Tesis / 0223 / I.I. by MAOSABO

DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA BAJO LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001 EN LA EMPRESA MELTEC COMUNICACIONES S.A.

Ana María Vega Gutiérrez Estudiantes de Ingeniería Industrial anamariavegagutierrez6@gmail.com

Director: Msc. Giovanny Andrés Monguí Cortés

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.015

TABLA DE CONTENIDO 1.

RESUMEN ...................................................................................................................... 7

METODO GENERAL .................................................................................................. 10 2.1.

Problema a Solucionar ........................................................................................... 10

2.2.

Justificación ........................................................................................................... 11

2.3.

Objetivos ................................................................................................................ 12

2.3.1.

Objetivo General............................................................................................. 12

2.3.2.

Objetivos Específicos ..................................................................................... 12

2.4. 3.

Marco de Referencia .............................................................................................. 12

DESARROLLO ............................................................................................................ 21 3.1.

Diagnóstico en la empresa Meltec Comunicaciones S.A, para identificar el estado

actual, en relación con los requisitos de las NTC – ISO 9001:2008, ISO14001:200, OHSAS18001:2007. ......................................................................................................... 21 3.1.1.

Objetivo del diagnostico ................................................................................. 21

3.1.2.

Diseño de la herramienta de diagnostico ........................................................ 22

3.1.3.

Datos de entrada ............................................................................................. 22

3.1.4.

Análisis de la información .............................................................................. 22

3.1.5.

Resultados del diagnostico ............................................................................. 22

3.1.6.

Conclusiones del diagnostico ......................................................................... 26

3.2

Desarrollo y análisis de la planeación estratégica de un sistema de gestión

integrado de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo, en la empresa Meltec Comunicaciones S.A ......................................................................................................... 27 3.2.1

Misión de MELTEC COMUNICACIONES S.A. ............................................. 28

3.2.2

Visión de MELTEC COMUNICACIONES S.A. .............................................. 29

3.2.3

Valores y principios propuestos ......................................................................... 30

3.2.4

Política................................................................................................................ 31

3.2.5

Objetivos ............................................................................................................ 37

3.2.6

Organigrama y mapa de procesos ...................................................................... 41 3.3 ............................................................................................................................ 47

3.3.1

Diseño de la Matrices ......................................................................................... 47

3.3.2

Datos de entrada ................................................................................................. 48

3.3.3

Resultados Planeacion Operativa y Analisis de la informacion ......................... 49

3.3.4

Conclusiones planificación operativa ............................................................. 52

CONCLUSIONES ........................................................................................................ 53

RECOMENDACIONES ............................................................................................... 55

REFERENCIAS ............................................................................................................ 56

ANEXOS ....................................................................................................................... 58

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfico 1 – Porcentaje de existencia en los grupos. ..................................................................... 24 Gráfico 2 – Existencia de los requisitos por categorias del sistema integrado en Meltec ........... 25 Gráfico 3 – Valores Propuestos a la compañia. ............................................................................ 31 Gráfico 4 – Politica Integrada – Meltec Comunicaciones S.A. .................................................... 33 Gráfico 5 – Clases de Peligros ...................................................................................................... 51

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.- Mapa de procesos Meltec Comunicaciones - Actual ................................................... 42 Figura 2.- Organigrama Meltec Comunicaciones - Actual .......................................................... 43 Figura 3.- Organigrama Meltec Comunicaciones - Propuesto ..................................................... 44 Figura 4.- Mapa de procesos Meltec Comunicaciones - Propuesto ............................................. 45

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.Resutado Porcentual de los 19 grupos ............................................................................ 23 Tabla 2. Compromisos y consideraciones. ................................................................................... 35 Tabla 3. Objetivos de Calidad- Meltec Comunicaciones S.A. ..................................................... 38 Tabla 4. Componentes de la Politica. .......................................................................................... 40 Tabla 5. Procesos Identificados del Mapa de Procesos de Meltec. .............................................. 41

1. RESUMEN El proyecto se fundamenta en la planeación estratégica y operativa de un sistema de gestión integrado en ISO 9001 versión 2008, ISO 14001 versión 2004 y OHSAS 18001 versión 2007, en la empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A. certificada con la norma ISO 9001 versión 2008. ¿En qué forma puede contribuir la planeación estratégica y operativa de un sistema de gestión integrada al desempeño de la empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A.? El diseño metodológico seguido en la investigación es la planeación estratégica y operativa como primera fase de PHVA que le brinde a la empresa no solo la planeación sino los controles para que el sistema sea implementado, contribuyendo a la mejora del sistema de calidad de la empresa y dando los criterios para una futura certificación que permita a la empresa consolidarse como una empresa líder en el sector de las comunicaciones, con un enfoque de seguridad, salud en el trabajo y ambiente. Dentro de los temas desarrollados se encuentran: La importancia de la calidad y la sinergia en los procesos propios de MELTEC COMUNICACIONES S.A., las ventajas de la implementación de un sistema de gestión integrada, la planeación estratégica y operativa de acuerdo a un diagnóstico previo del sistema y el diseño de propuestas integradoras como son: mapa de procesos, matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales. Cómo apoyo a una futura implementación se anexan todos los elementos propuestos que facilitan el entendimiento y aplicación de la propuesta.

PALABRAS CLAVES Gestión: (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestion de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, 2005) “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización”. Riesgo: (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos, 2007) “Combinación de la probabilidad de ocurrencia de un evento o exposición peligrosa y la severidad de las lesiones o daños o enfermedad que pueda provocar el evento o las exposiciones”. Impacto: (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestion ambiental. Requisitos con orientación para su uso, 2004) “Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización”. Integración: (Beriain, 1996), “para Guidens la integración representa los vínculos regularizados, o intercambios o la reciprocidad de prácticas entre sistemas o entre colectividades”. ABSTRACT The project is based on the strategic and operational planning of an integrated management system ISO 9001 in 2008, ISO 14001 and OHSAS 18001 2004 version 2007 version, the company MELTEC COMMUNICATIONS SA certified ISO 9001 version 2008. In what way can the strategic and operational planning of an integrated management system to company performance MELTEC COMMUNICATIONS SA?

The methodology followed in the research is the strategic and operational planning PDCA as a first phase that gives the company not only planning but the controls for the system is implemented, contributing to the improvement of the quality system of the company and giving the criteria for future certification enables the company to establish itself as a leader in the communications industry, with a focus on safety, occupational health and environment. Among the topics covered are: the importance of quality and synergy in their own processes MELTEC COMMUNICATIONS SA, the benefits of implementing an integrated management system, strategic and operational planning according to a previous diagnosis system and inclusive design proposals such as: process map, matrix identifying hazards, risk assessment and determining controls matrix identifying environmental aspects and impacts. How to support future implementation all proposed elements that facilitate the understanding and implementation of the proposal is attached. KEYWORDS Management: (Norma Tecnica Colombiana - Management Systems Quality Fundamentals and Vocabulary, 2005.) "Coordinated activities to direct and control an organization's activities." Risk: (Norma Tecnica Colombiana - Management systems in occupational health and

safety requirements, 2007.) "Combination of the probability of occurrence of a hazardous event or exposure and the severity of the injury or damage or disease that may cause the event or exposures" Impact: (Norma Tecnica Colombiana - Environmental Management Systems Requirements with guidance for use, 2004.) "Any change in the environment, whether adverse or beneficial, wholly or partially resulting from an organization's environmental aspects." Integration: (Beriain, 1996), "to Guidens integration represents regularized ties, exchanges or reciprocal practices between systems or between communities." 2. METODO GENERAL 2.1 Problema a Solucionar La empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A. constituida hace 27 años trabaja en el sector las comunicaciones brindando tanto las mejores soluciones como la integración de ellas, para una mejor calidad de vida, seguridad y comodidad. Actualmente se encuentra certificada en ISO 9001 versión 2008, y cuenta con una estrategia organizacional orientada al cumplimiento y satisfacción del cliente. Sin embargo se evidencia, que su visión está orientada a consolidarse como una empresa líder en el sector y uno de sus objetivos estratégicos es el mejoramiento continuo, así mismo se evidencia la intención de la dirección de futuras certificaciones para ampliar su sistema con una orientación de seguridad salud en el trabajo y ambiente. Actualmente MELTEC COMUNICACIONES S.A. no ha podido acceder a diferentes negocios importantes por los requisitos en materia de seguridad salud en el trabajo y ambiente, por lo que ya se convierte en una necesidad

