6. Valoración

 Utilizar guantes de algodón para manipular las fotografías y evitar el estampado de huellas digitales y manchas en la superficie del documento.  Separar las fotografías deterioradas de las que se conservan en buen estado, para evitar que el daño se traslade a ellas.  Colocar los documentos en álbumes o folder manila confeccionados con material inerte y libre de ácido.  En caso de utilizar folder manila, debe utilizar una hoja como separador de material absorbente de humedad.  Evitar la acumulación excesiva en el momento de empacar las fotografías.

Deben almacenarse una a una, de manera independiente guardando el respeto por el tamaño.  Colocar las fotografías en posición horizontal y dentro de su respectivo contenedor.  Evitar la colocación de papeles engomados sobre la superficie fotográfica.  Utilizar preferiblemente duplicados en lugar de originales en las áreas de consulta y en las actividades de difusión (exposiciones documentales).  Digitalizar las fotografías analógicas ya sea que presente o no daños severos como medida de preservación.

6. Valoración

6.1 El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora solicita por escrito asesoría al Archivo Central para la valoración de documentos. 6.2 El personal responsable del Archivo Central de la Unidad Productora brinda la asesoría y le facilita el instructivo de tabla de plazos en digital. 6.3 El persona responsable del Archivo de Gestión en coordinación con la jefatura, completa los campos del instrumento de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos, de acuerdo a lo siguiente:

ò Fondo: anota “Ministerio de Educación Pública”. ò Sub Fondo: indica la Unidad Productora a que corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. ò Confeccionada por: indica el nombre de la persona que elaboró la tabla de plazos. ò Fecha de elaboración: fecha en que se elaboró. ò Funciones de la Unidad: anota el objetivo y las principales funciones que realiza la dependencia. ò Número de orden: anota el número consecutivo que se asigna a cada serie o tipo documental. ò Serie o Tipo documental: escribe la lista de todas las series o los tipos documentales que produce o recibe la oficina, de acuerdo al Cuadro de Clasificación de la

dependencia. Por ejemplo: actas, informes, correspondencia, acuerdos, circulares, contratos, etc. ò Original / copia: indica si la serie o tipo documental es original/ copia. ò Cuales otras oficinas tienen esta serie documental: señala el nombre de las oficinas y si tienen original/copia. ò Contenido: hace una breve descripción del contenido de cada serie documental, destacando los campos/documentos que contiene. Anota el objetivo de la dependencia en el caso de la correspondencia. ò Vigencia para cada soporte. Oficina: indica la vigencia de acuerdo al uso frecuente de la serie documental o tipo documental. Si el documento se encuentra en más de un soporte indica la vigencia para cada soporte. ò Vigencia para cada soporte. Archivo Central: anota la vigencia de acuerdo al valor-administrativo legal. Anota 0 si el documento pierde su valor en la etapa de gestión y, no debe pasar al Archivo Central. ò Soporte: anota el/los tipo (s) de soporte en la que se encuentra la información si es papel/ electrónico. ò Cantidad: anota en números la cantidad correspondiente a cada tipo documental, mediante metros lineales o unidades, tomando en cuenta el grosor del documento. ò Fechas extremas: anota las fechas extremas de cada tipo serie documental, de la más antigua a la más reciente. Ejemplo: 2000 - 2008. ò Observaciones: destina este espacio de considerarlo necesario para justificar por qué recomiendan la conservación o eliminación de un tipo documental.

6.4 El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora entrega la tabla de plazos al funcionario asesor del Archivo Central una vez completada la información. 6.5 El personal responsable del Archivo Central revisa el instrumento y lo devuelve al personal responsable del Archivo de Gestión. Si está correcto pasa a la actividad 6.7 6.6 El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora realiza las correcciones solicitadas por el profesional archivista. 6.7 La Jefatura de la Unidad productora firma la tabla de plazos. 6.8 El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora envía dos originales en soporte papel y en soporte electrónico de la Tabla de Plazos al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. 6.9 El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos revisa y analiza las tablas, corrobora las duplicaciones de tipos documentales y aprueba el valor administrativo/ legal.