Rapport d'activité des bibliothèques-relais 2012 : mode d'emploi

RAPPORT D’ACTIVITE 2012

Notice Médiathèque départementale du Nord janvier 2013

LE RAPPORT D’ACTIVITE DES BIBLIOTHEQUES RELAIS MINISTERE DE LA CULTURE – SERVICE DU LIVRE ET DE LA LECTURE (SLL) I- CONTEXTE En 2009, le Ministère de la culture a souhaité avoir une vision générale de l’ensemble des statistiques des bibliothèques-relais du territoire français. Jusqu’à cette date, seules les grandes bibliothèques municipales étaient recensées par le biais des Directions Régionales des Affaires Culturelles (DRAC).

Depuis 2011 (pour les stats 2010), le Département du Nord réalise une collecte conjointe avec le Ministère de la Culture des statistiques des bibliothèques et des rapports d’activité. Il est rejoint en 2013 (pour les stats 2012) par le Département du Pas-de-Calais.

Cette démarche permet de prendre en compte au niveau national, des données recueillies par l’ensemble des bibliothèques. Les BR partenaires de la BDP reçoivent une version abrégée du rapport d’activité et les grandes bibliothèques, la version complète.

II- OBJECTIF DU RAPPORT D’ACTIVITE Le rapport d’activité permet : - à la BDP d’évaluer l’activité des bibliothèques du réseau départemental, le respect de l’engagement municipal relatif aux critères de conventionnement (surface au sol, budget annuel acquisitions, formations, horaires d’ouverture…) et de rencontrer les élus si la convention n’est pas respectée.

- L’ensemble des rapports d’activité reçus permet à la BDP de justifier auprès de la DRAC et du ministère de la culture sa propre activité.

- pour chaque bibliothèque, de justifier, auprès des élus, l’activité de la bibliothèque et soutenir, argumenter, les éventuelles demandes de budget, personnel, etc…et nourrir un rapport d’activité complet.

- au SLL, de générer des cartes et des comparatifs d’une année sur l’autre, qui permettront à partir de son Site « l’observatoire de la lecture publique », de situer chaque bibliothèque par rapport à d’autres communes de même niveau de population.

Adresse du site : http://www.observatoirelecturepublique.fr/observatoire_de_la_lecture_publique_web/

III- COMMENT LE REMPLIR ?

Ce document doit être rempli en ligne sur le site du ministère https://bm.scrib.culture.gouv.fr/ après avoir obtenu un code d’accès auprès de la BDP et recréé son compte d’une année sur l’autre.

Ce document est adressé très exceptionnellement sous forme papier si la bibliothèque n’a pas la possibilité de le remplir en ligne.

IV- DELAI En fin d’année N -1, chaque BDP communique au SLL les nouveaux et arrêts de partenariats.

Vers mi-janvier, le SLL lance la nouvelle campagne statistique et permet ainsi l’accès en ligne à chaque bibliothèque de son rapport d’activité (après que celle-ci ait recréé son compte et ait obtenu son code d’accès auprès de la BDP).

Le rapport est à saisir et doit être envoyé, pour le 30 mars 2013 afin que la BDP puisse vérifier et exporter vos données au SLL pour fin avril. Un délai supplémentaire peut être accordé par le SLL. L’information est communiquée sur le site.

V- REMARQUES Le but du rapport est de donner une image de l’activité d’une bibliothèque. Il faut donc éviter au maximum les NC (non communiqué). 0 = aucun document et non « aucune info ».

Attention : il faut impérativement enregistrer chaque page avant de la quitter. Il n’y a pas d’alerte signalant que l’enregistrement n’a pas été effectué.

Les pages peuvent être modifiées à tout moment, même après enregistrement.

Il n’est pas nécessaire que la page soit saisie complètement pour l’enregistrer et la quitter.

Vous pouvez donc naviguer de page en page, en enregistrant les infos).

Il faut faire attention à la cohérence entre les informations des différentes pages.

Ex : s’il y a des dépenses d’acquisitions pour des cd (rubrique F7), il faut qu’il y ait des cd dans les collections de la bibliothèque (rubrique D3).

