Meetings Västsverige Skövde/Skaraborg, #03 dec 2012

VÄSTSVERIGE MEDFÖLJER MEETINGS INTERNATIONAL #53 2012 S I DR UB R I K

Skövde/Skaraborg #03 DEC 2012

ANNELIE BJERKNE & CAMILLA BROBERG

FÖRSVARSMAKTSRÅD SKARABORG

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

Vi är aktiva där besluten fattas 1

Bästa affärsresebyrå

2007

Ulla Conti, PCO

Professional Congress Organiser

Ulla Conti, ansvarig för kongresser på Resia berättar …

I nuläget jobbar Resia med PCO-verksamhet främst på orterna enligt kartan nedan.

– Vi är övertygade om att en lokal närvaro som PCO ger goda förutsättningar för att utveckla den lokala mötesindustrin.

Genom att verka på samma ort som våra uppdragsgivare så kan vi säga att vi talar samma språk. Vi kan den lokala marknaden med alla aktörer t.ex. catering, hotell, anläggningar osv. som blir inblandade i ett arrangemang.

– Några av orterna har redan arrangerat många stora nationella och internationella konferenser och kongresser under de senaste fyra åren och kongressvärdarna har varit med och ökat intäkterna till sina städer.

Bästa affärsresebyrå

2009

Bästa affärsresebyrå

2010

Bästa affärsresebyrå

2011

Du kan bidra till att din stad får ökade intäkter Visste du att om du står som värd för nästa konferens eller kongress inom din organisation så kan vi projektleda, administrera och ge dig fullt stöd i hela kongressprocessen?

Förutom att du får en ”fjäder i hatten” som lokal värd, kan du genom ditt värdskap bidra till att din stad utvecklas och får bra PR samt ekonomiskt tillskott till den lokala kassan.

Enligt Stockholm Visitors Board omsätter en deltagare på en internationell kongress: 5.200:–/dygn i Stockholm, 3.900:–/dygn i mindre stad

n det generera Med 300 deltagare ka ade kr i din stad! er d en sp on ilj m 1 er öv Varför anlitar många hantverkare för att snickra, måla och kakla?

För att de inte har kunnandet eller tiden att göra det själv – och de vill ha ett bra resultat!

PCO

Hantverkare av konferenser och kongresser

Jag förmedlar gärna kontakten till din lokala kongressbyrå hos Resia.

Du når mig på 0733-42 33 37 eller ulla.conti@resia.se

S I DR UB R I K

Gert-Inge Andersson, ordförande regionstyrelsen, Västra Götaland. Foto: Sergio Joselovsky

MÖTEN ÄR ETT STRATEGISKT VERKTYG SOM GENERERAR TILLVÄXT För vår region är mötesfrågan av central betydelse. Vi vill skapa tillväxt och framtidstro, visa att Västra Götalandsregionen är en attraktiv plats för studier och forskning och att det är bra att bo och driva företag här.

Genom att systematiskt och återkommande bjuda in till möten kan vi uppmärksamma fördelarna med att etablera sig i vår landsdel.

Att få förtroendet att genomföra ett nationellt eller internationellt möte är ett bevis på uppskattning och erkännande från kollegor, det vet jag av egen erfarenhet. När vi träffas kan vi föra ämneskunskap framåt och bidra till utvecklingen i samhället.

Varje år genomförs tiotusentals kongresser, konferenser och företagsmöten som flyttar runt om i landet och i världen. Många av dem skulle kunna arrangeras i vår trakt när det rör våra profil- och spetsområden.

I samband med exempelvis läkarkongresser är det lättare för oss att rekrytera spetskompetens, och medarbetarna inom vård och omsorg vidareutbildas tack vare de senaste forskningsrönen. En annan fördel är

att många fler personer kan delta i kongressen, och att våra universitet, högskolor och forskningskluster får exponera sina specialkunskaper.

Under flera år har Västra Götalandsregionen, genom Västsvenska Turistrådet, jobbat aktivt för att få fler att förstå nyttan av att hålla olika slags möten här. Genom ett systematiskt grundarbete har vi snart en organisation på de platser i regionen som samlar stora kunskapskluster. Nu när vi har Convention Bureauer blir nästa steg att fortsätta uppmana och underlätta för de personer som vill bjuda in till möten på sin ort. Det arbetet påbörjas under våren.

En av mötesindustrins viktigaste resurser är det personliga engagemanget, att bjuda in kollegor och andra personer till möten. En person som vill, vågar och räcker upp handen när frågan ställs om var nästa eller påföljande möte ska genomföras, visar tydligt vilka ambitioner den personen har och att han eller hon vill bidra till utveckling. Att arbeta med att etablera mötesindustrin gör också att

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

vi kan förverkliga vår regions vision, ”Det goda livet”, över alla partigränser.

Under Mötesindustriveckan i Göteborg deltar regionstyrelsen och flera av våra tjänstemän i Politiskt Forum. Dit kommer också flera ledare från universiteten och regionala kommunalråd för att dela och utveckla ny kunskap. Den dagen är en del av ett gemensamt långsiktigt arbete där möten är det strategiska verktyget som genererar tillväxt.

Gert-Inge Andersson ordförande regionstyrelsen, Västra Götaland För mer information om Västsvenska Turistrådet kontakta carin.klemetz@vastsverige.com

3

S ID RU BRI K

4

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Camilla Broberg och Annelie Bjerkne, projektledare Försvarskonferens 2013 Foto: Thomas Harrysson

UT VEC K LI N G

HÄR ETABLERAS DEN TREDJE ARENAN FÖR FÖRSVARSFRÅGOR I vår arrangerar Försvarsmaktsråd Skaraborg en nationell konferens i Skövde: Försvarskonferens 2013.