para el crecimiento, permanencia y competitividad en el mercado. 2.2 Justificación Meltec Comunicaciones SA, es una organización Colombiana con una experiencia de trabajo de 25 años en el mercado, que busca consolidarse como empresa líder en el sector de las comunicaciones y busca alcanzar un enfoque de seguridad, salud en el trabajo y ambiente. Para alcanzar este enfoque es importante contemplar la integración de los sistemas de gestión de calidad en ISO 9001 versión 2008, ISO 14001 versión 2004 y OHSAS 18001 versión 2007, partiendo de la planeación estratégica y operativa de las mismas, la cual le permitirá a la organización: tener mejores oportunidades de reacción frente a nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas, disminuir los impactos generados en el ambiente, minimizar los riesgos generados por la falta de protección y cuidado que actualmente hace falta, también le permitirá, simplificar y reducir la documentación y los registros, mejorar la comunicación interna, mejorar la imagen externa logrando así la confianza y lealtad de los clientes y proveedores, mejorar la percepción y la implicación del personal interno y externo en los sistemas favoreciendo a la compañía ya que se hablaría un único lenguaje de gestión. Adicionalmente la planeación del modelo de gestión de calidad integrado con un enfoque de calidad, seguridad y salud en el trabajo y ambiente le permitirá a la organización tener un mayor control, organización y prevención, adicionalmente se tendrá una mayor coherencia entre las exigencias del mercado, la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas y el cumplimiento legal con miras a mejorar continuamente y

tener una mayor participación en el mercado de las comunicaciones y soluciones de radios.

2.3 Objetivos 2.3.1 Objetivo General Realizar la planeación estratégica y operativa del sistema de gestión integrado bajo los requisitos de las normas ISO 9001 versión 2008 e ISO 14001 versión 2004 y OHSAS 18001 versión 2007, en la empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A.

2.3.2 Objetivos Específicos 

Diagnosticar la empresa para identificar el estado actual, en relación con los requisitos de las NTC - ISO 9001 versión 2008; ISO14001 versión 2004; OHSAS 18001: 2007 versión 2007.



Elaborar la planeación estratégica de un sistema de gestión integrado de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo, que garantice la efectividad del mismo en Meltec Comunicaciones S.A.



Realizar la planeación operativa de los requisitos del sistema de gestión integrado en Meltec Comunicaciones S.A.

2.4 Marco de Referencia El desarrollo del marco de referencia se realizó desde lo general a lo particular, partiendo desde la planeación estratégica de una empresa y posteriormente todos los componentes dentro de los que está el sistema de gestión de las compañías. Según (Gil & Girier, 2013), “Hoy en día todos vivimos rodeados de empresas, que son de interés por razones diferentes, ya sean de tipo productivo, por su interés financiero, relaciones contractuales, etc”. ¿Pero cómo se define una empresa y que la compone? Una empresa se define según (Gil & Girier, 2013) “como un conjunto de partes interrelacionadas de forma directa o indirecta para conseguir una finalidad”; desde otro punto de vista, y siguiendo a Andrea Zerilli “es un conjunto de medios humanos y materiales que se disponen para conseguir una finalidad según un esquema determinado de relaciones y dependencias entre los diferentes elementos que la componen”. Después de tener el conocimiento de cómo se define una empresa y como estaría conformada, es necesario tener presente como obtener buenos resultados para mantenerse vigente en el mercado actual, Según (Roberts & Bosch, 2004) “una empresa obtiene buenos resultados buscando y manteniendo la coherencia entre tres elementos: su estrategia, el diseño de su organización y el entorno en el que opera”. Según (Roberts & Bosch, 2004) “Una estrategia bien formulada tiene varios componentes (Saloner, Sherpard y Podolny 2001), en primer lugar una estrategia contiene una meta en función de la cual la empresa pueda medir y valorar su éxito; en segundo lugar es la descripción del ámbito de actuación de la empresa, es decir el sector en el que opera, de los productos y servicios que ofrece, de los clientes y segmentos del mercado a los que

va dirigida, de sus actividades, de donde las realiza y de que tecnología emplea; en tercer lugar consiste en determinar la naturaleza de la ventaja competitiva de la empresa. En muchas organizaciones, la planeación estratégica se traduce a que la alta dirección genera unas ideas junto con su equipo de trabajo, pero Según (Evans R. & Lindsay M., 2009) “el desarrollo estratégico eficaz requiere un proceso sistemático”; los líderes de la organización exploran primero y llegan a un acuerdo sobre la misión, la visión y los principios guía de la organización que constituyen las bases para el plan estratégico. Para iniciar un plan estratégico empresarial debemos conocer su definición, su función y en qué consisten sus componentes, ya que Según (Evans R. & Lindsay M., 2009), “La función principal de la planificación estratégica es alinear los procesos de trabajo con las direcciones estratégicas y por tanto garantizar que

el mejoramiento y el aprendizaje

refuercen las prioridades organizacionales. Los componentes de planeación estratégica son”: La misión: Según (Asencio & Vasquez B., 2009) “La misión se considera como una expresión muy general de lo que quiere ser la empresa y será el primer punto de referencia para la actuación empresarial; la misión se define de una forma general, vaga y a menudo poética, lo cual debe responder a la pregunta ¿Para que existe la empresa”? Y según (Evans R. & Lindsay M., 2009) “La misión de una empresa define la razón de existir; esto responde la pregunta”: “¿Por qué estamos en el negocio?”. La visión:

Según (Galindo R., 2006), “La visión es un conjunto de ideas generales que permiten definir claramente, a donde quiere llegar la organización en un futuro, mediante proyecciones descriptivas y cuantitativas. Y Según (Evans R. & Lindsay M., 2009) “La visión describe hacia donde se dirige la organización y que intenta ser; es una declaración del futuro que podría no suceder por sí mismo”. La política: Según (Abascal R. , 1999) “La política tiene un alcance enorme, proporciona las tendencias de orientación de la empresa, y refleja los objetivos básicos de la compañía”. De manera paralela Según (Gil M. D., 2001), “Una política define “los fines generales y cualitativos” (Glinier 1978); “otros conceptos la conciben como una norma de conducta o como un enunciado general que guía la toma de decisiones e incluso como los límites entre los que pueden tomarse las decisiones y que dirigen a estas hacia los objetivos”. Y contemplando también los grupos de interés Según (Ballart, 1993), (Allen et. Al, 1979), “La política en las organizaciones comprende los actos intencionados de influencia para intensificar o proteger los intereses propios de los individuos o grupos”. Los objetivos: Según (Galindo R., 2006), “Los objetivos corporativos permiten establecer los planes de acción en que incurrirá la empresa, a corto, mediano y largo plazo. Los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables, y realizables, en el tiempo estipulado”.

