YourSafetynet RVV - Intelligente tool voor het aanmaken en beheren van verwerkingsactiviten

EENVOUDIG EN OVERZICHTELIJK EEN VERWERKINGSREGISTER OPZETTEN EN BIJHOUDEN

YO U RSA F E T Y NE T RVV Intelligente tool voor het eenvoudig aanmaken en beheren van verwerkingsactiviteiten

YourSafetynet RVV

Register van Verwerkingsactiviteiten Intelligente tool voor het eenvoudig aanmaken en beheren van verwerkingsactiviteiten

2

YourSafetynet RVV

Persoonsgegevens verwerken Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet volgens de AVG een register van verwerkingsactiviteiten (RVV) opzetten en bijhouden. Dat is geen eenvoudige klus.

YourSafetynet RVV neemt veel werk uit handen en vergroot tegelijkertijd het inzicht in alle privacygevoelige handelingen. Zo weet je precies waar en welke persoonsgegevens jouw organisatie opslaat, waar de organisatie het meeste risico loopt en waar het dus extra belangrijk is dat beveiligings- en voorzorgsmaatregelen afdoende zijn.

YourSafetynet RVV

3

» Selectie weergave verwerkingsregister

Wat... is een register van verwerkingsactiviteiten?

In een register van verwerkingsactiviteiten (RVV)

‘YourSafetynet RVV vereenvoudigt en structureert het hele proces van verwerkingen’

legt een organisatie vast welke informatie over betrokkenen (medewerkers, patiënten, cliënten, klanten, leerlingen, et cetera) wordt gebruikt, en op welke manier. Het aanleggen en bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is een wettelijke verplichting. Daarmee voldoet een organisatie aan de verantwoordingsplicht: je moet laten zien dat je je aan de privacywetgeving houdt en de privacy van medewerkers, klanten, patiënten of leerlingen beschermt.

Daarnaast helpt het jouw organisaties ook om inzicht te krijgen in waar welke persoonsgegevens worden verwerkt in de organisatie, en welke leveranciers daarvoor worden ingeschakeld. Een degelijk, wettelijk privacybeleid zonder een register van verwerkingsactiviteiten is dus niet mogelijk.

Structuur Tijdbesparing Ontzorgt Overzicht Controle Rapportage Verantwoording Conform AVG

4

YourSafetynet RVV

Waarom... is een digitaal register van verwerkingsactiviteiten belangrijk?

Transparantie Van organisaties wordt verwacht transparant te communiceren omtrent de verwerkingen van persoonsgegevens. Volgens artikel 30 van de AVG zijn organisaties verplicht alle details rondom verwerkingen van (persoons)gegevens in een register van verwerkingen vast te leggen wat er precies wordt verwerkt, wie dat doet en waarom. Dit geldt ook voor maatregelen die genomen zijn om deze gegevens veilig te verwerken. Naast de wettelijk verplichting helpt het register organisaties ‘in control’ te zijn en te blijven; het is hét ‘data-dashboard’ van de organisatie. In de praktijk wordt meestal gebruikgemaakt van vooraf ingevulde en zeer uitgebreide Excel-registers. Een register

Onderwijs

XLS

opstellen en bijhouden in Excel is echter complex,

In het onderwijs wordt veel gewerkt met het

foutgevoelig, kost veel tijd en biedt weinig

Excel-dataregister dat Kennisnet destijds heeft

overzicht. In de praktijk blijkt dit dan ook een erg

ontwikkeld. Dit register maakt onderscheid in

lastig proces.

de rollen binnen een school, de partijen met wie de school gegevens uitwisselt en de verwerkers

Totaaloplossing

die voor de schoolgegevens verwerken. Er is een register voor leerling/studentgegevens en een

Organisaties hebben een sterke behoefte aan

voor medewerkersgegevens. De verwerkingen

een degelijke totaaloplossing. Een register

worden niet vastgelegd per proces, activiteit of

van verwerkingsactiviteiten die hen het

taak. Dat maakt het lastig dit register correct in te

werk uit handen neemt, het beheer sterk

vullen.

vereenvoudigt, zorgt voor structuur en met een duidelijk overzicht van alle (actieve) verwerkte

Het register van verwerkingen is binnen

persoonsgegevens. Een geautomatiseerde

YourSafetynet RVV volledig gedigitaliseerd

oplossing waarmee ze tijdig en effectief

en vooringevuld* met de meest voorkomende

aanpassingen, uitbreidingen of mutaties kunnen

verwerkers in het onderwijs. Scholen kunnen nu

doorvoeren. Een oplossing die niet alleen voldoet

eenvoudig voldoen aan hun verantwoordings- en

aan de eisen van de Algemene verordening

informatieverplichting (Art. 5.2 AVG), maar nog

gegevensbescherming (AVG), maar ook geschikt

beter: het register als een middel gebruiken voor

is voor het verkrijgen van inzicht in de verwerking

het nemen van de juiste maatregelen.

van persoonsgegevens en evaluatiedoeleinden binnen de organisatie.

