Page 1


Metro Systems Corporation Public Company Limited

www.metro-oa.com การใช้ งานของ Requester

สารบัญ เรื่ อง Home Page ทัว่ ไปของ www.metro-oa.com การ Login เข้ าสูร่ ะบบ e-Procurement เข้ าสูร่ ะบบ / กระบวนการทางานของระบบ การสร้ างใบขอซื ้อสินค้ า ( Purchase Request ) เพื่อเปิ ด Order การตรวจสอบสถานะของเอกสาร (PR Status) เมนูการใช้ งาน การเปลีย่ นหน่วยงาน (Change Organization) การเข้ าดูรายละเอียดส่วนตัว ( My Profile ) การเปลีย่ น password (Change Password) การดูประวัติการสัง่ ซื ้อ ( History Product Order ) การค้ นหาสินค้ ากรณีไม่เป็ น Member การเรี ยกขอดู Password (Forgot Your Password) การติดต่อกับ Metro (Contact Us) การ Logout เพื่อออกจากระบบ E-Procurement

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 2 3 4 5 9

หน้ า 1


Metro Systems Corporation Public Company Limited 1. หน้ า Home Page ทั่วไป ผู้ใช้ งานระบบต้ องเปิ ด Internet Explorer พิมพ์ URL www.metro-oa.com

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 2


Metro Systems Corporation Public Company Limited 2 การ Login เข้ าสู่ระบบ e-Procurement ในหน้ าที่ผา่ นมาจะเป็ นการแนะนาหน้ า Home Page เริ่ มต้ น ในหัวข้ อนี ้จะแนะนาวิธีการ Login เข้ าสูร่ ะบบ เริ่ มต้ นเข้ าสูร่ ะบบคลิกที่ปมุ่ Login การ Click Login icon ดังรูป จะเข้ าสูร่ ะบบ e-Procurement เพื่อให้ Requester สร้ างใบสัง่ ซื ้อ ( Purchase Order ) และ ยังสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารว่าอยูใ่ นขันตอนใด ้ หลังจาก Click Login แล้ ว จะปรากฏหน้ าจอดังรูป

ผู้ใช้ ต้องใส่ User Name ซึ่งเป็ น E-mail Address และ Password ลงไปให้ ถกู ต้ อง เมื่อ Click ปุ่ ม Login ก็จะเข้ าสูร่ ะบบเพื่อ ทางานต่อไป ซึง่ จะปรากฏหน้ าจอดังรูป

กรณีที่ผ้ ใู ช้ ต้ องทาหน้ าทีใ่ นหลาย Cost Center จาเป็ นต้ องเลือกหน่วยงานที่จะทาใบสัง่ ซื ้อสินค้ าให้ ถกู ต้ องตรงตามหน่วยงานนัน้ ให้ คลิกเลือกที่หน้ าต่าง Select Organization จากนัน้ Click Login อีกครัง้

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 3


Metro Systems Corporation Public Company Limited 3. เข้ าสู่ระบบ เมื่อผ่านขันตอนการ ้ login เรี ยบร้ อยแล้ ว ผู้ใช้ งานจะเห็นหน้ า PR/PO ซึง่ รายละเอียดจะประกอบไปด้ วย 2 ส่วน เป็ นเอกสาร ที่สร้ างไว้ ได้ แก่ เอกสารใบขอซื ้อ ( PR ) และ เอกสารใบสัง่ ซื ้อ ( PO ) ปรากฏหน้ าจอดังรูป