Konferensen är den första i sitt slag och ett nytt inslag i den svenska offentligheten. Mötet ska vara årligen återkommande, vilket slogs fast i den avsiktsförklaring som undertecknades av parterna på presskonferensen i Skövde den 17 december.

– I våras uppmanade riksdagen Försvarsmakten att bilda försvarsmaktsråd över hela landet med Skaraborgsmodellen som positivt exempel, säger Camilla Broberg, kommunikationschef för Skaraborgs regemente P4 i Skövde som tillsammans med Annelie Bjerkne, samhällsstrateg för Skövde kommun, är projektledare för konferensen.

I Skaraborg samverkar Skövde, Karlsborg och Lidköpings kommuner tillsammans med Försvarsmakten i Skaraborg under namnet Försvarsmaktsråd Skaraborg.

– Försvarskonferenserna är ett sätt att dela våra erfarenheter av och utveckla samverkan mellan det civila samhället och Försvarsmakten.

Ytterst handlar det om att bidra till en utveckling som är till gagn för Försvarsmakten och de kommuner

där förbanden finns, säger Annelie Bjerkne.

En titt i talarlistan visar hur betydelsefullt mötet är. Hit kommer många talare, bland dem landets förre ÖB, Håkan Syrén som också är ordförande i EUs militära kommitté, försvarsminister Karin Enström (M), nuvarande ÖB Sverker Göranson, Försvarsutskottets ordförande Peter Hultqvist (S) och Försvarsberedningens ordförande Cecilia Widegren (M).

Bland deltagarna finns kommunledningar som har förband i sina kommuner, alla förbandsledningar i landet, centrala politiker och beslutsfattare i riksdagen, myndigheter och berörda departement, civila aktörer inom bland annat näringsliv och bostadssektorn samt media.

Konferensen etableras som en konstruktiv och framåtsyftande mötesplats i Sverige för centrala aktörer i frågor som påverkar och kräver samarbete mellan Försvarsmakten och det omgivande samhället, till exempel bostäder för soldater, meritvärdering och anställningar som växlar mellan civil samt militär tjänstgöring.

– Syftet med konferensen är ytterst att fortsatt stärka Försvarsmaktens fortsatta närvaro och tillväxt i Skövde

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

och Skaraborg samt att det civila och militära ska vara till ömsesidigt gagn för vår region, säger Annelie Bjerkne.

Det är viktigt att Skaraborg är spjutspetsen vad gäller samverkan mellan det militära och civila, det stärker vår position inför kommande försvarsbeslut 2014. Konkret i vardagen gör det oss bättre rustade att möta såväl utmaningar som att ta vara på utvecklingsmöjligheter som vi kanske inte annars hade uppmärksammat och kunnat dra nytta av, exempelvis för Högskolan i Skövde och i näringslivet vad gäller kompetensförsörjning.

– Nu när det bildas och utvecklas andra försvarsmaktsråd ska vi se till att Skaraborg fortsatt är ett nationellt kraftcentrum och en plattform där samarbetsformer utvecklas, säger Camilla Broberg. Vi vet att vi vinner på att vara generösa med våra erfarenheter och insikter och ser fram emot att samarbeta med kommande försvarsmaktsråd. De årliga försvarskonferenserna i Skövde är ett led i det arbetet.

Försvarsmaktsråd Skaraborg har etablerats på nationell nivå som ett konstruktivt bidrag till den civilmilitära samverkan som processerna med Försvarsmaktens personalförsörjning kräver och de utmaningar

5

U T VECKL I NG

”Vi vinner på att vara generösa med våra erfarenheter och insikter”

som följer med den i förbandens närhet. Det har Skaraborg fått kvitto på internt i Försvarsmakten från andra förband runt om i landet. Det har bland annat visat sig genom att det refereras till Försvarsmaktsråd Skaraborg i tal och artiklar. Ett annat kvitto är att de tyngsta beslutsfattarna i Försvarssverige tackar ja till medverkan i mötet, som till exempel försvarsministern, ÖB och Försvarsutskottets ordförande.

Annelie Bjerkne berättar att före konferensen har Försvarsmaktsråd Skaraborg arrangerat fyra seminarier för att öka kunskapen om och samarbetsmöjligheterna kring den samhällsreform som Försvarsmaktens personalförsörjningssystem innebär.

Under Almedalsveckan 2010 arrangerades det första seminariet ”Att bemanna försvaret – ett samtal om samhället och Försvarsmaktens personalförsörjning”. I november samma år deltog över 100 nyckelaktörer i ett nationellt försvarspolitiskt seminarium i Skövde.

I Almedalen 2011 arrangerades ”Soldaten i samhället – mellan kasern och katastrof ”. I år genomfördes en föreläsning under rubriken ”Kartan och verkligheten? Soldater och sjömän och samarbetet mellan

6

Försvarsmakten och det civila”. Rådet har även varit på plats vid Folk och Försvars rikskonferens i Sälen 2012, har uppvaktat riksdagen och skickat ut nyhetsbrev till alla nyckelpersoner i landet.

– Vi ska hålla fast i och vidareutveckla den position vi har etablerat i och med dessa aktiviteter, säger Camilla Broberg. Vi ska fortsätta vara det försvarsmaktsråd som tydligast är relevant för den nationella beslutsfattarnivån och därigenom en slags referenspunkt för samarbetsfrågor som rör Försvarsmaktens anställda och det omgivande samhället.

Försvarsmakten och kommunerna i Skaraborg har ett gemensamt intresse av att förutsättningarna för Försvarsmaktens utveckling i regionen är fortsatt bra. Därför utarbetades under 2010 en avsiktsförklaring för samverkan för Försvarsmaktens fortsatta utveckling. För att hitta tydliga former för hur samarbetet skulle utvecklas initierade Skövde kommun och Försvarsmakten i Skövde arbetet med en gemensam mötes- och samverkansform under namnet Försvarsmaktsråd Skaraborg.

