YourSafetynet AVG-vragenboekje - Alle 80 vragen op een rijtje!

e g a

jl

Bi

De AVG in het onderwijs: dit moet je weten

Veelgestelde vragen uit het primair en voortgezet onderwijs Alle 80 vragen op een rijtje!

yoursafetynet.com

De AVG in het onderwijs: dit moet je weten Alle 80 vragen op een rijtje!

1.

Wat zijn persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2.

Wat is verwerking van persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4.

Wat is een verwerkingsverantwoordelijke? Wat is een verwerker? . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

5.

Wat zijn de beginselen van de AVG? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.

Wat is een grondslag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

7.

Moeten de grondslagen vastgelegd worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

8.

Wat zijn de grondslagen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

9.

Diverse vragen ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens . . . . . . . . . . . . 20

10. Wanneer is er sprake van het uitvoeren van een overeenkomst? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 11. Wanneer is er sprake van een wettelijke verplichting? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 12. Mag de leerplichtambtenaar persoonsgegevens ontvangen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 13. Mag de Inspectie van het Onderwijs toegang krijgen tot persoonsgegevens? . . . . . . . 22 14. Mag de school gegevens verstrekken aan Veilig Thuis? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 15. Kunnen persoonsgegevens op grond van een wettelijke plicht worden doorgegeven aan de vervolgschool? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 16. Wanneer is er sprake van een gerechtvaardigd belang? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 17. Wanneer is er sprake van de bescherming van vitale belangen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 18. Wanneer is er sprake van de grondslag algemeen belang of de uitoefening van het openbaar gezag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 19. Hoe houd ik het vragen van toestemming werkbaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 20. Zijn er wettelijke eisen voor het vragen van toestemming? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 21. Moet toestemming schriftelijk worden gegeven? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 22. Is toestemming nodig voor het doorgeven van persoonsgegevens aan de vervolgopleiding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 23. Hoe vraag ik om toestemming? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 24. Wanneer vraag je toestemming? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 25. Moet ik ieder jaar opnieuw toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 26. Vanaf welke leeftijd moet een leerling onder de AVG zelf toestemming geven voor het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 27. Aan wie moet ik toestemming vragen als de ouders zijn gescheiden? . . . . . . . . . . . . . 29 28. Is toestemming nodig voor het gebruik van foto’s? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

De AVG in het onderwijs: dit moet je weten Alle 80 vragen op een rijtje!

29. Maakt het uit of foto’s of filmpjes gepubliceerd worden of alleen worden opgeslagen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 30. Hoe zit het wanneer ouders foto’s en filmpjes publiceren op sociale media? . . . . . . . 29 31. Wat is het register voor de gegevensverwerkingen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 32. Is een verwerkingsregister verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 33. Wat heeft een onderwijsorganisatie aan een verwerkingsregister? . . . . . . . . . . . . . . . . 32 34. Wat is een Functionaris voor de Gegevensbescherming? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 35. Is het aanstellen van een FG verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 36. Kan er gebruik gemaakt worden van een externe FG? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 37. Waar moet ik de Functionaris Gegevensbescherming aanmelden? . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 38. Wat is een verwerkersovereenkomst? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 39. Wat is het privacy convenant? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 40. Wiens verantwoordelijkheid is het om een overeenkomst af te sluiten? . . . . . . . . . . . . 36 41. Waar moet ik op letten bij een verwerkersovereenkomst? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 42. Wat zijn de rechten van betrokkenen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 43. Wat is het recht op dataportabiliteit? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 44. Wat is het recht op vergetelheid? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 45. Moeten gegevens alleen verwijderd worden na een verzoek m.b.t. het recht van vergetelheid? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 46. Wat is het recht op inzage? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 47. Mag een ouder inzage tot alle gegevens, of mag de inzage worden beperkt tot het LAS/LVS? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 48. Wat is het recht op rectificatie en aanvulling? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 49. Welke termijnen gelden er voor het reageren op de in te roepen rechten? . . . . . . . . . . 39 50. Geldt deze zorgplicht ook voor mijn medewerkers? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 51. Waar kan ik de procedures vinden ten aanzien van de uitvoering AVG-zorgplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 52. Wat is een datalek? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 53. Wanneer moet een datalek vastgelegd worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 54. Wanneer moet een datalek gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 55. Is er sprake van een datalek wanneer er niemand toegang heeft verkregen? . . . . . . 42 56. Wanneer moet een datalek gemeld worden aan de betrokkene(n)? . . . . . . . . . . . . . . . . 43

De AVG in het onderwijs: dit moet je weten Alle 80 vragen op een rijtje!

57. Waar kan ik de procedures vinden ten aanzien van melding beveiligingsincident? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 58. Waarom hoeft de pers geen toestemming te vragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 59. Hoe ga ik om met situaties waarin iets moet vanuit de AVG, terwijl het technisch of praktisch niet uitvoerbaar is? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 60. Hoe voldoe ik aan de informatieplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 61. Wat is een privacyverklaring? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 62. Geldt de informatieplicht ook voor mijn medewerkers? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 63. Is de bewustwording van medewerkers een optie of een wettelijke verplichting? . . . . 47 64. Mogen ouders nog toegang tot leerlinggegevens na het 16e levensjaar? . . . . . . . . . . 47 65. Mag je nog CC mailen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 66. Mogen leerlingendossiers en/of medische gegevens nog op USB-sticks gezet worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 67. Mogen we in ons onderwijs onze leerlingen gebruik laten maken van sociale media? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 68. Onze externe netwerkbeheerder heeft zichzelf toestemming gegeven tot alle mailboxen, mag dat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 69. Wat is privacy by design en privacy by default? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 70. Heeft de AVG gevolgen voor autorisaties? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 71. Is logging met betrekking tot systeemtoegang en autorisaties verplicht? . . . . . . . . . 50 72. Over welke documenten dient de school nog meer te beschikken? . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 73. Is een schoolmaatschappelijk werker (SMW’er) een verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of onderdeel van de school? . . . . . . . . . 51 74. Wat is een DPIA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 75. Wat is de rol van een Functionaris Gegevensbescherming bij een DPIA? . . . . . . . . . . . 52 76. Wanneer is een DPIA sowieso verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 77. Hoe lang mag je e-mails bewaren in je mailbox? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 78. Wat zijn de geldende bewaartermijnen in het onderwijs? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 79. Mogen namen van medewerkers gecommuniceerd worden via de schoolgids? . . . . . . 55 80. Het is handiger om het leerlingvolgsysteem in zijn geheel open te stellen voor alle medewerkers, is dat toegestaan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Voor alle antwoorden op deze vragen raadpleeg je het AVG-vragenboekje ‘De AVG in het onderwijs: dit moet je weten’, te bestellen via www.yoursafetynet.com.