28.03.2018 - 22.06.2018
Het dagboek van liesbet verlinden
inhoudsopgave Wie ben ik? Waar deed ik mijn stage? Wat heb ik allemaal gedaan? Manier van functioneren Kritisch standpunt over de opleiding Persoonlijke appreciatie Enkele bijlagen
pagina 3 pagina 5 pagina 11 pagina 35 pagina 37 pagina 39 pagina 41
Wie ben ik? Mijn naam is Liesbet Verlinden. Voor mijn opleiding Communicatiemanagement, in de Arteveldehogeschool, deed ik 50 dagen stage bij Vanden Broele Productions in Brugge. Als stagebegeleider had ik Meneer Mombaerts, mijn stagementor was Rudi Versaen. Beide wil ik bedanken voor de begeleiding en kansen die ik gekregen heb. Ook Arteveldehogeschool Gent wil ik bedanken voor mij de mogelijkheid te geven om hier stage te lopen. In dit dagboek vertel ik meer over het bedrijf, over mijn takenpakket tijdens mijn stage en wat ik hieruit geleerd heb . Veel leesplezier!
Waar deed ik mijn stage? Afgelopen 3 maand deed ik mijn stage bij Vanden Broele Productions in Brugge, dit een is een deel van Vanden Broele groep. Het Vanden Broele-verhaal start op 15 januari 1957. Jacques Van den Broele sticht in een cc oud huurpand de drukkerij Vanden Broele. Later kwam hier ook een uitgeverij bij en verhuisde Vanden Broele naar het Waggelwaterterrein. Waar ze nu nog steeds gevestigd zijn (Lieven Bauwensstraat 35). Mijn stagementor was Rudi Versaen (0495 50 91 43). Hij is Business Unit Director bij de Vanden Broele groep. Vanden Broele Productions richt zich vooral op overheidsinstellingen en gemeenten en steden. En daarmee onderscheiden ze zich ook van de meeste concurrenten.
Korte historie Het Vanden Broele-verhaal start op in 1957. Jacques Van den Broele sticht in een oud huurpand de drukkerij Vanden Broele. De drukkerij breidt haar activiteiten jaar na jaar uit. De winkel werd stopgezet. Ook kwam de uitbreiding van producten met lederwaren. Vanden Broele Graphic Communications krijgt een nieuwe naam: Vanden Broele Productions. Naast o.a. het drukwerk en het digitaliseren van papieren dragers wordt ook volop ingezet op automatiseringsoplosnsingen. Van de mooie materialen die in de drukkerij gebruikt worden, zoals kwaliteitsvol leder, en met passie voor drukkunst, typografie en vormgeving creĂŤert Atelier Jacques unieke designitems. In 2018 richt Vanden Broele Productions hun Handmade op. Naast de traditionele trouwboekjes heb je nu ook lederen invulboekjes als attentie voor elke levensfase of gelegenheid.
Organogram Vanden Broele groep
Organogram De Vanden Broele groep bestaat uit 4 onafhankelijke bedrijven die gespecialiseerd zijn in communicatie en informatie. Binnen de groep is er een uitgeverij (Uitgeverij Vanden Broele), een communicatiebureau (Cayman), een productiebedrijf (Vanden Broele Productions) en een IT-bedrijf (Novado). De missie van de Vanden Broele Groep is om waardevolle professionele informatie te creëren, selecteren, bundelen en aan te bieden aan haar klanten EN om de communicatie van haar klanten naar hun belanghebbenden/stakeholders te optimaliseren. Dit steeds via goed uitgekiende strategieën, innoverende duurzame technologieën en efficiënte communicatiekanalen en -dragers. Bij Vanden Broele staat duurzaamheid ook gelijk aan een langetermijnvisie. Duurzaamheid betekent immers ook de rekbaarheid en draagkracht hebben om een crisis te overwinnen.