Rådet upprättades vid ett konstituerande möte med rådets deltagare i mars 2011. Ett år senare,

det vill säga i våras, uppmanade riksdagen Försvarsmakten att inrätta samverkansorgan – så kallade försvarsmaktsråd – över hela landet.

Arbetsgrupperna är öppna för en rad olika aktörer från det omgivande samhället, som företag, organisationer, kommuner, statliga myndigheter och andra förband.

Annelie Bjerkne och Camilla Broberg räknar med att det kommer runt 150 deltagare till vårens konferens. Placeringen i Skövde är viktig utifrån tillgängligheten från övriga Sverige och inte minst Stockholm, varifrån de tunga beslutsfattarna, riksdag och departement kommer.

– Vi valde Gothia Science Park för att det är gångavstånd från rese­ centrum och för att Portalen är en fräsch lokal. Det är rätt sammanhang med högskolan, forskning och tillväxt­företag, en miljö vi är stolta över att ha i Skaraborg, säger Annelie Bjerkne.

Inför mötet samarbetar Camilla Broberg och Annelie Bjerkne med Resia som PCO, det vill säga en professionell kongressorganisatör.

– Vi vill arbeta med en lokalt baserad PCO som kan staden och dess möjligheter men som också har de system och den erfarenhet av stora

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

8

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

UT VEC K LI N G

möten vi behöver så att det blir en konferens som fungerar smidigt och professionellt, säger Annelie Bjerkne.

På frågan vad mötet betyder för Försvarsmakten i Skövde, svarar Camilla Broberg att tittar man på talarlistan gör den mycket för att intresset för deras sakfrågor ska locka många deltagare. Idag finns Sälenkonferensen och Almedalen som

ska flyga svenska JAS-plan oavsett från vilket land de kommer. I Skövde finns också utbildning av officerare, fortsättningsutbildning för officerare och Markverkstaden som är norra Europas största stridsfordonsverkstad och tar emot stridsfordon för reparation. Här finns även simulatoranläggningar för stridsvagnar och andra stridsfordon. Chefen för P4 är

”Vi måste vara synliga och aktiva där besluten fattas” de två viktigaste kanalerna för att diskutera militära frågor. Hon konstaterar att mötet i Skövde är det enda formatet för rena försvarsfrågor.

– Man kan säga att det blir landets tredje arena för nationella försvarsfrågor. Mötet ger oss möjlighet att få vara mer konkreta och att fortsätta den dialog vi har börjat. Nu arbetar vi för att vara en öppen samarbetspartner på ett tydligare sätt än tidigare.

Vi ska hitta gränser och nya lösningar så att vi och våra partners kan känna sig som vinnare i processen. Vi har kommit en bit på väg utifrån beslutet om förändring av hela organiseringen av det svenska försvaret för två år sedan. Det finns regionala olikheter och vi kan modellera efter egna förutsättningar för att hitta gemensamma framgångsfaktorer.

Skövde är ett försvarstungt område med enheter som Skaraborgs regemente P 4, Trängregementet Träng R, Markstridsskolan MSS, Skaraborgs flygflottilj F 7 och Livregementets husarer (jägare) K 3.

På flygflottiljen utbildas piloter som

också garnisonschef. Sammantaget är Skövde en väldigt viktig del av det svenska försvaret.

Militära organisationer sägs ofta ligga långt framme när det gäller innehåll och mötesformer då det handlar om utveckling. Hur ser ni på mötets möjligheter att snabbare skapa utveckling av utbildningsfrågor och driva på verksamhetsutvecklingen?

Camilla Broberg konstaterar att de gamla sanningarna om militära stora kunskaper inom utbildning och grupputbildning fortfarande gäller.

Hur man får en grupp att arbeta tillsammans och hur man utvecklar ett personligt ledarskap är viktiga frågor som de arbetar med dagligen.

Det som har tillkommit de senaste tjugo åren är att 90- och 00-talisterna gör att ”vi måste skruva några varv på approchen”.

– Det är en delvis ny värld vi lever i med många datorkunniga unga personer som kanske har andra värderingar än vad generationerna före dem haft när det gäller försvarsfrågor.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

Det gäller också för Försvars­ makten att se sig i en helt ny roll som arbetsgivare och den rollen har blivit allt mer påtaglig sedan den allmänna värnplikten försvann, menar Camilla Broberg. Det krävs nya färdigheter och att bli mer duktiga som arbetsgivare.

– Det blir också tydligare med frågor som hur vi ska nå våra utbildnings- och verksamhetsmål. Det är väl till och med så att Försvarsmakten aldrig tidigare har sett sig som en arbetsgivare på det traditionella sättet. Nu tar vi till oss de nya formerna.

Vi har också inlett ett spännande samarbete med arbetsförmedlingen och Lernia där vi vänder oss direkt till unga människor med invandrarbakgrund mellan 19–25 år. De får känna på Försvarsmakten och får chansen att läsa upp betyg så de kan stå bättre rustade för nya utmaningar.

Annelie Bjerkne säger att med möten kommer det nya intäkter till Skövde och regionen, inkomster som skapar arbetstillfällen inom hotell-, rese-, restaurang, handels- och upplevelseföretag. Möten är också viktiga grundpelare för att bygga och stärka varumärket Skövde. Dels i kommunikationen inför konferensen där staden omnämns positivt i inbjudningar, marknadsföring och artiklar i nationell media. Dels i mötet med varje enskild gäst som tack vare mötet får en relation till orten som plats och varumärke. Det är ett arbete som rådet utvecklar ihop med Skövde Convention Bureau.

