ANÁLISIS DE PRESUPUESTO EN EL RECURSO HUMANO

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ENSAYO “ANÁLISIS ANÁLISIS DE PRESUPUESTO EN EL RECURSO HUMANO HUMANO”

MILDRED IBETH QUINTANA PATIÑO

Jutiapa, junio de 2012

INTRODUCCIÓN En las empresas u organizaciones necesitan un presupuesto que tenga una revisión sistemática, que ayude a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios para alinear el presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización.

Esto es particularmente importante para garantizar que los RRHH sean percibidos como un socio estratégico capaz de justificar los gastos y vincular las actividades de Recursos Humanos con el programa general de trabajo de la organización. También es importante debido a que el Recurso Humano, con frecuencia, es percibido como un centro de costos, en vez de una función generadora de ingresos y, por consiguiente, pueden ser percibidos como un área donde los costos pueden recortarse con mayor facilidad. Un presupuesto de Recursos Humanos bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización.

Análisis de Presupuesto en el Recurso Humano La importancia del presupuesto en los procesos del recurso humano representa para una organización o empresa una herramienta que se anticipe o predetermine los gastos, presupuestando los gastos para ejecutar los procesos y a su vez esta información tenerla de forma clara y ordenada. Este análisis de presupuesto debe ser establecido en la fase de planificación ya que esta posibilita la coordinación de las actividades y ayudan a la administración a coordinar.

Uno de los retos que tiene impacto sobre el proceso de preparación del presupuesto son las fluctuaciones en los costos, basadas en la contratación de personal. Por ejemplo, una reestructuración corporativa puede causar una mayor utilización de los servicios de reubicación laboral mientras que se congelan los aumentos salariales y los ascensos. Asimismo, los costos de las prestaciones pueden aumentar o disminuir con base en el número de influencias externas. La buena documentación permitirá que el profesional de RRHH corrobore cualquier pregunta que surja durante el proceso de preparación del presupuesto, la cual esté relacionada con sus variaciones significativas.

Los procesos de recursos humanos también pueden estar sujetos a gastos inesperados para los cuales no se hayan asignado fondos de manera específica.

Las tragedias pueden exigir servicios de asesoría, los negocios nuevos pueden demandar una mayor recurrencia a contratación, publicidad o agencias, y las acusaciones de conducta inapropiada por parte de los miembros del personal pueden suponer costos adicionales para los servicios de capacitación e investigación. Puede ocurrir cualquier cantidad de cosas capaces de causar estragos a un presupuesto cuidadosamente diseñado. La planificación para tales eventualidades puede ser difícil por lo que la creación de un fondo para gastos para eventualidades relacionadas con la empresa.

Otro factor que puede variar en el proceso de elaboración del presupuesto de RRHH es el grado en que se distribuyen los costos a los departamentos individuales en una organización o su centralización en el departamento de RRHH. Los salarios, los impuestos sobre la nómina, los honorarios de capacitación e incluso los costos de reclutamiento pueden asignarse a los departamentos de acuerdo al personal del cual son responsables. Se trata de un asunto filosófico que debe evaluarse de manera coherente con los demás parámetros del presupuesto de la organización. Por ejemplo, si los costos para los teléfonos y demás equipos de oficina son asignados a los departamentos, por consiguiente, los costos individuales del personal también pueden serlo, por lo menos hasta cierto punto.

“Una organización o empresa, es una unidad compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efectos de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. La forma en que esas personas trabajan e interaccionan entre sí, determinará en gran medida el éxito de la organización”. (Muñoz, 2009)

En este sentido, la importancia que debe de haber un plan bien elaborado para el logro de la coordinación donde los ejecutivos se ven obligados a pensar en las relaciones entre las operaciones individuales y la compañía como un conjunto.

Los presupuestos ayudan a los esfuerzos de los ejecutivos para crear imperios propios. Los presupuestos amplían el pensamiento de las personas al ayudarlas a eliminar perjuicios inconscientes por parte de los ingenieros, los gerentes de ventas y los funcionarios de la producción también a descubrir debilidades en la estructura de la organización. La creación y la administración del presupuesto identifican problemas de comunicación, de fijación de responsabilidades y de relaciones de trabajo.

Estos a su vez cuantifican “los objetivos fijados para el ejercicio en las distintas divisiones operativas que van expresados generalmente en términos tales como:

aumento de ventas, nuevos productos, cuota de mercado, rentabilidad de las inversiones, imagen social, posición financiera” (Martner, 2006)

La gran mayoría de las personas tienden a mejorar cuando se les informa de cómo están trabajando y siempre que les beneficie y a la organización.

“El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos”. (Muñoz, 2009)

Las organizaciones que necesitan planeación de recursos humanos por lo general elaboran presupuestos detallados y planes a largo plazo. Sumados a extrapolaciones de los cambios en la fuerza de trabajo.

