__MAIN_TEXT__

Page 1

sa m arbejde med frivillige indenfor r u t l u k g o t k u ns - en hĂĽ ndbog


2


ind holdsfor tegnelse Forord - baggrunden for håndbogen......................................................................... 5 Håndbogens bidragydere.............................................................................................. 7 Frivillig af lyst af Bjarne Ibsen, professor og leder af CISC på Syddansk Universitet............................................... 8 Definition af at være frivillig........................................................................................10 Hvorfor samarbejde med frivillige?........................................................................... 11 Hvem er de frivillige indenfor kulturområdet i Odense?....................................14 Interview: Festivalleder Birgitte Weinberger - om tiltrækning og fastholdelse af frivillige, Odense International Film Festival.......................18 Hvad motiverer frivillige indenfor kulturområdet?..............................................21 Interview: Frivillig i Den Fynske Landsby Eli Møller - om motivationen for den frivillige indsats...........................................................24 Hvordan hverver man frivillige?.................................................................................27 Hvordan organiserer man samarbejdet?.................................................................29 Hvilke opgaver løser de frivillige typisk?.................................................................32 Interview: Frivillig for DanceLikaMonkey Andreas Smed - om at være frivillig med masser af ansvar............................................................35 Regler og retningslinjer for samarbejdet med frivillige indenfor kulturområdet................................................................................................39 Hvilke udfordringer kan samarbejdet møde?........................................................40 Kræver ledelse af frivillige særlige kompetencer?................................................43 Illustration: 10-trinsmodel til det gode samarbejde med frivillige på kulturområdet............................................................................................................46

3


4


forord Den frivillige indsats indenfor kunst og kultur er ikke en ny størrelse; stort set alle kulturinstitutioner, festivaler og events enten samarbejder med, er startet af eller drevet af frivillige ildsjæle — og sådan har det været i mange år hvis ikke altid, så hvorfor er der behov for en håndbog om frivillighed på kulturområdet? Bogen, som er blevet til i et samarbejde mellem en lang række odenseanske kulturinstitutioner og -aktører og Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning, udspringer af en efterspørgsel på videndeling blandt kulturledere om det gode samarbejde med frivillige. Et samfundsrelevant emne Og det er ikke kun lederne, der er optaget af emnet. Der har gennem en årrække været et stort nationalt fokus på den rolle, som den frivillige sektor spiller og har potentiale til at spille i forhold til udviklingen af det danske velfærdssamfund og demokrati. I den forbindelse bliver der i stigende grad skelet til kultur- og fritidsområdet, hvor frivillighed i høj grad er forudsætningen for kultur- og fritidslivets eksistens, og hvor der derfor er masser af erfaring, viden og inspiration at hente i forhold til at undersøge, hvad der motiverer de frivillige samt hvordan den frivillige indsats påvirker den enkelte i forhold til fællesskabsfølelse og følelse af tilhørsforhold. Odense Kommunes civilsamfundsstrategi Ud over at være et samfundsrelevant emne, høster frivillighed ligeledes stor opmærksomhed ude i kommunerne. I Odense er den frivillige indsats helt central i kommunens ambition om det gode liv i Odense. Det har blandt andet resulteret i oprettelsen af Center for Civilsamfund, som sikrer én fælles indgang til frivilligområdet og som arbejder ud fra det formål, at gøre det let at være frivillig i Odense. I Odense Kommunes civilsamfundsstrategi Fælles om Odense kan man desuden læse om de politiske visioner og de grundlæggende værdier for hvordan kommunen samarbejder med civilsamfundet. Videndeling for kulturledere Nærværende håndbog beskæftiger sig med frivillighed på kulturområdet og helt specifikt med, hvordan man som kulturleder kan arbejde struktureret med frivillighed med henblik på at styrke relationen til de frivillige, til publikum og til det lokalområde, som organisationen er en del af. Indholdet i bogen er baseret på interviews med en række odenseanske kulturledere om deres erfaringer med at samarbejde med frivillige. Det primære formål med bogen er, at samle disse erfaringer og bidrage til videndelingen på området ved at gøre denne viden let tilgængelig for kulturledere. Med andre ord kan man sige, at bogen er af kulturledere til kulturledere - hvilket både afspejler sig i bogens sprog og perspektiv på frivillighed. 5


Læsevejledning Bogen er udarbejdet og skrevet på baggrund af interviews med kulturledere. Det vil sige, at de erfaringer og anbefalinger, der bliver delt, refererer direkte tilbage til disse interviews. Bogen giver derfor ikke et generelt billede af frivillighed på kulturområdet, men derimod et meget specifikt billede af hvordan samarbejdet med frivillige opleves af en række odenseanske kulturledere. Bogen er indrettet, så den afspejler den proces, som en kulturleder kan gå igennem i forhold til at påbegynde et struktureret samarbejde med frivillige. Trin for trin fører bogens kapitler læseren igennem de overvejelser, erfaringer og gode råd, som kulturlederne har bidraget med. Disse trin er desuden opsummeret i en illustration bagerst i bogen. Hvert kapitel er forsynet med indledende hjælpespørgsmål, der har til formål at sætte tankerne i gang og at gøre det nemmere at plukke det indhold fra kapitlerne, der giver mening i forhold til den enkelte læser. Endelig præsenterer håndbogen tre personlige beretninger om frivillighed på kulturområdet dels set fra et kulturlederperspektiv, dels fra to engagerede frivillige. God læselyst! Martin Petersen Afdelingschef for Fritid og Kultur i Odense Kommune

6


tak til... Tak til de bidragende kulturledere fra: Det Fynske Kunstakademi Det Kgl. Teater Balletskolen Odense Dukketeatret Svanen Foreningen Studenterhus Odense Fyns Grafiske Værksted Gæsteatelier Hollufgård H. C. Andersen Paraden Jam Days Kulturmaskinen Kultursekretariatet Kunstbygningen Filosoffen Nordatlantisk Hus Nørregaards Teater Odense Bys Museer Odense Filmværksted Odense International Film Festival Odense Symfoniorkester PHONO Festival Posten & Dexter Teater Momentum Tidens Samling TipToe BigBand Vollsmose Kulturhus Derudover en særlig tak til følgende: Bjarne Ibsen, professor og leder af Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet Birgitte Weinberger, leder af Odense International Film Festival Eli Møller, frivillig i Den Fynske Landsby Andreas Smed, frivillig i DanceLikaMonkey, Kulturmaskinen

7


frivillig af lyst knin g af Center for fors r de le og r so es of sk Universitet Af Bjar ne Ibsen, pr lsam fu nd på Syddan vi Ci og d he nd Su i Idræ t, Frivillighed står i høj kurs i disse år. I regeringsgrundlaget for de seneste tre regeringer lovprises det frivillige arbejde, næsten alle kommuner har vedtaget en frivillighedspolitik, og jævnligt har medierne positive historier om frivillige, der for eksempel står for aktiviteter på plejecenteret, samler affald sammen i lokalområdet, står for miniputternes træning i fodboldklubben, hjælper til på biblioteket eller driver byens foreningsdrevne biograf. Det er især idrætsforeninger og sociale og humanitære foreninger, som soler sig i det meget positive syn, der er på det frivillige arbejde. Derfor overser man ofte, at kultur og kunst er et af de områder, hvor det frivillige engagement er størst. Den seneste større, landsdækkende undersøgelse af danskernes frivillige indsats fra 2012 viste, at hver tredje voksne dansker er engageret i en eller anden form for frivilligt arbejde. Flest frivillige finder vi inden for idræt, men dernæst kommer frivilligt arbejde inden for kultur og kunst, som 5 pct. er engageret i. Det er lige så mange, som der arbejder frivilligt i boligforeninger og lokalsamfund, og flere end på det sociale område. De frivillige på det kulturelle område findes først og fremmest i de mange kulturforeninger. Primært som ledere i bestyrelser og udvalg, men også som undervisere og aktivitetsledere. En kortlægning af foreninger i Odense Kommune, som blev gennem8

ført i 2016, viser, at 14 pct. af de ca. 2.100 foreninger, som findes i kommunen, er kulturelle foreninger. Det er foreninger, der især beskæftiger sig med sang og musik, teater og drama, dans, kunst, historie, forskellige folkeslags kultur, radio og TV samt litteratur. I øvrigt er der mange forholdsvis nye kulturforeninger i sammenligning med idræt og andre fritidsaktiviteter. Samme undersøgelse viser, at to ud af tre af de kulturelle foreninger udelukkende benytter frivillig arbejdskraft, og en lige så stor andel svarer, at det frivillige arbejde har meget stor betydning for foreningen. Noget nyt er imidlertid på vej. Kommunerne forsøger at engagere foreninger og frivillige i de kommunale institutioner og opgaver, for eksempel ved at frivillige hjælper til på skolen, på plejecenteret eller med at tage imod flygtninge, der er kommet til kommunen. Denne tendens synes også at gøre sig gældende på kulturområdet, hvor frivillige tilbydes opgaver på bl.a. museer, teatre og kulturhuse, og kulturforeninger står for aktiviteter i skolerne. Hver fjerde kulturforening i Odense har således aktuelt (2016) et samarbejde med en skole, noget færre har et samarbejde med en daginstitution, SFO eller fritidsklub, og hver tredje har et samarbejde med en anden kommunal institution. Folk påtager sig et frivilligt og ulønnet arbejde, fordi det er meningsfuldt for dem i den konkrete sammenhæng og livssituation. Men


det er meget forskelligt, hvad der opleves som meningsfuldt. Selvom det frivillige arbejde på det kulturelle område på mange måder ligner det frivillige arbejde i idrætsforeninger og sociale foreninger, så er det alligevel noget andet, der er drivkraften på det kulturelle område. En af frivillighedens fortalere på det kulturelle område udtrykte det på denne måde for nogle år siden: ’Vi ser frivilligheden som et udtryk for personlig lyst eller trang, og ikke, som eksempelvis på det frivillige sociale område, som et ønske om at udføre et arbejde for at glæde andre. Det er ikke primært for samfundets eller andres skyld, at mennesker brænder for at skabe levende kunstneriske og kulturelle miljøer. Der er ikke ‘kun’ godgørenhed, og det træder heller ikke i stedet for en offentlig forpligtelse. Det er heller ikke for penge eller for at udvikle kommunens tiltrækningskraft, selvom begge dele faktisk finder sted. Der er med andre ord tale om (…) en praksisform, der bærer sin mening i sig selv’ (Bent Blindbæk, Huse i Danmark, nr. 21/marts 2005, side 2).