– Just den här konferensen och arbetet inom Försvarsmaktsråd Skaraborg har ett viktigt syfte att synliggöra och stärka uppfattningen om regionen och Skövde på den nationella arenan. Vi måste vara synliga och aktiva där besluten fattas, så enkelt är det, säger Annelie Bjerkne.

9

S ID RU BRI K

10

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Lars Niklasson, professor/prorektor, Högskolan i Skövde Foto: Thomas Harrysson

P ER S P EK T I V

MÖTEN SYNLIGGÖR VÅR FORSKNINGS- OCH INNOVATIONSMILJÖ Betydelsen av stora möten, konferenser och kongresser för Högskolan i Skövde och därmed indirekt för staden och regionen kan inte överskattas. Högskolan är ett litet, modernt lärosäte med högaktuella utbildningar och samhällsnyttig forskning.

Lars Niklasson, professor och prorektor på Institutionen för kommunikation och information, säger att det är en positiv känsla över hur mycket som händer i Skövde och området kring staden. Inte minst gäller det möten, konferenser och kongresser, som i och med nya Skövde Convention Bureau på allvar ska ge högskolan, näringsliv och politik rakare vägar till att skapa fler möten i staden och regionen.

– För oss betyder alla möten, stora som små, att högskolan utgör en del av den akademiska kulturen att skapa processer för att tillgängliggöra nya forskningsresultat. Vi deltar ofta i olika typer av möten, kongresser och konferenser, och det faller sig naturligt för oss att även organisera dessa typer av möten. Vi kan även utnyttja dem för att synliggöra att högskolan är en aktiv forskningsaktör och har en spännande lokal forsknings- och innovationsmiljö. Det bidrar också till att nya nätverk skapar och att kunskapsfronten flyttas framåt.

Att Högskolan i Skövde organiserar möten ger lärosätet ökade möjligheter att synliggöra sin egen forskning, men även forsknings- och innovationsmiljön. Det kan medföra nya kontakter för

forskningssamarbeten och sätter högskolan på den internationella kartan för flera forskare, menar Lars Niklasson på frågan om vad möten och kongresser betyder forskning och utveckling, rekrytering och nätverksbyggandet.

Borde kongresser vara akademiskt meriterande på samma nivå som att skriva vetenskapliga artiklar? ­– Den del som redan är meriterande är den övergripande organisationen av en konferens, ordförandeskap i programkommittéer etcetera.

På frågan om Lars Niklasson skulle vilja att den som arrangerar en kongress också fick viss ekonomisk vinning på att skapa ett sådant möte, svarar han att det är inte är någon tvekan om att det skulle öka intresset att organisera olika slags möten.

Vetenskapliga konferenser går dock sällan med vinst eftersom de kräver ett mycket stort engagemang från forskarna.

Lars Niklasson anser att politikerna i en stad och i en region självklart bör arbeta för att förbättra möjligheterna och generera nya förutsättningar för att universitet och högskolor ska kunna locka ännu fler möten till sin stad och region. Men det finns fler utvecklingsvägar.

– Det skulle skapa avsevärt förbättrade förutsättningar om högskolan skulle kunna få stöd i genomförandet av konferenser. Det är ett mindre problem att faktiskt få möten och konferenser till högskolan, jämfört med arbetet som krävs vid

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

genomförandet. Då tänker jag inte bara genomförandet under de dagar möten genomförs utan allt arbete med exempelvis planering, administration av review-förfarande, system för insamling av underlag och bedömningar.

Högskolan i Skövdes största utvecklingsområden när det gäller stora möten och kongresser anser Lars Niklasson är att deras forskningsspecialiseringar ger ökade möjligheter.

– En möjlighet skulle kunna vara att även driva kluster, och därtill kopplade konferenser och möten för olika typer av intressentgrupper för vår forskning, exempelvis företag inom olika branscher, vårdaktörer, etcetera. Vi ska fortsätta på vägen mot ännu högre specialisering. Det är en framgångsväg som jag ser det.

På många platser runt om i världen diskuterar man idag hur man kan få universitet, näringsliv och politik att samarbeta för att utveckla en stad som Skövde och även regionen.

– Man behöver försöka få till samverkan med olika intressenter på en strategisk nivå med ett mer långsiktigt perspektiv. Vi har ibland en tendens att se på framtiden ganska kortsiktigt, exempelvis vad vi ska göra när nuvarande forskningsprojekt tar slut. Vi måste försöka flytta fokus och diskutera inom vilka områden det finns behov av forskning, och använda projekten som redskap för att täcka de behoven.

11

P E R SPEKTI V

12

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Nomie Eriksson, prefekt/lektor, Högskolan i Skövde Foto: Sara Appelgren

UP P M Ä R KSA M H ET

MÖTEN VIKTIG UTGÅNGSPUNKT I ALL FORSKNING Möten, konferenser och kongresser är betydelsefulla utgångspunkter i all forskning och utveckling, anser Nomie Eriksson, prefekt och lektor med företagsekonomi-inriktning för organisation och ledarskap vid Högskolan i Skövde. Att låta tankar och idéer värderas av andra är en av hörnstenarna i all forskning.

När det gäller rekrytering konstaterar Nomie Eriksson att möten är ett sätt att dels visa den akademiska nivån som finns inom universitetet, dels visa hur lärosätet fungerar och vad det finns för faciliteter i staden.

– Som nätverksbyggare är konferenser och möten oslagbara. Att mingla bland likasinnade och andra inom samma fält gör att man automatiskt bygger upp sitt nätverk som sedan kan användas för gästföreläsningar för utbildning, gemensamma forskningsprojekt, forskarhandledning, gemensamma doktorander med mera. ­– För stora möten och kongressers betydelse för högskolan och därmed indirekt för Skövde stad och regionen, innebär det att högskolan får en högre synlighet nationellt, men kanske också internationellt. Det innebär också att staden, liksom Skaraborg, blir uppmärksammad som en del av Västra Götalandsregionen. Vi behöver mycket av den synligheten eftersom vi är ett relativt nytt lärosäte.

