condiciones medioambientales

5.3b Agentes biológicos

5.3c Otras alteraciones

5.4 Manipulación

5.5 Traslados y embalajes

5.6 Restauración de obras de arte

5.7 Reservas y espacios de almacenaje de obras de arte

5.8 Fichas de conservación por material

5.8a Obras en o sobre tela 5.8b Obras en o sobre papel 5.8c Obras en o sobre madera 5.8d Obras en o sobre metal 5.8e Obras en o sobre piedra

Adquisición y administración

6.1 Modalidades de adquisición 6.2 Normativa aplicable 6.3 Política de Adquisiciones

6.4 Trámites y procedimientos para adquisición de obras de arte 6.5 Recomendaciones para el ejercicio de curaduría de colecciones estatales 6.6 Dictamen curatorial 6.6a Generalidades del dictamen curatorial 6.6b Lineamientos técnicos del dictamen curatorial 6.7 Formulario para Control de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA] 6.7a Indicaciones para completar cada campo 6.7b Archivar y comunicar el Dictamen Curatorial de Adquisición 6.8 Otras gestiones administrativas 6.8a Préstamos y movimientos 6.8b Seguros y pólizas 6.8c Baja de bienes artísticos

CAPÍTULO 7

Atención de Emergencias

7.1 Generalidades de la atención de emergencias

7.2 Planes de Emergencia

7.3 Tipos de emergencia o accidente

7.4 Reporte de daños y emergencias

7.5 Formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA]

7.5a Generalidades del formulario

7.5b Pasos para elaborar el formulario

7.5c Indicaciones para completar cada campo 7.5d Archivar y comunicar el formulario

ANEXOS

Anexos

Formulario Ficha de Registro [GCE-FRE] Ejemplo de llenado de Fichas de Registro [GCE-FRE] Formulario Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]

Ejemplo de llenado de Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] Formulario Control de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA] Ejemplo de llenado de Control de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA] Formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] Ejemplo de llenado de Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] Siglas institucionales para Número de Registro GCE

Siglas y abreviaturas

Preguntas frecuentes

Glosario

PRESENTACIÓN

Desde 1982, el Estado costarricense se ha dedicado a la adquisición de obras de arte a través de un número creciente de instituciones. Las piezas que conforman estas colecciones estatales constituyen un valioso legado de imágenes, ideas, sentimientos e ideales propios de nuestra historia como nación.

Salvaguardar y hacer vivir este patrimonio como parte integral de nuestra memoria colectiva es un reto que enfrentamos como Estado y sociedad. A nivel institucional, supone generar procesos que no se han desarrollado de forma paralela a su incorporación en el acervo de las instituciones y cuya atención debemos lograr hoy, en aras de su resguardo pero también de la mejora, modernización y normalización de la gestión pública.

Con el fin de avanzar en este sentido, el Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ) presenta hoy, el primer instrumento nacional para la gestión y conservación de las obras de arte del Estado.

Este documento, elaborado desde la Dirección del Museo de Arte Costarricense, constituye la herramienta fundamental para la implementación de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte 2020-2030 (PNGCEA), un proyecto que arrancó en 2018 y que nos permite avanzar en la atención a nuestra Política Nacional de Derechos Culturales y su eje estratégico relativo a la protección y gestión del patrimonio cultural, material e inmaterial.

Este manual constituye una herramienta que propone, en detalle, un modelo de gestión integral, ecológico e innovador de atención de este valioso activo material y simbólico. A partir de su aplicación, la amplia gama de instituciones que poseen y deben velar por ese patrimonio, contarán con un marco común de trabajo para su gestión, conservación, enriquecimiento, atención y puesta en valor. Su aplicación permitirá así una administración transparente y normalizada del inmenso patrimonio artístico que forman las colecciones de obras de arte propiedad de la República.

Las generalidades sobre las diferentes etapas de la gestión de colecciones se encuentran desarrolladas en los capítulos que integran este manual. Ahí se detallan para las instituciones coleccionistas, los procedimientos necesarios para la protección y conservación de obras de arte. Entre los primeros resultados esperados de esta herramienta se proyecta la construcción de una base de datos sistematizada y actualizada de los bienes artísticos propiedad del Estado, información que se reunirá por primera vez para efectos de supervisión efectiva y contabilidad del Estado. Con estas herramientas se busca salvaguardar, organizar, conservar y difundir el patrimonio artístico de Costa Rica.

La Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, y el presente manual, se inscriben en dos vertientes de promoción del patrimonio y la memoria.

Por un lado, la Década del Patrimonio Museológico 2012-2022 del Programa Iberoamericano de Museos (IBERMUSEOS), en preparación de la conmemoración de los 50 años de Declaración de la mesa Redonda de Santiago de Chile de 1972. La preparación constituye un periodo abocado al fortalecimiento de las instituciones museísticas de la región. Así, la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte y el presente manual atienden los tres primeros puntos de la resolución de esta declaratoria, suscrita por Costa Rica en ese mismo año: Declaración de la mesa Redonda de Santiago de Chile, 1972.

1. Que es necesario la apertura del museo hacia las otras ramas que no le son específicas para crear una conciencia del desarrollo antropológico, socioeconómico y tecnológico de las naciones de América Latina, mediante la incorporación de asesores en la orientación general de museos.

2. Que los museos intensifiquen su tarea de recuperación del patrimonio cultural para ponerlo en función social para evitar su dispersión fuera del medio latinoamericano.

3. Que el museo facilite en la mejor forma posible, el acceso a sus materiales y gestione (dentro de sus posibilidades), ante las instituciones públicas, religiosas y privadas, la posibilidad de acceso a sus colecciones.

Por otra parte, nos complace avanzar con esta herramienta de cara a la conmemoración de los 200 años de nuestra independencia. Entendemos que además de su dimensión celebratoria, ese momento debe llevarnos a una mayor conciencia y coherencia con los elementos que contribuyen a construir, actualizar y hacer accesible aquello que vamos consolidando como hitos de nuestra historia.

El modelo de gestión de colecciones estatales implica la acción coordinada y el esfuerzo de muchas instituciones. Supone fortalecer el ejercicio de la rectoría de la institucionalidad cultural en sus áreas de competencia. Frente a esta tarea, el Ministerio de Cultura y Juventud asume el compromiso de trabajar de manera conjunta con los jerarcas y actores de este proceso durante la implementación de este modelo.

Este paso se complementa con otros procesos paralelos en el marco de una visión integral: primero, que las personas interesadas en la gestión y restauración tengan un mayor acceso a espacios de capacitación; y segundo, que ampliemos la difusión y accesibilidad de nuestros acervos. Hemos avanzado en el primer objetivo a partir del trabajo con la academia y la cooperación internacional. El segundo con el programa Ruta de Museos que desarrollamos conjuntamente con el Ministerio de Educación Pública; y a través de acciones de desconcentración con las que nuestras instituciones culturales centrales procuran honrar, cada día un poco más, su deber con la puesta en valor del conjunto del territorio nacional y nuestra diversidad. El ordenamiento de las colecciones de arte del Estado es una condición indispensable para el conocimiento, valorización y disfrute de nuestro legado artístico y nuestra autoconciencia como nación. Este manual constituye el punto de partida de un proceso que requiere la participación activa y constante de los jerarcas institucionales, así como la coordinación y articulación de esfuerzos por parte del Ministerio de Cultura y Juventud, a través del Museo de Arte Costarricense. Es nuestro reto honrar la visión y el esfuerzo emprendido por nuestra sociedad, a través de las políticas públicas que permitieron, décadas atrás, la consolidación de las extraordinarias colecciones con las que contamos hoy en día.

Sylvie Durán Salvatierra Ministra Ministra de Cultura y Juventud

UN MODELO DE GESTIÓN PARA EL PATRIMONIO ARTÍSTICO

El Museo de Arte Costarricense ha formulado el presente manual como una herramienta para el fortalecimiento y la valorización cultural, social, política y económica de las colecciones de arte del Estado. Este recurso permitirá a los agentes responsables de la protección de este patrimonio contar con un instrumento que reconoce su importancia y su especificidad, centrándose en instalar capacidades dentro de las instituciones.

El presente documento se escribió con el propósito de dar a las instituciones públicas una herramienta completa y actualizada que contempla los procedimientos propios de la gestión y conservación de obras de arte. A través de sus siete capítulos, se presenta un modelo de gestión bajo la forma de un cuerpo de información unificado y construido de manera detallada y accesible. Este modelo de gestión se fundamenta en los principios esenciales de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte: la accesibilidad, la flexibilidad, la sostenibilidad ambiental y la transparencia.

Con la implementación de un modelo adaptado a las necesidades locales, el país contará por primera vez con un registro completo y centralizado de los bienes artísticos muebles de propiedad estatal. Por medio de este modelo de gestión y supervisión, el Museo de Arte Costarricense asume la responsabilidad que le fuera encomendada por su ley orgánica de 1977, para asegurar la protección de las obras de arte del Estado. Un proceso como este no se limita a la constitución de un inventario, sino que requiere el desarrollo de acciones coordinadas sobre el mediano y largo plazo, involucrando competencias multidisciplinarias para el ordenamiento, documentación, investigación, restauración, conservación y exposición del patrimonio artístico estatal.

Esta Política y su modelo de gestión asociado surgen en un momento histórico en el que resulta de vital importancia la atención de colecciones de arte que se han incrementado de manera extraordinaria desde la promulgación de la Ley de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses en 1982. La ausencia de lineamientos claros para la conservación profesional, aunada al envejecimiento natural de las colecciones estatales, ha conllevado a un deterioro que debe ser atendido de manera urgente. Como bienes de naturaleza especial, tanto por su valor simbólico e histórico como por sus materiales constitutivos, las obras de arte requieren cuidados expertos y oportunos. Cada institución propietaria deberá velar por la atención de las colecciones que ha conformado a lo largo de los años, con la asesoría y bajo la supervisión del Museo de Arte Costarricense.

Las colecciones estatales de arte serán el testigo material de nuestra época. A través de este valioso legado construimos también la historia del gusto, de las ideas, y de la identidad. El coleccionismo público fomenta nuestro crecimiento como sociedad, generando espacios democráticos para la promoción y disfrute de la creación artística.

Sofía Soto-Maffioli Directora Museo de Arte Costarricense

EL RETO DE LA GESTIÓN DE COLECCIONES ESTATALES

El patrimonio artístico del Estado está integrado por numerosas colecciones distribuidas entre las diferentes instituciones que tutelan obras de arte. Es un deber de la Administración Pública velar por la protección y enriquecimiento de este patrimonio, el cual siempre debe estar al servicio de la ciudadanía. Para lo anterior, cada institución propietaria de bienes de esta naturaleza deberá procurar los cuidados necesarios para la conservación y puesta en valor de sus respectivas colecciones para que estas puedan ser disfrutadas por todos los costarricenses.

Desde la promulgación de la Ley de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses en 1982, el Estado ha conformado un robusto acervo de obras de arte. Con esta ley, el país brindó protecciones especiales a la creación artística que fortalecieron el sector cultural. Sin embargo, actualmente esta ley ha sido debilitada con la derogatoria de todos los artículos, menos el que establece la adquisición de obras de arte por parte de instituciones públicas.

El Museo de Arte Costarricense, encargado de la supervisión de estas colecciones por su ley orgánica, no había normalizado desde su fundación los procedimientos de esta supervisión. Por estos factores, y ante un patrimonio artístico que empieza a contabilizarse en centenares de obras distribuidas a lo largo y ancho del territorio nacional, el Museo, con el apoyo del Ministerio de Cultura y Juventud, ha desarrollado el presente manual como una herramienta para sistematizar y organizar la gestión de las colecciones públicas de arte.

Este documento no pretende ser una guía exhaustiva y profunda, ni un riguroso compendio de información relativa a la gestión y conservación de colecciones y bienes artísticos. Este manual presenta un modelo de gestión diseñado para la aplicación se adapte a la realidad en las instituciones coleccionistas costarricenses. El objetivo principal de esta herramienta es brindar a funcionarios públicos, que son responsables de bienes artísticos, las instrucciones generales para garantizar la correcta conservación de estos. La finalidad del manual es ser un punto de partida claro y de fácil compresión para sensibilizar, capacitar y brindar destrezas en materia de gestión de obras de arte a las instituciones y funcionarios tutelares. El manual fue formulado como un documento de consulta permanente.

Otro objetivo importante de la implementación del presente manual, y su directa relación con la Política Nacional de Gestión de Colecciones de Arte (PNGCA), responde a la integración, en 2016, de Costa Rica al Programa Iberoamericano de Museos (IBERMUSEOS), siendo el primer país centroamericano en unirse. Así busca cumplirse con lo establecido en la Declaración de San José, producto del IX Encuentro Iberoamericano de Museos, realizado en San José, Costa Rica en noviembre de 2016. En esta declaración se establece la necesidad de:

1. Salvaguarda del patrimonio museológico iberoamericano: con la insistencia en el fortalecimiento de inventarios y registro de colecciones para su protección, la generación de políticas públicas que fortalezcan la conservación preventiva de bienes culturales, la creación de una plataforma digital común relativa a la conservación y restauración de bienes culturales para la capacitación y actualización de los profesionales del sector; y la promoción de legislaciones en materia de Museos y Patrimonio Cultural.

2. Fortalecimiento de la labor educativa de los museos: Potenciar el inherente carácter educativo de los Museos, como ejercicio de reconocimiento, protección y puesta en valor del patrimonio cultural iberoamericano y la memoria social.

3. Modelos de gestión: abordando la práctica de la gestión de manera integral considerando el museo como un espacio complejo de gestión, salvaguarda, investigación y comunicación de la memoria; la implementación de modelos de gestión enfocados en materia de colecciones.

El reto de la gestión de colecciones reside en la articulación de esfuerzos por parte de las diversas instituciones que, bajo la supervisión del Museo de Arte Costarricense, procurarán la correcta gestión y conservación de las obras del patrimonio estatal. El éxito de este modelo de gestión depende de la acción conjunta y de la aplicación eficiente de las herramientas construidas para las instituciones coleccionistas, mediante la participación activa de los actores involucrados.

Este modelo de gestión no solo se enfoca en la conservación de los bienes artísticos. Se aborda de manera integral el rescate de la información documental asociada a cada una de las obras de arte de las colecciones estatales, con el fin de que estos documentos sean organizados y protegidos. Todos estos esfuerzos serán los cimientos para la consolidación y puesta en valor de las colecciones, ya no como piezas de una institución particular, sino integradas a la historia del arte nacional, y al servicio de la construcción de la identidad costarricense.

Rafael Ángel Venegas Arias Gestión de Colecciones Estatales Museo de Arte Costarricense

INTRODUCCIÓN

Como ente supervisor de las colecciones estatales de obras de arte, el Museo de Arte Costarricense emite el presente manual para el uso y consulta permanente por parte de todas las instituciones públicas que coleccionan obras de arte. El acatamiento de las indicaciones aquí contenidas es de carácter obligatorio para las instituciones que entran bajo el ámbito de supervisión del Museo, y su aplicación se recomienda a aquellas instituciones y colecciones que se encuentran fuera de este ámbito.

Este documento constituye una guía paso a paso para inventariar, controlar, conservar y enriquecer adecuadamente una colección pública de obras de arte, atendiendo principios técnicos y normativos.

El objetivo de este manual es ofrecer herramientas para la gestión adecuada y estandarizada de las colecciones del Sector Público. Cada sección presenta recursos para que cada institución pueda cuidar las colecciones de arte, y que a su vez, cuente con la información y conocimientos básicos para esta tarea.

El capítulo 1 del manual brinda un panorama global de la gestión de colecciones. Los capítulos 2, 3 y 4 exponen los procesos para la elaboración del Inventario Institucional de colecciones, así como sus actualizaciones anuales. El capítulo 5 aborda los lineamientos generales para la correcta conservación de las obras de arte. El capítulo 6 explica el procedimiento para la adquisición y, finalmente, el capítulo 7 está dedicado a la atención de colecciones en caso de emergencias.

El manual se ofrece como un recurso de uso general en función de la protección del patrimonio artístico propiedad del Estado Costarricense, que se encuentra bajo la custodia de distintas instancias. Con esta herramienta, cada institución contará con un instrumento preciso para la protección específica del acervo que forma parte del patrimonio institucional, según su obligación establecida por la Ley Nº8292 de Control Interno

Este manual no es excluyente de otros esfuerzos que realicen las instituciones para proteger su patrimonio artístico. Por ejemplo, cada instancia tiene la posibilidad de contratar de forma externa servicios profesionales en materia de gestión, conservación preventiva y curativa de obras de arte.

La aplicación de estos instrumentos por parte de todas las instituciones dentro del ámbito de supervisión del Museo da forma a un modelo de gestión integral de las colecciones estatales, cuya responsabilidad es compartida entre los entes coleccionistas y el propio Museo de Arte Costarricense. El modelo de gestión de colecciones estatales propuesto en el presente manual responde a 4 principios planteados en la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte (PNGCEA): flexibilidad, accesibilidad, sostenibilidad ambiental y transparencia.

El modelo es flexible por que se adapta a una gran variedad de contextos institucionales y responde a las necesidades y limitaciones de las diversas colecciones estatales, mediante procesos de capacitación participativos y herramientas de acceso universal.

La accesibilidad se materializa en la instalación de competencias, conocimientos y herramientas universalmente accesibles para todas las instituciones del Estado, sin importar los recursos materiales, humanos y tecnológicos con los que cuenten. Por esta razón, se ha optado por aprovechar medios tecnológicos y herramientas informáticas sencillas que no impliquen inversión económica por parte de las instituciones.

La sostenibilidad ambiental se hace patente en la implementación de un modelo basado en el uso de herramientas tecnológicas no contaminantes en reemplazo de medios físicos de documentación y comunicación, con el fin de reducir la demanda de productos de papel, productos químicos de impresión e hidrocarburos para transporte.

La transparencia se logra mediante la implementación de este modelo de gestión del patrimonio estatal, por medio de la atención a los procesos fundamentales de control, seguimiento y protección de los bienes artísticos, así como la implementación de lineamientos tendientes a garantizar prácticas profesionales con altos estándares deontológicos.

Proceso para la elaboración del Inventario Estatal

La herramienta de supervisión fundamental de las instituciones y del Museo de Arte Costarricense son los inventarios de obras de arte cuya metodología de elaboración y actualización se aborda en los capítulos 1, 2 y 4. Uno de los principales objetivos del modelo de gestión propuesto consiste en la elaboración, por parte del Museo, de un inventario estatal en el que se registren las obras de arte de todas las instituciones dentro el ámbito de competencia de la Ley Nº6091. Elaborar un inventario de todas las obras de arte propiedad del Estado es un proceso que implica la participación y aportes de todas las instituciones coleccionistas.

El modelo de gestión se estructura a partir de distintas acciones estratégicas: Elaboración de Fichas de Registro: Estas fichas se elaboran completando para cada obra de arte de la colección el formulario Ficha de Registro [GCE-FRE] a lo interno de cada institución. En este documento se sintetiza toda la información relativa a cada obra de arte. Responsable: Cada institución coleccionista [Capítulo 2].

Elaboración del Inventario Institucional: Corresponde con la remisión de todas las Fichas de Registro [GCE-FRE] al Museo de Arte Costarricense, de manera anual. Las Fichas de Registro son elaboradas en cada institución, y deben ser conocidas, aprobadas y remitidas por el Jerarca Institucional mediante el formulario Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]. Responsable: Cada institución coleccionista y el Museo de Arte Costarricense, como receptor [Capítulo 4].

Elaboración del Inventario Estatal y supervisión general de colecciones: Corresponde a las tareas propias del Museo de Arte Costarricense para velar por la adecuada conservación del patrimonio artístico del Estado. El Inventario Estatal es el conjunto de inventarios institucionales, y en él se podrá contabilizar, estudiar y medir la gestión de obras de arte. Este inventario contempla el registro de los bienes y toda clase de datos cuantificables que permitirán conocer el estado de las colecciones estatales.

GUÍA DE USUARIO

El presente manual fue diseñado como un recurso de consulta permanente, y como una herramienta de trabajo. Por esta razón, se articula a partir de capítulos y secciones que hacen referencia a otras partes del documento, con la finalidad de que quien lo utilice pueda comprender que la gestión y conservación del patrimonio artístico es un campo profesional y científico que requiere una atención integral, de carácter colaborativo y participativo, en el que se engloban diferentes profesionales con alta especialización. A pesar de la complejidad y especificidad de la gestión y conservación de obras de arte, esta práctica se aborda en estas páginas de una manera simplificada, con un lenguaje sencillo y de fácil comprensión, para que pueda ser implementado en el seno de las instituciones públicas en beneficio del legado artístico del pueblo costarricense.

Como estrategia didáctica, se pretende que quien utilice esta herramienta pueda encontrar rápidamente cualquier información que requiera. El diseño del manual contempla una serie de recursos (visuales y tecnológicos) para enriquecer la experiencia de su aprovechamiento y uso.

Los recuadros color celeste permiten destacar notas o datos dirigidos especialmente a instituciones museísticas.

Los recuadros color gris permiten destacar información.

Los recuadros color gris con un bombillo son pequeñas notas o definiciones tomadas de publicaciones especializadas, con la finalidad de ofrecer más información al usuario.

Cuando aparezcan dibujos de las tablas de campo con checks, quiere decir que en el cuerpo del texto aparece alguna tarea o acción que debe implementarse.

Cuando aparezcan dibujos de un computador, quiere decir que hay que realizar algún paso utilizando recursos digitales o que requieren el uso de equipos informáticos.

A lo largo del documento, encontrará indicaciones del tipo: [ver sección XX]. Este es un recurso para referenciar a otras secciones relacionadas.

CAPÍTULO 1 GENERALIDADES

GENERALIDADES

El concepto de patrimonio cultural se ha extendido y popularizado, y en él se engloban numerosas manifestaciones materiales e inmateriales que dan testimonio de las transformaciones de las diferentes sociedades. Los elementos que conforman el patrimonio cultural constituyen un recurso de valor inestimable que permite el estudio, la investigación y la protección de la memoria humana. Estos elementos son pilares fundamentales para la construcción de conceptos como identidad, sociedad, historia, pertenencia, memoria, etc.

El patrimonio cultural en su más amplio sentido es a la vez un producto y un proceso que suministra a las sociedades un caudal de recursos que se heredan del pasado, se crean en el presente y se transmiten a las generaciones futuras para su beneficio. Es importante reconocer que abarca no sólo el patrimonio material, sino también el patrimonio natural e inmaterial.

Tal y como lo establece la UNESCO en la cita anterior, el patrimonio cultural como concepto incorpora 3 grandes subcategorías: natural, inmaterial y material. La Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte alcanza únicamente el patrimonio cultural material, ocupándose de su atención y protección.

El patrimonio cultural material abarca dos subgrupos según su naturaleza y dimensiones: inmueble y mueble. Las obras inmuebles son aquellas que fueron concebidas para ser de carácter fijo y/o permanente. En esta categoría se incorporan los edificios, ruinas, monumentos, sitios y conjuntos.

El patrimonio cultural material mueble incluye aquellas obras consideradas como bienes de colección, y son las piezas que históricamente, y debido a sus características físicas, les permiten un cierto grado de autonomía del contexto y la no dependencia de un cuerpo arquitectónico o estructural. En esta categoría se engloban numerosas manifestaciones como las artes decorativas, artes industriales, antigüedades, restos arqueológicos, objetos históricos, archivos, artesanías, y lo que compete a este manual: las artes visuales.

Las artes visuales, concepto de reciente acuñación, incluye lo que tradicionalmente se entendió como artes plásticas (pintura, escultura, dibujo, grabado, etc) e incorpora otros medios y técnicas que dependen de diferentes disciplinas para su creación, como la tecnología (videoarte, cinearte, arte digital, fotografía, etc.), las artes del movimiento corporal humano (performance) y otros medios como las instalaciones. Todo lo anterior con un claro trabajo orientado a la expresión y la experiencia visual.

La Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales se enfoca prioritariamente en las artes plásticas, no en las artes visuales, ya que la primeras son las obras que, histórica y contemporáneamente, han sido sistemáticamente adquiridas por las instituciones públicas y forman parte de las colecciones estatales.

El patrimonio es un valioso recurso que está protegido por legislación nacional e internacional de acatamiento obligatorio, así como por una

1.1 MARCO CONCEPTUAL

1.1a PATRIMONIO CULTURAL MUEBLE

MUSEOS Y MUSEOLOGÍA

serie de medidas para su promoción, protección y divulgación. La salvaguarda del patrimonio artístico es responsabilidad de todos, y es una fuente de conocimientos, riquezas, trabajo y oportunidades de crecimiento de las comunidades y pueblos que lo resguardan.

[...] esos recursos son una “riqueza frágil”, y como tal requieren políticas y modelos de desarrollo que preserven y respeten su diversidad y su singularidad, ya que una vez perdidos no son recuperables.

Los objetos que integran el patrimonio cultural material se encuentran constantemente amenazados por fuerzas intrínsecas y extrínsecas que van en detrimento de su conservación en el tiempo. Esta particular dificultad de conservación obedece a diversos factores que deben ser atendidos, erradicados o controlados para asegurar la correcta protección de los bienes en el tiempo.

Los bienes culturales muebles están expuestos al riesgo de deterioro como resultado de las malas condiciones de su almacenamiento, exposición, transporte y medio ambiente (iluminación, temperatura e higrometría desfavorables, contaminación atmosférica), condiciones que a la larga pueden repercutir más gravemente que si se tratara de daños accidentales o de vandalismo ocasional. En consecuencia, debería procurarse obtener unas condiciones ambientales que fueran convenientes con objeto de garantizar la seguridad material de dichos bienes culturales. Los especialistas responsables deberían incluir en los inventarios informaciones relativas al estado material de los objetos y recomendaciones aconsejando las necesarias condiciones ambientales.

Por lo antes descrito, el patrimonio cultural material, limitado a bienes muebles para efectos de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, debe ser atendido de manera global, integrando protocolos y medidas que protejan los bienes desde las condiciones ambientales y de manipulación, planes de emergencia y procesos administrativos de registro y control.

Los museos se encuentran actualmente en una vertiginosa carrera por la profesionalización y mejora de sus servicios, entendiendo la institución del museo como un espacio que vela por el cumplimiento de diversas tareas relativas al cuido de colecciones y la educación; tareas cada día más especializadas y complejas.

El mundo de los museos ha evolucionado ampliamente a lo largo del tiempo, tanto desde el punto de vista de sus funciones como a través de su materialidad y la de los principales elementos sobre los cuales descansa su trabajo.

La definición del concepto de museo es cada vez más amplia; sin embargo, se partirá de la definición planteada por el Consejo Internacional de Museos (ICOM), que lo define de la siguiente manera:

2. UNESCO, Indicadores UNESCO de cultura para el desarrollo (2018:132).

3. UNESCO, Recomendación sobre la Protección de los Bienes Culturales Muebles (1978).

4. ICOM, Conceptos claves de museología (2010:20).

5. ICOM, 22a Asamblea General de Viena (2007).

El museo es una institución sin fines lucrativos, permanente, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierta al público, que adquiere, conserva, investiga, comunica y expone el patrimonio material e inmaterial de la humanidad y su medio ambiente con fines de educación, estudio y recreo.

Un concepto que define de manera más precisa las labores atendidas por cierto tipo de museos, dentro del que encaja el rol que asume el Museo de Arte Costarricense desde su obligaciones y misiones orgánicas, es el de “institución-museo”. Esta definición es desde donde se posiciona el Museo de Arte Costarricense, como institución tutelar de las artes plásticas en Costa Rica, para la formulación e implementación

la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte

Según ICOM la institución-museo se define como:

La institución-museo, creada y mantenida por la sociedad, se basa en un conjunto de normas (medidas de conservación preventiva, prohibición de tocar los objetos o de exponer sustitutos presentándolos como originales) fundadas sobre un sistema de valores: la preservación del patrimonio, la exposición de obras de arte y de especímenes únicos, la difusión de los conocimientos científicos actuales, etc. Subrayar el carácter institucional del museo significa -por ejemplo- reafirmar su rol normativo y la autoridad que ejerce sobre la ciencia y las bellas artes o la idea de que permanece “al servicio de la sociedad y de su desarrollo.

Funciones museológicas

La ciencia que estudia a los museos, desde su historia, funciones, organización, arquitectura museal [contenedor] y funcionamiento es la museología. Otra definición de museología la presenta el Instituto Latinoamericano de Museos y Parques (ILAM), que entiende este concepto ligado a tres tareas fundamentales de los museos que denomina como funciones museológicas: la preservación, investigación y comunicación del patrimonio cultural y natural.

Preservación: todo lo relacionado con la conservación y manejo de colecciones. Incluye: registro y documentación, conservación y restauración.

Investigación: todo lo relacionado con la curaduría de las colecciones. Incluye: guiones científicos, investigación de colecciones, actualización de colecciones, etc.

Comunicación: todo lo que sirva para transmitir información a una audiencia. Incluye: diseño de exhibiciones, relaciones públicas y educación.

El ILAM también contempla dos funciones más que corresponden a: reactivación (estrategias e integración) y administración (gestión de museos y sus recursos). De estas funciones antes mencionadas, la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales se enfoca y atiende específicamente la subdivisión de preservación.

Funciones museales (o museológicas), [modelo] elaborado a fines de la década del ‘80 por laReinwardt Academie de Ámsterdam.

Distingue tres funciones: la preservación (que comprende la adquisición, la conservación y la gestión de colecciones), la investigación y la comunicación. La comunicación, comprende la educación y la exposición, las dos funciones tal vez más visibles del museo.

La arquitectura museal se define como el arte de concebir y adecuar o construir un espacio destinado a abrigar las funciones específicas de un museo, en particular las de exposición, conservación preventiva y activa, estudio, gestión y recepción.

En el marco de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales, el abordaje y entendimiento del concepto macro de preservación, y las subáreas o labores que engloba se partirá de la propuesta conceptual planteada por el Consejo Internacional de Museos (ICOM) en la publicación Conceptos clave de museología de 2010.

Para el ICOM la preservación se define como

Preservar significa proteger una cosa o un conjunto de cosas de peligros tales como la destrucción, la degradación, la disociación o incluso el robo. Esta protección está respaldada por la recolección, el inventario, la custodia, la seguridad y la restauración [...] En la museología, la preservación reúne el conjunto de funciones vinculadas con la entrada de un objeto al museo: adquisición, inscripción en el inventario, catalogación, reserva, conservación y a veces, restauración [...] En este sentido, el concepto de preservación representa el desafío fundamental de los museos, ya que el desarrollo de las colecciones estructura su misión y su desarrollo. Junto con la difusión al público, constituye uno de los ejes de la acción museal.

A partir de la definición anterior, el marco de trabajo y el objetivo de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales es la atención de cada una de las funciones de la preservación del patrimonio cultural

a. ICOM, Conceptos claves de museología (2010:20).

b.Ibidem (2010:23).

6. Ibidem (2010:43).

7. ILAM, Sin fecha.

8. ICOM, Conceptos claves de museología (2010:70).

9. ICOM, Conceptos claves de museología (2010:70-71).

10. Ibidem (2010:26).

antes descritas. Estas tareas, íntimamente relacionadas con la conservación y manejo de colecciones, se engloban en el concepto de gestión de Colecciones, definido como sigue:

La gestión y la administración de colecciones son un conjunto de operaciones relacionadas con el tratamiento administrativo de los objetos, como ser su inscripción en el catálogo o en el registro de inventario a fin de certificar su estado museal, lo que en algunos países les concede un estatus jurídico particular, al punto que los bienes incorporados al inventario son inalienables e imprescriptibles

[...] Su ubicación en las reservas y su clasificación forman parte de las actividades propias de la gestión de colecciones, así como la supervisión del desplazamiento de los mismos dentro o fuera del museo. Finalmente, las actividades de conservación tienen como objetivo la puesta en marcha de los medios necesarios para garantizar el estado de un objeto contra toda forma de alteración, a fin de legarlo a la posteridad lo más intacto posible. En su sentido más amplio, estas actividades condensan, las operaciones de seguridad general (protección contra robo y vandalismo, incendio o inundaciones, terremotos y motines), las disposiciones llamadas de conservación preventiva, es decir el conjunto de medidas y acciones que tienen por objetivo evitar y minimizar los deterioros o pérdidas futuras.

Cada una de las acciones propuestas y desarrolladas en esta Política tienen como objetivo la definición y atención de las distintas tareas relativas a la gestión del patrimonio, que en este caso se centra en el patrimonio cultural mueble limitado a obras de arte. Estas acciones permitirán la correcta gestión y conservación de este valioso patrimonio cultural.

Colección de obras de arte El Consejo Internacional de Museos (ICOM) define el concepto de colección de la siguiente manera:

De manera general, una colección se puede definir como un conjunto de objetos materiales e inmateriales (obras, artefactos, mentefactos, especímenes, documentos, archivos, testimonios, etc.) que un individuo o un establecimiento, estatal o privado, se han ocupado de reunir, clasificar, seleccionar y conservar en un contexto de seguridad para comunicarlo, por lo general, a un público más o menos amplio”.

Para efectos de la Política Nacional de Gestión de Colecciones

Estatales de Arte se entenderá como instituciones coleccionistas aquellas entidades públicas que adquieren, de manera esporádica o sistemática, obras de arte para su colección, y aquellas que en el pasado han adquirido obras de arte por cualquier vía y que conservan aún estos bienes. Estas adquisiciones pueden ser por donación, compra, legado, etc, por lo que todas las instituciones que cuenten con al menos una obra de arte dentro de sus bienes son consideradas coleccionistas, independientemente de la modalidad de adquisición de las obras de arte.

Finalmente, se entenderá como colección institucional el conjunto de obras de arte (a partir de una obra) y sus respectivos documentos (expedientes de adquisición y otra documentación sobre las obras) que sean propiedad de una institución estatal que esté dentro del ámbito de aplicación del artículo 2 de la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense

En la Constitución Política de 1949 se establecen las responsabilidades de la República en relación al patrimonio artístico.

Artículo 89.- Entre los fines culturales de la República están: proteger las bellezas naturales, conservar y desarrollar el patrimonio histórico y artístico de la Nación, y apoyar la iniciativa privada para el progreso científico y artístico.

Hacia finales de la década de 1970, Costa Rica fundó su primera legislación específica para la protección de las colecciones estatales de obras de arte. Esta norma fue incorporada a la ley orgánica del Museo de Arte Costarricense, promulgada en 1977. Esta institución es responsable de la supervisión de todas las obras de arte que son propiedad del Estado, y también es la instancia tutelar que debe aprobar cada adquisición de obras de arte, por compra o donación, que haga una institución pública.

Estas disposiciones legales tienen como objetivo garantizar que el Estado conserve correctamente las obras de arte de su propiedad, que constituyen el patrimonio artístico público. Además, la obligación de que las instituciones cuenten con el aval del Museo para adquirir por compra o donación, garantiza que las colecciones públicas tengan altos estándares cualitativos.

Según se estipula en la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense, del 07 de junio de 1977, publicada en la Gaceta Nº209 del 04 de noviembre de 1977, constituye una responsabilidad del Museo la supervisión de las colecciones de arte del Estado:

Artículo 1.-Se crea, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, el Museo de Arte Costarricense, el cual velará por el fomento, la conservación, la divulgación y el estímulo de las artes y la literatura costarricense en todas sus manifestaciones.

Artículo 2.-El Museo de Arte Costarricense procurará reunir y exhibir las obras más importantes de las artes plásticas costarricenses en forma metódica, sistemática y constante, por medio de su colección permanente y de exhibiciones temporales, organizadas tanto en su sede como en otras salas de exposición, dentro y fuera del territorio nacional; estimulará la investigación y la creación artística por medio de becas y talleres especiales; propiciará la investigación y la divulgación de los valores artísticos costarricenses por medio de documentos y reproducciones, publicaciones y conferencias; supervisará las colecciones de arte del Estado, procurando su adecuada conservación, y decidirá sobre toda adquisición de obras artísticas que se haga con fondos del Gobierno y en general, llevará a cabo con toda amplitud los fines para los cuales se crea.

Por otra parte, y en concordancia con el artículo 2 de la ley supra citada, en su Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 19169-C, se estipula que corresponde a la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense examinar y resolver las solicitudes de adquisición de obras artísticas para otras instituciones del Estado:

Artículo 1.-El Museo será administrado por una junta de siete miembros, nombrados por el Ministro de Cultura. Juventud y Deportes y que tendrá las siguientes atribuciones:

1.2 MARCO LEGAL

1.2a NORMATIVA VIGENTE

Constitución Política

Tratados y convenios Internacionales

Leyes orgánicas y especiales

Leyes ordinarias

Reglamentos

Decretos Ejecutivos

Directrices y circulares

Costumbres

Nivel fundamental

Nivel legal

Nivel sublegal

Pirámide de Kelsen

a) Velar por el cumplimiento de la ley N°6091 y otras conexas.

[…]

f) Examinar y resolver en todos los casos las propuestas de adquisición de obras artísticas para el Museo.

g) Examinar y resolver las solicitudes de adquisición de obras artísticas para otras instituciones del Estado, cuando la Dirección las someta a su consideración, o cuando lo solicite uno de los miembros de la Junta. La Junta podrá delegar en la Dirección y el personal técnico del museo esta atribución, mediante el reglamento que apruebe al respecto. […]

Por otra parte, el Decreto Ejecutivo Nº 24479-C Reglamento de adquisición de obras de arte por parte de instituciones estatales establece la regulación para la adquisición de obras de arte por parte de instituciones estatales por compra con fondos del Estado o por donación.

Artículo 1.- Ámbito de aplicación. El presente reglamento tiene por objeto regular la adquisición por parte de las instituciones estatales de obras artísticas, ya sea mediante compra con fondos del Estado o por donación.

Cuando el Estado proyecte la construcción o ampliación de un edificio público, para la prestación directa de los servicios a la población, la institución deberá presupuestar para la compra de obras de arte el porcentaje establecido en el artículo 12 de este Reglamento, siempre que el monto presupuestado para la construcción o ampliación, sobrepase los diez millones de colones.

Por otra parte, el artículo 1 del Decreto Ejecutivo Nº 29479-C, supra citado, normatiza lo establecido en el artículo 7 de la Ley Nº 6750 de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses:

Artículo 7.- Cuando el Estado o sus instituciones proyecten la construcción de un edificio público, para la prestación de servicios directos a la población, cuyo costo sobrepase los diez millones de colones, el Ministerio de Cultura, en coordinación con la institución correspondiente, deberá señalar, antes de la aprobación definitiva de los planos y presupuestos, el porcentaje mínimo de éstos que se dedicará a la adquisición o elaboración de obras de arte. La Contraloría General de la República no aprobará presupuestos de construcción de edificios públicos, sin el requisito anterior.

En su artículo 2, el mismo Decreto Ejecutivo Nº 29479-C Reglamento de adquisición de obras de arte por parte de instituciones estatales establece que el Museo estudiará y autorizará la adquisición de obras artísticas que se realice con fondos públicos:

Artículo 2º—Autorización. El Museo de Arte Costarricense, será la entidad encargada de estudiar y autorizar la adquisición de obras artísticas, que se realicen con fondos públicos, aspecto que la institución interesada deberá hacer de conocimiento de quien venda o done la obra.

En resumen, diferentes textos normativos establecen que el Museo de Arte Costarricense tiene potestad y responsabilidad de autorizar la adquisición de obras artísticas. Esta normativa comprende las siguientes disposiciones:

- Ley de Creación Nº6091: El Museo decidirá sobre toda adquisición de obras artísticas que se haga con fondos del Gobierno.

- Decreto Ejecutivo Nº 19169: El Museo examinará y resolverá las

solicitudes de adquisición de obras artísticas para otras instituciones del Estado.

- Decreto Ejecutivo Nº 29479-C: El Museo aprobará la adquisición por parte de las instituciones estatales de obras artísticas, ya sea mediante compra con fondos del Estado o por donación.

- Decreto Ejecutivo Nº 29479-C: El Museo estudiará y autorizará la adquisición de obras artísticas, que se realicen con fondos públicos.

De lo anterior se desprende que todas instituciones públicas que se encuentran comprendidas dentro del ámbito de aplicación de esta normativa deben tramitar sus adquisiciones de obras de arte ante el Museo de Arte Costarricense, y contar con aprobación formal de éste para las compras y donaciones que reciba.

En resumen, el aparato legal que regula las labores asociadas al patrimonio artístico propiedad del Estado son las siguientes:

Constitución Política de la República de Costa Rica, del 07/11/1949.

Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense, del 07/10/1977.

Ley Nº8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 16/11/1977, publicada en La Gaceta Nº198 del 18/09/2001.

Ley Nº6227 General de Administración Pública, del 02/05/1978.

Ley Nº6750 de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses, del 29/04/1982.

Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos, del 14/10/1982.

Ley Nº8292 General de Control Interno del 31/07/2002.

Decreto Ejecutivo Nº 18215-C-H, Reglamento a la Ley de Protección de las Artes Plásticas, del 23/06/1988.

Decreto Ejecutivo Nº 19169-C del Reglamento de Museo de Arte Costarricense, del 04/08/1989.

Decreto Ejecutivo Nº 29479-C de Reglamento de Adquisición de Obras de Arte por parte de las Instituciones Estatales, del 17/05/2001.

Decreto Ejecutivo Nº 30720-H para el Reglamento de Registro y Control de Bienes de la Administración Central del 26/08/2007.

Norma N-2-2009-CO-DFOE de Control Interno para el Sector Público, Nº R-CO-9-2009 de 26/01/2009, publicada en la Gaceta Nº26 del 06/02/2009

1.2b DERECHOS DE AUTOR

Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos

A continuación, se presentan algunas consideraciones importantes en materia de Derechos de Autor que las instituciones deben tomar en cuenta para la gestión y correcto uso de las obras de arte de su colección. El conocimiento y aplicación de esta ley por parte de las instituciones coleccionistas es de vital importancia para evitar prácticas irregulares y responsabilidad penal para el Jerarca Institucional

Destrucción o modificación de obras de arte

Primeramente, es importante destacar que, aunque una institución sea propietaria de bienes artísticos, el autor (o sus herederos) guardan derechos patrimoniales y morales estipulados en esta norma.

Artículo 1°. - Las producciones intelectuales originales confieren a sus autores los derechos referidos en esta Ley. La protección del derecho de autor abarcará las expresiones, pero no las ideas, los procedimientos, los métodos de operación ni los conceptos matemáticos en sí. Los autores son los titulares de los derechos patrimoniales y morales sobre sus obras literarias o artísticas.

Los derechos de autor protegen a las obras de arte en toda circunstancia, aún cuando el autor es anónimo (artículo 5). Por esta razón ninguna persona o institución debe modificar, alterar o destruir una obra de arte, aún si se desconoce su autor o los titulares de los derechos.

Esto significa que la destrucción, o modificación, incluso ligera, de cualquier obra de arte es contraria a la legislación, a menos que se cuente con la autorización expresa del autor o sus titulares de derechos. Por ello, no podrá darse de baja ningún bien artístico propiedad de las instituciones públicas, a menos que sea por pérdida total causada por incendio, robo o siniestro [ver secciones 7.4 y 7.5].

Reproducción y publicación de obras de arte Algunas instituciones han utilizado históricamente obras de arte de su colección como parte de las comunicaciones, prensa o publicidad institucional. Esta práctica constituye una manera importante de poner en valor el patrimonio que conserva el Estado. Sin embargo para reproducir y publicar imágenes de estas obras, se debe contar con la autorización expresa y formal por parte del autor o titular según el Artículo 11 de la Ley Nº6683.

Artículo 11. - Las obras literarias o artísticas, publicadas en revistas o periódicos, no pueden ser reproducidas sin la autorización del autor.

Las instituciones coleccionistas deben tener en cuenta que la enajenación (venta, donación o transferencia del título o dominio sobre una propiedad, en este caso una obra de arte), implica únicamente la propiedad física del objeto, lo que no incluye los derechos morales o patrimoniales. Los derechos de reproducción sólo están dados bajo la figura del contrato de edición.

Artículo 91. - Salvo convenio en contrario, la enajenación de obras pictóricas, escultóricas y de artes plásticas en general no confiere al adquirente el derecho de reproducción, el cual permanece con el autor.

El contrato de edición, que estipula este texto normativo, es una autorización formal en la que el autor o derechohabiente de una obra otorga a una persona física o jurídica para que esta obra de arte pueda ser sometida a diferentes adaptaciones, usos, reproducciones, ediciones, transmisiones, u otros medios de comunicación y producción. Los autores o titulares pueden hacer contratos o autorizaciones con terceros en materia de derechos patrimoniales, conservando de manera perpetua los derechos morales.

Artículo 16. -

1.- Al autor de la obra literaria o artística le corresponde el derecho exclusivo de utilizarla. Los contratos sobre derechos de autor se interpretarán siempre restrictivamente y al adquirente no se le reconocerán derechos más amplios que los expresamente citados, salvo cuando resulten necesariamente de la naturaleza de sus términos; por consiguiente, compete al autor autorizar:

a) La edición gráfica.

b) La reproducción.

c) La traducción a cualquier idioma o dialecto.

d) La adaptación e inclusión en fonogramas, videogramas, películas cinematográficas y otras obras audiovisuales.

e) La comunicación al público, directa o indirectamente, por cualquier proceso y en especial por lo siguiente:

i.- La ejecución, representación o declaración.

ii.- La radiodifusión sonora o audiovisual.

iii.- Los parlantes, la telefonía o los aparatos electrónicos semejantes.

f) La disposición de sus obras al público, de tal forma que los miembros del público puedan acceder a ellas desde el momento y lugar que cada uno elija.

g) La distribución.

h) La transmisión pública o la radiodifusión de sus obras en cualquier modalidad, incluyendo la transmisión o retransmisión por cable, fibra óptica, microonda, vía satélite o cualquier otra modalidad.

i) La importación al territorio nacional de copias de la obra, hechas sin su autorización.

j) Cualquier otra forma de utilización, proceso o sistema conocido o por conocerse.

En cualquier contrato de edición que firme una institución coleccionista (que pasaría a denominarse editor) y un autor o titular, se recomienda establecer de la manera más detallada las disposiciones contractuales, incluyendo el período de tiempo de vigencia de la autorización, y los fines de la edición. Si no se detallan las disposiciones aplicará lo establecido en el Capítulo IV de dicha ley, en materia de alcances, plazos, etc.

Artículo 39. - El autor conservará todos los derechos patrimoniales sobre la obra, con excepción de los concedidos expresamente en el contrato de edición.

La Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos protege a las obras de las intervenciones o alteraciones por parte de terceros, incluidas las que cuenten con un contrato de edición. Por lo anterior se recomienda tener en cuenta los siguientes artículos:

Artículo 27. - El autor debe entregar al editor, en el plazo establecido en el contrato, la obra que se va a editar, en forma tal que permita su reproducción normal. El editor no podrá, sin la autorización escrita del autor, efectuar modificaciones, abreviaturas o adiciones a la obra. El autor tendrá derecho a hacer a su obra las correcciones, enmiendas o mejoras que estime convenientes, antes de que la obra entre en prensa; sin embargo, cuando las correcciones o mejoras hagan más onerosas la impresión, está obligado a resarcir al editor los gastos correspondientes.

Artículo 28.- El editor incluirá el nombre o seudónimo o identificación del autor, en cada uno de los ejemplares y publicará, la obra en el plazo establecido en el contrato. En caso de que ese plazo no se establezca, se entenderá que es de dos años.

Los derechos patrimoniales son propiedad de la institución comitente para los casos de obras de arte hechas por encargo, y si la institución definió detalladamente la obra en su planificación (contenidos, temas, técnica, etc) previamente a la elaboración o confección material por parte del artista. Por lo tanto, si una institución encarga una obra con un tema e indicaciones específicas de contenido y/o forma, los derechos patrimoniales pasan a ser de la institución, aunque los morales siempre serán de los autores materiales (artistas). Lo mismo sucede si una obra es realizada por un artista mientras éste la ejecute contratado de manera asalariada por la institución. Además, los autores no pueden solicitar pagos adicionales fuera de lo establecido en el contrato.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL

Artículo 40. - Cuando uno o varios autores se comprometen a componer una obra, según un plan suministrado por el editor, únicamente pueden pretender los honorarios convenidos. El comitente será el titular de los derechos patrimoniales sobre la obra, pero los comisarios conservarán sobre ella sus derechos morales; asimismo, cuando el autor sea un asalariado el titular de los derechos patrimoniales será el empleador.

Las obras de arte siguen protegidas por la Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos aún después del fallecimiento del autor. Lo anterior según las disposiciones para los plazos de protección indicadas en esta ley. El artículo 58 establece un plazo de 70 años después de la muerte del autor para la vigencia de los derechos patrimoniales. Concluido este plazo, la obra entrará al dominio público.

Artículo 58.- Los derechos de autor son permanentes durante toda su vida. Después de su fallecimiento, disfrutarán de ellos por el término de setenta (70) años, quienes los hayan adquirido legítimamente.

Un punto importante a considerar es la legalización de la reproducción fotográfica y pictórica de obras de arte sin fines de lucro (artículo 71). Este artículo solo aplica para obras de colecciones públicas expuestas en calles, jardines y museos, por lo tanto no se consideran las obras expuestas en edificios y espacios interiores.

Artículo 71. - Es lícita la reproducción fotográfica o por otros procesos pictóricos, cuando esta reproducción sea sin fines comerciales, de las estatuas, monumentos y otras obras de arte protegidas por derechos de autor, adquiridos por el poder público, expuestos en las calles, los jardines y los museos.

Para finalizar, se debe tener en consideración que las obras de arte son consideradas por esta ley como bienes muebles, susceptibles de protección por otros textos normativos, en particular el Código Civil y la Ley General de Control Interno.

Artículo 94. - Para los efectos legales, las obras literarias o artísticas y las producciones conexas serán consideradas bienes muebles, aplicándose las reglas vigentes del Código Civil sobre derecho sucesorio, salvadas las disposiciones específicas de esta ley.

La misión de supervisión de colecciones estatales que ejerce el Museo de Arte Costarricense abarca únicamente los bienes artísticos clasificados como obras de artes plásticas. Los lineamientos contenidos en este instrumento son aplicables únicamente a este tipo de bienes, y excluyen colecciones de carácter arqueológico, histórico, industrial, numismático, arquitectónico y botánico, así como los monumentos, por cuanto estos tipos de bienes no entran dentro del ámbito de competencia del Museo.

Las instituciones que deben implementar de manera obligatoria este instrumento, así como la Política Nacional de Gestión de Colecciones de Arte, son aquellas contempladas dentro del ámbito de aplicación de la Ley Nº 6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense, por la que se indica que el Museo “supervisará las colecciones de arte del Estado, procurando su adecuada conservación” (artículo 2).

1.4 GESTIÓN DE COLECCIONES ARTÍSTICAS

1.4a JUSTIFICACIÓN

En razón de la limitación de recursos humanos especializados y de materiales, muchas instituciones no realizaron inventarios hasta ya muy avanzada su colección. Este retraso es un reflejo de una visión antigua en materia de bienes culturales de colecciones públicas, orientada a la acumulación, y distinta a la que tenemos hoy en día, orientada a la conservación y la valorización.

Los inventarios tienen varios objetivos. Primeramente, el inventario permite llevar un control detallado de los bienes pertenecientes a una institución. Este registro es indispensable para mantener un correcto control contable y administrativo de estos bienes. En segundo lugar, el inventario es una herramienta que permite establecer las necesidades generales de la colección y elaborar un plan de conservación, en el cual se contemplen las inversiones necesarias para mantener las obras saludables.

Otra función del inventario es servir como recurso para los investigadores y curadores, ya que permite ubicar y conocer obras para ser estudiadas e integradas en la historia del arte, lo que permite su valorización a partir de publicaciones, exposiciones y otros medios. Finalmente, el inventario es un documento con implicaciones legales, ya que constituye el registro de bienes propiedad de las instituciones. Es necesario que cada institución propietaria cuente con toda la información relativa a las obras de arte de su colección para que estas puedan ser ubicadas por la policía en caso de un robo o extravío. Esto es particularmente importante para aquellos bienes artísticos de los cuales se carezca de título de propiedad (caso mayoritario en el Estado).

Asimismo, el inventario también le permite a la entidad propietaria adquirir seguros y pólizas para sus bienes, teniendo certeza de lo que tiene con valores específicos, información útil para el préstamo y financiación de sus colecciones.

Función del inventario

A pesar de la diversidad y volumen de las colecciones estatales de arte, no existe, a la fecha, un inventario estatal integral que contemple todos estos bienes. La ausencia de este recurso impide una correcta supervisión, control y seguimiento del patrimonio artístico nacional en propiedad de las instituciones.

Todas las colecciones de arte, y principalmente las que pertenecen a instituciones públicas, deben atenderse por medio de procedimientos que garanticen las obras se mantengan en excelentes condiciones de salud. Además, cada institución propietaria de colecciones de arte debe contar con un registro de estos bienes, y todos los documentos y archivos asociados en estricto orden.

La información asociada a una colección permite poner en valor las obras, y a su vez, asegura una comprensión y valorización de cada obra y de la colección en general. Además, el registro de las colecciones y su documentación constituyen las herramientas fundamentales para el control interno de estos bienes valiosos.

Son las instituciones museísticas las que generalmente conservan y gestionan colecciones de arte con los mejores estándares, aunque también existen colecciones institucionales que con el paso de los años y con un

1.4b ETAPAS DE LA GESTIÓN DE COLECCIONES ESTATALES

concienzudo trabajo de estudio y gestión se transforman en prestigiosos acervos culturales. Un ejemplo de lo anterior son las colecciones del Instituto Nacional de Seguros (INS), orientadas principalmente al patrimonio arqueológico. Al alcanzar un volumen de colecciones gran calidad, estas instituciones se transforman en repositorios invaluables del patrimonio nacional, fundamentales para el estudio de nuestro pasado y sus implicaciones en el presente y el futuro del país.

Por lo anterior, es indispensable que cada institución que posea una o más obras de arte, atienda de manera rigurosa los procedimientos que aseguren la óptima documentación y conservación de cada uno de los elementos que conforman su colección. Una colección mal gestionada puede obligar al Estado a incurrir en enormes gastos y en la pérdida de valiosa información que podría ser irrecuperable.

Considerando lo anterior, todas las instituciones propietarias de obras de arte que se encuentren bajo el ámbito de supervisión del Museo de Arte Costarricense deberán llevar a cabo varias tareas de carácter obligatorio, con el fin de garantizar el mejor control y conservación de este patrimonio. Las siguientes tareas serán entonces de aplicación necesaria para cada institución, sin importar la naturaleza y cantidad de objetos de colección. A continuación, se presentan de manera general estas grandes tareas.

A. Preparación

A.1 Desarrollo y comunicación de un modelo de gestión de colecciones estatales, y de una plataforma de atención a las instituciones coleccionistas.

Desde finales del siglo XIX e inicios del siglo XX, las instituciones estatales costarricenses han reunido colecciones de obras de arte con un cierto grado de informalidad, debido a la escasez de profesionales en materia de gestión del patrimonio artístico, así como una normativa insuficiente en la materia.

Por su parte, el Museo de Arte Costarricense fue encargado, por su Ley Nº6091 de Creación promulgada en 1977, de la supervisión de colecciones estatales de arte. Sin embargo, hasta el año 2019, la institución no se dotó de una plataforma ni de mecanismos formales de atención de esta misión orgánica. La supervisión que la institución debe ejercer se ha realizado de manera fragmentaria, y sin ninguna normalización o sistematización. Esta situación, así como la ausencia de lineamientos técnicos, ha contribuido a una gestión deficiente de este patrimonio estatal en una gran parte de las instituciones coleccionistas.

