Vocería y gestión de eventos

El periodismo corporativo como vocero institucional “El discurso, como fondo del mensaje, y el protocolo, como forma del evento; se convierten en una herramienta clave del lenguaje corporativo”

Son el conjunto de técnicas, normas, estéticas y tradiciones organizadas por la institución para gestionar con efectividad y rigor la forma de comunicarse con sus públicos a través de documentos, eventos y ceremonias promovidas.

El protocolo como maestro de ceremonias

Técnicas de Protocolo en un evento Información del tema o subtitulo organizacional.

1.

Todos los invitados a un acto deben ser recibidos por el anfitrión, por el vocero o por un representante de la Organización.

2.

El evento debe ser presidido por el mayor rango institucional como máximo representante de la Organización, según el evento.

3. Las autoridades o representantes de mayor rango del evento se colocarán en un lugar relevante del acto.

4. Estar pendiente del más mínimo detalle, como las comidas, el ambiente, la tecnología y el cumplimiento de todas las expectativas del público.

Lina María Acosta Q.

PLANEACIÓN para ser voceros en eventos.

Definir grupo responsable.

Nombrar el vocero, el coordinador y responsabilidades.

Establecer objetivos del evento.

Definir público objetivo.

Definir programa y tiempos.

Definir indicadores de satisfacción del evento.

Atención al detalle.

Solicitar cotizaciones para los eventos según presupuesto, mínimo 3.

Cumplir requisitos legales y tener un plan de comunicación según tácticas e indicadores.

Actualización y consolidación de las bases de datos existentes.

Establecer el mensaje a brindar y su divulgación.

Tarjetas de invitación – Convocatoria, paso 1. de la PLANEACIÓN y DEL EVENTO Cargo, nombre, apellidos del anfitrión, quien además NO FIRMA. Carácter del acontecimiento.

Motivo.

El sitio, el día, hora de iniciación y duración si hay acto.

Tipo de traje.

R.S.V. o “Por favor confirme asistencia al teléfono …”

Logotipo.

Nunca es recomendable utilizar abreviaturas.

Marcar el sobre.

Convocatoria con mínimo a una semana de antelación.

A veces es necesario un mapa.

Utilizar en el tratamiento la profesión.

Dejar tipo de contacto.

SER VOCEROS anfitriones - Logística 1.

La adecuada actitud en un evento interno permite compartir, integrar, mostrar a los invitados una buena imagen de la Organización.

2.

Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los invitados principales.

3. Orientar al público y acompañarlos sin caer en el empalago.

4. Planear cada detalle.

5. No presentar licor en exceso.

6. Cumplir con los horarios establecidos.

7. Mostrar un trabajo en equipo integrado.

Cuando somos anfitriones Información del tema o subtitulo

Evitar el protocolo ficticio.

Acompañar a los invitados.

Alternar con todos los invitados.

No demostrar preferencias por un invitado.

No excederse en disculpas por algún incidente.

Dar por terminada la reunión.

Buena comida, temática veraz e interesante, brindar una buena compañía a través de la empatía y brindar una magnífica atención.

Lina María Acosta Quiroz Lina María Acosta Q.

COMUNICACIÓN Información del temaY o subtitulo DIVULGACIÓN DEL EVENTO Promoción y publicidad: Diseño de piezas e imagen corporativa: Definir los canales comunicativos, el lenguaje y la imagen invitaciones, pendones, señalización, portanombres, carpetas, lapiceros, libreto, lectura de mensajes, formatos de preguntas y mensajes según el evento, evaluación, escarapelas, certificados de asistencia, diplomas, página web y/o banner, plegable de promoción, afiches, pasacalles, papelería membreteada, memorias: carátula para CD, tiqueteras, estandarte de ubicación, semáforo de tiempo, ubicación de mesa principal y de acceso.

Lina María Acosta Q.

      

Ambiente del lugar Alimentación Transporte Señales (papel) de ubicación Atril Banderas Grupos culturales o de ambientación  Identificar las necesidades de equipos, conferencista y lugar: impresoras, computadores, teléfonos, fax, amplificación de sonido, micrófonos: de pie, solapa e inalámbrico, video beam, pantalla, etc.

LOGÍSTICA Lista de chequeo

 Personal de apoyo: guías, traductores, fotógrafos, maestros de ceremonias.  Invitación a periodistas,  Identificar Servicios de apoyo: Seguros y pólizas.  Regalos de imagen corporativa.

(Recordatorios)  Atenciones sociales.  Hospedaje en caso de necesidad.  Seguimiento a base de datos (público) y proceso de inscripción.