Bjar ne Ibsen står for en større unde rsøgelse, der fra 2015 til 2018 skal afdæ kke ’Sam spillet mell em den frivillige og den komm unale sektor’, som Center for Civilsam fund, Odense Komm une deltager i . 9


definition af at v æ re frivillig Der findes mange forskellige opfattelser af, hvad det vil sige at være frivillig indenfor kulturområdet. Da formålet med denne håndbog blandt andet er at gøre det nemt for kulturledere at arbejde struktureret med frivilligindsatsen, opererer bogen med en definition af det at være frivillig, der gør det muligt at strukturere og systematisere den frivillige indsats. En frivillig i denne sammenhæng er derfor en person der: • yder en frivillig indsats for en organisation eller institution, hvor den frivillige ikke er studentermedhjælper, ansat som lønnet medarbejder, er i praktik eller i andre ansættelseslignende forhold. Det vil sige, at overarbejde, studieaktiviteter, praktik, løntilskud, flexjob og lignende ikke tæller som en del af en frivillig indsats i nærværende kontekst. • aktivt har sagt ja til at være frivillig og er indforstået med at stå til rådighed som frivillig for en kulturleder. Det vil sige, at for eksempel brugere af værksteder, studerende på kulturuddannelser eller forældre til balletbørn, der løser opgaver for institutionen, ikke tæller som frivillig i nærværende kontekst, medmindre de aktivt har sagt ja til at være frivillig, og til at kulturlederen må råde over en del af deres tid.

10


e d j e b r a m a s r o f r hvo med frivillige?

h

vilken merværdi skaber samarbejdet med frivillige? Hvorfor giver det mening for os at samarbejde med frivillige? Hvad forestiller vi os at samarbejdet med nye frivillige kan bidrage med til os og den frivillige?

Inden man som kulturleder går i gang med at undersøge, hvad der motiverer frivillige, hvem de frivillige indenfor kulturområdet typisk er, og hvordan man får fat i dem, så er det en god ide at spørge sig selv, hvorfor man ønsker at samarbejde med frivillige? Hvad er det man forventer at samarbejdet kan bidrage med? Hvis man allerede samarbejder med frivillige, er det stadig et relevant spørgsmål at stille sig selv engang imellem, så man kan finjustere og udvikle på relationen. I nedenstående kan man lade sig inspirere af de svar, som de bidragende kulturledere har givet. Svarene deler sig i to kategorier, som ikke udelukker hinanden. Det ene har at gøre med den merværdi, den frivillige indsats skaber, og som er særlig interessant i forhold til at arbejde strategisk med inddragelse af frivillige. Det andet type svar

handler om nødvendighed—især for de kulturledere hvis organisation fra start er funderet på og derfor fuldstændig afhængig af frivillige. Det gælder især for både festivaler og foreninger, men er i øvrigt meget almindeligt på kulturområdet. Optimering af kerneopgaven Samarbejde med frivillige bevirker, at kulturlederne kan levere et endnu større og stærkere kulturtilbud. Selvom der ikke er tale om nødvendighed, idet kulturtilbuddet består uafhængigt af den frivillige indsats, så bliver tilbuddet eller rettere sagt kerneopgaven optimeret i kraft af de frivillige. De frivillige gør det muligt at gå i dybden med opgaverne og levere noget ekstraordinært til arbejdspladsen og publikum. Det kan være, koncertudbuddet bliver suppleret med sidearrangementer arrangeret af de frivillige. At historieformidlingen får et 11


ekstra lag, fordi den frivillige kan bidrage med ekspertviden og helt særlige kompetencer, som man kan læse i interviewet med Eli Møller, der er håndværksfrøken i Den Fynske Landsby. Det kan også være, at de optrædende musikere på et spillested får endnu bedre service, som smitter af på præstation. For at de frivillige kan bidrage til kerneopgaven, er det vigtigt, at man som leder tør lægge ansvar ud til de frivillige. Det betyder ikke, at man ikke skal lede og fordele, men derimod at man i særlig grad sørger for at matche den enkelte frivillige med opgaver, der afspejler den frivilliges særlige kompetencer, viden og motivationer. Nye frivillige kommer desuden med friske øjne, hvilket man med fordel kan drage nytte af i forhold til at få øje på organisationens svagheder og potentialer. Styrkelse af relation til eksisterende og nye publikummer De frivillige har et stort potentiale, når det gælder dyrkelse af relationen til publikum, hvorfor det kan være oplagt at arbejde strategisk med den frivillige indsats på dette område. De frivillige løser ofte opgaver, hvor de har direkte kontakt med publikum. Det kan være betjening i bar, entré og gaderobe eller mere værtslignende roller. Det drejer sig ligeledes om formidlingsopgaver, publikumsundersøgelser og markedsføring. Det er alle eksempler på opgaver, hvor de frivillige møder og interagerer med publikum eller potentielle publikummer. Det, der gør frivillige særligt velegnede til denne type opgaver er, at opgaverne er enkle og afgrænsede, hvilket giver den frivillige mere tid til at fordybe sig og være nærværende overfor publikum — og det kan publikum naturligvis mærke.

12

Det bidrager til en god stemning og er med til at give organisationen personlighed. Det er derfor ofte en rigtig god idé at lade de frivillige håndtere kontakten til gæster og publikum samtidig med, at man gør de frivillige bevidste om hvor vigtig en opgave, de varetager, samt at man sørger for, at alle kender og holder sig til grundfortællingen om organisationen. Udover at de frivillige kan være rigtig gode til at pleje publikumskontakten, er de også gode ambassadører, når det drejer sig om at skaffe nye publikummer og frivillige. Hvis de frivillige har en god oplevelse, og de er stolte af organisationen, vil de også være i stand til at trække nye publikummer og frivillige med ind. Styrkelse af relation til byen Frivillige har også potentiale til at styrke relationen til byen og lokalområdet. Moderne kulturinstitutioner og -aktører forventes at være relevante for det lokalområde, de er en del af, og her kan samarbejdet med frivillige spille en stor rolle. For det første bor de frivillige ofte selv i lokalområdet. Gennem samarbejdet skaber organisationen dermed et tilhørsforhold til området. Dernæst er de frivillige de bedste ambassadører, når det gælder om at sprede det gode budskab om organisationen til venner, familie og netværk. Endelig bliver de frivillige ofte organisationens ansigt udadtil gennem publikumskontakten. Hvis publikum får en god oplevelse og føler sig velkommen, så smitter det af på opfattelsen af organisationen og på publikums omtale. De frivillige kan derfor være afgørende for, hvordan organisationen opfattes i lokalsamfundet. Hvis en kulturleder er god til at skabe stolthed og glæde hos de frivillige, smitter det som regel af på den generelle opfattelse af organisationen.


God stemning Da de frivillige er frivillige af lyst, smitter det af på stemningen på organisationen. Det gælder både i forhold til de øvrige ansatte, publikum og de optrædende. Frivillige bidrager med energi, liv og glæde som ikke bare løfter arrangementerne udover rampen, men også motiverer andre i organisationen. Flere nævner, at deres frivillige er med til at skabe større trivsel på grund af deres engagement og overskud. Arrangementerne får også en mere unik stemning og atmosfære, når en stor del af opgaverne er båret af frivillige kræfter. Flere bemærker desuden, at de frivillige lægger en anden form for engagement end de professionelle, fordi de kaster en anderledes kærlighed ind i opgaverne. Økonomisk bæredygtighed De frivillige gør det muligt at skabe flere aktiviteter og tilbud til publikum, og når de frivillige derudover er med til at tiltrække flere og nye publikummer, kan det ses på bundlinjen. Frivillige kan være med til at skabe mere omsætning. Samarbejdet med frivillige er en nødvendighed: Stillet over for spørgsmålet: ”Hvorfor har I frivillige?” svarer mange af de adspurgte kulturledere: ”Ellers kunne det simpelthen ikke lade sig gøre!”. Udover at de frivillige bidrager med en masse merværdi, udgør de frivillige hos flere kulturledere selve eksistensgrundlaget. Dette vilkår kender man fra fritid- og idrætsområdet, som også i høj grad er båret af og eksisterer på baggrund af frivillige ildsjæle. Mange af de frivillige på kulturområdet skaber kulturen, festivalerne og arrangementerne — de optimerer ikke bare kerneopgaven, de skaber den!