กระบวนการทางานของระบบจะมีขนั ้ ตอนดังนี ้ 1. Requester Create PR ถ้ า Save แต่ยงั ไม่ Submit จะมีผลให้ PR มีสถานะ เป็ น Pending ซึง่ สามารถเรี ยกมาแก้ ไขได้ 2. Requester Submit PR ที่ได้ จากการ Create หรื อเรี ยกจาก Pending จะมีผลให้ PR มีสถานะเป็ น Submitted ซึง่ จะไม่ สามารถแก้ ไข และจะถูกส่งไปยังตะกร้ าของ Approver พร้ อมกับส่ง e-mail เพื่อทาการ Approve ต่อไป 3. Approver ที่ถกู กาหนดตาม Organization นี ้เท่านันที ้ ่มีสทิ ธิเห็นและเรี ยกเอกสารขึ ้นเพื่อพิจารณา Approve หรื อ Reject ถ้ า เป็ นการ Approve ระบบจะสร้ างใบ PO ที่มีสถานะ Approved และใบ PR ดังกล่าวก็จะมีสถานะ Approved เช่นกัน ซึง่ PO ใบนี ้ จะไปอยูต่ ะกร้ าเอกสารของ Sales Man บริ ษัท เมโทรซิสเต็มส์ฯ พร้ อมกับส่ง e-mail เพื่อดาเนินขันตอนเปิ ้ ดการขาย ต่อไป 4. Sales Man บริ ษัท เมโทรซิสเต็มส์ฯ ที่ถกู กาหนดให้ ดแู ลบริษัทนี ้เท่านัน้ ทีม่ ีสทิ ธิเห็นและเรียกเอกสารขึน้ เพื่อพิจารณา Accept หรื อ Cancel Order กรณี Accept อาจจะเป็ นกรณีสามารถส่งสินค้ าครบตามที่สงั่ ระบบก็จะเปลีย่ นสถานะใบ PO จาก Approved เป็ น Full Ship แต่ถ้าไม่สามารถส่งให้ ครบตามที่สงั่ ระบบก็จะเปลีย่ นสถานะใบ PO เป็ น Partial Ship พร้ อมกับส่ง email ให้ กบั Approver รับทราบ และ e-mail ให้ กบั Requester เพื่อทาขันตอน ้ Receive ต่อไป 5. Requester เรี ยกใบ PO ที่มีสถานะ Full Ship หรื อ Partial Ship เพื่อทาการ Confirm Receive ระบบจะเปลีย่ นสถานะใบ PO เป็ น Received ซึง่ จะเป็ นสถานะสิ ้นสุดของกระบวนการ

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 4


Metro Systems Corporation Public Company Limited 4. การสร้ างใบขอซือ้ สินค้ า ( Purchase Order ) เพื่อเปิ ด Order การสร้ างใบ PR ใหม่ขึ ้นมาในระบบ E-Procurement นัน้ Requester จะสามารถกระทาได้ โดยการคลิกที่ปมุ่ Create New Order

เมื่อคลิกปุ่ ม Create New Order จะแสดงหน้ า PR Detail () เพื่อกรอกรายละเอียดการสัง่ ซื ้อสินค้ า ซึง่ ผู้ใช้ อาจกรอกข้ อมูลลงใน Field ต่างๆดังนี ้

Order Name ชื่อของ Order Reference PO# เลขที่ PO ที่จะใช้ อ้างอิง Asset Type ประเภทของ Order o Office Supplies ( Default ) o Fixed Asset Remark รายละเอียดเพิม่ เติม Expected Received Date วันที่ต้องการสินค้ า Payment Method การจ่ายเงิน จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 5


Metro Systems Corporation Public Company Limited เมื่อกรอกรายละเอียดการสัง่ ซื ้อตามต้ องการแล้ ว ต่อไปจะเป็ นการนารายการสินค้ าที่ได้ ทา Contact ไว้ กบั เมโทรฯ ดึงเข้ ามา ไว้ ในเอกสาร PR โดยจะทาในตาราง Order Summary

กรณีที่ผ้ สู งั่ ซื ้อสินค้ าสัง่ ซื ้อสินค้ าให้ กบั หลายหน่วยงาน สามารถทาได้ โดย เลือก Cost center ที่ Step 1 เลือก Ship Address ที่ Step 1 (ต้ องระบุ Ship Address หากแยกส่งหลายที)่

การดึงรายการสินค้ าเข้ าสูต่ าราง Order Summary ผู้ใช้ งานคลิกทีป่ มุ่ Add Product ระบบจะแสดงรายการสินค้ าแยกตามประเภทเพื่อ ความสะดวกในการใช้ งานไว้ ทงหมด ั้ 4 แบบ

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 6


Metro Systems Corporation Public Company Limited แบบที่ 1 My Product แสดงรายการสินค้ าที่ผ้ ใู ช้ งานได้ ทา Contact ไว้ กบั เมโทรฯ ซึง่ เป็ นสินค้ าที่ได้ รับการประกันราคา สินค้ าในหน้ านี ้ผู้ใช้ งาน สามารถกรอกจานวนตัวเลขที่ต้องการสัง่ ซื ้อที่ช่อง Qty

แบบที่ 2 My Catalog แสดงรายการสินค้ าทังหมดที ้ ่มใี น www.metro-oa.com หากต้ องการสัง่ ซื ้อสินค้ าในหน้ านี ้ต้ องติดต่อกับ Sales โดยตรง

แบบที่ 3 Privilege List แสดงรายการสินค้ าที่ทา Contact แยกตามหน่วยงาน โดยผู้ใช้ งานสามารถกาหนดเองได้ แบบที่ 4 History Product Order แสดงการสินค้ าทีเ่ คยซื ้อในระบบ eProcurement จากนันคลิ ้ กที่ปมุ่ Add ด้ านล่างสุดเพื่อเป็ นการยืนยันรายการสินค้ าที่เลือกไว้ ทงหมดและระบบจะท ั้ าการคานวณราคาและ Vat ให้ อัตโนมัติเมือ่ กลับไปยังหน้ า PR Detail

