Manual de gestión documental del ministerio de educación pública 6.10 El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite la tabla de plazos a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para el análisis y aprobación de las series documentales de valor científico-cultural. 6.11 La Comisión Nacional de Selección y Eliminación remite el acuerdo al CISED y a la Unidad Productora. 7. Transferencia 7.1
El Archivo Central comunica a la Unidad Productora los documentos que debe transferir según los plazos y vigencias establecidas por el CISED y los declarados de valor científico – cultural.
7.2
La Jefatura de la Unidad Productora designa el personal al que se le delegará la responsabilidad de ejecutar la transferencia.
7.3
El personal responsable de la Unidad Productora designado coordina y solicita la asesoría del Archivo Central.
7.4
El personal responsable del Archivo Central brinda la asesoría, instala el Sistema Registro de Transferencia y asigna el código de referencia a la Unidad Productora.
7.5
El personal responsable de la Unidad Productora mide la cantidad de documentos a transferir, para determinar el número de cajas que requiere.
7.6
El personal responsable de la Unidad Productora extrae de los documentos el exceso de elementos corrosivos del papel como, clips, ligas, prensas metálicas (“fastenes”), etc.
7.7
El personal responsable de la Unidad Productora cambia la carpeta en caso de que se encuentre deteriorada o en carpetas de palanca metálica (AMPOS).
7.8
El personal responsable de la Unidad Productora folia los expedientes administrativos (de contratación, de personal, disciplinario, etc.) aplicando lo establecido en el procedimiento de ordenación (actividad 3.2).
7.9
El personal responsable de la Unidad Productora elabora etiquetas y coloca sobre el lomo de la carpeta el código de referencia facilitado por el personal responsable del Archivo Central y coloca el sello de la Unidad Productora (anexo 10).
7.10 El personal responsable de la Unidad Productora registra la información en el Sistema de Registro de Transferencia instalado. 7.11 El personal responsable de la Unidad Productora arma las cajas con el lado de las ranuras hacia adentro, de tal manera que por fuera quede la etiqueta impresa con los datos a anotar. (anexo 11). 7.12 El personal responsable de la Unidad Productora coloca las carpetas con el número de orden más bajo de frente y el más alto al final de la caja, en orden ascendente. 7.13 El personal responsable de la Unidad Productora anota con lápiz en la etiqueta impresa de la caja los siguientes datos: -Nombre de la oficina productora o subfondo (Dirección, Departamento o Sección, otro), -número de transferencia, números de orden extremos; fechas extremas;- el número de caja en orden consecutivo.
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