13


hvem er de frivillige indenfor kulturområdet i Odense?

h

vad er vores kerneopgave? Hvordan kan samarbejdet med en frivillig bidrage til vores kerneopgave? Hvad kan vi tilbyde en frivillig? Og hvilken type frivillig skal vi hverve?

Når man som kulturleder står over for at hverve frivillige, kan det være en fordel at starte med at vende blikket indad for at finde ud af, hvad man har at tilbyde. Start med at få styr på ovenstående spørgsmål. Frivillige på kulturområdet er meget selektive og bevidste i deres valg omkring, hvor de ønsker at yde en frivillig indsats. Det taler for, at de opgaver, som en kulturleder udbyder, bør have en skarp profil og veldefinerede rammer, som gør det nemt for de frivillige at vælge til og fra. Næste skridt er at finde ud af hvem, der vil finde det, man har at tilbyde, relevant. Kunne det være studerende fra en bestemt studieretning eller beboere fra et bestemt lokalområde? Måske er det pensionerede håndværkere eller ildsjæle, der brænder for musikmiljøet? Nedenstående kategorier giver et indblik i hvem de typiske frivillige på kulturområdet i Odense er. Det er dog vigtigt, når man skal hverve frivillige, ikke alene at fokusere på alder eller beskæftigelse, da den enkeltes specifikke interesser og motivation i langt højere grad er afgørende for, hvor denne i sidste ende vælger at blive frivillig. I næste kapitel kan du læse, hvordan Odense International Film Festival formår at tiltrække og fastholde frivillige fra alle aldersgrupper og baggrunde.

14


Unge før og under uddannelse Mange af de frivillige indenfor kulturområdet i Odense er unge, der enten er under uddannelse eller holder sabbatår. Flere af de studerende vælger at være frivillig steder, hvor de udfører opgaver, der har en eller anden relevans i forhold til deres uddannelse. Det kan for eksempel være en historiestuderende, der arbejder med formidling på et museum, eller en studerende, der læser til eventmanager, som arrangerer og afvikler koncerter. Der er ligeledes flere af de unge, der vælger at blive frivillig for at dygtiggøre sig inden studiestart samt for at afklare, hvilken retning de vil gå fremadrettet i forhold til studie og karriere.

Kultur– og venneforeninger Mange frivillige er organiseret i foreninger og hjælper gennem den frivillige indsats for eksempel med at skaffe midler til foreningen, som man kender det fra idræt– og fritidsområdet. Der findes ligeledes venneforeninger til kulturinstitutioner, som ønsker at støtte op om institutionen ved at udføre forskellige frivillige opgaver. De frivillige i foreningerne er typisk drevet af en stærk personlig eller faglig interesse for en bestemt kunstgenre eller kulturinstitution. Det kan være brugere af foreningen/ institutionen, som ønsker at involvere sig yderligere, eller frivillige, der selv er udøvende inden for den genre, som foreningen repræsenterer.

Seniorer Udover de unge udgør seniorerne en stor del af de frivillige. Mange seniorer har tid og mulighed for at være frivillig i dagtimerne. Derudover bruger de i høj grad den frivillige indsats som en mulighed for at ”nørde” og opnå en dybere indsigt i områder, de interesserer sig for, eller som de tidligere har arbejdet professionelt med.

15


Bestyrelser Bestyrelser for kulturinstitutioner og foreninger udgøres typisk også af frivillige, men det er et område, som er under stor udvikling. Tidligere har der været en tendens til, at bestyrelser for kulturinstitutioner var sammensat af personer, der var tæt knyttet til institutionen og den specifikke kunstgenre, som institutionen beskæftigede sig med. Bestyrelserne kunne for eksempel være sammensat af kunstnere, brugere, ansatte og lignende. I de seneste år er der kommet et øget fokus på professionalisering af de frivillige bestyrelser, særligt i de kulturinstitutioner, der modtager tilskud fra det offentlige. Det er blandt andet sket med henblik på at styrke og fremtidssikre institutionernes organisation, økonomi og position i en til stadighed mere markedsorienteret kulturbranche. Moderne kulturinstitutioner forventes at være udadvendte, synlige samt lokalt og nationalt relevante, hvilket har resulteret i, at bestyrelserne i stigende grad er sammensat af forskellige kompetencer, der kan sikre, at institutionen imødekommer disse forventninger. Det betyder, at bestyrelsen for eksempel kan bestå af ledelses-, kommunikations-, juridiske og økonomiske kompetencer, der sammen kan bidrage til driften og udviklingen af en succesfuld kulturinstitution. I forlængelse af professionaliseringen ses, at kulturinstitutioner tilbyder en form for bestyrelsesvederlag for at kunne tiltrække og fastholde de rigtige kompetencer i bestyrelserne.

16


Sym foniorkester Frivillige fra Odense

17


tiltræ kning og fastholdelse af frivillige Interview med Birgitte Weinberger, leder af Odense International Film Festival Odense International Film Festival er et af de mange kulturtilbud, som udelukkende eksisterer på baggrund af en massiv frivillig indsats. Festivalen, som tager hånd om 26.000 gæster på en uge, er fuldstændig afhængig af at have et stort korps af kompetente og engagerede frivillige tilknyttet. For flere kulturarrangører er det en stor og krævende opgave at tiltrække nok frivillige, men for OFF forholder det sig lige modsat— her bliver der lukket for tilmeldingen flere måneder før, festivalen går i gang. Festivalleder Birgitte Weinberger fortæller her om nogle af de komponenter, der skal til for at tiltrække så mange og så dygtige frivillige som dem, man finder hos OFF: ”Jo flere der har haft en god oplevelse under festivalen, des flere ambassadører får vi. Og i takt med at festivalen er blevet mere synlig, er det også blevet mere synligt, at man kan blive frivillig her. Det hænger sammen. Hvis man gerne vil have mange frivillige, skal man sørge for at skabe synlighed omkring sig selv og sit arrangement.” Ud over at de gode publikumsoplevelser under selve festivalen tiltrækker nye frivillige, er det i høj grad gennem festivalens eksisterende frivillige, at der kommer nye til: ”I kraft af at vi er blevet større og mere kendte, har vi haft flere mennesker igennem. Og hvis der er noget, der duer i denne verden, så er det mund til mund. Det er oldfashioned, og det holder totalt hele vejen igennem! Det er klart den bedste rekruttering: det er gennem dem, der allerede er frivillige. Der er meget få fejlskud på den måde i forhold til, at der er mange andre, som melder sig, og som finder ud af, at det måske ikke så meget var dem.”

Om Odense International Film Festival

OFF er Danmarks internationale kortfilmfestival og med sin opstart i 1975 også landets ældste filmfestival. OFF er en anderledes filmfestival, der blev startet med lidenskab og hittepåsomhed, en sjæl som filmfestivalen har bevaret og dyrket siden. OFF støtter kortfilmkunsten kompromisløst, men er også en publikumsfest med massiv opbakning i lokalmiljøet. Hundrede melder sig som frivillige til festivalsugen, og endnu flere gæster festivalen for den høje kvalitet vi leverer. OFF arbejder året rundt på at støtte den danske filmkultur, og dyrke og udbrede mangfoldige filmtilbud til folket. Kilde: www.filmfestival.dk

18


, leder af Birgitte Weinberger lm Festival Fi l Odense Internationa

19


Festivalen udfører også et opsøgende stykke arbejde for at tiltrække nye frivillige. OFF kontakter relevante aktører som for eksempel uddannelsesinstitutioner: ”Vi henvender os til fagspecifikke områder. Vi skriver til Medievidenskab og Kultur og Formidling på Syddansk Universitet. Dér, hvor vi ved, der sidder mange med en særlig interesse. Men når det så er sagt, så har vi alt lige fra ingeniører til pædagoger og pensionerede arkitekter. Der er hele spektret.” OFFs frivillige er udover deres høje kompetencer og engagement også kendetegnet ved, at de kommer fra mange forskellige baggrunde og aldersgrupper. Birgitte giver et bud på, hvordan festivalen formår at tiltrække så bred en skare af frivillige. ”Jeg tror, bredden i vores frivillige afspejler vores publikum meget godt. Vi har publikum fra tre år og op efter. Selvom vores produkt er meget smalt, så appellerer vi meget bredt. Det er i hvert fald vores mission at kommunikere noget smalt på den brede bane. Og det afspejler sammensætningen af de frivillige meget godt.” ”For eksempel i år så kommer der en mor og en datter. Hun er psykiater, og datteren er lige blevet færdig med gymnasiet. De var til OFF sidste år som publikum og havde bare sådan en fed oplevelse! Derfor havde de tænkt - de kunne godt tænke sig at lave noget sammen i sommeren – at hvis der var noget, de ville involvere sig i, så var det da OFF.” Ét er festivalens evne til at tiltrække nye frivillige, noget andet er evnen til at fastholde de eksisterende. 60% af OFFs frivillige er gengangere. Det betyder, at Birgitte har en

20

stor og loyal gruppe, hun kan indkalde år efter år samtidig med at de ”gamle” frivillige kan trække andre dygtige nye frivillige med. ”Nu spørger du, hvordan man kan holde fast i dem: det kan man ved at give dem nogle gode oplevelser. Det være sig både fagligt, og det være sig i høj grad socialt. Det er helt gammeldags. Vi har undersøgt det; det er fordi folk føler, at de er med i en flok, med i en familie, og at de bliver værdsat, rost og anerkendt. Og de bliver set. De siger det selv. Det er helt basic. Det er helt basic menneskelige relationer. Efter min mening er de tre kodeord for det gode samarbejde med frivillige mening, tillid og respekt. Bum!” OFF vandt i 2016 Pindleprisen, som er en pris, der hylder frivillige, der har gjort en ekstraordinær indsats for Odense.


hvad motiverer frivillige indenfor kulturom rådet?

h

vad kan vi gøre for at tiltrække nye frivillige? Hvilke opgaver, ansvar og sociale netværk kan vi tilbyde en frivillig? Hvad kan vi gøre for at blive en attraktiv organisation for frivillige? Og hvordan fastholder vi de frivillige, vi har?