Nomie Eriksson säger vidare att möten och kongressers värde för innovationer, nätverk och kunskapsförflyttning ger högskolan en

stor möjlighet att nå ut med den egna forskningen till andra och att bli delaktig i deras forskning.

På frågan om Nomie Eriksson tycker att kongresser bör vara akademiskt meriterande på samma nivå som en skriven och publicerad vetenskaplig artikel är hon glasklar: – Konferenser kan aldrig ge den akademiska meritering som vetenskapliga artiklar ger. De är granskade av vetenskaplig expertis och sökbara för hela forskarsamhället. Konferenser är försteget till den vetenskapliga artikeln. Ett konferensbidrag kan efter diskussion på en konferens ge input till en vetenskaplig artikel.

Nomie Eriksson anser att stadens politiker skulle kunna skapa ännu bättre och även nya förutsättningar för högskolan genom att behålla och utveckla en bra infrastruktur, men också genom att fullfölja planerna att bygga ett kongresshus. Det öppnar även för andra sorters möten.

– Ska vi kunna arrangera större konferenser och kongresser här med flera hundra deltagare behöver vi stora möteslokaler, vilket inte finns idag.

– Att de politiska nätverk som finns idag nationellt och lokalt i högre grad skulle bidra till viljan att förlägga akademiska möten hit är en önskan från hela det akademiska livet i vår stad. Fördelen med Skövde är att staden är lätt att nå från landets stora städer, och att både den och högskolan ligger på gångavstånd från resecentrum.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

Enligt Nomie Eriksson är Högskolan i Skövdes största potentiella utvecklingsområden för stora möten och kongresser att ta tillvara forskningen vid de fem forskningscentrum som finns. All den forskning som bedrivs inom centrum behöver nå ut i möten och konferenser av skilda slag.

Det viktigaste strategiska beslut som hon ser framför sig när det gäller högskolans utvecklingsmöjligheter är att den får vara kvar, får ett större uppdrag inom utbildning och mer finansiering till sin forskning.

– Det statliga bidrag som vi får till forskningen är alldeles för lågt i relation till vad som ges per forskare vid universitet. Det gör att forskningen får finansieras med externa medel.

Det vore skönt om en basfinansiering kunde komma från staten och ge en mer långsiktig forskningsbas.

För att få universitet, näringsliv och politik (triple helix-idén) att arbeta mer samman för att utveckla staden och regionen pekar Nomie Eriksson på flera möjligheter: – Genom gemensamma mötesplatser där kunskapen om vad som händer inom respektive område blir känt för alla. Att det finns en god och kreativ anda mellan de tre delarna där allas vilja är att utveckla Skövde och Skaraborg till något mycket positivt.

13

Anm채l dig h채r!

www.motesindustriveckan.se

S ID RU BRI K

16

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Ulla Conti, projektledare för PCO-satsningen, Resia Foto: The Studio, Stockholm

P R OF ESS I ON A L C ON G R ESS OR G A N I S ER

RESIA VILL SÄTTA SKÖVDE PÅ MÖTESKARTAN Skövde är en stad som passar bra in i Resias strategi att få företag, kommun, nätverk, organisationer och institutioner att våga utnyttja sina möjligheter att få fler mötes- och kongressbesökare till orten.

Ulla Conti är projektledare för PCO-satsningen (Professional Congress Organiser), och ska utveckla engagemanget lokalt tillsammans med sina kollegor i Skövde. Hon förklarar att orsaken till att de har etablerat sig här är för att orten har bra mötesanläggningar, intressanta företag och en expansiv högskola.

– Vi tror att högskolan och kommunen kan anordna ännu fler möten.

Det gäller att få forskare och anställda att ta på sig rollen som värd och bjuda in till ett möte för att sätta Skövde på möteskartan. Det bör ledningen för högskolan uppmuntra och uppmana till.

Resia har ett väl etablerat nätverk i staden med näringslivet och Next Skövde, och hoppas kunna bli en medspelare till högskolan som de blivit på flera andra universitetsorter.

Ulla Conti berättar att de nyligen har tecknat ett avtal för en konferens för Försvarsmakten i Skaraborg. Till mötet i Skövde i mars nästa år förväntas 150 deltagare. Resia fick uppdraget i samarbete med Skövde kommun och Next Skövde, i vilken den sistnämnda resebyråchef Bodil Sörman sitter med i styrgruppen.

Ulla Conti säger att de är övertygade om att deras lokala närvaro som PCO ger bra förutsättningar för att utveckla mötesindustrin lokalt.

– Vi kan finnas med som en medspelare genom hela processen för de som vill föreslå Skövde för en konferens eller kongress.

Företaget har 60 kontor i Sverige.

I närmare 20 städer har de börjat utbilda och komma igång med PCO-verksamhet. När det gäller kompetensen ute i landet, det vill säga att jobba med exempelvis registrering, abstracthantering, administration kring ekonomi och projektledning, har många kontor under de senaste fyra åren arrangerat flera stora nationella och internationella konferenser och kongresser.

Alla PCO-kontor har förstärkts genom internutbildning, och det är Ulla Conti som har hållit i utbildningspassen.

– Vi har ett arbetsmaterial med mallar och rutiner så att vi arbetar på samma sätt överallt. Jag fortsätter att ge lokal support till de olika kontoren när det rör sig om större möten eller helt vetenskapliga möten med full projektledning och abstracthantering.