Esta línea de acción constituye la base del modelo de gestión de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, ya que permitirá a las instituciones estatales contar con un lineamiento técnico especializado que será aplicado para el correcto control y gestión de las obras patrimonio de la ciudadanía.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales no se abordan en presente Manual, y corresponde con la Línea de Acción 1: Desarrollo y comunicación de herramientas de inventario y gestión de colecciones, y de una plataforma de atención a las instituciones de la PNGCEA.

A.2 Generación de competencias de gestión de colecciones de arte en las instituciones públicas.

La exitosa implementación del modelo de gestión de colecciones estatales depende de las capacidades que sean instaladas en cada una de las instituciones que coleccionan obras de arte.

El modelo de gestión propuesto en el marco de la PNGCEA y en el presente manual requiere una serie de capacitaciones para su correcta implementación y puesta en práctica. La generación de competencias en materia de gestión y conservación de obras de arte dentro de cada institución es una acción estratégica fundamental y requerirá de actualizaciones constantes. La capacitación y asesoramiento permanente a las instituciones asegurará el funcionamiento del modelo, agilizando las labores administrativas en pro de la salvaguarda y protección del patrimonio artístico, sin la obligatoriedad de contratación de servicios especializados para esta labor, lo que reduce costos de implementación y asegura la prolongación en el tiempo.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales no se abordan en presente manual, y corresponde a la Línea de Acción 2: Generación de competencias de gestión de colecciones de arte en las instituciones públicas de la PNGCEA.

B. Registro e inventario

A pesar de la diversidad y volumen de las colecciones estatales de arte, no existe, a la fecha, un inventario estatal integral que contemple todos estos bienes. La ausencia de este recurso impide una correcta supervisión, control y seguimiento del patrimonio artístico nacional en propiedad de las instituciones.

A partir de la implementación de la presente Política, cada institución pública que posee obras de arte deberá llevar a cabo un inventario de su colección, el cual será revisado y corregido por el Museo de Arte Costarricense. El conjunto de inventarios institucionales constituirá el Inventario Estatal de Obras de Arte, cuyo compendio corresponderá al Museo de Arte Costarricense. Este Inventario Estatal será una herramienta de control para identificar el volumen y diversidad de piezas que integran las colecciones de arte, así como su valor monetario y patrimonial.

El inventario consiste en un proceso de registro de información de las obras de arte propiedad de cada institución. El producto final de este proceso es un documento digital en el que figura una serie de campos o casillas donde se inscribe la obra y todos los datos para su gestión.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 2: Registro e inventario del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 3: Registro e Inventario de la PNGCEA.

C. Documentación de bienes artísticos

La correcta gestión de una colección de obras de arte implica el conocimiento fundamental de las piezas que la constituyen, incluyendo su información técnica, origen, modo y condiciones de adquisición, así como otra información administrativa o histórica del objeto artístico. Esta necesidad se atiende mediante la recopilación y sistematización de la información documental, a través de la construcción, investigación, digitalización y actualización del corpus documental que debe acompañar toda colección de obras de arte.

La actualización, mantenimiento y organización de la información

documental consiste en un proceso permanente, que se inicia con la elaboración de un Expediente de Obra para cada uno de los elementos que integran la colección institucional. El objetivo de este proceso es la recopilación de información para la puesta en valor, intervenciones y estudio de las obras de arte propiedad del Estado, así como su adecuada comunicación al público por diversas vías.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 3: Documentación de bienes artísticos del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 4: Documentación de bienes artísticos de la PNGCEA.

D. Actualización y control Las colecciones estatales evolucionan, tanto por la variación en su estado de conservación (por uso y envejecimiento), como por aumento en el número de obras. Ante estos cambios, las colecciones del Estado requieren herramientas adecuadas de control y seguimiento.

La actualización de inventarios debe realizarse al menos una vez al año. Esto permitirá contar con información adecuada del estado y costo de las colecciones estatales de arte. Mediante el análisis de esta información, será posible identificar las necesidades y proyecciones para la gestión de este patrimonio en cada institución. Para el Museo de Arte Costarricense, esta información constituirá el instrumento del acompañamiento técnico que debe ofrecer a las instituciones como ente supervisor de los bienes artísticos.

Esta actualización permitirá un correcto seguimiento de las obras de arte que requieren restauraciones, aquellas que hayan sido atendidas y aquellas que se ingresen a colección, asegurando un control interno adecuado y la protección de este patrimonio. Adicionalmente, estas actualizaciones servirán como fuente de información sobre el monto de inversión anual que requieren las colecciones para su adecuada conservación.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la Gestión de Colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 4: Actualización y control del presente manual y corresponde ala Línea de Acción 5: Actualización y control de la PNGCEA.

E. Conservación y manipulación

Dada su naturaleza material y su valor histórico y cultural, las obras de arte requieren cuidados especiales diferentes a aquellos de otros bienes usuales propiedad del Estado. En este sentido, las obras de arte no son objeto de mantenimiento, sino de medidas de conservación.

La conservación de obras de arte implica una serie de acciones que deben implementarse de manera constante y controlada. Algunos de estos cuidados podrán requerir servicios externos que deberán ser presupuestados y contratados por la institución propietaria. Para la conservación y protección de colecciones, el Museo de Arte Costarricense desarrollará capacitaciones regulares dirigidas a los funcionarios públicos designados para la gestión de las obras de arte. Estas capacitaciones brindarán las herramientas técnicas y prácticas esenciales para asegurar su adecuada conservación.

La importancia de la implementación de medidas de conservación para obras de arte radica en que estas aseguran el buen estado del bien patrimonial, así como el ahorro sustancial en gastos producto de restauraciones e intervenciones para el rescate de obras dañadas o deterioradas. La conservación es una tarea constante y permanente, y releva estrictamente de la responsabilidad de cada institución

propietaria. El Museo de Arte Costarricense brindará asesoría y acompañamiento, pero no financiará ningún tipo de conservación o restauración ya que la inversión corresponde al propietario de cada bien, quien asume esta responsabilidad a perpetuidad al adquirir la obra.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 5: Conservación y Manipulación del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 6: Conservación y manipulación de la PNGCEA.

F. Enriquecimiento y administración

Las colecciones estatales de arte deben ser regularmente alimentadas para asegurar su enriquecimiento, no solo en cantidad, sino en calidad. Las adquisiciones de obras de arte por parte de las instituciones estatales están reglamentadas por el Decreto 29479-C Reglamento de adquisición obras de arte por parte de instituciones estatales. Sin embargo, la etapa de diagnóstico previo al desarrollo de la PNGCEA, permitió determinar que no todas las instituciones aplican esta normativa.

Por otra parte, las instituciones coleccionistas no han contado en el pasado con normativa específicamente diseñada para la administración de bienes artísticos, cuya naturaleza material y patrimonial los diferencia diametralmente de los bienes usuales del Estado. El Museo de Arte Costarricense procurará establecer y comunicar herramientas de acatamiento obligatorio para la correcta gestión y administración de este patrimonio, así como recomendaciones para contratación de servicios externos profesionales para la atención de las colecciones estatales.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 6: Adquisición y administración del presente manual y corresponde a la Línea de Acción 7: Adquisición y administración de la PNGCEA.

G. Atención de emergencias

La conservación y transmisión el patrimonio artístico estatal a futuras generaciones no solo es un imperativo legal sino también moral de nuestras instituciones. Sin embargo, ninguna institución coleccionista se encuentra libre de sufrir situaciones de emergencia, ya se trate de situaciones de origen humano (vandalismo, descuido, robo, violencia social, destrucción voluntaria por parte de las instituciones) o de carácter natural o accidental (inundaciones, terremotos, incendios, otros siniestros). Las situaciones antes descritas acaecidas a lo largo de varios años o décadas, han provocado deterioros, daños, desaparición y destrucciones del patrimonio artístico nacional. Las consecuencias de lo anterior son afectaciones irreparables, que van en detrimento de la cultura y del legado artístico del pueblo costarricense.

El Museo de Arte Costarricense, como parte de su responsabilidad de supervisar las colecciones estatales, deberá diseñar y ofrecer herramientas, protocolos y acompañamiento para atender situaciones de emergencia, así como recomendaciones y medidas de control para enfrentarse a estas situaciones antes, durante y después del suceso. Esto permitirá fiscalizar con mayor transparencia la atención de los bienes artísticos de propiedad pública, y permitir a las instituciones actuar de manera eficiente para la protección de su patrimonio.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la Gestión de Colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 7: Atención de emergencias del presente manual y corresponde a la Línea de Acción 8: Atención de emergencias de la PNGCEA.

1.5 RESPONSABLES INVOLUCRADOS

La gestión de colecciones de arte implica el trabajo coordinado de varios actores institucionales y eventualmente externos. Bajo los lineamientos de trabajo del presente instrumento, los responsables involucrados en la gestión de colecciones deberán llevar a cabo las tareas que garanticen el ordenamiento, documentación, adecuada conservación, crecimiento y atención de las colecciones de arte de cada institución.

La comprensión de las áreas de competencia de cada actor involucrado será de gran importancia para permitir una gestión adecuada y facilitar, en los casos necesarios, la contratación de servicios profesionales para la atención al patrimonio artístico estatal.

Cada institución coleccionista podrá contratar externamente a los profesionales específicos para realizar las tareas concernientes a la restauración y algunas tareas de la gestión de sus colecciones, cuando no cuente con personal de planta para realizar estas actividades. Es responsabilidad de cada institución asegurar la contratación de profesionales que cumplan con los requisitos para realizar su labor adecuadamente, y que estos cuenten con los atestados (certificaciones, títulos, grados académicos, etc) correspondientes, los cuales deben ser revisados con detalle por parte de la institución contratante antes de realizar cualquier intervención sobre el patrimonio.

1.5a FUNCIONARIOS INSTITUCIONALES

A continuación, se presenta un desglose de los funcionarios que cumplen un rol dentro de la aplicación del presente manual.

● Jerarca Institucional: Corresponde a la máxima autoridad dentro de la institución coleccionista y es el responsable fundamental de la aplicación del presente manual en su institución. El Jerarca Institucional estará definido por la normativa específica que regula cada institución. La responsabilidad de aplicar las indicaciones del presente manual se fundamenta la obligación del Jerarca Institucional sobre el cuido y protección del patrimonio de la institución, según lo establecido en la Ley Nº8292 de Control Interno, Capítulo II, artículos 7, 8, 10 y 11, así como en las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).

El Jerarca Institucional es el responsable de emitir los actos administrativos correspondientes a la aplicación de los lineamientos contenidos en el este documento. Adicionalmente, deberá supervisar que exista un correcto control y fiscalización de las tareas realizadas por el Responsable Institucional de Colecciones y sus subordinados en materia de aplicación del presente manual y sus tareas asociadas.

Las obligaciones del Jerarca Institucional están estipuladas en la Ley Nº 8292 General de Control Interno. Específicamente en el Capítulo III, Sección I, artículo 12, los incisos b) y C) indican:

Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: […]

b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

Por lo anterior, la implementación de este manual es responsabilidad del Jerarca Institucional, que deberá dar indicaciones al Responsable Institucional de Colecciones para el desarrollo y cumplimiento de las indicaciones emitidas por el Museo de Arte Costarricense, como institución supervisora en materia de obras de arte para el Sector Público.

● Responsable Institucional de Colecciones: Es el encargado del desarrollo y ejecución de las acciones indicadas del presente manual, que debe ser siempre un funcionario de la institución. Las tareas que implica la gestión de colecciones, según los lineamientos del presente documento, pueden ser llevados a cabo directamente por este funcionario, o pueden ser contratados como servicios externos por parte y bajo la responsabilidad de este. En caso de que el Responsable Institucional de Colecciones no pueda llevar a cabo directamente parte o ninguna de las acciones de gestión, y que sea necesario contratar los servicios de manera externa, el Jerarca Institucional deberá asignar el presupuesto requerido para ello, con el fin de que la institución pueda acatar los lineamientos y su calendarización.

El Responsable Institucional de Colecciones deberá ser designado formalmente por el Jerarca Institucional. La persona designada para cumplir este rol dependerá de la estructura organizativa de la institución, así como delos recursos humanos disponibles. Este funcionario deberá asistir a las capacitaciones técnicas que convoque el Museo de Arte Costarricense, y contar con su certificado de participación.

Se recomienda delegar esta tarea en una persona que pueda dar continuidad a los procesos y capacitaciones, y cuyas funciones le permitan llevar un control formal de las obras de la colección institucional. Generalmente, el Responsable Institucional de Colecciones será el encargado de bienes y activos, proveeduría, o de la administración (subdirectores, jefes administrativos, etc.). No importa el cargo que ostente el funcionario; lo importante es que este es el responsable cumplir con la revisión constante de los bienes y la correcta implementación del presente manual.

Para ello, es requerido que este funcionario conozca las necesidades usuales de conservación de una colección, y solicite la asistencia técnica al Museo de Arte Costarricense para casos especiales y para la atención de aspectos que no conozca o que no estén detallados en este documento.

● Funcionario Designado: Debido al tamaño y complejidad de las colecciones institucionales de arte, el Responsable Institucional de Colecciones podrá designar a otros funcionarios. El Funcionario Designado podrá ejecutar y asistir en todos los trabajos y tareas del Responsable Institucional de Colecciones pero la responsabilidad administrativa de su instrucción y supervisión será deber del Responsable Institucional de Colecciones. La decisión de asignar labores de Funcionario Designado se recomienda para los casos de instituciones que cuentan con sedes o instalaciones muy distantes entre sí, lo que complica o imposibilita el óptimo cumplimiento del presente manual en la ejecución de tareas por un único funcionario. Los Funcionarios Designados podrán asistir a las capacitaciones técnicas que convoque el Museo de Arte Costarricense.

● Museo de Arte Costarricense (Gestión de Colecciones Estatales):

Este actor de la gestión de colecciones públicas es una oficina del Museo de Arte Costarricense que es responsable de supervisar la aplicación, ejecución, actualización y control del presente manual. Este servicio funciona en atención a la obligación establecida en la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense de supervisar las

1.5b SERVICIOS EXTERNOS

colecciones de arte del Estado. Esta oficina brindará apoyo y asistencia técnica a las instituciones coleccionistas que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de esta normativa. Además, fiscalizará los procesos que forman parte de la implementación del presente documento con relación a la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, en la medida de los recursos humanos y financieros disponibles.

A continuación, se presenta una lista de profesionales de las artes plásticas y sus principales áreas del conocimiento, así como sus limitaciones.

Las especificaciones técnicas para la contratación de estos servicios, en caso de profesionales externos, deberán ser definidas por cada institución, el Museo de Arte Costarricense recomienda la contratación de historiadores del arte, conservadores, restauradores, museólogos, ingenieros industriales o personas con una trayectoria y experiencia que avalen sus aptitudes y conocimientos. La contratación de un profesional ya formado y con conocimientos técnicos previos en materia de bienes culturales agilizará el proceso de trabajo, y reducirá costos y tiempos de capacitación, los cuales deberán ser asumidos por la institución coleccionista que contrata los servicios, en caso de ser necesario.

Se recomienda la contratación por tareas u objetivos, y no por tiempo, ya que en algunas etapas de la gestión de colecciones [ver sección 1.4], especialmente a partir del capítulo 4, las acciones y volumen de trabajo se reducen, exceptuando labores puntuales que pueden requerir mayor dedicación. Si se contrata a un historiador del arte, este podrá cumplir el rol Curador de Colecciones Estatales y otras tareas que requieren conocimientos especializados, que de otra manera se tendrían que contratar de manera individual implicando un mayor costo operativo y la extensión de plazos de entregas.

Los siguientes son servicios que cada institución puede contratar externamente:

● Historiador del arte: Son los profesionales que estudian las obras de arte y su relación con el contexto histórico y social en el que se ejecutaron. Son los profesionales que emiten criterios técnicos en materia de historia del arte. Estos profesionales son también las que estudian e investigan a fondo las y colecciones con el fin de darles una organización coherente y una adecuada presentación a la comunidad. Deben contar con un grado mínimo de bachiller en Historia del arte, emitido por una universidad nacional o extranjera.

Servicios: Dictámenes curatoriales, inspecciones, autenticación, elaboración de material educativo relativo a artes plásticas, cédulas y cédulas extendidas [ver sección 4.6], investigación, enriquecimiento de Expedientes de Obra [ver secciones 3.2 y 3.3], elaboración de Fichas de Registro [ver sección 2.2], Política de Adquisiciones [ver sección 6.3], etc.

● Curador de Colecciones Estatales: Es un profesionales en Historia del arte que realiza dictámenes curatoriales para adquisición de obras de arte por parte de instituciones públicas. Se trata de profesionales independientes., El término Curador de Colecciones Estatales se refiere a la habilitación estipulada por el Decreto Ejecutivo 29479-C, lo que son contratados de manera externa por parte de las instituciones coleccionistas y que están debidamente inscritos en la lista oficial de Curadores del Estado, la cual es administrada por el Museo de Arte Costarricense y es de consulta pública. Deben contar con un grado mínimo de bachiller en Historia del arte, emitido por una universidad

nacional o extranjera, o contar con experiencia reconocida. Según la normativa aplicable este profesional está capacitado, por su formación y experiencia, para la investigación y tasación de obras de arte.

Servicios: Dictámenes curatoriales de adquisición [ver sección 6.7], elaboración de material educativo relativo a artes plásticas, Cédulas y Cédulas Extendidas [ver sección 4.6], investigación, enriquecimiento de Expedientes de Obra [ver secciones 3.2 y 3.3], elaboración de Fichas de Registro [ver sección 2.2], Política de Adquisiciones [ver sección 6.3], etc.

● Perito: Es un profesional que define el precio o valor de una obra de arte o de una colección. Es una tarea que requiere una alta especialización y una amplia y reconocida experiencia técnica. Existen peritos que pueden ser contratados para realizar servicios específicos, que se diferencian de los peritos judiciales, los cuales son nombrados por un juez en un procedimiento judicial. Este manual hace referencia al primer tipo. Existen diferentes valores para asignar a una obra de arte: puede ser el valor comercial (de venta o de mercado), de seguro y administrativo, estos dos últimos son los que incumben al presente manual.

Servicios: Tasación y peritaje [ver sección 6.4 y 6.5].

● Conservador: Es un profesional con formación especializada en conservación, que atiende y gestiona una colección a lo largo del tiempo, usualmente reclutado en el ámbito museístico. Suele conocer los elementos que integran la colección, sus necesidades, su documentación y coordina los seguros, préstamos y traslados. Es “personal de un museo o personal autónomo cualificado para efectuar exámenes y actividades técnicas de protección [y] conservación […] de un bien cultural”11. Dentro de sus alcances especiales no se involucran actividades de intervención directa en las obras, sino que se aseguran de garantizar las condiciones adecuadas de preservación, tales como: medioambientales, de almacenamiento, de protección de las piezas, de manipulación, etc.; sean las idóneas para asegurar la correcta preservación en el tiempo , así como la gestión y complicación de la documentación asociada. Estos profesionales emiten recomendaciones al personal calificado para realizar otras tareas o trabajos sobre la colección y los espacios donde se exponen o almacenan. Los conservadores son los profesionales que se dedican a gestionar de manera integral una colección y atender sus necesidades de conservación, documentación, registro, gestión e investigación, entre otros.

Servicios: Implementación y control de medidas de conservación [ver sección 5.2, 5.3, 5.8], manipulación [ver sección 5.4], traslado de obras y diseño de embalajes [ver sección 5.5], completar formularios de Control de Daños y Accidentes [ver sección 7.5], inspecciones técnicas, tasaciones, autenticaciones, elaboración de material educativo relativo a artes plásticas, cédulas y cédulas extendidas [ver sección 4.6], investigación, enriquecimiento de Expedientes de Obra [ver sección 2.2], elaboración de Fichas de Registro [ver sección 2.2] y especificaciones técnicas para el diseño de espacios de reserva [ver sección 5.7].

Restaurador: Es un profesional específicamente entrenado en escuelas de restauración de obras de arte y objetos históricos. Es “personal de un museo o personal autónomo cualificado para efectuar exámenes y actividades técnicas de protección, conservación y restauración de un bien cultural”11. Los restauradores profesionales y certificados son los únicos autorizados para realizar intervenciones directamente sobre las obras. Estos son profesionales con formación altamente especializada que atienden obras que presentan un daño,

12

faltante o cualquier alteración, con el fin de regresarle estabilidad estructural y estética más cercana posible al estado antes del deterioro.

Usualmente los restauradores se especializan en una única técnica o material, aunque en algunas ocasiones pueden atender hasta dos. Aunque existen restauradores que pueden intervenir diferentes técnicas y materiales, la restauración es una disciplina de alta especialización, por lo que hay profesionales con conocimientos técnicos específicos por material o técnica como, por ejemplo: papel, metales, pintura, escultura, textiles, etc.

Para la contratación de estos servicios se debe especificar claramente que el profesional debe contar con medidas de seguridad (alarma y videovigilancia) en su taller, que aseguren la protección de las obras mientras estén bajo su tutela, así como una póliza de responsabilidad civil por el monto del valor total de las obras que se consignan bajo su custodia.

Servicios: Completar formularios de Control de Daños y Accidentes [ver sección 7.5], manipulación [ver sección 5.4], traslado de obras y diseño de embalajes [ver sección 5.5], inspecciones técnicas, enriquecimiento de Expedientes de Obra [ver secciones 2.2 y 2.6], elaboración de Fichas de Registro [ver sección 3.6], trabajos de restauración [ver sección 5.6] y especificaciones técnicas para el diseño de espacios de reserva [ver sección 5.7].

Estos profesionales (conservador-restaurador) deben responder a normativas y recomendaciones internacionales que aseguren su integridad ética y profesional, entre otras, el Código de Deontología del Consejo Internacional de Museos (ICOM) y el Código de Ética del Restaurador de la Confederación Europea de Organizaciones de Conservadores-Restauradores (ECCO).

2.24 Conservación y restauración de colecciones. El museo [o institución coleccionista] debe supervisar con atención el estado de las colecciones para determinar cuándo un objeto o espécimen puede exigir un trabajo de conservación o restauración y los servicios de un especialista cualificado. El principal objetivo debe ser la estabilización del objeto o espécimen. Todos los procedimientos de conservación deben estar documentados y ser reversibles en la medida de lo posible, de la misma manera que toda modificación del objeto o espécimen originales se debe poder identificar claramente.

● Marqueteros: Se trata de un servicio profesional contratado para crear o sustituir los montajes de las obras de arte (esencialmente para obras bidimensionales). La marquetería es la técnica que permite la creación de marcos y estructuras para la exhibición, incluyendo marco, cristal, soporte posterior, marialuisa, sistema de sujeción, etc. Es importante tener en cuenta la elección del tipo de marco deberá ser determinada por las necesidades y características del espacio de exposición (para el caso de museos, es una responsabilidad que recae en museografía), pero la supervisión de manipulación de la obra al marco es una responsabilidad del conservador. Por lo tanto, la institución contratante debe ser muy cautelosa de realizar todas las indicaciones e investigaciones correspondientes y velar por la seguridad de las obras. Se recomienda contratar profesionales con trayectoria comprobada y que ofrezcan dentro de sus servicios montajes de conservación. Esto quiere decir que utilizan materiales de conservación especializados libres de sustancias dañinas para las obras. La oferta de estos servicios implica que la persona que realiza ésta actividad tiene una mayor sensibilidad por la protección y manipulación de las obras de valor

patrimonial. Para la contratación de estos servicios debe especificarse claramente que el profesional debe contar con medidas de seguridad (alarma y videovigilancia) en su taller, que asegure la protección de las obras mientras estén bajo su tutela, así como una póliza de responsabilidad civil por el monto del valor total de las obras que se consignan bajo su custodia.

Servicios: Cambios y elaboración de montajes, marcos, dispositivos de exposición, reparación de marcos y molduras, sustitución de vidrios y cristales, cambios y actualización de materiales de soporte como marialuisas.

● Museógrafos: Estas son las personas que trabajan usualmente en museos, pero sus servicios pueden ser requeridos de manera puntual para la adaptación y mejora de los espacios de exposición de las obras de las instituciones. Los museógrafos son personas preparadas, con una formación académica generalmente en arquitectura, diseño industrial y/o de interiores.

Servicios: Diseño y adaptación de espacios para la exhibición o reserva de obras siempre con las especificaciones emitidas por el conservador o restaurador [ver sección 5.6], diseño de dispositivos y material museográfico como vitrinas, basamentos, museografía, instalaciones y/o estructuras temporales o fijas para exhibición, diseño de iluminación [ver sección 5.3], material gráfico, etc.

● Fotógrafos: Estos son profesionales en el campo de la fotografía, y cuentan con los conocimientos técnicos especializados para crear los registro fotográficos necesarios para la identificación gráfica de las obras de arte. Existen diferentes tipos de fotógrafos según intereses o especialidades. Su función para el presente manual consiste en crear el registro fotográfico de alta calidad de las obras de las colecciones estatales.

Servicios: Toma fotográfica de las obras según las especificaciones del Registro Fotográfico [ver sección 2.3]

● Montajistas: Estos son trabajadores que realizan los montajes de las obras de arte en su lugar de exhibición y/o reserva. Deben contar con conocimientos en materia de bienes culturales para atender de la manera más diligente y profesional las piezas. Estas personas trabajan bajo las órdenes e indicaciones del Responsable Institucional de Colecciones, pero en el caso de traslados o montajes complejos se debe contratar el servicio de un conservador o restaurador para que supervise y dirija las labores. Estos trabajadores realizan labores como colgar o descolgar las obras, colocar en sus respectivas vitrinas o pedestales, instalación de sistemas anclaje para exhibición. En algunos casos y dependiendo del personal con el que cuente la institución, los montajistas pueden apoyar actividades de traslado de obras y/o embalajes, debido a su conocimiento en la manipulación de los bienes.

Servicios: Diseño y revisión de dispositivos y elementos de anclaje y sujeción para obras de arte, instalación de obras de arte, traslado de obras de arte, etc. Siempre bajo la supervisión de un restaurador o conservador o del Responsable Institucional de Colecciones.

1.6 ELEMENTOS A INCORPORAR EN EL INVENTARIO DE OBRAS DE ARTE

Es indispensable establecer los bienes que deben ser contemplados como obras de arte, así como aquellos que deben ser excluidos y que no gozarán de la gestión y conservación propuesta en el presente manual. Este documento está dedicado únicamente a la atención de obras de arte, y no incluye decoraciones ni otros bienes que se detallan más adelante.

Para del inventario de obras de arte, todas las instituciones deberán tomar en cuenta la siguiente clasificación:

¿Qué SÍ forma parte del inventario?

● Pintura: Al óleo, al temple, acuarela y gouache, pastel, encáustica, mural, acrílica, mixta, otras.

● Escultura: Talla, fundición, modelado, forjado, cincelado, ensamble. En cualquier material, incluyendo: metal, madera, piedra y otros.

● Dibujo: Dibujos al grafito, pastel, carboncillo, puntas metálicas, lápiz, pluma, pincel, tintas, sanguina, otros.

● Grabado: aguafuerte, aguatinta, mezzotinta (a media tinta), punta seca, litografía, xilografía, serigrafía, aguafuerte, mixta, otras.

● Fotografía: Digital y análoga. Únicamente artística.

● Artes decorativas: Vitral (vidrio de color o pintado), tejidos Artísticos: gobelinos, tapices, bordados, quilting artístico, etc; orfebrería: joyeros, joyería, custodias, cálices, ornamentos litúrgicos en metales preciosos.

● Otros: Púlpitos, retablos, mobiliarios antiguos con tallas o con trabajos artísticos, pesebres o elementos religiosos hechos a mano y/o con firma de artista.

NOTA: Las artes visuales inmateriales contemporáneas generan otro tipo de bienes u obras artísticas (por ejemplo el arte efímero o el performance). Para estas obras lo esencial es la experiencia, no el resultado material. Estas categorías artísticas no se contemplan en el presente manual debido a que no han sido adquiridas por las instituciones públicas para sus colecciones. Sin embargo, en caso de que por alguna razón se conserven registros (fotografías, videos, archivos digitales, documentos, etc) se recomienda comunicarse con el Museo de Arte Costarricense para atender estos registros de la mejor manera, ya que aunque la obra no radica en la materialidad del objeto, no por eso dejan de ser manifestaciones artísticas de gran relevancia y cuyos registros requieren atención especializada.

¿Qué NO forma parte del inventario?

● Fotografías de archivo, documentales o de funcionarios.

● Títulos, diplomas y reconocimientos.

● Calendarios, anuncios o banners enmarcados.

● Cualquier artículo de publicidad (considerar que algunos diseños y afiches publicitarios son obras destacadas del diseño gráfico y/o artístico, en caso de duda, consulte al Museo).

● Banderas, escudos u otros símbolos patrios producidos industrialmente para decoración.

● Adornos producidos de manera industrial o en serie.

14. Esta clasificación general está tomada del Manual de inventario de Bienes Culturales Muebles. Ministerio de Cultura de Colombia (2005:78) y ampliada para efectos del presente manual.

● Artesanías como textiles, alfombras, tejidos, sombreros, cerámicas, jarrones o cualquier otro elemento que pueda ser considerado como souvenir o puramente decoración de producción industrial o artesanal.

● Armas antiguas.

● Pesebres o elementos religiosos de producción industrial o en serie.

● Mapas antiguos o recientes.

● Retablos fotográficos.

● Maquetas o modelos arquitectónicos.

● Instrumentos musicales.

● Porcelanas, vajillas o utensilios de cocina y artes suntuarias.

● Arqueología, objetos o fragmentos precolombinos.

● Campanas, relojes u otros instrumentos de esta índole.

● Imágenes religiosas fabricadas en yeso, fibra de vidrio o producción industrial.

● Trofeos y medallas.

● Numismática: monedas, billetes, estampillas y boletos.

● Elementos arquitectónicos como capiteles, cornisas, pedestales, lámparas, etc.

NOTA:

En caso de duda sobre si una pieza debe incluirse en el inventario, es preciso enviar una fotografía con la información disponible al Museo de Arte Costarricense, desde donde se le brindará orientación. Se debe ser claro al consultar, indicando concisamente cual es la duda a evacuar.

Debe tomarse en cuenta que para efectos del presente manual se atienden solamente obras de arte. Sin embargo, otros elementos o bienes institucionales requieren ser incorporados a inventarios administrativos usuales para asegurar su correcto control y gestión por parte de las instancias pertinentes.

A continuación se detalla la clasificación general, la cual consiste en la agrupación de obras según su técnica. Las técnicas artísticas son muchas y muy variadas, sin embargo para efectos del presente manual se utilizarán las siguientes clasificaciones generales: pintura, escultura, dibujo, grabado, fotografía, artes decorativas y otros.

A. Pintura

● Óleo: es una técnica de pintura que consiste en mezclar los pigmentos con un aglutinante a base de aceites, normalmente de origen vegetal. Ejemplos: Óleo sobre papel / Óleo sobre tela Óleo sobre cartón / Óleo sobre madera

● Acuarela: es una técnica de pintura que consiste en mezclar los pigmentos con un aglutinante a base de agua. Normalmente el pigmento está muy diluido y puede sentirse una transparencia (veladura). Lo más común es que esta técnica se realice casi exclusivamente sobre papel. Ejemplos: Acuarela sobre papel / Acuarela sobre cartón

● Acrílico: es un tipo de pintura que se asemeja un material plastificado, de secado rápido, en la que los pigmentos están contenidos en una emulsión de un polímero acrílico. Son solubles en agua, pero secan muy rápido. Una vez secos son muy resistentes al agua, casi impermeables. Al secar la pintura se modifica ligeramente el tono, ya que los colores suelen perder intensidad. Ejemplos: Acrílico sobre tela / Acrílico sobre papel / Acrílico sobre madera

● Temple: es una técnica que utiliza un medio que permite diluirse en agua, pero que al secarse este sea lo suficientemente resistente para poder aplicar nuevas capas de pigmento en la misma técnica u otras sin que las primeras sean solubles. Uno de los aglutinantes más utilizados es la yema de huevo o la cera.

En caso de encontrar piezas arqueológicas o restos precolombinos en sus instalaciones o inventarios, que no estén debidamente registrados en el Museo Nacional, reporte su existencia ya que la posesión de estos bienes por parte de particulares es ilegal según se contempla en la Ley N° 6703 sobre Patrimonio Nacional Arqueológico (1981).

1.6a CLASIFICACIÓN GENERAL POR TÉCNICAS ARTÍSTICAS

● Gouache: Es una acuarela de acabado opaco. El poco brillo proviene de los pigmentos blancos y no del papel del soporte. Puede emplearse para producir superficies de color planas y continuas, pero usualmente se usa de manera libre evidenciando las marcas del pincel.

● Pastel: es una técnica que consiste en utilizar barras de tiza de colores, compuestas generalmente por morteros. Existen tizas pastel secas y grasas. Las secas suelen ser más delicadas ya que fácilmente se desprenden las partículas de las superficies.

● Mural: Una pintura mural, más que una técnica, es un formato, y responde a la aplicación de una o varias técnicas artísticas sobre un gran superficie, generalmente sobre un muro. Usualmente forman parte integral del cuerpo arquitectónico, pero también existen murales realizados sobre soportes independientes del muro que luego son fijados mediante sistemas mecánicos.

Ejemplos: Mural al fresco / Mural al seco / Mural al óleo / Mural esgrafiado / Mosaico

B. Escultura

● Talla: es una técnica en la que el artista toma la materia prima y por medio de instrumentos, como punzones, gubias, martillos u otros, va quitando o eliminado el excedente de material hasta obtener la forma deseada.

Ejemplos: Talla en mármol / Talla en madera / Talla en hueso

Si la obra presenta otras técnicas, indíquese lo que pueda ser identificable

Ejemplos: Talla en madera con incrustaciones en metal Talla en mármol con esgrafiados Talla en madera con aplicaciones en oro y marfil

● Modelado: el artista elabora la forma del objeto en un material suave que le permite ser modelado con las manos (por ejemplo: arcilla o pastas), y una vez el material se seca o se hornea este adquiere una consistencia dura. Ejemplos: Modelado en arcilla / Modelado en cera

● Material: en caso de no poder identificar cual es el proceso de fabricación, indique entonces de las siguientes maneras según su consideración. Los más comunes son: madera, metal, piedra, fibra, papel, vidrio, arcilla, concreto y algunos tipos de plásticos o resinas.

Ejemplos: Escultura en madera / Escultura en yeso / Escultura en vidrio Escultura en mármol / Escultura en cerámica.

C. Dibujo

● Tinta: es una técnica en la cual se deja una marca sobre un soporte a partir de tintas o pigmentos por medio de plumas, bolígrafos y otros instrumentos. El acabado puede ser en negro y/o a colores. Ejemplos: Tinta sobre papel / Tinta sobre cartón

● Grafito: es una técnica en la cual se deja una marca sobre un soporte a partir de una barra de grafito (generalmente un lápiz). El acabado es en tonos de gris, negro y plateado.

Ejemplos: Grafito sobre papel / grafito sobre tela

● Lápiz de color: es una técnica en la cual se deja una marca sobre un soporte a partir de una barra de mina pigmentada (generalmente un lápiz). El acabado es a colores.

Ejemplos: Lápiz de color sobre papel / Lápiz de color sobre cartón

D. Grabado

El grabado es una técnica que permite generar una impresión o estampa a partir de un negativo o plancha. Existen muchos tipos de grabado, y es una de las técnicas más usuales en las artes plásticas costarricenses. Si parece una impresión, es muy posiblemente un grabado. Si no puede identificar la técnica específica del grabado, debe ser indicar solamente “Grabado”. Algunas de las técnicas más comunes son:

● Aguafuerte: Matriz metálica con aplicación de barniz, aislante (cera, betún, etc) y ácido.

● Mezzotinta: Acabado similar a la pintura, utilizado comúnmente para reproducciones e ilustraciones botánicas, académicas y literarias.

● Aguatinta: Superficies homogéneas con planos de color.

● Punta seca: Incisiones con una punta sobre una placa de metal o acrílico.

● Huecograbado: Intaglio o en hueco, matriz metálica, impresión con relieve.

● Litografía: Matriz en piedra.

● Xilografía: Matriz en madera, si tiene 2 o más colores se denomina cromoxilografía.

● Cromoxilografía: Matriz de madera; impresión con 2 o más colores.

● Linografía: Matriz en linóleo

● Serigrafía: Seda o textil sensibilizada que permite el paso del pigmento.

● Mixta: Varias técnicas a la vez.

NOTA: Para el caso específico de los grabados, serigrafías u otras técnicas donde se obtienen “originales múltiples”, estas siempre van acompañadas por un número de edición o tiraje. Estos números indican la cantidad de ejemplares que existen y el número exacto de la impresión. Pueden aparecer letras u otras señas. Esta información debe aparecer indicada después de la técnica. Ejemplos: Grabado en metal, 8/20

Cromoxilografía, P/A (prueba de artista) o P.A. Xilografía, P/I (prueba de impresión) Grabado, VI / X (6 de 10)

E. Fotografía

Es la creación de imágenes a partir de dispositivos mecánicos. Existen muchos tipos de técnicas fotográficas. Es importante destacar que no es usual hallar fotografía artística en las colecciones del Estado, fuera de los museos. No debe confundirse con la fotografía histórica, documental o de archivo. Algunas fotografías artísticas cuentan con marcas o logotipos del taller de revelado o del propio fotógrafo. Algunas de las técnicas fotográficas son: daguerrotipo, ferrotipo, colodión, cianotipo, gelatina de plata y digital, las dos últimas son las más usuales. Si se puede identificar la técnica específica de grabado, esta debe anotarse entre paréntesis. La adquisición de fotografías artísticas no ha sido una práctica usual en el coleccionismo estatal. Ejemplos: Fotografía / Fotografía (digital) / Fotografía (análoga)

F. Artes decorativas

● Vitral

Para efectos del presente manual se incluirán en el inventario los vitrales o vidrieras policromadas con diseños artísticos. Los vitrales son obras realizadas principalmente por fragmentos de vidrios de color

unidos por una estructura metálica, generalmente de plomo, a manera de retícula o bordeando los fragmentos para generar un solo plano autoportante. Los vidrios pueden contar con recubrimientos de esmaltes o con pinturas realizadas directamente sobre el cristal. Las técnicas de trabajo con vidrio y cristal son muy complejas y diversas, por lo que será necesario solamente indicar “vitral”, sin entrar en detalles, a no ser que se cuente con la información exacta.

Ejemplos: Vitral policromo

● Textil artístico

Los textiles son más escasos aún que la fotografía en colecciones estatales. Dada la naturaleza delicada de su fabricación y conservación requieren conservación y montajes muy específicos.

Ejemplos: Gobelino / Tapiz / Quilting artístico

● Orfebrería

Estas son piezas que normalmente están clasificadas como artes industriales o artes decorativas. Sin embargo, debido a su alto valor de estos objetos se incorporarán al inventario con el objetivo de registrarlas y asegurar su control.

La orfebrería es el trabajo artístico en metales preciosos como el oro, plata, bronces y otras aleaciones. Son piezas muy delicadas y requieren de una supervisión constante para evitar robos, saqueos, u otras alteraciones. Los objetos de orfebrería más comunes que se podrían encontrar en alguna colección pública son los objetos litúrgicos como los cálices, custodias, y tiaras, aunque también se pueden encontrar relojes decorados, balanzas ornamentadas, joyeros, joyas, prendedores, y otros objetos similares.

Generalmente, para estos objetos no es posible identificar un autor (suelen ser anónimos); sin embargo algunos tienen casas productoras (realizados en talleres). En ese caso se indica la casa o taller de producción como autor.

Ejemplos: Cáliz de plata con incrustaciones de piedras preciosas Reloj de oro con decoraciones Custodia de plata con esmeraldas

G. Otros

Esta es una clasificación muy general, en ella se pueden incorporar obras de diversa naturaleza que suelen ser concebidas como artes suntuarias o industriales; sin embargo se incorporarán al inventario. En caso de que la obra no tenga la categoría para formar parte del inventario, será el Museo de Arte Costarricense el que indique que la obra debe retirarse del inventario.

Ejemplos: Retablo en madera con tracerías góticas Pesebre en madera con decoraciones en oro Silla ornamental con talla del escudo nacional Púlpito tallado con decoraciones vegetales

REQUERIMIENTOS

DEL MODELO DE GESTIÓN

El presente modelo de gestión desarrollado por el Museo de Arte Costarricense para la supervisión de las colecciones de arte del Estado está regido por cuatro principios fundamentales: flexibilidad, accesibilidad, transparencia, y sostenibilidad ambiental. Estos principios rigen los recursos necesarios para la implementación de los lineamientos aquí contenidos.

Siguiendo los principios de accesibilidad y sostenibilidad ambiental, se propone un modelo que requiere de algunos requerimientos técnicos

por parte de los responsables involucrados en su implementación y puesta en marcha. Es indispensable que los funcionarios que cumplen algún rol en el desarrollo y cumplimiento de las diferentes tareas cuenten con conocimientos básicos de manejo de sistemas operativos.

Los requerimientos técnicos son los siguientes:

Acceso a un computador que tenga instalado Adobe Acrobat ® (preferiblemente) u otro programa lector o editor de .PDF, en su versión gratuita. No requiere contar con licencias pagas.

● Un dispositivo que permita capturar fotografías digitales (desde una cámara profesional a un teléfono móvil) que genere fotografías de 12 megapixeles o 300ppi (pixeles por pulgada).

● Acceso a internet.

● Cuenta de correo electrónico (preferiblemente una cuenta institucional).

● Firma digital.

● Una computadora con capacidad de almacenamiento. Dependerá del volumen de la colección.

● Un dispositivo de almacenamiento externo (disco duro, memoria flash -conocida en Costa Rica como llave maya- o acceso a un servidor). Lo anterior para hacer respaldos.

A partir de la implementación del presente manual y su modelo de gestión cada obra contará con un código único, el cual se denomina Número de Registro o Nº de Registro GCE. Es de vital importancia que los números de registro no se repitan o se asignen de manera incorrecta, ya que esto provocará un error a la hora de sistematizar y organizar todos los Inventarios Institucionales para compendiar el Inventario Nacional.

En los anexos del presente manual se encuentra un listado de todas las instituciones del Sector Público tomada de los organigramas elaborados por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN). Este corresponde al ámbito de aplicación más extendido posible. Para facilitar el proceso de implementación del presente manual se ha asignado una sigla específica para cada una de las instituciones públicas costarricenses, organizadas según su naturaleza jurídica. Cada institución debe apegarse a las siglas propuestas por el Museo de Arte Costarricense. En caso de que alguna institución no figure en ese listado, debe comunicarse con el Museo para que se le asigne una sigla específica.

Las siglas están compuestas de la siguiente manera:

[siglas de la institución] + [un guión]

Ejemplos: MCJ / MOPT / MEP

Para adscritas a un ministerio, el número de registro está compuesto por la sigla de la institución, un guión bajo y la sigla de la adscrita. De la siguiente manera

[siglas de la institución] + [un guión bajo] + [programa o adscrita]

Ejemplos: MCJ_MAC MOPT_COSEVI

Número de consecutivo

Cada Responsable Institucional de Colecciones debe asignar el número de registro consecutivo para cada uno de los elementos que se integren

1.8 ASIGNACIÓN DE NÚMEROS DE REGISTRO GCE

al inventario. Estos números corresponden a un número decimal, del orden 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,... Este número no puede ser asignado a otras obras, y en caso de que la obra que ostenta este número sea “excluido” del inventario, se debe dejar reservado el número y no ser asignado a otro bien.

Nº de Registro GCE

Este es el código completo que se le asigna a cada obra y con la cual se le identificará de manera permanente. Cada vez que se llene un formulario, se haga una consulta o se trate de ubicar un bien, será este el número que se utilizará para identificarle. El número asignado a un bien será permanente y perpetuo para efectos del Museo de Arte Costarricense.

En Nº de Registro GCE está compuesto de la siguiente manera:

[siglas de la institución] + ( [un guión bajo] + [programa o adscrita] ) + [un guión] + [Número de consecutivo]

Ejemplos: MCJ_MAC-20

MOPT_COSEVI-245

MIVAH-14

1.9 ESTADO DE CONSERVACIÓN

El estado de conservación detallado de una obra de arte se constata mediante un proceso de inspección y valoración que debe realizarse por parte de un profesional en la materia (conservador, restaurador, historiador del arte con conocimientos previos en la preservación del patrimonio). Sin embargo, para efectos de este manual, es requerida únicamente la revisión y valoración, con base en el “sentido común” o apreciación de la obra. Esta operación básica, donde se indica en qué estado general se encuentra la obra, puede ser realizada por cualquier persona dotada de correcta visión, sin interpretaciones subjetivas.

Para el desarrollo de esta sección se toma como referencia la nomenclatura elaborada por el equipo multidisciplinario de instituciones culturales colombianas, esto con el fin de aprovechar un recurso valioso generado desde el contexto latinoamericano, para homologar regionalmente conceptos y términos aplicados a la conservación.

Para efectos del presente manual, se debe indicar solo 1 de 3 posibles estados:

A. Bueno:

Es un estado en el que la obra no presenta deterioros de tipo estructural. También, en casos donde se manifieste algún tipo de deterioro, éstos no deben afectar su estabilidad, integridad y legibilidad del objeto.

En este orden de ideas, cuando un objeto tiene estabilidad estructural, y la levedad de los deterioros que presenta no están comprometiendo su legibilidad, la obra o pieza deberá considerarse en “buen estado de conservación”.

Por otra parte, un objeto también puede considerarse en buen estado de conservación, cuando presenta deterioros intencionales del artista. Es decir, el creador de la obra es consciente que su pieza tendrá un tiempo de vida “corto” en el cual no se podrá garantizar la preservación de su materialidad a largo plazo.

B. Regular:

15. Información facilitada directamente por Catalina Plazas García, coordinadora de Conservación y Registro, Museo Nacional de Colombia.

Es un estado en el que existen deterioros que afectan la legibilidad, pero no comprometen su estabilidad estructural. Por lo general se habla de

un objeto en regular estado de conservación cuando se evidencia la necesidad de realizar procesos de conservación en la pieza y de no efectuarse dichos deterioros pueden agravarse con el paso del tiempo.

En ese orden de ideas, si el deterioro que presenta la pieza está afectando exclusivamente su legibilidad (apariencia), sin comprometer su estructura, el objeto será considerado como “regular”. Es decir, se habla de “regular estado de conservación” cuando los deterioros no han afectado de manera irreversible la pieza.

Por ejemplo: si una pintura presenta abombamientos o deformaciones y este deterioro está afectando la estabilidad estructural de la capa pictórica, pero dichos deterioros se pueden reversar mediante acciones de conservación, sin requerir a una restauración. Para este caso, la obra será considerada como regular.

Es posible encontrar objetos cuyo estado de conservación sea regular, pero dicho estado se deba a causas históricas, es entonces esta clasificación se subdivide en dos:

● B.1 Regular inestable:

Se considera como “regular inestable”, cuando los deterioros que presenta el objeto no afectan su estabilidad estructural, pero sí sus cualidades estéticas sin afectar en gran medida su legibilidad.

● B.2 Regular estable o histórico: Se habla de regular histórico, cuando su estado de conservación fue causado a partir de un hecho históricos y/o procesos artísticos que denoten cambios sociales o culturales y que los deterioros que presentan pueden afectar su legibilidad, pero no están afectando su estructura.

Cuando se tiene un estado de conservación “Regular histórico/ artístico” se debe evitar que el deterioro aumente o se propague. Por ello, las acciones de conservación no podrán modificar sus propiedades estéticas ni estructurales, solamente deberán estar enfocadas a garantizar su estabilidad estructural sin afectar su presentación estética.

C. Malo

Cuando la obra presenta daños significativos que requieran intervención profesional. Se evidencia inicios o avance de deterioros que van en detrimento de la integridad de la obra. La lectura y el disfrute de la obra ya se han visto comprometidos.

Este tipo de clasificación es de las más complicadas de estandarizar, pues en las colecciones se encuentran dos subclasificaciones internas:

● C.1 Malo inestable: Se considera como “malo inestable”, cuando los deterioros que presenta el objeto afectan su estabilidad estructural y estética. Por lo tanto, no podrán ser exhibidos, dado que los deterioros estarían afectando la legibilidad del objeto.

También se habla de “mal estado de conservación” cuando la materialidad o el soporte del objeto no garantizan su propia estabilidad a un futuro cercano, es en ese momento cuando la pieza se encuentra en estado de peligro

En ese sentido, en este tipo de objetos, es urgente efectuar acciones de conservación a corto plazo o de manera inmediata, debiendo restringirse su manipulación y, por lo tanto, su movimiento.

Por ejemplo, se constata de mal estado de conservación cuando el objeto presenta deterioros de tipo biológico en estado activo, y requiere acciones de saneamiento de manera inmediata.

Por lo anterior, cuando la obra está en peligro, es necesario atender la

pieza de manera urgente, debido a que su estado de conservación constituye una amenaza para la seguridad de las personas, de otros bienes, o la destrucción de la propia obra. El mal estado evidencia problemas de deterioro grave, infestaciones activas de insectos, y requiere intervención especializada de carácter urgente para evitar pérdida total.

Esta es una casilla desplegable de selección única. En esta casilla no se permite hacer modificaciones. Si la casilla no muestra la pestaña desplegable, simplemente copie el formato de la casilla superior y seleccione la opción correcta

Cuando el estado de conservación es malo, el conservador, deberá brindar las alternativas necesarias para su reproducción, con el fin de ser exhibido y divulgado. El objeto original deberá permanecer en reserva hasta que no se le efectúen las labores de conservación básicas para garantizar su manipulación o estabilidad estructural.

Existen otros casos, cuando el estado de conservación es malo por factores intrínsecos del objeto, los cuales no han sido óptimos para su preservación en el tiempo y, por lo tanto, es imposible controlar su deterioro de manera total. Por ejemplo, los químicos empleados en los enjuagues y fabricación de las telas de seda del siglo XIX, hacen que éstas se rasguen con el paso del tiempo. De igual manera sucede con papeles elaborados con pulpa ácida (alto contenido de lignina) como el papel periódico, con el paso del tiempo tienden a sufrir mayor oxidación tornándose reseco, quebradizo y amarillento.

Este tipo de deterioros, son denominados “intrínsecos”, ya que son acumulables e irreversibles y, por lo tanto, las acciones de conservación se enfocan en disminuir su avance progresivo. Lo anterior implica que este tipo de deterioros no se pueden evitar.

Es de aclarar que algunos de los deterioros registrados como “malos” también han sido causados por antiguas prácticas inadecuadas de exhibición y montaje, cuando no existía el conocimiento ni la tecnología para asegurar que las obras requieren cuidados especiales.

● C.2 Malo estable o malo histórico: Son aquellos objetos, especialmente de las colecciones de historia, cuyo estado de conservación de por sí mismo es malo, dado que fueron partícipes de hechos históricos (guerras, batallas, enfrentamientos, entre otros) y/o procesos artísticos que denoten cambios sociales o culturales y cuyo estado de conservación sea malo por creación intencional y/o voluntaria por parte del artista.

Este tipo de deterioros NO podrán alterarse o modificarse por procesos de conservación, por lo que su estado de conservación siempre será igual y será considerado como “Malo estable o malo histórico”.

Si bien algunos deterioros pueden avanzar con el paso del tiempo, es importante mencionar que las acciones estarán encaminadas a la conservación preventiva con el fin de reducir al máximo el avance progresivo de los deterioros, sin afectarlos o modificarlos.

Para el caso de obras contemporáneas en las que se identifique con claridad la intencionalidad del artista de reflejar un mal estado de conservación o la no voluntad de preservación de dicho objeto, es necesario que se desarrolle un formato entre las áreas de Registro y Conservación, en la que se especifique con claridad la intencionalidad del artista y sea firmado por él mismo, con el fin de tener la garantía o deseo del artista, de evitar realizar procesos de conservación en sus obras. Para este caso se podría llamar Estado de Conservación Malo con la anotación que es “concertado”.

REGISTRO E INVENTARIO

2. REGISTRO E INVENTARIO

El Inventario Estatal tiene por objetivo garantizar el control efectivo de los bienes artísticos estatales y requiere el correcto registro de cada obra. El registro consiste en completar las Fichas de Registro [GCE-FRE], que corresponde a una tarea que se realiza de manera individual por cada bien artístico. El inventario es el conjunto de las Fichas de Registro. Para llenar una Ficha de Registro [GCE-FRE] es necesario realizar dos acciones:

● Revisar físicamente la obra, tomando medidas y nota de varias características físicas de ella y de su ubicación.

● Revisar la documentación de adquisición de la obra, contenida en los archivos institucionales. Esta revisión de la documentación se aborda de manera más detallada en el capítulo 3, sobre el ordenamiento de expedientes físicos y digitales.

Estas dos acciones deben ser realizadas por el Responsable Institucional de Colecciones. En el presente capítulo se aborda el procedimiento para completar las Fichas de Registro [GCE-FRE].

El inventario consiste en un registro que debe completarse con el fin de tener un control y organización de las obras de arte, su estado de conservación, su paradero actual y el volumen y calidad del patrimonio artístico con el que cuenta la institución.

Esta herramienta permitirá posteriormente al Museo de Arte Costarricense contar con la información indispensable para realizar las labores de supervisión de las colecciones de cada institución [ver capítulo 4]. Además, constituirá el insumo fundamental de control de colecciones de cada Jerarca Institucional. Al contar con un registro actualizado, esta información podrá ser utilizada con fines de investigación, protección y divulgación de los distintos acervos estatales.

En resumen, cada institución coleccionista debe realizar un inventario completo y nuevo de su colección, a partir del instrumento diseñado para estos efectos por el Museo de Arte Costarricense, que son las Fichas de Registro [CGE-FRE]. Este inventario, en forma de fichas, lleva el nombre de Inventario Institucional, y deberá ser remitido al Museo de Arte Costarricense anualmente.

A su vez, el Museo de Arte Costarricense centralizará todos los Inventarios Institucionales del país (bajo su ámbito de competencia) y producirá el Inventario Estatal

Cada institución propietaria de una o más obras de arte deberá completar sus respectivas Fichas de Registro según las instrucciones contenidas en este capítulo. Posteriormente, estas fichas deberán actualizarse y ampliarse anualmente, según las indicaciones dadas más adelante. Esta actualización corresponde a cada institución. A continuación se presentan algunas consideraciones generales para el llenado de estas fichas.

● Los formularios deben de llenarse de manera minuciosa, pues toda la información suministrada es de conocimiento y uso público, por lo cual debe estar lo más completa posible.

● En cualquier ejercicio de inventario se parte obligatoriamente del

DEL REGISTRO DE OBRAS DE ARTE

Inventario Institucional

Fichas de registro [GCE-FRE]

Conjunto de Inventarios Institucionales

Inventario Estatal

GCE-FRE GCE-IGA

2.1a AGENTES

RESPONSABLES

supuesto de que toda la información previa que se conserva está errónea y debe verificarse nuevamente. No copie ni confíe ciegamente en datos antiguos sin haberlos verificado. Se debe visitar cada obra físicamente y revisar los archivos, para así recolectar la información nuevamente. Algunos de los puntos más importantes, y por los cuales es indispensable tener la obra directamente como referencia, son: el estado básico de conservación (bueno, regular, malo), las dimensiones, la técnica y otras señas que solo pueden ser confirmadas teniendo el original al alcance.