 Carta Protocolo maestra de ceremonias de invitación a autoridades

    

y

otras personalidades a la inauguración y la clausura, según el evento.

Precedencias, portanombres, Saludo protocolario, orden del día y discurso.

Elaboración de libreto.

Disposición de himnos, banderas y mesa principal.

(La bandera y la persona de mayor trascendencia va en el centro y luego se desplaza la importancia entre la derecha y la izquierda.

Aspectos a considerar de la imagen EN EL PROTOCOLO Buena presentación, Comportamiento, Percepción de gestos y del tono de voz, Cuidado del lenguaje corporal y de las conversaciones – Coherencia en el mensaje, Vivencia de los valores institucionales, Mostrar capacidad de flexibilidad, adaptación a los cambios con serenidad, Ser y sentirnos agradables, proyectar energía positiva y mucha naturalidad.

La imagen personal que proyectamos como periodistas corporativos, es una tarjeta de presentación organizacional.

La eficacia de la comunicación – El fondo : el mensaje -Claridad: mensaje nítido y fácilmente comprensible.

-Precisión: información específica y completa.

-Veracidad: información verdadera, auténtica, imparcial y objetiva.

-Oportunidad: el mensaje debe transmitirse cuando resulta de utilidad, ni antes ni después.

-Interés: para que el mensaje cree una reacción positiva en el receptor debe resultarle importante y atractivo.

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Características que debe tener un buen maestro de ceremonia para la gestión del mensaje: -Dominio escénico.

-Manejo de nervios.

- Excelente manejo de la voz.

- Lectura impecable.

- Buena imagen personal -Alto nivel académico y de formación.

-Capacidad de improvisación.

-Empatía y Simpatía.

Mostrar un mensaje natural.

Por corta que sea la participación entre ponente y ponente, siempre hay un mensaje por transmitir. Ha de ser preciso, sin rodeos y fácil de entender; evitando tocar temas que correspondan a los ponentes

Una vez pasa la palabra a otra persona, es prudente retirarse del escenario principal, fuera del área en la que se situará para hablar. Toda la atención debe recaer sobre dicha persona. También, para evitar salir en las fotos oficiales de su ponencia . http://www.revistacomunicaccion.com/index.php/comunicacion-y-organizacion/674-del-ser-al-h acer-como-maestro-de-ceremonia-las-claves-y-los-secretos

EL libreto del MAESTRO DE CEREMONIAS

EL MENSAJE CORPORATIVO DESDE EL VOCERO • Aprovechar cada instante para brindar un discurso elocuente, sincero y preciso sobre la entidad que se representa.

• El mensaje a brindar depende del tipo de evento.

• Hablar con entusiasmo, conocimiento de causa y gestionando posibles inconvenientes.

• Transmitiendo seguridad, credibilidad y confianza.

• Saber manejar los equipos previo a la presentación.

• Administrar con profesionalismo el micrófono, hacer pruebas previamente.

• Tener buena vocalización, memorización, dicción y respiración.

• Capacidad de improvisación y flexibilización.

• Usar investigaciones y fuentes que provean información adicional a través de cifras actualizadas o historias convincentes y cortas.

Información del tema o subtitulo EL DISCURSO CORPORATIVO

Lina María Acosta Quiroz

Características para analizar el discurso oral

Entretener

Buscar una respuesta agradable, sentir la diversión y complacencia, con el fin de lograr que los demás olviden la vida cotidiana con sus pequeños sucesos y apremios, basado en el humor.

Informar

Su principal objetivo es ayudar a las personas del auditorio para que amplíen su campo de conocimientos.

Convencer

Influye sobre los oyentes acerca de verdades y aspectos indiscutibles. Apela en torno a la convicción de las personas.

Persuadir

Se define como un medio para influenciar la conducta, a través de llamados dirigidos principalmente a emociones.

Información del tema o subtitulo EXISTEN VENTAJAS DE LA ORALIDAD FRENTE A LA ESCRITURA EN RETÓRICA:

EL PERIODISTA CORPORATIVO ES EL VOCERO OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN, EN TANTO ES EL LLAMADO A SER SU REPRESENTANTE, ES LA IMAGEN INSTITUCIONAL, DEBE TENER COHERENCIA EN SU LENGUAJE Y RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL

Ser el comunicador de la organización , el jefe de prensa, significa relacionarse con los públicos, tener la capacidad para asumir los retos institucionales y administrar la información con veracidad a través de todos los canales, pero en especial a través del voz a voz, es ser en sí mismo Voces responsables.