Ulla Conti säger att en styrka är att de internt kan gå in och ge stöd i projektledningen om ett kontor får ett stort uppdrag som är för komplext för den erfarenhet som finns på just den arbetsplatsen.

– Jag eller någon annan erfaren projektledare från något av de kontor som kommit längre kan kliva in och projektleda det lokala kontoret i planerings- och genomförandeprocessen.

Ett professionellt PCO-företag har antingen egna system eller ett väl inarbetat samarbete med olika

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

underleverantörer av system för online-registrering och hantering av betalningar. Resia har byggt ihop sitt eget ekonomisystem med sin leverantörs system. Det innebär att ekonomiadministrationen sköts smidigt för deltagarnas debitering av avgifter via kreditkort, faktura eller överföring via bank. Ytterligare samarbetspartners finns till exempel för abstracthantering.

Ulla Conti ser många fördelar med att använda väl etablerade databasverktyg som har fler beställare och användare.

– Vi är inte ensamma om att utveckla dem, utan det kommer önskemål och kravlistor från fler håll om ständiga uppdateringar, möjligheter till förbättringar och uppgraderingar. Vi har till exempelvis skapat en förenkling för de olika PCO-kontoren med färdiga grundupplägg för olika typer av hemsidor.

När det gäller sociala medier och interaktion för konferenser och kongresser har Resia inte fått några direkta önskemål från uppdragsgivarna att arbeta med facebook eller twitter. Däremot har det ibland funnits intresse för en sms-lösning där deltagarna kan ställa frågor direkt till talaren under pågående föreläsning.

Grundfilosofin inom företaget är att vara lokalt närvarande med kontor spridda över landet. Det gäller inom alla områden: privat- och affärsresor, grupp- och konferensresor samt kongress- och PCO-verksamheten.

– Här skiljer vi oss från de flesta andra resebyråer och kongressbyråer.

17

P R OFESSI O NA L CO NGRESS ORGANISE R

”Genom att verka på samma ort som vår uppdragsgivare kan man säga att vi talar samma språk”

Genom att verka på samma ort som vår uppdragsgivare kan man säga att vi talar samma språk. Vi känner till vår lokala marknad, anläggningar, hotell, cateringföretag, udda middagslokaler och många andra leverantörer.

Ulla Conti förklarar att de i sina lokala nätverk även har tagit på sig uppdraget att stimulera till värdskap: Våga vara värd i din egen stad. Det är något som får stor betydelse i mindre städer. Men, tillägger hon, det är viktigt att inte fastna i begreppet PCO-verksamhet, av det enkla skälet att de flesta som för första gången står inför beslutet att ta på sig ett värdskap till ett möte inte vet vad en PCO gör.

– Vi är en kongressbyrå med rådgivande projektledning och vi hjälper till med praktisk administration. I mindre och mellanstora städer är det viktigt för oss att vara tydliga med att inget möte är för litet för att vara intressant.

Resia har flera core PCO-uppdrag, vilket innebär att företaget följer med och genomför samma kongress i olika städer runt om i landet. När det händer är det en styrka att kunna inkludera den nya stadens lokala kontor i delar av arbetet, även om ett annat kontor sköter projektledningen.

18

Ulla Conti ser heller inga begränsningar att ta på sig projektledarskapet som core PCO för ett möte som hålls i en svensk stad ena året, för att nästa gång genomföras utomlands.

Sådana situationer uppstår eftersom många vetenskapliga, företags- och föreningsmöten roterar mellan olika länder. Det innebär också att Resia kan kombinera två affärsområden eftersom de sedan länge har arrangerat grupp- och konferensresor utomlands.

När det gäller de regionala marknadernas utveckling, lyfter Ulla Conti fram vad hon kallar den viktiga lokala triangeln, det vill säga Convention Bureaun (CVB), anläggningarna och den lokala PCOn. – Vi är partner i den lokala Convention Bureaun i många av de städer där vi är aktiva. Vi ska jobba ännu mer tillsammans med CVBerna och göra gemensamma presentationer lokalt och till möjliga uppdragsgivare.

Idag är vi den kongressbyrå som är partner i flest CVBer i Sverige.

Andra arbetsuppgifter är att PCOn gör en projektplan med alla viktiga tidsgränser som måste hållas mot deltagare och leverantörer. PCOn ansvarar för att tidsramarna hålls och

påminner uppdragsgivaren i god tid innan en deadline närmar sig.

Ulla Conti konstaterar också att om en anställd på ett företag eller en institution ska lägga all administration och projektledning ovanpå sina vanliga arbetsuppgifter genererar det ofta mycket övertid, stress och ofta ett ineffektivt arbetssätt. Man ska inte heller glömma att den anställde på företaget inte är gratis.

För att kvalitetssäkra uppdragen arbetar Resia med detaljerade checklistor. Det gäller att säkra den kvalitet som de vill leverera. En annan form av kvalitetssäkring generellt mellan kontoren är de framarbetade mallarna för alla delar av mötesprocessen.

– Ett tungt argument är ändå vår erfarenhet. Vi har genomfört så många projekt som vi kan plocka fram optimala lösningar ifrån. Och så sitter vi på en idébank som är mycket värdefull. I slutänden sparar man både tid och pengar genom att anlita en PCO.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

VI S I ON

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

19

20

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Per Garenius, näringslivschef, Tibro kommun Foto: Joakim Eriksson, Ateljé Digital

VI S I ON

ARKITEKTDAGARNA HAR SATT OSS PÅ KARTAN Att Inredia blev verklighet har sin grund i den framtidsvision, Vision Tibro 2017, som kommunen, näringslivet och föreningslivet tog fram gemensamt år 2005. En bärande tanke i visionen är att skapa en innovativ mötesplats för inredningsdesign.

