AF DORTHE SØBORG SKRIVER, ARKIBAS
Arkibaslicensen 2022 Arkibasbestyrelsen har på sit seneste møde besluttet, at Arkibaslicensen for 2022 i lighed med sidste år skal stige med 8 procent. Det er naturligvis en stor stigning, og derfor vil jeg i denne artikel på bestyrelsens vegne også gerne redegøre for, hvorfor den har taget denne beslutning igen i år. Arkibas står i disse år over for nogle gevaldige udfordringer, som gør det ubetinget nødvendigt at skaffe et større økonomisk grundlag for driften, hvis vi skal fortsætte med at drive et registreringssystem. Disse udfordringer kan skitseres i fire punkter. 1. Det er nok ikke gået manges næse forbi, at der igennem de senere år er kommet meget stort fokus på, hvor vores personoplysninger ligger, og om der bliver passet godt nok på dem. Det har medført, at der bliver stillet større og større krav til udbydere af IT-systemer om at passe på vores data og ikke mindst til dokumentationen om dette. Et krav, vi naturligvis alle kun kan synes er ret og rimeligt, da ingen af os ønsker vores personoplysninger skal ligge og flyde på nettet offentligt tilgængelige for alle. Selv om vi naturligvis også godt kan synes, at disse GDPR-krav en gang imellem kan være snærende bånd, specielt når kravet om dokumentation og grænserne for, hvad vi må og ikke må, rammer os selv. I Arkibas er vi også ramt af disse krav, og selv om vi synes, at vi kun er et lille, ubetydeligt firma med gode intentioner om at give arkiverne et godt og billigt IT-system til gavn og glæde for hele samfundet, og selv om vi passer rigtig godt på
arkivernes data i samarbejde med arkiverne, så er vi som udbyder af et IT-system og som databehandler underlagt nøjagtig de samme krav som Google, Microsoft og andre store virksomheder, som drives på markedsvilkår og har væsentligt flere kræfter rent økonomisk. De seneste par år har vi brugt rigtigt mange ressourcer på at udarbejde databehandleraftaler, få arkiverne til at underskrive aftalen, lave nye aftaler, da der kom nye skabeloner og standarder fra Datatilsynet, og begynde processen forfra med at få arkiverne til at udfylde og underskrive dem. Dette er et arbejde, som stadig pågår. Vi har også måttet bruge en hel del penge på at lave udvikling og ændringer i Arkibas, for at systemet kan være compliant, som det hedder i GDPR-universet. Vi har bl.a. lavet ekstra sikkerhed omkring login, automatisk log ud efter en time, mulighed for at administratorer kan se forgæves loginforsøg, og vi har lavet en del udvikling, for at systemet kan leve op til krav om slettefrister for logfiler, mails, nedlagte brugere og arkiver mv. Som databehandler skal Arkibas også igennem en årlig IT-revision, der skal munde ud i en ISAE 3000-erklæring, som dokumenterer, at vi overholder persondataforordningen og databeskyttelsesloven og lever op til god IT-skik. Denne erklæring skal laves en gang årligt og koster pr. gang 50.000-80.000 kr. at få udarbejdet. Hos Arkibas arbejder vi netop nu på at få vores første erklæring i hus. Det er et stort arbejde, som kræver, at vi laver informationssikkerhedspolitikker, privatlivspolitikker, fortrolighedsaftaler, retningslinjer for informationssikkerhed, risikovurderinger, kontrolbeskrivelser og meget mere. Til at hjælpe med dette arbejde har vi i 2021 måtte ansætte ekstra hænder i sekretariatet i form af en studentermedhjælper, og vi forventer også at have hende ansat i 2022 for at nå i mål med opgaven. Alt i alt har vi, når den første IT-revisionserklæring er i hus, forventeligt brugt op imod ½ mio. kr. ekstra alene til dette arbejde i form af arbejdskraft på sekretariatet, udviklingstimer på Arkibas og arkiv.dk og selve revisionserklæringen. Og udarbejdelsen af selve revisionserklæringen vil være en årligt tilbagevendende opgave og udgift. 6. november 1966 overgik Nakskov Skibsværft til nyt lønsystem baseret på jobsedler og dagkort, som blev indtastet elektronisk i en super moderne IBM-computer (Thomas Hald fot., Nakskov Lokalhistoriske Arkiv).
14
OmSLAget · årgang 2021 · nr. 4