● Las Fichas de Registro [GCE-FRE] deben completarse a partir de la recopilación de datos del proceso de documentación [ver capítulo 3] y de la inspección física de cada obra. El llenado de estas fichas deberá ser realizado con cautela y previa verificación de la información.

● Las Fichas de Registro [GCE-FRE] son un documento indispensable para las futuras colaboraciones y servicios que ofrezca el Museo de Arte Costarricense con la institución que las confecciona.

● En caso de tener alguna duda sobre un tema que no sea abordado en la presente guía, sírvase emitir consulta al Museo de Arte Costarricense.

● No modifique ni altere el formato de los formularios facilitados por el Museo de Arte Costarricense.

● Una vez que una obra cuente con un Número de Registro GCE este permanecerá asignado de manera permanente a esa obra, aunque la obra haya sido dada de baja. Esto permitirá tener un control completo de todas las obras propiedad de cada institución [ver sección 1.8].

● Las obras podrán registrarse sin ningún orden específico, lo importante es llevar un orden secuencial para la asignación del Número de Registro GCE, el cual es un consecutivo (números decimales con número árabes 1, 2 ,3, 4,...). No se puede asignar un mismo Número de Registro GCE a más de una obra.

● Si una obra está integrada por varias partes (por ejemplos, un díptico, tríptico, políptico, ensamble, etc.) se consigna como una sola obra. Sin embargo, si se trata de una serie, cada obra se debe consignarse de manera individual.

La instancia responsable por la elaboración de las Fichas de Registro [GCE-FRE] de obras de arte es el Jerarca Institucional, al amparo de lo establecido en la Ley Nº8292 de Control Interno en su Capítulo II, correspondiente a los artículos 7, 8, 10 y 11, así como en las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), así como en el Reglamento Nº 30720-H para el Registro y control de bienes de la Administración Central en sus artículos 10 y 11.

Aunque el último responsable de que se completen las Fichas de Registro siempre será el Jerarca Institucional, que deberá delegar esta tarea al Responsable Institucional de Colecciones [ver sección 1.5a]. En todos los casos, el Responsable Institucional de Colecciones será quien complete y firme las Fichas de Registro [GCE-FRE] de todas las obras de arte. Este funcionario deberá haber validado la capacitación brindada para estos efectos por el Museo de Arte Costarricense.

Las Fichas de Registro [GCE-FRE] deben completarse una vez, y son acumulativas. Cada año se incorporan las fichas de las obras de reciente adquisición y las anteriores actualizadas. A partir de las Fichas de Registro el Museo de Arte Costarricense elaborará el Inventario Estatal.

Es importante destacar que todos los bienes incorporados en las Fichas de Registro [GCE-FRE] son susceptibles de revisión y auditoría por parte del Ministerio de Hacienda, mediante la fiscalización de los activos debidamente inscritos en SIBINET (para las instituciones que aplique). Toda información suministrada al Museo de Arte Costarricense mediante las Fichas de Registro es susceptible de comprobación y rectificación por parte del Museo en cualquier momento, según la disposición contenida en la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense, artículo 2.

La Ficha de Registro es un formulario digital breve y conciso en el que se detallan y resumen las características técnicas, de conservación, de registro e historial de cada arte de manera individualizada. Esta ficha se realiza completando el formulario GCE-FRE, del cual el Museo de Arte Costarricense facilita un documento editable que debe ser completado de manera digital (solo se aceptarán formularios digitales, no físicos).

Este formulario ya completo para cada obra debe imprimirse y ser colocado en la primera página del Expediente de Obra Físico y almacenarse en el Expediente de Obra Digital [ver capítulo 3]. Este formulario le permitirá al Responsable Institucional de Colecciones incorporar toda la información disponible de la obra de arte en un formato sencillo y ordenado. No toda la información estará disponible al momento de llenar la ficha, pero lo importante es consignar todo lo que se tenga a alcance, y completar las fichas periódicamente.

A continuación, algunas indicaciones generales para Ficha de Registro:

● El Museo de Arte Costarricense facilitará el formulario GCE-FRE para esta tarea. Todas las instituciones deben apegarse al uso de este formulario. Esto permitirá estandarizar y organizar la información, y agilizar futuras gestiones.

● La Ficha de Registro es un documento que debe conservarse en formato físico, en la primera página del Expediente de Obra Físico y en el Expediente de Obra Digital [ver capítulo 3].

● El Museo facilitará este formulario en formato PDF editable, el cual podrá descargarse para ser completado desde la dirección web o recursos digitales facilitados oportunamente el Museo.

● Siempre debe conservarse una versión completada y editable de la Ficha de Registro en el Expediente de Obra Digital, para facilitar la actualización de esta en el futuro.

● A toda Ficha de Registro debe incluir una fotografía de la obra. Sin este registro gráfico la ficha perderá sentido.

● Una vez asignado el número de registro [Número Registro GCE] a una Ficha de Registro este le pertenece de manera permanente a la obra, y no puede ser asignado a otra obra, incluso cuando la obra a la que se le había asignado originalmente haya sido dada de baja

● En Número Registro GCE asignado en la Ficha de Registro deberá estar indicado en la portada o frente de la carpeta del Expediente de Obra Físico [ver sección 3.2a].

2.2 FICHA DE REGISTRO [GCE-FRE]

Recopilación de información de cada obra

Registro fotográfico de cada obra

Completar el formulario digital Ficha de Registro

2.2a PASOS PARA COMPLETAR UNA FICHA DE REGISTRO [GCE-FRE]

1. Revisar la obra en físico y constatar su estado.

2. Recopilar la información, de la obra misma y de la documentación anexa. Para constatar qué información debe recopilarse, se recomienda imprimir una copia del formulario GCE-FRE para referencia cuando se revise la obra y la documentación, o trabajar con una computadora portátil para incluir la información durante la inspección.

3. Abrir el formulario de Ficha de Registro en una computadora dotada de la versión libre de Acrobat Reader®.

4. Completar el formulario de manera digital según las indicaciones detalladas más adelante.

5. Guardar el formulario sin firmar digitalmente en PDF, incorporarlo al Expediente de Obra Digital

6. Imprimir el formulario e incorporarlo al Expediente de Obra Físico en su primera página (una única vez, después de implementar las correcciones emitidas por el Museo de Arte Costarricense, indicadas luego del primer inventario).

7. Cada vez que se elabore una nueva Ficha de Registro, se debe dar click al botón “Reiniciar” que se encuentra en el borde inferior izquierdo del formulario. Al dar click en este botón, el formulario se reiniciará y las casillas se borrarán para ingresar una nueva ficha. Recuerde que se debe guardar el formulario antes de reiniciarlo, como un archivo cuyo nombre debe ser el Número de Registro GCE

2.2b INDICACIONES PARA COMPLETAR CADA CAMPO DEL FORMULARIO [GCE-FRE]

A continuación, se dan las indicaciones detalladas para completar los formularios digitales Ficha de Registro [GCE-FRE]. Este formulario está organizado en casillas y campos. Las casillas son recuadros que organizan la información por tema, y dentro de cada casilla hay una serie de campos que deben completarse de manera digital. Para facilitar la comprensión de este formulario, se presenta una reproducción del mismo en la página siguiente, indicando las casillas con letras (A, B, C,D…) y los campos con números (1, 2, 3, 4…).

NOTA: Si ya hay información ingresada en algún campo del formulario, este se puede reiniciar dando click en el botón “REINICIAR” que aparece en la esquina inferior derecha. Al dar click, el formulario está listo para ser completado. Se debe tener la precaución de guardar el formulario anterior antes de limpiar los campos, ya que una vez que se reinicia el formulario este regresa a su formato original.

FICHA DE REGISTRO [GCE-FRE] INDICACIONES POR CASILLAS Y CAMPOS

[Campo 1] Número de Registro GCE

Este campo se rellena colocando el Número de Registro GCE [ver sección 1.8] el cual es un código único para obra de arte propiedad de la institución. Esta casilla está integrada por dos datos separados por un guión (-), el primero es la sigla de la institución [ver anexo 9] y el segundo es un número secuencial (consecutivo decimal) para contabilizar las obras del inventario.

Ejemplos: MCJ-10

MCJ-MAC-234

MGP-DGME-1

[Casilla A] Ficha técnica general

[Campo 2] Título

El título debe de figurar en la obra, ya sea escrito de frente, en el marco, o en otras partes de la pieza, o en documentación anexa que confirme su nombre original. En ese caso se consigna como en los siguientes:

Ejemplos: Retrato de Yolanda Oreamuno Salto al mar Domingueando

En caso de que no se pueda leer el título de manera clara y concisa, que el título no aparezca en la obra, o que no exista documentación anexa que permita confirmar este dato, debe consignarse como Sin título, e incluir obligatoriamente entre paréntesis cuadrados un título referencial que ayude a la identificación de la obra.

Ejemplos: Sin título [Casa de adobes]

Sin título [Escena de mercado]

Sin título [Paisaje]

Sin título [Niños corriendo en la ciudad]

Sin título [Abstracto]

Sin título [Figuras geométricas]

[Campo 3] Autor

Toda obra de arte tiene un autor, aunque no siempre se conozcan los datos de la persona que la realizó. Debe indicarse el nombre completo en caso de que se tenga esta información, incluyendo idealmente nombre completo y dos apellidos. Es entendible que algunos de estos datos ya no estén disponibles ante la falta de documentos anexos a la obra. En ese caso pueden darse las siguientes opciones:

a. Nombre completo: Cuando la obra tiene información completa y puede consignarse el dato exacto.

Ejemplo: Margarita Bertheau Odio

b. Nombre incompleto: Cuando la obra tiene información incompleta y puede consignarse el dato:

Ejemplo: M. Bertheau

c. Firmas o anagramas: En algunos casos no se podrá identificar el nombre del autor, pero sí su firma, señas, anagrama u otros símbolos. En ese caso deben ser consignados esos datos exactamente como figuren en la obra.

Ejemplos: Firma “M. B. O.”

Firma “A. CR”

Sello “K.H.R”

d. Autor no identificado: Cuando no hay manera de identificar el autor, al no existir ninguna seña ni registro. En ese caso se consigna como no identificado. Se debe indicar, ya que dejar el campo sin llenar se entenderá como un descuido de quien realizó el registro.

Ejemplo: Autor no identificado

Otras indicaciones: No modifique la manera en que el autor o los datos aparezcan, aunque considere que es un error de tipografía. En ese caso ponga tal cual aparece y entre paréntesis la manera en que considera que es la correcta.

Ejemplo: Margaritah Bertó (Margarita Bertheau).

[Campo 4] Número de inventario anterior Muchos activos cuentan con códigos de inventario de uso interno de las instituciones, y esta información es indispensable para dar seguimiento a algunos procesos. Debe indicarse el o los códigos de inventarios internos que tengan los bienes. En caso de tener más de un código asignado deben separarse con “/”.

Ejemplos: MAC-0234 / MS-2992.UJ / MCJ.20202-2

NOTA: Los números de inventarios internos no deben de confundirse con números de placa de propiedad institucional.

[Campo 5] Año o período de ejecución a. La fecha de ejecución es el año en que la obra fue realizada por el artista. Se debe indicar únicamente el año.

Ejemplo: 1943

b. En caso de que no se pueda leer la fecha de manera clara y concisa, o que no exista documentación anexa que permita confirmar este dato, debe consignarse como Sin fecha.

Ejemplo: Sin fecha

c. En caso de que no se cuente con alguna fecha, pero que la información anexa permita identificar un posible período, debe consignarse la fecha o periodo seguido de la palabra “Hacia”, para indicar una fecha aproximada. Suele aparecer antes de la fecha; sin embargo, para organizar automáticamente las obras de manera cronológica en el Inventario Estatal, se colocará después de la fecha.

Ejemplo: 1943 Hacia 1940-1945 Hacia

d. En caso de que se cuente con una fecha de creación muy completa, esta deberá consignarse en

el siguiente orden: año / mes / día (aaaa/mm/dd)

Ejemplo: 1941/07/03

[Campo 6] Clasificación general

Este es un campo desplegable de selección única. La información aquí consignada permitirá brindar nociones generales de la colección y de cómo está constituida. Para desplegar las opciones se debe dar click sobre la casilla o sobre el triángulo que aparece en el extremo derecho del campo. La clasificación general se detalla en la sección 1.6a. Las opciones disponibles son: Pintura, Escultura, Dibujo, Grabado, Fotografía, Artes Decorativas y Otros.

[Campo 7] Técnica

Hay muchos materiales y técnicas en la producción artística; algunos de ellos son fácilmente identificables, otros requieren de un ojo entrenado. Por esta razón hay que ser claros en la información y evitar generar datos si no se tiene la certeza de estos. Las técnicas artísticas más comunes se detallan en la sección 1.6a para mayor claridad en la identificación.

Siempre que dude sobre la técnica, indique en términos generales de la siguiente manera: Ejemplo: Técnica no identificada

[Campo 8] Material

Debe indicarse el material o materiales con que están fabricados los montajes: marco, marialuisas, basamentos, bases, etc. No indique materiales de vitrinas o soportes externos a la obra, o que no forman parte del diseño del artista.

[Campo 9] Tiraje

Para el caso específico de los grabados, serigrafías u otras técnicas donde se obtienen “originales múltiples”, cada obra se acompaña por un número de edición o tiraje. Estos números indican la cantidad de ejemplares que existen y el número exacto de la impresión. Pueden aparecer letras u otras señas.

Ejemplos: Grabado en metal, 8/20 Xilografía, P/A (prueba de artista) o P.A Serigrafía, P/I (prueba de impresión) Grabado, VI / X (6 de 10)

[Campo 10] Dimensiones

Dimensiones sin marco / base

Las obras de arte deben medirse siempre indicando primero la altura, luego el largo y luego la profundidad (esta última en caso de obras tridimensionales).

Las medidas y datos numéricos se ingresan siempre en centímetros, no deben consignarse centímetros con metros. En Costa Rica, y como regla general en el ámbito de bienes culturales, se utiliza el Sistema Métrico Decimal. No deben utilizarse pulgadas, yardas, pies, cuartas u otras medidas no estandarizadas.

Ejemplos: Alto 10 cm / Largo 10 cm / Ancho 10 cm

Los grabados se miden de diferentes maneras:

1. Por el soporte: el tamaño del papel.

2. La huella: la marca de la matriz sobre el papel.

3. La dimensión de la imagen: Incluyendo el espacio de la matriz, la figura y otros datos.

NOTA: Por ejemplo, algunos grabados son una pequeña impresión sobre un papel más grande. La medida que debe priorizarse es la de la huella (esto debido a que muchas obras están enmarcadas y se requiere un proceso de desmontaje para obtener estas dimensiones. Si cuenta las medidas del soporte se deben incorporar en el campo “Descripción”.

Dimensiones con marco / base

Para obras bidimensionales se mide el marco, en caso de tenerlo, y para obras tridimensionales se mide el pedestal o soporte.

Ejemplo: 35 x 45cm, base 45h. 250 x 40cm, DM 50cm

[Campo 11] Diámetro máximo

En caso de esculturas con formas irregulares o para marcos redondos u ovalados, indique el diámetro máximo.

Ejemplo: Diámetro máx: 55 cm [Campo 12] Firma

Las obras de arte suelen estar firmadas por sus autores, estas marcas son importantes para los procesos de autenticación y avalúos. Para rellenar este campo es necesario realizar la inspección de la obra en físico. El formulario presenta la opción de si o no, pudiendo seleccionar solo una según sea el caso.

[campo 13] Material marco/base [campo 13] Indicar el material del marco y/o la base al momento de la revisión. Estos datos pueden variar si la obra es sometida a una restauración, cambio de soporte, etc.

Ejemplos: Madera y cartón Metal

[Campo 14] Número. de placa

En el caso de las obras propiedad de las instituciones de la Administración Central, la normativa obliga a la atribución de un registro o número de placa (código SIBINET). Es entendible que por diversas razones muchas obras no cuenten con este código debido a que ingresaron de maneras “alternativas” a las instituciones, o que por faltarles información no han podido ser identificadas, o incluso que han perdido la placa y existe confusión con la designación de este código.

NOTA: No todas las obras cuentan con código, igualmente deben ser inventariadas e incluidas en el documento. Después de la implementación del primer inventario, se harán las respectivas gestiones por parte de las instituciones regidas por el Decreto

Ejecutivo D.E. Nº 30720-H por para que cada obra cuente con su código, para lograr el control cruzado con el Ministerio de Hacienda. Esto para fortalecer la transparencia de los procesos administrativos. Por lo tanto, si no cuenta con código SIBINET asignado, deje la casilla en blanco hasta que este sea asignado. La casilla en blanco puede representar: que no tiene código asignado, que el código está en proceso de ser asignado, o que se desconoce cual es. La meta es que más adelante, todas y cada una de las obras cuenten con este código.

[Campo 15] Institución propietaria

Indicar el nombre completo de la institución propietaria, en caso de que la obra pertenezca a un programa o adscrita dentro de la institución se debe indicar, precedido por una coma.

Ejemplos: Ministerio de Ambiente y Energía

Museo Nacional de Costa Rica Teatro Nacional de Costa Rica

[Casilla B] Historial de la obra

Para el llenado de esta casilla, se requerirá información documental de la obra. Esta información deberá ser recopilada por el Responsable Institucional de Colecciones. En el capítulo 3 se indica cómo deberá organizarse esta documentación.

[Campo 16] Modalidad de Adquisición

Este es un campo desplegable de selección única donde debe indicarse la figura legal con que la obra ingresó a la propiedad institucional (compra, donación, legado, otras) [ver sección 6.1].

[Campo 17] Fecha de adquisición

En este campo debe indicarse la fecha en que la obra se incorporó a la colección institucional. Si este dato se desconoce se debe dejar el campo sin rellenar.

[Campo 18] Propietario anterior

Debe indicarse el nombre de la persona física o jurídica propietaria anterior a la adquisición. En caso de no contar con este dato, se debe dejar el campo sin rellenar.

[Campo 19] Monto del último avalúo

Las obras de arte propiedad del Estado deben contar con un avalúo para efectos contables de la institución propietaria. Este avalúo constituye la representación financiera del valor de cada bien. Conforme a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, todos los bienes registrados como propiedad del Estado deben contar con ese valor asignado. El avalúo puede corresponder inicialmente, aunque con el paso de los años debe actualizarse, al precio de pago para las obras adquiridas por compra. En casos de donación o legado, la institución propietaria debe hacer un avalúo sus colecciones por medio de un Curador de colecciones estatales. La cuestión del avalúo es

abordada en las sección relativa al Dictamen Curatorial [ver secciones 6.6 y 6.7].

El avalúo constituye una información de carácter contable, únicamente, ya que las obras de arte propiedad del Estado no pueden ser vendidas, puesto que constituyen parte del patrimonio cultural de los ciudadanos.

Adicionalmente, para las instituciones que resguardan grandes colecciones, el avalúo es necesario para el aseguramiento de las obras de arte. Se recomienda a las instituciones propietarias de al menos 100 obras de arte suscribir una póliza de seguro permanente contra incendio, siniestro, robo y otros potenciales riesgos para las obras.

El avalúo puede ser asignado de dos maneras:

1. Puede indicarse el valor de compra de la obra en caso de que esta haya sido adquirida por compra en los 5 años que preceden a la implementación del presente manual.

2. En caso de haber adquirido la obra por donación, o de no contar con el precio pagado por la compra, o en el caso de compras anteriores a 5 años, el avalúo deberá ser establecido por un Curador de Colecciones Estatales [ver sección 1.5a] contratado por la institución propietaria para estos efectos.

El avalúo de cada obra debe estar indicado en colones costarricenses (CRC) en la columna “Avalúo”. Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas.

Ejemplo 500000 326785

[Campo 20] Año del último avalúo

Debe ingresarse la fecha en que se realizó el último avalúo. Esta fecha puede coincidir con la fecha de elaboración del último dictamen de adquisición, o la fecha del documento de pago por la obra (cheque, transferencia, etc). Para este campo solo debe indicarse el año, en cuatro dígitos.

Ejemplo 1943

[Campo 21] Responsable de adquisición

Si se cuenta con la información, debe incorporarse el nombre del funcionario responsable de la gestión de adquisición. Para las obras adquiridas a partir de 2020 este será un dato obligatorio.

[Campo 22] Dictamen curatorial

Las obras de arte deben contar con un Dictamen Curatorial que avale su adquisición por parte de un profesional. En muchos casos, estos documentos han desaparecido o no se conservaron de la manera correcta. Si en el proceso de documentación se encuentra el dictamen curatorial, indíquelo marcando “SI”, si este documento no existe o está desaparecido, marque “NO”. Este campo presenta la opción de SI o NO, pudiendo seleccionar solo una

según sea el caso. Se debe tomar en cuenta que cualquier obra que ingrese después de 2020 deberá contar con este documento obligatoriamente.

[Campo 23] Nombre del curador

Debe indicarse el nombre completo del curador contratado por la institución para elaborar el dictamen curatorial que avaló la adquisición de la obra y/o que realizó el avalúo. En caso de curadores diferentes, se indicará el nombre de ambos, dictamen primero y avalúo después. En caso de seleccionar “no” en el campo 22, la casilla debe quedar sin rellenar.

[Campo 24] Fecha del dictamen

Debe indicarse la fecha del dictamen. En caso de que esta no figure, se debe dejar el campo sin rellenar.

[Campo 25] Autenticación

Primeramente, aparece una casilla para indicar si se cuenta o no con un certificado de originalidad o autenticación. En caso de contar con la autenticación debe indicarse el nombre del autenticador. Este documento tendrá validez única y exclusivamente si está firmado por el propio artista, un heredero de los derechos patrimoniales o un Curador de colecciones estatales. Debe indicarse el nombre y entre paréntesis la calidad del autenticador.

Ejemplo: Margarita Bertheau Odio (artista) Eduardo Bertheau Oros (heredero) Marcela Álvarez (curadora de colecciones estatales)

[Campo 26] Nombre del autenticador

Si el campo 25 fue marcado como “si”, se debe ingresar el nombre completo del curador de colecciones estatales que lo elaboró. En caso de que el campo 22 fue marcado como “no”, deje este campo sin rellenar.

[Campo 27] Fecha de la autenticación

Indicar la fecha de la autenticación, en caso de que esta no figure, se debe dejar el campo sin rellenar.

[Campo 28] Seguro

Indicar si la obra se encuentra protegida por algún tipo de seguro. El formulario presenta la opción de si o no, pudiendo seleccionar solo una según sea el caso.

[Campo 29] Ubicación actual de la pieza

Detalle la ubicación actual de la obra al momento de confeccionar la ficha. Se debe anotar de la manera más exacta donde está ubicada la obra, con todas las indicaciones posibles.

Contar con la ubicación exacta permitirá al Responsable Institucional de Colecciones, o cuando se realice una inspección técnica por parte del Museo de Arte Costarricense, ubicar rápidamente la obra expuesta o en reserva.

La ubicación debe tratar de seguir el siguiente orden propuesto:

Oficina o departamento + Piso + Nombre o número de edificio + Distrito, Cantón, Provincia

Ejemplos:

Oficina 2B, piso 2, Oficinas Centrales CCSS. El Carmen, San José.

Oficina de Contabilidad, piso 4, Edificio Ricardo Jiménez.

La Agonía, Alajuela. Bodega de activos 20-a. Mercedes Norte, Heredia Reserva de obras del Museo Nacional. Pavas, San José.

[Casilla C] Notas/descripción

[Campo 30] Nota

Este es un espacio para que se elabore una descripción resumida de la obra, en prosa. Debe indicarse el tema, motivos, elementos identificables, palabras claves, o cualquier otra información que se pueda extraer de la obra y explique su contenido o significado. En este espacio también puede agregarse información histórica, como por ejemplo el nombre de la persona que gestionó la donación, el jerarca o director al momento de la adquisición, etc.

[Campo 31] Palabras clave

En esta casilla apunte palabras clave que puedan ayudar a reconocer o ubicar la obra, indicando elementos identificables que integren el contenido de la obra.

Ejemplos:

Retrato, mujer, sillón, interior, perfil, ventana, cigarro.

Casilla D] Fotografía

[Campo 32] Insertar fotografía

Al dar click sobre este campo se abrirá una ventana para que seleccionar en el computador el archivo fotográfico de la obra. Seleccione el archivo. Estese ajustará automáticamente al espacio previsto. Se deben seguir cuidadosamente las especificaciones para el registro fotográfico [ver sección 2.3].

[Casilla E] Estado general de conservación

[campo 33] Estado de Conservación

Este es un campo desplegable de selección única. El estado de conservación detallado de la obra se constata mediante un proceso de inspección y valoración que debe realizarse por parte de un profesional en la materia (conservador, restaurador o historiador del arte con conocimientos previos en la

preservación del patrimonio). Sin embargo, para efectos de este inventario, es requerida únicamente la revisión y valoración, con base en el “sentido común” o apreciación de la obra. Esta operación básica, donde se indica en qué estado general se encuentra esta, puede ser realizada por cualquier persona dotada de correcta visión, sin interpretaciones subjetivas. Las especificaciones e indicaciones para registrar el estado de conservación se detallan en la sección Estado de Conservación [ver sección 1.9].

En este campo se indicará 1 de 3 posibles estados:

● Bueno: Cuando la obra está en óptimas condiciones, no presenta deterioros de ningún tipo, o estos son muy poco significativos. La lectura y el disfrute de la obra no se han visto comprometidos.

● Regular: Cuando la obra presenta deterioros no tan significativos, aunque sí implica que hay que tener un mayor control y revisión para constatar cómo evoluciona. Generalmente se habla de regular cuando compromete algo de la apariencia estética, pero que dichos deterioros no afectan la parte estructural del bien.

● Malo: Cuando la obra presenta daños significativos que requiere intervención profesional. Se evidencian inicios o avance de deterioros que van en detrimento de la integridad de la obra, especialmente si los deterioros afectan la parte estructural. La lectura y el disfrute de la obra ya se han visto comprometidos.

[Casilla F] Instalación

[Campo 34] Instalación

Según las dimensiones o formato de las obras, a pesar de considerarse piezas muebles (los murales son casos excepcionales), algunas instalaciones o sistemas de sujeción y anclaje hacen que las obras se consideren de mayor o menor autonomía.

En este campo se indicará 1 de 3 posibles opciones:

● Dependiente: Cuando la obra forma parte integral del edificio y no puede ser removida sin que esto implique un trabajo especializado que tiene implicaciones arquitectónicas. Un ejemplo de lo anterior son las pinturas murales realizadas directamente sobre la pared o relieves escultóricos adheridos a un edificio.

● Independiente: Cuando la obra está adherida al cuerpo arquitectónico mediante sistemas de anclaje que permiten su movilización. Algunos ejemplos de esto son murales que no están pintados al muro, sino que están realizados sobre estructuras que permiten su traslado, aunque esta sea una tarea de gran complejidad. Otro ejemplo son las esculturas en mediano y gran formato que están ancladas con pernos a los basamentos.

● Autónoma: Cuando la obra es totalmente

independiente del cuerpo arquitectónico. Esta es la opción más común. Ejemplos de esto son los cuadros o esculturas que se mueven o trasladan con relativa facilidad, ya que solo dependen de sistemas de suspensión o bases muebles.

[Campo 35] Descripción

Este es campo para describir el sistema de anclaje de la obra, y/o algunas especificaciones sobre su montaje.

Ejemplos:

Pintura mural sobre estructura metálica adherida al muro. Pintado directamente sobre un muro estructural de ladrillo. Fijada con pernos a un basamento en concreto. Marco de madera con montaje de conservación.

[Casilla G] Expediente de Obra

[Campo 36] Expediente de Obra

Como se detalla en el capítulo dedicado a la documentación [ver capítulo 3] cada institución debe procurar la digitalización de los documentos que componen el Expediente de Obra Físico [ver sección 3.3b]. La opción “SI” quiere decir que el Expediente de Obra Físico ha sido digitalizado e incorporado al Expediente de Obra Digital. Este campo presenta la opción de SI o NO, pudiendo seleccionar solo una según sea el caso.

[Campo 37] Año de ingreso al inventario

Esta es la fecha en que se ingresó por primera vez la obra al inventario propuesto por el presente manual, no a ingresos a inventarios anteriores. Ninguna fecha de ingreso podrá ser anterior a 2020. Solo indicar año con 4 dígitos.

Ejemplo 2020

[Casilla H] Registro fotográfico

[Campo 38] Vista Debe indicarse el ángulo desde el cual se está registrando fotográficamente la obra de arte. Las opciones más comunes son: anverso, reverso, cenital, inferior, lateral, etc.

[Campo 39] Fecha Debe indicarse el año en que fue realizada la fotografía, este dato permitirá identificar si la obra ha sufrido cambios o deterioros con el paso del tiempo.

[Campo 40] Nombre del archivo Debe indicarse el nombre con el cual fue consignado el archivo fotográfico y con el cual se almacenó en la carpeta digital del Expediente de Obra [ver sección 2.6 y 2.9].

[Casilla I] Restauraciones

[Campo 41] Restauraciones

Debe indicarse si la obra ha sido restaurada con anterioridad. Este campo presenta la opción de SI o NO, pudiendo seleccionar solo una según sea el caso.

[Campo 42] Año de la restauración

Debe indicarse el año de las últimas restauraciones conocidas. Solo debe indicarse con 4 dígitos.

Ejemplo: 2020

[Campo 43] Restaurador

Debe indicarse el nombre del profesional en restauración que intervino la obra.

[Campo 44] Comentario de conservación

En esta casilla debe indicarse de manera general el daño o deterioro que presenta la obra, si se encuentra en mal estado o en peligro. No tiene que utilizar lenguaje técnico especializado, simplemente describa de la forma más clara lo que está sucediendo con la obra.

Ejemplos: Insectos Manchas

Obra fracturada

Conservada en papel libre de ácido Lagunas

Desprendimientos, obra en reserva Vidrio roto Pedestal en mal estado Vandalismo

[Campo 45] Estatus actual

Este es un campo desplegable de selección única con 5 opciones: Exhibición, reserva, restauración (en esta opción se contemplan enmarcados y otros servicios de mantenimiento), préstamo o desaparecida. Si la opción es “desaparecida” se deberá generar la GCE-CDA correspondiente.

● Exhibición: Si la obra está expuesta, dispuesta para su contemplación, ya sea con acceso al público general o restringido.

● Reserva: Si la obra está el espacio de reserva (diseñado para este fin). Este es siempre un espacio de acceso restringido.

● Restauración: Si la obra está bajo la responsabilidad de un profesional (restaurador, conservador, marquetero, etc) pudiendo ser esto en las instalaciones de la institución o fuera de ellas.

● Tránsito: Si la obra está en un proceso de traslado, movilización interna o colocada temporalmente a la espera de otras acciones (préstamos, tomas fotográficas, embalaje, restauración, enmarcado, etc).

● Préstamo: Si la obra está fuera de las instalaciones de la institución.

[Casilla J] Sobre el llenado de este formulario

[Campo 46] Fecha

Debe indicarse la fecha al momento del llenado de la ficha, en el formato establecido (aaaa/mm/dd). Ejemplo: 2019/07/27

[Campo 47] Funcionario designado

Debe indicarse el nombre completo (incluyendo los dos apellidos) de la persona que revisó la obra y verificó la información. Esto es importante debido a que algunos Responsables Institucionales de Colecciones no tendrán acceso o posibilidad de revisar personalmente cada obra, y eventualmente solicitarán apoyo a funcionarios en sedes u otros edificios. Esto permitirá más adelante contar con la información precisa sobre el desarrollo del inventario y las personas que formaron parte del proceso. Debe consignarse el nombre, primer apellido y cédula Ejemplos: Ana Pérez Mora X-XXXX-XXXX Rosalba Martínez Silas X-XXXX-XXXX

[Campo 48] Responsable Institucional de Colecciones

Debe indicarse el nombre completo (incluyendo los dos apellidos) del Responsable Institucional de Colecciones

[Campo 49] Firma digital

Este campo se completa una vez al año, cuando se envían todos los formularios al Museo de Arte Costarricense. Si está creando la ficha por primera vez, no se debe firmar, hasta no contar con la revisión del Museo.

El procedimiento es el siguiente:

1. En el menú superior, seleccione la opción “Archivo”, “Guardar como...”.

2. En la ventana emergente, digite el nombre del archivo. El nombre con el que debe guardarse es el 3. Número de Registro GCE, que se especificó en el campo 1 (margen superior derecho del formulario).

4. Seleccione la ubicación de destino (Carpeta del Expediente de Obra específica)

5. Seleccione guardar.

Todas las Fichas de Registro [GCE-FRE] deben ser archivadas digitalmente en la carpeta correspondiente a cada obra, en el Archivo Digital de Colecciones [ver capítulo 3].

2.3 INDICACIONES PARA EL REGISTRO FOTOGRÁFICO

Todas y cada una de las obras de arte deben ser fotografiadas para su correcta identificación y registro. Estas imágenes deben ser producidas digitalmente (fotografía digital) e incluidas en cada Ficha de Registro [GCE-FRE] y almacenadas como archivos digitales en el Expediente de Obra Digital correspondiente [ver capítulo 3]. Las fotografías de las obras serán también indispensables para otras tareas asociadas a la gestión y valorización de la colección (comunicaciones, publicaciones físicas y digitales, denuncia por robo o extravío, restauraciones, seguros, etc [ver secciones 7.3, 7.4 y 7.5]).

La toma fotográfica se realizará primeramente por parte del Responsable Institucional de Colecciones o los funcionarios designados para esta labor, y se deberá cumplir con los estándares profesionales según los recursos y limitaciones de cada institución.

La meta es contar con un registro fotográfico correcto y completo en los próximos años.

Tipos de registro fotográfico:

A. Registro fotográfico inicial: Debe ser realizado por el Responsable Institucional de Colecciones, pudiendo este delegar la tarea en otros funcionarios designados, y asegurar únicamente la supervisión y dirección de los trabajos. El registro fotográfico inicial es de carácter obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la tutela del Museo de Arte Costarricense.

B. Registro fotográfico profesional: Este registro es opcional, pero altamente deseable y recomendado. Debe ser realizado por un fotógrafo profesional (que reemplazará los registros realizados por los funcionarios, y tendrán múltiples aplicaciones en la comunicación institucional). Este es un servicio que deberá contratarse externamente si la institución no cuenta con un fotógrafo de planta ni equipos profesionales.

2.3a REGISTRO FOTOGRÁFICO INICIAL

A. Registro fotográfico inicial: Este primer registro fotográfico es realizado por los propios funcionarios (Responsable Institucional de Colecciones u otro funcionario destacado para esta tarea bajo la debida supervisión). Este registro fotográfico es de carácter obligatorio para la confección de cada una de las Fichas de Registro [GCE-FRE] de la colección. Esta toma fotográfica no implica un costo para la institución, ya que puede realizarse desde cualquier dispositivo que permita realizar fotografías con una resolución mayor a 12 megapixeles. La desventaja de este registro es que probablemente no cuente con la calidad necesaria para otros usos institucionales (publicación, comunicación, etc.), a no ser que el funcionario designado para esta tarea pueda cumplir con los requisitos profesionales indicados más adelante.

Las fotografías son indispensables para poder iniciar un proceso legal (nacional e internacional) en caso de robo. Por lo tanto, esas deben ser de la mejor calidad posible, y deben ser almacenadas por la institución propietaria, a manera de respaldo, en cada Expediente de Obra Digital [ver capítulo 3].

El Registro Fotográfico Inicial deberá realizarse de manera cuidadosa y siguiendo las reglas básicas:

● Para las esculturas u obras tridimensionales deben realizarse al menos 2 fotografías, o las que sean necesarias para un correcto registro de la pieza.

● Las fotografías pueden ser tomadas desde cualquier dispositivo o cámara que permita una resolución mayor a 300ppi en formato .JPG o PNG.

● Las fotografías de obras bidimensionales deben tomarse de la manera más perpendicular posible al plano frontal, evitando la perspectiva, la distorsión, los reflejos y otros defectos que entorpezcan la correcta visibilidad.

● La fotografía debe reflejar los colores más similares a la realidad. No deben manipularse ni editarse partes o la totalidad de ellos. A menos que sea para hacer balance de blancos y ajustes de color para corrección de luz fluorescente o incandescente.

● La luz debe provenir de fuentes secundarias como sombrillas, luminarias, luz reflejada, ventanas, etc. Evite que la luz provenga del flash de la cámara, esto debido a que genera reflejos en los vidrios, texturas y superficies pulimentadas, imposibilitando un correcto registro.

● Para los museos, se utilizarán los ajustes y parámetros en materia de registro fotográfico de cada institución.

Que ningún objeto obstaculice la imagen.

Que la obra no esté tomada en ángulo o con distorsión.

B. Registro fotográfico profesional

Que no hayan reflejos o destellos.

Vista frontal y perpendicular al lente

El marco puede aparecer dentro de la fotografía

Este Registro Fotográfico Profesional es opcional pero de gran importancia. Debe ser realizado mediante la contratación de un servicio externo de un fotógrafo que cuente con el equipo especializado para esta tarea [ver sección 2.3]. Para la obtención de registros fotográficos estandarizados se presentan a continuación las especificaciones para la contratación de servicios de registro fotográfico de la colección, o parte de ella. Esta será una labor importante para la puesta en valor de la colección y de la propia obra, ya que permitirá su correcto estudio, publicación y divulgación con imágenes de alta calidad. Se recomienda contratar este servicio cuando ya se tengan ubicadas e inventariadas todas las obras de la colección, con el fin de agilizar el proceso de toma.

Recomendaciones para la contratación de servicios de Registro Fotográfico Profesional

● El fotógrafo debe contar con equipo propio para la confección y edición de cada uno de los archivos fotográficos. Debe contar con: cámara profesional, objetivos adecuados a la toma de obras de arte y detalles de pequeñas dimensiones (y/o grandes dimensiones en exteriores o interiores cuando se deba fotografiar obras murales), trípode con buena estabilidad, ciclorama (en caso de contar con

obras tridimensionales medianas o pequeñas en la colección), equipo de iluminación profesional y otros instrumentos que permitan cumplir con las especificaciones detalladas en lo siguientes puntos.

● El fotógrafo debe tener experiencia comprobada en la realización de fotografías de estudio y un título universitario en Fotografía.

● Las fotografías deben ser en máxima resolución, mayor a 24 megapixeles, 300ppi, en modo de color RGB (red, green, blue).

Para las obras tridimensionales se deben generar fotografías con fondo blanco contínuo (seamless white blackground). En caso de que el fondo blanco resulte contraproducente para alguna obra, por sus colores o texturas, se optará por un fondo gris o negro. La elección de negro o gris quedará a criterio experto del fotógrafo en beneficio del mejor registro fotográfico y la fácil identificación de la obra.

● El fotógrafo debe asegurar su propio transporte, así como el de su equipo, ya que es posible que deba trasladarse al lugar exacto donde se encuentran las obras y no al contrario. Las obras no deben, bajo ninguna circunstancia, ser facilitadas en préstamo a fotógrafos para la realización de registros fuera de las instalaciones de la institución.

● La iluminación de la fotografía debe ser desde fuentes de luz indirecta, que no permita reflejos o manchas que afecten la correcta apreciación. Debe trabajarse con luz neutra para que la calibración de color sea correcta.

● Cantidad de fotos por obra: Obras bidimensionales: Una fotografía frontal, y en caso de que la obra lo permita, una fotografía de la parte posterior (reverso). Obras tridimensionales:

● Adheridas a muros o soportes (relieves): una frontal, una desde la derecha y otra desde la izquierda, con la configura ción de luz que permita una correcta lectura de los volúme nes.

● Si la obra es de bulto (360º): 4 vistas laterales, una cenital y las que sean necesarias para el correcto registro.

● Por cada registro deben entregarse dos tipos de fotografía:

1. Fotografía donde se registre únicamente la obra de arte. Debe haber sido rectificada cualquier distorsión de la toma fotográfica, y debe haber sido aplicado el ajuste de color y contraste de que rinda la apariencia real de la obra.

NOTA: Si la obra tiene marco es recomendable que se incluya en la fotografía. Es más fácil eliminar el marco en caso de que la imagen se necesite sin este, que tener que fotografiar la obra nuevamente. Debe velarse por que los marcos no produzcan sombras sobre la obra.

2. Fotografía de la obra que incluya la tarjeta de calibración de color y una escala gráfica (que permita la comprensión de las dimensiones reales de la obra, editadas para minimizar la distorsión óptica y con su respectiva edición de color.

Sin marco, con tarjeta de calibración de color y escala gráfica.

Con marco, tarjeta de calibración de color y escala gráfica.

● La entrega de las fotografías a la institución debe realizarse por el medio que se considere más adecuado (por transferencia digital o por un dispositivo de almacenamiento de datos).

● Para cada una de las fotografías, estas deberán ser entregadas en los dos siguientes formatos:

1. “Bruto” o “crudo” (RAW o NEF)

2. .JPG o .PNG (esta será la que se incorpore en los formularios)

● Las fotografías no podrán incluir marcas ni sellos agua.

● Al momento de recepción de las fotografías se debe firmar un Contrato de Edición [ver sección 1.2b] en el cual se especifique que la institución contratante cuenta con la autorización de cada uno de los fines estipulados en el Artículo 16 de la Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos, con un periodo de vigencia a perpetuidad. Además se debe indicar que la institución es la propietaria de los derechos patrimoniales sobre las fotografías, pudiendo autorizar a terceros el uso, reproducción y edición de las mismas. Se debe indicar en el contrato de edición que cada vez que la obra sea repro ducida se debe indicar la autoría del fotógrafo, ya que este es un derecho inalienable.

Este Contrato de Edición debe digitalizarse y almacenarse en la carpeta “B.5 Servicios externos”, en la carpeta “B Documentos de gestión” [ver sección 3.3].

Anverso

Reverso

NOTA: El Registro Fotográfico del reverso de una obra puede rescatar información importante para completar las Fichas de Registro [GCE-FRE]. Lo anterior debido a que en algunas ocasiones solían adherirse en el reverso de las obras: sellos, marcas, postales, placas u otra información sobre la historia de la obra, exposiciones, restauraciones, marqueteros, etc. Adherir esta información al cuerpo de la es una mala práctica y debe evitarse, ya que puede dañar la obra.

2.3c NOMBRAR Y ALMACENAR LOS ARCHIVOS FOTOGRÁFICOS

● Los registros fotográficos deben incorporarse a la Ficha de Registro de cada obra. Adicionalmente, como se verá en el capítulo 3, deberán ser almacenados en el Expediente de Obra Digital

● El nombre del archivo fotográfico será asignado de la siguiente manera:

[Número de registro GCE] + [espacio] + [nombre completo de quien tomó la fotografía] + [espacio] + [año]

Ejemplos: MCJ-15 Beatriz Solís Guillén 2020 MCJ_MAC-122 Elías Jiménez García 2028 MIVAH-12 Irene Arias Rojas 2025

En caso de que una misma obra tenga varias fotografías para su correc to registro (por ejemplo las esculturas y obras tridimensionales), se deben agregar letras, el nombre del fotógrafo y el año.

Ejemplo: MAC-MAC-25a Beatriz Solís Guillén 2020 MAC-MAC-25b Beatriz Solís Guillén 2020 MAC-MAC-25c Beatriz Solís Guillén 2020

● Esta nomenclatura para las fotografías es necesaria para el correcto acceso y localización de los archivos.

● El nombre del archivo fotográfico debe ser escrito de la misma manera en la Ficha de Registro [GCE-FRE] y en el nombre del propio archivo.

3 DOCUMENTACIÓN DE BIENES ARTÍSTICOS

3. DOCUMENTACIÓN DE BIENES ARTÍSTICOS

Al tratarse de bienes de un valor especial y con características específicas, las obras de arte de las colecciones del Estado costarricense deben contar con documentación detallada e individual para su óptimo control, así como para su correcto seguimiento en caso de robo o daño. Esta documentación debe compilarse en expedientes relativos a la gestión de la colección institucional, tanto físicos como digitales, donde se organiza, sistematiza y almacena toda clase de información documental de índole administrativa, técnica y legal.

La conformación y alimentación de este repositorio documental corresponde al Responsable Institucional de Colecciones, y constituye una tarea permanente y constante. A continuación se presenta la conformación y funcionamiento del Archivo Físico de Colecciones y del Archivo Digital de Colecciones. En la última sección del capítulo [ver sección 3.3] se presentan otras herramientas de gestión de colecciones que funcionan de manera digital como parte del modelo propuesto en el presente manual.

El Archivo Físico de Colecciones es un repositorio documental: entre más información contenga sobre la obra, más servirá a su control. Toda la información integrada en el expediente favorecerá, además, su estudio y puesta en valor. Un archivo completo y organizado es un reflejo de la correcta gestión del patrimonio realizada por la institución.

El Responsable Institucional de Colecciones deberá realizar la recopilación de todos los documentos administrativos, legales y técnicos que existan en la institución sobre cada una de las obras de arte, y reunirlos (originales o copias). Una vez reunidos, los colocará en carpetas, una por cada obra de arte. Estas carpetas deberán identificarse por medio del Número de Registro CGE [ver sección 1.8].

Sobre el Archivo Físico de Colecciones:

● El sistema de almacenamiento físico debe ser definido por cada institución coleccionista. Se recomienda utilizar carpetas colgantes, folders, o sobres de manilla.

● Siempre que se vayan a utilizar prensas para sujetar documentos dentro de alguna carpeta o folder, estas deben ser o estar cubiertas de vinil (plástico). Lo anterior debido a que las prensas metálicas se oxidan rápidamente y pueden dañar los documentos valiosos producto de la corrosión.

● Los expedientes son documentos físicos, nunca deben ser desechados o reemplazados por respaldos digitales.

El Archivo Físico de Colecciones está compuesto por carpetas que contienen, cada una, un Expediente de Obra Físico. Para los Expedientes de Obra Físicos se deben tomar en cuenta las siguientes indicaciones:

● Los Expedientes de Obra Físicos deben ser almacenados de manera ordenada, en un espacio seguro, con condiciones ambientales estables (según los lineamientos de la Ley Nº7202 del Sistema Nacional de Archivos) y nunca a nivel del suelo. Deben estar al menos 30 cm sobre el nivel del suelo para evitar daños producto de fugas, derrames u otros agentes de deterioro.

3.1 GENERALIDADES DE LA DOCUMENTACIÓN DE BIENES ARTÍSTICOS

3.2 EL ARCHIVO FÍSICO DE COLECCIONES

Archivo Físico de Colecciones

Expediente de Obra Físico

de Obra Físico

de Obra Físico

3.2a EXPEDIENTE DE OBRA FÍSICO

● Para documentos muy valiosos como actas de donación, certificaciones de autenticidad y otros con valor histórico-documental, se recomienda que este se almacene en una funda plástica que no esté sellada (para evitar acumulación de humedad en el interior).

● Evite hacer perforaciones en los documentos, ya que estos pueden perder datos o información valiosa al perforarse o rasgarse producto de la manipulación.

● Es preferible que los documentos originales sean almacenados en el Expediente de Obra Físico, si por alguna razón administrativa el documento original debe conservarse en otro archivo, lo más recomendables es realizar una fotocopia de buena calidad.

● La confección, organización, enriquecimiento y gestión de los Expedientes de Obra es una responsabilidad permanente del Responsable Institucional de Colecciones y de la institución coleccionista.

El Expediente de Obra Físico debe contener los siguientes documentos:

● Documentos de adquisición por compra, donación, legado o traslado.

● Documentos históricos, publicaciones, recortes de prensa que conserve la institución.

A. Documentos de adquisición:

Para las obras adquiridas antes y hasta 1989, debe incluirse toda la información que pueda recuperarse sobre el origen de la obra (por compra, donación u otras modalidades).

Para todas las obras adquiridas luego de la promulgación del Decreto Ejecutivo 29479-C Reglamento de adquisición obras de arte por parte de instituciones estatales (2001) cada institución debe contar con la información y documentos de adquisición especificados en este texto normativo, y sus originales o copias deben ser incluidos en el Expediente de Obra Físico. La recuperación de estos documentos dependerá de la organización y gestión documental de la propia institución coleccionista.

Archivo

Expediente de Obra Físico

A. Documentos de adquisición (compra o donación)

B. Documentos históricos y técnicos

C. Documentos de conservación y restauración

1. Documentos de adquisición por compra: Deben incluirse originales o copias de todos los documentos requeridos en el marco de la adquisición de una obra de arte por compra, según lo estipulado en el Decreto Ejecutivo 29479-C. Adicionalmente, debe incorporarse la documentación relativa a la contratación administrativa por la que se adquiere la obra. Las especificaciones de este documento están tomadas del Artículo 4 del Decreto 29479-C.

a. Formulario de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA]. Toda adquisición de obras de arte realizada por compra deberá registrarse en este formulario,

b. Copia del oficio de solicitud de adquisición emitido al Museo de Arte Costarricense por parte de la autoridad institucional competente.

c. Dictamen curatorial de la obra, emitido por un Curador de colecciones estatales, que incluya:

● Un razonamiento de la importancia de la obra dentro del desarrollo del arte costarricense.

● Un análisis de las características formales y de los aspectos de contenido o discurso, de cada una de las obras sometidas a la aprobación de compra.

● Expresión clara de la posición del curador externo, sobre la recomendación de adquisición o no, de la obra examinada.

● El precio de la obra.

● Fotografías en buena resolución que permitan la identificación y comprensión de la obra.

A modo de recordatorio, se indica que la institución que adquiere una obra o un grupo de ellas debe contratar (o contar internamente con) los servicios profesionales de un Curador de Colecciones Estatales [ver secciones 1.5a, 6.5, 6.6 y 6.7]

d. Copia del Acuerdo de la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense aprobando la adquisición.

e. Deben incluirse además todos los documentos relativos a la compra del bien:

● Copia del oficio de inicio de la compra.

● Copia de las especificaciones técnicas y condiciones cartelarias, debidamente firmadas.

● Copia del acto de adjudicación.

● Copia del contrato de compra.

● Copia de la factura, cuyo precio debe ser idéntico al precio de compra autorizado por el Museo de Arte Costarricense.

● Copia del acta de recepción del bien.

● Todo otro documento producido en el marco de la compra.

2. Documentos de adquisición por donación o legado: Este expediente debe estar compuesto por copias de todos los documentos legales que formalizan la donación, según la normativa específica que rija a cada institución. Se indica que también para las donaciones, las instituciones deben acatar el procedimiento de adquisición estipulado en el Art. 1 del Decreto Ejecutivo 29479-C. Los documentos que deben componer inicialmente el expediente de una obra donada son:

a. Copia del oficio de solicitud de adquisición por donación emitido al Museo de Arte Costarricense por parte de la autoridad institucional competente, indicando la obra que se ofrece en donación, así como el donador.

b. Formulario de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA]. Se recomienda que toda adquisición por compra cuente con todas los requerimientos indicados en este formulario, con el fin de garantizar la transparencia en el proceso de adquisición. La inclusión del formulario en el expediente es obligatoria, aunque no todos los campos estén llenos.

c. Dictamen curatorial de la obra, emitido por un curador contratado por la institución compradora, que incluya:

● Un razonamiento de la importancia de la obra dentro del desarrollo del arte costarricense.

● Un análisis de las características formales y de los aspectos de contenido o discurso, de cada una de las obras sometidas a la aprobación de compra.

● Expresión clara de la posición del curador externo, sobre la recomendación de adquisición o no, de la obra examinada.

● Indicación de que la obra se ofrece como una donación.

● Fotografías en buena resolución que permitan la identificación y comprensión de la obra.

● Copia del Acuerdo de la Junta Administrativa del Museo de

3.2b EXPEDIENTE GENERAL DE COLECCIÓN FÍSICO

Arte Costarricense aprobando la adquisición.

d. Debe incluirse además todo documento que formalice legalmente la donación y la propiedad:

● Copia del acto jurídico mediante el cual se formaliza la donación (Acta de Donación o el que corresponda según la normativa que rige a la institución receptora de la donación).

3. Documentos de adquisición por traslado entre instituciones públicas: Este expediente debe estar compuesto por copias de todos los documentos administrativos y legales que formalizan el traslado, según la normativa específica que rija a cada institución en materia de bienes. En este expediente debe quedar constancia de los actos administrativos que den testimonio de la iniciativa de la adquisición (quién la propone), así como del responsable de su aprobación (quién la autoriza), así como la normativa que ampara el traslado.

B. Documentos históricos y técnicos:

El Expediente de Obra Físico debe incluir también otra documentación que conserve la institución sobre la historia de la obra, por ejemplo:

● Invitaciones, brochures y catálogos de exposiciones en las que haya participado.

● Fotografías históricas de la obra y/o de exposiciones en las que haya participado.

● Libros y artículos de prensa en los que haya sido publicada.

● Contratos de edición o autorizaciones de uso de la imagen.

● Avalúos.

● Otros documentos asociados.

C. Documentos de restauración y conservación:

Cada vez que una obra de arte es restaurada, debe solicitarse al restaurador un informe final en el que describa los pasos operativos efectuados, antes, durante y después del tratamiento, ilustrado fotográficamente, y que detalle la intervención realizada sobre la obra. Debe incluirse en el Expediente de Obra Físico una copia a color de cada informe de restauración [ver sección 5.6]. Adicionalmente, deben incluirse otros documentos relativos al estado de conservación de la obra, como diagnósticos y otros documentos. Si un informe de restauración o de conservación implica más de una obra de la colección, no debe incluirse en el Expediente de Obra Físico de ninguna de las obras intervenidas, sino en el Expediente General de Colección

El expediente general consiste en una carpeta física donde se almacena toda la documentación relativa a la colección, no a las obras en específico. En esta carpeta deben estar los siguientes documentos:

● Contratos de edición por servicio fotográfico.

● Seguros y pólizas.

● Convenios de préstamo (cuando el préstamo es por más de una obra).

● Servicios externos.

3.2c CONSERVAR LOS EXPEDIENTES DE OBRA FÍSICOS

Los Expedientes de Obra Físicos por cada pieza de la colección institucional, deben ser conservados cuidadosamente por la institución propietaria. Estos expedientes no deben ser enviados al Museo de Arte Costarricense, ya que son de uso interno. Sin embargo, podrán ser

solicitados por el Museo de Arte Costarricense para consulta, así como por cualquier ciudadano interesado. Se solicita a cada institución la digitalización del Expediente de Obra físico para asegurar la protección de la información contenida, según se detallará en la siguiente sección.

Estos Expedientes de Obra tanto físicos como digitales serán la principal herramienta para la correcta atención de una obra en caso de un incidente, proceso de restauración o su desaparición por robo o siniestro. Además, estos expedientes facilitarán la puesta a disposición de la información pública relativa a las colecciones de arte, según lo regulado por el Decreto Ejecutivo Nº40200-MP-MEIC-MC de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

El Archivo Digital de Colecciones es un repositorio digital compuesto por Expedientes de Obra Digitales ordenados de manera secuencial.

El Archivo Digital de Colecciones no es un reflejo exacto del Archivo Físico de Colecciones, ya que en este se incluyen documentos que solo se producirán de manera digital, promoviendo una gestión ecológicamente sostenible de la información de las obras de arte.

El Museo de Arte Costarricense remitirá a cada institución un modelo de Archivo Digital de Colecciones para la confección y organización de carpetas digitales de cada una de las obras de arte de cada institución. Este modelo consta de un archivo comprimido donde se encuentran las diversas carpetas mencionadas más adelante. El Archivo Digital de Colecciones debe ser administrado por el Responsable Institucional de Colecciones, y será donde se almacenen todos los archivos digitales y los documentos digitalizados del Expediente de Obra Físico.