Los valores de la empresa: Según (Grupo Vertice, 2008) “Se entienden por los valores de la empresa las creencias compartidas acerca de cómo deben ser las cosas en la organización y como se debe actuar”. Según (Martinez P. & Milla G., 2005) “Los valores corporativos son los ideales y principios colectivos que guían las reflexiones y las actuaciones de un individuo (por ejemplo la lealtad a la propia familia) o un grupo de individuos (la solidaridad)”. Para finalizar la parte estratégica, es importante resaltar que

la “planeación

estratégica” es un punto clave de desarrollo en esta monografía, ya que brinda a la organización el apoyo necesario para identificar el camino que deben recorrer en el futuro, para así adecuarse al mercado, a los constantes cambios, a las demandas, identificar los procesos y los perfiles que deben tener el personal de la organización, y así lograr una mayor eficiencia, eficacia y calidad de servicios, adicionalmente brinda los componentes necesarios como la misión, la visión, los objetivos, etc, para así lograr identificar cuál es su meta, como se va a desarrollar, y mediante qué aspectos (valores). Después de revisar los componentes principales para la planificación estratégica, es necesario entrar a revisar la planificación operativa: Según (Maqueda , 1992), La planificación operativa “se desarrolla en el corto plazo, en el día a día, y, en consecuencia, concreta y sistematiza

las decisiones estratégicas, permitiendo, al mismo tiempo, la

necesaria conexión con el presupuesto”. De igual manera (Maqueda , 1992) “menciona que los elementos que configuran la planificación operativa en las pequeñas empresas son los siguientes:

Establecimiento de programas Determinación de los canales de distribución y de las técnicas logísticas a desarrollar Fomento de trabajo en grupo y apoyo a la creatividad y a las mejoras en la comunicación, asignación de tareas a desarrollar. Para la parte operativa se puede resaltar que es un parte indispensable de esta monografía ya que le permite a la organización determinar: los presupuestos y recursos que se necesitan durante el año para cumplir con los planes de acción necesarios para mitigar los impactos ambientales, los riesgos generados día a día, adicionalmente ayuda a determinar la distribución correcta de mejoras y cambios necesarios de lo que se va a desarrollar y como se va a desarrollar respecto al sistema que se esté aplicando (ISO14001,OHSAS 18001 etc.)

SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS Es el momento de

hacerse la pregunta ¿Por qué existen tantos intentos de

implantación de sistemas integrados, porque es el tema o cuestión que más reflexiones suscita? Según (Romero P., 2005) “La contestación es obvia, en su momento se aprobó la ley de prevención de riesgos laborales, creando un nuevo marco de referencia y, sin embargo, la siniestralidad laboral no deja de crecer, se ha llegado a la convicción de que la prevención defensiva, definida como aquella que pretende cumplir las normas para evitar la acción represiva, no es suficiente”. Según (Romero P., 2005) “Es necesario pasar a una

prevención activa tendente a la excelencia dentro de la mejora de las organizaciones empresariales”. Según (Diaz, Monroy, & Idoipe, 2013) “Los sistemas integrados de gestión actualmente hacen parte de los objetivos y metas de cualquier empresa, ya que les permite mejorar e innovar los diferentes procesos de producción, procesos de gestión humana, inventarios y tiempos de entrega, logrando así un valor agregado a los servicios y productos ofrecidos. La mejora e innovación se puede lograr incluyendo dentro de sus funciones diarias los pasos y requisitos que así indiquen las respectivas normas de integración”. Ahora bien, (Diaz, Monroy, & Idoipe, 2013) “indica que con la cantidad de normas tanto legales como de calidad que las empresas deben cumplir, es necesario tener una estructura tal que integre a la gestión empresarial todos aquellos requerimientos que debe evidenciar, optimizando el uso de los recursos y reduciendo al mínimo la base documental”.

¿Porque es necesario un sistema integrado de gestión? Según (Cradoock, 1997) (Gilbert, 1993) (Jordan, 1995) (Riemman & Sharratt, 1995) “Parece lógico que aquellas empresas que han obtenido buenos resultados en la implantación de sistemas de calidad basados en las normas ISO 9000 quieran gestionar del mismo modo los aspectos medio ambientales y de seguridad laboral dado que se evita la probabilidad de error/coste y se facilita la integración de las auditorias con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción de interrupciones y costes”.

Teniendo en cuenta que la integración del sistema de gestión propuesto para MELTEC COMUNICACIONES S.A. Contempla las normas de calidad ISO 9001, Seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001 y ambiental ISO 14001, a continuación se abarcan las normas su generalidad y composición: ISO 9001 Versión 2008 La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se encuentra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. La norma ISO 9001:2008 consiste en una introducción y las siguientes 8 cláusulas o capítulos (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestion de la calidad. Requisitos, 2008): Capítulo 1 – Objeto y campo de aplicación Capítulo 2 – Normas para consulta Capítulo 3 – Términos y definiciones Capítulo 4 – Sistemas de gestión de calidad Capítulo 5 – Responsabilidades de la dirección Capítulo 6 – Gestión de los recursos Capítulo 7 – Realización del producto Capítulo 8– Medición, análisis y mejora ISO 14001 Versión 2004

Es una norma voluntaria que permite gestionar los impactos de una actividad, de un producto o de un servicio con el ambiente. El ambiente se define como el entorno en el que opera una organización, incluyendo el aire, el agua, el terreno, los recursos naturales, la flora y fauna, lo seres humanos y su interrelación. La norma ISO 14001:2004 consiste en una introducción y las siguientes 4 cláusulas o capítulos (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestion ambiental. Requisitos con orientación para su uso, 2004) Capítulo 1 – Objeto y campo de aplicación Capítulo 2- Norma para consulta Capítulo 3 – Términos y definiciones Capítulo 4 – Requisitos del sistema de gestión ambiental (Base del sistema de gestión ambiental documentado). OHSAS 18001 Versión 2007 (Occupational Health and Safety Assessment Series) es una norma que establece un modelo para la gestión de la prevención de los riesgos laborales, desarrollado por un conjunto de entidades de normalización y de certificación internacional. El fin de esta norma consiste en proporcionar a las organizaciones un modelo de sistema proactivo para la gestión de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo, que permita, por una parte, identificar y evaluar los riesgos laborales, así como los requisitos legales y otros requisitos de aplicación, y por otra, definir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, la planificaciones de las actividades, los procesos,

procedimientos, recursos necesarios, registros, etc., que permitan desarrollar poner en práctica, revisar y mantener una política de seguridad y salud laboral. La norma OHSAS 18001:2007 consiste en una introducción y las siguientes 4 cláusulas o capítulos (Norma Tecnica Colombiana - Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos, 2007): Capítulo 1 – Objetivo y campo de aplicación Capítulo 2 – Publicaciones para consulta Capítulo 3 – Términos y definiciones Capítulo 4 - Requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

3. DESARROLLO

3.1 Diagnóstico en la empresa Meltec Comunicaciones S.A, para identificar el estado actual, en relación con los requisitos de las NTC – ISO 9001:2008, ISO14001:200, OHSAS18001:2007.

3.1.1 Objetivo del diagnostico Determinar el grado de cumplimiento de la empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A. frente a los requisitos de un sistema de gestión integrado en ISO 9001 versión 2008, ISO 14001 versión 2004, OHSAS 18001 versión 2007, como datos de entrada para la planeación estratégica y operativa del sistema.

