COVERSTORY / TENDERS
‘Tenderen is vooral een manier om een prijscorrectie te realiseren’
VAN LUXE FEESTEN NAAR SAAIE PROCESSEN
8
De tijd dat de fleetmanager zich kon laten vergasten op reisjes, feestjes en cadeautjes, is voorbij. Steeds meer bedrijven hanteren strenge regels over het aannemen van cadeaus. Een logische ontwikkeling, maar het gevaar is dat er in wordt doorgeslagen. ‘Je moet tegenwoordig al melden dat je een pen hebt gekregen.’ TEKST: FLOOR VINK, BEELD: INGRID VAN DER SLEEN
R
eisjes naar zonnige oorden, etentjes in sterrenrestaurants en luxe kerstpakketten die rechtstreeks in de kofferbak verdwijnen: auto-inkopers krijgen ze steeds minder vaak aangeboden. Bedrijven trekken de teugels steeds strakker aan, om het inkoopbeleid van onder andere auto’s uit de handjeklapsfeer te krijgen. De fraudepraktijken rond tenders van politie en Defensie hebben het imago van de wagenparkbeheerder geen goed gedaan; de branche is op scherp gezet. En dat terwijl overheidsinstanties aan strenge Europese regels moeten voldoen bij aanbestedingen (zie kader). “De politie zou een bolwerk van integriteit moeten zijn”, aldus Jaap van Daalen, directeur van adviesbureau ROI groep. Handjeklap en vriendjespolitiek werden lang gedoogd, maar zijn nu ook in het commerciële bedrijfsleven zo goed als voorbij, weet Martin Schuurman. Hij wordt vanuit zijn adviesbureau
Naamloos-45 8
Oxonia Fleet Solutions door verschillende bedrijven als fleetmanager ingehuurd. “Toen ik zelf inkoper in loondienst was, kreeg ik rond kerst ook wel eens een telefoontje van een leverancier, met de vraag waar mijn auto stond; dan kon hij op een afgesproken tijdstip een mooi cadeau afgeven, zodat ik dat direct in de kofferbak kon stoppen. Die tijden zijn voorbij.”
Subjectief Steeds meer bedrijven stellen tegenwoordig corporate compliance-regels op, om omkoping of de schijn daarvan te vermijden. Die regels kunnen inhouden dat werknemers geen cadeautjes meer mogen aannemen, niet mogen ingaan op eventuitnodigingen van leveranciers en niet mee mogen op snoepreisjes. Maar hypercorrectie ligt daarmee wel op de loer. “Bedrijven moeten er niet te ver in gaan”, zegt Van Daalen. “Er zijn organisaties waar werknemers niet meer naar
een productintroductie mogen omdat er ook een lunch bij is. Het is belangrijk dat je goed op de hoogte blijft, met een puur informatief event is dan ook niets mis.” Ook Yvonne Koenders, tenderspecialist bij leasemaatschappij Alphabet, vindt dat bedrijven soms doorslaan. “Een zakelijke lunch in de bedrijfskantine is iets anders dan een lunch in een sterrenrestaurant. Wagenparkbeheerders moeten tegenwoordig al melden dat ze een pen hebben gekregen. Tenders worden toch vaak als complex en subjectief ervaren.” Volgens Gian Russchen, sinds een half jaar fleetsalesmanager bij Kia Nederland, is er niets mis met het opbouwen van een relatie met een klant. “Introducties van nieuwe modellen of services gaan vaak gepaard met een event, zo kun je een relatie betrekken bij de ontwikkeling van je merk. De vraag is alleen waar de grens ligt tussen gewoon relatiebeheer en omkoping. Uitein-
03-11-14 16:09