Ét er at gøre sig bevidst om, hvad man som organisation kan tilbyde en frivillig. Noget andet og lige så vigtigt er viden om, hvad der motiverer den frivillige indsats. Denne viden er afgørende for både fastholdelse af eksisterende og tiltrækning af nye frivillige. I nedenstående kan man både læse om, hvad der, ifølge de interviewede kulturledere, motiverer til at blive frivillig inden for kulturområdet, samt hvad der er medvirkende til, at de frivillige bliver ved med at være frivillige. Ofte er der tale om en blanding af de to. Kapitlet kan være en hjælp til de kulturledere, der har svært ved at få øje på, hvad de har at tilbyde en frivillig og kan skærpe ledernes opmærksomhed på at matche deres rammer, ressourcer og opgaver med det, som frivillige efterspørger.

21


Det karrierefremmende perspektiv Mange unge vælger at yde en frivillig indsats der, hvor der er mulighed for at udvikle faglige kompetencer, der matcher den unges uddannelses- og karriereplaner. Det behøver ikke at være et 1:1 match, men det er vigtigt, at opgaverne synes relevante, og at der er mulighed for at opnå specifik viden, sparring og nye kompetencer, som den studerende kan bringe med sig videre. Det handler ikke om bare at få noget på CV’et, men om at få det ”rigtige” på CV’et og gerne fra det ”rigtige” sted. De unge bruger i høj grad den frivillige indsats til at få en fod indenfor i den branche, hvor de på sigt kunne tænke sig at gøre karriere. Ud over at udvikle en faglighed, motiverer det også at få adgang til et professionelt netværk, som man kan trække på og referere til. Hvis der derudover er eksempler på, at den frivillige indsats kan ende med en ansættelse, så virker det også motiverende. Endelig er det en motivationsfaktor at få lov til at snuse til en branche og prøve sig selv af i forhold til at finde ud af, om man er på rette vej, eller om det er noget andet, man skal. I selve udførelsen af opgaverne er det vigtigt, at der er mulighed for at komme med input og blive lyttet til — altså at der er reel indflydelse at få. Derudover må der gerne være forskellige typer af opgaver og udfordringer samt ansvar og frihed i opgaveløsningen.

22

At være en del af et kreativt miljø I forlængelse af det karrierefremmende perspektiv er det at være en del af et kreativt miljø, hvor man kan få lov til at nørde inden for en specifik kunstgenre også særdeles motiverende for frivillige inden for kunstog kulturområdet. Det er i høj grad det, der motiverer de lidt ældre frivillige, som står midt i karrieren samt dem, der er gået på pension. Den frivillige indsats giver mulighed for at dyrke særlige interesser ved siden af eller i forlængelse af ens professionelle virke. Det ser man for eksempel i de frivillige bestyrelser. Flere seniorer bruger den frivillige indsats til at vedligeholde faglige kompetencer såsom håndværk, historisk viden, sprogkundskaber osv. Det, at det kreative miljø desuden giver mulighed for at få helt unikke kulturoplevelser og møde og komme tæt på kunstnere og spændende mennesker fra hele verden, appellerer til mange frivillige. Det er desuden noget af det, der er unikt ved at være frivillig inden for kunst- og kulturområdet. Endelig er det at være en del af et helt specifikt kreativt miljø også en vigtig identitetsmarkør for mange frivillige. Miljøet, kunstgenren, kulturinstitutionen, fællesskabet med de øvrige frivillige er noget, som den frivillige bevidst vælger til for at markere, hvem vedkommende er. Den frivillige indsats stemmer overens med den måde, hvorpå den frivillige gerne vil opfattes af og kommunikere til omverdenen.


Som kulturleder kan man evt. få hjælp af de frivillige til at sætte ord på den særlige kultur og værdi, der er omkring det at være frivillig i organisationen for at være i stand til at styrke denne kultur. Det sociale Det lader til, at de fleste i første omgang bliver frivillige indenfor kulturområdet af andre årsager end det sociale. Venskab, sammenhold og fællesskab både med øvrige frivillige og med ansatte er dog en af de ting, der gør, at frivillige bliver ved med at være frivillige år efter år. Det at blive en del af noget større motiverer den fortsatte indsats. For enkelte er det den primære motivation for at blive frivillig; at være en del af et socialt fællesskab. Det at være med til at skabe noget stort sammen med andre, der er lige så passionerede som en selv, er vanedannende. Og så gør det ikke noget, hvis det samtidig også er sjovt og hyggeligt. De kulturledere, der oplever stor trofasthed og loyalitet fra de frivillige, er typisk også dem, der gør en stor indsats for at skabe en familiefølelse, hvor alle ved, at de er uundværlige. Som leder kan man derfor med fordel understøtte sammenholdet på tværs af frivillige og ansatte, så alle føler sig som en del af fællesskabet, samt dyrke muligheder for, at relationer kan opstå. Det kan for eksempel være gennem en grundig introduktion til organisationen for nye frivillige, et fælles værdigrundlag, fællesspisning, julefrokoster osv.

23


motivationen for den frivillige indsats Interview med Eli Møller, frivillig ved Den Fynske Landsby

I Den Fynske Landsby bliver historien vakt til live gennem de frivillige formidlere, som giver gæsterne et indblik i forskellige arbejdsprocesser, som hørte hverdagen til på en gård eller husmandssted i 1800-tallet. Udover at de frivillige bidrager til at skabe en autentisk stemning og giver gæsterne et helt unikt indblik i historien, så er de også med til at holde gamle håndværk, håndarbejds- og husflidstraditioner i live. Eli Møller er en af landsbyens håndarbejdsfrøkener, som sidder og broderer og formidler i den fine stue i Fjeldstedgården. Som pensioneret håndarbejdslærer fra folkeskolen er Eli vant til at omgås med børn og instruere dem i de forskellige teknikker: "Børn kan meget godt lide, det er i hvert fald min erfaring, at brodere korssting, fordi det bliver så flot - det bliver præcis ligesom modellen. Førhen var det vigtigt at lære forskellige teknikker, og pigerne blev også målt på, hvor gode de var; hvis de kunne brodere pænt, så var der sikkert også mange andre ting, de kunne gøre godt! Det er nok godt nok, at det ikke er sådan mere, men det er dejligt at børn kommer forbi og viser interesse.”

Om Den Fynske Landsby

Et besøg i Den Fynske Landsby er som en tur på landet i digteren H.C. Andersens tid. Museet består af en række gårde og huse, der alle oprindelig har stået i landsbyer rundt om på Fyn og øerne. Her er genskabt et miljø med de for Fyn så karakteristiske bindingsværksbygninger med blomstrende haver, med hegn og husdyr, gadekær og bygade alt sammen omgivet af dyrkede marker. I Den Fynske Landsby er der ca. 100 frivillige, som alle er formidlere i Levende Historie. De er fordelt på 12 grupper: Ølbryggere, Kokkepiger, Hørfolk, Biholdere, Smede, Kniplepiger, Huggehusfolk, Uldkoner, Håndarbejdsfrøkener, Kapere, Den Blandende Landhandel og Teglværksarbejdere. Kilde: www.museum.odense.dk/museer/den-fynske-landsby