เมื่อทาการยืนยันจานวนและรายการสินค้ าที่ได้ เลือกไว้ ระบบได้ ทาการคานวณ ราคา, Vat, ยอด Total ของเอกสารใบนี ้

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 7


Metro Systems Corporation Public Company Limited -

การทางานในหน้ านี ้ กรณีต้องการลบรายการสินค้ าบางรายการออก ให้ คลิกเครื่ องหมายถูก ที่ช่องสีเ่ หลีย่ มเล็กด้ านหน้ า จากนันคลิ ้ กที่ปมุ่ Delete Product ต้ องการเพิม่ หรื อลดจานวนการสัง่ สินค้ า ให้ เปลีย่ นแปลงจานวนทีช่ ่อง Qty จากนันคลิ ้ กปุ่ ม Recalculate เพื่อทาการคานวณ ราคาใหม่อีกครัง้ ไม่ต้องการทางานต่อและลบรายการทังหมดคลิ ้ กที่ปมุ่ Undo

หากรายการสินค้ าและราคาถูกต้ องแล้ ว ก็สามารถนารายการทังหมดนี ้ ้ทาเป็ นเอกสาร PR ได้ โดยคลิกที่ปมุ่ Create PR

ระบบแสดงหน้ า Message box เพื่อสอบถามยืนยันการทาเอกสาร PR อีกครัง้ หากยืนยันตามรายการเดิมคลิกปุ่ ม OK หากไม่ยืนยัน ตามรายการเดิมคลิกที่ปมุ่ Cancel ระบบจะเปิ ดให้ แก้ ไขรายการได้ อีกครัง้

เมื่อได้ ทาการยืนยันรายการสินค้ าที่ได้ สงั่ ซื ้อแล้ วระบบจะจัดแสดงเอกสาร PR Detail ที่เสร็ จสมบูรณ์อีกครัง้ การทางานในหน้ านี ้ - คลิกเลือกผู้ที่มีสทิ ธิอนุมตั ิเอกสาร PR - หากต้ องการการให้ เอกสาร PR นี ้ส่งให้ ผ้ ทู ี่มีสทิ ธิ Approve ในทันที คลิกที่ปมุ่ Submit - หากต้ องการกลับไปแก้ ไขรายการสินค้ าอีกครัง้ คลิกที่ปมุ่ Undo ระบบจะแสดงหน้ า PR/PO อีกครัง้

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 8


Metro Systems Corporation Public Company Limited

กรณีเลือกผู้ Approve และกด Submit ระบบจะแสดง Message box เพื่อถามยืนยันอีกครัง้ เมื่อคลิกปุ่ ม OK เอกสาร PR จะ ไปปรากฏที่ Approver ทังทาง ้ mail และใน www.metro-oa.com ซึง่ Approver จะสามารถ approve เอกสาร PR ได้ ทงทาง ั้ mail และจาก www.metro-oa.com (เอกสาร PR จะปรากฏแบบ real time เมื่อแสดงในหน้ า web page)

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 9


Metro Systems Corporation Public Company Limited การตรวจสอบสถานะของเอกสาร (PR Status) 1. Pending แสดงว่าเอกสาร PR ยังไม่ได้ ทาการ Submitted เพื่อส่งให้ Approver และยังแก้ ไขได้ 2. submitted แสดงว่าเอกสาร PR ได้ สง่ ให้ กบั Approver เพื่อรอการอนุมตั ิแล้ ว 3. Approved แสดงว่าเอกสาร PR ได้ รับการอนุมตั ิจาก Approver แล้ วและส่งมายัง Sales Metro (มีสถานะ เป็ น PO) 4. Full Shift เอกสาร PO ได้ รับการตอบรับการสัง่ ซื ้อจาก Sales และพร้ อมที่จะส่งสินค้ าให้ กบั ลูกค้ าได้ ทกุ รายการที่สงั่ ซื ้อ 5. Partial Shift เอกสาร PO ได้ รับการตอบรับการสัง่ ซื ้อจาก Sales และพร้ อมที่จะส่งสินค้ าให้ กบั ลูกค้ าในบาง รายการ 6. Cancel หรื อ Reject เอกสารได้ ถกู ยกเลิกจาก Approver หรื อจาก Sales

จัดทาโดยแผนก OSG (by Web Application Support)

หน้ า 10

Manual metro-oa  

Manual metro-oa

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you