Recomendaciones en los 100 primeros días para cargos públicos y personas directivas

Recomendaciones 100 primeros dĂ­as para cargos pĂşblicos

Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

Pistas para los 100 primeros días ó 4/6 semanas en un nuevo cargo de Dirección de una Empresa o un Departamento Este documento presenta una breve metodología para utilizar por personas que acceden a nuevos cargos en administraciones o entidades públicas.

Procede de metodologías de administración de empresas pero es igualmente aplicable al sector público con algunas variaciones.

100 días | Proyectos 4/6 semanas de cambio

No es una metodología de diagnóstico integral sino un check-list de ayuda en la toma de contacto o ‘aterrizaje’ en un nuevo cargo.

De hecho esta metodología da paso a trabajos y proyectos más profundos, que se realizan de forma ordenada y documentada gracias a este proceso.

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

El inicio del ciclo legislativo marcará el éxito de los cuatro años del periodo Ciclo de planificación y de ejecución de proyectos en entidades públicas Fase de planificación

Fase de contratación y ejecución

Planes de detalle y presupuesto

Fase de cierre proyectos y evaluación

Ejecución principal Cierre de proyectos

Planificación Planificación y evaluación básica: programas y proyectos

Evaluación resultados

Fase de contratación

Ejecución e inversión

Diseño de nueva visión a largo plazo Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Tiempo

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

Tres grandes fases de trabajo 3 grandes fases:

Crear un equipo de trabajo y un método

Diagnosticar la situación

Planear el futuro

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

1º. Crear un equipo de trabajo y un método

Crear un equipo de trabajo y un método

Diagnosticar la situación

Planear el futuro

1. Preparar un equipo de trabajo, con el personal (mandos del Dpto., Jefes/as del Servicio) y con la Comisión Permanente (alta dirección, Alcaldía, Consejeros/as, Concejales/as) de la Empresa o entidad.

2. Asigne una persona para realizar la coordinación y la recopilación y redacción de la información (adjunto/a a dirección, secretario/a, consultor/a externo).

3. Preparar un documento base de trabajo, que se utilizará en la coordinación del equipo durante esas 4 semanas, y en el que se irá descargando la información.

•

Todo los siguiente se plasma en ese documento, de forma esquemática.

•

Es un documento que en su primera versión está vacío (el/la Director/a puede realizar sus planteamientos preliminares).

•

No haga reuniones con el equipo desorganizadas, utilice la guía de este documento.

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

2º. Diagnosticar la situación

Crear un equipo de trabajo y un método

Diagnosticar la situación

Planear el futuro

1. Realizar un mapa de estas cinco cosas (con participación del equipo): •

• • • •

Responsabilidades que está gestionando la empresa o el departamento.

• Diferenciar las recurrentes y las puntuales.

• Identificar las más urgentes que requieren una respuesta inmediata.

Datos: Situación económica, demanda ciudadana, tendencias, recursos, etc.

Capacidades que tiene la empresa o el departamento.

Agentes con los que trabaja la empresa o el departamento: corporación, inversores, asesoría jurídica, servicios de soporte, subcontratas, etc.

Condicionantes de la empresa o el departamento: Por ejemplo: financiación, relación con el contexto.

2. Realizar un catálogo de proyectos, estudios y contrataciones en marcha (importante para evitar sorpresas).

3. Realizar un catálogo de proyectos previstos, o que se querría iniciar -proyectos de los que se ha estado hablando-. (Posteriormente no se deben aceptar proyectos ‘ya hablados’ que no están en esa lista).

4. Realizar una valoración de las cosas que han funcionado bien: ¿En qué cosas hemos tenido éxito?, y cuáles han funcionado mal: ¿qué cosas hay que mejorar?

•

Preparar un cuestionario para todos los miembros sobre este tema.

