Digitalisering bakom arkivdörren Stadsbyggnadskontorets arkiv är ett av Skånes mer välbesökta arkiv med ett genomsnitt på drygt 30 besökare om dagen. Arkivets kunder kommer ofta i sitt arbete som mäklare eller tekniker, men består även av allmänheten som behöver ritningar för att t ex söka bygglov. Kunderna får bara en liten inblick i vad som händer i arkivet eftersom den nya kunddisken är skild från arkivlokalen.
Susanne Ullstad demonstrerar stor mikroskrivare som inom kort kommer att fasas ut då alla konstruktionsritningar kommer att kunna ses i datorn.
titta på de ursprungliga ritningarna till sitt hus, men till skillnad från mikrofilm tar det mycket lång tid att digitalisera pappersritningar eftersom varje ritning måste skannas av en person och sedan bearbetas innan den kan ses i systemet. Eftersom det återstår flera hundra tusen ritningar att skanna och digitalisera rör det sig om år innan alla kunder kan se ritningarna över sina hem i datorn.
Framtidsvisioner
Arkivpersonal i diskussion med kund
Huvuddelen av arkivets arbetsuppgifter sker dock där bakom arkivdörren. Förutom alla vanliga arkivgöromål som att kontrollera, sortera, registrera och ordna ritningar och handlingar som kommer ner till arkivet från Stadsbyggnadskontoret är arkivet just nu inne i en digitaliserings- och förvandlingsperiod som i framtiden kommer att underlätta både för kunder och kontorets personal. Stadsbyggnadskontorets arkiv skiljer sig från vanliga arkiv genom att det huvudsakliga materialet består av ritningar över stadens byggnader och olikatyper av kartor. Av övriga handlingar består den största delen av bygglovsärenden. Arkitektritningarna, vanligen kallade planritningarna, är i original som lämnats in till kontoret. Detta innebär att de är i pappersformat, och tar därför stor plats eftersom det finns ungefär 500 000 arkitektritningar.Förutom arkitektritningarna finns ytterligare omkring 350 000 andra ritningar på mikrofilm, och en mängd ritningar över rivna byggnader.
Digitalisering av ritningar Sedan 2008 digitaliseras alla ritningar som ingår i ett bygglov eller bygganmälan, men även en stor del av det äldre materialet har digitaliserats. Om allt går enligt planerna kommer alla ritningar som är på mikrofilm att ha digitaliserats om ett halvår, just nu återstår omkring 50 000 av de 350 000. Det är konstruktions-, ventilations- och avloppsritningar som är bevarade på mikrofilm, ett medium som hade sin storhetstid på 1960-talet, och som idag upplevs som krångligt och fult. Dessa ritningar kommer att vara mycket mer lättåtkomliga efter digitaliseringen än vad de är idag. Kopiering till digitala media som USB kommer att bli lätt, och därmed billigare för kunden. Den största vinsten är utan tvekan att läsbarheten ökar när man själv kan stå framför en kunddator och välja vad man vill se, utan att vara begränsad av äldre teknik och dålig bildkvalitet. Tyvärr är det däremot mycket längre tid kvar tills alla arkitektritningar kan nå kunddisken digitalt. Många kunder tycker att det är fint att kunna
Även om det alltså är en bit kvar på vägen är arkivets framtidsvision att hela beståndet av ritningar ska vara digitalt och lättåtkomligt i närmsta dator. Så fungerar det idag med detaljplanerna som är utlagda på den digitala kartan Stadsatlas på http:// www.malmo.se/medborgare/Stadsplanering--trafik/ Kartor--geografisk-information/Webbkartor.html. Nästan inga kunder kommer längre till arkivet för att få se detaljplanerna, men de har en större spridning idag än vad de haft någonsin tidigare eftersom de går att komma åt direkt via den egna datorn. Kommer arkivpersonalen då att göra sig själva arbetslösa? Inte sannolikt eftersom digitaliseringen föder en mängd nya frågor: Hur gör man bäst digitala kopior? Vad kommer dessa digitala kopior att kosta, och hur förhåller sig en eventuell kostnad till offentlighetsprincipen? Finns det några speciella sekretessfrågor som måste få särskild hänsyn? Det juridiska läget kommer att förändras och bli klarare i framtiden eftersom teknikens utveckling har gått fortare än det lagliga inom detta område. Men den huvudsakliga frågan kommer att vara hur vi bäst gör materialet sökbart och lätt att hitta. Arkivet innehåller en enorm mängd ritningar och kartor m fl handlingar som är producerade för olika syften och vid olika tider. Arkivpersonalens arbetekommer att bestå av att hjälpa kunderna att söka upp vilken information som han eller hon behöveroch att hjälpa dem hitta information i material som de inte visste fanns. Personalens arbete kommer att bli både roligare och mer avancerat, som informationsvägledare istället för ritningskopierare. Det är också helt säkert att datoriseringens användarvänlighet kommer att leda till att även om arkivets besökare vid kunddisken minskar, kommer arkivets besökare ute i staden att öka markant. Susanne Ullstad susanne.ullstad@malmo.se
Planering i Malmö 2011:2
|
17