Il y a quelques données extraites du rapport complet (destiné aux grandes bibliothèques) et qui n’ont pas été retirées du rapport abrégé (destiné aux bibliothèques partenaires). Ces données ne peuvent pas être saisies (cases grisées ou absentes) Les erreurs ou incohérences, saisies dans le rapport, sont signalées : - lors de l’enregistrement de la page - ou lors du « contrôle de saisie » UM veut dire Unité Matérielle En fin de saisie, vous pouvez aller à la page « Commentaires » et indiquer des infos qui vous paraissent importantes et que vous souhaitez signaler.

Une aide est à votre disposition : - en ligne, sur le site du ministère - ou en s’adressant au responsable de réseau de votre BDP - ou en participant à une formation (BDP Nord) ou un atelier de saisie (BDP Pas-de-Calais)

Respecter les cases Numéro, type voie, nom voie.

A110 =LE ou LA responsable de la bibliothèque, pas le maire, ni l’adjoint à la culture…

A112 = Saisie obligatoire : si pas de téléphone, saisir 10 zéros.

Attention : en A111 bénévole ou grade du salarié, pas élu ou président de l’association.

Chiffre Insee 2009.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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A119 = Si vous avez noté des infos personnelles (n°portable par ex), vous pouvez cocher « je n’autorise pas »

Les heures et les jours d’ouverture sont entendus pour tous publics. Les demi-heures se notent = .5 et non pas .30 Attention : C101 x C 102 ne donne pas C 113 !

X

X Tout compter: les couloirs, les bureaux, les toilettes…

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Fonds = tous les documents sauf ceux déposés en prêt normal par la BDP

Dans la colonne Acquisitions, inclure les dons et ensuite en déduire le nombre en D131

Attention : le D131 ne peut pas être > à D129

X

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

X

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D3 Autres documents = Jeux de plateau, cartes, partitions…

Attention : le nombre d’acquisitions ne peut pas être > au fonds.

Documents sonores = cd musicaux et textes lus.

D5 Documents numériques = les jeux vidéos, les abonnements en ligne.

X

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Emprunteur actif = emprunteur à jour de son inscription et ayant emprunté au moins un document dans l’année

Attention : Cohérence entre ces rubriques, si il y a des inscrits, il doit y avoir des prêts et vice versa.

Attention : le E141 et le E142 (inscrits résidents dans la commune) doivent être = ou < au E102 et E103 (total inscrits)

X Attention : saisir le nb de cartes des groupes, pas le nb d’individus ex 2 classes de 60 élèves se note 2 Si l’école entière a 1 carte unique, noter 1

Entrée = action pour une personne de pénétrer dans la bibliothèque, inscrit ou pas.

E2 Nombre de prêts = prêts des documents de la bibliothèque + ceux de la BDP

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Attention : cohérence avec la page A (ligne A115)

X Attention : cohérence avec la rubrique C (ligne C106)

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Renseignements financiers en mairie

Les montants financiers s’expriment en euros sans décimales. Ce sont les dépenses effectivement réalisées dans l’année et non sur les budgets votés en début d’année.

F102 Investissement = Construction, aménagement mobilier, informatisation…

X

Attention cohérence avec la page G (personnel) : si 0 = personnel bénévole seulement.

Si # de 0 = personnel salarié (tout le personnel, y compris le personnel de service)

X F504 Dépenses informatiques = Maintenance, matériel informatique, consommables...

F508 Communication = Promotion de la bibliothèque : affiches, livrets…

F507 Equipement = équipement des documents, jeux de plateaux

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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X

F701 Livres imprimés = livres et partitions F 705 Documents sonores = cd musicaux et textes lus F707 Documents videos = dvd, vhs, jeux videos

Attention : F714 Pas d’alerte en cas d’erreur. A vérifier !

F601 Subventions d’origine publique = Subventions autres que le budget attribué par la mairie (Région, Département, Etat…)

Attention : F603 = F604 + F605

F605 =photocopies, cotisation Internet, pénalités de retard…

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Attention : ces 3 colonnes doivent être remplies correctement, sous peine de déclassement de la bibliothèque dans la typologie adoptée par le Ministère de la Culture.