24


Eli Møller, frivillig i Den Fynske Landsby, Odense Bys Muse er

25


Efter 6 år som frivillig i landsbyen nyder Eli stadig hver dag i Den Fynske Landsby: ”Jeg ser det ikke som et arbejde. Det er en fridag for mig at tage derud. Jeg synes, det er et fantastisk sted på alle årstider. Om foråret så er det hele gjort parat og rent, og landsbyen summer af liv, når sæsonen starter. Det kan jeg godt lide! Jeg skal altid en tur i hestevogn, så jeg lige kan køre rundt og se og holde øje. Og der går ikke mange uger, så siger vi jo ”vi”, og så føler vi os som en del af fællesskabet.” Så er det mon rammerne, fællesskabet eller opgaverne, der motiverer Eli til at være frivillig i landsbyen år efter år?: ”Det er det hele. Jeg kan godt lide at sidde derude og sy og brodere, og folk kommer forbi og spørger. Jeg fortæller det, jeg nu kan; om pigernes arbejde og deres rolle på H.C. Andersens tid. Det er stemningen, og det er stedet. Det er helheden.” Ved nærmere eftertanke er der alligevel én ting, som gør den frivillige indsats i landsbyen ekstra særligt for Eli: ”Noget af det, der driver værket og interessen, er også "nørderiet" med broderiet. Det ville jeg nok ikke i samme omfang, hvis jeg ikke skulle bruge det i Den Fynske Landsby. Det, jeg synes er sjovt, er at finde de gamle mønstre, som kreative piger har fundet på og broderet for 150-200 år siden. Vi har f.eks. en gammel indrammet navneklud ude i landsbyen, og en anden fin gammel navneklud fra Møntergårdens magasin. Det er korsstingsbroderier på hørlærred (datidens fotokopier) med alfabeter, tal og motiver, som var hendes (ejeren af navnekluden), og som hun kiggede efter, når hun skulle brodere navnetræk og pynt på særke, skjorter, lagner m.m. Jeg tog fotokopi af navnekludene og tegnede motiverne af for at brodere nogen af dem på de lavendelposer, som vi sælger til fordel for landsbyen. Den ene navneklud er broderet af en niece til sprogforskeren Rasmus Rask i 1875, og DET er sjovt, når jeg nu bor på Rasmus Rasks Allé.” Opgaverne i Den Fynske Landsby giver de frivillige mulighed for at dyrke specifikke faglige kompetencer og interesser. Det kræver visse forkundskaber og betyder, at der er et højt fagligt niveau blandt de frivillige: ”Hvis jeg kan se mit snit til det, så går jeg også lige en hurtig tur rundt og ser, hvad de andre laver. Det er spændende, og det er også fordi, de er dygtige. Så sidder de og spinder den fineste tråd. Der bliver lavet mad i præstegårdskøkkenet. Og der ordnes hør i sæsonen. Og øllet kommer til at smage godt. De har forstand på det, dem, der arbejder med det. De er dygtige!” Når Eli taler, kan man tydeligt høre, at hun er stolt af at være frivillig i Den Fynske Landsby: ”Ja, det er jeg også. Jeg reklamerer da vidt og bredt. Det er bedst, når det summer af liv derude, når der er masser af turister og gæster.”

26


hvordan hver ver m an frivillige?

h

vilke kompetencer har vi brug for? Hvor finder vi kompetencerne? Hvordan kommer vi i tale med frivillige med netop de kompetencer, vi søger? Hvor mange frivillige ønsker vi at hverve?

Når man har gjort sig de indledende overvejelser og besluttet sig for at samarbejde med frivillige eller udvide det bestående frivilligkorps, er det tid til rekruttering. Det kan foregå på mange forskellige måder alt afhængigt af, om man ønsker én enkelt frivillig eller flere hundrede, hvilke kompetencer man efterspørger, samt hvilke ressourcer man som organisation har til rådighed i forhold til at hverve frivillige. Når man har styr på disse overvejelser, kan man lade sig inspirere af nedenstående metoder. Hvis man har ressourcer til det, kan det være en god ide at benytte flere kanaler, hvorved dem, man ønsker at hverve, møder budskabet flere forskellige steder. Rekruttering gennem organisationens netværk Et oplagt sted at starte er at se sig om i organisationens eget netværk. Det behøver ikke at være ressourcekrævende, og samtidig er man sikret en vis kvalitet, når man for eksempel hverver gennem ansatte og eksisterende frivillige, da de kender organisationen og ved hvilke kompetencer, der efterspørges hos frivillige. De bedste ambassadører for organisationen er de eksisterende frivillige, hvorfor mange kulturledere blandt andet vælger at rekruttere nye frivillige på denne måde. Måske er der også tilknyttet en venne-/støtteforening eller andre netværk til organisationen, hvor der findes relevante kandidater. Publikummer og gæster er ligeledes potentielle frivillige. Her skal man sørge for at skabe synlighed omkring muligheden for at blive frivillig, når man laver arrangementer.

27


Rekruttering gennem digitale og trykte medier Udover at annoncere gennem nyhedsbrev, hjemmeside og sociale medier, vælger nogle kulturledere desuden at lave kampagner i lokale aviser og magasiner. Det kan for eksempel være magasiner særligt målrettet universitetsstuderende eller annoncering i programmer for andre større arrangementer og festivaler. Det vigtigste er at være bevidst om, hvem man gerne vil ramme samt hvilke medier, disse personer bruger, så man kan lave en målrettet kampagne og undgå at bruge ressourcer på en ”forkert” målgruppe. At lave kampagner gennem trykte og digitale medier er ofte dyrt og/eller tidskrævende. Det kan desuden være svært at måle på effekten af en sådan kampagne, hvorfor disse bruges mest i tilfælde, hvor der skal hverves mange frivillige. Rekruttering gennem opsøgende arbejde Hvis man som kulturleder er meget bevidst om hvilke kompetencer, man har brug for, kan det være effektivt at henvende sig direkte til de uddannelser, foreninger, netværk og klubber, hvor man forventer at finde disse kompetencer. Hvis man for eksempel har brug for frivillige, der ved noget om billedkunst, kan man henvende sig til kunstforeninger, billedkunstuddannelser, netværk for billedkunstnere osv. Hvis det er vigtigt, at den frivillige ved noget om film, kan man henvende sig til uddannelser for film- og medievidenskab, filmværksteder, filmklubber og lign. Der er ligeledes flere kulturinstitutioner, festivaler og kulturaktører, som deltager med forskellige aktiviteter under andre arrangementer og festivaler, hvor der kan være et attraktivt rekrutteringsgrundlag. Hvis man for eksempel er et teater, der søger frivillige, kan det være relevant at deltage med en bod på en teaterfestival. Hvis man vil have unge musikinteresserede frivillige, skal man måske være synlig på musikfestivaler osv. Det er igen en tids- og ressourcekrævende metode, men den direkte kontakt til potentielle frivillige giver kulturlederen mulighed for at efterlade et personligt og unikt indtryk hos den frivillige i modsætning til, hvad der er mulighed for med digitale og trykte medier. Derudover giver den direkte kontakt kulturlederen mulighed for at spotte de rette kompetencer.

28


r hvordan organisere man samarbejdet?

h

vordan sikrer vi, at den frivillige trives og bliver en del af teamet? Hvordan sikrer vi, at vi er enige i praktiske forhold? Er det for eksempel en god idé at indgå en samarbejdsaftale? Og hvad gør vi, hvis det ikke går som forventet?

Det er meget forskelligt, hvordan kulturledere vælger at strukturere rammerne for samarbejdet med frivillige. Det afhænger i høj grad af, hvor mange frivillige man har, og hvilke opgaver de frivillige løser. De steder, hvor der er mange frivillige, og hvor organisationen er afhængig af, at de frivillige er forholdsvis selvkørende, er der ofte behov for meget struktur og veldefinerede rammer. I nedenstående kan du læse om de bidragende kulturlederes erfaringer og råd til organiseringen af samarbejdet med de frivillige. Den indledende samtale Mange kulturledere starter samarbejdet med den frivillige med en samtale — præcis som hvis der var tale om lønnet personale. Ved samtalen stemmes forventningerne af, så den frivillige og kulturlederen er enige om, hvilke rammer og regler der gælder for samarbejdet. Samtidig får den frivillige

mulighed for at fortælle, hvad vedkommende forventer af samarbejdet og kan bidrage med i forhold til kompetencer og tid. Flere af de interviewede kulturledere lægger stor vægt på dette første møde, da det er afgørende for det gode samarbejde. Det er vigtigt, at kulturledere fra start gør sig klart, hvilke kompetencer der er brug for, samt hvilke opgaver de frivillige skal løse. Herved kan man både undgå og foregribe eventuelle misforståelser, som kan føre til bristede forventninger hos begge parter eller deciderede samarbejdsproblemer. Den gode relation For mange kulturledere er den indledende samtale den, der skal danne grundlag for den gode relation fremadrettet. Særligt i de tilfælde, hvor der ikke indgås en samarbejdsaftale, er kemien og den gode relation mellem leder og frivillig afgørende. I de 29


tilfælde er det ofte nødvendigt med en meget tæt og hyppig kontakt, hvilket kræver ekstra tid, engagement og nærvær fra lederen - hvis ikke denne ledelsesopgave er uddelegeret til en frivilligkoordinator. For at sikre en god relation til øvrige ansatte kan det være en god idé fra en start at inddrage de ansatte i overvejelserne omkring behovet for at samarbejde med frivillige. Når den frivillige starter, er der desuden mange kulturledere, der gør en dyd ud af, at den frivillige indgår i fællesskabet på arbejdspladsen på lige fod med lønnede ansatte. Erfaringer fra de bidragende kulturaktører viser, at det giver et godt fagligt og socialt fællesskab, at ansatte som frivillige mødes med de samme krav og forventninger til at indgå som en del af organisationen. Samarbejdsaftalen I de tilfælde hvor samarbejdet ikke skal bæres af den tætte og løbende relation mellem leder og frivillig alene, kan en skriftlig aftale mellem den frivillige og organisationen være et godt supplement. Samarbejdsaftalen bruges især hos kulturinstitutioner med mange frivillige. Aftalen indeholder typisk en oversigt over, hvad institutionen kan tilbyde den frivillige, forventningerne til den frivillige, information omkring forsikring, tavshedspligt, børneattest og hvad der kan føre til afbrydelse af samarbejdet. Enkelte kulturinstitutioner har udarbejdet en frivillighedspolitik for institutionen. Selvom samarbejdsaftaler er forholdsvist sjældent på frivilligområdet i Odenses kulturinstitutioner, har de fleste kulturledere nedfældet de værdier, retningslinjer og forventninger, der gælder for den frivillige indsats i deres organisation. Den frivillige kan til enhver tid læse, hvilke retningslinjer der gælder, selvom vedkommende ikke har skrevet under på det. 30