Aantal medewerkers Vanden Broele groep
Organogram Vanden Broele productions Liesbet Verlinden
Wat heb ik allemaal gedaan? De laatste 3 maanden zijn zeer gevarieerd geweest. Mijn takenpakket bestond zowel uit projecten uitwerken, content schrijven, prospecties doen als administratie. Op het begin was het aanpassen, veel wist ik uit de theorie die ik geleerd had op school. Maar als er één grote les is die ik geleerd heb, dan is het wel dat theorie en praktijk vaak nog ver uit elkaar liggen. Op de volgende pagina’s vertel ik kort hoe mijn afgelopen maanden eruit zagen, wat ik gedaan heb en wat ik eruit geleerd heb.
Mijn auto voor de gebouwen van Cayman. Op het eerste verdiep zit een deel van Vanden Broele Productions
Mijn plekje bij Vanden Broele Productions.
Week 1: 28 - 29 maart 8:45, ik parkeer mijn auto voor de gebouwen van Vanden Broele. Ik had een afspraak met Sven De Groote om 9 uur. Mooi op tijd. Ik werd hartelijk ontvangen en kreeg onmiddellijk een rondleiding. Sven legde mij uit hoe Vanden Broele groep in elkaar zit. Vanden Broele groep bestaat uit verschillende bedrijven. Zo heb je drukkerij Vanden Broele, communicatiebureau Cayman, softwareontwikkelaar Novado en Vanden Broele Productions. Bij dit laatste bedrijf doe ik mijn stage. Tijdens de rondleiding vertelde Sven dat er het een en het ander aan het veranderen is. Zo is een groot deel van de diensten van Vanden Broele Productions verhuist naar Vanden Broele uitgeverij en moet dit gat opnieuw ingevuld worden. Lange tijd maakten Vanden Broele enkel trouwboekjes en dergelijke, nu willen ze dit uitbreiden met logboeken en relatiegeschenken. De naam is er al, Vanden Broele Handmade. Na de rondleiding stelde Sven voor om deel te nemen aan een eerste om 11 uur. Zo kan ik onmiddellijk meestappen in het verhaal van Vanden Broele Handmade.
Klaarmaken van de banners en het vullen van de goodiebags.
De Wonderjaren-toog voor op de beurs.
Week 2: 3 - 6 april Samen met Laurence ging ik op bezoek in Middelkerke. Op 5 mei is er een infomoment voor hun inwoners. Dit infomoment zal gaan over de verandering van hun zeedijk. Voor deze infodag moet Vanden Broele Productions de zaal inrichten. Foto’s, dragers, content, bij welke leveranciers gaan we bestellen, etc. Eerste taak: alle dragers opsommen en mogelijke leveranciers zoeken, een vergelijking maken van de mogelijkheden, voorwaarden, levertijden en prijs. Hieruit wordt dan de beste leverancier gekozen. Daarnaast was er Wonderjaren. Wonderjaren is een project rond onderwijs. De komende weken doen ze enkele beurzen. En hiervoor moest alles nog getest worden. Kijken hoe de banners opgezet worden, de toog in elkaar steken en goodiebags vullen. Deze week stond er nog een GDPR-sessie gepland. Hier gaven ze uitleg wat het was Ên wat dat betekent voor Vanden Broele groep.
De maquette voor Middelkerke.
Week 3: 9 - 13 april Wonderjaren staat op verschillende beurzen, en hier worden telkens gegevens verzameld aan de hand van een voucher. Iedereen kan ook een foto laten nemen en krijgt dan een goodiebag. Aan de hand van de voucher wordt de foto opgestuurd, op een kaartje. Voor dit kan gebeuren, moeten eerst de gegevens van op de voucher verwerkt worden. Hier werd ik voor de eerste keer geconfronteerd met het GDPR-verhaal. Op de voucher zelf staat er dat na het versturen van het kaartje, de gegevens en foto verwijderd worden. Ik kreeg de taak van Liselotte om deze gegevens te verwerken. Nadat de eerste gegevens verwerkt waren, ging ik verder met Middelkerke. De lijst met mogelijke leveranciers was klaar. Deze lijst werd bekeken door Liselotte (zij doet de bestellingen). Eens we de precieze afmetingen wisten, gingen we aan het werk met een maquette, zo kunnen we gemakkelijk kijken wat we waar zetten en welke route de bezoekers moeten volgen.