3.1.2 Diseño de la herramienta de diagnostico Para el levantamiento de la información del diagnóstico se diseñó una herramienta en forma de lista de verificación (Ver anexo 1) que en primera instancia contempla la verificación de criterios estratégicos y posteriormente de los requisitos de las normas de forma integrada y agrupadas. Las observaciones están dadas a partir del análisis y evidencia encontrada en términos de integración de la gestión. 3.1.3 Datos de entrada Como datos de entrada en primera instancia se tomaron los requisitos de las tres normas, posteriormente información del sistema de calidad actual de MELTEC COMUNICACIONES S.A. tales como planeación estratégica (Directrices), Manual de calidad, Objetivos, revisiones por la dirección, resultados de auditoria y planes de acción, Procedimientos e instructivos documentados, indicadores de gestión, información de la inducción y con el personal estratégico de la compañía. 3.1.4 Análisis de la información Previo a la elaboración del diagnóstico, se revisó en su totalidad la información suministrada para asegurar la objetividad del presente documento, adicionalmente los ítems que no se evidenciaban en documentación se confirmaron con personal estratégico como el Director Administrativo y Gerente General. 3.1.5 Resultados del diagnostico La empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A., Cuenta con una planeación estratégica llamadas “Directrices” que le permiten orientar a su grupo de empleados hacia sus objetivos de manera estructurada con una orientación hacia la satisfacción del cliente, lo

que les ha permitido consolidarse como uno de los más importantes mayoristas de Motorola, en el sector de las comunicaciones. La empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad, certificado por Berau Veritas en la norma ISO 9001 versión 2008. Por lo que hace tres (3) años cuenta con un sistema de calidad consolidado, demostrando una madurez en el mejoramiento de sus procesos. Se evidencia un compromiso de la dirección con el sistema de gestión de la compañía, entendiendo que es una de las bases para lograr sus objetivos. La asignación de los recursos necesarios, el seguimiento al sistema, entre otras responsabilidades de la alta dirección. La agrupación de los requisitos de las tres normas se realizó en 19 grupos, la información obtenida se clasifico en cada uno de los criterios en: "existe" o "No existe", posteriormente se totalizaron los resultados por cada grupo y se porcentualizo para visualizar el estado de los requisitos. Se utilizó la siguiente categorización de colores en cada grupo: Tabla 1. - Resultado Porcentual de los grupos Existencia del

Existencia del 70%

Existencia del 1% al

No hay existencia

100% de los

al 99% de los

60% de los

de los requisitos

requisitos

establecidos. 0%

establecidos

Fuente: Los Autores

Se evidencia una existencia del 61% de los requisitos de un sistema de gestión integrado en Calidad, Seguridad y salud en el trabajo y ambiente para la empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A., Lo que se considera con un buen desempeño teniendo en cuenta que solo cuenta con certificación de la norma ISO 9001 versión 2008. El resultado porcentual de los 19 grupos y su categorización de acuerdo a los criterios dados anteriormente es: (Grafica 1)

Grafica 1 – Porcentaje de existencia en los 19 grupos

Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 Grupo 5 Grupo 6 Grupo 7 Grupo 8 Grupo 9 Grupo 10 Grupo 11 Grupo 12 Grupo 13 Grupo 14 Grupo 15 Grupo 16 Grupo 17 Grupo 18 Grupo 19

Fuente: Los Autores

% de existencia 100% 17% 13% 50% 44% 88% 17% 30% 60% 92% 89% 50% 58% 50% 0% 83% 100% 100% 100%

% de No existencia 0% 83% 87% 50% 56% 13% 83% 70% 40% 8% 11% 50% 42% 50% 100% 17% 0% 0% 0%

Grafica 2 – Existencia de los requisitos por categorías del sistema integrado en Meltec Comunicaciones S.A

Existencia de los requisitos por categorias del Sistema integrado en MELTEC COMUNICACIONES S.A. 120%

N. de requisitos

100%

100% 92%

88%

80% 60%

60%

50%

40%

89%

58% 50%

44%

83%

50%

30% 20%

17%

13%

17%

Fuente: Los Autores Los grupos de total cumplimiento son cuatro (4):

MELTEC COMUNICACIONES S.A., tiene identificados los procesos de la compañía y la secuencia e interacción entre ellos. Tiene criterios y métodos para la operación de comercializar equipos de telecomunicaciones, y el control eficaz de los procesos. Tiene un compromiso con la mejora continua del sistema de gestión que se evidencia en el seguimiento, medición, análisis y en las acciones tomadas para la mejora continua.

100%

MELTEC COMUNICACIONES S.A., como se ha mencionado tiene una fortaleza y es el sistema de gestión de calidad (ISO 9001), por lo que los grupos 17, 18 y 19 se cumplen en términos de mejora continua y mantenimiento del sistema de gestión, para la satisfacción del cliente, la conformidad con los requisitos del producto, auditorías internas y revisiones por la dirección. Sin embargo, el cumplimiento de estos ítems está limitado por los temas de seguridad, salud en el trabajo y ambiente. Aspectos que se tendrán que contemplar una vez la organización decida certificarse en OHSAS 18001 e ISO 14001. 3.1.6 Conclusiones del diagnostico La empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A. demuestra madurez en su sistema de gestión y en el mejoramiento de sus procesos con una orientación hacia la satisfacción del cliente, lo que les ha permitido consolidarse como uno de los más importantes mayoristas de Motorola en el sector de las comunicaciones. Se evidencia un compromiso de la dirección con la asignación de los recursos necesarios, el seguimiento al sistema,

entre otras responsabilidades de la alta dirección. Para que la compañía cuente con un sistema de gestión integrado en calidad, seguridad salud en el trabajo y ambiente implementado es importante realizar la operatividad de los ítems requeridos que den la fase de planeación para el sistema.

3.2 Desarrollo y análisis de la planeación estratégica de un sistema de gestión

integrado de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo, en la empresa Meltec Comunicaciones S.A Teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico se realizó la planeación estratégica y con fuente de datos de entrada la planeación estratégica de MELTEC COMUNICACIONES S.A. enfocada al sistema de calidad. Se abarcaron cada uno de los componentes, así:

3.2.1

Misión de MELTEC COMUNICACIONES S.A. MISION ACTUAL

MELTEC COMUNICACIONES trabajará en procura de entregar al cliente la mejor solución en comunicaciones y en la integración de éstas proporcionando una mejor calidad de vida, seguridad, comodidad y productividad. Dispondrá de capacidad técnica para la adecuada asesoría y presentación de servicios con la más alta calidad y en el menor tiempo posible. Análisis: Se considera que la misión de MELTEC COMUNICACIONES S.A. Tiene todos los componentes que debería tener y está ajustada a lo que hace la compañía. Contempla: Cuál es el producto que tiene Qué servicio presta el producto Quienes son los clientes Que los diferencia

3.2.2

Visión de MELTEC COMUNICACIONES S.A. VISIÓN ACTUAL

MELTEC continuara consolidándose como empresa líder en el sector de las comunicaciones, Impulsando la integración de sistemas de alta tecnología y asesoría en proyectos y servicios. Análisis: Se considera que MELTEC COMUNICACIONES S.A. Tiene una visión que contempla someramente hacia dónde va dado que al estar dentro de los tres distribuidores autorizados por Motorola quiere llegar a ser el principal distribuidor. Actualmente se encuentra en el segundo lugar después de ISEC S.A. y antes de RADIOTRANS. MELTEC COMUNICACIONES S.A. Tiene claridad de los aspectos que tiene que fortalecer para construir y cumplir sus objetivos. En términos de cumplimiento y cobertura Meltec se propone tener un ciclo de mejora continua y cumplimiento con los grupos de interés con un enfoque al cliente, de manera que aumente los clientes a nivel nacional. MELTEC COMUNICACIONES S.A. quiere ofrecer al cliente innovaciones tecnológicas en términos de integración y con variedad de marcas que permitan brindarle a los clientes soluciones adaptadas a sus necesidades, así como asesorías tecnológicas en proyectos y servicios. Lo anterior como objetivo que va más allá de su entorno actual y su posición competitiva.

Dado lo anterior se considera que la visión de la compañía se debe ajustar a lo que realmente quiere la organización para un corto y largo plazo. VISION PROPUESTA Consolidar a MELTEC en 10 años, como una empresa líder en el sector de las comunicaciones a nivel nacional generando valor agregado en las soluciones y asesorías de alta tecnología, caracterizándose por su innovación y enfoque en sus clientes, sus empleados y la sociedad en general. 3.2.3

Valores y principios propuestos

MELTEC COMUNICACIONES S.A. Actualmente no tiene definidos sus valores o principios guía que marcan el camino hacia una visión al definir las actitudes y políticas para todos los empleados, que se refuerzan a través de un comportamiento consciente y subconsciente en todos los niveles de la organización. Teniendo en cuenta lo anterior se realiza una sesión de análisis de la cultura de MELTEC COMUNICACIONES S.A. mediante algunas sesiones con el personal estratégico de la empresa y personas de otras jerarquías para identificar cuáles son los valores que definen el carácter fundamental de la compañía y crean un sentido de identidad en ella. Dado lo anterior se considera que los valores de la compañía como base de su cultura organizacional son:

Grafica 3 - Valores propuestos a la compañía

Honestidad Trabajamos dentro de un marco de honradez, la etica y transparencia son fundamentos esenciales dentro de nuestra cultura. Responsabilidad Estamos conscientes de los compromisos adquiridos con nuestros grupos de interes, por eso ponemos nuestro empeño en cumplirlos efectivamente. Trabajo en equipo Trabamos en equipo por un fin común, por ello estamos atentos a brindar nuestro apoyo creyendo que obtendremos resultados superiores y mejores. Innovación

Estamos en constante crecimiento y mejora para ser lideres en el sector de las comunicaciones, innovando en nuestros procesos y en las soluciones tecnologicas brindadas a nuestros clientes.