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

3º. Planear el futuro (a nivel básico)

Crear un equipo de trabajo y un método

Diagnosticar la situación

Planear el futuro

1. Prioridades y áreas de trabajo. Que el equipo defina a qué cosas se debiera dedicar la empresa o el departamento: • Actividades administrativas continuas Estrategia: optimizar • Tendencias que es necesario afrontar Estrategia: planificar e iniciar • Grandes retos o proyectos concretos Estrategia: asegurar el éxito 2. Modificaciones organizativas, de procesos, de sistemas de control e información si proceden.

3. Establecimiento de las prioridades y responsables.

4. Definición de mapa de alianzas necesaria para llevar a cabo las prioridades.

5. Establecimiento de una estrategia de ejecución.

• • • •

Atacar lo más urgente si no hay riesgo (Quick wins).

Evitar pequeñas iniciativas de alto riesgo al principio.

Plantear grandes iniciativas de forma escalonada en el tiempo, paso a paso.

Establecer un calendario de presentación y aprobación con la alta dirección.

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Recomendaciones nuevos cargos 100 primeros días

Propina: algunas ideas de Bob Behn 1. Distingue entre las oportunidades y los problemas:

• ¡tienes suerte!, uno de los retos críticos de tu departamento tiene solución y lograrlo será apreciado por la ciudadanía.

• ¿Un problema sin solución?: no le dediques mucho tiempo.

2. Pon a la gente a competir contra objetivos, no entre equipos.

3. Asigna a los proyectos principales personas propietarias de los mismos.

4. Haz visible tus objetivos, tu hoja de ruta y comunica tus logros.

5. Logra la aprobación de los más altos responsables políticos y consigue que estén alineados con tus objetivos.

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Nuestro marco de trabajo integral con las Administraciones Públicas Incluimos como guía funcional nuestro marco de trabajo, que refleja las fases y áreas de gestión habituales desde el punto de vista funcional.

Analiza y decide Diagnóstico sector público

Análisis de valor aportado

Propuesta de Estrategia Valor Pública

Personas

Procesos

Ciclo de Gobierno Tecnología

Mejora del servicio

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Una visión completa del marco Analiza y decide Diagnóstico sector público

Análisis de valor aportado

Diagnóstico

Valor aportado

• Auditorías de gestión

• Investigación social

• Estudios de desarrollo sectorial y regional • Análisis comparado.

• Análisis de costes.

• Análisis de tendencias en sector público • Gestión de proyectos participativos • Impacto de programas

Planifica

Estrategia Pública • Estructura de gobierno

Planes funcionales y operativos

Planificación estratégica

Estrategia Pública

SOPORTE

• Formación

Transparencia y participación

Planes funcionales

Servicio

Transparencia

• Planes estratégicos/directores de sociedades públicas

• Búsqueda de financiación y patrocinio. Elaboración de propuestas

• Servicio efectivo a usuarios

• Planes de comunicación

• Análisis de satisfacción

• Participación ciudadana

• Cartas de servicios

• Igualdad

• Planes funcionales: organización comercial, comunicación, I+D+i, comunicación y Rel. Institucionales • Estudios de viabilidad

• Reducción de costes

• Organización

Mejora del servicio

Estrategia

• Planificación • Análisis de capacidades regional y de sector • Planes económicopúblico financieros.

• Reestructuración sociedades públicas

Personas

Ejecuta y controla

• Objetivos

Procesos

Medición y control

Medición y control • Marco de gestión y cuadro de mando • Indicadores • Gestión del cumplimiento

• Gestión del cambio • Diseño y gestión de • Seguimiento observatorios sectorial • Administración electrónica

• Contratación y concesiones

Tecnología

• Retribución

• Procesos clave

• Rediseño

• e-Administración

• Web 2.0

• Conciliación

• Medición

• Comunicación

• Internet

• Intranet

Ciclo de Gobierno 10

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El presente documento contiene información de carácter confidencial, estando exclusivamente dirigido a su destinatario/s. La oferta recogida en el documento es una propuesta de carácter comercial, cuya validez está condicionada la realización de un contrato que detalle las obligaciones de cada parte, así como el alcance, objetivos, tareas y equipo de trabajo para el proyecto. © CA&Asociados Prohibida su revelación o reproducción sin autorización expresa del autor www.caasociados.es

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