Manual de gestión documental del ministerio de educación pública DVM-A-MYP-001 Número consecutivo de documento Acrónico (Siglas) de serie documental (Mapas y planos) Siglas de Unidad Productora (Eje: Despacho del Viceministerio Administrativo)
3.2.22 Folia el (los) documento (s) con el número consecutivo que corresponde. 3.2.23 Coloca una vez identificado la Boleta Testigo o de Referencia Cruzada (anexo 7) en el lugar que ocupaba el documento separado. 3.2.24 Agrupa según su tipología y soporte y adjunta otra hoja testigo con los datos del expediente o la serie documental a la que pertenece, haciendo referencia de la ubicación de destino. 3.2.25 Coloca en un lugar apto y seguro para su conservación los documentos que por su formato separó de la carpeta. 3.2.26 Anota en los controles respectivos ya sean base de datos u hoja de cálculo, índice, etc. la circunstancia y la referencia cruzada. 3.2.27 Folia los documentos de formato pequeño que se encuentre adheridos a una hoja como se establece en el punto 3.2.13. 3.2.28 El personal responsable de la Unidad Productora con firma digital realiza la foliación mediante un índice electrónico tomando en cuenta:
Identificación consecutiva del documento dentro del expediente acorde con el tipo de ordenación que elija.
Identificación inequívoca del documento.
Metadatos que asocien el documento al expediente.
Metadatos que identifiquen que el documento es original o copia
3.2.29 El personal responsable de la Unidad Productora con firma digital, firma el índice electrónico al cierre del expediente. 3.2.30 El personal responsable de la Unidad Productora genera el índice electrónico cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente y firma al cierre de este. 4. Descripción 4.1 Ingreso, seguimiento y salida de documentos 4.1.1
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La jefatura de la Unidad Productora designa a un funcionario responsable de centralizar la recepción y envío de la documentación de manera que se pueda identificar el flujo documental en la dependencia.