Fuente: Los Autores 3.2.4

Política

MELTEC COMUNICACIONES S.A. actualmente cuenta con una política de calidad e intenciones de la dirección documentadas frente a la seguridad y salud en el trabajo como de ambiente, las cuales son:

POLÍTICA DE CALIDAD - ACTUAL En MELTEC nos dedicamos a cumplir lo ofrecido a nuestros clientes, satisfaciendo sus requerimientos en comunicaciones y tecnología, cumpliendo con los requisitos legales

aplicables. Contamos con el mejor equipo de trabajo, que día a día nos garantiza el crecimiento y la rentabilidad, bajo el modelo del mejoramiento continuo.

INTENCIONES DE LA DIRECCION EN HSE (Seguridad, Salud y Ambiente) MELTEC COMUNICACIONES S.A. cuenta con la política de HSE que manifiesta la aceptación e importancia que tienen para la empresa los principios de Seguridad Industrial, Salud ocupacional, enfermedad profesional, Ambiente y el liderazgo, compromiso, participación, y responsabilidad visibles en todos los niveles de la organización. MELTEC COMUNICACIONES S.A es una empresa que se dedica a la comercialización y mantenimiento de equipos de telecomunicaciones y sistemas electrónicos, que corresponden al código 3642101 según el decreto 1607 de 2002 del ministerio de protección social, y presta servicios instalación y reparación de equipos de comunicación. La compañía consiente en la importancia de mejorar continuamente en las actividades relacionadas con la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, se compromete establecer un Sistema de Gestión con el fin de eliminar o minimizar riesgos e impactos socioambientales derivados de nuestra actividad que afecten a empleados y partes interesadas; ayudando a planificar, ejecutar y controlar el mantenimiento de los programas con altos estándares en salud ocupacional y Ambiente, constituyéndose el Objetivo Primordial junto con el cumplimiento de la Legislación Colombiana y sectorial aplicable. Estas actividades se reflejaran en el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos de la organización, teniendo como base el fomento de la responsabilidad social empresarial con cada una de las partes interesadas.

La gerencia asigna Recursos Humanos y Económicos necesarios para llevar a cabo operaciones en forma tal que: • Se conozcan, prevengan y controlen riesgos asociados a la actividad que generen lesiones y enfermedades profesionales. • Se promueva la calidad de vida laboral en un ambiente de trabajo seguro y saludable • Se Prevengan Accidentes y daños a la propiedad. • Se de tratamiento para evitar o minimizar a los impactos socio-ambientales identificados en las actividades. MELTEC COMUNICACIONES S.A. Promoverá la ejecución de actividades dentro de un marco ético, llevando a cabo prácticas competitivas transparentes, protegiendo el ambiente previniendo y mitigando el impacto ambiental negativo, optimizando el uso de los recursos naturales en el desarrollo de nuestras actividades y fomentando la responsabilidad social con nuestros grupos de interés.

CONSTRUCCION DE LA POLITICA INTEGRADA Teniendo en cuenta la necesidad de construcción de una política integrada, el diseño se dio en el marco de la política de calidad actual, las intenciones de la dirección en materia de Seguridad, Salud en el trabajo y ambiente, la misión, la visión y el cumplimiento de la legislación aplicable y los acuerdos contractuales con las partes interesadas.

Grafica 4 -Política Integrada – Meltec Comunicaciones S.A

Política de calidad Actual

Intenciones de la dirección en SSTA

Politica Integrada MELTEC COMUNICACIONES S.A.

Misión, Visión, Objetivos

Fuente: Los Autores

Cumplimiento de la legislacion aplicable y acuerdos contractuales

Tabla 2. - Compromisos y Consideraciones

COMPROMISOS       



 

Satisfacer las necesidades del cliente Cumplir con la legislación ambiental aplicable  Cumplir con la legislación en SST aplicable  Conocer, prevenir y controlar los riesgos asociados a la actividad que generen lesiones y enfermedades laborales. Mejorar el desempeño en SST  Mejorar el desempeño ambiental Eliminar o minimizar riesgos e impactos socio-ambientales derivados de nuestra actividad que afecten a empleados y partes interesadas. Planificar, ejecutar y controlar el mantenimiento de los programas con altos estándares en seguridad, salud en el trabajo y Ambiente. Promover la calidad de vida laboral en un ambiente de trabajo seguro y saludable. Prevenir accidentes y daños a la propiedad.

Fuente: Los Autores

CONSIDERACIONES

Satisfacer los requerimientos de comunicaciones y tecnologías. Contar con el mejor equipo de trabajo, que día a día nos garantice el crecimiento y la rentabilidad bajo el modelo de mejoramiento continuo. Promover la ejecución de actividades dentro de un marco ético, llevando a cabo prácticas competitivas transparentes, protegiendo el ambiente previniendo y mitigando el impacto ambiental negativo, optimizando el uso de los recursos naturales en el desarrollo de nuestras actividades y fomentando la responsabilidad social con nuestros grupos de interés.

POLITICA INTEGRADA MELTEC COMUNICACIONES S.A. PROPUESTA (Calidad, Seguridad Salud en el trabajo y Ambiente) En MELTEC COMUNICACIONES S.A., somos conscientes de la importancia de garantizar la satisfacción de nuestros clientes, así como del efecto que genera la realización de las actividades y el uso de los recursos en la salud & seguridad de las personas y en el medio ambiente, por lo que nos comprometemos a: 

Cumplir de manera eficiente los requisitos de comunicaciones y tecnologías por parte de nuestros clientes, con un equipo de trabajo competente que permita mejorar continuamente nuestros procesos.



Disponer los recursos necesarios y promover la ejecución de actividades dentro de un marco ético con el fin de prevenir tanto la contaminación al medio ambiente como de accidentes y enfermedades laborales, llevando a cabo prácticas competitivas y transparentes dentro del marco de cumplimiento de la legislación aplicable y los acuerdos pactados con nuestros grupos de interés.



Promover la calidad de vida laboral en un ambiente de trabajo seguro y saludable, garantizando el crecimiento de la compañía y sus empleados.

3.2.5

Objetivos

OBJETIVOS MELTEC COMUNICACIONES S.A. cuenta con unos objetivos de calidad definidos que enmarcan el cumplimiento de su política de calidad actual. Sin embargo se requiere establecer objetivos integrados con Seguridad salud en el trabajo y ambiente. Teniendo en cuenta la política Integrada, se revisaron los objetivos de calidad y se realizaron algunos ajustes dentro del marco de cumplimiento y mejora continua en los procesos, por ejemplo en las entregas a tiempo de los pedidos la organización estandariza sus cumplimientos y satisfacción en 90% o una calificación de 4 (En una escala de 1 a 5). En las quejas recibidas la meta se establece en no tener quejas por las mismas causas para verificar la efectividad de las acciones tomadas de eventos presentados, de manera simultánea se da la necesidad de modificar la meta de la eficacia de las acciones correctivas y acciones preventivas en un 100% para obtener los resultados esperados. Adicionalmente se establecieron los objetivos relacionados con seguridad salud en el trabajo y ambiente, teniendo en cuenta que no se cuenta con un histórico, los objetivos planteados permitirán dar el punto de partida para que en el próximo periodo se establezca un marco de mejora de acuerdo a los resultados obtenidos. Los objetivos de Seguridad y salud en el trabajo y ambiente definidos están orientados a gestionar los riesgos asociados a las actividades de MELTEC que permita la prevención de accidentes y enfermedades laborales, llevando a cabo prácticas competitivas y transparentes dentro del marco de cumplimiento de la legislación aplicable en un ambiente de trabajo seguro y saludable.