Cada obra de la colección deberá contar con un Expediente de Obra Digital en el Archivo Digital de Colecciones. Recuerde que paralelamente al Expediente de Obra Digital se debe confeccionar uno físico para documentos de alto valor que solo existen y deben conservarse en físico, según se detalló en la sección anterior.

Se debe crear una carpeta o Expediente de Obra Digital para cada obra de arte, la cual debe nombrarse con el Número de Registro GCE respectivo a cada obra [ver sección 1.8]. Para asignar un número de consecutivo para una nueva obra, debe verificarse el número de registro de la carpeta anterior y asignar el consecutivo de este. A continuación se describe un ejemplo de cómo deberían verse las carpetas de Expedientes de Obra Digitales organizadas en una computadora:

Ejemplo:

MCJ_MAC-1

MCJ_MAC-2

MCJ_MAC-3

En cada Expediente de Obra Digital deben incorporarse los siguientes documentos:

1. Ficha de Registro [GCE-FRE]: El nombre dado a este documento digital debe ser el Número de Registro GCE respectivo (el mismo que la carpeta que lo contiene). Este formulario deberá completarse y conservarse sin firmar, para permitir actualizaciones (en PDF editable).

La Ficha de Registro [GCE-FRE] será un documento donde se consigne toda la información conocida de una obra de arte, y constituye no solo un documento de consulta, sino la herramienta para inventariar las colecciones. El Responsable Institucional de Colecciones debe llenar una Ficha de Registro [GCE-FRE] para cada obra de arte, y salvarla en

3.3 EL ARCHIVO DIGITAL DE COLECCIONES

3.3a CONTENIDOS DEL EXPEDIENTE DE OBRA DIGITAL

3.3b DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRA FÍSICOS

el Expediente de Obra Digital asignado a esa obra. El procedimiento para completar este formulario se explicó en el capítulo anterior [ver capítulo 2].

2. Carpeta “Documentos históricos y técnicos”: Se incluirán en esta carpeta copias digitales en formato PDF o JPG de todos los documentos del Expediente de Obra Físico correspondiente. Se recomienda que todos los documentos contenidos en el Expediente de Obra Físico sean digitalizados por el Responsable Institucional de Colecciones, e incluidos en el Expediente de Obra Digital, como respaldo. Las especificaciones para la digitalización se detallan en la sección 3.3b.

3. Carpeta “Historial de restauraciones e intervenciones”: Cada vez que una obra de arte es restaurada, debe solicitarse al restaurador un informe final en el que describa los pasos operativos efectuados, antes, durante y después del tratamiento, ilustrado fotográficamente, y que detalle la intervención realizada sobre la obra, así como los materiales e insumos utilizados en la intervención [ver sección 5.6]. Una copia digital de todos estos informes debe ser incluida en esta carpeta.

4. Carpeta “Formularios de Control de Daños y Accidentes” [GCE-CDA]: En esta carpeta deben incluirse copias firmadas digitalmente de todos los formularios de Control de Daños y Accidentes producidos para la obra en cuestión [ver sección 7.5].

5. Carpeta “Registro fotográfico”: En ella se conservarán las fotografías de obras, producidas según las indicaciones contenidas en el capítulo anterior [ver capítulo 2]. Cada fotografía se almacenará nombrándola según las especificaciones para estos archivos [ver sección 2.3c]. Cada Responsable Institucional de Colecciones debe velar por la correcta producción, organización y almacenamiento de los archivos fotográficos en el Expediente de Obra Digital de cada una de las piezas de la colección. Deben seguirse las indicaciones de las secciones 2.2 y 3.3.

Posteriormente a la confección de los Expedientes de Obra Físicos, los cuales reúnen información documental irreemplazable de gran valor para el estudio de la obra, se deberá paulatinamente digitalizar todos los documentos físicos para crear un respaldo digital de los mismos.

La digitalización de documentos es un proceso en el cual se crea una copia o respaldo de un documento físico como un archivo digital para su almacenamiento en dispositivos de almacenamiento digital. La digitalización no implica de ninguna manera que los documentos físicos puedan desecharse, estos deben conservarse permanentemente. La digitalización se puede realizar mediante diferentes medios y dispositivos tecnológicos como por ejemplo un scanner, una cámara fotográfica debidamente configurada y aplicaciones para dispositivos móviles.

La especificaciones para la digitalización de documentos son las siguientes:

● Digitalizar cada documento con una resolución entre 200ppi para documentos de solo texto y 300ppi para documentos que incluyen gráficos y/o fotografías.

● El formato del archivo escaneado debe ser PDF.

● Las diferentes páginas de un mismo documento deben agruparse en un único PDF.

● A cada archivo debe asignársele un nombre que permita su rápida y correcta identificación.

● Los documentos deben almacenarse en el Expediente de Obra Digital, según lo indicado en la sección anterior.

Además del Archivo Digital de Colecciones cada institución deberá conservar, administrar y actualizar otros documentos relativos a la gestión de obras de arte.

A. Archivo Digital de Colecciones

B. Documentación de Gestión

C. Inventario Institucional

D. Recursos y formularios

A continuación se detalla el contenido y uso de estas herramientas:

A. Archivo Digital de Colecciones: El contenido y funcionamiento del Archivo Digital de Colecciones fue detallado en el punto 3.3 del presente capítulo.

B. Documentos de gestión de colecciones:

B.1 Informes de Gestión Anual [GCE-IGA]

En esta subcarpeta deben almacenarse todos los formularios GCE-IGA. Las indicaciones para la confección del Informe de Gestión Anual [CGE-IGA] se presentan detalladamente en el capítulo siguiente [ver capítulo 4]. Los Informes de Gestión Anuales deben almacenarse con la siguiente nomenclatura:

[Sigla institucional] + [un espacio] + [GCE-IGA] + [guión] + [año del informe]

Ejemplos: MCJ-MAC GCE-IGA-2020

MICITT GCE-IGA-2020

B.2 Comunicaciones

En esta subcarpeta deben almacenarse todas las comunicaciones adicionales relativas a la gestión de colecciones, como oficios, adendas, comunicados, etc. Para los archivos de esta carpeta la única indicación es agregar el año al inicio del nombre del archivo para que la información se pueda organizar cronológicamente.

Ejemplos: 2020 Comunicado sobre capacitaciones

2022 Oficio DM-8976-01-2022 Cronograma de recepciones

2022 Resolución PE3-2 Política de Adquisiciones actualizada

2025 Plan Institucional de Emergencias

B.3 Expediente General de Colección Digital

En esta carpeta deben almacenarse los documentos digitalizados que se encuentran en el Expediente General de Colección Físico [ver sección 3.2b] (servicios externos como: seguros, restauraciones, registro fotográfico profesional, contratos de edición, etc).

Para organizar la información, a cada documento digitalizado se le colocará el año de creación.

Ejemplos: 2020 Contrato de edición - Fotografías Beatriz Solís Guillén

2021 Convenio de préstamo Museo de Arte Costarricense

Póliza de seguros INS

C. Inventario Institucional: En esta carpeta se conservarán todos los formularios Ficha de Registro [GCE-FRE] firmados anualmente por el Responsable Institucional de Colecciones para ser enviados al final del período al Museo de Arte Costarricense. Se confeccionará una subcarpeta por cada año, a partir de 2020, y en ella se incluirán todas las fichas actualizadas y firmadas en ese año [ver capítulo 4]. Al ser formularios firmados, estos no son editables. Por ello, cada Ficha de Registro [GCE-FRE] editable debe conservarse en cada Expediente de Obra Digital.

3.4 HERRAMIENTAS DIGITALES DE GESTIÓN

Expediente de Obra Digital

A. Archivo Digital de Colecciones

B. Documentos de gestión de colecciones

C. Inventario Institucional

C. Recursos y formularios

D. Recursos y formularios: En esta carpeta se deben almacenar los recursos digitales, los cuales serían el presente manual en formato PDF y cada uno de los formularios GCE-CDA, GCE-DCA, GCE-FRE, GCE-IGA, y cualquier otro que sea comunicado oportunamente por parte del Museo de Arte Costarricense.

ARCHIVO FÍSICO DE COLECCIONES

Carpetas expandidas

Carpetas contraídas

ARCHIVO DIGITAL DE COLECCIONES

Expedientes de Obra Físicos

Expediente General de Colección Físico

4 ACTUALIZACIÓN Y CONTROL

4. ACTUALIZACIÓN Y CONTROL

El Inventario Institucional de obras de arte requiere de una actualización periódica y una remisión anual de documentos por parte del Responsable Institucional de Colecciones al Museo de Arte Costarricense. Esta actualización permitirá identificar y registrar toda variación en la colección de la institución, y poner al día la indicación sobre el estado de las obras que la integran. El Inventario Institucional se actualiza al incorporar la información de obras de nuevo ingreso, corregir datos erróneos, rectificar indicaciones sobre el estado de conservación, así como otras particularidades. Este proceso se denominará en adelante actualización anual del inventario, y cada institución debe llevarla a cabo una vez al año.

El Inventario Institucional se renueva al actualizar todas las Fichas de Registro [GCE-FRE] y la incorporación de las Fichas de Registro de las obras de nueva adquisición o encontradas durante el periodo. Para las obras recientemente adquiridas o halladas, se debe mantener y dar continuidad al consecutivo del Número de Registro GCE [ver sección 1.8].

Así, la actualización del inventario constituye un ejercicio anual de revisión, ampliación y/o corrección de datos.

Pasos para la actualización de Fichas de Registro [GCE-FRE]:

1. Abra cada una de las Fichas de Registro [GCE-FRE] que se encuentran en sus respectivos Expedientes de Obra Digitales. Revise, en cada una, que la información esté completa. Confirme que los errores indicados por el Museo de Arte Costarricense en el período anterior fueron corregidos e incorpore la información faltante que haya podido recolectar durante las revisiones de la obra [ver sección 4.4].

2. En última casilla “Sobre el llenado de este formulario” [Casilla J], actualice la fecha [Campo 47].

3. Vaya al menú Archivo del margen superior de la pantalla y guarde los cambios efectuados.

4. En el margen inferior derecho se encuentra el campo “Firma digital”,

5. Posteriormente se debe dar click en el campo Firma Digital, automáticamente se abrirá una ventana que corresponde con el proceso normal de firma digital.

6. Una vez aplicada la firma digital, el programa preguntará el destino para guardar el archivo ya firmado (no se debe marcar la opción de bloquear el archivo, ya que debe seguir en editable para poder incorporarlo a la base de datos cental que administrará el Museo de Arte Costarricense). Guarde cada archivo con el Número de Registro GCE correspondiente, y el año de la actualización.

[Número de registro] + [un espacio] + [año de actualización]

Ejemplos: MCJ_MAC-1 2020

MCJ_MAC-2 2020 MCJ_MAC-3 2020

7. El archivo debe guardarse con el mismo nombre, agregando el año de la actualización. El documento firmado se almacena en la carpeta “Actualización” correspondiente a cada año, dentro de la carpeta “C Inventario Institucional”, que se encuentra en el Archivo Digital de Colecciones [ver secciones 3.3 y 3.4].

4.1 GENERALIDADES DE LA ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA

4.1a AGENTES RESPONSABLES

La responsabilidad por las labores de actualización de las Fichas de Registro [GCE-FRE] de las instituciones coleccionistas del Estado recae en el funcionario designado para estos efectos, es decir el Responsable Institucional de Colecciones. Cada año, las Fichas de Registro [GCE-FRE] actualizadas en ese año deben ser remitidas en su totalidad al Museo de Arte Costarricense, como órgano supervisor de las colecciones estatales de arte en la fecha que el Museo comunique previa y oportunamente. Todas las obras de arte deben ser objeto de una actualización anual en su Ficha de Registro [GCE-FRE].

El envío de las Fichas de Registro [GCE-FRE] al Museo de Arte Costarricense será responsabilidad del Jerarca Institucional, quien debe comunicarlas acompañadas del Informe de Gestión Anual [GCE-IGA].

4.1b PERIODICIDAD

La actualización de las Fichas de Registro [GCE-FRE] y la revisión individualizada de las obras de arte de una colección estatal son tareas periódicas, pero como mínimo deben realizarse una vez al año. El conjunto de fichas actualizadas y debe ser remitido al Museo de Arte Costarricense en los plazos indicados en el calendario que será oportunamente comunicado por esta autoridad.

4.2 REVISIONES REQUERIDAS DURANTE LA ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA

La actualización del inventario es un proceso de suma importancia para la correcta gestión de la colección. No es solamente un trabajo de oficina, sino una tarea de campo. Cada obra de arte debe ser visitada físicamente y evaluada por el Responsable Institucional de Colecciones Deben actualizarse los datos correspondientes de ubicación, en los casos de las obras que hayan sido movidas, y debe constatarse el estado de conservación de cada obra, consignando cualquier alteración o potencial riesgo.

A. Inspección individualizada La actualización de las Fichas de Registro [GCE-FRE] requiere una inspección individual no solo de la ficha, sino de la obra también. Esta inspección consiste en una revisión ocular del estado de conservación de cada obra, y tiene como objetivo constatar la situación actual de las obras, una por una. Esta inspección es el proceso para actualizar el inventario y sus objetivos son:

● Revisar y consignar, en el inventario, el estado de conservación de cada obra, indicando deterioros y alteraciones.

● Constatar y consignar, en el inventario, la ubicación y/o movimientos de cada obra.

● Determinar potenciales nuevos riesgos alrededor de cada obra, y gestionar directamente en el seno de la institución la reubicación de esta y/o la implementación de medidas correctivas para minimizar los riesgos.

● Inventariar obras recientemente adquiridas para su correcto control y seguimiento [ver capítulo 6].

B. Proceso de inspección

El proceso de inspección anual para actualizar el inventario consta de las siguientes actividades:

● Durante esta inspección el Responsable Institucional de Colecciones visitará físicamente cada una de las obras de la colección institucional, y la revisará personalmente.

● Cada obra debe ser revisada individualmente y mediante un examen ocular. Esto quiere decir que debe verse la obra en físico, y

no a través de fotografías. Esto le permitirá al Responsable Institucional de Colecciones constatar el estado de conservación de cada obra y evaluar los agentes de deterioro en el contexto inmediato a la obra.

● Debe actualizarse la ubicación física del bien, indicando donde se ubica actualmente, en caso de que se hiciera algún traslado.

● Las obras que presentan daños o deterioros [ver sección 7.5] deben ser consignadas como obras susceptibles de restauración, para que puedan ser contempladas en los presupuestos correspondientes del año siguiente. Esta condición deberá ser comunicada al Jerarca Institucional por el Responsable Institucional de Colecciones para el trámite correspondiente a la presupuestación y contratación de los trabajos de restauración requeridos. Las obras cuyo estado de deterioro sea muy avanzado deben ser atendidas con prioridad.

● Las obras que se encuentren en estado de conservación malo o estén en peligro inminente por circunstancias relativas a su ubicación deben ser removidas y colocadas en un lugar que permita minimizar los riesgos. Corresponderá al Responsable Institucional de Colecciones realizar las gestiones para la reubicación de cualquier obra que se halle en riesgo y supervisar estas gestiones hasta la reubicación satisfactoria de esta.

● Durante la actualización deben incorporarse en las Fichas de Registro [GCE-FRE] todas las obras que hayan sido adquiridas durante el periodo anterior (de doce (12) meses).

C. Identificación de riesgos

Con el fin de identificar y atender los riesgos potenciales para las obras de arte, el Responsable Institucional de Colecciones deberá revisar detalladamente los siguientes aspectos para cada obra:

● Debe revisarse primeramente el sistema de anclaje y sujeción, cerciorándose de que la obra esté segura y que no de muestras de debilitamiento en el soporte (basamento, sistemas de sujeción y anclaje, marcos, etc.).

● Debe revisarse la superficie de la obra, identificando si existen daños o deterioros.

● Deben revisarse las condiciones ambientales: humedad, temperatura, luz, etc. [ver sección 5.3], verificando que las obras sensibles no sean objeto de cambios bruscos en la humedad y/o temperatura cada día.

● Debe identificarse cualquier peligro potencial: aires acondicionados dañados, tuberías, fugas, cables sueltos, plantas, instalaciones, acceso del público, mobiliario, etc., que puedan poner en peligro la obra.

● Debe revisarse que no exista ninguna gotera o mancha de humedad en las cercanías de la obra. Una mancha u hongo en el cielo raso o muros puede ser señal de una gotera o filtración que eventualmente terminará provocando un daño en la obra.

● En caso de que el marco o el basamento se encuentren en malas condiciones o en detrimento del disfrute y apreciación de las obras, se debe gestionar los cambios y mejoras

Una vez determinados los riesgos, corresponderá al Responsable Institucional de Colecciones realizar las gestiones para la atención de estos, acudiendo a los servicios competentes dentro de la institución, y/o comunicando al Jerarca Institucional las acciones requeridas para su manejo.

El Responsable Institucional de Colecciones debe informar, mediante un oficio al Jerarca Institucional, la lista de obras en situación de riesgo o que necesiten atenciones especiales, en orden de prioridad, para que el Jerarca Institucional realice las gestiones para la asignación de fondos para la atención de las mismas en el presupuesto.

La identificación y atención de riesgos es una tarea de acatamiento obligatorio que releva de la responsabilidad de cada institución, aunque no debe ser reportada al Museo de Arte Costarricense. Se recomienda que esta labor sea debidamente documentada, y que cada Responsable Institucional de Colecciones comunique de manera formal anualmente al Jerarca Institucional los riesgos diagnosticados y atendidos, así como los pendientes de atención.

4.3 INFORME DE GESTIÓN ANUAL ANUAL [GCE-IGA]

El Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] es un formulario en el cual se sintetizan los datos relativos a la gestión de la colección durante el último período de 12 meses. Este es un formulario que debe llenarse de manera digital, siguiendo las indicaciones presentadas más adelante. El Informe de Gestión Anual contempla una serie de datos que permitirán al Museo de Arte Costarricense, y al Ministerio de Cultura y Juventud, analizar y supervisar las gestiones y avances del Inventario Estatal y el estado general de las colecciones.

Este Informe de Gestión Anual debe ser completado por el Responsable Institucional de Colecciones, y remitido por el Jerarca Institucional. El informe se remite debidamente firmado junto con el total de Fichas de Registro [GCE-FRE], debidamente actualizadas, al Museo de Arte Costarricense. No deben enviarse inventarios incompletos.

4.3a INDICACIONES PARA COMPLETAR CADA CAMPO DEL FORMULARIO [GCE-IGA]

A continuación, se dan las indicaciones paso a paso para completar el formulario digital Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]. Este formulario es un documento digital, en formato PDF, que el Museo de Arte Costarricense pone a disposición de todas las instituciones. Está organizado en casillas y campos. Las casillas son recuadros que organizan la información por tema, y dentro de cada casilla hay una serie de campos que deben completarse de manera digital. Para facilitar la comprensión de este formulario, se presenta una reproducción del mismo [página contigua], indicando las casillas con letras (A, B, C,D…) y los campos con números (1, 2, 3, 4…).

NOTA: Si ya hay información ingresada en algún campo del formulario, este se puede reiniciar dando click en el botón “REINICIAR” que aparece en la esquina inferior derecha. Al dar click, el formulario está listo para ser completado. Se debe tener la precaución de guardar el formulario anterior antes de limpiar los campos, ya que una vez que se reinicia el formulario este regresa a su formato original.

INFORME DE GESTIÓN ANUAL [GCE-IGA] INDICACIONES POR CASILLAS Y CAMPOS

[Campo 1] Período

Para este campo solo debe indicarse el año en que se envía el informe al Museo, en cuatro dígitos. Ejemplo 2022

Información Institucional [Casilla A]

[Campo 2] Nombre de la institución

Debe indicarse el nombre completo de la institución.

[Campo 3] Cédula Jurídica

Debe indicarse la cédula jurídica. En caso de que la institución no cuente con una se debe dejar el campo sin rellenar.

[Campo 4] Entidad museística

Este es un campo de selección única. Debe indicarse si se trata de un museo o si se tiene un museo a cargo dentro de su estructura.

[Campo 5] Teléfono

Debe indicarse el número telefónico al que se puede comunicar con el Jerarca Institucional, o en su defecto el de la secretaría del Jerarca.

[Campo 6] Correo para notificaciones al Jerarca

Debe indicarse el correo electrónico para notificaciones o comunicaciones al Jerarca Institucional

[Campo 7] Provincia

Debe indicarse la provincia donde se encuentra la sede central de la institución. Este es un campo de selección única de un desplegable de selección única con 7 opciones.

[Campo 8] Dirección

Debe indicarse la dirección de la sede central de la institución, siguiendo el orden de provincia, cantón y distrito.

[Casilla B] Información Responsable Institucional de Colecciones

[Campo 9] Nombre completo

Debe indicarse el nombre completo del Responsable Institucional de Colecciones.

[Campo 10] Cédula de identidad

Debe indicarse el número de cédula del Responsable Institucional de Colecciones, en el formato X-XXXX-XXXX.

[Campo 11] Correo electrónico institucional

Indicar el correo electrónico institucional del Responsable Institucional de Colecciones.

[Campo 12] Teléfono oficina

Debe indicarse el número telefónico del Responsable Institucional de Colecciones, en el formato XXXX-XXXX. En caso de centrales con números de extensión deberá indicarse XXXX-XXXX ext XXX.

[Campo 13] Otro teléfono

Debe indicarse otro número telefónico en el cual se pueda localizar al Responsable Institucional de Colecciones en caso de emergencia si el primer número no responde, en el formato XXXX-XXXX. En caso de centrales con números de extensión deberá indicarse XXXX-XXXX ext XXX.

[Campo 14] Cargo institucional

Debe indicarse el cargo que ostenta el Responsable Institucional de Colecciones

[Campo 15] Dirección oficina

Debe indicarse la dirección de la oficina del Responsable Institucional de Colecciones dentro de la institución.

[Casilla C] Información de la Gestión Institucional Colecciones

[Campo 16] Cantidad

Estos tres campos se completan con números. Se debe contabilizar cada uno de los puntos que se detallan en la columna de “Estado de la colección”. El campo “obras adquiridas último año” se completará automáticamente al completar el campo 17.

[Campo 17] Adquisiciones último año Estos cuatro campos se completan con números. Se debe contabilizar los ingresos de obra según la modalidad de ingreso. La suma de estos cuatro campos completará automáticamente el campo “obras adquiridas último año”.

[Casilla D] Avance en la implementación del modelo

[Campo 18] Avances Debe indicarse si la institución ya implementó o no las 4 opciones indicadas. La implementación de estos puntos es paulatina. Esta información revelará el avance institucional de la implementación y desarrollo del modelo de gestión propuesto en el presente manual.

[Casilla E] Cifras de la gestión

[Campo 19] Cantidad Estos ocho campos se completan con números. Se debe contabilizar cada uno de los puntos que se detallan en la columna de “Estado de la colección”. El campo “obras adquiridas último año” se completará automáticamente al completar el campo 17.

[Casilla F] Costos de la gestión

[Campo 20] Gastos del período

Estos siete campos se completan con números. El valor de cada campo corresponde a cifras en colones costarricenses. Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas. Se debe contabilizar cada uno de los puntos que se detallan en la columna de “Acciones”. El campo “Total de costos del período” se completará automáticamente al completar el campo 20. Ejemplo 500000 326785

[Campo 21] Presupuesto aproximado del próximo periodo

Estos siete campos se completan con números. El valor de cada campo corresponde a cifras en colones costarricenses. Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas. Se debe contabilizar cada uno de los puntos que se detallan en la columna de “Acciones”. El campo “Total de costos del período” se completará automáticamente al completar el campo 21. Estos datos no deben ser exactos, ya que son aproximaciones. Si la institución no ha realizado los presupuestos contables para el período entrante puede dejar estos campos sin rellenar.

[Campo 22] Total de costos del período

Este campo se completará automáticamente al completar los campos 20 y 21 respectivamente.

[Casilla G] Observaciones

[Campo 23] Observación

Este campo es para el ingreso de texto. En él se pueden anotar indicaciones u observaciones.

[Casilla H e I] Sobre la elaboración / remisión del informe

Las indicaciones de llenado de estas casillas es la misma, lo único que varía es el nombre de cada uno de los responsables.

[Campo 24 y 28] Fecha

Debe indicarse la fecha en formato dd/mm/aaaa.

[Campo 25 y 29] Responsables

Debe indicarse el cargo del responsable según cada casilla.

[Campo 26 y 30] Cargo

Debe indicarse el nombre completo del responsable a cargo según cada casilla. Para el caso específico de la casilla 26 esta se completará automáticamente al completar el campo 14.

[Campo 27 y 31] Firma digital

Este campo se completa una vez al año, cuando se envían todos los formularios de todas las obras al Museo de Arte Costarricense.

El procedimiento es el siguiente:

1. En el menú superior, seleccionar la opción “Archivo”, “Guardar como...”

2. En la ventana emergente, digite el nombre del archivo. El nombre debe consignarse de la siguiente manera:

[sigla institucional] + [un espacio] + [GCE-IGA] + [guión] + [año]

Ejemplo:

MCJ_MAC GCE-IGA-2020

MCJ_MAC GCE-IGA-2021

MCJ_MAC GCE-IGA-2022

3. Seleccione la ubicación de destino “B.1 Informes de Gestión Anual [GCE-IGA]”, que se encuentra en “B. Herramientas digitales de Gestión” en el Archivo Digital de Colecciones.

4. Una vez guardado, podrá seguir editando o mejorando el documento.

4.4 ARCHIVAR Y COMUNICAR EL INVENTARIO INSTITUCIONAL

El conjunto de las Fichas de Registro [GCE-FRE] actualizadas cada año y el Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] son los documentos que la institución debe remitir al Museo de Arte Costarricense anualmente. Todos estos documentos deben ser resguardados en formato digital por cada una de las instituciones coleccionistas que lo elaboran (su impresión no es práctica, el trabajo digital implica un ahorro en impresiones y papel en beneficio del ambiente), según las indicaciones de gestión y organización de archivos digitales.

El Jerarca Institucional debe remitir en un ÚNICO ENVÍO institucional (por ministerio o institución). No se aceptarán envíos individualizados por departamentos, oficinas o edificios de la misma institución.

El Museo de Arte Costarricense se reserva el derecho de regresar cualquier envío incompleto que no cumpla con las indicaciones aquí expuestas. Para casos de envíos incompletos, o erróneos se extenderá un plazo para la rectificación de la información, según un calendario previamente establecido por el Museo.

A. El envío anual institucional debe incluir:

1. Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]: Este documento debe ser firmado digitalmente. Luego de su firma debe ser remitido por el Jerarca Institucional al Museo de Arte Costarricense. En este formulario debe incluirse toda la información indicada anteriormente [ver sección 4.3a]. Este documento debe estar en los anexos incluidos dentro del propio correo electrónico de remisión.

2. Todas las Fichas de Registro [GCE-FRE]: Como documentos individuales en formato PDF, cada uno firmado por el Responsable Institucional de Colecciones, todos estos documentos se encontrarán en la carpeta “C Inventario Institucional”, siguiendo los siguientes pasos:

Pasos para el envío anual de las Fichas de Registro [GCE-FRE]

1. Ingrese al Expediente de Obra Digital de cada obra, donde se encuentra almacenada la Ficha de Registro [GCE-FRE].

2. Abra el formulario (este paso se debe hacer por cada uno de los formularios). Revise que la información esté completa

3. Abra el formulario, revisar que la información esté completa

4. Actualice la fecha de la casilla “Sobre el llenado de este formulario” (campo 46).

5. Haga click en el campo “Firma Digital”. Aparecerá una ventana emergente.

6. En la ventana emergente, realice el proceso normal de firma digital.

7. Al colocar la firma, el programa pregunta por un nuevo nombre para el documento, si no lo cambia este reemplaza al documento editable y no podrá hacer más modificaciones. Por lo que mantenga el mismo nombre y agregue al final un espacio y el año de envío: Ejemplo: MCJ-MAC-01 2020

8. Guarde el documento en la carpeta “C Inventario Institucional”. En esta carpeta se deben guardar todas las fichas firmadas en PDF en la carpeta del período correspondiente (año).

9. Este formulario debe ir firmado por el Responsable Institucional de Colecciones.

10. Una vez esté firmado por ambos funcionarios, el documento está listo para ser enviado al Museo de Arte Costarricense en el envío anual, por correo electrónico, a la dirección colecciones.estatales@mac.go.cr

NOTA: Para las colecciones extensas, cuyas Fichas de Registro [GCE-FRE] excedan el peso permitido para el envío mediante correo electrónico, se deberán enviar las Fichas de Registro por algún medio de transferencia digital de archivos a la cuenta colecciones.estatales@mac.go.cr utilizando un servicio gratuito y seguro en línea para este propósito. Se recomienda utilizar páginas y servicios seguros y reconocidos como Google Drive®, WeTransfer®, Dropbox®, Microsoft oneDrive®, Amazon Cloud Service®, o similares. Se debe enviar en el correo de remisión un link de descarga a las fichas, pero el Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] deberá estar incorporado como un adjunto al propio correo, ya que este archivo jamás podrá ser más pesado que lo permitido.

B. El correo de confirmación de recibido del Informe Anual por parte del Museo de Arte Costarricense incluye:

1. Nota de acuse de recibo.

2. Observaciones y correcciones: Se adjuntará, en caso de ser necesario, un documento en el que se indica las correcciones a las Fichas de Registro [GCE-FRE] que fueron identificadas con errores o faltantes de información. Este debe almacenarse en la subcarpeta “B.2 Comunicaciones”, en la carpeta “B. Herramientas digitales de gestión.

Después de este paso, el proceso de actualización del inventario ha finalizado por el período.

El Inventario Estatal confeccionado por el Museo de Arte Costarricense permitirá constatar aquellos bienes artísticos de la Administración Central que no hayan sido aún correctamente inscritos y plaqueados como bienes del Estado.

Para cada obra ingresada al Inventario Institucional corresponderá a la institución propietaria hacer las correcciones y ajustes relativos para la incorporación de los bienes artísticos en la plataforma SIBINET del Ministerio de Hacienda (para las instituciones que les corresponda). Todas las obras de arte que aparecen en el inventario deben estar de igual manera inscritas y verificadas en el Ministerio de Hacienda, como parte de las estrategias de control interno para garantizar la transparencia en la gestión pública.

El proceso de asignación de códigos SIBINET, así como la baja o corrección de bienes inscritos en esta plataforma, es un trámite que corresponde a cada institución propietaria de bienes de esta naturaleza. Se recomienda a cada institución propietaria que gestione sus bienes en SIBINET realizar las consultas correspondientes al Ministerio de Hacienda en caso de duda sobre la correcta consignación de bienes artísticos en esta plataforma.

Ingreso de obras en SIBINET

De manera general, el proceso para el ingreso de obras de arte al sistema SIBINET es el siguiente:

1. Ingrese al sistema en línea de SIBINET.

2. De click en la casilla “nuevo”. Esta desplegará un menú de selección única.

3. Seleccione “Donación” o “Compra” según sea el caso. Una vez seleccionada la modalidad de ingreso aparecerá una pantalla nueva.

4.5 CONTROL CRUZADO CON EL MINISTERIO DE HACIENDA [SIBINET]

4. Indique la fecha del ingreso. En esta casilla debe anotarse la fecha en que la obra fue recibida por la institución.

5. Aparecerá una pantalla nueva, cuatro espacios diferenciados para ingresar datos ”General”, “Ubicación” “Especificaciones” y “Otros”.

6. En la “General”:

a. Deberá asignar número de SIBINET de los bienes según el consecutivo institucional.

b. Haga click en la opción “Clase”. Se desplegará un menú de selección única y se debe escoger la opción “Obras de arte y piezas de colección”.

c. Haga click en la opción “Descripción genérica”. Se desplegará un menú de selección única y se debe escoger la opción “Obras de Arte”.

7. En la “Ubicación”:

a. Deberá indicar, según cada casilla, la ubicación específica de la obra.

b. Deberá indicar el responsable de la obra (según se haya asignado el bien).

8. En la “Otros”: a. Deberá indicar el objeto como “Patrimoniable”. b. Deberá asignar el valor de adquisición de la obra en colones cos arricenses

c. Haga click en la opción “Clase”, se desplegará un menú de selección única y se debe escoger la opción “Obras de arte y piezas de colección”.

Colocación de las placas de control de activos.

Contemporáneamente a la inclusión de todas las obras de arte en el sistema SIBINET, cada institución debe realizar las gestiones para la colocación física de las placas correspondientes.

En el caso de los bienes generales (como computadoras, sillas, etc), las placas son adheridas directamente a ellos. Sin embargo, en razón a la naturaleza especial de las obras de arte, las placas de registro y control de bienes nunca deben ser adheridas directamente al cuerpo de una obra de arte. Los componentes químicos de la goma de la placa física pueden deteriorar la obra de arte, así como ir en detrimento de la correcta lectura y disfrute del bien. Por ello, para las obras de arte indicadas como tales por la clasificación del presente manual, se detalla a continuación cómo deben colocarse estas placas:

Principios generales

Para todos los casos, la colocación de la placa nunca debe atentar contra la conservación, seguridad, y legibilidad de la obra de arte que identifica. En caso de duda sobre la mejor opción para plaquear una obra, consulte al Museo de Arte Costarricense.

A. Obras en tela, papel y fotografías

La placa de registro y control de bien de una pieza artística nunca debe ser colocada sobre el papel o la tela.

¿A dónde colocar la placa de una obra en tela o papel?

● Una obra de tela en bastidor: La placa debe colocarse directamente sobre el bastidor, sin tocar la tela.

● Una obra de tela en bastidor, con marco: La placa debe colocarse directamente sobre el bastidor, sin tocar la tela.

● Una obra de papel o una fotografía con marco: La placa debe colocarse directamente sobre el reverso del marco, sin tocar el papel.

● Una obra de tela, papel o fotografía sin marco: Estas obras deben ser enmarcadas para asegurar su correcta conservación. Una vez enmarcada la obra coloque la placa en el reverso marco. En caso de que se decida no enmarcar la obra, ésta debe permanecer almacenada siguiendo los criterios indicados en el capítulo del presente manual relativo a la conservación; la placa debe almacenarse en el Expediente de Obra Físico [ver sección 3.2a].

B. Obras en cerámica y vidrio

● La placa de registro y control de una obra de arte cerámica o realizada en materiales vítreos nunca debe ser colocada sobre el cuerpo de esta. La placa deberá conservarse siempre en el Expediente de Obra Físico.

C. Obras en metal, madera y piedra

La placa de registro y control de una obra de arte en estos materiales puede ser colocada sobre el basamento siempre y cuando no represente una interrupción o una molestia para quien mira la obra.

¿A dónde colocar la placa de una obra en metal, madera o piedra?

● Con base fija: La placa debe colocarse directamente detrás de la base.

● Con base desmontable: La placa debe colocarse directamente detrás de la base.

● Sin base: La placa debe almacenarse en el Expediente de Obra Físico correspondiente [ver secciones 3.2a y 3.2c].

● Si las dimensiones del objeto no permiten la colocación de una placa, esta debe conservarse en el Expediente de Obra Físico [ver sección 3.2a].

Las obras de arte en las colecciones de instituciones públicas tienen como finalidad ofrecer acceso a piezas artísticas a todos los ciudadanos, en atención al derecho fundamental a la cultura. En este sentido, es de vital importancia presentar a los usuarios y funcionarios de instalaciones públicas la información básica de las obras, con la finalidad de que estos puedan reconocer el valor e importancia de este patrimonio, y disfrutar de él de manera informada.

Por lo anterior, después de recibir las observaciones y correcciones de las Fichas de Registro [GCE-FRE] por parte del Museo de Arte Costarricense, corresponderá a todas las instituciones que tengan obras de arte expuestas (en espacios abiertos al público o en espacios de oficina y/o restringidos), identificarlas correctamente para información de los usuarios mediante cédulas de obra que se colocarán junto a cada una de las piezas.

Estas cédulas de obra permitirán al público y los funcionarios contar con la información básica del bien. A su vez, son un recurso para que el personal de mantenimiento, aseo, seguridad y otros funcionarios, tengan conocimiento del carácter especial de estos bienes y estén así atentos a su seguridad. No se puede valorar lo que no se conoce.

Cada institución debe producir las cédulas de obra, que consisten en un pequeño cartel informativo donde se coloca la siguiente información: autor, título, año, técnica, el nombre de la institución propietaria y el Número de Registro GCE. El formato para la información de la cédula es el siguiente:

1

4.6 CEDULACIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO

1. La cédula de obra se diferencia de la Ficha de Registro [ver sección 3.6] en que la cédula contiene información de cara al público y presenta la información de identificación resumida, mientras la ficha es un documento de información extenso y de uso interno.

2. Conocida comercialmente como cartofoan, es una espuma blanca de Poliestireno extruída laminada con respaldos de papel blanco. Existe cartofoam elaborado con materiales de conservación (respaldos).

2

Margarita Bertheau Odio Retrato de Yolanda Oreamuno

1943

Acuarela sobre papel

Museo de Arte Costarricense

[Número de registro GCE]

Esta cédula deberá elaborarse, para cada obra expuesta, con las siguientes indicaciones:

● Debe estar colocada sobre un soporte rígido, como cartofoam2, PVC, acrílico, plástico, cartón, placa de metal, u otro; según el presupuesto y las posibilidades de la institución.

● Las cédulas pueden ser impresas digitalmente o grabadas en láser, según el material de soporte.

● La cédula se adhiere a la pared o la base, nunca directamente a la obra. Debe tenerse en consideración el material y acabado de la pared o de la base, según corresponda. No deben colocarse pegamentos o cintas industriales que puedan dañar el muro, en especial tratándose edificaciones patrimoniales o históricas.

● La cédula debe estar colocada próxima a la obra, para facilitar la comprensión del público.

● Según el formato y las cualidades del espacio donde se encuentra la obra, debe definirse una manera estandarizada de colocarlas. Se recomienda colocarla en la parte inferior, al lado derecho (según el observador).

● Es preferible utilizar un fondo blanco con texto negro. En su defecto, con el color del muro y texto negro.

● Evite colocar marcas de agua, logos o información innecesaria. La cédula de obra debe ser concisa y presentar la información esencial de la obra, únicamente.

● Utilice tipografías sencillas (Helvetica o similares), con un tamaño superior a 18 pts.

● El título debe estar en negritas e itálicas, dejando un espacio entre el título y el año de creación de la obra.

● Las cédulas deben estar siempre limpias y en buen estado. Deben ser sustituidas en caso de daño, deterioro, manchas, vandalismo o alteraciones.

Excepciones: En algunas colecciones institucionales, como es el caso de las de Instituto Nacional de Seguros, las obras cuentan con una pequeña placa en bronce que se fija con tornillos en el borde inferior frontal del marco, en la que se indica la información de la pieza. En este caso podrá obviarse la elaboración de una cédula de obra. Sin embargo, si se producen nuevas placas de este tipo, debe indicarse la siguiente información únicamente: Autor, título y año.

Recomendación: En caso de tratarse de obras de gran valor histórico-artístico, o elaboradas por artistas de renombre, se recomienda confeccionar una cédula extendida (o la misma cédula antes descrita, pero en una versión extendida). En ella se incorpora una pequeña reseña (1, 2 o máximo 3 párrafos cortos) con alguna información adicional. Esto será un gran recurso para los usuarios que no estén familiarizados con la historia del arte nacional, les permitirá valorar aún más la obra, y será un servicio que ofrece la institución al público para promover este patrimonio. Estas cartelas extendidas deben ser elaboradas a partir de fuentes bibliográficas serias. En caso de contar con los recursos necesarios, puede contratarse el servicio de un profesional en Historia del arte para su redacción [ver sección 1.5b].

5 CONSERVACIÓN

5. CONSERVACIÓN

En esta sección se presentan las indicaciones generales para la óptima conservación de las obras de arte propiedad de las instituciones estatales.

Es necesario tener en cuenta que se trata de medidas generales, por lo que para cada caso específico deben considerarse los mejores cuidados y atenciones para garantizar el buen estado de cada obra según sus materiales constitutivos y su estado de conservación. Estos requerimientos individualizados se detallan al final de esta sección según el tipo de material en el que fue fabricada la obra (tela, papel, madera, cerámica, metal y piedra).

Los mayores deterioros y daños en las obras de arte son producto del desconocimiento de las personas responsables de su custodia. Por ello, es importante que todas las personas que participan en la gestión y tutela o custodia de colecciones de arte tengan conocimientos generales de los cuidados que las piezas requieren para así mantenerlas en óptimas condiciones. Los primeros acercamientos a la conservación de las colecciones de arte se realizan a través de distintas acciones:

● Conocer las obras que pertenecen a la colección y sus necesidades especiales.

● Reconocer los riesgos existentes y potenciales que pueden amenazar las obras.

● Tomar medidas para minimizar los riesgos.

● Mantener la vigilancia ante nuevos riesgos no diagnosticados.

El objetivo fundamental de la correcta conservación de obras de arte es prolongar la existencia del bien durante el mayor tiempo posible, evitando caer en restauraciones o intervenciones costosas que vayan en detrimento de los bienes y del erario público. Por esto, es importante que los funcionarios que tienen a su cargo la custodia de obras de arte en sus oficinas o espacios de trabajo puedan reconocer el tipo de materiales constitutivos de estas piezas y tomar decisiones acertadas sobre el lugar y las condiciones idóneas para exhibirlas o almacenarlas.

La conservación se puede definir como una serie de acciones y controles sobre los diferentes agentes de deterioro que pueden afectar a las obras de arte de una colección. Estas acciones están encaminadas a estabilizar y detener en lo posible, el deterioro de la materia que compone el bien artístico.

Dada la naturaleza diversa de los materiales y las condiciones medioambientales, entre otros aspectos, cada colección requiere de atención de variables específicas. En el presente capítulo se indican medidas usuales recomendadas para las instituciones coleccionistas de Costa Rica, así como los valores de estándar profesional, dirigidos únicamente a las instituciones museísticas.

En términos generales, la conservación dependerá del presupuesto y del personal disponible para llevar a cabo la implementación de un control sistematizado de variables y agentes de deterioro. Sin embargo, es importante destacar que muchos de los principios de conservación de obras pueden ser implementados sin incurrir en un costo alto y por lo tanto, se requiere solo la voluntad de las personas que trabajan en la institución. En el ámbito de la Conservación son importantes la planeación, la acción diligente, la vigilancia constante, y el control o supervisión sobre el comportamiento de las obras.

5.1 INTRODUCCIÓN A LA CONSERVACIÓN

GENERALIDADES DE LA CONSERVACIÓN

Conservación y restauración de obras de arte Los términos conservación y restauración están íntimamente ligados, y corresponden a dos conjuntos de acciones para la atención de obras de arte.

La conservación es un término que suele confundirse con el de restauración, pues ambos son acciones que se realizan metodológicamente y de manera directa a los objetos. Aunque son campos profesionales que trabajan ligados, estos responden a momentos y situaciones distintas en las que se intervienen la obras.

La conservación consiste principalmente en la acción directa realizada sobre el patrimonio cultural con el objetivo de estabilizar su estado y retardar posteriores deterioros.

La conservación preventiva consiste en la acción indirecta para retardar el deterioro y prevenir el daño creando las condiciones óptimas para la preservación del patrimonio cultural mientras sea compatible con su uso social. La conservación preventiva también se encarga de la manipulación, transporte, uso, almacenaje y la exposición correctos. Puede también incluir aspectos relacionados con la producción de facsímiles con el fin de preservar el original.

En términos de intervención, la conservación y la restauración son procesos independientes, y abordan la protección de las obras de arte desde diferentes ámbitos y con alcances y responsabilidades diferenciadas. Por lo anterior, es necesario definir en términos generales las competencias de cada uno.

Asímismo es necesario entender otros términos que no están asociados con la intervención directa sobre los bienes, como lo es el caso de la conservación preventiva, cuyas acciones están encaminadas a mantener en óptimas condiciones las obras de arte, controlando su contexto.

Sin embargo, para ambos casos la formación de los profesionales en conservación-restauración implica un conocimiento altamente especializado, a fin de atender el patrimonio con rigurosidad científica y académica.

[...] por conocimiento altamente especializado se entiende el conocimiento de Conservación-Restauración que únicamente puede alcance a través de un proceso formativo que constituya un “equilibrio adecuado entre la formación práctica y la enseñanza teórica…” (ENCoRE 1997, disposición 6). Entendemos la conciencia crítica con respecto a las cuestiones de conocimiento en un campo determinado como la capacidad de adquirir conocimiento, evaluar su validez y fiabilidad, y aplicarlo, a fin de justificar todas las decisiones según el área de especialidad propia del Conservador-Restaurador y, si es preciso, para realizar o gestionar acciones originadas en dichas decisiones.

De acuerdo con 15ª Conferencia Trienal del ICOM (22-26 de septiembre de 2008) realizada en New Delhi, se estableció la “Terminología para definir la conservación del patrimonio cultural tangible”, así:

Todas aquellas medidas o acciones que tengan como objetivo la salvaguarda del patrimonio cultural tangible, asegurando su accesibilidad a generaciones presentes y futuras. Comprende la conservación preventiva, la conservación curativa y la restauración. Todas estas medidas y acciones deberán respetar el significado y las propiedades físicas del bien cultural en cuestión”.

1. ECCO, Código de Ética del Conservador-Restaurador (2013:15)

2. ICOM, Terminología para definir la conservación del patrimonio cultural tangible (2008).

3. Ibídem (2008).

a. ICOM, Conceptos claves de museología (2010).

b. ECCO, Código de Ética del Conservador-Restaurador (2013)

Por lo tanto, en términos generales, la conservación preventiva constituye una serie de medidas de control que se deben implementar de manera continua y permanente, y que permiten mantener las obras en óptimas condiciones a lo largo del tiempo.

Conservación Preventiva: “Son todas aquellas medidas y acciones que tengan como objetivo evitar o minimizar futuros deterioros o pérdidas. Se realizan sobre el contexto o el área circundante al bien, o más frecuentemente un grupo de bienes, sin tener en cuenta su edad o condición. Estas medidas y acciones son indirectas – no interfieren con los materiales y las estructuras de los bienes. Por lo tanto, no modifican su apariencia”.

Algunos ejemplos incluyen las medidas y acciones necesarias para el registro, almacenamiento, manipulación, embalaje y transporte, control de las condiciones ambientales (luz, humedad, contaminación atmosférica e insectos), planificación de emergencia, medidas relacionadas con los usuarios y operarios tales como la educación del personal, y sensibilización del público. También contempla aspectos como la aprobación legal y presupuestal, la definición de políticas, criterios y lineamientos institucionales y gubernamentales sobre la preservación de los bienes.

Por lo anterior, el objetivo de la conservación preventiva es mantener las piezas en óptimas condiciones sin necesidad de intervenirlas física o directamente. Las acciones que se realizan en este nivel son metodológicamente diseñadas y concertadas con todo el personal de la institución para garantizar la preservación de los bienes para las generaciones futuras.

Los profesionales en conservación preventiva son indispensables en cualquier institución museística que custodie acervos, independientemente de la naturaleza de los objetos. Estos son los profesionales que se aseguran de que todas las regulaciones y protocolos se apliquen de la manera correcta.

El conservador, enfocado en la conservación preventiva, es un profesional que atiende y gestiona una colección a lo largo del tiempo [ver sección 1.5]. Suele conocer los elementos que integran la colección, sus necesidades, su documentación, seguros, préstamos y traslados [ver sección 6.8]. En los museos en Costa Rica, la responsabilidad del conservador suele recaer en el historiador del arte, el historiador o algunas veces en personas formadas en artes plásticas. Sin embargo, por estándares internacionales es necesario que éste tenga toda una formación y experiencia especializada, para tomar decisiones certeras en favor de la preservación de los bienes que custodia.

En el marco de la gestión de las colecciones estatales, corresponderá al funcionario designado por el Jerarca como Responsable Institucional de Colecciones realizar las labores básicas de atención de las obras de arte. Para ello, es requerido que este funcionario conozca las necesidades usuales de conservación de una colección, y solicite la asistencia requerida al Museo de Arte Costarricense para casos especiales y para la atención de aspectos que no conozca o que no estén detallados en este manual.

Muchas instituciones estatales no están en condición de contratar personal especializado o designado únicamente a la gestión de colecciones. Sin embargo, corresponderá al Responsable Institucional de Colecciones estudiar las indicaciones del presente manual y realizar las acciones generales de conservación de la colección institucional.

Conservación

El término “conservación”, sin la palabra “preventiva”, aplica especialmente a la conservación de carácter curativo, o mejor conocido en el medio como: “conservación curativa”.

La Conservación curativa son “todas aquellas acciones aplicadas de manera directa sobre un bien o un grupo de bienes culturales que tengan como objetivo detener los procesos dañinos presentes o reforzar su estructura. Estas acciones sólo se realizan cuando los bienes se encuentran en un estado de fragilidad notable o se están deteriorando a un ritmo elevado, por lo que podrían perderse en un tiempo relativamente breve. Estas acciones a veces modifican el aspecto de los bienes”.

4. ICOM, Terminología para definir la conservación del patrimonio cultural tangible (2008).

ICOM, Terminología para definir la conservación del patrimonio cultural tangible (2008).

ECCO. Asamblea General de Bruselas (01/03/2002).

Algunos ejemplos de conservación curativa incluyen la desinfección, desinsectación en textiles, la desalinización de cerámicas, la desacidificación del papel, la deshidratación de materiales arqueológicos húmedos, la estabilización de metales corroídos, la consolidación de pinturas, la remoción de hierbas en mosaicos, entre otros.

Teniendo en cuenta que la conservación curativa implica acciones que se realizan de manera directa a los bienes y están enfocadas a detener el deterioro presente en el objeto, no debe confundirse con la restauración la cual se define de la siguiente manera:

Restauración: Son “todas aquellas acciones aplicadas de manera directa a un bien individual y estable, que tengan como objetivo facilitar su apreciación, comprensión y uso. Estas acciones sólo se realizan cuando el bien ha perdido una parte de su significado o función a través de una alteración o un deterioro pasado. Se basan en el respeto del material original. En la mayoría de los casos, estas acciones modifican el aspecto del bien”

Algunos ejemplos de restauración incluyen el retoque de una pintura, el ensamblaje de una escultura rota, la modificación de la forma de una canasta, la reintegración de pérdidas en un vaso de vidrio, entre otros.

Por lo anterior, la restauración es una labor profesional altamente especializada, en la que se atienden e intervienen las obras que presentan un daño o alteración, con el fin de regresarles estabilidad estructural y una apariencia estética lo más cercana posible al estado anterior al deterioro.

Los restauradores son profesionales específicamente entrenados en escuelas de restauración de obras de arte y objetos históricos [ver sección 1.6]. Usualmente se especializan en una única técnica o material, aunque pueden atender hasta dos. Aunque existen restauradores que pueden intervenir diferentes técnicas y materiales, la restauración es una disciplina de alta especialización, por lo que hay profesionales con conocimientos técnicos específicos por material o técnica: papel, metales, pintura, marcos y escultura, etc.

El restaurador es el único profesional habilitado para intervenir directamente una obra de arte. Bajo ninguna circunstancia podrá, otro tipo de profesional, realizar acciones curativas o restaurativas sobre los bienes como reparar faltantes, realizar reintegraciones o modificaciones estéticas, entre otros.

Cuando una obra de arte de una institución requiera restauración, la institución propietaria debe diseñar las especificaciones técnicas de esta intervención, y con base en ellas, proceder a la contratación de un restaurador profesional. Las especificaciones técnicas pueden ser elaboradas con el apoyo de un conservador profesional o por un restaurador independiente (sea de planta o contratado previamente por la institución). Posterior al desarrollo de los términos de referencia de estos trabajos, la institución propietaria debe solicitar el aval del Museo de Arte Costarricense para estos, previo a la contratación de las labores de restauración [ver sección 5.6].

La restauración consiste en la acción directa realizada sobre el patrimonio cultural dañado o deteriorado con el objetivo de facilitar su percepción, apreciación y comprensión, respetando en la medida de lo posible sus propiedades estéticas, históricas y físicas.

Materialidad de las colecciones

Las colecciones de arte están integradas por un conjunto de objetos que pueden o no compartir los mismos materiales, haciendo de cada pieza un objeto de estudio y evaluación individual. Por ejemplo, algunas obras de arte están compuestas por elementos orgánicos, inorgánicos o mixtos. En muchos casos, estos conviven en una misma pieza. Por lo tanto, deben de tomarse medidas individualizadas dependiendo de la materialidad de la obra, ya que los elementos orgánicos se degradan con mayor facilidad y rapidez que los inorgánicos.

No es lo mismo preservar una escultura en piedra en un jardín que un dibujo sobre papel en un interior. Identificar los materiales y técnicas más comunes de las obras que integran la colección es un paso determinante, ya que permitirá tomar medidas específicas para el correcto cuidado de la obra.

Normas básicas para la conservación

● Por lo general, las obras de arte deben ser manipuladas con guantes, ya que las manos son portadoras de ácidos grasos y otros contaminantes que pueden deteriorarlas. El material de los guantes debe ajustarse al tipo de material que constituye la obra y éste debe estar limpio de polvo o suciedad. En la medida de las posibilidades, evite tocar las obras de arte directamente con las manos. Utilice guantes especiales según cada tipo de objetos, de manera que eviten su deslizamiento. Asímismo, deberá contar con equipo especial y capacitado para llevar a cabo la acción de manipulación o movimiento del bien.

● No deben consumirse alimentos cerca de las obras, pues los restos de comida depositados en los espacios circundantes pueden atraer insectos, roedores y otros agentes de deterioro. Además, el consumo de alimentos a proximidad de bienes delicados puede ser también riesgoso para ellos en caso de derrames, entre otros.

● No debe permitirse fumar a proximidad de las obras. La instalación de velas, la quema de incienso ni de otros materiales a proximidad de las obras tampoco debe autorizarse. Lo anterior puede provocar incendios y que partículas contaminantes se depositen en la superficie de las piezas, deteriorándose de manera permanente.

● Debe evitarse la presencia de plantas en los espacios de las obras, ya que estas atraen insectos y son un foco de humedad.

● Debe evitarse la presencia de animales como perros, gatos, palomas u otros en los espacios de las obras, así como el contacto directo de animales con las obras, con el fin de reducir el riesgo de accidentes o daños a ellas, a las personas usuarias o al mismo animal.

● Retire los muebles (sillas, mesas, archiveros, otros) que puedan golpear o dañar las obras por contacto. Debe tenerse especial con las obras que están a una altura que permita el golpe o fricción con respaldos de las sillas y sillones si las

● Las obras hechas de materiales sensibles (como tela o papel) no deben estar en espacios con variaciones ambientales importantes, donde, por ejemplo, se encienda y apague el aire acondicionado. Las condiciones de temperatura para estas obras deben ser lo más estables posible.

● Las obras de arte deben colocarse unicamente en espacios equipados de medidas de seguridad física y contra incendio.

● Las obras de arte no deben colocarse en espacios donde se produzcan vibraciones (como muros junto a ascensores u otras instalaciones mecánicas).

5.3 AGENTES DE DETERIORO

5.3a CONDICIONES AMBIENTALES

En esta sección se presentan diversos factores que pueden afectar las obras de arte, y que deben ser tomados en cuenta en la valoración y atención de riesgos.

Las condiciones medioambientales son determinantes para la correcta y óptima conservación de los bienes artísticos. Existen algunos valores ideales para que las obras se conserven de manera estable. Esta es la razón por la cual las obras de arte de los museos suelen estar en espacios con condiciones ambientales muy controladas.