* In samenwerking met Privacy op School YourSafetynet RVV

5

Status beoordeling

Beoordeling nodig In behandeling Goedgekeurd Afgekeurd

De oplossing: YourSafetynet RVV YourSafetynet RVV is ontwikkeld om organisaties

Beoordeeld op

27/08/2020

Beoordeeld door (naam)

Kees de Boer

Beoordeeld door (email)

kees@yoursafetynet.com

Bevat certificering/BIV-classificatie

Onbekend

te helpen om het verwerkingsregister eenvoudig en goed te regelen: een unieke digitale tool die organisaties stap-voor-stap door alle processen loodst. Als onderdeel van de verantwoordingsplicht faciliteert en structureert de tooling het hele register van verwerkingsactiviteiten. De tooling ontzorgt je met kant-en-klare stappen vanaf de eerste registratie tot en met AVG-compliancy. Daarnaast voorziet YourSafetynet RVV in vooraf ingevulde templates voor veel voorkomende verwerkingsactiviteiten, onderverdeeld naar betrokkenen, processen en applicaties/systemen.

Van veel voorkomende verwerkers/leveranciers worden standaardtemplates meegeleverd. Met de tool kun je verwerkingsactiviteiten vastleggen die de organisatie zelf uitvoert, maar ook die door derden worden uitgevoerd (zoals verwerkers en andere

YourSafetynet RVV draait in de cloud. Dat zorgt voor een snelle implementatie en maakt grote investeringen overbodig. De oplossing is ontwikkeld door nauwe samenwerking

verantwoordelijken). De tooling biedt bovendien de

met experts van schoolorganisaties,

mogelijkheid een verwerkersovereenkomst (upload-

zorginstellingen en gemeenten. Dit

functie) aan een verwerker te koppelen. Op basis

is een bewuste keuze geweest. Deze

van de template kan de organisatie uiteraard ook

organisaties verwerken namelijk relatief

zijn eigen aanpassingen/mutaties maken voor de

grote hoeveelheden (bijzondere)

betreffende verwerkingsactiviteit. Dit digitale register van verwerkingsactiviteiten voorziet minimaal in de functies zoals voorgeschreven binnen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

6

Cloud

YourSafetynet RVV

persoonsgegevens.

Verwerkingen in het onderwijs, zorg, overheid en bedrijfsleven Het doel van het register is het kunnen

organisatie. Dankzij een handig uploadsysteem zijn

verantwoorden van de persoonsgegevens die een

verwerkersovereenkomsten eenvoudig te koppelen

organisatie verwerkt op basis van doelbinding

aan de betreffende verwerkers.

en grondslag. Daarnaast moet je ook eenvoudig kunnen zien hoe lang je bepaalde gegevens bewaart

Deze opzet bespaart organisaties heel veel werk. In

en hoe je deze beschermt. Organisaties binnen

de praktijk is slechts het ‘aanvinken’ van de verwerker

bepaalde sectoren zoals de zorg, onderwijs en

voldoende om het register stap-voor-stap in te vullen.

overheid hebben vaak te maken met dezelfde soort

De oplossing controleert direct of de verwerker een

verwerkingen. Zij profiteren dan ook aanzienlijk

BIV-classificatie, certificerings- of toetsingsschema

van de door YourSafetynet RVV meegeleverde

heeft toegepast, een assessment heeft laten

templates, onderverdeeld binnen procescategorieën.

uitvoeren of een algemeen erkende certificering

Ook voor veelvoorkomende externe partners in

heeft behaald (bv. ISO 27001 of NEN7510). Uiteraard

het onderwijs, de zorg en overheid hebben we

kunnen ook deze specifieke documenten binnen de

templates ontwikkeld. Deze templates zijn overigens

YourSafetynet RVV-appliance worden geüpload.

altijd aanpasbaar, zodat ze aansluiten bij de eigen

YourSafetynet RVV

7

DE WORKFLOW VAN YOURSAFETYNET RVV 1. Organisatiestructuur YourSafetynet RVV voorziet in een gelaagde organisatiestructuur, met één master/ overkoepelende organisatie, en met daaronder één of meer suborganisaties. De suborganisaties zijn bijvoorbeeld vestigingen (scholen), locaties of afdelingen van de masterorganisatie.

