Manual de gestión documental del ministerio de educación pública 1. PRESENTACIÓN La gestión de la información, como la de los documentos en cualquier soporte constituyen la base de la capacidad de todo Gobierno para prestar determinados servicios a sus ciudadanos y ciudadanas así como cumplir con su obligación de rendir cuentas y proteger sus derechos. Son un instrumento al servicio del Estado para el manejo de las operaciones o gestiones públicas.1 Por ello, los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas, y se originan desde que el hombre dispuso establecer por escrito sus relaciones como ser social. Representan con sus tipos documentales el testimonio fiel de las acciones que se realizaron en la institución en que se generaron. Por lo tanto son pruebas fehacientes de dichas acciones de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y ciudadanas así como de la propia administración siendo la materia prima para garantizar la transparencia, el control interno y la mitigación del riesgo operativo en la gestión administrativa. Lo que demuestra que los documentos tienen valor administrativo y/o legal, científico y cultural y esto se determina de acuerdo a su ciclo de vida. Por lo tanto, es responsabilidad de los archivos de gestión reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad que debe mantenerse técnicamente organizada de acuerdo con el artículo 39 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202. En relación con los antecedentes del Archivo Central, el Decreto-Ley N°761 del 10 de agosto de 1949 Ley de Estructura Orgánica del Ministerio de Educación Pública, estableció en su artículo 2° la creación de una Oficina de Partes y Archivo, que era la encargada del registro de la correspondencia y custodia del Archivo. Posteriormente con la promulgación de la Ley Orgánica del Ministerio de Educación Pública Nº 3481 de 13 de enero de 1965, en el artículo 24.- permanece la Oficina de Partes y Archivo como dependencia de la Oficialía Mayor, con la función de ser “…la encargada del registro y trámite de la correspondencia y custodia del Archivo, todo conforme a la reglamentación que al efecto se dicte”.2 Previo a dicha disposición encontramos que el Código de Educación en el artículo 125 (Ley 181 de 18/4/1944), aún vigente establece entre otras responsabilidades, para los Directores de escuela como parte de sus funciones “… mantener en perfecto orden y debidamente catalogados la biblioteca y el archivo de la escuela y a dejar conocimiento de toda obra o expediente que de ellos salga, firmado por la persona que lo reciba”.3
1 Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación y del Archivo Federal Suizo. Información y Gobernabilidad. Berna, 2 3
2001 Gobierno de Costa Rica, Colección de Leyes y Decretos del año 1965, 1er. Semestre, Tomo Nº 1, p. 39 Gobierno de Costa Rica, Colección de Leyes y Decretos, año: 1944, 2º Semestre, Tomo 2, p. 122
5
