10 steg
till effektivare business intelligence
“Ett företag behöver en tydlig strategi för att veta vilka data som företaget ska fokusera på, hur analytiska resurser ska fördelas och vad företaget försöker uppnå.”
Effektiv Business Intelligence innefattar mer än IT Business Intelligence blir alltför ofta likställt med ITsystem men för att säkerställa effektivt användande av BI bör man ta hänsyn till organisatoriska, mänskliga och teknologiska faktorer. Det finns mängder av definitioner på vad Business Intelligence egentligen är, men man skulle kunna beskriva det som resultatet av en djupgående analys av detaljerade affärsdata. Det omfattar databastjänster och mjukvarusystem samt analysrutiner. Ofta används termen synonymt med “beslutsstöd”, även om Business Intelligence är tekniskt mycket bredare, potentiellt omfattar kunskapshantering, resursplanering och data mining, bland andra metoder. Oavsett om ni idag aktivt arbetar med BI på något sätt eller om ni funderar på att göra det hoppas vi att denna tipslista kan hjälpa er på vägen till effektivare användining av BI.
1
Skapa en övergripande BI- Vision
Skapa ett idédokument där ni beskriver vad ni vill uppnå med att implementera Business Intelligence i er organisation, hur Business Intelligence kan stödja era strategiska handlingsplaner samt varför ni behöver Business Intelligence. Detta kan t.ex. göras med en tydlig målbild som beskriver hur Business Intelligence används inom er organisation när implementationen är klar. • Ska BI stödja strategiska/taktiska/operativa beslut? • Vilka typer av frågor vill ni att BI ska kunna besvara? • Vad hände/händer/kommer att hända? • Hur arbetar ni med BI när hela projektet är i mål?
2
Börja med de viktigaste processerna
Att mäta och utveckla alla företagets processer är ambitiöst men ofta inte realistiskt. Börja därför med företagets viktigaste processer, oftast säljprocesser och tillverkningsprocesser. När ni sedan lyckats visa upp resultat genom ökad försäljning, förbättrade ledtider, förbättrad produktkvalitet, etc. kan ni vinna över tvivlare inom organisationen.
3
Börja med vad som är viktigast i dessa processer
Ta reda på vad som är viktigast att mäta och fokusera på inom dessa processer. Köper era kunder från er för att ni har effektivare processer än era konkurrenter och därigenom kan ge snabbare leveranser och billigare pris eller köper era kunder från er för att er produkt är överlägsen konkurrenternas produkter eller är det för att ni har närmast relation till era kunder? Om ni fokuserar på fel saker kan det hända att ni optimerar delar av processen som inte är viktiga för kunden och därav inte ger full effekt.
4
Skapa en bild över hur Business Intelligence passar in i er kultur
Av alla punkter i denna checklista är kanske denna den viktigaste. Om en beslutsfattare inte är van att ta faktabaserade beslut utan baserar sina beslut på erfarenhet och ”magkänsla” är det väldigt svårt att förändra det betéendet. Skapa er en bild över hur beslut tas idag i er organisation, och hur stor förändringen blir för att uppnå målbilden ni skapade i BI-visionsarbetet. Skapa även en bild över IT-mognaden i företaget, dels kompetensmässigt och dels infrastrukturmässigt.
5
Samla krav innan ni börjar titta på systemen
Samla verksamhetens krav på BI-systemet innan det köps, detta är viktigt dels som del i förändringsarbetet men även för att ha en bra grund att stå på innan ni bjuder in leverantörer till att visa upp systemen. På så sätt kan ni objektivt utvärdera olika system innan ni bestämmer er.
6
Skapa gemensam begreppsgrund
När är en vara såld? Är det när kunden skriver kontraktet? Är det när första fakturan skickas? Är det när produkten är helt betalad? För att undvika missförstånd i analyser, presentationer och framförallt initiativ tagna på grund av analyser bör en gemensam begreppsgrund skapas.
7
Hitta en sponsor i verksamheten
BI- projekt bör ha en sponsor som inte är IT-chefen utan någon som är närmare affärsverksamheten. Helst bör sponsorn sitta med i ledningsgruppen för säkerställa ett starkt sponsorskap när projektet möter motstånd.
8
Tillsätt resurser till analys och implementation
Beroende på er ambitionsnivå för BI och er organisations storlek kan BI- funktionen se olika ut, men den bör innehålla analys-, IT-, och affärskompetenser för att höja effekten av er BI-funktion. Säkerställ att verksamhetens krav driver vidare BI-utveckling och att BI- funktionen ges chansen att faktiskt driva igenom förändringar som upptäckts med hjälp av analyserna. Även om er organisation inte är så stor är det en bra idé att tillsätta resurser till analys för att undvika att ”alla är ansvariga” för analyser och förändringsimplementationer.
9
Undersök hur man bäst stödjer olika beslutsfattare inom er organisation
Det är inte troligt att alla användare kommer att utnyttja BI-systemet full ut. En del medarbetare har fallenhet och intresse för statistik och vill gräva djupt ner i data för att göra analyser. Andra användare vill kanske se en dashboard i början av dagen för att besluta var han/hon bör lägga fokus, eller kanske är det så att användaren endast vill ha en ”Alert” när ett visst värde går över eller under ett tröskelvärde.
10
Skapa en plan för förändringsledning
När ni har en vision klar och en bild över hur väl BI passar in i er kultur bör ett strukturerat förändringsledningsarbete startas. Ta reda på vilka organisatoriska/företagskulturella hinder som måste övervinnas för att få en lyckad implementation och påbörja förändringsledningen. • Hur ska motståndare vinnas över? • Hur ska investeringen marknadsföras internt? • Hur ska personalen utbildas? • Etc...
Welander Consulting består av en liten grupp offensiva organisations- och affärskonsulter med stor erfarenhet från tjänste- och servicesektor. Welander Consulting arbetar främst inom Strategi & Affärsutveckling, Organisationsutveckling, Kompetensutveckling, och Inköp/upphandling.
I N F O @ M A N A G E M E N T C O N S U LT I N G . S E , T E L : + 4 6 ( 0 ) 8 7 5 0 9 7 1 0 , K N A R R A R N Ä S G ATA N 1 5 , 1 6 4 4 0 K I S TA , S T O C K H O L M , S V E R I G E