En nuestras instituciones estatales no siempre es posible contar con espacios especiales para exhibir o conservar obras de arte, por lo que idealmente cada Responsable Institucional de Colecciones velará por ubicar las obras de arte en espacios con condiciones estables y nunca extremas, a menos que la obra de arte esté diseñada para este fin. Para las obras de madera, papel y tela, deberán evitarse lugares muy calientes en los edificios, así como lugares donde el aire acondicionado no se utilice de manera permanente (24 horas).

A continuación, se presentan las condiciones ambientales que mayor impacto tienen sobre las obras en materia de conservación:

A. Humedad relativa (HR):

● La humedad relativa es la relación en porcentaje (%) entre la cantidad de vapor de agua contenida en el aire (humedad absoluta), y la que existiría sí, a la misma temperatura, el aire estuviera saturado.

● Este es el agente de deterioro más importante para las obras elaboradas en materiales orgánicos (madera, papel y tela,) y es el que requiere de una evaluación constante. Lo importante no es ajustar las obras a ciertos parámetros internacionales, sino evitar fluctuaciones importantes de humedad relativa en periodos cortos de tiempo.

● Idealmente, las variaciones de humedad relativa en los espacios donde hay obras de arte (excepto de madera) es 50- 55%, y no deben ser superiores al +/-10 en lapso de 24 horas. Por esta razón, si se tiene una sala con obras de arte muy valiosas en alguno de estos materiales que son altamente vulnerables, es preferible que se mantenga el aire acondicionado funcionando permanentemente para evitar las variaciones al apagarse.

● Si el espacio donde se conservan obras de madera, tela o papel presenta un alto nivel de humedad, se requiere la instalación de deshumidificadores que extraerán la humedad del en aire. Estos dispositivos, al igual que cualquier otro instrumento tecnológico, requiere de supervisión y evaluación, para vaciar el exceso de agua depositado en los tanques y asegurarse de que funcione correctamente. Debe evitarse la colocación de deshumidificadores en un radio cercano a una obra (1 metro), ya que puede causar resequedad puntual o parcialmente, y dañar la integridad y aspecto de esta.

● Una humedad relativa alta (para el caso de Costa Rica, más de 70%) en obras de papel, madera y tela puede provocar: ondulaciones, fracturas en los soportes, desintegración química, aparición de hongos y bacterias, deterioro de materiales, etc.

● Una humedad relativa baja (para el caso de Costa Rica menos de 45%) puede provocar sequedad que se traduce en desprendimientos de capas pictóricas, grietas, fracturas en la madera y otros daños físicos.

● Las obras de arte en piedra, plástico y en algunos casos, cerámica, son menos sensibles a las variaciones de humedad relativa.

● Para las maderas debe tenerse una consideración especial. Los árboles de zonas tropicales están acostumbrados a una mayor humedad. Por esta razón, el agua se vuelve parte importante de su estructura interna. Rebajar la humedad relativa a valores inferiores al 60% provocará grietas que son irreparables en la mayoría de los casos.

B. Temperatura:

● La temperatura ideal para obras que se encuentran en Costa Rica es 20°C - 25ºC para madera, y para papel y tela debe rondar entre los 18ºC - 25ºC. Las variaciones no deben ser superiores al +/-2ºC en lapsos de 24 horas. Por esta razón, si se tiene una sala obras de arte con materiales altamente vulnerables a la temperatura, es preferible que mantenga el aire acondicionado funcionando permanentemente para evitar las variaciones al apagarse.

● Es recomendable que la temperatura no supere en ningún caso los 30ºC. Si es mayor, la obra se encuentra en situación de peligro. Esta medida no aplica para obras ubicadas en exteriores, elaboradas en piedra, vidrio, metal, concreto y otros materiales constructivos.

● Una temperatura alta (más de 30ºC para el caso de Costa Rica) puede provocar desprendimientos de pintura, el reblandecimiento de adhesivos y ceras, la deformación de objetos compuestos por materiales orgánicos como madera y papel, etc.

● Una temperatura baja (inferior a 10ºC para el caso de Costa Rica) en la mayoría de los casos puede ser beneficioso para las obras, sin embargo, si éste no es controlado puede generar resecamiento de los materiales constitutivos y exfoliaciones en pinturas.

Estándares profesionales:

Para las instituciones museísticas (museos estatales) y aquellas instituciones propietarias de colecciones vastas y con presupuestos propios para mantenimiento y cuidado adecuado de las piezas, se recomienda la implementación de estándares profesionales de conservación de obras de arte en cuanto a las tasas máximas de humedad relativa y los valores de temperatura, de manera rigurosa, o dentro de las posibilidades estructurales.

Cada colección tiene sus particularidades, por lo que se debe realizar un estudio de los materiales y técnicas de las obras que constituyen la colección para definir los parámetros de conservación más adecuados. A continuación, se presenta una tabla de parámetros profesionales recomendables para la conservación en términos de temperatura y humedad relativa, y la propuesta para uso en Costa Rica.

Tabla de parámetros ideales de temperatura y humedad relativa.

Material Temperatura Humedad Relativa para CR

Metales*, esmaltes, vítreos (vidrio y cerámica).

Textiles, papeles, etnografía, otros materiales orgánicos y plásticos.

Pinturas (sobre madera y tela), huesos, lacas y cueros.

Maderas tropicales (esculturas y muebles).

Papel fotográfico y negativos.

20º - 25º C.

Con una variación diaria máxima de 2º.

18º - 21º C.

Con una variación diaria máxima de 2º

20º - 25º C.

Con una variación diaria máxima de 2º

20º - 30º C.

Con una variación diaria máxima de 2º.

Menor a 5º C.

Con una variación diaria máxima de 1º

* Salvo para esculturas de exteriores.

40-55%.

Con una variación diaria máxima de 5%

45-60%.

Con una variación diaria máxima de 5%.

50-65% (70 máximo).

Con una variación diaria máxima de 3%.

60-90%

Con una variación diaria máxima de 3%.

30-40%

Con una variación diaria máxima de 3%

7. Guía para la manipulación, embalaje, transporte y almacenamiento de bienes culturales muebles (2015:24)

8. Tabla adaptada y ampliada de la propuesta por Xabier Martiarena en Cuadernos de Sección Conservación y Restauración. (1992:185) y el Manual de normas técnicas para Museos (2005:57-58)

C. Contaminación

El aire contiene millones de partículas suspendidas que deposita en las superficies de las obras. Esto se evidencia principalmente con las partículas de polvo. El aire acarrea una serie de contaminantes que pueden deteriorar gravemente las obras de arte. Por esta razón, deben favorecerse lugares con aire limpio (filtrado o natural) para conservar y exhibir obras de arte. Deben evitarse espacios donde el aire está cargado de contaminantes como grasas, hollín, polvo de carretera, vapores químicos y otros contaminantes naturales o artificiales. Por ejemplo, debe evitarse la exposición de obras en espacios de cocinas, talleres mecánicos, químicos o industriales, salas con accesos inmediatos a calles de alta circulación, entre otros.

El polvo depositado en las superficies de las obras producto de la contaminación del aire es un agente de deterioro debido a que este concentra la humedad, puede provocar corrosión y abrasión al tratar de limpiarse con movimientos mecánicos. Además, al contar con partículas orgánicas, es una fuente de atracción para insectos y hongos. Además, algunos contaminantes contenidos en el aire pueden disolver o fragilizar los materiales de las obras, en procesos de largo plazo, y sin posibilidad de restauración.

Estándares profesionales:

Para las instituciones museísticas (museos estatales) y aquellas instituciones propietarias de colecciones vastas y con presupuestos propios para mantenimiento, es recomendable la implementación de estándares profesionales de conservación de obras de arte en materia de temperatura de conservación.

En la medida de las posibilidades presupuestarias y estructurales, se recomienda que las instituciones adecuen sus espacios de exhibición y de reserva de obras de arte para favorecer sistemas de purificación y control de aire cuando sea posible. Si un espacio de exposición es muy confinado y necesita el ingreso de aire limpio, deben colocarse filtros en las ventilas, para evitar el ingreso de partículas contaminantes. También es necesario verificar y/o cambiar los filtros de los aires acondicionados, dado que el mayor porcentaje de ingreso de contaminantes a una sala o a una reserva dependerá del buen manejo y uso de aire que ingresa por estos equipos.

Si en tal caso, se cuenta con piezas o materiales altamente susceptibles a la contaminación como lo son las plumas o restos de naturaleza orgánica que son muy vulnerables a los efectos del CO2 o los gases de sulfuro, se recomienda el empleo de filtros que con carbón activado.

D. Exposición luminosa

La luz es un agente de deterioro que debe ser tomado en cuenta, especialmente para las obras cuyo soporte es material orgánico como el papel (fotografías, dibujos, grabados) y telas, ya que estas contienen elementos altamente sensibles como tintas, emulsiones fotográficas, colorantes y pigmentos, etc. La dificultad con la luz radica en que sus efectos son acumulativos e irreversibles en la superficie de las obras. Los daños producto de la luz no son curables, y afectan paulatinamente los materiales a nivel estructural y sin que sea posible su recuperación.

Para las instituciones estatales que conservan y exhiben colecciones de arte, la norma general es la siguiente:

● Las obras de madera, papel, tela y otros materiales orgánicos, así como las obras de otros materiales que contengan pinturas y barnices, nunca deben estar expuestas a la luz solar directa.

● Las obras de piedra, metal, cerámica (sin pintura) y otros materiales inorgánicos no son sensibles a la exposición al sol directo.

Tipos de luz

Existen dos tipos diferentes de luz: la natural, que proviene del sol, y la artificial, que proviene de una fuente alimentada por energía eléctrica, como lo son los fluorescentes, LED, etc.

● Luz natural: La luz más problemática es la que proviene

directamente del sol, ya que tiene una alta cantidad de radiación ultravioleta (UV) que deteriora muy rápidamente las obras. Los rayos UV atacan directamente la composición molecular a nivel estructural de los objetos. Por esta razón, ninguna obra (que no sean esculturas en piedra o metal) deben estar expuestas a la luz natural directa.

● Luz artificial: La luz artificial es controlable, ya que se pueden conseguir dispositivos que emiten cantidades específicas de luxes (luz visible). No obstante, es importante tener en cuenta que algunas luminarias pueden emitir también radiación UV que puede deteriorar las colecciones. Por ejemplo, los tubos fluorescentes emiten un buen porcentaje de éste tipo de radiación.

Asímismo, es posible encontrar luz en gama fría (blanca) y cálida (amarilla). Toda fuente de luz incandescente o halógena emite calor, producto de la radiación infrarroja (IR), además de un alto consumo energético, por lo que estas luces son perjudiciales para las obras. Las obras de arte deben ser iluminadas preferiblemente con luz LED dado que este tipo de luminarias no genera rayos UV, así como tampoco emite radiación infrarroja. El LED de buena producción y/u origen, se caracteriza por tener una sola onda siendo esta la correspondiente a la luz visible, sea ésta fría o cálida, lo cual puede ser excelente en términos de conservación, pero limitada en términos de apreciación estética.

Recomendaciones:

● La radiación ultravioleta (UV) que proviene de la luz solar es la radiación más nociva para las obras. En caso de que no pueda trasladarse una obra o ésta se encuentre en un espacio con excesiva iluminación natural, se recomienda colocar un aislante o elemento bloqueador de la luz ultravioleta en las vidrieras, puertas y ventanas, con el fin de disminuir la radiación que llega hasta la pieza.

● Se recomienda utilizar luz LED para iluminar las obras de arte, ya que no tiene la radiación ultravioleta (UV) ni infrarroja (IR), son altos ahorradores electricidad y no emiten calor. Además, el mercado ofrece una gama variada de temperaturas de color (de fría a cálida) que permite ajustar la intensidad cromática de la pieza.

● Se recomienda colocar las obras de arte en espacios donde se pueda controlar la iluminación, limitando el tiempo de exposición a la luz (natural o artificial). Si en una sala hay obras de arte y el espacio no está siendo utilizado, es recomendable mantener las luces apagadas, y colocar cortinas que impidan el ingreso de la luz exterior.

● Para las obras de arte colocadas en espacios que reciben luz natural (cerca de ventanales, puertas con cristales, lucernarios, etc.) y que no pueden ser trasladadas, se recomienda instalar polarizados o filtros UV para disminuir el ingreso de radiación.

Estándares profesionales:

Para las instituciones museísticas (museos estatales) y aquellas instituciones propietarias de colecciones vastas se recomienda mantener de manera permanente un estricto control de las horas lux de exposición de cada obra de arte por año, quinquenio y década. Este control debe tomar en consideración las especificaciones por material en la tabla de la página siguiente, con el fin de regular la exposición que tiene cada obra de la colección y evitar deterioros por radiación luminosa y ultravioleta.

El instrumento adecuado para medir la iluminancia (cantidad de luz que recibe un objeto en un lugar y momento determinado. Con base en la medida que indique el luxómetro deberá multiplicarse este valor por la cantidad de horas diarias, mensuales y anuales de exposición. La mejor estrategia para regular la cantidad máxima de luz que una obra recibe consiste en rotar las obras de arte de la misma colección, mediante la puesta en reposo de una parte de manera periódica.

Tabla de rango de iluminación y sensibilidad

5.3b AGENTES BIOLÓGICOS

Muy sensibles

Material Sensibles

Temperatura

Textiles, papel, tintas y pigmentos, materiales orgánicos, fotografías, cueros y pieles.

Óleo, acrílicos, colorantes naturales, maderas y plásticos.

Humedad Relativa para CR

Hasta 50 luxes, por 8 horas diarias por 90 días al año.

Hasta 150 luxes con una variación de +/-50 luxes, por 8 horas diarias por 180 días al año.

Poco sensibles

Metal, piedra, cerámica, vidrio y esmaltes.

Se recomienda 300 luxes, sin límite de tiempo.

36.000 horas lux por año máximo.

Material 216.000 horas lux por año máximo.

Sin límite de exposición.

Los agentes biológicos son individuos o comunidades de seres vivos que se instalan alrededor, sobre o dentro de las obras de arte. Estos se dividen en 4 clases: microorganismos, insectos, animales y plantas.

A. Microorganismos:

● En esta categoría se encuentran los hongos, esporas, bacterias y otros.

● Estos se manifiestan a manera de manchas, erupciones, filamentos y espumas, y provocan un deterioro físico y químico en las obras.

● Pueden generar cambios de color, deterioro del soporte y deformación de los materiales.

● Son muy frecuentes y están directamente relacionados con las condiciones ambientales.

● Las obras requieren supervisión periódica, y una vez que una obra ha sido detectada con alguno de estos agentes, debe ser aislada de otras obras para evitar su contagio. Nunca sacuda o limpie hongos de una obra, ya que con esto puede provocar el desprendimiento de esporas que pueden afectar seriamente la salud de las personas (operarios y usuarios) así como de otras obras.

● Los materiales más sensibles a hongos son: papel, tejidos, pieles y cueros, pintura sobre tela, fotografías y películas de acetato o similar (negativos fotográficos), en general los materiales orgánicos son un rica fuente de nutrientes para la mayoría de los hongos y bacterias.

B. Insectos:

● Estos son agentes que, debido a su tamaño, son más fáciles de diagnosticar e identificar a tiempo mediante un examen ocular. Los más comunes son: hormigas, moscas, cucarachas, comejenes y pececillos de plata.

● Los insectos destruyen el soporte estructural de las obras al crear conductos dentro de los materiales, abrasión, alteraciones químicas por sus excrementos, entre otros.

● Los xilófagos son insectos que se alimentan de la madera, y son comúnmente conocidos como termitas, comejenes, polillas, hormigas, gusanos, entre otros. Implican un riesgo importante para las obras a su alrededor y para el propio espacio que las rodea si este cuenta con elementos constructivos en madera. Estos insectos se consideran pestes, su propagación es muy veloz. Si no se atienden a tiempo los daños son irreparables.

● En caso de encontrarse una obra afectada por insectos, esta debe ser aislada de otras de manera inmediata para evitar contagios.

● No deben aplicarse venenos o insecticidas directamente sobre las obras ya que pueden generar manchas o daños a nivel químico. En caso de ser necesario realizar una fumigación, comuníquese urgentemente con un restaurador de obras de arte certificado y mantenga la obra aislada. El espacio sí puede ser fumigado de manera periódica para evitar dispersión de insectos, asegurándose que el insecticida nunca entre en contacto directo con las obras ni con personas.

C. Animales mayores:

● Son seres vivos que habitan o están cerca de obras de arte por diversas razones. En esta categoría de incorporan roedores, murciélagos, aves y otros animales, que provocan daños y deterioros al alimentarse o defecar sobre las obras. Los excrementos de estos animales son altamente peligrosos, ya que contaminan con gran cantidad de bacterias y ácidos al ser depositados sobre las superficies de las obras. Además, representan un riesgo sanitario para las personas (usuarios y operarios) que entren en contacto con los espacios infestados.

● Debe existir un sistema de control de roedores, que asegure que estos nunca entren en contacto con las obras.

● Para obras colocadas en exteriores, principalmente pinturas murales o relieves escultóricos, se deben idear sistemas para evitar que aves (pájaros, palomas, etc.) y murciélagos aniden en esquinas o rincones donde estén las obras.

D. Plantas:

● Son seres vivos que crecen cerca o sobre las obras, y pueden provocar múltiples daños.

● Las plantas suelen atraer insectos que pueden contaminar las obras.

● Las plantas se alimentan de los nutrientes que tengan a su alcance para crecer y sobrevivir. En el caso de las obras pueden ser un parásito que se alimenta tanto del soporte como de otros materiales generando daños y deterioros irreversibles.

● Las raíces y puntos de contacto con las obras pueden dañar física y químicamente a la pieza al generar daños estructurales, depósito de materiales, etc.

¿Cómo determinar si son agentes biológicos?

● Aparecen de canales, surcos y/o orificios sobre las obras o soportes.

● Aparecen animales o huellas y restos de ellos, como alas, u otros residuos o marcas.

● Surgen manchas de colores sobre las obras, soportes o el espacio circundante.

● Surge olor a humedad o moho en la obra o el espacio circundante.

● Se hallan heces o excrementos frescos o secos.

● Se hallan fragmentos o polvo de los materiales que constituyen las obras.

Medidas para evitar agentes biológicos:

● Las infestaciones biológicas suelen aparecer atraídas por olores o suciedades. Por esta razón debe mantenerse un estricto control de aseo en los almacenes, salas de exhibición y recintos donde se coloquen obras de arte.

● No deben permitirse fuentes de contaminación con restos de contenido orgánico cerca de las obras, como plantas, basureros, comida, etc, ya que estos atraen insectos, microorganismos y roedores.

5.3c OTRAS ALTERACIONES

● Antes de comprar o trasladar una pieza, es necesario asegurarse de que esta no tenga ninguna infestación biológica. Si la tiene, debe colocarse en aislamiento y tomar contacto de manera prioritaria con un restaurador de obras de arte certificado.

● Las condiciones ambientales son determinantes en la propagación de microorganismos. Se recomienda evitar variaciones en la temperatura y humedad relativa en los espacios de exposición y reserva, como se indicó en el apartado anterior.

● Se debe tener especial cuidado con las obras que en algún momento presentaron hongos, pues este tipo de piezas suelen ser focos de contaminación para insectos o animales mayores.

Saneamientos y fumigaciones:

● En caso de detectar presencia de microorganismos (hongos y bacterias) así como infestaciones por insectos, es necesario realizar saneamientos y fumigaciones regulares o como parte de los planes de mantenimiento de las instalaciones. Algunas recomendaciones:

● Cualquier saneamiento o fumigación de una obra de arte debe ser realizada por un restaurador de obras de arte certificado. En caso de que sea una fumigación rutinaria de los espacios, debe tomarse en consideración lo siguiente:

● Nunca debe aplicarse ningún químico directamente sobre las obras de arte.

● No deben utilizarse venenos ni sustancias químicas en exceso, ya que pueden cargar el aire y adherirse a las superficies de las obras, generando alteraciones químicas.

● Si se utilizan sistemas de control de plagas, como las trampas mecánicas (de goma o ratoneras) estas deben ser revisadas regularmente.

● En caso de tener obras con presencia de insectos, se recomienda realizar procesos de anoxia.

A. Uso y manipulación

La manipulación y modo de uso de las obras de arte son determinantes para su correcta conservación. Gran parte de los daños y deterioros evitables son producto del ser humano, al no contar con las precauciones o cuidados necesarios. Algunas de las causas son: malas limpiezas, derrames, mal uso de adhesivos, cortes, modificaciones y adaptaciones, cambios de formato, malas intervenciones, repintes no efectuados bajo procesos profesionales, arreglos, entre otros. Estas pueden provocar efectos como: golpes, roturas, manchas, fisuras, desprendimientos, fracturas, rayones, pérdidas parciales o totales.

B. Traslados

El traslado de obras de arte es una labor que debe realizarse de manera cuidadosa y planificada. Durante los traslados las obras están más expuestas a accidentes o deterioros, principalmente por golpes, negligencia y vibraciones, entre otros [ver sección 5.5].

C. Acciones inescrupulosas

Los bienes culturales tienen gran popularidad en el mercado negro y pueden ser objeto de robo o vandalismo en espacios con escasa vigilancia. Se recomienda a todas las instituciones propietarias colocar las obras de arte en espacios que cuenten con vigilancia humana y por medios tecnológicos (videovigilancia). El Responsable Institucional de Colecciones, deberá velar porque ninguna obra de arte en exposición esté desprotegida o carezca de suficiente vigilancia. Asimismo, este

funcionario será responsable por adecuar los espacios de una reserva de obras de arte y dotarlos de medidas adecuadas de control de ingreso y seguridad contra vándalos y siniestros. Cada Jerarca Institucional deberá asignar los recursos necesarios para estas adecuaciones. Por otra parte, cualquier acción vandálica, robo, siniestro o accidente debe ser notificada al Museo de Arte Costarricense para su debida supervisión [ver sección 7.4 y 7.5], en un plazo no mayor a 5 días después de la constatación de los hechos.

D. Accidentes naturales y siniestros

Los accidentes y desastres naturales pueden ocurrir en cualquier momento, y las instituciones propietarias de bienes artísticos deben contar con un plan de emergencia para la protección y salvaguarda de su patrimonio artístico o también llamado Plan de Emergencia para Colecciones (PEC), el cual deberá estar contemplado en los Planes de Emergencia Institucionales de cada una de las entidades [ver sección 7.2].

Los bienes culturales con valor artístico y/o histórico deben ser manipulados lo menos posible para evitar deterioro o daños, ya que estos son irreemplazables y la restauración jamás les permitirá regresar a su estado original. Antes de manipular cualquier bien artístico es necesario conocer exactamente la tarea a realizar y trazar un plan de acción. A continuación, algunas consideraciones generales:

A. Sobre la naturaleza del objeto:

● Antes de mover o manipular una obra de arte, asegúrese de que el volumen y el peso son manejables por una persona. En caso de que este exceda las capacidades o implique una manipulación compleja o extenuante, se debe contar con una persona que asista durante el proceso.

● Si se va a trasladar una obra, y esta es pesada o la ruta es muy extensa, debe ser movilizada por medio de algún dispositivo que asegure su protección, como una plataforma o carretillas de 2 o 4 ruedas (según el peso y formato). Este dispositivo debe esta limpio, en buen estado, cubierto por una felpa seca y limpia. La felpa o material aislante tiene la función de amortiguar golpes y evitar que la obra entre en contacto directo con la herramienta o dispositivo de traslado. Nunca deben trasladarse obras en carretillas, ya que estos son dispositivos diseñados para otros propósitos y cuentan con 3 puntos de contacto con el suelo por lo que fácilmente pueden volcarse, dañando el bien.

● Se debe considerar el estado de conservación de la obra. Si la obra tiene fragilidad, con posibilidades de desprendimientos o daños que puedan incrementarse por su movilización, es mejor que no se movilice a menos que sea por razones de fuerza mayor o para mejorar sus condiciones, sean éstas ambientales o estructurales. Consulte a un restaurador de obras de arte certificado.

● Antes de ingresar una nueva obra de arte a un espacio, verifique que la misma no presenta infestación por hongos, insectos u otros agentes biológicos que puedan contaminar otras piezas en el mismo espacio.

● Las obras bidimensionales como las pinturas deben ser trasladadas de manera vertical, no horizontal, pues el soporte podría ceder y generar esfuerzos por tensión en la pieza, pudiendo provocar daños irreparables en la capa pictórica.

● En caso de hacer una manipulación de un textil o de una obra gráfica se recomienda el uso de carpetas, evitando que alguna parte de la obra

5.4 MANIPULACIÓN

9. Tabla tomada y adaptada de USA National Park Service, How To Select Gloves: An Overview For Collections Staff. (2010:4-5)

se salga por algún extremo. Además debe efectuarse su movimiento de manera horizontal dentro de la carpeta (enrollado en caso de textiles grandes). Si es necesario puede emplearse un carro o mueble de transporte especial (diseñado para tal propósito).

B. Sobre el espacio:

● En caso de que una obra deba ser trasladada o desmontada de su lugar de exhibición, es necesario asegurar que el espacio de manipulación esté libre para trabajar con seguridad y facilidad, y cuente con una mesa o superficie. Ésta debe estar limpia, iluminada, en condiciones de temperatura adecuada. En caso de no poder trabajar en una zona climatizada, lo preferible es que sea un lugar fresco, seco, iluminado y con ventilación controlada.

● No debe trabajarse en lugares donde haya luz solar directa.

● Se debe acordonar el lugar de trabajo, asegurándose de contar con personal de seguridad destacado para vigilar las labores, evitando que otros usuarios puedan interferir y provocar un accidente con la obra.

● Si la obra va a ser trasladada, debe trazarse la ruta que se debe seguir antes de moverla. Revise que las puertas estén abiertas, que no haya objetos que obstaculicen el paso, que el piso esté seco, etc. Esto parece una tarea sencilla, pero si ocurre un percance en el momento de trasladar la obra, solucionar el inconveniente cuando ya se está cargando la pieza podría resultar muy difícil, peligroso o imposible.

● Las obras de arte deben ocupar espacios visibles y protegidos con seguridad; jamás deben ser ubicadas en pasillos estrechos o espacios poco frecuentados.

● No se debe dejar una obra de arte descolgada o embalada sin vigilancia.

● Ninguna pieza debe estar en contacto directo con el suelo. Deben instalarse elevadas del suelo para evitar que fugas de agua o suciedades puedan contaminar la obra y/o el soporte.

C. Sobre el equipo y herramientas:

● Guantes: Los guantes son parte fundamental del equipo que deben utilizar las personas que trabajan con obras de arte para protección de la obra, pero también de la persona que manipula. Debe evitarse siempre el contacto directo de las manos con las obras, y los guantes deben ser seleccionados según el tipo de material que vaya a manipularse:

Tabla de rango tipos de guantes y sus usos.

Nitrilo (siempre libre de polvo)

Guante Vinilo

Látex (libre de polvo)

Material de la obra

Maderas policromadas o doradas, vidrios, cueros, lacas, metales, material fotográfico, yeso, plástico, piedra, cueros y pieles, madera, hueso, textiles. No se recomiendan.

Metal, piedra, cerámica, vidrio y esmaltes.

Ventajas

Son baratos, desechables y de fácil acceso. Impermeables y aislantes.

Impermeables y aislantes.

Desechables. Impermeables. Resistentes a químicos. Pueden generar abrasión.

Desventajas

Si no son de la talla exacta pueden provocar problemas para manipular objetos pequeños.

Pueden provocar reacciones alérgicas. Son de rápida degradación.

Deben contar con autorización de un restaurador para su uso en obras de arte. Pueden provocar reacciones alérgicas. Si no son de la talla exacta, pueden provocar problemas para manipular objetos pequeños.

Algodón (siempre blancos)

Libros, obras sobre papel, pinturas y tela.

Reutilizables No dejan marcas.

Requieren ser lavados periódicamente. Pueden dejar residuos de fibras en superficies rugosas. Pueden dificultar manipulación con objetos muy pequeños y/o delicados

Notas sobre el uso de guantes:

● Los guantes deben ser ajustados al tamaño de la mano de la persona que los va a utilizar. No deben usarse guantes holgados o grandes ya que pueden provocar accidentes al dificultar la manipulación y control de las manos.

● Para manipular ciertos tipos de papel, objetos pequeños o algunos metales, se recomienda usar guantes de nitrilo, que permiten una mejor tracción.

● Las obras enmarcadas o con vidrios aislantes pueden manipularse con las manos. Las marcas en las superficies de los vidrios y marcos producto de la manipulación deben limpiarse con una tela limpia impregnada únicamente con poco alcohol sin ningún tipo de colorante.

● En caso de ser elementos delicados como libros, pinturas, esculturas medianas, y dependiendo del material constitutivo, se recomienda utilizar guantes de algodón, siempre blancos.

● No se debe usar guantes de algodón sobre superficies muy rugosas, debido a que estos dejan residuos que son muy difíciles de retirar.

● Los guantes deben estar siempre limpios para evitar cualquier daño, por lo tanto: antes, durante y después de cada manipulación debe revisarse que el guante esté limpio.

● Los guantes deben lavarse de manera que no queden residuos de detergentes, suavizantes u otros químicos que puedan dañar las obras.

● En caso de no contar con guantes, y que deba manipular una obra por emergencia, asegúrese de tener las manos limpias. Lávese las manos con abundante agua, no deje residuos de jabón, y asegúrese de tenerlas totalmente secas antes de cualquier contacto con una obra de arte.

● Paño: Se debe contar con un paño blanco de algodón o de microfibra, totalmente limpio. Este puede resultar de gran ayuda en caso de que ocurra una emergencia alrededor de la obra. El paño debe ser nuevo o exclusivamente para este propósito y nunca debe entrar en contacto directo con obras. No deben utilizarse limpiones ni telas que hayan sido utilizadas para otras tareas, ya que estas guardan partículas de grasa u otros químicos. Estos paños pueden ser útiles para retirar polvo de los marcos o atender derrames alrededor de las obras.

● Cinta métrica: Es indispensable contar con una cinta de medición y una cinta de tipo “costurera” (de plástico blando). Si la distancia a medir es mayor que la de los brazos extendidos es indispensable solicitar ayuda para medir, ya que las cintas de medición suelen tener un inicio metálico que en caso de accidente podría dañar o rayar la o las obras.

● Lápiz de grafito: Utilice siempre con un lápiz de grafito (2B, B o HB). Este será su instrumento para registrar información. Nunca escriba o marque sobre la obra. No utilice lapiceros, rapidógrafo o cualquier otro instrumento de escritura que tenga tinta.

● Foco: Cuando se inspeccione una obra, se recomienda utilizar un foco o linterna de luz LED (debe tomarse la precaución de que este se encuentre cargado).

● Cámara fotográfica: Para las labores de registro es necesario contar con una cámara fotográfica cada vez que inspecciona una obra, esta permitirá llevar registro de todo proceso que se realice con la obra y será un respaldo gráfico de cualquier eventualidad. No es necesario contar con equipo especializado. Las fotografías pueden realizarse desde un dispositivo móvil como celular o tablet.

● Otras herramientas: De ser posible cargue con una lupa y una pequeña brocha limpia. Nunca pase la brocha sobre la superficie directa de las obras, esta solo puede utilizarse para limpiar o eliminar el exceso de polvo de marcos o elementos como bases o estructuras de apoyo.

Espuma rígida

D. Materiales de conservación

● La oferta de materiales de conservación es cada vez más amplia y especializada, aunque no todos están disponibles para adquisición en Costa Rica o su costo puede ser elevado. A continuación se indican algunos de los materiales de conservación más comunes y su uso. Aunque algunos de estos materiales se pueden conseguir en diferentes colores. Se recomienda adquirir blancos para identificar más fácilmente los agentes contaminantes.

Tabla de materiales profesionales de conservación y sus respectivos usos

Material

Bolsa de polietileno con cierre hermético. Para contacto directo con la obra.

Pliego de papel tipo seda antiácido.

Pliego o rollo de poliéster incolora PET (Politereftalato de Etileno).

Pliegos o rollos de tejidos limpios y sin aditamentos a base de algodón y lino.

Pliego o rollo de polietileno y fibras.

Algodón o poliéster con goma de conservación.

Espuma de polietileno de celda cerrada.

Pliegos

Cartón de presentación libre de ácido.

Nombre comercial

Ziplocks® Baggies® Minigrip®

Modo de uso

Para contacto directo con la obra. Guardar objetos pequeños o fragmentos producto de desprendimientos o caídas.

Para contacto directo con la obra Como material barrera o aislante entre obras, relleno de cavidades en embalajes. Para cubrir

Mylar® Melinex®

Tela cruda Manta cruda

Tyvek®

Para contacto directo con la obra. Aislamiento (reflejo de hasta 99% de la luz).

Para ambientes cálidos la superficie brillante debe ver hacia afuera.

Para contacto directo con la obra Para envolver obras para embalaje.

Para contacto directo con la obra Como material barrera o aislante entre obras. Permite a la obra respirar pero impide el paso de líquidos.

No para contacto directo con la obra. Para unir o amarrar partes de un embalaje.

Polyfoam® Ethafoam® Museum ArtFoam

No para contacto directo con la obra, debe colocarse un material barrera. Como material amortiguante en embalajes y para apoyo a los montajes en espacios de reserva. Puede producir abrasión.

Para fabricar cajas de conservación donde se almacenen documentos u obras. Para montajes (marcos, marialuisas, soportes).

E. Otros

● Una obra de arte se manipula siempre con ambas manos y con ayuda de guantes. Debe sostenerse el objeto con seguridad y firmeza, no permitiendo que tambalee o que haga movimientos sin control de la persona que la moviliza.

● Si llegase a encontrar un desprendimiento, caída o separación de algún elemento, este debe ser recolectado con cuidado y guardarse en una bolsa plástica hermética sellada debidamente marcada con el título y Número de Registro GCE. Este fragmento deberá ser tutelado por el Responsable Institucional de Colecciones, debidamente identificado, y entregarse al restaurador que se contrate para efectuar la restauración de la obra. Nunca debe pegarse o reubicarse en su lugar un fragmento desprendido.

10. Tabla tomada y editada de Ruijter, Martijn de. La Manipulación de las colecciones en el almacén (2010:48).

● Al finalizar la verificación e inspección de la obra, debe confirmarse dos veces que esta quede correctamente colocada y asegurada en su espacio de reserva o exhibición, que no tambalee, que no tenga riesgo

de volcarse ni de sufrir golpes, y que no esté cerca de algún agente de deterioro. Si se considera que la obra está en peligro inminente (robo, caída, deterioro) esta debe ser trasladarla a un lugar seguro hasta poder implementar las medidas de seguridad correspondientes para su correcta conservación y disfrute.

● La limpieza de obras de arte es una tarea que compete exclusivamente a los conservadores - restauradores profesionales [ver sección 1.5]. Se recomienda la contratación de este servicio en el marco de contrataciones más grandes, para simplificar procedimientos administrativos. Las limpiezas se hacen con instrumentos especiales como cepillos de cerda suave y aspiradoras de conservación, que no permiten que las partículas depositadas en las superficies floten en el aire y caigan nuevamente sobre la propia obra u objetos circundantes.

F. Precauciones

● No se deben realizar rayones, perforaciones o cualquier alteración a la obra y/o marcos o montajes.

● No debe colocarse cintas como Masking Tape, cinta Scotch, cintas adhesivas o cualquier otro sistema de sujeción directamente sobre las obras.

● Eventuales roturas o deterioros en las obras deben atenderse por medio de un restaurador de obras de arte certificado. En caso de piezas desprendidas, el Responsable Institucional de Colecciones debe almacenar la pieza desprendida y completar el formulario Control de daños y Accidentes [GCE-CDA] [ver sección 7.5] y velar por la restauración y/o mantenimiento hasta su satisfactoria reparación.

● Nunca deben utilizarse sobre las obras pegamentos, aglutinantes, pinturas, correctores, detergentes, disolventes, limpiadores, desinfectantes, ceras, desengrasantes, aceites, aromatizantes, aerosoles, gomas, alcoholes, abrillantadores, ni ningún otro producto químico, sin el visto bueno del conservador – restaurador a cargo.

● Se debe evitar cualquier presión excesiva en marcos y/o bastidores, ya que ello puede generar daños estructurales y alteraciones estéticas en las obras bidimensionales.

5.5 TRASLADOS Y EMBALAJES

Las obras de arte pueden ser transportadas por diversos motivos, entre ellos para: exposición, restauración, mudanzas, como parte de los planes de conservación, entre otros. Los embalajes y transportes de obra deben ser realizados por un profesional en la materia [ver sección 1.5].

1. Traslados: Los traslados consisten en los desplazamientos de obras de arte, ya sea a lo interno o externo de las edificaciones. No se deben realizar traslados o movimientos de obra con personal no capacitado, ya que esto puede ser peligroso para la seguridad de la obra y las personas involucradas.

2. Embalajes: Los embalajes para obras de arte son dispositivos o envoltorios diseñados especialmente para esta labor, utilizando los materiales de conservación necesarios y tomando en cuenta las necesidades específicas de cada pieza

Interno: Los embalajes para traslado a nivel interno (dentro del mismo edificio) son medidas temporales para asegurar la protección del bien. No se requiere que estos sean complejos ni que obligue el materiales de conservación especializados (debido al costo y el impacto ambiental de los mismos). Bastará con la utilización de telas o papeles limpios y el uso de carros especialmente diseñados para ello.

Externo: Los embalajes para traslados a nivel externo (de un edificio a otro, o distancias considerables) son elementos que implican un diseño y fabricación especial, que depende de la naturaleza y fragilidad de la obra a transportar, así como de las condiciones del vehículo para transporte. Estos dispositivos de embalaje suelen ser elaborados en madera, plásticos y algunos tipos de polímeros especiales, siempre con equipos y materiales de conservación que aseguren la protección del bien. Estos son dispositivos hechos a medida y suelen almacenarse, ya que su fabricación es costosa y en algunos casos, compleja.

A. Traslado dentro de un mismo edificio.

Para trasladar una obra de arte dentro de un mismo edificio deben tomarse las siguientes acciones:

● Definir y preparar el lugar de destino de la obra.

● Trazar y preparar el trayecto del traslado, asegurándose de remover elementos que puedan obstaculizar el paso. Las puertas de acceso del trayecto deben permanecer abiertas hasta que concluya el traslado. Debe evitarse el recorrido por escaleras, y preferirse el traslado por ascensor entre pisos.

● Las obras deben ser manipuladas con guantes adecuados para el material del que están hechas.

● Las obras de pequeño o mediano formato y de peso liviano pueden ser transportadas manualmente por una persona. La persona que manipula debe estar siempre acompañada (y ser precedida en el recorrido) por un asistente durante el trayecto, con el fin de evitar estorbos de último momento y reducir el riesgo de accidentes.

● En caso de obras de pequeño y mediano formato de peso medio, estas pueden ser transportadas por dos personas, acompañadas (y precedidas en el recorrido) por un asistente durante el trayecto.

● En caso de obras de gran formato de peso medio, estas pueden ser transportadas por dos o más personas, acompañadas (y precedidas en el recorrido) por dos asistentes durante el trayecto. La coordinación de las personas transportadoras debe definirse de antemano de manera que el traslado se realice en las mejores condiciones y que no suponga un riesgo para las personas ni para la obra.

● En caso de obra de gran formato y/o de peso pesado, debe recurrirse a ayuda profesional en restauración o conservación para cualquier movilización. La obra debe ser protegida superficialmente con tela o papel y posteriormente con un material que pueda amortiguar golpes.

Debe verificarse que la obra sea transportada con sistemas de sujeción adecuados y en buen estado.

● Las obras de gran formato deben ser trasladadas a nivel interno del edificio utilizando equipos especializados de transporte (como bandejas con ruedas y/o plataformas especializados para ello).

● En la medida de las posibilidades para traslados internos, se recomienda el uso de carritos diseñados para el movimiento de las áreas de reserva a las salas de exposición, sean estos dollys o algún otro que permita su manipulación de manera sencilla y adecuada.

● A evitar:

● Las obras de arte no deben ser arrastradas durante su traslado.

● Las obras de arte nunca deben transportarse manipulándolas con una sola mano, Deben ser manipuladas a dos manos por una persona, a cuatro manos por dos personas y así seguidamente.

B. Traslado entre edificios a nivel nacional.

Para trasladar o movilizar una obra de arte entre edificios distintos a nivel local deben tomarse las siguientes acciones:

● Para traslados locales se debe utilizar un embalaje liviano o flexible, de acuerdo a las características y dimensiones de las obras.

● Definir y preparar el lugar de destino de la obra.

● Preparar un plan de traslado. Las obras siempre se deben mover siempre con un embalaje, sea este en cajas con recubrimiento interno o con el empleo de materiales amortiguantes. Para obras de gran formato y/o peso, se recomienda contratar un servicio profesional de embalaje y traslado.

● Antes de la salida de las piezas de la institución, es altamente recomendable contar contratar con un seguro “clavo a clavo” que proteja la obra desde el momento en que se descuelga hasta que llega al lugar de destino, y posteriormente has que retorna a su lugar de origen si se trata de un préstamo. Con el fin de evitar pérdidas para la institución, podrá contratarse un seguro en caso de robos y/o accidentes, para uso corriente.

● Para los traslados entre edificios de obras de pequeño y mediano formato de peso liviano o medio, debe realizarse un embalaje que cuente con papel o tela que recubra la obra y un embalaje secundario (en una caja de protección o con una capa de material amortiguante en su interior.

● Debe seleccionarse el vehículo adecuado según el tamaño de la obra, y esta debe transportarse hacia y desde el vehículo con los mismos cuidados que se indicaron en el apartado anterior.

● Las obras de gran formato y/o peso pesado deben ser trasladadas a nivel interno del edificio utilizando equipos especializados de transporte (como bandejas con ruedas y/o plataformas), y luego, vehículos de transporte en el exterior. Para estos casos se debe contar con la presencia y supervisión de un restaurador certificado que pueda atender las obras en caso de una eventualidad. Hoy día, existen empresas de transporte y mudanzas que ofrecen servicios especializados para bienes culturales. Asegúrese de que la empresa contratada cumpla con este requisito y sea un servicio con seguridad y calidad.

● No deben realizarse traslados o movimientos en exteriores si está lloviendo o si las condiciones climáticas pueden significar un peligro para la conservación e integridad de la(s) obra(s).

C. Aclimatación y adaptación:

Los embalajes profesionales para transporte externo de obras de arte y bienes culturales suelen ser cajas o dispositivos herméticos o semi-herméticos, que permiten mantener condiciones ambientales constantes y evitar cambios abruptos. Cuando se realice un traslado que implique un cambio considerable de las condiciones ambientales en relación con el lugar de exhibición o reserva, los embalajes deben permanecer un lapso de tiempo prudente en la nueva ubicación antes de ser abiertos (al menos 24 horas). Lo anterior permitirá que la obra se aclimate o adapte al nuevo espacio, evitando daños producto del cambio en las condiciones ambientales.

5.6 RESTAURACIÓN DE OBRAS DE ARTE

Las obras de arte de instituciones estatales que sufran daños o deterioros deberán ser objeto de restauración profesional por parte de un restaurador de obras de arte certificado [ver sección 1.5]. El coste de dichos trabajos debe ser sufragado por la institución propietaria, y la contratación, gestionada por los servicios competentes dentro de la misma institución.

A. El proceso de restauración de una obra de arte en mal estado Este proceso implica la detección de necesidades por parte de la institución propietaria, y posteriormente la gestión de dos contrataciones independientes: una para el diseño de las especificaciones técnicas de restauración y el acompañamiento y recibo de las obras, y una segunda contratación para los trabajos de restauración o conservación curativa de las obras.

1. Detección de necesidades. Durante la confección o actualización de las Fichas de Registro [GCE-FRE], el Responsable Institucional de Colecciones detectará las obras que requieren restauración y comunicará estas necesidades al Jerarca Institucional para determinar el presupuesto correspondiente.

2. Contratación de asesoría para la redacción de especificaciones técnicas, la fiscalización y el recibo de trabajos de restauración. El Responsable Institucional de Colecciones gestionará la contratación de un servicio de asesoría para la redacción de las especificaciones técnicas o términos de referencia para la restauración de obras de arte y la posterior asesoría para el recibo del objeto contractual. Para esta primera contratación, solicitará oportunamente el presupuesto requerido al jerarca competente. Será obligación del Jerarca Institucional velar por la suficiencia del presupuesto asignado a los procesos de restauración de las obras de su colección, así como a los procesos previos.

La contratación de un servicio de asesoría para la redacción de especificaciones técnicas es indispensable, ya que para contratar los servicios de un restaurador profesional, la institución propietaria debe diseñar especificaciones técnicas adecuadas, procurando:

● Que las especificaciones técnicas brinden indicación detallada de las intervenciones recomendadas.

● Que las intervenciones recomendadas no adulteren la naturaleza y valor de la obra.

● Que las intervenciones recomendadas cumplan con los principios y criterios de la práctica de la restauración, tales como la reversibilidad, el uso de materiales compatibles, el respeto por el original, entre otros.

● Que las especificaciones técnicas brinden altos estándares sobre los materiales utilizados en los trabajos de restauración.

● Que los procesos de intervención se realicen en lugares adecuados y con herramientas idóneas según el tipo de tratamiento a realizar.

● Que al cabo de la contratación de este servicio y como producto de éste, la institución cuente con especificaciones técnicas completas y adecuadas para contratar la restauración profesional de sus obras de arte.

● Que los procesos de restauración efectuados sean socializados a la comunidad y que tanto los usuarios como los operarios conozcan los tratamientos y materiales aplicados a las piezas.

● Que el restaurador entregue a la entidad toda la documentación (digital y física) de los procesos de intervención realizados, la cual deberá ser parte de los archivos institucionales y podrán estar al alcance de las personas que lo requieran.

Este servicio deberá contratarse de acuerdo a la normativa vigente. Los oferentes a considerar para contratar este servicio serán restauradores o conservadores de obras de arte con un título universitario o profesional en conservación y/o restauración de obras de arte, o de una empresa que ofrezca los servicios de un profesional con esta titulación específica como sigue:

● Conservador o restaurador de bienes culturales muebles

● Conservador o restaurador de bienes patrimoniales

● Conservador o restaurador de bienes artísticos

● Conservador o restaurador de patrimonio

● Conservador o restaurador de patrimonio con especialidad en obras de arte en papel, tela, madera, metales, mobiliario, u otra técnica específica.

Esta contratación debe realizarse en dos fases:

I: Diagnóstico profesional de alteraciones en la(s) obra(s) de arte y redacción de especificaciones técnicas para su restauración o conservación curativa. En esta fase, el conservador deberá generar un Estudio Preliminar del bien, en el que se evalúe a profundidad el estado de conservación y una propuesta de tratamiento acertada y ética. Los estudios preliminares deben ser completos y lo suficientemente fiables para el desarrollo de los términos de referencia para la contratación de la intervención. Como parte del diagnóstico el profesional contratado redactará las especificaciones técnicas detalladas, incluyendo alcances y calidades de materiales, para los trabajos de restauración o conservación curativa.

II. Fiscalización de trabajos de restauración y asesoría técnica para el recibo de trabajos de restauración de acuerdo a las especificaciones técnicas desarrolladas en la Fase I.

Aquellas instituciones que cuenten con un restaurador o conservador de planta podrán obviar este paso, siempre y cuando este sea un funcionario con titulación específica en conservación y/o restauración de obras de arte, y además cuente con el conocimiento requerido para la elaboración de las especificaciones técnicas y la recepción posterior de los trabajos de restauración.

Acompañamiento y asesoría

Aquellas instituciones estatales cuyas colecciones requieran trabajos de restauración de alta complejidad por la antigüedad o materiales de sus obras, podrán solicitar de manera excepcional la asesoría del Museo de Arte Costarricense para orientar y definir las acciones de intervención de restauración antes de los trabajos, y realizar el seguimiento técnico de estas acciones. Esta colaboración se brindará en casos especiales, y cuando los recursos humanos del Museo así lo permitan. Esta solicitud deberá ser emitida por un oficio del Jerarca Institucional, dirigido a la Dirección del Museo. El Museo de Arte Costarricense revisará la solicitud y la atenderá en la medida de sus recursos y posibilidades administrativas y técnicas.

3. Contratación de los servicios de restauración de obras de arte. Una vez completado el paso anterior, y contando ya con un pliego de especificaciones técnicas adecuadas, el Responsable Institucional de Colecciones gestionará el presupuesto y la contratación del servicio de restauración con base en estas especificaciones técnicas. Para ello, realizará los trámites previstos por la normativa vigente en materia de contratación administrativa. Es importante destacar que el adjudicatario de la contratación anterior (elaboración de especificaciones técnicas) no

podrá ser considerado para los trabajos de restauración, ya que éste a su vez será fiscalizador de las actividades realizadas sobre los bienes.

Para la contratación de los trabajos de restauración, es necesario cerciorarse que el profesional en restauración a contratar cuente con la experiencia en el área de especialización o un historial de intervenciones que lo avalen, así como los certificados de sus estudios superiores en restauración de obras de arte (en escuela especializada o universidad). En caso de estudios realizados en el extranjero, los certificados deberán estar debidamente apostillados.

4. Recepción de la obra restaurada. Para el recibo conforme de los trabajos de restauración, el Responsable Institucional de Colecciones contará con la asesoría del profesional contratado previamente para la redacción de especificaciones. Se llevará a cabo entonces la Fase II de la primera contratación, y el profesional adjudicado en esta acompañará al Responsable Institucional de Colecciones al recibo del objeto contractual (entrega de la obra restaurada, así como la revisión del informe de restauración), certificando el cumplimiento de las indicaciones técnicas descritas en el pliego de especificaciones.

B. Otros aspectos a considerar en la restauración de obras de arte: Ética de la restauración

Una de las máximas reglas de la restauración contemporánea es que todas las intervenciones que se realicen sobre obras de arte y objetos históricos deben ser reversibles, en la medida de las posibilidades. Esto, por cuanto una solución considerada correcta el día de hoy puede ser considerada inaceptable en el futuro. Por lo tanto, debe existir la posibilidad de revertir el proceso al que fue sometida la obra. Cada vez que alguna de las obras de la colección pase a manos de un restaurador, este debe dar fe de la reversibilidad de todos los procesos, y debe entregar un informe detallado de la intervención que será conservado en el Expediente de Obra Físico y Digital de la pieza intervenida, por gestión del Responsable Institucional de Colecciones

Asimismo, el conservador-restaurador debe apegarse a los principios deontológicos de la profesión, siempre, teniendo en cuenta que el trabajo de intervención sobre los bienes culturales se realiza y para beneficio de una comunidad.

El paso del tiempo

Las obras de arte están destinadas a envejecer, ya que el paso del tiempo es una condición de la que no pueden eximirse. El envejecimiento es parte natural de la vida de las obras, por lo que no se deben borrar las huellas del paso del tiempo en los objetos. Estas características forman parte integral de su vida y por lo tanto, de su valor histórico.

Según su antigüedad, en una obra de arte pueden constatarse una serie de alteraciones o desgastes propios del proceso de deterioro usual. El paso del tiempo suele manifestarse en el cuerpo de las obras mediante una variación en los colores que componen las pinturas, los barnices, y con frecuencia en el tono de los papeles. Esto no quiere decir necesariamente que la obra está en mal estado. Por lo tanto, no se debe enviar a restauración o intervenir una obra para que esta parezca recién fabricada.

C. Informe de restauración

Como cualquier otro trabajo especializado, las restauraciones y la conservación curativa son procesos que responden a un planteamiento teórico-práctico que el restaurador debe registrar. Por lo tanto, cada vez

que una institución contrate los servicios para la restauración de una obra de arte, se debe solicitar al restaurador un informe sobre su trabajo. Este informe dependerá de cada profesional, pero debe incluir al menos la siguiente información:

● Información de contacto del profesional.

● La ficha técnica básica de la obra intervenida.

● Especificaciones técnicas de los materiales, métodos y tratamientos implementados.

● Fotografías en buena resolución de las obras: antes, durante y después de la restauración.

● Un estado de conservación detallado al momento de recibir la obra, realizado mediante un examen óptico concienzudo. Este debe ir firmado por el Responsable Institucional de Colecciones que entrega la obra y por el restaurador que la recibe.

● Conclusiones y recomendaciones generales para la correcta conservación.

● Una indicación en la que el restaurador certifique que las intervenciones fueron realizadas con materiales y técnicas reversibles, y con el máximo respeto al original.

● Todos los datos y atestados del restaurador a cargo. Así como la indicación de todos los profesionales involucrados, incluyendo el nombre de los miembros profesionales del equipo de trabajo que atendieron directamente la obra.

● El documento debe venir firmado y fechado.

● El documento debe ser entregado a la institución propietaria en copia física y digital (el digital en formato PDF) y ser debidamente conservado en los expedientes de obra respectivos por el Responsable Institucional de Colecciones

● En caso de que, por motivos de fuerza mayor o por necesidad, se realicen análisis de laboratorio, pruebas o exámenes de imagen que colaboren al diagnóstico de las obras, debe solicitarse que las imágenes y sus dictámenes técnicos sean incorporados como anexos del informe de restauración, ya que estos recursos permiten una mejor documentación de la obra para su estudio e intervenciones posteriores.

D. Comunicación de las restauraciones de obras al Museo de Arte Costarricense

Una vez finalizado el proceso de restauración, la institución propietaria deberá remitir una copia digital de este informe al Museo de Arte Costarricense mediante un oficio, para su conservación. Este documento deberá ser remitido en un plazo no mayor a 15 días hábiles posterior a la entrega de la obra y el informe de restauración, siempre y cuando este informe y trabajo hayan sido aceptados por parte del Responsable Institucional de Colecciones o el profesional responsable de la contratación.

5.7 RESERVAS Y ESPACIOS DE ALMACENAJE DE OBRAS DE ARTE

Las obras que no están en exposición suelen ser almacenadas en espacios fuera del alcance del público. Existe una diferencia importante entre una reserva de obras de arte y una bodega o acopio

Una bodega o acopio es cualquier espacio de almacenamiento, destinado a guardar elementos de muy distinta naturaleza. Para las obras almacenadas en bodegas o espacios no especializados la situación es de peligro constante, ya que estos espacios no fueron diseñados o adaptados para cumplir con criterios adecuados de conservación para estos bienes.

Una reserva de obras de arte es un espacio construido ex profeso o adaptado especialmente para recibir este tipo de bienes. La reserva de obras de arte cumple con los requisitos para la conservación, incluyendo mobiliario, seguridad, sistemas de control ambiental, etc, y que está destinado íntegramente a bienes culturales y piezas de colección. Las reservas son espacios de especial atención para los profesionales de museos y los propietarios (públicos y privados) de grandes colecciones. Estos deben revisarse constantemente y verificarse que cumplan con todos los estándares.

Tomando en cuenta lo anterior, cada Jerarca Institucional debe velar por adecuar los espacios de almacenamiento de obras de arte que no se encuentren en exhibición, para transformarlos en espacios de reserva.

Las adecuaciones de los espacios de almacenamiento deben tomar en cuenta el control de los agentes de deterioro: la luz, la humedad, la temperatura, la contaminación, el acceso de pestes y los planes de emergencia en estos espacios.

Corresponderá a cada Jerarca Institucional de entidades propietarias de obras de arte acondicionar un espacio para almacenamiento, es decir, adecuar una reserva de obras de arte. Cada institución deberá construir o adaptar este espacio, de manera que cumpla con los siguientes lineamientos:

A. Sobre el espacio:

● Para la reserva de obras de arte es indispensable contar con un sistema de control de condiciones ambientales (deshumidificación, filtración de aire, medidor de temperatura y humedad relativa) que permitan constatar que el espacio mantiene valores adecuados para la colección que resguarda.