Tabla 3. – Objetivos de Calidad – Meltec Comunicaciones S.A. COMPONENTE

OBJETIVOS

META

FORMULA

Cumplir lo ofrecido a nuestros clientes

Entregas a tiempo de pedido

Alcanzar un 80% de lo ofrecido a los cliente

Total entregas conformes/Total órdenes de pedido Total de quejas acumuladas Equipos devueltos por a reparación/ equipos vendidos Tiempo de atención equipos en garantía/tiempo de equipos entregados en 24 horas Equipos reparados en 3 días/Equipos ingresados a reparación

Disminuir el número de quejas Devoluciones por garantía de reparación Satisfacción de los requerimientos de comunicación de los clientes

Mejor equipo de trabajo

Garantizar el crecimiento y la rentabilidad

Mejoramiento continuo

No mayor a 20. Menor al 5%

Tiempo de equipos en garantía

2 días hábiles – 70% de los equipos

Tiempo de equipos en reparación

3 días hábiles 70% de los equipos

Mejorar las competencias del personal, a través de programas constantes de capacitación Cumplimiento de las ventas totales Cumplimiento asesor Cumplimiento Motorola Incremento en ventas por promociones

TIEMPO

Logístico

Mensual

Mejora continua

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Administrativo (área de recursos humanos)

Semestral

Comercial

Mensual

Comercial

Mensual

Comercial

Mensual

Valor vendido/meta establecida

Comercial

Cada promoción

Capacitaciones Cumplimiento del desarrolladas/ 100% del programa capacitaciones de capacitaciones programadas

Cumplimiento 100% de la meta establecida

PROCESO

Sumatoria de ventas asesor/meta total Ventas asesor mes/metas asesor mes Ventas producto /metas producto

Eficacia de las acciones correctivas y preventivas definidas en los informes de calidad

Cumplir en 80%

% de cumplimiento de acciones correctivas y preventivas.

Gerencial

Semestral

Percepción del cliente

Mínimo 4 puntos

Calificación obtenida en la encuesta/puntaje total de encuesta

Logística

Semestral

Fuente: Manual de Calidad Meltec Comunicaciones S.A.

A continuaci贸n se presentan los objetivos propuestos del sistema de gesti贸n integrado en calidad, seguridad y salud en el trabajo y Ambiente para MELTEC COMUNICACIONES S.A.:

Tabla 4 – Componentes de la Política COMPONENTE DE LA POLITICA Garantizar la satisfacción de nuestros clientes

OBJETIVOS Entregas a tiempo de pedido Percepción del cliente Disminuir el número de quejas

Cumplir de manera eficiente los requisitos de comunicaciones y tecnologías por parte de nuestros clientes.

Devoluciones por garantía de reparación Tiempo de equipos en garantía Tiempo de equipos en reparación

Equipo de trabajo competente que permita mejorar continuamente nuestros procesos.

Garantizar el crecimiento de la compañía.

Prevenir accidentes y enfermedades laborales, llevando a cabo prácticas competitivas y transparentes dentro del marco de cumplimiento de la legislación aplicable y los acuerdos pactados con nuestros grupos de interés.

Mejorar las competencias del personal, a través de programas constantes de capacitación. Eficacia de las acciones correctivas y preventivas definidas en los informes de calidad Cumplimiento del plan de trabajo y de mejora continua. Cumplimiento de las ventas totales Cumplimiento asesor Cumplimiento ventas Motorola Incremento en ventas por promociones

Gestionar los riesgos asociados a las actividades de MELTEC.

Promover la calidad de vida laboral en un ambiente de trabajo

Prevenir la contaminación al medio ambiente, llevando a cabo prácticas competitivas y transparentes dentro del marco de cumplimiento de la legislación aplicable y los acuerdos pactados con nuestros grupos de interés.

Fuente: Autores

META Alcanzar un 90% de lo ofrecido a los cliente Mínimo 4 puntos (90%) No tener quejas por las mismas causas. Menor al 5% 2 días hábiles – 70% de los equipos 3 días hábiles - 70% de los equipos Cumplimiento del 100% del programa de capacitaciones Cumplir en 100% Cumplir en 100% Cumplimiento 100% de la meta establecida

* Reducir al minimo los incidentes laborales presentados * Mantener en 0 los casos de enfermedad laboral y casos por fatalidad.

FORMULA

PROCESO

TIEMPO

Total entregas conformes/Total órdenes de pedido

Logístico

Mensual

Calificación obtenida en la encuesta

Logístico

Semestral

Total de quejas acumuladas

Mejora continua

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Servicio técnico

Mensual

Capacitaciones desarrolladas/ capacitaciones programadas

Administrativo (área de recursos humanos)

Semestral

% de cumplimiento de acciones correctivas y preventivas.

Gerencial

Semestral

Gerencial

Semestral

Comercial Comercial Comercial Comercial

Mensual Mensual Mensual Cada promoción

Mejora continua

Mensual

Equipos devueltos por a reparación/ equipos vendidos Equipos entregados en 2 días habiles / Equipos ingresados en garantia Equipos reparados en 3 días habiles / Equipos ingresados a reparación

actividades ejecutadas / programadas*100 Sumatoria de ventas /meta total Ventas asesor mes/metas asesor mes Ventas producto /metas producto Valor vendido/meta establecida Indice frecuencia: No de accidentes incapacitantes + no incapacitantes/No total horas hombre trabajadas * K. Indice de severidad: Numero total de dias perdidos + dias cargados + dias de prorroga/Número total de horas hombre trabajadas * K. Indice lesiones incapacitantes: Indice de frecuencia X Indice de severidad*1000 Tasa de accidentalidad: No. ATEL / No. de trabajadores*100

Tasa de aprovechamiento de residuos

≥40%

Residuos aprovechados / Residuos generados*100

Tasa de eliminación RESPEL

≥90%

(Residuos peligrosos dispuestos conforme a legislación/residuos peligrosos generados)*100

Resultados de Incidentes Ambientales

Que no se genere ni ngun i nci dente ambi ental en l as acti vi dades que desarrol l e l a empresa.

Numero de Eventos

Administración

Mensual

3.2.6

Organigrama y mapa de procesos

MELTEC COMUNICACIONES S.A. cuenta tanto con un organigrama como con un mapa de procesos, para lo cual se realizó un análisis de los procesos que se evidencian y se determina la secuencia e interacción de ellos. Los siguientes son los procesos identificados en el mapa de procesos: Tabla 5 – Procesos identificados en el mapa de procesos de Meltec PROCESO

CODIGO

Gerencial

DP-GER-001

Mejora Continua

DP-MCO-002

Comercial

DP-COM-003

Logística

DP-LOG-004

TIPO DE PROCESO

ESTRATEGICOS

MISIONALES Servicio Técnico

DP-STE-005

Administración

DP-ADM-006

Talento humano

DP-RRHH-008 OPERATIVOS

Informática

DP-INF-007

Fuente: Manual de calidad Meltec Comunicaciones S.A.

Figura 1 –Mapa de procesos Meltec Comunicaciones S.A. – Actual

Fuente: Manual de Calidad Meltec Comunicaciones S.A Análisis: Se considera que el mapa de procesos incluye todos los procesos todos los procesos actuales de la organización y adicionalmente incluye los cargos reflejados en el organigrama lo cual es indispensable para tener un equilibrio entre las dos figuras, adicionalmente los procesos se encuentran organizados con un enfoque de satisfacción al cliente, parte primordial en Meltec Comunicaciones S.A.