I juni 2009 bestämde sig kommunen och näringslivet gemensamt för att gå från ord till handling genom skapandet av mötesplatsen Inredia. Hur mycket betyder olika slags möten i det visionsarbetet?

– För att lyckas med en sådan process som ett visionsarbete innebär är det viktigt att träffas och mötas för att skapa en gemensam bild av vad vi vill, det är en förutsättning, säger Per Garenius, näringslivschef i Tibro kommun. Vi har jobbat efter en modell där olika nätverk träffas en gång i månaden och arbetar för genomförandet av visionen, alla känner sig därigenom som en del i visionens genomförande och känner att man kan påverka.

Begreppet Inredia myntades första gången år 2004 som en idé om ett centrum för möbelverksamheten, ett ”möbelslott”. Under kommunens visionsarbete och framtagandet av näringslivsstrategin år 2006 blev det tydligt att orten behövde en symbol, ett nav för utveckling och av möbel- och inredningsbranschen.

Då breddades begreppet till att inte bara handla om möbler utan även om inredning. Fyra år senare genomfördes en förstudie som beskriver Inredia

som en mötesplats och arena för alla och med speciellt fokus på inredning.

Som näringslivschef har Per Garenius arbetat för att ge politikerna ett bra underlag att fatta beslut på för att mötesplatsen skulle gå att förverkliga. Att projektet har genomförts tyder på att visionen är levande. Vad är det som gör att du brinner för den här saken?

– Har man en stark vision som man känner håller och att det finns tillgångar att bygga vidare på, och det har Tibro, då är det inte svårt att vilja arbeta för att skapa en bra framtid i en värld som förändras. Det krävs mod för att trycka på startknappen för ett visionsprojekt med syfte att utveckla hela samhället. Jag upplever att det modet finns här, såväl bland kommunledning som bland företagare. Därför är det inte svårt att brinna för en sådan sak som genomförandet av ”Vision Tibro 2017”. Det krävs politiskt mod att initiera och fullfölja en visionsprocess. Det har politikerna visat genom beslutet att genomföra Inredia.

Tidningen Meetings Västsverige Skövde/Skaraborg handlar om konsten och möjligheten att skapa möten utifrån att det är enskilda initiativtagare som räcker upp handen och säger ”jag kan ta det här mötet till Skövde nästa gång”.

– Ska man få genomslag för nya tankar och idéer är arkitekter en nyckelgrupp. De har ett stort inflytande på utvecklingen såväl inom hem

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

som offentliga miljöer. Samverkan är ett nyckelbegrepp för oss. IDC West Sweden genomför årligen arkitektdagar, år 2008 hölls de första arkitektdagarna i Tibro, Interior – 08.

Arrangemanget har sedan varit årligen återkommande. Målet har varit att samla 150 arkitekter från hela världen för att diskutera framtidens inredning och möbler. Vi måste våga och visa vägen! Arkitektdagarna har satt oss på kartan och är ett exempel på vad vi kan åstadkomma och utveckla med mötesplatser som Inredia.

I visionen står det att ni ska ha fokus på kunskap och design, skapa inredning för varje kunds behov och drömmar, logistik som fungerar hela vägen samt och skapa miljöer som sticker ut. Hur ser framtidsbilden ut?

Vad kan möten som Arkitektdagarna bidra med till utvecklingen?

– Den här resan har bara börjat, det finns hur stora möjligheter som helst. En viktig del är att koppla samman akademin med projektet, forskning och utveckling, det är en av de viktigaste delarna för mötesplatsens fortsatta tillväxt. Det är också angeläget att arbeta med projektet som någon form av bas för företags- och boendeetableringar.

Här spelar Inredia som ett besökscentrum stor roll där vi kan visa upp det bästa Tibro har att erbjuda ur ett Skaraborgsperspektiv.

Per Garenius berättar vidare att på Inredia är det hela tiden pågående

21

V IS I O N

”Det krävs politiskt mod att initiera och fullfölja en visionsprocess”

evenemang av något slag, parallellt utvecklas orten också som eventdestination, inte minst när det gäller festivalarrangemang.

Närheten till Skövde, Borås och Göteborg när det handlar om universitet, högskolor och näringsliv betyder mycket för Inredia men även för Tibro.

– Vi har försökt hitta det som är utmärkande för oss och göra det tillräckligt intressant. Vi vill bidra till fler besökare i länet genom att visa det bästa vi har att erbjuda. Det skapar absolut fler nätverk och möten som leder till utveckling.

Den 1 januari öppnar Material ConneXion sitt första skandinaviska showroom på Gothia Science Park i Skövde med en satellit i Inrediahuset i Tibro. Material ConneXion är världens första och största materialbibliotek som idag består av cirka 7 000 avancerade, innovativa och hållbara material och tillverkningstekniker.

Det här betyder mycket för orten och projektet, konstaterar Per Garenius. IDC West Sweden, ett utvecklingsbolag för industrin i Skaraborg, har bevisat att området är intressant för Material ConneXion att etablera sig i.

22

– Det betyder otroligt mycket för Tibro på sikt inte minst inom området forskning och utveckling.

Det ökar statusen för mötesplatsen vilket resulterar i att fler möten och ännu fler människor besöker orten.

Frågan kan ställas om Material ConneXion överhuvudtaget skulle gjort sin satsning i Skövde om det inte varit för Inredia. Om det är så kan det utvecklas fler sådana projekt genom er?

– Det tror jag. Inredia är en bas för utveckling och tillväxt med design som unikitet. Det måste hela tiden vara ett mål att Inredia ligger till grund för nya etableringar av projekt av det slaget. Här har kommunens samarbetspart IDC West Sweden gjort ett enormt bra jobb för etableringen som betyder mycket ur ett tillväxtperspektiv för hela länet.