2. Indeling op applicatie/systeem Het register kan de verwerkingsactiviteiten indelen op applicatie/systeem. Daarmee is snel duidelijk binnen welke applicaties bepaalde gegevens verwerkt worden. Daarnaast geeft het een goed inzicht in de applicaties die een organisatie gebruikt.

3. Indeling op organisatieproces Dit biedt overzicht en maakt het bovendien eenvoudiger om met proceseigenaren te overleggen over de betreffende verwerkingsactiviteiten.

5. Templates voor verwerkingsactiviteiten YourSafetynet RVV voorziet in een vooraf en bijna compleet ingevulde set van verwerkingsactiviteiten in de vorm van templates. Het gaat hier om meegeleverde sets van veel voorkomende verwerkingsactiviteiten

4. Eenvoudige selectie van templates Door de betreffende templates te selecteren of aan te vinken die van toepassing zijn voor de

8

(ingedeeld naar sector/doelgroep). De eigenschappen voor de verwerkingsactiviteit zijn in de template al zo ver mogelijk ingevuld op basis van:

organisatie, kan de beheerder in één keer een set

• Organisatieproces;

van veelvoorkomende verwerkingsactiviteiten

• Applicatie/bewaarplaats; • Betrokkenen;

toevoegen aan het register. Uiteraard kunnen daarna

• Persoonsgegevens;

• Bewaartermijnen;

de eigenschappen van die verwerkingsactiviteiten

• Ontvangers/doorgifte;

• BIV-classificaties

nog verder naar wens worden aangepast.

• Verwerkingsdoeleinden;

• Etc.

YourSafetynet RVV

• Grondslagen;

6. Datacentralisatie en analyse Van alle specifieke verwerkingen is de status inzichtelijk, vanaf de eerste registratie tot en met AVG compliancy. De registers zijn overzichtelijk gecategoriseerd per organisatie, school, vestiging of afdeling. Dat vergemakkelijkt een grondige analyse en het nemen van gerichte maatregelen om risico’s te verkleinen of te mitigeren.

Via een overzichtelijk dashboard zien verantwoordelijken bovendien grafische overzichten van het aantal en type verwerkingen, uitgesplitst in verwerkers, BIV-classificatie, grondslagen, etc. Dit is cruciale stuurinformatie voor het bepalen en beoordelen van het AVG beleid.

7. Specifieke templates Een beheerder kan zelf specifieke sets van templates maken. Dit is vooral waardevol wanneer verwerkingsactiviteiten heel veel overeenkomsten met elkaar hebben. De template kan dan simpelweg meerdere keren geĂŻmporteerd worden voor de verschillende organisatieprocessen/afdelingen/ suborganisaties en vervolgens aan de specifieke verwerkingsactiviteiten worden aangepast.

YourSafetynet RVV

9

STAP-VOOR-STAP DOOR HET HELE REGISTER VAN VERWERKINGEN-TRAJECT YourSafetynet RVV leidt organisaties stap-voor-stap naar 100% compliancy inzake het ingewikkelde register van verwerkingen. Op die manier blijft het overzicht en de structuur bewaard. Alle stappen voorzien we van duidelijke uitleg.

DE VOORDELEN Overzicht en structuur

Voldoet aan de verantwoordingsen informatieplicht

YourSafetynet RVV brengt orde en structuur.

Dit verlaagt de drempel om verwerkingen snel

Met YourSafetynet RVV worden alle verwerkingen

en adequaat aan het register toe te voegen.

automatisch in het verplichte register van

In de overzichten komen tekortkomingen of

verwerkingen vastgelegd. Voor het bestuur

vraagstukken over verwerkers eerder aan het

maar ook bijvoorbeeld voor de Autoriteit

licht, waardoor snel op onvolledigheid kan worden

persoonsgegevens, zijn alle details rondom de

ingegrepen.

verwerkingen van de organisatie digitaal beschikbaar (bijvoorbeeld bij controle, juridisch onderzoek of

Transparantie Met YourSafetynet RVV verstevigen

aansprakelijkheidsstelling).

Cloudgebaseerd

organisaties de grip op het register van verwerkingsactiviteiten-traject. Bestuurders en

Geen grote investeringen vooraf, geen beheerlast en

verantwoordelijken ontvangen direct een overzicht

een vlotte implementatie.

van alle verwerkingen en inzage in de status.