Sin embargo se considera que es necesario especificar cuáles son los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, para mejorar el mapa y su descripción, así mismo identificar no solamente los clientes sino las partes interesadas. Figura 2 -Organigrama Meltec Comunicaciones S.A. – Actual

Fuente: Presentación de inducción Meltec Comunicaciones S.A Se identifica que el cargo de Jefe de Recursos Humanos no se encuentra contemplado en el organigrama. Teniendo en cuenta la información recolectada del mapa de procesos, el organigrama, y los procedimientos e instructivos de la compañía, Se establece que debe actualizarse tanto el organigrama como el mapa de procesos, por lo que hace una propuesta de la siguiente manera

Figura 3 â&#x20AC;&#x201C; Organigrama Meltec Comunicaciones S.A - Propuesto

Fuente: Autores

Figura 4 -Mapa de Procesos Meltec Comunicaciones S.A. – Propuesto

Fuente: Autores Objetivos de cada proceso Procesos estratégicos Proceso Gerencial: Definir la secuencia, criterios y métodos necesarios que la revisión del sistema, es adecuado para la mejora continua de la empresa y el cumplimiento de los objetivos de calidad del sistema.

Proceso Mejora Continua: Definir la secuencia, criterios y métodos necesarios que la revisión del sistema, es adecuado para la mejora continua de la empresa y el cumplimiento de los objetivos de calidad del sistema. Procesos Misionales Proceso Comercial: Definir la secuencia de actividades para controlar la gestión comercial (Planes de Negocio, Estrategias de Venta, Propuesta Comerciales Presentadas, Tramite de órdenes de compra o pedidos). Proceso de Logística: Definir la secuencia de actividades y controles para permitir la correcta operación logística de la organización. (Planeación de pedidos, Coordinación y entrega de Pedidos, Seguimiento de almacén). Proceso de Servicio Técnico: Definir controles para un buen servicio de mantenimiento, instalación y/o reparación. Procesos de Apoyo Proceso de Administración: Administrar los recursos de forma controlada con el fin de apoyar la operación de la empresa. Proceso de Talento Humano: Garantizar que el personal de compañía sea competente e idóneo en el desempeño de sus labores, proporcionando a este un clima organizacional con las condiciones requeridas para la satisfacción del cliente interno y externo. Proceso de Informática: Velar por el correcto funcionamiento de los equipos de la empresa e implementación de tecnología de punta.

3.3 Desarrollo y análisis de la planeación operativa de un sistema de gestión integrado de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo, en la empresa Meltec Comunicaciones S.A en el procesos misionales (COMERCIAL, LOGISTICA Y SERVICIO TECNICO). Teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico y de la planeación estratégica, se realizó la planeación operativa del sistema de gestión integrada en calidad, seguridad y salud en el trabajo y ambiente para controlar los riesgos a los cuales se está expuesto por las actividades desarrolladas por MELTEC COMUNICACIONES S.A. en materia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo (Ver anexo 2 y 3). 3.3.1 Diseño de las matrices Para el diseño de las matrices se tomó un adelanto que tenía MELTEC COMUNICACIONES S.A., se complementaron y ajustaron las matrices para obtener integralmente cuadros de mando que permitan administrar y controlar los riesgos asociados a fin de minimizar los impactos o la materialización del riesgo. La matriz de aspectos e impactos ambientales se complementó con actividades no identificadas, tipos de actividades, descripción de los aspectos y de los impactos, se determinaron impactos tanto negativos como positivos, se amplió la valoración tomando como guía la guía de identificación de aspectos e impactos ambientales de alcaldía mayor de Bogotá, se determinaron los objetivos, se identificaron algunos controles existentes, se propusieron controles con sus respectivos indicadores y la legislación aplicable.

La matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles se complementó con la descripción del peligro, algunos peligros no contemplados, la fuente del peligro, los efectos posibles, los controles propuestos en la fuente, el medio y el individuo, la ampliación de las medidas de intervención para el control del riesgo enfocado a programas y los indicadores asociados que giran en torno al cumplimiento del cronograma o plan de trabajo de cada uno de los programas y finalmente la legislación aplicable en torno a las actividades asociadas y los controles establecidos. 3.3.2 Datos de entrada Para el levantamiento de la información de la matriz ambiental, se agruparon los procesos según la similitud de las actividades para hacer la valoración del aspecto ambiental y los controles establecidos, identificando actividades y aspectos no contemplados en la matriz ambiental inicial de MELTEC COMUNICACIONES S.A., adicionalmente se contempló otras situaciones de emergencia ambiental para todas las labores administrativas y operativas como fugas de agua, granizo o vientos huracanados. La identificación de aspectos e impactos ambientales y su valoración se desarrolló teniendo en cuenta la guía de la alcaldía mayor de Bogotá. Para el levantamiento de la información de la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, se realizó a los procesos misionales de la empresa identificando inicialmente las actividades de cada uno de los procesos con base al sistema de

calidad de la compañía, y contemplando riesgos no identificados en la matriz inicial en cuanto a los procesos misionales de MELTEC COMUNICACIONES S.A. La identificación de peligros y la valoración se realizó de acuerdo a la norma GTC 45 guía para la identificación de los peligros y valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, versión 2012-06-20.

3.3.3 Resultados planeación operativa y Análisis de la información. Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales Posterior a la evaluación de los aspectos e impactos ambientales identificados se dio una interpretación alta, media o baja de acuerdo a los criterios de evaluación. La mayoría aspectos identificados se clasifican dentro de “No significativo” o “Significancia media”, un aspecto identificado es calificado como “Alta significancia” y corresponde a la generación de residuos peligrosos por utilización de aparatos eléctricos o electrónicos, en un total de 31 tipos de aspectos identificados. Sin embargo se identifica que 21 aspectos tienen un criterio de impacto ambiental alto (En un rango de 80 a 100) pero un 10% (2) se encuentran en no significativos y el resto en “Significancia media”, lo anterior porque en la interpretación final el ítem de mayor peso es la existencia de legislación, para los dos aspectos no significativos no existe legislación. Aunque MELTEC no cuenta con adelantos en gestión ambiental, se identificaron algunos controles que permiten controlar impactos que impactan directamente las actividades de la compañía como son



Para la Generación de Residuos No Aprovechables Especiales en el uso de los baños, MELTEC tiene los controles dispuestos por el distrito.



Para la generación de Residuos Peligrosos en aparatos eléctricos y electrónicos, MELTEC se une al programa ARBAM de Motorola para la recolección de Pilas de los elementos tecnológicos.



Para el consumo de energía MELTEC Utiliza en algunos casos elementos ahorradores de energía para el desarrollo de sus actividades, por ejemplo la aspiradora para las labores de aseo.

Los controles propuestos para los impactos ambientales de acuerdo a las actividades desarrolladas en MELTEC COMUNICACIONES S.A. corresponden a programas de gestión de residuos, gestión de recursos (Agua y Energía), Uso de entidades para disponer residuos peligrosos, Uso de fichas de seguridad y plan de emergencias ambientales. Se identifica que el aspecto más significativo para MELTEC COMUNICACIONES S.A. es la generación de residuos peligrosos por la utilización de aparatos eléctricos y electrónicos ya que la empresa comercializa esta serie de elementos, su calificación final es de 71,2 en relación a la existencia de legislación aplicable y la frecuencia, sin embargo su calificación está en un rango aceptable aun cuando su interpretación es de alta significancia debido a la existencia de directrices corporativas y de la gestión con el programa ARBAM que se adelanta con Motorola.

Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Posterior a la evaluación de los riesgos identificados se dio una interpretación de “Aceptable con control específico” o “No aceptable” de acuerdo a los criterios de evaluación. La mayoría de los riesgos se clasifican dentro de “Aceptable con control específico”, un aspecto identificado es calificado como “No aceptable” y corresponde al peligro de seguridad (Transito), en un total de 9 grupos de peligros identificados en las diferentes actividades. Grafica 5 – Clases de Peligros CLASE DE PELIGRO BIOMECANICO DE SEGURIDAD (ELECTRICO) FISICO (RADIACION NO IONIZANTE) PSICOSOCIAL DE SEGURIDAD (MECANICO) DE SEGURIDAD (TRANSITO) DE SEGURIDAD (TECNOLOGICO) DE SEGURIDAD (LOCATIVO) DE SEGURIDAD (RENDIMIENTOS NATURALES) Total general

Total 3 3 3 3 2 2 1 1 1 19

Fuente: Los Autores

La valoración del riesgo no aceptable corresponde a los controles que se establecen dado que son para gestión del riesgo principalmente al interior de la empresa y este riesgo contempla variables externas de seguridad. De manera simultánea los controles están dados principalmente con controles administrativos en la ejecución de programas, inspecciones o capacitaciones. Se identificó que el MELTEC COMUNICACIONES S.A. cuenta con algunos controles que de manera proporcional ayudan a controlar algunos riesgos de seguridad y salud en el trabajo

desde la fuente, el medio o el individuo como: Almacenamiento adecuado de herramientas, monitores no convencionales,

sillas ergonómicas, capacitación de estrés laboral y algunos

EPP´s. Los controles propuestos para controlar la materialización del riesgo son enfocados en el medio y el individuo a través de medidas administrativas como cables entubados, ubicación de extintores, mediciones de clima laboral, capacitaciones. Y en controles de riesgo propuestos en materia de ingeniería como mantenimientos preventivos y definición de estándares de seguridad, y en materia administrativa como conformación de la brigada, capacitaciones, programas de recreación y cultura y programas de vigilancia epidemiológica como el visual.

3.3.4 Conclusiones planificación operativa Con la planificación Operativa en MELTEC COMUNICACIONES S.A. y sus matrices tanto de identificación de aspectos e impactos ambientales como de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, le permite a Meltec planificar sus actividades bajo los criterios de calidad e integrando la gestión ambiental para la reducción de los impactos en toda la compañía, y en la gestión en seguridad y salud en el trabajo contribuye a la minimización de los riesgos laborales en los procesos misionales. Para la gestión ambiental se identifica que el aspecto más significativo para MELTEC COMUNICACIONES S.A. es la generación de residuos peligrosos por la utilización de aparatos eléctricos y electrónicos, es importante fortalecer la gestión con el programa ARBAM que se adelanta con Motorola.

Para la gestión de seguridad y salud en el trabajo es transcendental que MELTEC COMUNICACIONES S.A. implemente programas de gestión para controlar el tipo de peligro biomecánico y psicosocial en los procesos misionales, dado que son actividades en su mayoría de tipo administrativo y la gestión es orientada a minimizar la materialización del riesgo en estas actividades. 4. CONCLUSIONES 

La empresa MELTEC COMUNICACIONES S.A. demuestra madurez en su sistema de gestión y en el mejoramiento de sus procesos con una orientación hacia la satisfacción del cliente, lo que les ha permitido consolidarse como uno de los más importantes mayoristas de Motorola en el sector de las comunicaciones. Se evidencia un compromiso de la dirección con la asignación de los recursos necesarios, el seguimiento al sistema, entre otras responsabilidades de la alta dirección. Para que la compañía cuente con un sistema de gestión integrado en calidad, seguridad salud en el trabajo y ambiente implementado, es importante realizar la operatividad de los ítems requeridos que den la fase de planeación para el sistema para su posterior implementación.



Con la planificación estratégica en MELTEC COMUNICACIONES S.A. y sus resultados en términos de misión, visión, Valores, Política, Organigrama y Mapa de procesos se propone la alineación de los procesos de la compañía desde la gestión de calidad y seguridad salud en el trabajo con las directrices estratégicas, garantizando que el mejoramiento y el aprendizaje refuercen las prioridades organizacionales.



Con la planificación Operativa en MELTEC COMUNICACIONES S.A. y sus matrices tanto de identificación de aspectos e impactos ambientales como de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, le permite a Meltec planificar sus actividades bajo los criterios de calidad e integrando la gestión ambiental para la reducción de los impactos en toda la compañía, y en la gestión en seguridad y salud en el trabajo contribuye a la minimización de los riesgos laborales en los procesos misionales. Para la gestión ambiental se identifica que el aspecto más significativo para MELTEC COMUNICACIONES S.A. es la generación de residuos peligrosos por la utilización de aparatos eléctricos y electrónicos, es importante fortalecer la gestión con el programa ARBAM que se adelanta con Motorola. Para la gestión de seguridad y salud en el trabajo es transcendental que MELTEC COMUNICACIONES S.A. implemente programas de gestión para controlar el tipo de peligro biomecánico y psicosocial en los procesos misionales, dado que son actividades en su mayoría de tipo administrativo y la gestión es orientada a minimizar la materialización del riesgo en estas actividades.

5. RECOMENDACIONES 

Se recomienda que MELTEC COMUNICACIONES S.A. determine controles para el riesgo de seguridad (Transito) con alta significancia por las visitas realizadas del personal del área comercial y servicio técnico. Dado que controles establecidos en la matriz realizada son enfocados a la gestión del interior de la compañía sin contemplar las variables externas que pueden intervenir.



Se recomienda que la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles se realice de forma integral para todos los procesos de la compañía de manera que las actividades resultado de esta gestión contemplen la gestión de Meltec de forma integral.



Teniendo en cuenta los resultados de la planificación estratégica y operativa, se recomienda que MELTEC COMUNICACIONES S.A. adelante la gestión para calificación RUC o NORSOK que le permita tener mayor cobertura en el mercado con el sector de Hidrocarburos.



Se recomienda que dada la razón social de MELTEC COMUNICACIONES S.A. y su factor diferenciador en innovaciones tecnológicas, se valide la certificación en ISO 27001 gestión de seguridad de la información.



Se recomienda que MELTEC COMUNICACIONES S.A. se vincule con los comités de investigación que se adelantan con el Icontec para los próximos cambios de las normas ISO 9001, OHSAS 18001 e ISO 14001, de manera que la planificación e implementación de su sistema de gestión se oriente a los cambios establecidos.

6. REFERENCIAS

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GIL, María de los ángeles, Girier Fernando (2013): "Como crear y hacer funcionar una empresa". Ed. ESIC. Novena Edición Madrid. ROBERTS, John Y BOSCH Antoni, (2004): "La empresa moderna". Editor S.A. España GALINDO R. Carlos Julio, (2006): "Manual para la creación de empresas- Guía planes de negocio". ECOE, Segunda Edición. España ASENSIO Eva del Arco Y VASQUEZ B. Beatriz, (2009): "Empresa e iniciativa emprendedora”. Ediciones Nobel. España. GRUPO VERTICE, (2008): "Dirección estratégica". Editorial Vértice. España MARTINEZ P. Daniel Y MILLA G. Artemio, (2005):"La elaboración del plan estratégico y su implantación a través del cuadro de mando integral”. Ediciones Díaz de santos. Madrid ABASCAL, R. Francisco (1999):" Como se hace un plan estratégico" Segunda Edición ESIC. Gil, E. María de los Ángeles (2001):"La empresa virtual: De la idea a la acción BALLART, Xavier (1993):" Lecturas de teoría de la organización" Volumen 2 ROMERO, P. Jenaro, (2005):"Implantación del plan de prevención de riesgos laborales en la empresa". Editorial Vision Net. España. MAQUEDA, F.J la fuente (1992):"Dirección estratégica y planificación financiera de las PYME" Ediciones Díaz de Santos.

7. ANEXOS 

Anexo 1: Herramienta de diagnóstico desarrollada en

la empresa Meltec

Comunicaciones S.A. 

Anexo 2: Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales Meltec Comunicaciones S.A



Anexo 3: Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Meltec Comunicaciones S.A