Möjligheten att skapa olika slags möten kring temat inredning i Tibro och Skövde har ökat markant tack vare Inredia. Målet är att projektet starkt ska bidrag till mötesverksamhet i området. Per Garenius berättar att här vill de ansvariga för Inredia visa en miljö som speglar Tibros speciella historia och tradition som de vill bygga framtiden kring. En miljö som

stimulerar till kreativa möten och har fokus på inredning som inspirerar.

Inredia har över 50 partners i projektet. Klustret gör det möjligt att dra till sig fler samarbetspartners framöver varpå det skapas ännu fler möten, vilket gör att inrednings­ klustret hela tiden utvecklas.

Besöks­centret kan ta emot möten för upp till hundra personer i största lokalen, men här finns flera mindre lokaler som tar från åtta till 16 deltagare. Därutöver finns en trappa där man kan ha kortare föreläsningar och information för upp till 100 personer.

– Ur ett besöksnäringsperspektiv arbetar vi med det bästa vi har att erbjuda lokalt för att bidra till en större helhet – Skaraborg. För att vi ska lyckas krävs samverkan genom olika nätverk vilka drar åt samma håll lokalt och regionalt. En gemensam framtidsbild som alla kan ställa sig bakom tror jag är en förutsättning för att vi ska lyckas. På det sättet har vi arbetat i Tibro genom vår vision och jag tror att det är en framgångsmodell.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S I DR UB R I K

SKÖVDE CONVENTION BUREAU www.nextskovde.se

Next Skövde, Box 323, 541 23 Skövde Besöksadress: Långgatan 20 Tel: 0500-44 66 88, Fax: 0500-415 415 E-post: info@nextskovde.se

ERIKA VIKSTRÖM SZULC

ORDLISTA Mötesindustrin består av följande huvuddelar: kongresser, mässor, konferenser, företagsevent och incentive/belöningsresor.

affärsområdesansvarig möten 0704-54 44 99 erika.vikstrom.szulc@nextskovde.se

ULF ANDERSSON

tf vd 0500-44 66 88 ulf.andersson@nextskovde.se

www.meetingsvastsverige.se

CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com SKRIBENTER Roger Kellerman, Atti Soenarso.

FOTOGRAF Sara Appelgren, Joakim Eriksson,

Thomas Harrysson (inklusive omslag), Sergey Jarochkin. DESIGN KellermanDesign.com KONTAKT Meetings International Publishing,

P.O. Box 224, SE-271 25 Ystad, Sweden, Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 8 612 42 96, info@meetingsinternational.se, ­www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri – miljöcertifierade enligt ISO 14001 ISSN 1651-9663

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

Foto © iStockphoto.com/Garsya/Sergey Jarochkin

Abstract Gäller endast vetenskapliga kongresser.

Sammandrag av forskares föredrag som skickas till kongresskommittén för bedömning om tid och utrymme ska ges under kongressen för muntlig presentation eller via poster.

AIPC International Association Congress Venues.

AMC Association Management Company. Hjälper föreningar och organisationer att med utgångspunkt i ett möte utveckla hela föreningen eller organisationen.

Badge Namnskylt.

Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress.

Buzz session Gruppmöte.

Clinic Praktik.

Conference Den engelska benämningen på en kongress.

Convention Den amerikanska benämningen på en kongress.

(För en amerikan är The Congress den styrande politiska församlingen.)

Core PCO En PCO som är avtalsbunden till en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år.

Kontraktstiden är oftast tre år.

Corporate meetings Företagsmöten.

Local PCO Vanligen en Professional Congress Organiser, PCO, som bara är verksam i en stad.

CVB Convention Bureau. Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser åt staden.

DMC Destination Management Company. Står internationellt för aktiviteter och upplevelser i samband med kongresser och företagsmöten.

Eventbyrå Specialister på att skapa eller förstärka ett evenemangs budskap eller underhållning. Ledande byråer arbetar allt oftare med upplevelsebaserad kommunikation och varumärkesbyggande.

Facilitator Neutral mötesledare. Läs mer på www.iaf.org.

Fam trips Familiarization trips används i inledningsfasen där man bjuder in företrädare/ beslutsfattare hos en organisation inför en planerad kongress eller ett större evenemang för att besöka värdstaden, träffa rätt personer och förvissa sig om att staden kan erbjuda det mötet strävar efter.

Function rooms Möteslokaler.

IAPCO International Association of Professional Congress Organizers.

ICCA International Congress & Convention Association.

Keynote presentation Huvudföredrag.

Konferens Ett enskilt möte som samlar personer kring ett för inbjudaren viktigt ämne.

Konferensen har en beställare och en faktureringsadress för hela mötet.

Kongress Ett, vanligen, regelbundet återkommande möte som samlar enskilda personer kring ett specifikt ämne med individuell anmälning och betalning.

MPI Meetings Professional International. Internationellt nätverk.

Multitrack sessions Parallella sessioner.

Open Space Ett mötesformat.

PCO En Professional Congress Organiser är en fackmässig kongressorganisatör. Två av världens största PCO-företag finns i Sverige: Congrex och MCI Group.

Poster En utställningsskärm som erbjuds en vetenskapsman som framfört en önskan om att få berätta om sin forskning för sina kollegor men inte fått plats som talare.

Poster exhibition Utställning med affischer.

RFP Request for Proposal.

Begäran om offert för en kongress, konferens eller ett företagsmöte. Begärs hos CVBer eller kongressanläggningar.

SBTA Swedish Business Travel Association.

SITE Society of Incentive Travel Executives.

Site inspection Inspektionsresa för kontroll av anläggningar, hotell och leverantörer för att se till att ett möte ska kunna genomföras som det är tänkt.

Think-tank Expertgrupp.