Overzichtelijke en grafische stuurinformatie

Altijd up-to-date Veranderen wetten of praktische inzichten rondom het verwerken van persoonsgegevens? Worden de

YourSafetynet RVV geeft via het dashboard

templates met nieuwe verwerkers uitgebreid? Dankzij

overzichtelijke statistieken over het aantal en

automatische updates blijf je altijd bij de tijd.

soort verwerkingen. Zo zien bestuurders in ĂŠĂŠn oogopslag of organisatorische maatregelen rondom het register van verwerkingsactiviteiten hun vruchten hebben afgeworpen.

10

YourSafetynet RVV

Stap-voor-stap naar 100% compliancy

YourSafetynet RVV voorziet in de volgende onderdelen Organisatie structuur • Hoofd/overkoepelend • Suborganisatie; vestiging, locatie of afdeling

Organisatieprocessen • Processen - organisatieprocessen waarbinnen de verwerkingen plaatsvinden

Applicaties/systemen • Applicaties/systemen – applicaties waarin de gegevens verwerkt worden (of opgeslagen worden).

Betrokkenen • Categorieën betrokkenen • Categorieën persoonsgegevens

Verwerkingsdoeleinden Grondslagen verwerking Ontvangers/Doorgifte • Externe ontvangers (Verwerkers en andere verantwoordelijken) • Verwerkersovereenkomsten • BIV-classificaties

Bewaartermijn • Bewaartermijnen • Verwijderingsverantwoordelijke

Templates • Standaard meegeleverde templates voor veelvoorkomende verwerkingen • Eigen templates voor organisatieprocessen en verwerkingen

Dashboard register van verwerkingen Risico’s • Overzicht/Top 5 meest risicovolle verwerkingen (verwerking bijzondere categorieën) Volledigheid • Percentage volledigheid register (status van verwerking in register, goedkeuring verwerkersovereenkomst, DPIA uitgevoerd, etc.)

• Percentage volledigheid register voor vestigingen/locaties (indien die eigen register bijhouden) Categorieën persoonsgegevens • Overzicht/Top 5 meest verwerkte categorieën persoonsgegevens

Standaard kwaliteitsbeheersing en controle • ISO 27001 • NEN 7510 YourSafetynet RVV

11

MET YOURSAFETYNET RVV VERSTEVIGEN ORGANISATIES DE GRIP OP DE VERWERKINGEN VAN PERSOONSGEGEVENS. Wat is de juridische grondslag van of voor het register van verwerkingen?

Ga naar yoursafetynet.com/rvv voor meer informatie, uitleg over de wettelijke eisen voor een

IBP-tooling

register van verwerkingsactiviteiten en FAQ.

voor het primairen voortgezet onderwijs

YourSafetynet IBP

EENVOUDIG INSTAPPEN

Wil je meer dan alleen YourSafetynet RVV? Kies dan voor YourSafetynet IBP (voor onderwijs), YourSafetynet Pro (voor bedrijven) of YourSafetynet

Voor schoolorganisaties hebben we een speciale versie

Zorg (voor de zorg). Deze totaaloplossingen leiden

Deze krachtige IBP-tooling® is compatibel

van YourSafetynet ontwikkeld: YourSafetynet IBP. met de documenten en het 5-stappenplan van Kennisnet.*

je stap-voor-stap door alle regels en procedures

Instappen is eenvoudiger dan ooit.

rondom de AVG.

YourSafetynet SIM

* Bronvermelding: Kennisnet

Naast YourSafetynet RVV is hierin ook een module ondergebracht die beveiligingsincidenten volledig gedigitaliseerd registreert, verwerkt en afhandelt.

Deze oplossing is ook als standalone cloudoplossing beschikbaar onder de naam: YourSafetynet SIM.

Benieuwd naar de voordelen van YourSafetynet RVV voor jouw schoolorganisatie?

EENVOUDIGE REGISTRATIE EN OPVOLGING VAN BEVEILIGINGSINCIDENTEN YOURSAFET YNET SIM Geautomatiseerd beveiligingsincidenten registreren, verwerken en afhandelen

• Heb je vragen over onze oplossing of behoefte aan een vrijblijvend gesprek?

• Wil je een ‘live’ demonstratie van de mogelijkheden?

• Ambieer je een plaats in ons partnernetwerk?

Aarzel niet en neem gerust contact op via www.yoursafetynet.com/contact of kijk op www.yoursafetynet.com/rvv voor meer informatie.