● El espacio debe contar obligatoriamente con un sistema de seguridad en los accesos, lo que permitirá tener un mayor control sobre las personas y los bienes que entran y salen del espacio. Se recomienda la implementación de videovigilancia en accesos y en el interior del espacio.

● Deben utilizarse sistemas de almacenamiento aptos para la conservación de obras de arte. Para esta tarea se debe contar con la asesoría de un conservador o restaurador al comprar o adquirir mobiliario o equipo.

● No ubique una reserva de obras de arte en espacios con condiciones ambientales difíciles, como sótanos, buhardillas o áticos.

● Es preferible que los muros de la reserva no den a exteriores, para evitar condensación en el interior.

● No deben existir instalaciones eléctricas expuestas o instalaciones mecánicas sobre el espacio donde se encuentran las obras, evitando así goteras, fugas o eventuales cortocircuitos.

● Una reserva de obras de arte no debe de tener ventanas, ya que estas permiten el ingreso de agentes de deterioro y son puntos críticos de seguridad. Las puertas o accesos deben ser los mínimos indispensables, y en el caso de tener ventanas, estas deben ser

formalmente clausuradas e impermeabilizadas.

● El tamaño del espacio asignado dependerá del volumen de la colección, y de las expectativas de crecimiento.

● Debe revisarse que el espacio asignado a la reserva no sea de ningún modo susceptible a inundación.

● La reserva debe contar con un sistema de detección y control de incendios, con extintores específicamente adaptados, cargados y revisados según el tipo de bienes con los que cuente el espacio.

● Es indispensable tener un acceso amplio y seguro para los bienes a almacenar, pues se debe evitar espacios grandes con pequeñas puertas o elementos que interrumpan su fácil acceso, como escaleras, obstáculos, entre otros. El tamaño del acceso a la reserva debe ser proporcional al tipo de bienes a almacenar.

B. Sobre la organización:

● La institución debe contar con un Plan de Emergencias para Colecciones de su colección [ver sección 7.2], donde se formalicen procedimientos y rutas de evacuación del personal y de las obras. Deben identificarse las obras de mayor valor para priorizar su salvaguarda. El espacio de reserva deberá obligatoriamente contemplarse en este plan.

● Cada reserva de obras de arte debe contar con espacios de almacenamiento identificados por medio de rotulación fija en el mobiliario, para facilitar la búsqueda de los objetos dentro del mismo.

● Se recomienda el uso de estantería, mobiliario e instrumentos sean en acero inoxidable, aluminio anodizado y aleaciones de hierro cromado o con película protectora de resina epoxi en polvo. Otros materiales aceptables son el vidrio y maderas tratadas con antixilófagos, pero requieren mayor control y cuidados. El uso de estos materiales en el espacio de reserva asegurar la integridad de las obras y evitando futuros cambios o restauraciones.

● Las obras de arte jamás deben estar apoyadas en el suelo. Se debe prever un margen entre la obra y el suelo de al menos 30 centímetros en caso de primeras plantas, y no menor a 15 centímetros si se encuentra en niveles superiores.

● Dependiendo el volumen y cantidad de obras, idealmente se recomienda utilizar:

● Sistema de “peines”: para obras bidimensionales enmarcadas o sobre bastidor.

● Módulos de estantería compactos deslizantes: Son estantes sobre ejes que permiten su fácil deslizamiento y que maximizan el espacio. Se recomiendan para obras pequeñas de bulto y archivos.

● Estanterías industriales: para los objetos de bulto o de gran peso como esculturas. Se debe contar con todas las precauciones y equipo para mover adecuadamente estas piezas (plataformas, montacargas, lingas, etc).

● Planotecas: Para obras bidimensionales sobre papel que se conserve sin enmarcar, y para materiales frágiles.

● Ninguna obra debe estar en contacto con otra. Siempre deben colocarse materiales de conservación aislantes, libres de ácido y no abrasivos (como papel de celulosa tipo Fabriano libre de ácido y cloro, film de conservación, otros). En caso de que dos o más obras enmarcadas estén en contacto, deben separarse con materiales amortiguadores que permitan asegurar que la presión o el peso no generen a largo plazo una marca o daño a la obra dentro del marco.

● Ninguna obra debe tocar las estanterías directamente. Deben colocarse materiales libres de ácido para evitar que posibles corrosiones del mobiliario puedan afectar la obra de arte.

Los sistemas eléctricos y electrónicos deben ser revisados periódicamente

Las obras más importantes deben estar debidamente identificadas para facilitar su evacuación

Adquiera mobiliario y materiales de conservación de calidad, evite improvisar o reutilizar muebles en desuso

Se debe llevar un estricto control de ingresos y salidas, tanto del personal como de las obras

Se debe contar con indumentaria y equipo de manipulación siempre listo para atender cualquier eventualidad

● No se deben apoyar más de tres obras seguidas, ya que eso dificulta la manipulación, lo que podría provocar daños, esfuerzos y deformaciones en las obras y sus montajes.

● Los espacios de reserva deben contar con sistemas permanentes de detección y control de pestes para evitar daños a las obras.

● En caso de duda sobre los valores de humedad relativa y temperatura más adecuados [ver sección 5.3a] para su colección, solicite asistencia al Museo de Arte Costarricense.

● La persona responsable por el cuidado, el mantenimiento y el acceso a la reserva de obras deberá ser exclusivamente el Responsable Institucional de Colecciones. Lo anterior permite un control y seguridad de las personas que tengan acceso a los bienes artísticos.

Una buena iluminación es necesaria para facilitar las tareas en la reserva

Evitar colocar obras en espacios con difícil acceso

No se deben apilar obras apoyadas una sobre otras, ya que esto puede provocar daños en las obras y los marcos

Revisiones periódicas impedirán la aparición de infestaciones biológicas

Para obras tridimensionales con superficies rugosas se recomienda la fabricación de fundas o cobertores para evitar acumulación de polvo

El espacio debe permanecer siempre limpio y ordenado. Esto permitirá identificar rápidamente goteras u otros agentes contaminantes

FICHAS DE CONSERVACIÓN POR MATERIAL

5.8a OBRAS EN O SOBRE TELA

La tela es uno de lo soportes más comunes para la elaboración de pinturas. Es la parte estructural sobre la que se coloca la preparación y posteriormente se aplican los pigmentos. Existen muchos tipos de tela, y dependerá del origen, tamaño y disposición de los materiales que forman los diversos tejidos; pudiendo ser naturales, sintéticos o una combinación de ambos.

Además de las pinturas sobre tela, existen otras obras de arte en este material, como gobelinos, tejidos de artes suntuarias, vestidos históricos, etc. Estas obras pueden haber sido elaboradas únicamente a partir de tela y fibras, o quizá incorporen también otros materiales y compuestos como colorantes y tratamientos fijadores, aunque no incluyan la aplicación de pintura superficial.

Las telas utilizadas en las obras de arte están compuestas principalmente por materiales orgánicos. Por la sensibilidad de estos materiales,

estas obras deben permanecer en un lugar seco y fresco para evitar deterioros. Ls variaciones en la humedad relativa y la temperatura son agentes altamente peligrosas para las telas, ya que pueden provocar daños irreparables en cortos períodos de tiempo.

Agentes de deterioro medioambiental

● Luz:

La luz ultravioleta (UV) emitida por el sol y algunas fuentes de luz provocan un acelerado deterioro de los materiales orgánicos que componen las telas, además de afectar químicamente los pigmentos depositados en la superficie de las pinturas, provocando deterioros.

La luz visible puede causar decoloración, principalmente una pérdida de la intensidad cromática, e incluso cambios o variaciones de color.

● Temperatura: El parámetro recomendable para la conservación de obras de o en tela es de 20º a 25ºC, con fluctuaciones no mayores a +/-2ºC en un mismo día.

● Humedad Relativa: El parámetro recomendable es de 50% a 65% (por encima de 70% resulta peligroso), con fluctuaciones no mayores a +/-3% en un mismo día. Idealmente deben permanecer en un 55% HR. La humedad es la que provoca los cambios físicos en el tejido.

● Calidad de materiales: Un aspecto determinante para la conservación de obras sobre tela es la calidad propia de la tela, de los pigmentos y de los materiales de contacto. La tela es un material absorbente por naturaleza, por lo que se ve muy afectado por los materiales con los que entra en contacto, ya que estos transfieren acidez, humedad, contaminantes y otros agentes de deterioro.

Indicaciones generales:

● Materiales más comunes: algodón, yute, seda y lana.

● Altamente sensibles a hongos, mohos y microorganismos.

● Las fluctuaciones de temperatura representan un alto peligro para estos materiales.

5.8b OBRAS EN O SOBRE PAPEL

El papel consiste en un soporte plano elaborado a partir de fibras generalmente vegetales. Debido a la naturaleza orgánica de gran parte de su estructura, este material es muy delicado y de gran fragilidad. El papel es el soporte más común para obras de arte en Costa Rica, en parte gracias a su flexibilidad y precio. Es un material que se utiliza principalmente para los grabados, dibujos en tinta o lápiz, acuarelas, fotografías y algunos tipos de pigmentos, como los acrílicos.

El papel es uno de los materiales más complejos para conservar, debido a que la calidad y durabilidad depende principalmente de la calidad (gramaje e ingredientes) y el medio en el que se encuentre. El papel se ve fuertemente afectado por tres agentes: la luz, la humedad y la calidad del propio papel o de elementos en contacto con él. Para las obras en este material lo más importante es mantener condiciones muy estables, y evitar al máximo las variaciones medioambientales.

Agentes de deterioro medioambiental

● Luz: La luz ultravioleta (UV) emitida por el sol y algunas fuentes de luz provocan un acelerado deterioro de los materiales orgánicos que componen las fibras del papel, además de afectar químicamente los pigmentos depositados en la superficie, provocando decoloración, resequedad y fragilidad. Idealmente una obra sobre papel no debe exponerse más de 8 horas diarias por 90 días,

● La acumulación de polvo, grasa u otros contaminantes en el soporte del papel puede provocar la aparición de hongos u otros microorganismos que al posicionarse sobre el material provocan un debilitamiento estructural, así como alteraciones estéticas.

● Las obras sobre tela son altamente susceptibles al deterioro provocado por el agua y humedad.

● Se recomienda que las obras sobre tela mantengan unas condiciones ambientales constantes durante todo el año.

● Las obras sobre tela se manipulan con guantes de algodón. Para el caso de las pinturas sobre tela (montadas en bastidor con o sin marco) se recomienda utilizar guantes con antideslizantes. Esto permitirá un mayor control al momento de manipular.

● Se recomienda mantener la obra siempre sobre un soporte rígido y no permitir pliegues u ondulaciones en el material.

● Las pinturas sobre tela (montadas en bastidor con o sin marco) no deben agruparse apoyadas una sobre otra. Esto puede provocar hundimientos y otros daños por la presión de bastidores, marcos o sistemas de sujeción sobre la obra.

con una iluminación no superior a los 150 lux y en condiciones ambientales controladas.

La luz visible puede causar decoloración, principalmente una pérdida de la intensidad cromática, e incluso cambios o variaciones de color.

● Temperatura: El parámetro recomendable es de 18º a 21ºC, con fluctuaciones no mayores a +/-2ºC en un mismo día.

● Humedad: El parámetro recomendable es de 45% a 60%, con fluctuaciones no mayores a +/-5% en un mismo día. Idealmente deben permanecer en un 50% HR. La humedad es la que provoca los cambios físicos en las fibras que componen el tejido del papel.

● Calidad de materiales: Un aspecto determinante para la conservación de obras sobre papel es la calidad del propio papel, que se mide por gramajes y por la pureza de su composición.

El papel es un material absorbente por naturaleza, por lo que se ve muy afectado por los materiales con los que entra en contacto, ya que estos transfieren acidez, humedad, contaminantes y otros agentes de deterioro.

Sobre el soporte y enmarcado:

● Las obras de arte sobre papel siempre deben estar enmarcadas, nunca debe estar el papel en contacto directo con el ambiente. El enmarcado funciona como una cápsula de protección, y debe realizarse

con materiales de conservación. El enmarcado debe ser realizado por un profesional, y debe de contar con un papel libre de ácido que separe el papel del soporte posterior. Para el enmarcado, debe especificarse que ninguna goma o cinta adhesiva debe colocarse directamente sobre la obra, sino que esta debe suspenderse contra un respaldo mediante esquineros de papel.

● La superficie transparente frontal del enmarcado puede ser en vidrio o plexiglás (resina sintética o acrílico) ya que ambos son materiales pH neutros y libres de ácido. El plexiglás es un material fuerte y resistente, pero suele rayarse con gran facilidad y atrae el polvo, impidiendo la correcta observación de las obras; mientras que el vidrio es más frágil a los golpes y traslados pero no se raya con el contacto superficial.

● El vidrio protector del enmarcado no debe tocar directamente la capa superior de la obra, por lo que es indispensable que cuente con un montaje que incluya un paspartú o passepartout para obra gráfica, comúnmente conocido como marialuisa. El paspartú debe realizarse en un material libre de ácido y de cierto grosor que permita la separación entre el cristal y el papel. Debe utilizarse preferiblemente paspartú en la gama de colores blancos (en sus diferentes tonalidades) ya que permite identificar más fácilmente la presencia de hongos o infestaciones. En la medida de las posibilidades evite el uso de cartones que tengan algún tipo de textura que le pueda imprimir en la obra y cartones de colores que no sean de pH neutro, pues esto puede generar deterioros muy serios y comprometedores en las obras sobre papel.

● Una obra en papel sin marco no debe plegarse o doblarse bajo ninguna circunstancia. Si debe

5.8c OBRAS EN O SOBRE MADERA

La madera ha sido un soporte muy apreciado para las artes decorativas y plásticas en Costa Rica, principalmente por los escultores de imaginería religiosa, en razón del legado colonial. El uso de la madera sigue vigente en la práctica artística y es la materia prima para gran parte de la producción escultórica, pero también puede ser el soporte de algunas pinturas o estructuras de mobiliario y artes suntuarias. Además, la madera es un material usual para la mayor parte de estructuras asociadas a las colecciones de obras de arte, como marcos, bastidores, etc.

La madera es un material orgánico de origen natural que se obtiene directamente de los troncos de los árboles y que, tras un proceso de tallado, secado y preparación, pasa a ser soporte de obras de arte. La durabilidad y calidad de la madera depende de cuatro aspectos: 1. el árbol de origen (tipo de madera), 2. el proceso de tallado y secado, 3. barnices y protección, y 4. las condiciones de conservación.

almacenarse por alguna razón, debe ser colocada en algún soporte (folder, carpeta, etc.) de material rígido (cartón) y libre de ácido.

Indicaciones generales:

● El papel no se debe tocar directamente con las manos, aunque estas estén limpias. Lo anterior debido a que la piel deposita partículas de grasa y otros contaminantes que provocan la aparición de hongos, ácaros y manchas. Aunque no sea detectable a la vista, el daño ocurrirá con el paso del tiempo.

● No coloque obras sobre papel en salas o espacios con fuentes de iluminación natural directa (tragaluces, ventanales, lucernarios, etc.), aun cuando estas cuenten con polarizados o filtros UV.

● No coloque obras de arte sobre papel en espacios con corrientes de aire, puertas que den a exteriores, ventanas o ductos de ventilación o aire acondicionado, debido a que estos arrastran humedad y suciedad por medio de corrientes de aire, que terminan por depositarse en las superficies.

● El papel es el material más propenso a la aparición de hongos, por lo que requiere una supervisión constante para asegurar su estado de conservación. Una vez sea detectado algún agente de este tipo, la obra debe ser aislada para evitar la contaminación de otras.

● El papel envejece con naturalidad, suele ponerse amarillento. Por lo tanto, no debe someterse la obra a restauraciones para “blanquear” el papel. Esto sólo puede generar daños innecesarios, además de la pérdida de valores agregados.

● No se debe recortar o eliminar parte del papel que integra una obra. En caso de desprendimientos, almacene los fragmentos.

La madera es un material resistente si se mantiene en condiciones adecuadas de conservación, pero que resulta altamente propenso a ser afectado por insectos xilófagos, hongos y otros agentes, y es afectado principalmente por la luz y la humedad.

Principales tipos de madera: Algunas maderas nacionales han sido las preferidas por parte de los escultores costarricenses. Entre estas destacan: cenízaro, guayacán, cocobolo, cedro, cedro amargo, cristóbal, laurel, guanacaste, pochote, etc.

Agentes de deterioro medioambiental

● Luz: La luz ultravioleta (UV) emitida por el sol y por algunas fuentes de luz provoca un acelerado deterioro de los materiales orgánicos que componen las fibras de la madera. La exposición constante de la madera a la luz natural y los rayos ultravioleta (UV) puede producir decoloración.

● Temperatura: Para maderas nacionales y tropicales en general, el parámetro recomendable es de 20º a 30ºC, con fluctuaciones no mayores a +/-2ºC en un mismo día. Una obra expuesta a temperaturas inadecuadas puede provocar: aceleración descomposición del material orgánico, aparición de hongos causa grietas y fracturas, y pérdida de la estabilidad estructural.

● Humedad Relativa: Para maderas nacionales y tropicales en general, el parámetro recomendable es de 60% a 90%, con fluctuaciones no mayores a +/-3% en un mismo día. Las maderas extranjeras de zonas templadas deben permanecer en un 60 65% HR. Algunas maderas de bosques muy húmedos pueden necesitar una HR mayor para su estabilidad, requiriendo al menos 80% HR. Una obra expuesta a humedad relativa inadecuada puede provocar grietas, fracturas y hongos.

Indicaciones generales:

● No coloque obras en madera en salas o espacios con fuentes de iluminación natural directa (tragaluces, ventanales, lucernarios, etc.).

● La madera es el material muy propenso a la aparición de insectos xilófagos y hongos, por lo que requiere una supervisión constante para asegurar su estado de conservación. Una vez sea detectado algún agente de este tipo, la obra debe ser aislada para evitar la contaminación de otras.

5.8d OBRAS EN O SOBRE METAL

El metal es uno de los materiales más resistentes para la elaboración de obras de arte. Esta es la razón por la cual es el preferido, junto con la piedra, para obras que van a estar expuestas al aire libre. Existen diferentes tipos de metales, los cuales se definen por las diferentes aleaciones y procesos de fundición a los que se vea sometida la obra de arte durante su ejecución.

En su mayoría, las obras en gran formato están elaboradas en partes que luego son soldadas para generar una única pieza. Posterior al proceso de fundición y soldadura, las obras son sometidas a un proceso químico que es conocido como patinado, en el cual se impregnan con sustancias químicas que le otorgan un acabado específico a gusto del artista y además ofrece una capa de protección; algo similar al efecto del barniz sobre la madera. Sin embargo, la pátina no es una capa de protección superficial ajena a la obra, sino el producto de una oxidación voluntaria y controlada de la dermis del objeto.

Agentes de deterioro medioambiental

● Luz: La luz no afecta ni deteriora las obras realizadas en metal, salvo que estas presenten pinturas superficiales. En este último caso, deberá seguirse la indicación de exposición luminosa para pinturas sobre tela.

● Las maderas no se limpian con químicos de aseo, como abrillantadores, ya que estos generan una capa superficial de consistencia grasosa y pegajosa sobre el material, la cual funciona como una trampa para el polvo y otros agentes contaminantes.

● La madera debe ser manipulada con guantes, pero estos deben responder al acabado, peso y dimensiones de la obra. Por ejemplo, para una obra con superficie rugosa no deben usarse guantes de algodón ya que estos dejan residuos sobre la superficie.

● La madera debe conservarse en un espacio con condiciones estables de humedad relativa y temperatura, ya que las fluctuaciones son altamente peligrosas para la estabilidad del material.

● La madera es un material altamente inflamable, por lo que debe alejarse de cualquier fuente de calor.

● Las obras de arte en madera solo pueden ser barnizadas por decisión del artista, es inaceptable barnizar una obra que no estaba concebida para contar con esta capa protectora. Tampoco deben entintarse o hacerle modificaciones al acabado propio de la pieza, ni siquiera por un restaurador.

● Nunca debe sujetarse la obra por los puntos frágiles, delicados o de ensamble.

● Humedad: Aunque el metal, por su composición inorgánica, es más resistente a las condiciones ambientales, tiene una alta afectación por efectos de la humedad, que causa corrosión y degradación acelerada de sus componentes. Además, un mal trabajo por parte del artista o un deterioro causado por un accidente o mala manipulación puede provocar la exfoliación, deformación y/o fragmentación de la pieza.

● Calidad del material y el proceso de producción: La conservación del metal dependerá del material utilizado, ya que este puede ser uno de mayor o menor resistencia física y/o química. También dependerá de las cualidades y especificaciones al momento de la fundición, soldado o ensamblaje.

Indicaciones generales:

● Las obras en metal pueden ser elaboradas para estar en condiciones ambientales muy variables. Debe tomarse en la fragilidad de las uniones en caso de obras ensambladas o fijadas con pernos u otros sistemas, para asegurar que la obra se mantenga estable. En caso de obras metálicas con acabados en pintura, debe valorarse el estado de conservación de la pintura, para evitar craquelados,

desprendimientos u otros daños. Para ello se requiere una revisión periódica.

● La pátina es el acabado que el artista concibió para la obra, además da testimonio de la historia de la pieza, por lo que no debe ser removida, modificada, pintada o barnizada, a no ser un caso excepcional y que dependerá del criterio establecido por el restaurador, además de contar con el permiso expreso y formal del autor de la obra o sus derechohabientes.

5.8e OBRAS EN O SOBRE PIEDRA

La piedra es uno de los materiales más durables con los que se puede realizar una obra de arte, aunque esto dependerá del tipo de material pétreo utilizado. Los materiales minerales con los que se conforma la piedra pueden ser de dos tipos: naturales (mármol, granito, basalto, volcánica, etc.) y artificiales (materiales o partículas pequeñas o finas unidas con algún tipo de argamasa, como por ejemplo los concretos, ladrillos, entre otros). Las piedras naturales son talladas, mientras que las artificiales son modeladas y/o vaciadas.

La calidad de las piedras dependerá de su dureza y la heterogeneidad de sus componentes. Es preferible una piedra homogénea que una que presente materiales diversos, ya que en la unión de varios materiales (como, por ejemplo, una veta de un material más blando) puede ser una zona de debilidad y lugar de una eventual fractura o desprendimiento. Las obras en piedra son muy resistentes a condiciones ambientales variables, y suelen ser elaboradas para estar en condiciones de exterior.

Agentes de deterioro medioambiental

● Luz: La luz no afecta ni deteriora las obras realizadas en piedra, aunque sí pueden afectar uniones, ensambles u otros materiales que el artista incorporara.

● Humedad: La dificultad de la conservación de materiales pétreos radica en la humedad relativa y en el eventual depósito de materiales externos en las cavidades o superficies de la roca. Estos materiales pueden provocar, por diversas razones químicas y físicas, fracturas y deterioros de una obra expuesta a ellos.

● Calidad del material y el proceso de producción: Un aspecto determinante para la conservación de obras en piedra es la calidad de la piedra, así como el debido proceso y acabado de esta. Una piedra caliza o suave como el mármol es más fácil de trabajar para el escultor, ya que le

● Dependiendo del acabado de las obras en metal, estas no se deben manipular con guantes y otros instrumentos que puedan dejar marcas sobre la superficie. Deben escogerse los guantes que más se ajusten al formato y peso de la pieza.

● Si la obra tiene un formato que no le permite ser transportada manualmente, deben utilizarse sistemas mecánicos como plataformas o grúas, siempre colocando un material aislante entre la herramienta y la obra de arte.

permite lograr formas más complejas con menos fuerza de trabajo. Sin embargo, esta facilidad para esculpirla también se refleja en la fragilidad del material, siendo este más propenso a daños, deterioros o fracturas.

Indicaciones generales:

● Las obras de arte en piedra no requieren condiciones ambientales muy controladas. Sin embargo, requieren estabilidad estructural, por lo que deben evitarse las fluctuaciones drásticas y rápidas de temperatura. Estos cambios pueden provocar que las obras se quiebren o se revienten, y estas restauraciones suelen ser muy complejas.

● Las obras en piedra no se deben limpiar. El trabajo de remover suciedades u otros contaminantes es labor de un restaurador experto en este material.

● Las piedras deben ser manipuladas con guantes, en especial si se trata de materiales delicados como el mármol. La escogencia de los guantes debe responder en primera instancia al acabado, peso y dimensiones de la obra. Por ejemplo, para una obra con superficie rugosa no deben usarse guantes de algodón ya que estos dejan residuos sobre la superficie. Es recomendable usar guantes con superficies rugosas para obras con acabados muy pulimentados. Esto permitirá maniobrar la obra con más seguridad.

● Las piedras pueden ser afectadas por colonias de hongos o agentes biológicos según su composición y porosidad, lo que se traduce en manchas negras, líquenes y/o plantas. Estos generan alteraciones físicas y químicas en el material. Estas alteraciones pueden ser fácilmente tratadas si se actúa rápidamente.

● Un agente de deterioro importante en las obras en piedra expuestas en espacios exteriores son las deyecciones de aves, ya que estas se depositan sobre la superficie del material, y pueden generar alteraciones estéticas y corrosión en el largo plazo.

ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN

6. ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN

La adquisición de obras de arte y bienes culturales por parte de Estado es fundamental para la consolidación y construcción de la historia e identidad del pueblo costarricense. Esta labor ha sido depositada en cada una de las instituciones coleccionistas del Sector Público, y es función del Museo de Arte Costarricense aprobar y apoyar las gestiones relacionadas con la adquisición. La correcta administración de las obras de arte es una tarea que suele generar confusión en materia de alcances y limitaciones de las instituciones hacia su propio patrimonio. En la parte final de este capítulo se detallan algunas de las tareas usuales de la administración de obras de arte en las colecciones institucionales.

Dentro del concepto general de adquisición existen modos distintos de cómo se incorporan obras al patrimonio artístico estatal. Existen 4 modalidades básicas de ingreso de obras de arte, las cuales están regidas por lo planteado según su Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense y Ley Nº6750 de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses, así como en decretos ejecutivos y normativas institucionales.

Compra: Obras que se adquieren por medio de un pago directo por el bien o por el servicio para ejecutar un proyecto artístico, pudiendo ser el oferente: autor, heredero o propietario. Los documentos originales de la transacción quedan en poder de la institución que adquiere. La compra de obras de arte por parte de instituciones estatales está reglamentada por el Decreto Ejecutivo 29479-C. Adicionalmente, debe contemplarse lo dispuesto en la normativa que regula el ingreso de bienes para cada institución, y la general emitida por el Ministerio de Hacienda para la Administración Central.

Donación: Obras que recibe cualquier institución pública a título gratuito y de manera permanente. Deben seguir un protocolo de ingreso que inicia con un ofrecimiento formal por parte del propietario o del artista, y concluirse mediante un acto jurídico de formalización, como un acta o contrato de donación. El procedimiento interno de adquisición por donación deberá ser determinado por la Asesoría Jurídica de cada institución, tomando en cuenta su normativa específica. De manera general, la donación de obras de arte a instituciones estatales está reglamentada por el Decreto Ejecutivo 29479-C. El trámite de donación debe ser objeto del mismo procedimiento que una compra, requiriendo la aprobación previa de la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense. Adicionalmente, debe contemplarse lo dispuesto en la normativa que regula el ingreso de bienes para cada institución, y la general emitida por el Ministerio de Hacienda para la Administración Central.

Legado: Son las obras que se entregan a las instituciones por voluntad testamentaria. Es necesario obtener una copia del testamento del donante o del documento que exprese la última voluntad del difunto. El procedimiento de trámite interno para la recepción de legados deberá ser determinado por la Asesoría Jurídica de cada institución, tomando en cuenta su normativa específica. De manera general, el legado de obras de arte a instituciones estatales está reglamentada por el Decreto Ejecutivo 29479-C, siendo este una forma de donación. El trámite de legado debe ser objeto del mismo procedimiento que una compra, requiriendo la aprobación previa de la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense. Adicionalmente, debe contemplarse lo dispuesto en la normativa que regula el ingreso de bienes para cada institución, y la general emitida por el Ministerio de Hacienda para la Administración Central.

MODALIDADES DE ADQUISICIÓN

Traslado: Son obras de arte de una institución pública cuya propiedad se traslada a otra institución pública. Se cuando entidades públicas transfieren la propiedad de manera permanente y gratuita de sus inventarios de activos con destino otra institución. Esta modalidad se recomienda para que obras de gran relevancia o de cuidados delicados de las instituciones sean trasladadas a propiedad del Museo de Arte Costarricense. Estas obras pasan a formar parte de la colección permanente de la institución receptora. El traslado podrá realizarse, para la Administración Central, al amparo del Título IV del Reglamento 30720-H para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, o de la normativa específica que regule esta figura en cada institución del sector público. El traslado de obras de arte entre instituciones no requiere ningún trámite de aprobación ante el Museo de Arte Costarricense, ya que no se trata de una nueva adquisición estatal, aunque se solicita informar de este proceso al Museo de Arte Costarricense.

6.2 NORMATIVA APLICABLE 6.3 POLÍTICA DE ADQUISICIONES

La normativa aplicable a la adquisición de obras de arte por parte de instituciones públicas es la siguiente:

● Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense.

● Decreto Ejecutivo Nº 19169-C Reglamento del Museo de Arte Costarricense.

● Decreto Ejecutivo Nº 29479-C de Reglamento de Adquisición de Obras de Arte por parte de las Instituciones Estatales.

● Otras disposiciones específicas que regulen estas adquisiciones dentro de las instituciones públicas.

Para que una colección crezca y se nutra de manera coherente, aumentando así su valor, es necesario que la institución propietaria defina una Política de Adquisiciones. Esta consiste en una directriz muy clara del tipo de obras de arte que la institución debe adquirir prioritariamente para completar su colección. Esta Política de Adquisiciones le permitirá orientar sus compras y eventuales donaciones que reciba.

La especialización de una colección por período, técnica, movimiento, artistas o temáticas, permite que esta adquiera un valor agregado distinto del que tendría un conjunto de obras disímiles o inconexas seleccionadas aleatoriamente. Una Política de Adquisiciones puede ser definida por el Jerarca Institucional según las misiones orgánicas e intereses propios de la institución, pero es recomendable contar con la dirección de un profesional en historia del arte, o carreras afines [ver sección 1.5b], que estudie la colección y establezca qué rumbo y uso a futuro tendrá la colección institucional.

Se recomienda al Jerarca Institucional, dentro del ámbito de aplicación del presente manual, definir y formalizar una Política Institucional de Adquisición de Obras de Arte, que permitirá orientar sus compras y recepción de donaciones. Una vez establecida la Política de Adquisiciones institucional, esta debe ser comunicada oportunamente al Responsable Institucional de Colecciones y al Museo de Arte Costarricense.

La comunicación de la Política de Adquisiciones de la institución coleccionista al Museo de Arte Costarricense permitirá mapear los intereses de adquisición de cada institución para emitir recomendaciones y criterios a seguir cuando sea conveniente y los recursos lo permitan; para evitar conflictos de intereses y duplicidad de atenciones o inclinaciones coleccionistas.

Consideraciones generales para la confección de una Política de Adquisiciones:

● Incorporar obras realizadas con materiales de calidad, que facilite y permita la conservación de la obra para futuras generaciones, evitando incurrir en gastos de restauración.

● No adquirir piezas que impliquen un mantenimiento excesivo o complejo, ya que esto va en detrimento de las finanzas de la institución.

● Estudiar la colección para identificar piezas de mayor importancia, identificando aciertos y carencias para definir una estrategia.

● Adquirir obras con documentación que respalde su autenticidad e historial, lo cual permitirá más fácilmente su estudio y puesta en valor.

● Las líneas generales de interés pueden ser trazadas por la institución, pero para la definición de la Política de Adquisiciones se podrá contratar el servicio de un historiador del arte que permita elaborar un documento en el que se sinteticen de manera y profesional las acciones para la mejora en contenido y calidad de la colección.

● Para las instituciones que realizan adquisiciones constantes, es mejor es definir una línea de interés, sobre la cual realizar las inversiones de tiempo y personal con el fin de contar con una colección representativa y especializada. Se recomienda seguir ejes temáticos que respondan con los intereses institucionales, por ejemplo, especializar la colección en paisaje, retrato, Generación Nacionalista, arte con contenido ecologista, animalística, arte abstracto, o en artistas o momentos específicos.

● Evitar adquirir piezas que contrasten negativamente con la misión institucional.

● Tener clara la finalidad y el propósito de las obras de arte para la institución permitirá tomar en consideración, antes de cualquier compra, la manera en que esta obra será expuesta al público.

Los trámites descritos en este apartado son de acatamiento obligatorio por parte de las instituciones que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense y del Decreto Ejecutivo Nº 29479-C de Reglamento de adquisición de obras de arte por parte de las instituciones estatales. Se detalla a continuación un esquema general del procedimiento para facilitar el control y seguimiento de cualquier proceso de adquisición, con notas adicionales para facilitar la comprensión por parte de los involucrados.

A. Recepción de solicitudes de adquisición por compra, donación o legado: La compra de obras de arte por parte de instituciones estatales está regulada por el Decreto Ejecutivo Nº29479-C. Los dictámenes curatoriales para la adquisición de obras de arte por parte de instituciones estatales son contratados por las instituciones interesadas en adquirir obras. Por ello, el Museo de Arte Costarricense recibe únicamente los dictámenes comunicados por estas instituciones, debidamente acompañados por una solicitud formal de adquisición firmada por el Jerarca Institucional o el funcionario competente de la instancia que adquiere. El Museo de Arte Costarricense no recibirá dictámenes comunicados directamente por el curador que los emite ni por terceras personas.

Para la recepción de solicitudes, el Museo de Arte Costarricense comunicará anualmente un calendario, según lo dispuesto en la normativa aplicable. No se tramitarán adquisiciones fuera de calendario. Los documentos que deben ser aportados por la institución interesada son los siguientes:

6.4 TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIÓN DE OBRAS DE ARTE

● Carta de presentación para la aprobación de adquisición dirigida a la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense, firmada por el Jerarca Institucional o el funcionario competente de la instancia que adquiere. En ella se debe indicar el medio de notificación.

● Dictamen de un curador externo, contratado por la institución interesada y que cumpla los requisitos. En caso de instituciones que cuenten con un Curador de Colecciones Estatales [ver sección 1.5a] de planta, el dictamen podrá ser emitido por este funcionario. Estos documentos deben notificarse al Museo de Arte Costarricense, donde se procederá a su trámite. Por su parte, el Museo elaborará el siguiente documento por su cuenta, luego de la solicitud de la institución interesada:

● Dictamen de un curador del Museo de Arte Costarricense (uso interno).

B. Calendario

En acatamiento al artículo 5 del Decreto Ejecutivo Nº29479-C, el Museo de Arte Costarricense establecerá anualmente un calendario de recepción de solicitudes. El mismo estará disponible en la Secretaría General del Museo de Arte Costarricense (secretaria@mac.go.cr).

C. Revisión de solicitudes

Una vez recibida la solicitud de aprobación de una compra de obra por parte de alguna institución estatal, el Museo de Arte Costarricense procederá a revisar la solicitud y ambos dictámenes según el calendario establecido.

En caso de errores u omisiones constatados en los dictámenes, o en caso de que no se acaten los lineamientos aquí estipulados, el Museo de Arte Costarricense podrá:

● Solicitar ampliación de información a la institución que presentó la solicitud y el (los) dictámen(es), por medio de adenda al (a los) dictamen(es). El Museo podrá solicitar así, mediante adenda, información suplementaria relativa a la obra o a su precio, entre otros datos. La solicitud de adquisición de una institución se dará por recibida para trámite únicamente hasta que el Museo haya recibido a conformidad los dictámenes y eventuales adendas.

● Realizar la devolución de la solicitud y del (los) dictamen(es) si el (los) mismo(s) fuera(n) técnicamente insuficiente(s) para que se considere su recepción como dictamen para adquisición. En este caso, la institución deberá revisar y gestionar las correcciones que correspondan con base en los lineamientos indicados en la normativa

D. Resolución de la solicitud

Por medio de un acuerdo, la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense emitirá su decisión sobre aprobar o no la adquisición propuesta por la institución interesada. Este acuerdo será comunicado a la institución en los plazos indicados en el calendario. El acuerdo de la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense es necesario para cualquier adquisición, por lo que, sin este documento, ninguna institución bajo el ámbito de aplicación de esta normativa podrá comprar o adquirir por donación o legado. El acuerdo de Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense debe ser incorporado al Expediente de obra.

Todos los pasos anteriores se refieren al procedimiento específico que está regulado por el Decreto Ejecutivo 29479-C, y no exime a las instituciones de dar cumplimiento a otra normativa requerida para la adquisición, registro y control de bienes. Corresponderá al Jerarca

Institucional velar por que las colecciones de obras de arte sean enriquecidas en acatamiento a toda la normativa aplicable, general y específica.

Como fue detallado anteriormente, la adquisición de obras de arte por parte de instituciones estatales requiere la aprobación del Museo de Arte Costarricense, y para ella, la producción de un dictamen por parte de un Curador de Colecciones Estatales.

Un curador de arte, en términos generales, es un profesional capacitado, usualmente con un grado académico en historia del arte o carreras afines. Los curadores de arte laboran en instituciones especializadas en este campo, y también de manera independiente. La curaduría consiste en las labores de investigación, estudio, análisis e interpretación científica de las obras de arte. Según la normativa aplicable, este profesional está capacitado, por su formación y experiencia, para la investigación y tasación de obras de arte.

Los curadores de colecciones estatales son profesionales titulados en Historia del Arte (con un grado mínimo de Bachiller) que se encuentren debidamente inscritos en la Lista de Curadores de Colecciones Estatales, conservada por el Museo de Arte Costarricense [ver sección 1.5 y FAQs 11]. Los trabajos de curaduría realizados por personas que no cuenten con los requisitos planteados en el artículo 7º del Decreto 29479-C Reglamento de adquisición de obras de arte por parte de Instituciones estatales se consideran carente de validez.

Artículo 7º—De los curadores. Sólo serán reconocidos por el Museo de Arte Costarricense como curadores de colecciones estatales, aquellas personas que cuenten como mínimo con el grado de Bachiller en Historia del Arte, otorgado por alguna universidad estatal o privada, reconocida por el Ministerio de Educación Pública, o por una universidad extranjera o bien, aquellas que estén avaladas por su experiencia reconocida.

Para ello el Museo llevará un registro apropiado de los curadores que cumplen con esos requisitos. El Museo mantendrá su registro de curadores a disposición de las instituciones.

En el marco de los servicios de curaduría requeridos por las instituciones públicas, es posible contratar a un Curador de Colecciones Estatales para:

● Confección de un dictamen curatorial, siendo el producto un dictamen sobre una o varias obras.

● Confección de un avalúo, siendo el producto un estudio de tasación de una o varias obras, y su consecuente avalúo.

● Autenticación de una obra de arte, siendo el producto un certificado de autenticidad.

● Otros productos: estudios, investigaciones, guiones curatoriales para exposiciones, textos especializados para publicación, etc.

Deontología de los Curadores de Colecciones Estatales

Al aceptar la comisión de un dictamen, todo Curador de Colecciones Estatales [ver sección 1.5a] acepta una responsabilidad pública cuyo valor para la comunidad está basado en la calidad de los servicios prestados por él. Su dictamen tiene el objetivo de establecer si la obra estudiada tiene las calidades requeridas para convertirse en propiedad estatal, y por ende, en patrimonio del país. Lo anterior, por cuanto la adquisición por parte del Estado implica una inversión perpetua de fondos públicos en la protección, conservación, gestión, restauración y

6.5 RECOMENDACIONES

PARA EL EJERCICIO DE CURADURÍA DE COLECCIONES ESTATALES

valorización de las obras que éste adquiera. Por ello, el trabajo del Curador de Colecciones Estatales debe siempre realizarse dentro de un marco deontológico que garantice un coleccionismo estatal de alta calidad. Estos mismos principios se aplican para las otras actividades que puede realizar un Curador de Colecciones Estatales: el avalúo y la autenticación de una obra.

Los profesionales que ejerzan como Curadores de Colecciones Estatales deben estar regidos por normas deontológicas básicas en el marco de su servicio al Estado. Estas normas permiten procurar un accionar transparente, objetivo y responsable. Todo Curador de Colecciones Estatales deberá dictaminar, avaluar y autenticar obras de arte para colecciones públicas aplicando los siguientes principios:

1. Imparcialidad: El Curador de Colecciones Estatales dictaminará con imparcialidad, y no atenderá, de ninguna forma, intereses particulares de propietarios de obra, artistas o intermediarios. Cuando sea solicitado por el Estado o sus instituciones para brindar servicios curatoriales, no participará ni se asociará de modo alguno con el vendedor, propietario, intermediario (sea artista o no), ni participará directa o indirectamente en el trámite de compra ni en negociación alguna. Tampoco podrá cobrar comisiones, cuotas o favores de ninguna suerte, ni aceptar regalos por parte de los artistas o vendedores de las obras que dictamine. Deberá abstenerse siempre de emitir criterio relativo a obras de artistas con los que guarde relación de parentesco (hasta segundo grado de consanguinidad) o con quienes esté asociado en el marco de empresas o proyectos paralelamente a su ejercicio como Curador de Colecciones Estatales. Su única tarea será proporcionar un criterio imparcial sobre la calidad, precio y pertinencia de la adquisición para la institución en cuestión, sin representar los intereses de ninguna parte, sino los de la colectividad.

2. Independencia: El Curador de Colecciones Estatales dictaminará con independencia, poniendo su conocimiento al servicio del interés público. Nunca actuará acomodando su trabajo a los intereses de las partes, y siempre emitirá dictámenes con independencia de criterio de la institución solicitante. Nunca acomodará su ejercicio a la solicitud de la institución, y si es necesario, emitirá criterio negativo para adquisición si considera que la obra estudiada carece de las calidades requeridas para convertirse en patrimonio de la nación.

3. Objetividad: El Curador de Colecciones Estatales dictaminará con objetividad, apegado a la metodología propia de la Historia del arte, y estudiando las obras propuestas con rigor científico, apoyado en fuentes primarias y secundarias verificables, las cuales consignará sistemáticamente en su dictamen. Evitará siempre la emisión de criterios carentes de fundamento científico o basados en opiniones, estimaciones o procedimientos empíricos.

4. Responsabilidad: El Curador de Colecciones Estatales dictaminará responsablemente, comunicando en su dictamen si existe duda leve o razonable sobre la autenticidad de la obra considerada, y advertirá con claridad sobre precios poco razonables que se presenten para cualquier compra. Nunca aceptará comisiones para dictaminar obras si considera que podría existir un conflicto de interés. Siempre se abstendrá de dictaminar obras si considera que no tiene la especialidad, instrumentos o conocimientos requeridos para atender esa comisión específica.

El Museo de Arte Costarricense podrá realizar devolución de un dictamen curatorial cuyo autor haya violentado probadamente estos principios en el ejercicio de su estudio y presentación.

El dictamen curatorial es un documento en el cual se sintetizan los datos y conocimientos necesarios que utiliza el curador para abordar una obra de arte. En el caso de los dictámenes curatoriales para el Sector Público son documentos en los cuales el Curador de Colecciones Estatales, a partir de una profunda y concienzuda investigación, emite criterios sobre una obra o una serie de obras con el fin de justificar su adquisición por parte del Estado Costarricense.

Los dictámenes curatoriales deben realizarse individualmente para cada obra de arte que las instituciones deseen adquirir, ya que se debe justificar la pertinencia de adquisición de cada bien en específico, y no contemplada dentro de un grupo. La única excepción se hará con obras de la misma serie, las cuales se podrán incluir conjuntamente en un mismo dictamen, siempre y cuando cada pieza se encuentre debidamente reproducida y con su información completa.

Los requisitos fundamentales requeridos por la normativa para la confección de dictámenes curatoriales son los siguientes:

Artículo 4º- Solicitud. El Museo de Arte Costarricense, recibirá las solicitudes de aprobación de adquisiciones de obras de arte, por parte de las instituciones del Estado. La obra que se proponga adquirir deberá venir acompañada por el dictamen solicitado en el inciso a) del artículo anterior. El dictamen deberá incluir lo siguiente:

- Un razonamiento de la importancia de la obra dentro del desarrollo del arte costarricense.

- Un análisis de las características formales y de los aspectos de contenido o discurso, de cada una de las obras sometidas a la aprobación de compra.

- Expresión clara de la posición del curador externo, sobre la recomendación de adquisición o no, de la obra examinada.

- El precio de la obra o de lo contrario, una indicación sobre si existe algún otro modo de adquisición de la misma (donación, préstamo, fideicomiso) y;

- Cuando ello sea viable por sus dimensiones, la obra que se pretenda adquirir deberá ser presentada ante la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense.

Sin embargo, en aras de proteger el mejor interés público y fortalecer el quehacer de las instituciones coleccionistas, el Museo de Arte Costarricense dispone una serie de lineamientos técnicos que se presentan en este apartado. Los lineamientos técnicos para la redacción de dictámenes curatoriales [ver sección 6.6] son principios indispensables que recomienda el Museo de Arte Costarricense en el marco de la adquisición de obras de arte. Estos constituyen una ampliación detallada de los requisitos mínimos estipulados en el Decreto Ejecutivo 29479-C para los dictámenes de obras de arte.

Redacción

Los dictámenes curatoriales son documentos técnicos cuyo formato gráfico puede ser variable, pero que obedecen siempre a las normas básicas de redacción: uso correcto de gramática, ortografía y puntuación, utilización de mayúsculas y minúsculas. Estos principios fundamentales de comunicación escrita deben ser respetados imperativamente en todos los dictámenes remitidos al Museo de Arte Costarricense. Se indica que el ejercicio de dictamen de obras es fundamentalmente una buena práctica de comunicación escrita, que implica necesariamente el correcto uso del idioma aplicado a la argumentación técnica. Por ello, la expresión contenida en los dictámenes curatoriales debe tener estándares cualitativos propios de la escritura académica.

DICTAMEN CURATORIAL

6.6a GENERALIDADES DEL DICTÁMEN CURATORIAL

Los dictámenes curatoriales deberán ser entregados en castellano. En caso de ser elaborados en otro idioma, deberán contar con la traducción correspondiente, indicando la información del traductor y su contacto, y remitiendo el dictamen original en lengua extranjera.

Fundamentación

Los dictámenes curatoriales constituyen documentos técnicos que explican, contextualizan y avalúan obras de arte. Se trata de la expresión de un estudio comprensivo de una obra, fundamentado en la investigación especializada, y que aporta un criterio basado en esta investigación.

Las informaciones contenidas en un dictamen curatorial deberán tener fundamento en fuentes primarias (las obras), pero sobre todo en fuentes secundarias (historiografía del arte). Estas segundas deben referenciarse en el dictamen con norma bibliográfica usual, al pie de página y bibliografía final.

Así, dentro del ejercicio de preparación de dictamen de una obra, se llevará el siguiente proceso básico para la elaboración de un criterio razonado:

1. Estudio de fuentes primarias y secundarias.

2. Expresión escrita de los resultados del estudio.

3. Argumentación curatorial sobre el contenido o significado de la obra.

4. Emisión de un criterio curatorial sobre la importancia de la obra dentro de la producción del artista y la producción nacional.

Se desprende que la redacción de un dictamen curatorial es un ejercicio complejo, que implica un estudio previo, y la comunicación de este, estudio previo junto con una argumentación que sustente el criterio razonado sobre la obra.

6.6b LINEAMIENTOS TÉCNICOS DEL DICTAMEN CURATORIAL

Los lineamientos recomendados para la elaboración de un dictamen curatorial de adquisición que se presentan a continuación pueden ser utilizados o servir de base a las instituciones públicas para elaborar las condiciones y especificaciones de la contratación de los servicios de confección de un dictamen curatorial.

Se recomienda que todo dictamen curatorial elaborado para una institu ción estatal en el marco de una adquisición de obra debe cuente con los siguientes contenidos, los cuales deberán aparecer como apartados básicos de la estructura del documento:

1. Ficha técnica

La ficha técnica de una obra de arte constituye un breve descriptivo estandarizado que incluye la información básica de esta. Es necesario que la ficha técnica se realice de acuerdo al formato académico usual. Se indica que, por estándar internacional, un requerimiento fundamental es que las medidas sean consignadas en centímetros, nunca en metros u otras unidades. Los siguientes son los datos indispensables de la ficha técnica:

● Nombre completo del autor (seguido del año de nacimiento y muerte de este).

● Título de la obra (indicando si pertenece a una serie).

● Técnica y materiales.

● Dimensiones.

● Fecha de ejecución.

2. Reproducción fotográfica de la obra

S. La ficha técnica se diferencia de la cédula [ver sección 4.7] debido a que la ficha lleva información más detallada, que incluye las dimensiones y la información se presenta en un orden distinto.

Todo dictamen curatorial deberá contar con al menos una fotografía a color y en una buena resolución que permita comprender e identificar la obra. Estas fotografías no deberán ser manipuladas, intervenidas o modificadas digital o manualmente, ya que deben ser un registro lo más fiel posible de la obra [ver sección 2.3].

● Para obras bidimensionales, deberá proveerse al menos una obra de buena calidad de la faz. De ser posible, se adjuntará una fotografía del reverso. Las fotografías deben ser tomadas de manera frontal evitando cualquier alteración, como lo puede ser: la deformación por la perspectiva, reflejos, marcas, etc.

● Para obras tridimensionales, deberá proveerse un conjunto de al menos tres fotografías, que presenten físicamente la obra de manera completa.

NOTA: Según lo regulado en el artículo 8 del Decreto Ejecutivo Nº29479-C, en los casos que la institución interesada pretenda adquirir obras aún no elaboradas, contratando para ello los servicios de artistas, el Museo de Arte Costarricense podrá aceptar que se presenten bocetos o maquetas de las obras a realizar para que, una vez aprobadas por el Museo, el artista y la institución interesada procedan a ejecutar la contratación. Estos bocetos y/o maquetas deberán venir acompañados de las dimensiones previstas y los materiales que se utilizarán, así como cualquier otra especificación técnica para su elaboración y conservación. Será deber del Curador solicitar y confirmar esta información en su dictamen.

3. Reseña sobre el autor

Es un texto que debe redactarse en prosa, con las normas usuales de gramática y ortografía. No se tomará como válida la remisión de currículos de artista en lugar de una reseña sobre el artista redactado por el propio Curador del dictamen.

Las reseñas de autor son textos de resumen elaborados por el Curador con base en fuentes bibliográficas (incluidos currículos) y estructurados para rendir cuenta de las circunstancias, cualidades, estudios y experiencias de los artistas que brinden elementos de comprensión para su obra. Debe incluirse la información de nacimiento, nacionalidad, educación, procesos de formación artística, premios, reconocimientos, participaciones, y el historial más actualizado y completo posible de exposiciones tanto colectivas como individuales.

4. Criterio razonado sobre la obra

Se trata de un texto escrito en prosa que constituye el fundamento del dictamen curatorial, por lo que su claridad y riqueza argumentativa y de contenido son fundamentales.

Debe considerar la obra específica que se propone desde su discurso, semiótica y aspectos formales, contextualizándola concretamente dentro de la producción global del artista, y dentro de la producción nacional (e internacional si es relevante).

El Curador debe advertir, en esta sección, si considera que hay duda leve o razonable sobre la autenticidad o la calidad de la obra.

5. Justificación sobre la pertinencia de la adquisición

Se trata de un texto escrito en prosa, y deberá justificar de manera amplia y detallada los objetivos de la adquisición, y la pertinencia del ingreso de esta obra en particular a las colecciones estatales, en primera instancia, y a la colección de la institución interesada en segunda instancia.

Esta justificación se elaborará tomando en cuenta el marco de la Política Institucional de Adquisiciones [ver sección 6.3]. Explicará porqué la obra es coherente con esa política, o encaja en el marco de la misión, visión y objetivos estratégicos, comunicacionales o patrimoniales de esa institución.

6. Propietario actual y procedencia

Deberá indicar el nombre completo y cédula de identidad de la persona propietaria (física o jurídica) y de la(s) persona(s) vendedora(s) y/o intermediario(s). La información de procedencia deberá ser recabada y certificada por el Curador en su dictamen.

Si el propietario no es el autor, se recomienda que se indique la fecha y forma de adquisición de la obra por parte del propietario actual. El Curador establecerá, en la medida de lo posible según las fuentes accesibles, confeccionar el historial completo de propietarios del bien. Esto permitirá trazar la historia de la obra y evitar a toda costa la adquisición de obras que puedan haber sido adquiridas de manera irregular.

7. Precio de la obra Debe incluirse el precio exacto en cifras y letras, indicando claramente la moneda.

8. Justificación de la razonabilidad del precio Se trata de un texto escrito en prosa, y deberá indicar de manera amplia y detallada si el precio establecido por el vendedor corresponde a un valor adecuado para la obra. Esta justificación se elaborará de manera que se comuniquen datos financieros (avalúos actuales y precios de compra constatados en el mercado) que justifiquen la razonabilidad del precio, o por medio de los cuales se establezca que el precio de la pieza es muy alto o muy bajo con respecto a la tasación actual de otras piezas del mismo artista y con características similares.

Esta justificación tomará en cuenta y comunicará precios de adquisición anteriores de obras similares del mismo autor, en particular por parte de instituciones museísticas. Para ello, el Curador deberá realizar un estudio de mercado de este artista entre Museos y galerías nacionales, así como con el propio artista o sus familiares (en caso de fallecimiento del artista), para revisar en detalle los precios de venta en los últimos 5 años de obras similares. Esto es aplicable, aunque no sea directamente el artista el que ofrezca en venta la obra.

Si no existe una tasación del artista en el mercado o las obras son muy disímiles, deberán explicarse detallada y ampliamente las consideraciones técnicas que apoyan o no la razonabilidad de precio propuesto. Es decir, en ausencia absoluta de ventas anteriores del artista de obra similar, deberán explicarse las razones por las que se establece que el precio es justo (o no).

No debe aceptarse avalúos aproximativos, basados en opinión, sin fundamento o realizados de manera empírica y sin consideración de la tasación real de los artistas en el mercado actual o de criterios técnicos formales. Todos los valores de referencia deberán estar justificados con documentos que deben ser anexados al dictamen curatorial.

No son aceptables las tasaciones Ad impressionem, que constituyen un juicio personal. Estas tasaciones son procedimientos rudimentarios, acientíficos, apoyados en tasaciones personales, carecen de método y de sustento de datos objetivos, y no pueden ser recibidos puesto que tienen implicación sobre las finanzas públicas.

9. Criterio de adquisición del Curador

El Curador que emite el dictamen deberá recomendar de manera explícita su adquisición, o recomendar en contra de la misma, según su criterio como especialista, y en consideración del precio (si se encuentra dentro del rango de su tasación) y calidad de la obra. Hará esta recomendación con base en datos objetivos y tomando en cuenta la razonabilidad del precio, el criterio razonado de la obra y el interés nacional e institucional de que sea adquirido para esta colección. Esto es entendido legalmente como el criterio experto, y será el argumento legal y ético sobre el que actuará la institución que adquiere la obra, y podrá ser sometido a consideración o evidencia en cualquier procedimiento administrativo y legal durante o después de realizada la compra. Este criterio se traduce como la responsabilidad legal, ética y moral por parte del Curador en la adquisición o no de la o las obras en cuestión.