Goder Selvom den frivillige pr. definition ikke modtager løn, er der mange kulturledere, der tilbyder en række goder i forbindelse med den frivillige indsats. Det kan for eksempel være gratis adgang til de kulturoplevelser, som organisationen udbyder til et betalende publikum, julegaver, dækning af transportudgifter, kurser, sociale arrangementer som fælles julefrokost, forplejning, adgang til at benytte faciliteter og udstyr, procenter i baren/butikken, guidet tur for familien ved fødselsdage, kostume i forbindelse med formidlingsopgaver m.m. Frivilligkoordinatoren Mange kulturledere vælger at udpege én eller flere af de frivillige til at agere mellemled mellem kulturlederen og de øvrige frivillige. Disse personer kaldes typisk frivilligkoordinatorer, kontaktpersoner eller tovholdere. Frivilligkoordinatoren varetager kontakten til de frivillige, og de frivillige kan altid gå til vedkommende med spørgsmål om opgaver eller for eksempel trivsel. Alt afhængig af organisationens størrelse og opgavernes kompleksitet kan der være flere frivilligkoordinatorer, som hver især har ansvaret for et bestemt område for eksempel teknik, promotion, bar osv. De frivillige inddeles i grupper alt efter kompetencer og interesseområder. Der er også flere kulturledere, som har et mindre hold af frivillige tilknyttet fast, og som udvider skaren i forbindelse med spidsbelastningsperioder. Det er typisk kulturledere som har sæsonspecifikke aktiviteter såsom festivaler. Det faste hold af frivillige udgør kernen og er typisk tildelt mere ansvar end de frivillige, der suppleres med, når festivalen afvikles.


Vagtplanen I forbindelse med ansøgningsproceduren eller ved den indledende samtale, er det en god idé, at den frivillige fortæller, hvad vedkommende kan bidrage med både i forhold til kompetencer samt antal timer som den frivillige ønsker at levere i organisationen. Ud fra disse oplysninger laves vagtplanen. Det er meget forskelligt, hvor mange og hvor lange vagter de frivillige har. For overblikkets skyld kan man skelne mellem vagter under spidsbelastning samt ordinære vagter i løbet af et år. For kulturinstitutioner i Odense ser det ud til, at følgende forhold gælder: Under spidsbelastning, for eksempel ved afvikling af en festival, lægger de frivillige typisk mellem 12 og 20 timer fordelt på 3 til 7 vagter. Ved de ordinære vagter i løbet af året lægger de frivillige typisk mellem 2 og 10 timer pr. vagt 1 til 2 gange om ugen (dem, der har lange vagter, arbejder typisk 1 gang om ugen). Ophør af samarbejdet Der kan være mange grunde til, at samarbejdet med en frivillig ophører. Det kan være, at opgaven er fuldført, at samarbejdet ikke fungerer eller noget tredje oftest helt naturligt og udramatisk. Oftest ophører samarbejdet ved, at den frivillige selv trækker sig. For eksempel hvis der ikke længere er tid til den frivillige indsats, eller hvis kemien ikke er god, og motivationen for eksempel er forsvundet. Der kan dog være tilfælde, hvor det er nødvendigt at kulturlederen afbryder samarbejdet. De interviewede kulturlederes erfaringer viser, at man kan komme mange af de udfordringer, der kan være ved et ophør af samarbejde, i møde ved at prioritere den indledende samtale. Ved at få klarlagt rammer og forventninger fra start, bliver det mere tydeligt — både for ledelsen og den frivillige, når de rammer og forventninger ikke længere (kan) imødekommes.

Man kan også, allerede når man hverver frivillige, vælge at gøre opgaver tidsbegrænsede, så den frivillige fra start er indforstået med, at samarbejdet ophører på et givent tidspunkt, eller når en bestemt opgave er udført. En anden løsning kan være at lave løbende evalueringer, som kan være med til at sikre fokus på det gode samarbejde. Hvis man anvender denne metode, er det vigtigt, at den frivillige på forhånd er orienteret om, hvad formålet med evalueringen er. Endelig er formen på ophør af samarbejdet med en frivillig ofte også et temperamentsspørgsmål; nogle ledere er meget large, giver mange chancer og måske endda advarsler. Nogle tager mange samtaler, mens andre trækker stikket, når aftalerne ikke overholdes. Kulturledernes erfaringer viser, at det kan være følelsesmæssigt svært at lade samarbejdet med en frivillig ophøre. Især hvis den frivillige ikke selv har lagt op til det. Det svære består i, at det handler om en person, der lægger sin tid og energi frivilligt, og at den frivillige ofte er nært knyttet til stedet eller det sociale netværk, der er opstået under den frivillig indsatst. Der kan hos kulturlederen opstå en følelse af, at man ikke kan tillade sig at opsige den frivillige, samt at man tager noget meget værdifuldt fra den frivillige. Af disse grunde ser nogle ledere det også som en god idé at være enige om rammerne for samarbejdet fra begyndelsen.

31


r e s ø l r e v a g p o e k l hvi de frivillige typisk?

h

vilke opgaver skal den frivillige løse? Hvorfor giver det mening, at det netop er en frivillig, der skal løse en bestemt opgave? Hvordan skaber det en merværdi, at det er en frivillig, der løser opgaven?

Der er meget stor forskel på hvilke typer af opgaver, de frivillige løser hos de enkelte kulturaktører. Det hænger i høj grad sammen med organiseringen: Er der for eksempel tale om en frivillig forening, hvor de frivillige både udgør ledelsen og den udførende del, er det en selvejende institution med professionel ledelse og lønnede ansatte, eller er der tale om en helt tredje organisationsform. Uanset om de frivillige udgør hele eller dele af organisationen, så er der alle steder en eller anden form for ledelse, som sætter retningen og har det overordnede ansvar for organisationen og for fordeling af opgaver. Udover at organisationsformen sætter nogle grænser for hvilke typer af opgaver, de frivillige skal løse, så er det værd at overveje, hvor den frivillige indsats kan gøre mest gavn evt. på baggrund af kapitlerne Hvad motiverer frivillige indenfor kulturområdet? og Hvorfor samarbejde med frivillige? I nedenstående er eksempler på typer af opgaver, som frivillige løser på kulturområdet. Listen er langt fra udtømmende, og kategorierne overlapper hinanden på kryds og tværs. Listen skal sammen med hjælpespørgsmålene hjælpe den enkelte leder med at skabe overblik over hvilke opgaver, det giver mening at sætte frivillige til at løse. Ledelse og koordinering af frivillige Mange mindre festivaler, arrangementer og foreninger er drevet og ledet af frivillige, men de frivillige kan også have ledelsesopgaver i selvejende institutioner og større festivaler. Derudover udgør de frivillige bestyrelser også en del af ledelsen. Det er ganske almindeligt, at der i vedtægterne står, at det er bestyrelsens ansvar at ansætte og afskedige den daglige leder, samt at bestyrelsen udgør organisationens øverste ledelse. Det er derfor vigtigt, at bestyrelserne er sammensat af de rette kompetencer.

32


Publikumsrelaterede opgaver De frivillige løser ofte opgaver, hvor de er i direkte kontakt med publikum. Det kan for eksempel være billetsalg, bodholder, entré, garderobe, café- og barsalg og lignende serviceopgaver. Ifølge de interviewede kan det være en rigtig god idé at frivillige tager imod og servicerer publikum, da deres engagement smitter af på publikum og stemningen til arrangementet. Der er også kulturledere, der lader de frivillige stå for formidling, rundvisninger, moderering af debatter og andre værtsopgaver. Det kræver naturligvis frivillige med særlig viden og/eller gode formidlingskompetencer, da de bliver organisationens ansigt udadtil. Endelig får frivillige med kompetencer inden for undervisning og formidling også mulighed for at indsamle materiale og udvikle opgaver til skolerne i forbindelse med den åbne skole, som er en fast del af kulturinstitutionernes tilbud. Servicering af kunstnere Udover servicering af publikum og gæster, så er der også frivillige, som servicerer de optrædende kunstnere. Det kan være som guides eller værter, der viser kunstnerne rundt i byen, følger dem til hotellet, anbefaler gode restauranter og seværdigheder og i det hele taget har ansvaret for, at de får et godt ophold. Derudover er der frivillige, der servicerer kunstnerne og det tekniske personale op til og under selve arrangementet. Det kan være som bandsupport, stagehands, opfyldelse af riders og lignende, som igen typisk kræver frivillige med særlige tekniske kompetencer.