(Jiambalvo, 2003) Define la planeación son “útiles en el proceso de planeación mejoran la comunicación y coordinación. El proceso de elaborar un plan formal, es

decir,

un

presupuesto,

obliga

a

los

administradores

cuidadosamente sus metas y objetivos y a especificar

a

considerar

los medios para

alcanzarlos”

Por lo que para llevar controles específicos y detallados es necesario hacerlos por medio de sistemas que faciliten el fácil acceso y la integridad de los datos, por lo tanto cuando se habla de análisis de presupuestos es importante controlar, medir y cuantificar los resultados.

(Chang, 2006) Dice que para iniciar el “análisis de nuevas operaciones se requiere que se calculen las necesidades de recursos humanos en comparación con otras compañías que llevan a cabo operaciones similares”.

Por lo que es mejor tener pocas mediciones significativas que muchas que sean ineficaces, tomando en cuenta que existen diversas trampas en las que se puede caer cuando se realizan los procesos de medición, que es “medir demasiadas cosas, destinar demasiado tiempo a la medición, medir cosas equivocadas” (Chang, 2006).

“Medición es tener sumo cuidado debido que se deben tener las bases para medir, porque los resultados se pueden manipular y los resultados de esta medición no serian confiables cuando no se lleva un proceso donde se delimite lo que se desea medir y esto ayudara a disminuir el tiempo”. (Bon, 2008)

La elaboración de un presupuesto representa un compromiso administrativo con un conjunto particular de medidas para hacer crecer la empresa, competir con éxito, dirigir operaciones y mejorar su desempeño financiero y de mercado.

(Fernandez, 2007) Define al presupuesto es de una empresa “un conjunto de pronósticos referentes a un lapso o período precisado para la obtención de recursos de una entidad”.

Así mismo, (Ganzineli, 2010) dice que para que “un análisis de presupuesto sea efectivo se debe tomar en cuenta las fases o etapas del recurso humano como la siguiente manera: Presupuesto de Previsión. (Preconocer lo necesario). Tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y ejecución del presupuesto. Resaltan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las posibilidades de lograr las metas propuestas. Presupuesto de Planeación. (¿Qué y cómo se va ha hacer?). Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones en concordancia con los posibles objetivos, basándose en la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación presupuestaria.

Presupuesto de Organización. (¿Quién lo hará?). Que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la entidad, por medio del establecimiento de elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales que existan, lo que permite apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al presupuesto como elemento para modificar la estructura de la empresa. Presupuesto de Coordinación o Integración. (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general). Compaginación estrecha y coordinada de

todas las secciones para que se cumplan con los objetivos de la empresa.

Presupuesto de Dirección. (Guiar para que se haga). Ayuda al director general y estratégico en las políticas a seguir, toma de decisiones, visión de conjunto, así como a conducir y guiar a los subordinados. Presupuesto de Control. (Ver que se realice). Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones antes de que haya consecuencias. Por lo que los presupuestos se pueden clasificar en:

flexibilidad, periodo de tiempo que cubren, campo de

aplicabilidad de la empresa, sector en el cual se utilicen. Y estos deben realizarse en todas las áreas funcionales de la empresa como las siguientes: Ventas: Para determinar las estimaciones de ingresos, gastos de distribución, mercadotecnia y publicidad, comisiones de ventas, etc. Producción: Para determinar el costo de producción, inventarios de materiales, inventarios de productos terminados, etc.

Compras: Para determinar los abastecimientos requeridos por la organización para seguir produciendo y vendiendo productos. determina los gastos de administración, etc.

Administración: En esta área se Finanzas: Gastos financieros,

intereses, comisiones bancarias, etc.

Otro factor que puede variar en el proceso de elaboración del presupuesto de Recursos Humanos es el grado en que se distribuyen los costos a los departamentos en una organización. Los salarios, los impuestos sobre la nómina, los honorarios de capacitación e incluso los costos de reclutamiento pueden asignarse a los departamentos de acuerdo al personal del cual son responsables.

Referencias Bibliográficas Bon, J. K. (2008). Estrategia del servicio basada en Itil V3 (Primera ed.). Colofón.

Chang, R. Y. (2006). Mejora continua de procesos. Garnica.

Fernandez, J. A. (2007). Gestion por procesos. Velasco: ESIC. Ganzineli, C. (2010). Como desarrollar el talento de alto nivel y conseguir mejores resultados. (H. B. Corporation, Ed.) DEUSTO. Jiambalvo, J. (2003). Contabilidad Administrativa. México: Lumusa Wiley.

Martner, G. (2006). Planificación y presupuesto por programas. Siglo XXI. Muñoz, D. (2009). Administracion de operaciones con enfoque de administracion de procesos de negocios (Primera ed.). Mexico: CENGAGE Learning Editores.