10. Bibliografía.

Debe incluirse toda la bibliografía consultada o de referencia en el formato que el curador considere a bien utilizar, siempre y cuando se consigne toda la información necesaria, y este formato sea uno estandarizado.

11. Información del Curador

En un apartado deberá incluirse la información del curador: nombre completo, número de cédula, nivel de escolaridad y grado académico (indicando el nombre del centro de estudios emisor, país y grado), número de teléfono y cuenta de correo electrónico. Es recomendable incluir en los anexos una fotocopia de la cédula de identidad (por ambas caras).

12. Anexos

El Curador podrá incluir documentos anexos, debidamente referenciados como un apartado específico dentro del dictamen, a modo de lista ordenada, indicando la referencia (título del documento, fuente y fecha del documento). A forma de anexo podrán incluirse documentos que el Curador considere pertinentes para el estudio o comprensión del dictamen, o que sirvan de apoyo para su argumentación. Podrán incluirse documentos remitidos por el propietario de la obra (facturas, títulos de propiedad, atestados de precios o de ventas, anteriores dictámenes, etc.). Los anexos no reemplazarán ninguno de los apartados requeridos en los dictámenes.

13. Firma y fecha

Todo dictamen realizado para la adquisición de obras por parte de instituciones estatales deberá indicar la fecha de su elaboración, el nombre completo, número de cédula y la firma (digital o física) del curador que lo emite.

El formulario para control de Dictamen Curatorial de Adquisición [GCE-DCA] es un documento que ofrece el Museo de Arte Costarricense a las instituciones coleccionistas para fiscalizar y revisar el contenido del dictamen curatorial realizado por un Curador de Colecciones Estatales. El formulario funciona a manera de síntesis de la información e índice de contenidos, con lo que la institución coleccionista podrá asegurarse de que el documento cuenta con todo lo que el Museo de Arte Costarricense requiere y recomienda para la aprobación de adquisición de obras de arte [ver anexos 5 y 6].

Este formulario es una herramienta de control interno para el que Responsable Institucional de Colecciones pueda verificar que el dictamen curatorial cuenta con todos los requerimientos legales para su correcto trámite ante el Museo de Arte Costarricense. Se recomienda incluir una copia de este formulario en cada solicitud de adquisición.

NOTA: La condición de obligatoriedad del uso del formulario de Dictamen Curatorial de Adquisición deberá ser definida por la institución coleccionista en las condiciones cartelarias. Su uso es recomendable a todas las instituciones.

A continuación, se presentan las indicaciones paso a paso para completar el formulario [GCE-DCA]. El formulario está organizado en casillas y campos. Las casillas son recuadros que organizan la información por tema, y dentro de cada casilla hay una serie de campos que deben completarse de manera digital. Para facilitar la comprensión de este formulario, se presenta una reproducción en la página siguiente, donde se indican las casillas con letras (A, B, C,D…) y los campos con números (1, 2, 3, 4…).

6.7 FORMULARIO PARA CONTROL DE DICTAMEN CURATORIAL DE ADQUISICIÓN [GCE-DCA]

6.7a INDICACIONES PARA COMPLETAR CADA CAMPO

FORMULARIO DE CONTROL DE DICTÁMEN CURATORIAL DE ADQUISICIÓN [GCE-DCA] INDICACIONES POR CASILLAS Y CAMPOS

[Campo 1] Nº de Registro GCE

Este campo se llenará hasta después de que la obra sea formalmente adquirida, luego de la aprobación por parte del Museo de Arte Costarricense.

Este campo se rellena colocando el Número de Registro GCE [ver sección 1.8] el cual es un código único para obra de arte. Esta casilla está integrada por dos datos separados por un guión (-), el primero es la sigla de la institución y el segundo es un número secuencial (consecutivo decimal) para contabilizar las obras del inventario, que se asignará luego de la adquisición.

Ejemplos: MCJ-10

MCJ_MAC-234

MGP_DGME-12

[Casilla A] Ficha técnica general

[Campos del 2 al 15] Para completar esta casilla y sus respectivos campos se debe revisar las indicaciones de la casilla homónima, indicadas para completar la Ficha de Registro [ver sección 2.2b].

[Casilla B] Información del curador

[Campo 16] Nombre completo Debe indicarse el nombre completo del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen.

[Campo 17] Cédula de identidad Debe indicarse el número de cédula completo del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen en formato X-XXXX-XXXX.

[Campo 18] Correo electrónico

Debe indicarse el correo electrónico del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen.

[Campo 19] Teléfono fijo

Debe indicarse el número de teléfono fijo del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen, en formato XXXX-XXX.

[Campo 20] Teléfono móvil

Debe indicarse el número de teléfono móvil del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen, en formato XXXX-XXXX.

[Campo 21] Último grado académico

Debe indicarse el mayor grado académico aprobado del Curador de Colecciones Estatales que realizó el dictamen, con el nombre exacto del grado que aparece en el diploma.

[Campo 22] Programa de estudios

Debe indicarse el nombre del plan de estudios o área del conocimiento del grado académico, con el nombre exacto que aparece en el diploma.

[Campo 23] Año de graduación

Debe indicarse el año de obtención del último grado académico aprobado del Curador de Colecciones Estatales.

[Campo 24] Universidad

Indicar el nombre de la universidad o centro de estudios que emitió el grado académico, y el país de origen de la institución emisora.

Ejemplos: Universidad de Costa Rica, Costa Rica Universidad de San Carlos, Guatemala

[Casilla C] Fotografía

[Campo 25] Insertar fotografía

De click sobre el ícono dentro del formulario. Se abrirá una ventana del buscador de la computadora, seleccionar el botón “examinar”, buscar en el computador la imagen que se desee incorporar y haga click en aceptar. La imagen se ajustará automáticamente al espacio previsto. Se deben seguir las especificaciones del Registro Fotográfico [ver sección 2.3].

[Casilla D] Índice de contenidos del Dictamen Curatorial

[Campo 26] Nº de página

Esta casilla es un índice de los contenidos indispensables del dictamen curatorial. El Curador de Colecciones Estatales, o quien lo complete, deberá indicar en qué página del dictamen curatorial se encuentra cada uno de los puntos descritos en el listado.

[Campo 27] Anexos

Este campo está habilitado para incorporar el detalle de los anexos del dictamen curatorial.

Ejemplo: Facturas de Adquisición de otras obras Catálogo de exposición Brochure informativo Fotografías y material gráfico.

[Casilla E] Notas

[Campo 28] Insertar nota

En este campo se podrá indicar otra información que se considere relevante de registrar.

[Casilla F] Criterio de adquisición

El Curador de Colecciones Estatales debe emitir un criterio claro sobre la adquisición de la obra de arte para ser incorporada a la colección institucional. Este criterio se indica en esta casilla.

[Campo 29] Modalidad

Este es campo desplegable de selección única donde se debe Indicar la figura legal con que la obra ingresará a la propiedad institucional (compra, donación, legado, otras) [ver sección 6.1].

[Campo 30] Condición

Esta es una opción de selección única, en este campo se indicará 1 de 3 opciones:

● Se aprueba: Esto quiere decir que el Curador de Colecciones Estatales recomienda la obra de arte para adquisición, aprobando la obra y el valor de adquisición.

● Se rechaza: Esto quiere decir que el Curador de Colecciones Estatales rechaza la obra de arte para adquisición, rechazando la obra y el valor de adquisición.

● Se condiciona: Esto quiere decir que el Curador de Colecciones Estatales aprueba la obra de arte para adquisición pero condiciona el valor de la adquisición, emitiendo el precio que considere adecuado (el cual se indica en el campo 32. Si se escoge esta opción se podrá ingresar una nota muy breve sobre el condicionamiento de la adquisición.

[Casilla G] Valor de adquisición

[Campo 31] Ofertado

Debe indicarse el precio en que la obra fue ofertada por el artista o propietario. El valor debe estar indicado en colones costarricenses (CRC). Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas.

Ejemplo 100000 250560

[Campo 32] Aprobado

Debe indicarse el precio fijado o aprobado por el Curador de Colecciones Estatales. El valor debe estar indicado en colones costarricenses (CRC). Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas.

Ejemplo 100000 250560

NOTA: Hasta este punto el formulario puede ser completado por el curador. Una vez completos todos los campos del formulario se debe enviar en digital (editable) a la institución que contrató el servicio, junto con el dictamen curatorial.

[Casilla H] Sobre la recepción del dictamen curatorial de adquisición

NOTA: Estas últimas cuatro casillas debe ser completadas por la institución coleccionista que recibe la información entregada por el curador externo contratado para este propósito. Se debe revisar que la información completada por el curador esté correcta y coincida con el dictamen curatorial recibido.

[Campo 33] Fecha Coloque la fecha al momento del llenado de la ficha, en el formato establecido (dd/mm/aaaa).

Ejemplo: 19/12/2019

[Campo 34] Responsable Debe indicarse el nombre completo (incluyendo los dos apellidos) del funcionario que revisó y aceptó el dictamen (se recomienda que sea el Responsable Institucional de Colecciones).

[Campo 35] Cargo Indicar el cargo de la persona que recibió el dictamen.

[Campo 36] Firma digital Antes de completar esta casilla se deben guardar los cambios al formulario por si se desea modificar más adelante. Una vez guardados los cambios se debe dar click sobre el campo de firma digital.

Se recomienda a la institución coleccionista el envío del documento unificado (GCE-DCA y el dictamen curatorial) al Museo de Arte Costarricense como parte de los requisitos para la aprobación de la adquisición. Se recomienda archivar una copia del formulario en el Expediente de Obra Físico.

La gestión de colecciones es una labor compleja que requiere de personal técnico capacitado para desarrollar las diferentes etapas. Sin embargo, hay una serie de gestiones de índole administrativa que permiten valorizar y poner en valor la colección y tomar decisiones sobre las obras de arte.

Las colecciones públicas de obras de arte están en primera instancia al servicio de la ciudadanía, por lo que todas las piezas de colección son susceptibles de ser solicitadas en préstamo para exposición en museos, espacios de exhibición o de promoción cultural. La exposición de obras de arte al público general permite que estas sean valorizadas. La exposición de una obra de arte le otorga un valor agregado a la pieza y a la propia colección.

De manera general, las instituciones públicas podrán ceder en préstamo sus colecciones de arte para exposiciones, así como para investigaciones académicas avaladas por instituciones públicas o privadas que puedan hacer correcto uso del bien, y lo hagan en el mejor interés público. Así, toda institución coleccionista debe contar con los procedimientos y requerimientos necesarios para que sus obras de arte puedan ser facilitadas en préstamo en beneficio del interés público, cuando la normativa específica de la institución lo permita. Las obras de colecciones públicas, por su carácter de patrimonio nacional, no deberán ser prestadas para fines comerciales ni privados, salvo cuando la normativa institucional específica así lo disponga.

El préstamo de una o varias obras de arte de una colección pública deberá estar amparado en la normativa de la institución que presta y del ente que recibe el préstamo. Esta gestión conlleva una serie de lineamientos y documentos de carácter técnico y legal que dan fe de que ambas partes velarán por el correcto uso, exposición y conservación de los bienes artísticos estatales. Una herramienta usual para los préstamos interinstitucionales es el Convenio de Préstamo de Bienes o Convenio de Comodato. Corresponderá a los servicios jurídicos de cada institución determinar la viabilidad legal de facilitar una obra en préstamo.

A continuación se presentan algunas recomendaciones que constituyen prácticas usuales generales en el préstamo de obras de arte propiedad de una institución pública:

● Los gastos de seguros, restauración y transporte son asumidos generalmente por la institución que solicita en préstamo.

● Se recomienda que ninguna obra de arte de una institución pública sea facilitada en préstamo sin contar con un seguro que la proteja desde su salida y hasta su regreso a la tutela de su propietario. El período de vigencia del seguro debe contemplar los plazos establecidos previamente por ambas partes y las ubicaciones en las que el seguro cubre. Se recomienda extender el plazo de seguro uno o dos días extra al regreso establecido, esto como medida de seguridad en caso de un eventual retraso.

● Las obras en préstamo no deben ser sometidas a trabajos de

6.7b ARCHIVA Y COMUNICAR EL DICTAMEN CURATORIAL DE ADQUISICIÓN

6.8 OTRA GESTIONES ADMINISTRATIVAS

6.8a PRÉSTAMOS Y MOVIMIENTOS

restauración sin la autorización expresa y escrita de la institución propietaria. En caso de que se necesite realizar una intervención de emergencia, se debe notificar previamente a la institución, y esperar su visto bueno. Debe notificarse al Museo de Arte Costarricense mediante el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] [ver sección 7.5].

● El transporte debe realizarse tomando todas las medidas de seguridad y conservación necesarias. Todas las obras deben estar debidamente embaladas y acompañadas de un comisario o courier con la respectiva documentación. El comisario o courier debe ser un profesional o contar con la formación necesaria en materia de conservación para asegurar la protección de la obra y la eficaz toma de decisiones en caso de imprevisto. Para traslados locales (exposiciones nacionales) podrá fungir como comisario el Responsable Institucional de Colecciones

● Las obras expuestas deben contar con su respectiva cédula expositiva, en la cual debe indicarse siempre el nombre completo de la institución propietaria. Para exposiciones internacionales debe indicarse “República de Costa Rica" seguido del nombre de la institución propietaria.

● La institución que preste obras deberá archivar toda la documentación relativa al préstamo y la exposición a la que viaja el o los bienes en el Expediente de Obra Físico y Digital, según corresponda [ver secciones 3.2a y 3.3a].

Convenio de Préstamo para Exposición Temporal Como parte de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte se recomienda a las instituciones coleccionistas el préstamo de obras para exposiciones nacionales e internacionales organizadas por instituciones museísticas estatales o académicas, con el fin de dar a conocer y valorizar las piezas artísticas de las colecciones públicas. Para este efecto, cada institución deberá tramitar el préstamo como corresponda según la normativa general y específica que lo rija.

Se recomienda a la institución coleccionista pedir al interesado en solicitar la(s) obra(s) en préstamo un Facility Report (en español Informe de Instalaciones, aunque el término se utiliza generalmente en inglés). Un Facility Report es un documento en el que se resume la información relativa al espacio en donde se expondrán las obras. En este documento deben señalarse, entre otros, los siguientes datos: condiciones ambientales, medidas de seguridad, sistemas de iluminación, dimensiones de entradas y salidas, sistemas anti-incendios, personal permanente, etc. Este documento permitirá al Responsable Institucional de Colecciones verificar las condiciones de las instalaciones en las que se expondrá(n) la(s) obra(s) solicitada(s) en préstamo.

Exposiciones internacionales

Es importante recordar que las obras que se facilitan en préstamo para exposiciones internacionales, y dependiendo del valor o importancia de las mismas, deben ser acompañadas durante su proceso de traslado por un representante nacional (comisario/courier) que avale el proceso y certifique el cumplimiento de las medidas de conservación y protección. En este caso, se recomienda la solicitud de este servicio al Museo de Arte Costarricense, quién facilitará (en el marco de un convenio interinstitucional y según las posibilidades y recursos disponibles) un funcionario con conocimientos técnicos para realizar esta gestión de la mejor manera y en los mejores plazos. Los costos de estos servicios, así como los viáticos correspondientes, siempre corren por cuenta de la institución que realiza y organiza la exposición, no por la institución coleccionista ni por el Museo de Arte Costarricense, a no ser que exista un contrato o convenio previo que estipule lo contrario.

Se recomienda que todas las instituciones coleccionistas adquieran un seguro para proteger sus bienes artísticos, en especial cuando las obras son de destacado valor histórico y/o económico, o al menos para piezas que el Museo de Arte Costarricense identifique como piezas prioritarias. Para las instituciones con colecciones de más de 100 piezas es altamente recomendable adquirir un seguro o póliza que proteja este patrimonio.

A continuación se presenta la oferta de seguros del Instituto Nacional de Seguros (INS) para ofrecer un panorama general de los tipos de coberturas que pueden ser adquiridas por las instituciones coleccionistas. Las instituciones pueden contratar este servicio con el Estado (por medio del INS) o con aseguradoras privadas. La indicación es contratar una póliza contra todo riesgo

El INS ofrece 9 tipos distintos de coberturas, las cuales se detallan en la siguiente cita, tomada del documento Seguro de Obras de Arte de 2012, facilitado por la propia institución en 2019.

SECCIÓN II COBERTURAS

Artículo 2.- COBERTURAS

El Instituto indemnizará al Asegurado, por la pérdida directa e inmediata que sufra, a causa directa de los riesgos amparados bajo las coberturas que adelante se detallan, siempre y cuando no sean causadas por dolo del Asegurado y/o Tomador y hayan sido incluidas en el contrato de conformidad con lo estipulado en las Condiciones Particulares, y se haya pagado la prima que acredita la protección.

COBERTURAS BÁSICAS

Cobertura A: Incendio e impacto de Rayo

Ampara las pérdidas que sufran las obras aseguradas por la acción derivada de un incendio o el impacto de rayo.

Cobertura B: Robo y/o Asalto con violencia

El Instituto indemnizará al Asegurado por las pérdidas o daños que sufran los bienes asegurados, a causa de robo ocurrido en el local descrito en las condiciones particulares.

Las coberturas básicas son obligatorias y dependientes entre sí.

COBERTURAS ADICIONALES

Cobertura C: Temblor y Terremoto

Quedan comprendidos dentro del alcance de esta cobertura los daños ocurridos al bien asegurado, por: i. Temblor y Terremoto y el Incendio derivado del mismo. ii. Erupción Volcánica, Maremoto y Fuego Subterráneo.

Cobertura D: Huracán, Ciclón, Inundación, Deslizamiento Ampara los daños producidos en los bienes asegurados como consecuencia de: huracán, ciclón, inundación o deslizamiento del suelo o subsuelo que sustenta el predio que contiene el bien asegurado.

Cobertura E: Daños por colisión y/o vuelco del medio que los transporta Daños o pérdidas por colisión o vuelco del vehículo en que se transportan los bienes especificados en la solicitud del seguro, o en la adenda correspondiente; solamente dentro del territorio nacional.

Cobertura F: Motín, Huelga, Paro Legal, Conmoción Civil Ampara los daños que sufran los bienes asegurados, ocurridos con ocasión y en las inmediaciones de un motín, huelga, paro legal o conmoción civil.

1

Y SEGUROS

1. INS, Condiciones generales del Seguro de obras de arte (2012:7-7)

2.

Cobertura G: Daños Maliciosos o Actos de Personas Mal Intencionadas

Ampara los daños que sufran los bienes asegurados producto de actos dolosos por parte de terceros.

Cobertura I: Extraterritorialidad

Ampara aquellas pérdidas que sufran los bienes asegurados bajo el amparo de cualquiera de las coberturas anteriores, suscritas en este contrato, que ocurran fuera del territorio nacional. Esta cobertura opera únicamente durante el período específico de duración de la exposición o estadía de las obras fuera del territorio nacional.

Cobertura J: Riesgos Varios

Ampara los daños que sufran las obras aseguradas, producto de: a) Rotura al desprenderlas. b) Arrugas por manipulación, de las pinturas en exposición. c) Caída de la pieza de su sitio. d) Hundimiento por mala manipulación. e) Acción del agua o la humedad.

f) Embalaje defectuoso.

g) Daños derivados de la manipulación de obras o elementos de instalaciones (equipos metálicos, equipos en acrílicos, vidrios, madera, otros similares) de las mismas.

Para contratar la Cobertura J, se debe suscribir también las coberturas A, B, C, D, E, F y G.

Es importante destacar que en la Sección 2, Artículo 7 del reglamento del Seguro de Obras de Arte del INS se detallan los riesgos excluidos del seguro, aspectos relativos a la conservación que las instituciones deben tomar en cuenta en caso optar por esta póliza.

1

SECCIÓN III EVENTOS Y PÉRDIDAS NO AMPARADOS POR ESTE CONTRATO

Artículo 7.- RIESGOS EXCLUÍDOS

El Instituto no amparará bajo esta póliza al Asegurado por pérdidas (inclusive los daños consecuenciales) o gastos que se produzcan o que sean agravados, por:

[...]

5. Acciones u omisiones del Asegurado y/o Tomador, sus empleados o personas actuando en su representación o a quienes se les haya encargado la custodia de los valores, que a criterio del Instituto produzcan o agraven las pérdidas. [ver secciones 5.4 y 7.6]

[...]

6. Polución y contaminación gradual, paulatina o accidental. [ver secciones 5.3]

[...]

8. Pérdidas o daños que sean consecuencia directa de la calidad de los materiales usados o la decoloración progresiva y continua, desgaste, erosión, corrosión, incrustaciones o por el deterioro gradual debido a las condiciones atmosféricas o del ambiente en que se encuentran las obras aseguradas. [ver sección 5.3a]

[...]

14. Pérdidas derivadas de la acumulación de arena o ceniza volcánica, producto de la caída continua de estos elementos [ver sección 5.3 y 7.3]

[...]

15. Pérdidas o daños en los bienes asegurados causados por lluvia, polvo o arena, sean o no traídos por el viento, salvo en el caso de que tales pérdidas o daños se produzcan con motivo de derrumbes o rotura de paredes o techos, ocasionados a su vez, violenta y repentinamente, por la fuerza del viento de un huracán, ciclón o tifón.

Los 5 puntos (5, 6, 8, 14 y 15) indicados en la cita anterior son deterioros producto de una conservación inadecuada o que pueden ser atendidos o prevenidos desde la institución mediante una correcta gestión. El punto 8 es importante de destacar, ya que este riesgo está excluido de cobertura. Por esta razón, se instruye a las instituciones públicas cumplir con lo indicado en el capítulo Conservación [ver capítulo 6] y el capítulo Atención de Emergencias [ver capítulo 7], para que la póliza pueda efectivamente cubrir los bienes en caso de un accidente o imprevisto.

Antes de contratar una póliza de seguro deben establecerse las necesidades reales, los riesgos y debe actualizarse los valores registrados de las obras.

Las obras de arte propiedad de colecciones estatales son bienes artísticos que conforman un patrimonio muy valioso. Las bajas en el inventario serán excepcionales y únicamente se aprobarán por causas de fuerza mayor. Como norma general, ninguna obra de arte debe darse de baja.

La única excepción a lo anterior, son obras que se encuentren en uno de estos casos:

● Obras que hayan desaparecido físicamente en siniestros o accidentes (pérdida total).

● Obras que hayan sido sustraídas (robadas) [ver sección 7.3].

● Obras que hayan sido comprobadas como falsos o falsificaciones.

● Obras que, objeto de reclamos legales por adquisiciones irregulares, deban ser devueltas por el Estado a terceros.

Para dar de baja un bien artístico de propiedad una institución pública, el Jerarca Institucional debe solicitar formalmente la autorización del Museo de Arte Costarricense, por oficio dirigido a la Junta Administrativa, con debida justificación y explicación de las causas de la baja, y todos los documentos probatorios. Lo anterior también en concordancia con lo estipulado en la Ley Nº6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos

6.8c BAJA DE BIENES ARTÍSTICOS

ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

7. ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

Las emergencias pueden suceder en cualquier momento, y las obras no están exentas de sufrir daños o pérdida total a causa de factores fuera del control institucional. Este capítulo aborda generalidades sobre la atención de emergencias para las obras de la colección, no de personas. A continuación, se abordan algunos puntos a considerar antes, durante y después de que suceda una situación crítica o de emergencia.

● La prioridad de atención en caso de emergencia siempre serán las vidas humanas. Bajo ninguna circunstancia se debe de proseguir con el rescate o salvaguarda de una obra de arte si se encuentran en peligro las personas encargadas de llevar a cabo el protocolo de seguridad o si otras personas requieren asistencia. La atención a los seres humanos se priorizará, ante todo.

● Cada institución debe incorporar en sus protocolos de seguridad en caso de emergencia, los pasos a seguir para la protección y conservación de las obras de arte, incluyendo simulacros en los que sean requeridos protegerlas piezas.

● Cada institución debe revisar que todos los sistemas de seguridad electrónicos y automatizados funcionen correctamente al menos una vez al año (alarmas, control de accesos, luces de emergencia, señalética de seguridad, detectores, sensores de humo y movimiento, sistemas de megafonía o parlantes, etc.) y sus respectivas instalaciones.

● Cada institución debe revisar que todos los sistemas de seguridad manuales funcionen correctamente al menos una vez al año (puertas, accesos, salidas de emergencia, extintores, etc.) y sus respectivas instalaciones.

● Luego de una emergencia, una vez restablecido el ambiente de seguridad y calma, se procede a realizar una inspección general de las obras de arte. En esta inspección tome en cuenta todos los daños o afectaciones a las que está o puede estar expuesta la obra producto de la emergencia, y realice las acciones necesarias para garantizar la seguridad de las obras de arte, inmediatamente luego de la atención a las personas.

● Para efectos de seguros o por transparencia en los procesos administrativos, si se encuentra una obra de arte dañada (parcial o totalmente) [ver sección 1.9] la acción prioritaria es realizar una toma fotográfica. Estos registros gráficos son de gran importancia para los procesos de restauración y trámites legales.

Un plan de emergencia se define como la identificación de “los puntos vulnerables de una institución en situaciones de emergencia, indica la forma de prevenir o mitigar los posibles efectos, describe la respuesta del personal y proporciona un plan maestro para la recuperación”. Con base en lo anterior, un plan de emergencia puede ser una serie de medidas aplicadas para una situación específica, en este caso la protección de las obras de arte, o pueden ser medida integradas al plan de emergencia de la institución. Lo importante está en mapear las necesidades, eventuales posibilidades y estar preparados ante cualquier situación, para prevenir el daño, pérdida o destrucción de los bienes artísticos.

GENERALIDADES

PLAN DE EMERGENCIAS

7.3 TIPOS DE EMERGENCIA O ACCIDENTE

Etapas

Un plan de emergencia implica:

● Planificación de rutas de evacuación para las obras de arte.

● Designación de personal responsable de aplicar el plan.

● Identificación de obras prioritarias de ser rescatadas o desplazadas, en relación al valor histórico y artístico de cada pieza.

● Implementación de sistemas seguridad y los requisitos establecidos por el Código de Construcción, Código Sísmico, Comisión Nacional de Emergencias y otros manuales y directrices en materia de seguridad.

Agentes responsables

El Responsable Institucional de Colecciones deberá incorporar al Plan de Emergencias existente de la institución las medidas y protocolos para atender las obras de arte. En caso de que la institución no cuente con un Plan de Emergencias se deberá elaborar uno e incorporar los cuidados y medias específicas para obras de arte. Lo anterior con base en la normativa vigente en materia de atención de emergencias. Para ello, cada institución podrá solicitar el concurso y apoyo del Benemérito Cuerpo de Bomberos, la Comisión Institucional de Atención de Emergencias y otras instancias competentes. Será responsabilidad del Jerarca Institucional velar por el diseño e implementación de este plan, instruyendo para ello al Responsable Institucional de Colecciones. En caso de que un accidente o siniestro ocurran a pesar de las medidas preventivas indicadas en el párrafo anterior, la institución propietaria de una obra dañada de esta manera deberá realizar un procedimiento específico.

Recomendaciones

Se recomienda a museos y a instituciones coleccionistas con más de 100 obras, implementar un Plan de Evaluación de Riesgos y un Plan de Emergencia institucional. Las especificaciones de estos planes escapan del alcance del presente manual. En caso de implementar estas medidas, se recomienda la contratación de un profesional certificado con experiencia comprobada.

A. Incendios

En caso de un incendio siga los siguientes pasos:

● Identificar las condiciones de seguridad y estabilidad estructural de las instalaciones posterior a la emergencia, o en su defecto las indicaciones del personal de seguridad (bomberos, policías, Comisión Nacional de Emergencia, etc.). En caso de que sea seguro, ingresar a los espacios donde se encuentran las obras y realice una inspección general.

● En la inspección general en caso de incendio debe de evaluar:

● Que las obras no hayan entrado en contacto directo con el fuego o combustibles,. En caso de estar próximas a líquidos inflamables o en situación de riesgo, debe ser retirar y depositarla en un espacio seguro.

● Que la obra no se haya visto afectada por hollín, humo, suciedad, fuentes de calor o contaminación.

● Si una obra está parcialmente dañada, tome fotografías y registre lo sucedido. Solo en caso de necesidad inminente para la propia seguridad de los restos de la obra, esta debe ser retirada del lugar del accidente. Colóquela lejos de otras obras, no intente limpiarla por frotación o lavado, ya que estos pueden provocar daños aún mayores. Será necesario contratar a un restaurador certificado.

● Que los sistemas de sujeción y anclaje no se hayan visto comprometidos.

● Identificar las obras que deben ser atendidas de emergencia, y realizar los trámites y averiguaciones correspondientes.

● Tomar en consideración la necesidad de evacuar las obras en caso de ser requerido. En ese caso, desmonte, descuelgue y prepárese para la evacuación de las piezas destacadas. Seguidamente, y si las posibilidades lo permiten, proceda a retirar las obras.

● En caso de evacuación resguarde las obras en un lugar seguro, no apoyándose en el césped húmedo. No las deje al alcance de la luz solar directa, agua u otros agentes de peligro, y jamás las deje sin la supervisión de alguien responsable.

● Posterior a la emergencia, una vez restablecido el ambiente de calma y seguridad, completar el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] informe al Museo de Arte Costarricense de la emergencia sufrida, las obras afectadas y las medidas tomadas.

● Tenga en consideración el tipo de extintor que va a utilizar. Existen diferentes extintores según el tipo de material combustible que se desea apagar o controlar. Se recomienda para espacios de reserva y exposición de obra, contar con extinguidores a base de CO2, polvo seco o agente limpio. Debe contarse también con uno para fuego A (madera, cartón y plástico) ya que son los materiales más comunes para las obras de arte.

B. Terremotos y sismos

En caso de terremotos o sismos siga los siguientes pasos:

● Identifique las condiciones de seguridad y estabilidad estructural de las instalaciones posterior a la emergencia, o en su defecto las indicaciones del personal de seguridad (bomberos, policías, Comisión Nacional de Emergencia, etc.). En caso de que sea seguro, ingrese a los espacios donde se encuentran las obras y realice una inspección general.

● En la inspección general en caso de incendio debe de evaluar:

● Que las obras no hayan sido dañadas por golpes, caídas o fracturas. En caso de que sea factible, procure sea retirada y depositada en un espacio seguro.

● Que la obra no se haya visto afectada por otros factores colaterales como líquidos, derrames, suciedad, etc.

● Si la obra está parcialmente dañada, tome fotografías y registre lo sucedido. Solo en caso de necesidad inminente para la propia seguridad de los restos de la obra, retírela del lugar del accidente y colóquela lejos de otras obras. No intente limpiarla por frotación o lavado, ya que estos pueden provocar daños aún mayores. Contrate a un restaurador certificado.

● Que los sistemas de sujeción y anclaje no se hayan visto comprometidos.

● Identifique las obras que deben ser atendidas de emergencia, y realice los trámites y averiguaciones correspondientes.

● Tome en consideración la necesidad de evacuar las obras en caso de ser requerido. En ese caso, desmonte, descuelgue y prepárese para la evacuación de las piezas destacadas. Seguidamente, y si las posibilidades lo permiten, proceda a retirar las obras.

● En caso de evacuación resguarde las obras en un lugar seguro, no las apoye en el césped húmedo. No deje las obras al alcance de la luz solar directa, agua u otros agentes de peligro, y jamás las deje sin la supervisión de alguien responsable.

● Posterior a la emergencia, una vez restablecido el ambiente de calma y seguridad, complete el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] y enviando al Museo de Arte Costarricense para informar sobre la emergencia sufrida, las obras afectadas y las medidas tomadas.

C. Inundaciones

En caso de inundaciones siga los siguientes pasos:

● Identifique las condiciones de seguridad y estabilidad estructural de las instalaciones posterior a la emergencia, o en su defecto las indicaciones del personal de seguridad (bomberos, policías, Comisión Nacional de Emergencia, etc.). En caso de que sea seguro, ingrese a los espacios donde se encuentran las obras y realice una inspección general.

● En la inspección general en caso de inundación debe de evaluar:

● Que las obras no hayan entrado en contacto directo con el agua. En caso de estar próximas a líquidos o en situación de riesgo por agua u otros líquidos, procure que estas sean retiradas y depositadas en un lugar seco y seguro.

● Que las obras no estén húmedas en la parte posterior producto de derrames, evaporación u otras amenazas.

● Si una obra está mojada, debe ser retirada del lugar del accidente, colocándola lejos de otras obras. No se debe intentar secar la obra por frotación o con secadores, ya que estos pueden provocar daños aún mayores producto de fuerzas mecánicas a lo interno de la pieza.

● Que los sistemas de sujeción y anclaje no se hayan visto comprometidos.

● Identifique las obras que deben ser atendidas de emergencia, y realice los trámites y averiguaciones correspondientes.

● Tome en consideración la necesidad de evacuar las obras en caso de ser requerido. En ese caso, desmonte, descuelgue y prepárese para la evacuación de las piezas destacadas. Seguidamente, y si las posibilidades lo permiten, proceda a retirar las obras.

● En caso de evacuación resguarde las obras en un lugar seguro. No las apoye en el césped húmedo, no las deja al alcance de la luz solar directa, agua u otros agentes de peligro, y jamás las deje sin la supervisión de alguien responsable.

● Posterior a la emergencia, una vez restablecido el ambiente de calma y seguridad, complete el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] y envíelo al Museo de Arte Costarricense para informar sobre la emergencia sufrida, las obras afectadas y las medidas tomadas.

D. Robo

En caso de robo siga los siguientes pasos:

● Proceda a activar los protocolos de seguridad propios de la institución, dando parte al personal de seguridad institucional y a la policía.

● Mediante el inventario y el registro de los bienes, identifique lo más pronto posible el o los bienes sustraídos. Busque la Ficha de Registro [ver sección 2.2] correspondiente y facilite toda la información disponible a la policía, en especial las fotografías que permitan la identificación de la obra.

● Realice una inspección del espacio del robo, identifique:

● La manera en que la obra fue sustraída: si fue desmantelada, sufrió daños, o quedaron fragmentos de la misma.

● No altere la escena del robo, espere a que la policía realice el proceso correspondiente de la recolección de pistas.

● Tome todas las fotografías necesarias.

● Realice la respectiva denuncia del robo ante las autoridades correspondientes y siga el trámite hasta sus últimas consecuencias. Aporte cualquier recurso necesario para el proceso de investigación policial como fotografías, acceso al lugar del robo, vídeos de seguridad, etc.

● Reporte inmediatamente el robo al Museo de Arte Costarricense, indicando claramente lo sucedido, la o las obras sustraídas y toda la información general de la misma. Envíe el formulario GCE-CDA al Museo de Arte Costarricense, incluyendo el documento digitalizado (escaneo) de la denuncia y documentos asociados. Asimismo, informe cualquier avance en el proceso.

E. Erupción volcánica

En caso de erupción siga los siguientes pasos:

● Identifique las condiciones de seguridad y estabilidad estructural de las instalaciones posterior a la emergencia, o en su defecto las indicaciones del personal de seguridad (bomberos, policías, Comisión Nacional de Emergencia, etc.). En caso de que sea seguro, ingrese a los espacios donde se encuentran las obras y realice una inspección general.

● En la inspección general en caso de erupción volcánica debe de evaluar:

● Que las obras no hayan sido dañadas por acumulación o impacto de materiales (cenizas, piedras, u otros).

● Que la obra no se haya visto afectada por otros factores colaterales como líquidos, derrames, suciedad, aspersores, extinguidores, etc.

● Si la obra está parcialmente dañada, tome fotografías y registre lo sucedido. Solo en caso de necesidad inminente para la propia seguridad de los restos de la obra, retírela del lugar del accidente y colóquela lejos de otras obras. No intente limpiarla por frotación o lavado, ya que estos pueden provocar daños aún mayores. Contrate a un restaurador certificado.

● Identifique las obras que deben ser atendidas de emergencia, y realice los trámites y averiguaciones correspondientes.

● Se deben realizar revisiones constantes durante los días siguientes a la erupción, para evaluar la acumulación de materiales y agentes contaminantes sobre las obras y en el espacio circundante.

● Si la caída de material volcánico (ceniza) se prolonga y la obra está en un espacio interior abierto donde puede verse afectada, se debe evaluar la posibilidad de ser retirada. Para las obras de interiores se debe evaluar la posibilidad de que estas sean cubiertas con tela de algodón limpia y seca para evitar la acumulación de depósitos. Para las esculturas en exteriores (mármol, piedra, metal, etc) se deben lavar con solo agua, aplicada suavemente (jamás usar agua a presión y otros dispositivos que puedan poner en peligro la integridad de la obra), hasta retirar los depósitos, repitiendo el proceso hasta que se detenga la caída de ceniza.

● Tome en consideración la necesidad de evacuar las obras en caso de ser requerido. En ese caso, desmonte, descuelgue y prepárese para la evacuación de las piezas destacadas. Seguidamente, y si las posibilidades lo permiten, proceda a retirar las obras.

● Reporte inmediatamente al Museo de Arte Costarricense si una obra se vio afectada, indicando claramente lo sucedido. Envíe el formulario GCE-CDA al Museo de Arte Costarricense.

7.4 REPORTE DE DAÑOS Y EMERGENCIAS

Como parte de los documentos anexos se presenta el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA], herramienta concebida para reportar daños a obras de arte en caso de siniestros u otras situaciones de emergencia. Esta consiste en un pequeño formulario que debe ser llenado digitalmente y remitido al Museo de Arte Costarricense por el Responsable Institucional de Colecciones o el Jerarca Institucional cuando suceda una emergencia que implique un daño a una obra de la colección. Es necesario completar un formulario por cada obra dañada. Una copia de este formulario debe ser incorporada al Expediente de Obra Digital respectivo.

Niveles de emergencia:

A. Nivel bajo o moderado: es cuando el nivel de la emergencia se puede resolver con el mismo personal de la institución. En este caso el periódo de envío del formulario GCE-CDA debe ser en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de sucedida la emergencia o siniestro.

B. Nivel medio: es cuando la atención a la emergencia requiere de una entidad externa a la institución pero que solo está afectando a la institución. Por ejemplo, una fuga de gas. En este caso el período de envío del formulario GCE-CDA debe ser en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de solucionada la situación que provocó el accidente.

C. Nivel alto o catastrófico: es cuando el desastre no solo involucra al museo sino a toda la comunidad vecina. En este caso el periodo de envío del formulario GCE-CDA se realizará una vez la situación de emergencia haya finalizado y según las disponibilidades de equipo y recursos.

7.5 CONTROL DE DAÑOS Y ACCIDENTES [GCE-CDA]

El reporte en caso de pérdida, daño, hurto o robo de bienes va en relación con lo establecido en el artículo 13º del Reglamento Nº 30720-H para el Registro y control de bienes de la Administración Central.

Artículo 13.-Información sobre pérdida, daño, hurto o robo de bienes. En caso de pérdida, daño, hurto, robo o depreciación de bienes nacionales, el funcionario o contratista responsable de los bienes, deberá rendir un informe al Jefe de la Oficina o al Jefe de Programa, y presentar la respectiva denuncia ante la autoridad judicial competente, cuando proceda.

Es probable que en las colecciones sucedan accidentes o deterioros por muy diversas razones. Por ello resulta importante contar con un registro ordenado y completo de todas las eventualidades. Por lo tanto, por cada obra dañada, robada, desaparecida o en mal estado, se llenará un formulario específico en el cual se consignen los hechos acaecidos y sus resultados en cuanto al estado del bien afectado.

El formulario Control de Daños y Accidentes [ver Anexo 5], debe ser completado cabalmente y firmado por los responsables según indica el mismo documento. Este formulario deberá ser remitido al Museo de Arte Costarricense en formato digital. Lo anterior se estipula con el fin de que el Museo de Arte Costarricense pueda tener conocimiento de lo sucedido y ofrecer orientación a la institución coleccionista para la correcta atención del bien o sobre las gestiones correspondientes.

A continuación, algunas indicaciones generales para el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA]:

● El formulario Control de Daños y Accidentes es un documento que debe incorporarse en formato digital en el Expediente de Obra Digital.

● El formulario Control de Daños y Accidentes nunca debe ser desechado.

● El formulario Control de Daños y Accidentes debe estar firmado por el funcionario que la completó.

● El Museo de Arte Costarricense facilitará el formulario Control de Daños y Accidentes para esta tarea. Esto permitirá estandarizar y organizar la información, y agilizar futuras gestiones.

● Para completar este formulario, deben seguirse todas las indicaciones estipuladas en la sección 7.5c.

● Toda la información consignada en este formulario debe coincidir con la documentación de la Ficha de Registro [GCE-FRE] y su respectivo Expediente de Obra (físico y digital).

7.5a GENERALIDADES DEL FORMULARIO [GCE-CDA]

● Revisar la obra en físico y constatar su estado y peligros inminentes.

● Realizar un registro fotográfico del daño o accidente.

● Recopilar la información, de la obra misma (revisando la Ficha de Registro [GCE-FRE] correspondiente).

● Abrir el formulario de Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA] en formato PDF y completar cada campo.

● Incorporar las fotografías: 1 fotografía antes del accidente y 1 del estado actual, pudiendo agregar 2 fotografías más en caso de ser necesario. Para las obras robadas solo debe agregarse la fotografía de archivo que se conserva en su respectivo Expediente de Obra Digital

● Firmar y enviar el formulario de manera digital al Museo de Arte Costarricense

● Incorporar el formulario completo al Expediente de Obra Digital respectivo.

A continuación, se dan las indicaciones paso a paso de cómo ir completando el formulario Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA]. Este formulario está organizado en casillas y campos, las casillas son recuadros que organizan la información por tema, y dentro de cada casilla hay una serie de campos que deben completarse de manera digital. Para facilitar la comprensión de este formulario, se presenta una reproducción del mismo en la página siguiente, indicando las casillas con letras (A, B, C,D…) y los campos con números (1, 2, 3, 4…). Para completar este formulario, obtenga la información de la Ficha de Registro [GCE-FRE] del Expediente de Obra correspondiente.

NOTA: Si ya hay información ingresada en algún campo del formulario, este se puede reiniciar dando click en el botón “REINICIAR” que aparece en la esquina inferior derecha. Al hacer click, el formulario está listo para ser completado. Se debe tener la precaución de guardar el formulario anterior antes de limpiar los campos, ya que una vez que se reinicia el formulario este regresa a su formato original.

7.5b PASOS PARA COMPLETAR EL FORMULARIO [GCE-CDA]

7.5c INDICACIONES PARA COMPLETAR CADA CAMPO [GCE-CDA]

CONTROL DE DAÑOS Y ACCIDENTES [GCE- GDA] INDICACIONES POR CASILLAS Y CAMPOS

[Campo 1] Nº de Registro GCE

Este campo se rellena colocando el Nº de Registro GCE [ver sección 1.8] el cual es un código único para obra de arte. Esta casilla está integrada por dos datos separados por un guión (-), el primero es la sigla de la institución y el segundo es un número secuencial (consecutivo decimal) para contabilizar las obras del inventario.

Ejemplos: MCJ-10

MCJ_MAC-234

MGP_DGME-12

[Casilla A] Ficha técnica general

[Campos del 2 al 15]

Para completar esta casilla y sus respectivos campos se deben revisar las indicaciones de la casilla homónima, indicadas para completar la Ficha de Registro [ver sección 2.2b].

[Casilla B] Razón del daño o accidente

[Campo 16] Tipo de accidente

Este es un campo desplegable de selección única. Se presentan 7 opciones: incendio, inundación, robo, manipulación incorrecta, sismo, vandalismo, y una casilla de “otro”. En caso de seleccionar “otro” debe indicarse cual en el campo 17.

[Campo 17] Otro

En caso de que en el campo 16 se seleccione la opción “otro”. Debe indicarse lo sucedido. Ejemplo: Descuido

Error de montaje Falla de la sujeción Falla del anclaje Falla estructural en el muro de soporte

[Campo 18] Fecha del accidente

Debe indicarse la fecha en que se que ocurrió el daño en la obra. Si no se tiene el dato, debido a que se constató el daño en fechas posteriores, indique la fecha en la que se constató.

[Campo 19] Fecha de la constatación

Debe indicarse la fecha en que se constató que la obra sufrió el accidente, pudiendo ser el mismo día del accidente o posteriores.

[Campo 20] Responsable de la obra al momento del accidente

Debe el nombre de la persona responsable del bien, el cual siempre debe ser un funcionario de la institución. Este puede ser, aunque no exclusivamente, el Responsable Institucional de Colecciones.

[Campo 21] Cédula de identidad

Debe indicarse el número de cédula completo de la persona que figura en el campo 20, en el formato X-XXXX-XXXX.

[Campo 22] Descripción

Debe indicarse de manera sintetizada lo ocurrido con la obra, registrando toda la información que considere oportuna. Esta casilla debe llenarse en prosa, y no es necesario recurrir a lenguaje técnico ni especializado.

[Campo 23] Acciones implementadas

Consigne las medidas tomadas para atender el accidente durante y después de lo sucedido. Este debe ser un texto escrito en prosa.

Ejemplos:

Obra en reserva a la espera de restauración. Se prohibió el paso a la sala donde se encuentra la obra. Obra enviada a restauración

[Casilla C] Estado general de conservación

[Campo 24] Estado de conservación

El estado de conservación detallado de la obra se constata mediante un proceso de inspección y valoración que debe realizarse por parte de un profesional en la materia (conservador, restaurador o historiador del arte con conocimientos previos en la preservación del patrimonio). Sin embargo, para efectos de este inventario, es requerida únicamente la revisión y valoración, con base en el “sentido común” o apreciación de la obra. Esta operación básica, donde se indica en qué estado general se encuentra la obra, puede ser realizada por cualquier persona dotada de correcta visión, sin interpretaciones subjetivas. Las instrucciones e indicaciones para indicar el estado de conservación se detallan en la sección Estado de Conservación [ver sección 1.9].

En este campo se indicará 1 de 3 posibles estados:

● Bueno: Cuando la obra está en óptimas condiciones, no presenta deterioros de ningún tipo, o estos son muy poco significativos. La lectura y el disfrute de la obra no se han visto comprometidos.

● Regular: Cuando la obra presenta deterioros no tan significativos, aunque sí implica que hay que tener un mayor control y revisión para constatar cómo evoluciona. Generalmente se habla de regular cuando compromete algo de la apariencia estética, pero que dichos deterioros no afectan la parte estructural del bien.

● Malo: Cuando la obra presenta daños significativos que requieran intervención profesional. Se evidencia inicios o avance de deterioros que van en detrimento de la integridad de la obra, especialmente si los deterioros afectan la parte estructural. La lectura y el disfrute de la obra ya se han visto comprometidos.

Este es campo desplegable de selección única. En casos donde se tenga que imprimir el formulario, se debe marcar la casilla de selección que se encuentra en el mismo recuadro. La recomendación es no imprimir si no es absolutamente necesario

Estatus [Casilla D]

[Campo 25] Ubicación actual

Detalle la ubicación actual de la obra al momento de confeccionar la ficha. Se debe anotar de la manera más exacta donde está ubicada la obra, con todas las indicaciones posibles.

Contar con la ubicación exacta permitirá al Responsable Institucional de Colecciones, o cuando se realice una inspección técnica por parte del Museo de Arte Costarricense, ubicar rápidamente la obra expuesta o en reserva.

La ubicación debe tratar de seguir el siguiente orden propuesto:

Oficina o departamento + piso + nombre o número de edificio + distrito, cantón, provincia

Ejemplos:

Oficina 2B, piso 2, Oficinas Centrales. San José Oficina de Contabilidad, piso 4, Edificio Ricardo Jiménez. La Agonía, Alajuela. Bodega de activos 20-a. Calle Blancos, San José. Acopio, reserva 3, Museo Nacional. Pavas, San José

[Campo 26] Estatus durante el accidente [Campo 27] Estatus actual Debe indicarse la situación en la que se encontraba la obra durante el accidente y al momento del envío del formulario.

Este es campo desplegable de selección única a partir de una opción desplegable con 5 opciones: Exhibición, reserva, restauración (en esta opción se contempla enmarcados u otros servicios de mantenimiento), préstamo o desaparecida.

● Exhibición: Si la obra está expuesta, dispuesta para su contemplación, ya sea con acceso al público general o restringido.

● Reserva: Si la obra está el espacio de reserva (diseñado para este fin). Este es siempre un espacio de acceso restringido.

● Restauración: Si la obra está bajo la responsabilidad de un profesional (restaurador, conservador, marquetero, etc) pudiendo ser esto en las instalaciones de la institución o fuera de ellas.

● Tránsito: Si la obra está en un proceso de traslado, movilización interna o colocada temporalmente a la espera de otras acciones (préstamos, tomas fotográficas, embalaje, restauración, embalaje, enmarcado, etc).

● Préstamo: Si la obra está fuera de las instalaciones de la institución. En este caso la obra se encuentra, idealmente, protegida por un seguro.

Tabla de daños y deterioros [Casilla E]

[Campo 28] Daños y deterioros

Esta casilla consiste en un pequeño listado numerado de algunos de los daños o deterioros más frecuentes, con dos espacios extra para incorporar otros no contemplados en el listado. El número que identifica cada tipo de daño podrá ser utilizado para identificar el tipo de daño en caso de que se elabore un croquis o dibujo para el campo 31 o 32.

[Casilla F] Fotografías y/o dibujos

El estado de conservación detallado de la obra se constata mediante un proceso de inspección y valoración que debe realizar un profesional en conservación o restauración. La incorporación de la o las fotografías es indispensable para que el Museo de Arte Costarricense pueda supervisar al proceso, la información será consignada por el Responsable Institucional de Colecciones (previa aprobación del curso de capacitación). Esta es una operación sencilla, donde se indica a grandes rasgos los daños que afectaron a la obra.

Para cualquiera de los campos 29, 30, 31 y 32, haga click sobre el ícono dentro del formulario. Se abrirá una ventana del buscador de la computadora, busque la imagen que se va a incorporar y dar click en aceptar. La imagen se ajustará automáticamente al espacio previsto. Se deben seguir cuidadosamente las especificaciones para el Registro Fotográfico [ver sección 2.3].

[Campo 29] Estado actual Debe incluirse una fotografía donde se evidencie de manera general el estado de la obra

[Campo 30] Antes del accidente Debe incluirse una fotografía del estado antes del accidente. Esta fotografía la podrá encontrar en el Expediente de Obra respectivo

[Campos 31 y 32] Otros Estos son dos campos para agregar otras fotografías que permitan ilustrar de mejor manera lo sucedido. En caso de que pueda tomarse el tiempo de hacer un dibujo esquemático de la obra indicando con números los daños y/o deterioros, en referencia a la casilla E, tome una fotografía del dibujo e incorpórelo en alguno de estos dos campos. En caso de que no sea necesario, estas casillas pueden quedar sin rellenar.

[Campo 33] Fecha

Coloque la fecha al momento del llenado del formulario, en el formato establecido (aaaa/mm/dd).

Ejemplo: 2020/07/27

[Campo 34] Funcionario designado

Debe indicarse el nombre completo (incluyendo los dos apellidos) de la persona que revisó la obra y verificó la información. Esto es importante debido a que algunos Responsables Institucionales de Colecciones no tendrán acceso o posibilidad de revisar personalmente cada obra, y eventualmente solicitarán apoyo a funcionarios en sedes u otros edificios. Esto permitirá más adelante contar con la información precisa sobre el desarrollo del inventario y las personas que formaron parte del proceso. Debe consignarse el nombre, primer apellido y cédula

Ejemplos: Luis Roberto Ruíz Arias X-XXXX-XXXX

Adelaida Arias Bejarano X-XXXX-XXXX

En caso de que fuera completado por el Responsable Institucional de Colecciones, deje el campo sin rellenar.

[Campo 35] Responsable Institucional de Colecciones

Indicar el nombre completo (incluyendo los dos

apellidos) del Responsable Institucional de Colecciones.

[Campo 36] Firma digital

Al hacer click en el campo “Firma Digital”, automáticamente se abrirá una ventana que corresponde con el proceso normal de firma digital. Una vez aplicada la firma digital, el programa preguntará el destino para guardar el archivo ya firmado (no se debe marcar la opción de bloquear el archivo, ya que debe seguir en editable para poder incorporarlo a la base de datos central que administrará el Museo de Arte Costarricense). El nombre con el que debe guardarse el formulario debe seguir el siguiente orden:

[Nº de Registro GCE] + [espacio] + [GCE-CDA] + [espacio] + [fecha(aaaa/mm/dd)]

Ejemplo: MCJ-MAC-224 GCE-CDA 2020/12/01

MCJ-MAC-18 GCE-CDA 2022/11/22

El formulario firmado y completo en formato PDF debe guardarse en la Expediente de Obra Digital de la obra correspondiente. Esta carpeta se encuentra en el Archivo Digital de Colecciones.

● Una vez completado a el formulario, una copia en digital y otra en físico deben incorporarse al Expediente de Obra, como documento permanente.

● Debe remitirse al Museo de Arte Costarricense el formulario en formato PDF con su respectiva firma (física o digital) por parte del Responsable Institucional de Colecciones. El Museo supervisará a distancia el proceso que lleve la institución para solucionar el daño o accidente.

● En caso de ser necesario, la institución coleccionista puede solicitar orientación al Museo de Arte Costarricense.

● Una vez solucionado el daño o accidente, la institución coleccionista debe notificar al Museo de Arte Costarricense la resolución del problema mediante un oficio, en el cual se consigne el proceso, los involucrados, las medidas aplicadas y fotografías del estado de la obra posterior al accidente.

● Para finalizar, el Museo de Arte Costarricense notificará vía correo electrónico la finalización del proceso.

NOTA: En caso de que la emergencia de nivel medio o alto (catastrófico) y los medios de comunicación de encuentren deshabilitados, y los recursos humanos y financieros se vean reducidos, el Jerarca Institucional debe informar al Museo de Arte Costarricense sobre las dificultades para elaborar el documento de manera expedita.

7.5d ARCHIVAR Y COMUNICAR EL FORMULARIO [GCE-CDA]

ANEXOS

Sin título [Retrato de Yolanda Oreamuno Unger]

Margarita Bertheau Odio Pintura

Acuarela

2447468

Museo de Arte Costarricense

Papel fabriano

Madera

Compra 1986 Fernando Robles Moreno (coleccionista)

1992-07-0722000000

Amelia Rodríguez Escudé

Stephanie Villalobos Garita

Marcela Álvarez Barrantes

Reserva de obras, estante 7, anaquel 23

Es el retrato de la reconocida escritora Yolanda Oreamuno Unger (1916-1956). Presenta a una mujeren un ángulo de 3/4, sentada en un sofá verde.

La obra formó parte de la exposición Diversidad e Hibridación en el Museo de Arte Costarricense de 2011 a 2016. Aparece reproducida en el libro Arte de Costa Rica de María Enriqueta Guardia de 2007. En algunas reproducciones le borraron digitalemente el cigarro.

Mujer, retrato, cigarro, Yolanda, cortina

Bueno

Anverso 2016-10-12 MCJ-MAC-131a Marco Díaz 2016

Reverso 2016-10-12 MCJ-MAC-131b Marco Díaz 2016

Firma 2016-10-12 MCJ-MAC-131c

Con marco 2016-10-12 MCJ-MAC-131d

2020-06-07

Margarita Gómez Aparicio

Marco de madera de laurel, marialuisa en cartón canson blanco perla libre de ácido y montaje de conservación. Sistema de anclaje de dos armellas.

1992-11-15 2001-07-16

2001 Diana Velázquez Padilla

Necesita una limpieza y cambio de montaje.

