Manual de gestión documental del ministerio de educación pública ò Párrafo de cierre: es el párrafo de conclusión y debe redactarse en forma sencilla, se debe indicar la hora en que termina la sesión en letras. ò Firma: las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario o Secretaria y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente. 1.4.2
El personal responsable de la Unidad Productora informa al Archivo Central en caso de pérdida o daño de tomos de actas sobre el evento o siniestro, para que se registre y se tome en cuenta al hacer la transferencia al Archivo Nacional de Costa Rica, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes, que debe aportar cada institución, ante tales eventos.
1.5 Elaboración de actas de otorgamiento de títulos, ambulatorias, etc. de instituciones educativas 1.5.1
El personal responsable de la Unidad Productora enumera las Actas en orden cronológico, empezando con el 01 y anota el año con cuatro dígitos. Ej.: 01-2017.
1.5.2
El personal responsable de la Unidad Productora incluye la información en el Acta de acuerdo con los Lineamientos y procedimientos sobre actas, certificaciones y títulos de bachiller en educación media (2015) emitidos por la Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad y cualquier otra autoridad competente.
2. Clasificación 2.1
El Archivo Central elabora el cuadro de clasificación orgánico funcional general mediante los decretos que definen la estructura orgánica del MEP y sus funciones.
2.2
El Archivo Central revisa y actualiza periódicamente el cuadro de clasificación con el fin de detectar, modificar o incluir los cambios que se den en la estructura por reorganizaciones administrativas y lo remite por medio de la Dirección de Prensa a todas las dependencias y Direcciones Regionales de Educación del MEP.
2.3
El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora investiga la reseña histórico-administrativa, identifica los procesos, funciones y procedimientos de la oficina.
2.4
El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora analiza e identifica los documentos a clasificar tomando en cuenta las funciones y actividades de la oficina.
2.5
El personal responsable del Archivo de Gestión de la Unidad Productora conforma las series documentales que reflejen las relaciones que tiene la oficina productora con cada una de las oficinas de la entidad a la que pertenece ej.: “Informes de labores”, “Planes Anuales Operativos”, “Cuadros de Matrícula”, etc.
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