1

Dont qualifiés = qualification en matière de gestion de bibliothèques (formation initiale BDP, DEUSTDUT métiers du livre…) depuis leur prise de fonction dans la bibliothèque.

2

3 4 G2 = Nb de personnes formées dans l’année, toutes formations.

1 journée de formation = 6 heures G201 = Les demi-heures s’écrivent 0.5

X

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

G302 = inscrire NC (Difficile à calculer)

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Tout cocher

Attention : il ne s’agit pas d’un nb de passages, mais d’un nb de groupe Ex. Une classe qui vient à la bibliothèque tous les mois, sera comptée dans l’année comme 1 et non 12.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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H2 = Partenariats avec musée, cinéma, théâtre, écoles de musique…

Tout cocher

H432 = nb de formations données dans la bibliothèque, hormis celles portant sur l’usage des collections et des services.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Attention : cohérence avec la rubrique C (ligne C101)

Tout cocher !

Format = 00:00

Horaires d’ouverture pour public spécifique = A remplir si différents des horaires d’ouverture au public.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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J185 = Saisir du texte obligatoirement. Noter NC

J202 = Si tarifs différents nombreux, ne pas saisir le détail.

J302 = si oui, saisir du texte obligatoirement (ex rampe d’accès, signalétique malvoyants) ou noter NC.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Tout cocher

J601 Attention, risque de déclassement de la bibliothèque dans la typologie adoptée par le Ministère de la Culture oui, si la bibliothèque bénéficie d’un espace dédié, même si elle est située dans un bâtiment avec d’autres services (ex. centre culturel avec une école de musique, un cybercentre…)

Non, si la bibliothèque est dans un espace commun à d’autres services (ex. hall de mairie, salle de réunion…)

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Attention : une interco pour le Ministère de la Culture = un groupement de bibliothèques avec au moins un budget commun et du personnel commun.

AIDE EN LIGNE B - Informations sur les bibliothèques du réseau Pour des raisons matérielles les pavés concernant les bibliothèques de votre réseau sont limités à six entités. Dans le cas où les composantes de votre réseau dépasseraient ce nombre, il vous appartiendra de reproduire cette page autant que de besoin.

L'ensemble des bibliothèques composant le réseau devront faire l'objet d'un description dans cette partie, y compris la bibliothèque centrale s'il y en a une.

Les explications des questions de la partie B se trouveront plus précisément décrites dans la suite du questionnaire.

B111 : la surface utile comprend les espaces pour les lecteurs et les surfaces de lecture, les rayonnages de documents et les surfaces de stockage, les espaces de travail du personnel, ceux pour les services aux usagers, les banques de service public, les espaces d’expositions, les secteurs d’équipement, les allées et tous les autres espaces utilisés pour les ressources et les services de la bibliothèque.

B112 : les informations à porter dans ce champs sont détaillées dans le chapitre G – Personnel et formation B113 : une place assise est une place offerte aux usagers pour la lecture ou l'étude, avec ou sans équipement. Sont comprises les places dans les "carrels", dans les salles de réunion ou d'étude, et dans les secteurs audiovisuels et pour enfants de la bibliothèque. Sont exclus les sièges dans les halls d'entrée, dans les auditoriums et les salles de conférences prévues pour des occasions spécifiques. Sont exclus aussi les espaces où les usagers peuvent s'asseoir de façon informelle.

B114 : vous porterez ici le nombre total d'heures d'ouverture hebdomadaire arrondi à la demiheure supérieure (ex. 17 heures et 30 minutes sera noté 17,5).

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La bibliothèque peut envoyer son rapport, si et seulement si la liste Erreurs est vide.

Pour valider le rapport, cliquer sur « contrôle de saisie ». Cette page signale les erreurs bloquantes pour le passage du statut « en cours » à « envoyé ».

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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Ex.d’anomalie que vous pouvez trouver sur cette page : dans le rapport, C101 est vide et voilà le message d’avertissement.

Informations : cette rubrique peut alerter sur des anomalies de saisie, mais qui ne sont pas bloquantes pour la validation du rapport.

Notice MdN – MD/PLG- janvier 2013

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