Exhibición

Carlos Gómez Richardson

de Arte Costarricense

Venegas Arias

José Parque Metropolitano

Sabana.

Redonda, San José

061000

de Colecciones Estatales

Redonda, San José.

Debido a la construcción de un nuevo espacio de acopio, la institución debe adquirir obras de arte por un monto de 8.000.000,00, según lo estipulado en la Ley de Estímulo a las Bellas Artes. Por esta razón se presupuesta el costo de esta adquisición para el período 2021.

Debido a la falta de personal y recursos, no se ha podido terminar el inventario institucional, pero de momento se contabiliza un faltante de 2400, a un ritmo aproximado de 1200 por año, por lo que esperamos que para 2022 esté totalmente incorporado el inventario al modelo de la PNGCEA.

Venegas

Soto-Maffioli

Colecciones Estatales

Dictamen Curatorial de Adquisición

retrato

personaje

Ejemplo de llenado del Formulario de Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA]

Sin título [Retrato de Yolanda Oreamuno Unger]

Margarita Bertheau Odio

Pintura

Acuarela

2447468

Museo de Arte Costarricense

Papel fabriano

2018-05-01

González Moreira

En la noche del primero de mayo, aprovechando que había una actividad en el Salón Dorado, 2 hombres ingresan por el jardín de esculturas y entran en las salas del Museo por la puerta 2b. La obra es retirada de pared cortando los cables acero que la sujetaban, dañando una de las armellas que quedó en el sitio. Los delincuentes escapan por el jardín de esculturas hasta que la policía los detiene tratando se abordar un vehículo en las cercanías el Estado Nacional.

La obra fue decomisada por la policía, y permaneció la noche en el almacén de evidencias del OIJ. La obra no presentaba ningún daño y el OIJ estaba al tanto del cuidado delicado del bien. Se reintegró a la institución el 03

Margarita Gómez Aparicio

Registro y Catalogación

Se sustituyó el sistema de anclaje y sujeción, que se habían visto comprometidos durante el robo. Se cambió la cerradura de la puerta y ahora cuenta con un sensor que indica cualquier movimiento.

Sala 14, Museo de Arte Costarricense.

Gómez Richardson

Ministerios y sus órganos adscritos

1. Ministerio de Agricultura y Ganadería MAG

1.1. Instituto Nacional de Innovación Tecnológica Agropecuaria MAG-INTA

1.2. Junta de Fomento Avícola MAG-JFA

1.3. Junta de Fomento Porcino MAG-JFP

1.4. Oficina Nacional de Semillas MAG-ONS

1.5. Secretaría Ejecutiva de Planificación Sectorial Agropecuaria MAG-SEPSA

1.6. Servicio Fitosanitario del Estado MAG-SFE

1.7. Comité del Fideicomiso para la Protección y el Fomento Agropecuario para Pequeños y Medianos Productores MAG-FIDAGRO

1.8. Servicio Nacional de Salud Animal MAG-SENASA

2. Ministerio de Ciencia y Tecnología MICIT

3. Ministerio de Comercio Exterior COMEX

4. Ministerio de Cultura y Juventud MCJ

4.1. Centro Costarricense de Producción Cinematográfica MCJ-CCPC

4.2. Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer MCJ-CCHJFF

4.3. Centro Nacional de la Música MCJ-CNM

4.4. Comisión Nacional para la Defensa del Idioma MCJ-CNDI

4.5. Consejo Nacional de Política Pública de la Persona Joven MCJ-CNPPPJ

4.6. Dirección General del Archivo Nacional MCJ-DGAN

4.7. Museo de Arte Costarricense MCJ-MAC

4.8. Museo de Arte y Diseño Contemporáneo MCJ-MADC

4.9. Museo Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia MCJ-MHCRACG

4.10 Museo Histórico Cultural Juan Santamaría MCJ-MHCJS

4.10. Museo Nacional de Costa Rica MCJ-MNCR

4.11. Teatro Nacional MCJ-TN

4.12. Teatro Popular Melico Salazar MCJ-TPMS

5. Ministerio de Economía Industria y Comercio MEIC

5.1. Laboratorio Costarricense de Metrología MEIC-LACOMET

5.2. Comisión Nacional del Consumidor MEIC-CNC

5.3. Comisión de Promoción de la Competencia MEIC-CPC

5.4. Secretaría Ejecutiva del Consejo Nacional para la Calidad MEIC-SECNC

6. Ministerio de Educación Pública MEP

6.1. Fondo Nacional de Becas MEP-FONABE

6.2. Fondo Nacional de Becas de Solidaridad Social MEP-FNBSS

6.3. Instituto de Desarrollo Prof. Uladislao Gámez Solano MEP-IDUGS

6.4. Consejo Nacional de Enseñanza Superior Universitaria Privada MEP-CONESUP

7. Ministerio de Gobernación y Policía MGP

7.1. Dirección General de Migración y Extranjería MGP-DGME

7.2. Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad MGP-DINADECO

7.3. Imprenta Nacional MGP-IN

7.4. Tribunal Administrativo Migratorio MGP-TAM

8. Ministerio de Hacienda MH

8.1. Tribunal Aduanero Nacional MH-TAN

8.2. Tribunal Fiscal Administrativo MH-TFA

8.3. Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro MH-UEPRCR

8.4. Unidad de Coordinación del Proyecto: Limón Ciudad Puerto MH-UCPL

9. Ministerio de Justicia y Paz MJP

9.1. Consejo Nacional de Espectáculos Públicos MJP-CNEP

9.2. Dirección Nacional de Notariado MJP-DNN

9.3. Junta Administrativa de los Centros Cívicos MJP-JACC

9.4. Junta Administrativa del Registro Nacional MJP-JARN

9.5. Patronato de Construcciones MJP-PC

9.6. Procuraduría General de la República MJP-PGR

9.7. Tribunal Registral Administrativo MJP-TRA

10. Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones MINAET

10.1. Parque Marino del Pacífico MINAET-PMP

10.2. Comisión de Ordenamiento y Manejo de la Cuenca Alta del Río Reventazón MINAET- COMCURE

10.3. Comisión Nacional para la Gestión de la Biodiversidad MINAET-CONAGEBIO

10.4. Instituto Meteorológico Nacional MINAET-IMN 10.5. Sistema Nacional de Áreas de Conservación MINAET-SINAC

10.6. Tribunal Ambiental Administrativo MINAET-TAA 10.7. Secretaría Técnica Nacional Ambiental MINAET-SETENA 10.8. Consejos Regionales Ambientales MINAET-CRA

10.9. Junta Directiva del Parque Recreativo Nacional Playas de Manuel Antonio MINAET-PNPMA

11. Ministerio de la Presidencia MP 11.1. Instituto Costarricense Sobre Drogas MP-ICD 11.2. Tribunal Administrativo del Servicio Civil MP-TASC

12. Ministerio de Obras Públicas y Transporte MOPT 12.1. Consejo de Seguridad Vial MOPT-COSEVI 12.2. Consejo de Transporte Público MOPT-CTP 12.3. Consejo Nacional de Concesiones MOPT-CNC 12.4. Consejo Nacional de Vialidad MOPT-CONAVI 12.5. Consejo Portuario Nacional MOPT-CPN 12.6. Consejo Técnico de Aviación Civil MOPT-CTAC 12.7. Tribunal Administrativo de Transporte MOPT-TAT

13. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica MIDEPLAN 13.1 Dirección Ejecutora de Proyectos MIDEPLAN-DEP

14. Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto MREC

15. Ministerio de Salud MS

15.1. Auditoría General de Servicios de Salud MS-AGSS 15.2. Comisión Nacional de Vacunación y Epidemiología MS-CNVE

15.3. Consejo de Atención Integral MS-CAI 15.4. Consejo Interinstitucional a la Madre Adolescente MS-CIMA 15.5. Consejo Técnico de Asistencia Médico Social MS-CTAMS

15.6. Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud MS-INCIENSA 15.7. Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia MS-IAFA 15.8. Junta de Vigilancia de Drogas y Estupefacientes MS-JVDE 15.9. Oficina de Cooperación Internacional de la Salud MS-OCIS 15.10. Patronato Nacional de Rehabilitación MS-PANARE 15.11. Secretaría de Política Nacional de Alimentación y Nutrición MS-SEPAN

16. Ministerio de Seguridad Pública MSP

17. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social MTSS

17.1. Consejo de Salud Ocupacional MTSS-CSO 17.2. Consejo Nacional de Salarios MTSS-CNS 17.3. Tribunal Administrativo del Régimen de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional MTSS-TARPJMN

18. Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos MIVAH

19. Presidencia de la República PR 19.1. Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias PR-CNE 19.2. Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor PR-CONAPAM 19.3. Dirección General de Servicio Civil PS-DGSC

Instituciones Autónomas

Reguladora de los Servicios Públicos ARESEP

Banco Central de Costa Rica BCCR

Banco Crédito Agrícola de Cartago BCAC

Banco de Costa Rica BCR

Banco Nacional de Costa Rica BNCR

Caja Costarricense de Seguro Social CCSS

Colegio San Luis Gonzaga de Cartago CSLG

Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Tecnológicas

Consejo Nacional de Producción CNP

Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados ICAA

Instituto Costarricense de Electricidad ICE

Instituto Costarricense de Ferrocarriles INCOFER

Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura INCOPESCA

Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico INCOP

Instituto Costarricense de Turismo ICT

Instituto de Desarrollo Agrario IDA

Instituto de Fomento y Asesoría Municipal IFAM

Instituto Mixto de Ayuda Social IMAS

Instituto Nacional de Aprendizaje INA

Instituto Nacional de Estadística y Censos INEC

Instituto Nacional de Fomento Cooperativo INFOCOOP

Instituto Nacional de las Mujeres INAMU

Instituto Nacional de Seguros INS

Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo INVU

Instituto Tecnológico de Costa Rica ITCR

Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica JAPDEVA

Junta de Protección Social JPS

Patronato Nacional de Ciegos PANACI

Patronato Nacional de Infancia PANI

Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento SENARA

Universidad de Costa Rica UCR

Universidad Estatal a Distancia UNED

Universidad Nacional UNA

Universidad Técnica Nacional UTN

Adscritas a Instituciones Autónomas

Comisión Interinstitucional de Marinas y Atracaderos Turísticos ICT-CIMAT

Comisión Reguladora de Turismo ICT-CRT

Cuerpo de Bomberos INS-CB

Fábrica Nacional de Licores CNP-FNL

Fondo de Desarrollo de la Provincia de Limón JAPDEVA-FODELI

Junta Promotora de Turismo de la Ciudad de Puntarenas INCOP-JPTCP

Oficina Ejecutora del Proyecto Turístico Golfo de Papagayo ICT-OEPTGP

Sistema de Emergencias 9-1-1 ICE-SE

Superintendencia General de Entidades Financieras

Superintendencia General de Pensiones BCCR-SUPEN

Superintendencia General de Seguros BCCR-SUGESE

Superintendencia General de Valores BCCR-SUGEVAL

Superintendencia de Telecomunicaciones ARESEP-SUTEL

Instituciones Semiautónomas

Colegio Universitario de Cartago CUC

Colegio Universitario de Limón CUNLIMON

Comisión Nacional de Asuntos Indígenas CONAI

Comisión Nacional de Energía Atómica CNEA

Comisión Nacional de Préstamos para la Educación CONAPE

Instituto Costarricense de Deporte y la Recreación ICODER

Junta de Desarrollo de la Zona Sur JUDESUR

Programa Integral de Mercadeo Agropecuario PIMA

Empresas Públicas

Banco Internacional de Costa Rica S.A. BICSA

Banco de Costa Rica. Corredora de Seguros S.A BCR-CS

Banco de Costa Rica. Planes de Pensión S.A. BCR-PP

Banco de Costa Rica. Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S.A. BCR-SAFI

Banco de Costa Rica. Valores Puesto de Bolsa S.A. BCR-VPB

6. Banco Nacional Corredora de Seguros S.A BNCR-CS

7. Banco Nacional Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S.A. BNCR-SAFI

8. Banco Nacional Valores S.A. BNCR-VA

9. Banco Popular Operadora de Pensiones Complementarias S.A. BPDC -OPC

10. Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A BCS-AS

11. BN Vital Operadora de Pensiones Complementarias S.A. BNCR-OPC

12. Compañía Nacional de Fuerza y Luz S. A. CNFL

13. Correos de Costa Rica S.A. COCR

14. Editorial Costa Rica ECR

15. INS Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S.A. INS-SAFI

16. INS Valores S.A. INS-VA

17. INS Operadora de Pensiones Complementarias S. A. INS-OPC

18. INSurance Servicios S.A INS-SSE

19. Operadora de Pensiones Complementaria y de Capitalización Laboral de la Caja Costarricense de Seguro Social, S.A. CCSS-OPCCL

20. Popular Valores, Puesto de Bolsa S. A. BPDC -VAPB

21. Radiográfica Costarricense. S.A. RACSA

22. Refinadora Costarricense de Petróleo S.A. RECOPE

Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. SINART

24. Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A. BPDC-SAFI

25. Vida Plena Operadora de Pensiones Complementarias S.A. VP-OPC

Entes Administradores de Fondos Públicos

Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo CRSBD

Entes Públicos no Estatales

Academia Nacional de Ciencias ANC

Banco Hipotecario de la Vivienda BANHVI

Banco Popular y de Desarrollo Comunal BPDC

Casa Hogar de la Tía Tere CHTT

Colegio de Abogados CABCR

Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica CBCR

Colegio de Biólogos CBCR

Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica CCDCR

Colegio de Contadores Privados de Costa Rica CCPR

Colegio de Contadores Públicos CCPU

Colegio de Enfermeras de Costa Rica CECR

Colegio de Farmacéuticos CFCR

Colegio de Físicos CFICR

Colegio de Geólogos CGCR

Colegio de Ingenieros Agrónomos de Costa Rica CIACR

Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines CIQPA

Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes CLPLFCA

Colegio de Médicos Veterinarios CMV

Colegio de Médicos y Cirujanos CMC

Colegio de Microbiólogos de Costa Rica CMCR

Colegio de Optometristas de Costa Rica COCR

Colegio de Periodistas de Costa Rica CPCR

Colegio de Profesionales de Psicología de Costa Rica CPPCR

Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica CPCECR

Colegio de Profesionales en Ciencias Políticas y Relaciones

Internacionales CPCPRI

26. Colegio de Profesionales en Informática y Computación CPIC

Colegio de Profesionales en Quiropráctica CPQ

Colegio de Químicos de Costa Rica CQCR

Colegio de Secretariado Profesional de Costa Rica CDPCR

Colegio de Trabajadores Sociales CTS

Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos CFIA

Consejo Nacional de Cooperativas CONACOOP

Corporación Arrocera Nacional CONARROZ

Corporación Bananera Nacional S.A CORBANA

Corporación Ganadera Nacional CORFOGA

Corporación Hortícola Nacional CHN

Ente Costarricense de Acreditación ECA

Fondo de Apoyo para la Educación Superior y Técnica del Puntarenense FAESTP

39. Instituto del Café de Costa Rica ICAFE

40. Junta Administradora de Servicios Eléctricos de Cartago JASEC

41. Junta de Fomento Salinero JFS

Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional JUPEMA

43. Junta Nacional de la Cabuya JNC

44. Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar LAICA

Oficina Nacional Forestal ONF

Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica

Empresas Municipales

de Servicios Públicos de Heredia S.A. ESPH

Concejos Municipales de Distrito

Concejo Municipal de Distrito de Cervantes CMDCE

Concejo Municipal de Distrito de Cóbano CMDCB

Concejo Municipal de Distrito de Colorado CMDL

Concejo Municipal de Distrito de Lepanto CMDL

Concejo Municipal de Distrito de Monteverde CMDMV

Concejo Municipal de Distrito de Paquera CMDPA

Concejo Municipal de Distrito de Peñas Blancas CMDPB

Concejo Municipal de Distrito de Tucurrique CMDTU

Municipalidades

Municipalidad de Abangares MUNAB

Municipalidad de Acosta MUNAC

Municipalidad de Aguirre MUNAG

Municipalidad de Alajuela MUNAL

Municipalidad de Alajuelita MUNAI

Municipalidad de Alfaro Ruiz MUNAR

Municipalidad de Alvarado MUNAV

Municipalidad de Aserrí MUNAS

Municipalidad de Atenas MUNAT

Municipalidad de Bagaces MUNBG

Municipalidad de Barva MUNBR

Municipalidad de Belén MUNBE

Municipalidad de Buenos Aires MUNBA

Municipalidad de Cañas MUNCN

Municipalidad de Carrillo MUNCR

Municipalidad de Cartago MUNCA

Municipalidad de Corredores MUNCO

Municipalidad de Coto Brus MUNCB

Municipalidad de Curridabat MUNCR

Municipalidad de Desamparados MUNDS

Municipalidad de Dota MUNDT

Municipalidad de El Guarco MUNEG

Municipalidad de Escazú MUNEZ

Municipalidad de Esparza MUNES

Municipalidad de Flores MUNFL

Municipalidad de Garabito MUNGA

Municipalidad de Goicoechea MUNGO

Municipalidad de Golfito MUNGF

Municipalidad de Grecia MUNGR

Municipalidad de Guácimo MUNGC

Municipalidad de Guatuso MUNGT

Municipalidad de Heredia MUNHE

Municipalidad de Hojancha MUNHO

Municipalidad de Jiménez MUNJI

Municipalidad de La Cruz MUNLC

Municipalidad de La Unión MUNLU

Municipalidad de León Cortés MUNLC 38. Municipalidad de Liberia MUNLB

Municipalidad de Limón MUNLI

Municipalidad de Los Chiles MUNLC

Municipalidad de Matina MUNMT

Municipalidad de Montes de Oca MUNMO 43. Municipalidad de Montes de Oro MUNMR 44. Municipalidad de Mora MUNMO

Municipalidad de Moravia MUNMV

Municipalidad de Nandayure MUNNA 47. Municipalidad de Naranjo MUNNR 48. Municipalidad de Nicoya MUNNY 49. Municipalidad de Oreamuno MUNOM 50. Municipalidad de Orotina MUNOR 51. Municipalidad de Osa MUNOS 52. Municipalidad de Palmares MUNPA 53. Municipalidad de Paraíso MUNPR 54. Municipalidad de Parrita MUNPT 55. Municipalidad de Pérez Zeledón MUNPZ 56. Municipalidad de Poás MUNPO 57. Municipalidad de Pococí MUNPC 58. Municipalidad de Puntarenas MUNPU 59. Municipalidad de Puriscal MUNPR 60. Municipalidad de San Carlos MUNSC 61. Municipalidad de San Isidro MUNSI 62. Municipalidad de San José MUNSJ 63. Municipalidad de San Mateo MUNSM 64. Municipalidad de San Pablo MUNSP 65. Municipalidad de San Rafael MUNSR 66. Municipalidad de San Ramón MUNRA 67. Municipalidad de Santa Ana MUNSA 68. Municipalidad de Santa Bárbara MUNSB 69. Municipalidad de Santa Cruz MUNSC 70. Municipalidad de Santo Domingo MUNSD 71. Municipalidad de Sarapiquí MUNSP 72. Municipalidad de Siquirres MUNSQ 73. Municipalidad de Talamanca MUNTA 74. Municipalidad de Tarrazú MUNTZ 75. Municipalidad de Tibás MUNTB 76. Municipalidad de Tilarán MUNTL 77. Municipalidad de Turrialba MUNTR 78. Municipalidad de Turrubares MUNTB 79. Municipalidad de Upala MUNUP 80. Municipalidad de Valverde Vega MUNVV 81. Municipalidad de Vázquez de Coronado MUNVC

SIGLAS Y ABREVIATURAS

CICPC Centro de Investigación y conservación del Patrimonio Cultural

ECCO Confederación Europea de Organizaciones de Conservadores-restauradores [European Confederation of Conservator-Restorers' Organisations]

IBEMUSEOS Programa Iberoamericano de Museos

ICOFOM Comité Internacional para la Museología

ICOM Consejo Internacional de Museos [International Council of Museums]

ICOMOS Consejo Internacional de Monumentos y Sitios [International Council of Monuments and Sites]

ICCROM Centro Internacional de Estudios para la Conservación y la Restauración de los Bienes Culturales [International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property]

INS Instituto Nacional de Seguros

MAC Museo de Arte Costarricense

MCJ Ministerio de Cultura y Juventud

MH Ministerio de Hacienda

MIDEPLAN Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

MNCR Museo Nacional de Costa Rica

SIBINET Sistema Informático de Administración de Bienes

UNESCO Organización de las Naciones Unidas para la Educación, Ciencia y Cultura [United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization]

PREGUNTAS FRECUENTES [FAQs]

1. ¿Qué es el Museo de Arte Costarricense?

El Museo de Arte Costarricense (MAC) es una institución pública adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud, creada en 1977, a la que se le asignó como sede el edificio del Antiguo Aeropuerto La Sabana. Se trata de un museo de artes visuales, que procura reunir y exhibir las obras más importantes de las artes plásticas costarricenses, en forma metódica, sistemática y constante, por medio de su colección permanente y de exhibiciones temporales, organizadas tanto en su sede como en otras salas de exposición, dentro y fuera del territorio nacional.

Dentro de las misiones del Museo de Arte Costarricense está estimular la investigación y la creación artísticas por medio de becas y de talleres especiales; propiciar la investigación y la divulgación de los valores artísticos costarricenses mediante documentos y reproducciones, publicaciones y conferencias; supervisar las colecciones de arte del Estado, procurando su adecuada conservación, y decidir sobre toda adquisición de obras artísticas que se haga con fondos del Gobierno.

2. ¿Qué servicios ofrece el Museo de Arte Costarricense?

Servicios al público general:

● Investigación, exposición y publicación sobre las artes plásticas costarricenses.

● Conferencias, charlas y exposiciones abiertas al público en su Sede, y en otros espacios.

● Programas educativos y culturales.

● Concursos de arte, como el Salón Nacional de Arte Visuales que se realiza bi-anualmente. Servicios a las instituciones estatales:

● Aprobación para adquisición de obras de arte mediante un proceso curatorial regido por el Decreto Ejecutivo Nº29479 Reglamento de adquisición obras de arte por parte de instituciones estatales

●Supervisión de las colecciones de arte por medio de la revisión de inventarios y asesoría técnica

3. ¿Qué es una institución coleccionista?

Las instituciones coleccionistas son entidades públicas que adquieren, de manera esporádica o sistemática, obras de arte. Estas adquisiciones pueden ser por donación, compra, legado, etc.; por lo que en teoría todas las instituciones que cuenten al menos con una obra de arte dentro de sus bienes son consideradas coleccionistas.

4. ¿Qué constituye una colección de arte?

Una colección de arte está, o debería estar, constituida por obras de arte, así como la información y documentación anexa, que se organiza y conserva en los Expedientes de Obra, donde se registra toda la

información relativa a la historia de cada una de las piezas. Se considera, para efectos del presente manual, que una colección parte desde la posesión de una obra de arte en adelante.

5. ¿Qué tipo de obras no se incluyen dentro de una colección de arte?

Las colecciones de las instituciones suelen ser muy variadas en número, calidad, y naturaleza de los bienes que custodian. No se incluyen como obras de arte los objetos históricos, artesanías, elementos decorativos y de otra naturaleza, que, a pesar de contar con un alto valor histórico y cultural, no son considerados obras de arte. Estos objetos excluidos responden a otras necesidades y pertenecen a un campo en el que el Museo de Arte Costarricense no tiene competencia técnica ni administrativa, y pertenecen al ámbito de trabajo de profesionales especializados de otras ramas del patrimonio cultural.

6. ¿Qué instituciones entran dentro del ámbito de supervisión del Museo?

Las instituciones que entren en el ámbito de aplicación de la Ley Nº6091 de Creación del Museo de Arte Costarricense.

7. ¿Qué instituciones deben aplicar de manera obligatoria los lineamientos de este manual?

A todas las instituciones de la Administración Central (ministerios y adscritas) que adquieren (por compra o donación) obras de arte con fondos públicos.

8. ¿Puede el Museo de Arte Costarricense realizar avalúos de obras de colecciones estatales?

No, la función del Museo de Arte Costarricense no es realizar avalúos para obras de arte. La tasación de obras de arte es una labor que debe realizar un perito o profesional competente y cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto N°19169-C Reglamento del Museo de Arte Costarricense. Este es un servicio profesional que debe ser sufragado por la institución propietaria y no es un servicio gratuito que ofrezca el Museo. El Museo de Arte Costarricense, según el decreto anterior, cuenta con una lista oficial de curadores de colecciones estatales, es decir, una lista de profesionales que cumplen con los requisitos establecidos en dicha normativa y que pueden ser contratados por las instituciones del Sector Público. Esta lista es un documento oficial y de dominio público que puede ser consultado por cualquier ciudadano.

9. ¿Puede el Museo de Arte Costarricense restaurar obras de arte de colecciones estatales?

No, la función del Museo de Arte Costarricense no es realizar restauraciones para obras de arte. La restauración de obras de arte es una labor que debe realizar un profesional titulado, con una trayectoria

que avale su desempeño profesional, y preferiblemente con una especialidad certificada en el tipo de material constitutivo de la obra a tratar. Este es un servicio profesional que debe ser sufragado por la institución propietaria. Sin embargo, el MAC puede ofrecer acompañamiento y asesoría según los recursos humanos disponibles.

10. ¿Puede el Museo de Arte Costarricense recomendar profesionales externos?

No, el Museo de Arte Costarricense no puede emitir recomendaciones de terceros ya que esto implicaría una falta a la Directriz Nº20 Prohibición a funcionarios públicos de dar recomendaciones a personas privadas, del Tribunal Supremo de Elecciones, publicada el 04 de abril de 1997, la cual establece: Artículo 1.- Los funcionarios públicos no deben, haciendo uso de los recursos del Estado o la influencia que surja de un cargo público, emitir recomendaciones a personas físicas o jurídicas […]

Sin embargo, a lo largo de este manual podrá encontrar algunas recomendaciones de utilidad para la elaboración de carteles y contrataciones de servicios profesionales externos. En materia de profesionales, el MAC cuenta con la lista oficial de curadores de colecciones estatales, la cual se limita a profesionales que pueden realizar trabajos relacionados a dictámenes curatoriales de adquisición.

11. ¿Qué es la Lista de Curadores del Museo de Arte Costarricense?

Esta es una lista en la que se encuentran los profesionales en historia del arte que, habiendo cumplido con todos los requisitos y presentando los atestados correspondientes, pueden ser contratados como Curadores de Colecciones Estatales. Esta lista es de dominio público y disponible para consulta por parte de cualquier ciudadano.

12. ¿Qué debo tomar en cuenta al contratar un servicio profesional en materia de obras de arte?

Toda institución coleccionista eventualmente necesitará contratar a un profesional, en diversas ramas, que provea servicios especializados. Las personas contratadas deberán, cuando así corresponda, contar con los atestados que den fe de su formación profesional. Lo importante es indicar claramente los requerimientos de la contratación en el cartel correspondiente. Recuerde que las obras de arte son bienes irreemplazables, de gran valor histórico y artístico, aunque también económico, por lo que no contrate los servicios “más baratos”, sino los que le aseguren la calidad del trabajo y el producto a entregar. Un trabajo mal hecho de restauración es muy caro y complejo de solucionar, no se deben arriesgar las obras de arte en manos de personas no profesionales o sin experiencia reconocida. Además, que una persona haya hecho numerosos trabajos para instituciones públicas no quiere decir que esta

cumpla realmente con los requisitos mínimos indispensables, ni que esté ética ni profesionalmente preparada. Por esta razón, en el presente manual se ofrecen recomendaciones para la contratación de los diferentes servicios. Queda bajo la responsabilidad de cada institución la implementación y cumplimiento de parámetros o exigencias específicas.

13. ¿Ofrece el Museo de Arte Costarricense capacitación técnica para el inventario y gestión de colecciones?

Sí, el Museo de Arte Costarricense ofrece a las instituciones del Sector Público capacitaciones para el uso e implementación del presente manual. Estas se realizarán en fechas específicas que se comunicarán a las instituciones coleccionistas. Estas se realizarán de manera periódica, y las convocatorias se comunicarán directamente a las instituciones y mediante medios de comunicación electrónica. Los funcionarios e instituciones interesadas deberán hacer la reserva de espacio para participar en estas capacitaciones con el fin de asegurar el cupo. Las personas que asisten a las capacitaciones del Museo de Arte Costarricense recibirán un certificado.

14. ¿Cada cuanto deben realizarse las inspecciones de las obras?

La periodicidad de las inspecciones de obra dependerá de cada institución, pero se recomienda que se realice al menos una inspección cada seis meses. Se recomienda hacer una en las primeras semanas de abril, que coincide con el inicio del período de lluvias, con el fin de asegurarse de que las obras no se vean afectadas filtraciones y puedan ser detectadas oportunamente. Las inspecciones periódicas permiten identificar potenciales peligros, así como deterioros (goteras, insectos, vandalismo, etc).

15. ¿Qué debo hacer en caso de identificar una obra dañada o en caso de que se dañe una obra?

En caso de que una obra resulte dañada (por el motivo que sea) debe reportarse inmediatamente con el Jerarca Institucional. Todos los daños o deterioros deben registrarse con fotografías en la mejor resolución posible y guardar un respaldo. Debe darse parte al Museo de Arte Costarricense completando y enviando el formulario digital de Control de Daños y Accidentes [GCE-CDA]. Este debe ser remitido por correo electrónico a la cuenta colecciones.estatales@mac.go.cr. Si desea acompañamiento o consejo en caso de algún accidente de esta naturaleza, puede comunicarse al Museo de Arte Costarricense, desde donde se le brindará todo el apoyo posible para atender la situación de la mejor manera.

GLOSARIO

Aclimatación: Proceso por el cual un objeto (por ejemplo una obra de arte) se adapta paulatinamente a las condiciones ambientales de un lugar. Suele utilizarse en los procesos de traslado y embalaje.

Abrasión. Desgaste de una superficie debido a fenómenos mecánicos como el raspado o el frotado. Por ejemplo, la abrasión producida por el roce con otros objetos*.

Acrílico: El acrílico es un pigmento a base de resinas sintéticas, que tiene un secado más rápido y una gama de colores más intensos que los óleos.

Acuarela: Es una técnica de pintura consistente en mezclar los pigmentos con un aglutinante a base agua, normalmente el pigmento está muy diluido y puede sentirse una transparencia.

Agente de deterioro: Son factores que pueden afectar el estado de conservación de un objeto. Por ejemplo, las condiciones ambientales.

Aglutinante: Es un elemento que se agrega a los pigmentos o mezclas con el fin de mantener unidos los diferentes pigmentos. Esta cohesión permite que al aplicarse la mezcla se tenga mayor consistencia y al secarse sea más resistente.

Artes suntuarias:

Autenticidad: Es la cualidad con la cual se mide la credibilidad u originalidad de un objeto o documento histórico. Las fuentes de información son determinantes para indicar la autenticidad de una obra.

Autenticación: Es la certificación o documento probatorio de carácter legal, que garantiza la autenticidad de una obra, documento y objeto.

Barniz: Líquido que se aplica en la capa más superficial de las obras o materiales con el fin de darle dureza, acabado y protección. Con el tiempo suelen volverse amarillos, y en algunos casos se craquelan.

Bronce: Es un metal que se obtiene de una aleación de estaño y cobre. La aleación permite obtener un material más maleable, duradero o resistente según la proporción de los elementos. Es el material más usual para la elaboración de conjuntos escultóricos monumentales, elementos decorativos en arquitectura, plazas y monumentos.

Caballete: Dispositivo de sostén donde el artista coloca el soporte de una obra bidimensional (generalmente el bastidor ya preparado). Existen diferentes modelos, pero el más usual es de tres puntos de apoyo y una unión o bisagra en la parte superior.

Capilaridad: Capacidad de los materiales por

absorber agua por contacto directo con materiales o superficies húmedas o mojadas. Las partículas de agua son absorbidas y se elevan en el material, manifestándose con manchas, hongos, y deterioros estructurales. Este fenómeno es fácilmente identificable en los muros que están sobre suelos muy húmedos, por lo que a una cierta altura sobre el nivel del suelo, se pueden identificar goteos o partículas de agua a nivel superficial e interno.

Catalogación: Proceso de registro e inventario de obras o bienes de una colección.

Catálogos: Libros o documentos especializados asociados a exposiciones, investigaciones o inventarios. Estos ofrecen la totalidad o una parte de los elementos que integran una colección o selección para exposición. Suelen aparecer reproducidas o referenciadas las obras con sus respectivas fichas técnicas.

Colección: Agrupación o conjunto especializado y delimitado de objetos, especímenes y obras que son reunidos por razones específicas (académicas, estéticas, históricas, museísticas, etc).

Una colección se puede definir como un conjunto de objetos materiales e inmateriales (obras, artefactos, mentefactos, especímenes, documentos, archivos, testimonios, etc.) que un individuo o un establecimiento, estatal o privado, se han ocupado de reunir, clasificar, seleccionar y conservar en un contexto de seguridad para comunicarlo, por lo general, a un público más o menos amplio.***

Conservación preventiva: el conjunto de acciones directamente emprendidas sobre un bien cultural o un grupo de bienes, con el objetivo es detener un proceso activo de deterioro o reforzar su estructura. Estas acciones se ponen en marcha solamente cuando la existencia de los bienes está amenazada a corto plazo por su fragilidad extrema o por la velocidad de su deterioro y modifican a veces la apariencia de los mismos.***

Contrato de edición: Es una autorización formal en la que el autor o derechohabiente de una obra otorga, a una persona física o jurídica, el permiso para que esta obra de arte pueda ser sometida a diferentes adaptaciones, usos, reproducciones, ediciones, transmisiones, u otros medios de comunicación y producción. Los autores o titulares pueden hacer contratos o autorizaciones con terceros en materia de derechos patrimoniales, conservando de manera perpetua los derechos morales.

Corrosión: Tendencia que tienen los metales a volver a sus formas químicas más estables (óxidos y sulfuros). Se da por condiciones de humedad alta del medio en el cual se encuentra el objeto*.

Craquelado: Fracturas o grietas que se forman

sobre la superficie de las obras, estas son propias del envejecimiento del material, pero también pueden provocarse por una mala manipulación. El craquelado jamás debe presentar relieve, ya que esto implica un desprendiendo del soporte.

Decoloración. Efecto de quitar o amortiguar el color. Cambio del valor cromático que se produce especialmente en algunos pigmentos, colorantes y barnices*.

Deterioro: Es la pérdida o daño de que atentan contra la integridad de la obra. Implica un cambio en el estado de conservación de los materiales, lo que puede implicar afectaciones en el valor (estético, histórico, plástico, simbólico, económico, etc) del objeto.

Edición: El término responde a dos acepciones para el ámbito cultural: 1. Edición editorial, que responde a los diferentes tirajes o reimpresiones de un libro o una publicación, y 2. Edición de grabados que hace referencia a todas las copias impresas a partir de una misma plancha o molde, y suelen identificarse con el número de edición, una barra y el número total de impresiones (Ejemplo: 34/50) o con letras según otras razones de ser de la impresión, como por ejemplo las pruebas de impresión o pruebas de artista (P/A).

Eflorescencias: Son manchas blancas producidas por la precipitación de sales solubles al migrar y evaporarse el agua en la superficie de materiales porosos como la cerámica*.

Elementos constitutivos: Corresponde a las diferentes partes que integran un solo objeto o un conjunto. Por ejemplo, para un monumento, los elementos constitutivos serían el basamento, la placa y las esculturas.

Embalaje: Los embalajes para obras de arte son dispositivos o envoltorios diseñados especialmente para esta labor, utilizando los materiales de conservación necesarios y tomando en cuenta las necesidades específicas de cada pieza. Son utilizados tanto para el almacenaje como para el transporte.

Ensamble: Es una técnica artística que consiste en la unión de diversos elementos (pudiendo ser del mismo material o diferentes). Todas las piezas están fabricadas de manera que unas encajen con otras y puedan construir un elemento tridimensional.

Escultura: Obra tridimensional que se obtiene a partir de un trabajo de sustracción, adición o ensamble a un material sólido, pudiendo ser este de origen orgánico (maderas) o inorgánico (piedras, metales, polímeros). Según el material se definen las diferencias terminológicas sobre su creación pudiendo ser talla, fundición, vaciado, esgrafiado, etc.

Esmalte: Es una capa vítrea que se encuentra en la superficie de las obras, y que alcanza su consistencia

vítrea al someterse a un proceso de fusión que cambia sus propiedades químicas y le otorga brillo y dureza, aunque es un acabado ciertamente frágil ante golpes o impactos. Generalmente se aplica sobre metales preciosos, hierro, cobre y cerámica.

Ética: En el ámbito del museo, la ética se puede definir como el proceso de discusión que busca determinar los valores y los principios de base sobre los que se apoya el trabajo museal. Es la ética la que engendra la redacción de los principios presentados en los códigos de deontología de los museos, entre ellos el del ICOM.***

Expediente de obra: Es la documentación que debe acompañar a una obra de arte, este está integrado por facturas, fotografías, publicaciones, restauraciones, estados de conservación, acuerdo de adquisición y toda suerte de documentos que se consideren necesarios. Son almacenados por el propietario de la obra y deben estar en condiciones ambientales estables, en un lugar seguro y actualizarse periódicamente. Debe existir el expediente en físico y una copia en digital.

Facsimilar: Es la reproducción de una obra o documento que tiene como misión ser una copia fiel del original, manteniendo sus dimensiones y la apariencia física. En numerosos casos requieren permisos para su fabricación.

Fresco: Técnica de pintura mural que consiste en la aplicación de pigmentos disueltos en agua (generalmente) sobre una pared preparada con mortero o argamasa todavía húmeda. Cuando la mezcla de yeso y cal que se endurece al fraguar. Al secarse los pigmentos quedan integrados en la preparación, asegurando su durabilidad por no ser una capa superficial.

Gouache o aguada: es una técnica de pintura en la cual los pigmentos aglutinados se colocan sobre un soporte mate (generalmente papel). El aglutinante para esta técnica debe ser soluble en agua, ya que esto le permitirá diluir el pigmento para aplicarlo en estado líquido.

Grisalla: Dibujo o pintura realizada en la gama de colores que van del blanco al negro, generalmente grises. Es un acabado similar al que se puede conseguir con un dibujo en grafito.

Higroscopicidad: Esta es la capacidad de algunos materiales para absorber humedad del ambiente, ya sea por medio de la humedad.

Imaginería: Es el arte de crear de imágenes religiosas para culto y devoción, generalmente a partir de la talla en madera y la aplicación de policromía y oro. Corresponde a la representación de personajes con un carácter religioso o sagrado. El término se utiliza generalmente para referirse a obras de temática católica, principalmente para esculturas.

Incrustación: Técnica artística que consiste en la incorporación o agregado de elementos de

materiales distintos sobre las superficies para agregar valores decorativos.

Inventario: es un instrumento por el cual se hace revisión de la totalidad de los activos que o bienes que forman parte de una colección. El objetivo de un inventario es tener control sobre el estado y ubicación cada uno de los elementos, y debe realizarse de manera periódica y sistemática.

Luxómetro: Es el instrumento para medir la iluminancia (cantidad de luz que recibe un objeto en un lugar y momento determinado.

Marquetero: Los marqueteros son personas que trabajan fabricando, arreglando y modificando los marcos y soportes.

Modelado: Consiste en el acto de dar forma a los materiales blandos o de consistencia maleable. Para esto pueden utilizarse herramientas o a partir del trabajo manual.

Monocromía: Uso de un solo color

Monumento: Obras arquitectónicas de diversa escala, concebidas para ser instaladas de manera permanente. Un monumento puede estar conformado por construcciones o aditamentos de bienes que a priori se podrían considerar como inmuebles (ejemplo: esculturas, relieves u otros) pero que deben considerarse como bienes inmuebles por sus características de escala, materialidad o ubicación. Es término también hace referencia a obras escultóricas monumentales de interés histórico, arqueológico, artístico, científico, cultural y social. El monumento, en su sentido original, es una construcción destinada a perpetuar el recuerdo de alguien o de algo.***

Musealización: es la operación que tiende a extraer, física y conceptualmente, una cosa de su medio natural o cultural de origen para darle un status museal, transformándola en musealium o musealia, “objeto de museo”, al hacerla entrar en el campo de lo museal.***

Museo: Es una institución sin fines lucrativos, permanente, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierta al público, que adquiere, conserva, investiga, comunica y expone el patrimonio material e inmaterial de la humanidad y su medio ambiente con fines de educación, estudio y recreo. [Estatutos del ICOM, 22ª Asamblea General de Viena]

Museografía: procura designar el arte o las técnicas de la exposición. Desde hace algunos años se ha propuesto el término expografía para referirse a las técnicas vinculadas con las exposiciones, ya sea que se sitúen en un museo o en un espacio no museal.***

Original: Cuando la obra, idea u objeto fueron realizados o concebidos por el artista o autor, en contraste con las copias. Para el caso de los grabados existe la idea de “originales múltiples”.

Pan de oro: lámina muy delgada de oro que se usa como acabado, se pega a la superficie con adhesivos orgánicos, como la cola de conejo. Al entrar en contacto con la cola, el oro pierde su valor como mineral.

Pastel: Técnica pintura que consiste en dibujar con una barra de pigmento (generalmente minerales de colores compactados y aglutinados, con consistencia seca o aceitosa). Se realiza generalmente sobre papeles texturizados.

Pátina: La pátina es la capa protectora o superficial de las obras y objetos que con el tiempo se oscurece o endurece, y que da fe de la historia del objeto. Recibe el reconocimiento como parte integral del bien y debe ser conservada. La pátina se manifiesta en alteraciones o desgastes propios del proceso de deterioro y del paso del tiempo.

Pigmentos: Material de colores de origen orgánico o inorgánico, de producción natural o industrial, que al aglutinarse forman la pintura.

Pintura de caballete: Pintura realizada utilizando un caballete como soporte al momento de la ejecución. Es también un término estandarizado para la indicación de obras de pequeño y mediano formato.

Pintura mural: técnica pictórica realizada sobre una superficie arquitectónica (como muros o paredes) que tiene una preparación previa. Existen varias técnicas que varían la preparación, la aplicación o los pigmentos, pero en general destacan dos: 1. Al fresco: aplicada sobre un muro con enlucido o preparación a base de cal húmeda y colores disueltos en agua de cal y 2. Al seco: sobre la superficie del muro seco se aplican los pigmentos aglutinados en un medio acuoso (agua o aceite).

Pintura: toda obra artística bidimensional, figurativa o abstracta, que para su elaboración requiere de un soporte sobre el cual se aplican capas de pigmento aglutinado y disuelto en un medio. Tiene la propiedad de secarse formando una película continua y adherente.

Policromía: Uso de varios colores.

Preservar: significa proteger una cosa o un conjunto de cosas de peligros tales como la destrucción, la degradación, la disociación o incluso el robo. Esta protección está respaldada por la recolección, el inventario, la custodia, la seguridad y la restauración. En la museología, la preservación reúne el conjunto de funciones vinculadas con la entrada de un objeto al museo [o colección]: adquisición, inscripción en el inventario, catalogación, reserva, conservación y a veces, restauración.***

Procedencia: Historial de propietarios anteriores y la manera en que fue adquirida una obra de arte.

Puesta en valor: Término que implica una serie de acciones o intervenciones para dotar a la obra (generalmente del ámbito del patrimonio cultural) de

las condiciones simbólicas, objetivas, contextuales, ambientales y de significación que, sin desvirtuar su naturaleza, rescaten las características originales y permita su valorización y aprovechamiento en el presente y futuro.

Pulverulencia: Proceso de deterioro que ocurre en los materiales, cuyo estado final son partículas disgregadas con apariencia de polvo. En pinturas ocurre por la desintegración del aglutinante, debido a la contaminación, cambios de humedad, temperatura o luz*.

Radiación Infrarroja (IR): Emisión de radiación de infrarrojos. Son invisibles, y su longitud de onda es eminentemente superior a las de las radiaciones luminosas entre 627-770 nm; tiene una onda más larga que los rayos visibles y constituye un 55% de la luz solar**.

Radiación Ultravioleta (UV): La emisión de radiación ultravioleta. Son radiaciones cuya longitud de onda es menor que la luz visible.

Repujado: técnica artística que consiste en la utilizar una lámina metálica (generalmente cobre o plata) a la cual se le aplica fuerza para deformarla utilizando herramientas como martillos y punzones hasta crear el diseño deseado. Se utilizó usualmente en obras de temática religiosa.

Restauración: es el conjunto de acciones emprendidas directamente sobre un bien cultural singular y en estado estable, teniendo como objetivo mejorar su apreciación, comprensión y uso. Estas intervenciones sólo se realizan cuando el bien ha perdido una parte de su significación o de su función a raíz de deterioros o de restauraciones anteriores. Estas tareas se fundan en el respeto por los materiales originales y muy a menudo modifican la apariencia del bien.***

Reverso: (verso) Es una indicación en relación al ángulo de visión o recepción de una obra, generalmente bidimensionales. El reverso es la parte posterior de las piezas.

Riesgo: Refiere a la posibilidad de un deterioro que pueda afectar a las obras. Este se puede manifestar a manera de amenazas intrínsecas y extrínsecas que ponen a las obras en situaciones de peligro o precariedad.

Soporte: Elementos constitutivos o de apoyo que brindan sujeción que permiten la exposición, transporte o almacenamiento de las obras de arte. Estos varían según el tipo de obra de arte y de sus materiales, por ejemplo los marcos, basamentos, sistemas estructurales, bastidores.

Vitrina: Dispositivo que permite mostrar objetos de manera segura, al menos una de sus cara debe estar realizado con un material protector aislante transparente para facilitar la apreciación de los objetos en su interior.

* Tomado de Calvo, Ana (1997)

** Tomado de García, Isabel (2013)

***Tomado de Conceptos Claves de Muselogía (2010)

BIBLIOGRAFÍA

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Otras referencias:

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● Actualización para profesionales en museos.

Universidad Nacional Autónoma de México, UNAM-Costa Rica Centro de Estudios Mexicanos y el Instituto de México en Costa Rica. [Costa Rica, junio 2017]

● Embalaje y manipulación de bienes culturales.

Escuela Nacional de Conservación, Restauración y MuseografíaInstituto Nacional de Antropología e Historia de México. [México, julio 2017]

● Circulación del patrimonio museológico: Tráfico

Ilícito de bienes culturales

Programa Iberoamericano de Museos [Costa Rica, agosto 2018]

● Curso internacional de conservación preventiva: Elaboración de estrategias de conservación preventiva desde el enfoque de sistemas.

Escuela Nacional de Conservación, Restauración y MuseografíaInstituto Nacional de Antropología e Historia de México. [México, octubre 2018]

● Catalogación para la protección de bienes culturales Instituto Ítalo-Latino Americano - Embajada de Costa Rica en Italia - Instituto Investigaciones en Arte de la Universidad de Costa Rica. [Costa Rica, julio 2019].

El Museo de Arte Costarricense y el Ministerio de Cultura y Juventud agradecen cordialmente el apoyo recibido por parte de instituciones y profesionales tanto nacionales como extranjeros que hicieron posible el desarrollo de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte y el presente manual.

A la Organizzazione Internazionale Italo-Latino Americana (IILA), al Embajador Ronald Flores Vega y a la Consejera Cultural Carla Sierra Zúñiga de la Embajada de Costa Rica en la República Italiana, por hacer posible el acceso a las herramientas compartidas durante el curso Catalogación para la Protección de Bienes Culturales, celebrado en San José en julio de 2019, que han permitido homologar instrumentos de registro de colecciones.

Al Programa Iberoamericano de Museos (IBERMUSEOS) por las oportunidades de capacitación profesional del personal del Museo de Arte Costarricense que contribuyeron en gran medida al diseño de este documento.

A Cataliza Plazas García y Diana Velázquez Padilla por su revisión detallada y asesoría técnica.

A Sofía Rodríguez Cerdas por su valioso aporte creativo en la ilustración de este manual.

A Elías Jiménez García por su revisión y consejo.

DEDICATORIA CONMEMORATIVA

75 aniversario

En 2018, año en que se inicia el proyecto Política Nacional de Gestión de Colecciones de Arte 2020-2030 y el presente documento, Gestión y Conservación de obras de arte en colecciones estatales: Manual dirigido a las instituciones coleccionistas del Sector Público, se celebró el 75 aniversario de la creación de una de las obras maestras del arte costarricense: Retrato de Yolanda Oreamuno, de la mano de la destacada acuarelista nacional Margarita Bertheau Odio (1913-1973), a quien el Museo de Arte Costarricense dedicó una exposición monográfica en 2017.

Esta destacada obra de propiedad estatal forma parte de las colecciones del Museo de Arte Costarricense. Con la elección de esta pieza para acompañar el diseño gráfico del presente manual, el Museo rinde homenaje a la artista y la obra, y a su vez se escoge como obra insignia del ambicioso proyecto de gestión y conservación del patrimonio artístico nacional.

AGRADECIMIENTOS

Sofía Rodríguez Cerdas

Es ilustradora y arquitecta por la Universidad de Costa Rica. En 2019 obtuvo mención de honor en su proyecto final de graduación Museo urbano: Planteamiento conceptual que integra la conexión, exposición e interacción con material cultural en espacio públicos, en la Avenida Central, San José, recientemente presentado en el Congreso Internacional ISUFH, Guadalajara, México. Actualmente se desempeña como profesional independiente y es la creadora de la marca costarricense de ilustraciones Pájara Pinta

Pájara Pinta cual_pajara_pinta pajarapintailustra@gmail.com

Las ilustraciones del presente Manual fueron realizadas con amor por Sofía Rodríguez Cerdas con referencia en la obra Retrato de Yolanda Oreamuno, 1943 de Margarita Bertheau Odio, acuarela perteneciente a la colección del Museo de Arte Costarricense.

Margarita Bertheau Odio

Sin título [Retrato de Yolanda Oreamuno Unger] 1943, acuarela sobre papel Museo de Arte Costarricense MAC-131 Fotografía Rodrígo Rubí

SOBRE LOS AUTORES

Rafael Ángel Venegas Arias

Completó su licenciatura en Arquitectura en la Universidad de Costa Rica. Es Responsable del proyecto Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales en el Museo de Arte Costarricense. Es miembro de la Comisión de Patrimonio del Colegio de Arquitectos de Costa Rica y de la comisión Arquitectura del Siglo XX del Consejo Internacional de Monumentos y Sitios (ICOMOS) de Costa Rica. Obtuvo mención de honor en su proyecto final de graduación Puesta en valor del edificio de la Facultad de Ingeniería como sede para el museo+UCR. Ha realizado pasantías profesionales en gestión y conservación de colecciones de arte y museografía en el Museo Nacional de Colombia y el Museo Universitario Arte Contemporáneo de la Universidad Nacional Autónoma de México MUAC-UNAM. Estudia Historia del arte en la Universidad de Costa Rica. Ha laborado como curador y museógrafo independiente (Chavela Vargas: El Canto del Alma en 2018) y brinda asesorías para el Ministerio de Cultura y Juventud, así como para otras instituciones.

Sofía Soto Maffioli

Completó sus estudios de grado en la Université Paris I Panthéon-Sorbonne en Historia e Historia del arte y Arqueología. Obtuvo un máster académico en Historia del Arte del Siglo XX en la misma institución antes de integrarse al Institut National du Patrimoine de París en la especialidad Museos en 2013. Es Conservadora de Patrimonio de la República Francesa y ha laborado como investigadora en el Musée d’Art Moderne de la Ville de Paris, para la exposición Lucio Fontana, y el Musée d’Art Contemporain du Val-de-Marne. En 2015 fue coordinadora científica de la exposición Wifredo Lam en el Musée National d’Art Moderne – Centre Pompidou, Es docente universitaria y directora del Museo de Arte Costarricense. Ha realizado la curaduría de las exposiciones Margarita Bertheau Inédita en 2017 y Extraña Infancia: Figuraciones y fabulaciones de los niños en el arte en Costa Rica en 2019. Actualmente es la representante de Costa Rica ante el Consejo Internacional de Estudios para la Conservación y Restauración de los Bienes Culturales (ICCROM).

REVISIÓN INTERNACIONAL

María Catalina Plazas García

[Colombia] es especialista en Sostenibilidad en Museos e Instituciones Culturales de la Universidad Externado de Colombia y profesional en Conservación y Restauración de Bienes Muebles de la misma universidad. Ha participado en proyectos públicos relacionados con la preservación de colecciones en Colombia, México, Guatemala, Estados Unidos y Austria. Ha formado parte de las áreas de conservación del Museo del Oro del Banco República de Colombia, del Museo de Trajes Regionales de Colombia, del Archivo de Bogotá y del Museo Nacional de Colombia desde 2008. Ha laborado como docente de Gestión de Riesgos aplicada a las colecciones de museos en la maestría en Museología de la Universidad Nacional de Colombia. Desde 2012 se desempeña como Coordinadora del Área de Conservación del Museo Nacional de Colombia, colaborando en la formulación y ejecución del Sistema Integrado de Conservación y Restauración (SICRE) de todos los museos del Ministerio de Cultura de ese país. Actualmente es parte de la Junta Directiva del Comité Nacional colombiano del Consejo Internacional de Museos (ICOM Colombia).

Diana Velázquez Padilla

[México] realizó sus estudios de grado en la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía Manuel del Castillo Negrete ENCRyM. Cursó la Especialidad de Conservación y Restauración de Fotografía, Programa Internacional de este mismo centro de estudios. Ha trabajado y colaborado en diferentes proyectos para la Universidad Nacional Autónoma de México UNAM y otras instituciones. Trabajó para la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural, órgano desconcentrado del Instituto Nacional de Antropología e Historia de México. Continuamente participa en proyectos para el Museo Universitario Arte Contemporáneo MUAC-UNAM. Ha atendido diferentes cursos y conferencias como ponente y participante a nivel nacional e internacional. Ha sido becaria en dos ocasiones por parte del Getty Conservation Institute para participar en congresos en Italia y Estados Unidos. Como docente, ha llevado a cabo talleres en el Centro de las Artes de San Agustín Etla en Oaxaca, México.

La supervisión de las obras de arte que pertenecen al Estado constituye una de las misiones orgánicas fundamentales del Museo de Arte Costarricense, instancia encargada de velar por su adecuada conservación. Desde la promulgación de la Ley Nº6750 de Estímulo a las Bellas Artes Costarricenses en 1982, estas colecciones han sido objeto de un crecimiento continuo, por medio de compras realizadas por diversas instituciones. Esta norma ha contribuido a la conformación de un patrimonio de incalculable valor que se encuentra distribuido en distintos entes del Sector Público en todo el territorio nacional.

Como ente supervisor de las colecciones estatales de obras de arte, el Museo de Arte Costarricense y su ente tutelar, el Ministerio de Cultura y Juventud, emiten la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, la cual consiste en un conjunto de líneas de acción que se implementarán en el curso de los años 2020-2030. A través de esta Política, el Museo de Arte Costarricense pondrá en marcha el primer modelo de gestión de las colecciones estatales de obras que arte que se desarrolla en nuestro país.

El instrumento técnico fundamental de este modelo de gestión de colecciones es el documento Gestión y conservación de obras de arte en colecciones estatales: Manual dirigido a las instituciones coleccionistas del sector público, el cual constituye un documento de uso y consulta permanente por parte de todas las instituciones estatales que coleccionan obras de arte. El acatamiento de las indicaciones contenidas en este manual es de carácter obligatorio para las instituciones que entran dentro del ámbito de supervisión del Museo, y su aplicación se recomienda a aquellas entidades coleccionistas que se encuentran fuera de este ámbito.