PR og markedsføring Frivillige, som er gode til ekstern kommunikation, hjælper med at løse PR og markedsføringsopgaver. Det kan være produktion af musik, fotos og film til facebook, instagram og hjemmeside samt løbende opdatering af hjemmeside og de sociale medier, grafisk arbejde i forbindelse med produktion af markedsføringsmaterialer osv. De frivillige er, som sagt ofte gode til at være organisationens ansigt udadtil - også når det gælder uddeling af materialer og at skabe synlighed i bybilledet. Teknisk og praktiske opgaver Rigtig mange opgaver er praktiske opgaver. Det kan være alt lige fra at sætte stole op til it-support. Det afhænger fuldstændig af, hvad de frivillige kan og ikke mindst hvilke typer opgaver, de har lyst til at løse. Mange opgaver er tekniske opgaver herunder lyd- og lyssætning ved koncerter og forestillinger, vedligeholdelse af udstyr, klargøring af scene, teknisk support under arrangementet, forberedelse og opbygning af udstillinger, koncerter, forestillinger osv. Andre praktiske opgaver kan være indkøb, forplejning af frivillige og kunstnere, rengøring, oprydning og i det hele taget være de ekstra hænder ved afvikling af arrangementerne, der får det hele til at lykkedes.

33


tival. International Fil m Fes Frivillige fra Odenseo: Liv Kastrup Fot

34


frivillig med masser af ansvar Interview med Andreas Smed, frivillig i DanceLikaMonkey

Andreas Smed er frivillig ved DanceLikaMonkey (DLM), som er tilknyttet Kulturmaskinen. Kulturmaskinen står for at booke kunstnere og hyre professionelle teknikere og dørmænd, men alle opgaver derudover tager de frivillige sig af. ”Jeg er afvikler, hvilket vil sige, at det er mig, der har ansvaret for, at alt kører, som det skal til de koncerter, som jeg er afvikler på. Det er mit ansvar at have overblikket og at sørge for, at alle ved, hvad de skal.” Forberedelsen af koncerterne starter flere uger før, hvor Andreas kontakter de frivillige, som har meldt sig til arrangementet. De frivillige tager sig af alt. Lige fra indkøb, over klargøring af scenen til at tage imod og servicere kunstnerne og det tekniske personale. Som frivillig i DLM er man en del af et selvkørende team, og der er god mulighed for at udvikle nye kompetencer og vokse med opgaverne. ”Hvis man vil have ansvar, så får man ansvar.” fortæller Andreas, der snart har arbejdet som frivillig i DLM i fire år.

Om Dancelikamonkey

DanceLikaMonkey er en gruppe af ambitiøse og engagerede frivillige unge mennesker, som med ildhu og kærlighed arrangerer koncertoplevelser i samarbejde med Kulturmaskinen i Odense. I øjeblikket består gruppen af ca. 30 unge, som i fællesskab sørger for at afvikle koncerter, som enten afholdes i Kulturmaskinen eller på Magasinet. Der er altså både mulighed for store koncerter med plads til 800 gæster på Magasinet, men også til de mindre, intime koncerter i Store sal på Kulturmaskinen med plads til 350 gæster. Målet med DanceLikaMonkey er at give kunstnere og publikum en unik koncertoplevelse og ikke mindst skabe et godt socialt bånd for de frivillige i DanceLikaMonkey. Kilde: www.facebook.com/dancelikamonkey

35


Andreas Smed, frivillig i DanceLikaMonkey, Kulturmaskinen

36


For Andreas er det at være frivillig indenfor kulturområdet nærmest en livsstil. Han har været frivillig for Odense International Film Festival tre gange, Phono Festival tre gange, H.C. Andersen Festivals én gang samt en enkelt gang for Harry Potter Festival. Derudover har Andreas lavet kunst sammen med Reality Check på Tinderbox og andre festivaler. ”Da jeg i sin tid startede som frivillig i DLM, var det fordi, de opgaver, jeg skulle løse, passede godt til medievidenskab. Da jeg efterfølgende fortsatte på kandidaten i Kultur og Formidling, oplevede jeg stadig et godt match mellem min uddannelse og de opgaver, jeg løser som frivillig.” Men én ting er, hvad der motiverede Andreas til at starte som frivillig for DLM, noget andet er, hvad der motiverer ham til at fortsætte år efter år: ”Det, der motiverer mig i dag, er det stærke sammenhold, der er blandt de frivillige. Der er en stor diversitet, og man møder mange interessante mennesker med alle mulige baggrunde. Diversiteten gør også, at man kan være sig selv, for der er plads til alle.” Det stærke sammenhold er noget, der i den grad dyrkes i DLM. Som frivillig bliver man en del af ”familien” - og det er ikke noget, man bare siger. Nej - den særlige familiefølelse er noget, man er bevidst om og sætter ord på blandt de frivillige: ”Familiefølelsen - det er noget vi bruger meget i DLM, hvilket betyder, at vi for eksempel holder kontakten med tidligere frivillige. Familiefølelsen bidrager til, at man føler sig velkommen, og jeg har fået en masse nye søskende over de sidste par år. Vi hilser alle på hinanden med kram - så masser af kontakt og nærhed.” 

37


ske Frivillig fra Den Fyn r see Mu Bys Odense

38

La ndsby,


injer for l s g n i n t e r g o r e l g re samarbejdet med frivillige indenfor kulturområdet

h

vilke regler gælder for samarbejdet med frivillige? Hvad skal vi være særligt opmærksomme på? Hvilke regler skal vores frivillige være opmærksomme på?

Der findes en række regler og retningslinjer, når det gælder samarbejdet med frivillige. For den frivillige er det først og fremmest ens status på det regulære arbejdsmarked, der er afgørende for hvilke regler, der gælder - herunder hvor man må være frivillig, samt hvilke opgaver man må løse. Som frivillig kan man til enhver tid henvende sig til sin A-kasse, som kan oplyse om de gældende regler. Hvis man ikke er medlem af en A-kasse, kan man orientere sig på www.frivillighed.dk eller opsøge viden gennem den kommunale indgang til frivillighedsområdet. For organisationer, der samarbejder med frivillige, er der ligeledes en række regler og spørgsmål, som man skal tage stilling til; hvilke regler gælder for forsikring af frivillige, og skal der indhentes børneattest. Og hvad med arbejdsmiljøregler og hygiejneregler for frivillige, der håndterer mad osv. Frivilligområdet er en meget dynamisk størrelse og den dertilhørende lovgivning og vejledning til regler og retningslinjer er under konstant udvikling. Det anbefales derfor, at ledere løbende holder sig opdateret på den gældende lovgivning på www.frivillighed.dk. Hjemmesiden tilhører Center for frivilligt socialt arbejde, men er også relevant for frivillighed på kulturområdet. De fleste større kommuner har desuden en frivillighedsportal, hvor man ligeledes kan få information og vejledning om gældende regler. I Odense hedder denne indgang www.odense.dk/fio.

39


hvilke udfordringer kan sa m arbejdet møde?

h

vad kan vi reelt forvente af frivillige? Hvad gør man hvis den frivillige ikke lever op til de aftaler, der er indgået? Er der noget, vi skal være særligt opmærksomme på i forhold til relationen med frivillige?

Mange af de adspurgte kulturledere lægger vægt på at møde de frivillige med samme forventninger, som de har til de lønnede medarbejdere. Det skal hjælpe med at skabe struktur og rene linjer i organisationen samt bidrage til forståelsen af, at alle er lige vigtige. Det kan være en fornuftig tilgang, men det er vigtigt at gøre sig bevidst, at man reelt ikke kan stille de samme krav til de frivillige som til de lønnede medarbejdere. De frivilliges engagement er først og fremmest drevet af lyst, hvilket på den ene side afspejler sig positivt i deres indsats, og på den anden gør samarbejdet sårbart, hvis lysten aftager. Der er, som de øvrige afsnit klart viser, mange fordele og uvurderlig værdi i at samarbejde med frivillige, men der kan også være udfordringer. I nedenstående kan du læse om nogle af de udfordringer, de interviewede forslår, man er opmærksom på og evt. forbereder sig på. Man kan tage mange potentielle konflikter i opløbet ved 40

at forberede samarbejdet grundigt fra start. Læs mere i kapitlet Hvordan organiserer man samarbejdet? på side 29. Motivation, motivation, motivation Man har som kulturleder naturligvis altid mulighed for at lade samarbejdet med den frivillige ophøre, men med tanke på hvor mange ressourcer det kræver at hverve og opbygge det gode samarbejde med hver enkelt frivillig, så er det ikke en bæredygtig løsning - særligt ikke for de små institutioner, som er afhængige af de frivillige. For mange er det en tids- og ressourcekrævende investering, når man vælger at samarbejde med frivillige. De fleste frivillige har for eksempel bare to-tre vagter om måneden, så alene oplæringen tager typisk lang tid.


Som leder bør man løbende bruge ressourcer på at motivere og fastholde den frivilliges engagement. Det kræver opmuntring, tålmodighed og nogle gange en meget lang line. Man skal afsætte tid og ressourcer til dette. Samarbejdet med frivillige kræver mere ledelse end samarbejdet med lønnede ansatte Et andet opmærksomhedspunkt og en udløber af ovenstående er, at det generelt kræver ledelsesressourcer at samarbejde med frivillige. Det gør det i forhold til, at man som leder ikke blot skal afsætte organisatoriske ressourcer til at håndtere samarbejdet, men også være villig til at sætte sig selv i spil. Som leder for frivillige skal man som person være i stand til at motivere og skabe relationer, der gør, at de frivillige føler loyalitet over for organisationen og ansvar over for opgaverne, selvom de ikke modtager løn. Samarbejdet er i høj grad relations- og personbåret, hvilket ofte er meget givende for de involverede parter, men også sårbart når der opstår uoverensstemmelser. Udover at ledelsen skal evne at motivere og inspirere, så er det vigtigt med en synlig og tydelig ledelse. De frivillige består ofte af en bred skare af forskellige interesser, fagligheder og personligheder, der skal spille sammen. Efterlades de i et ledelsesvakuum, kan der måske opstå uenigheder om kompetencer og andet blandt de frivillige. Der findes eksempler på, at nogle frivillige føler sig berettiget til at bestemme over andre og agere leder uden at have fået mandat til det. Der kan ligeledes være frivillige, der føler, de har ret til mere medbestemmelse, indblik eller information, end ledelsen ønsker. Disse situationer kan også opstå blandt de lønnede ansatte, men der er en anden dynamik, når det gælder forholdet

mellem ledelse og frivillige, idet det er en anden relation, der gælder, når samarbejdet er båret af lyst og frivillighed. Balancens kunst Det gode samarbejde mellem kulturleder og frivillig er afhængig af en gensidig respekt og tillid. Særligt lederen er afhængig af at kunne stole på, at den frivillige møder op og gør en god indsats, men graden af ansvarsfølelse er forskellig fra frivillig til frivillig, hvilket nogle gange gør den frivillige indsats til en uforudsigelig og ustabil størrelse. De interviewede fortæller, at der kan opstå tilfælde, hvor den frivillige udebliver uden at melde fra eller svare tilbage, når de bliver ringet op. I sådanne tilfælde kan man benytte samtaler, vejledning osv. Nogle ledere løser udfordringen ved altid at sætte flere frivillige på opgaverne/vagterne, end der er brug for, men det forudsætter, at man har tilstrækkelig med frivillige til rådighed. Udeblivelser kan være særligt hårde for de små aktører med få frivillige, som samtidig er meget afhængig af de frivilliges kompetencer. Et andet eksempel på at den frivillige indsats kan være usikker er, når de frivillige kommer til at sige ja til mere, end de har tid til. Det kan resultere i, at der er opgaver, der ikke nås til tiden, eller som ledelsen selv ender med at skulle løse.

41


Endelig ligger der for de frivillige en del motivation i at blive sluppet løs og få lov til at være kreative og tage ansvar for opgaveløsningen. Flere ledere er af den opfattelse, at det ikke skal bremses - tværtimod, men det er ikke sikkert, at alle frivilliges forestillinger om egne evner og kompetencer stemmer overens med organisationens vurdering, hvorfor det er en nødvendig balancegang både at slippe dem løs og følge dem tæt på en og samme tid. Uanset hvor dygtige, trofaste og loyale de frivillige er, så er den frivillige indsats forbundet med en højere grad af uforudsigelighed end den lønnede indsats. Når den frivillige indsats nedprioriteres Den frivillige indsats udføres på baggrund af, at den frivillige har tid, lyst og finder opgaverne meningsfulde. Det er altså ikke af økonomisk nødvendighed, at man er frivillig, hvorfor den frivillige kan nedprioritere det til fordel for noget andet, som vedkommende har mere lyst til at bruge sin tid på. Særligt de unge kan være svære at fastholde som frivillige, da de ofte befinder sig i en meget omskifteligt fase af deres liv. Mange har for eksempel travlt med studier, hvilket for eksempel kan begrænse deres frivillige indsats i eksamensperioderne.

42


kr æver ledelse af frivillige s æ rlige kompetencer? Er der forskel på ledelse af frivillige og lønnede medarbejdere? Mange af de adspurgte kulturledere fortæller, at det stort set kræver de samme ledelseskompetencer at samarbejde med frivillige som med lønnede medarbejdere. Dog er det vigtigt, at man som leder for frivillige er ekstra god til at motivere, da det først og fremmest er lysten, der driver værket hos de frivillige. Det er i det hele taget vigtigt, at man som leder er forberedt på at skulle anvende ekstra personlige og administrative ressourcer, og at det derfor kan være en fordel at betragte samarbejdet med frivillige som en investering - en investering, der kræver konstant pleje og opmærksomhed. I nedenstående giver de bidragende kulturledere deres bud på hvilke ledelseskompetencer og organisatoriske greb, der er særligt vigtige i samarbejdet med frivillige. Kapitlet supplerer Hvordan organiserer man samarbejdet? Et fælles udgangspunkt Som leder er det vigtigt, at man formår at skabe forståelse hos de frivillige om organisationens vision, værdier og grundfortælling, så der er én fælles fortælling udadtil. De frivillige er en del af organisationens brand, og alt, hvad de siger og gør, skal harmonerer med brandet. Derfor ligger der en

ledelsesopgave i at formulere en grundfortælling eller vision, som er tilgængelig for alle, og som alle får en grundig indføring i. Ambitions- og forventningsafstemning Et andet vigtigt organisatorisk greb er afstemning af ambitioner og forventninger ledelse og frivillig imellem. Hvis man som leder har meget dygtige frivillige, der forventer at blive udfordret, skal man turde at gå med og give dem opgaver, der virkelig kræver noget. Det skaber selvtillid hos de enkelte frivillige og styrker ansvarsfølelsen og giver ofte særligt pålidelige frivillige, men kræver samtidig en modig ledelse. Evne til at motivere, anerkende og rumme Man skal som leder have viden om og forståelse for motivationsfaktorer, så man kan opretholde og styrke lysten til den frivillige indsats. De frivillige bruger deres fritid og lægger en kæmpe indsats i at løse opgaverne godt - og det skal man som leder huske tydeligt at anerkende. Derudover kræver det, at man er empatisk, rummelig og ikke alt for bekymret.

43


Synlig ledelse Ovenstående kompetencer kræver en synlig ledelse, hvilket vil sige, en ledelse som bevæger sig blandt de frivillige, kender dem og er tilgængelig for dem. I de tilfælde hvor ledelsen ikke selv har mulighed for at være tilgængelig og tilstede blandt de frivillige, anbefales det at udnævne en frivilligkoordinator, som har den tætte daglige kontakt med de frivillige. Synlig ledelse handler også om at skabe forudsigelighed og veldefinerede rammer, så alle altid ved, hvad der gælder. Det er vigtigt for trivslen og derved for motivationen for at give den en ekstra skalle. Da de frivillige typisk har et par vagter om måneden, kan det være en udfordring, at alle får alle vigtige informationer og forstår de essentielle budskaber. Det er derfor vigtigt at være god til at kommunikere smart, stærkt og præcist. Endelig skal man som leder være tydelig, herunder være i stand til at sætte grænser og have mod til at tage de svære samtaler. Som leder for frivillige skal man udgøre et stærkt, tydeligt og fattet samlingspunkt. En ligeværdig relation Ledelsen skal evne at fremme en ligeværdig relation mellem frivillige og lønnede medarbejdere og en fælles forståelse af, at alle er lige vigtige for opfyldelsen af den fælles vision. Der er flere greb, hvoraf mange allerede er nævnt, som lederen kan tage i brug for at hjælpe sammenholdet på vej, for eksempel en grundig introduktion til nye frivillige og medarbejdere, fælles sociale arrangementer, mulighed for at de frivillige kan byde ind med forslag osv. Derudover er det i følge lederne vigtigt, at man anerkender og er åben om, at der er forskel på at være frivillig og lønnet medarbejder for eksempel i forhold til ansvars- og rollefordeling osv. 44

Ressourcer og villighed til at investere i samarbejdet Som nævnt kræver ledelse af frivillige, at man investerer tid og nærvær, og i det hele taget stiller sig selv til rådighed. De frivillige giver meget af sig selv gennem det frivillige arbejde, og som leder skal man give noget tilbage. Der skal være dialog, så de frivillige kan byde ind og blive lyttet til. Alle frivillige er forskellige, men generelt kræver ledelse af frivillige masser af nursing og tålmodighed. Et råd fra flere af de adspurgte kulturledere lyder, investér meget i få frivillige, der bliver en stabil del af teamet.


et, Odense Bys Museer. Frivillig fra Mediem use

45


1

Invitér dine medarbejdere til en fælles drøftelse om hvor det giver mening for jeres organisation at samarbejde med frivillige

2

Overvej hvordan I prioriterer de ledelsesmæssige-, økonomiske- og organisatoriske ressourcer til at løfte samarbejdet med frivillige

3

Udpeg de opgaver, der skal samarbejdes med frivillige om

4

Overvej hvad I kan tilbyde frivillige samt hvad der gør jeres organisation særligt attraktiv for frivillige

5

Overvej hvilken type af frivillige, der passer til jeres organisation, værdier og opgaver der skal løses

46


6

Find ud af hvor jeres potentielle frivillige befinder sig og hvordan I får fat i dem

7

Planlæg hvordan I kommer i kontakt med potentielle frivillige med udgangspunkt i ovenstående punkter

8

Invitér jeres nye frivillige ind til en indledende samtale, hvor I gensidigt afstemmer forventninger og ambitioner, samt aftaler de praktiske rammer for samarbejdet.

9

Introducér den frivillige for medarbejderne, de øvrige frivillige, organisationen samt de værdier I lægger vægt på

10

Følg løbende op på samarbejdet; dyrk det der motiverer, vær synlig, tydelig og inspirerende

47


Profile for Mette

Samarbejde med frivillige indenfor kunst og kultur - en håndbog  

Samarbejde med frivillige indenfor kunst og kultur - en håndbog  

Profile for mejen
Advertisement