De verschillende dragers van de infosessie van Middelkerke
Week 4: 16 - 19 april De week begon met een vergadering rond het project Middelkerke. De klant kwam langs om de maquette te bekijken en alles te bespreken. Na de vergadering had de maquette een andere indeling en konden we beginnen de dragers te bestellen. Liselotte toonde mij hoe dit in zijn werk ging. Rudi vroeg mij om te helpen met een aanbesteding van Oostkamp. De vraag was om aan de hand van campagnes hun vrijetijdsbrochure online bekend te maken. Met wat ik geleerd heb in de lessen, maakte ik een document op met allerlei mogelijkheden. Hier zaten zowel de logische, zoals foto’s en video’s, maar ook vernieuwende zaken, zoals carrousel en de verschillende vind-ik-leukknoppen, bij. Sven wil graag de website van Vanden Broele Productions volledig vernieuwen. Laurence had hiervoor enkele ideetjes uitgewerkt, zoals ‘op ieder potje past een deksel’. Matthew (de andere stagiair) en ik kregen de taak dit verder uit te werken.
Een close-up van het programma CERM.
Week 5: 23 - 26 april Nieuwe week, nieuwe uitdaging. Rudi had weer een aanbesteding, Kusterfgoeddag. Laurence toonde mij enkele ideeĂŤn, maar vroeg om deze verder uit te werken. Het ging over verschillende verplaatsbare dragers die men meermaals kan gebruiken. Dit kan gaan van affiches tot guerrilla marketing. Op het begin van mijn stage had ik samen met Rudi afgesproken dat ik verschillende aspecten zou leren kennen. Aanbestedingen, creatief nadenken, bestellingen, maar ook facturatie. Hij nam mij dus mee naar een vergadering hierover, ik leerde werken met CERM en kreeg mijn eerste opdracht: Bestelbonnen in verband met erkenningen verwerken en klaarmaken voor verzenden van facturatie. Op het einde van de week zat ik samen met Rudi over de stand van zaken van mijn stage. Rudi sloot af met het goede nieuws dat we de aanbesteding van Oostkamp gewonnen hebben.
De cultuurbrochure van Oostkamp die op verschillende manieren opengevouwen kan worden.
Week 6: 2 mei Een korte, maar toch een drukke week. Om 9 uur hadden Laurence en ik een afspraak bij het gemeentebestuur van Oostkamp. Deze vergadering ging over de lay-out en tekst voor de vrijetijdsbrochure. In de voormiddag was er nog de pitch van Matthew en ik over de opfrissing van de website Vanden Broele Productions. Onze aanzet was al goed, maar we mochten nog ruimer en verder denken. Een laatste vergadering die er gepland stond, was in verband met Wonderjaren. Vanaf volgende week komt er iemand vast werken aan de sales. Toch had Boke mij graag meegenomen in het verdere verloop. De eerste testschool voor dit project is binnen. Nu zaten we samen om de customer journey van de verschillende doelgroepen te bekijken (directie, leerkracht en ouders).
Mijn bureau. Met een map vol Nederlandse contacten, een boekje met brainstormideetjes en een computer klaar om nieuwsbrieven te maken.
Week 7: 7 - 9 mei Korte week, is een week om zaken af te werken. Eerste punt was de facturatie volledig afwerken. De tweede taak op was de brainstorm voor de website van Vanden Broele Handmade. Sven wil naast de website van Vanden Broele Productions, ook deze website opfrissen. Hiervoor zaten Matthew en ik samen, ondertussen maakten we er gebruik van om verder te werken aan de website van Vanden Broele Productions. Rudi kwam deze week met een nieuwe taak. Nederlandse gemeenten opbellen in verband met de trouwboekjes. Eerst schreef ik wat ik wou zeggen en wat men kon vragen. Daarna zette ik mij in een aparte ruimte waar ik niet kon gestoord worden. De eerste was nog met stress, maar eens ik begonnen was en alles goed verliep, deed ik het graag. Woensdag zaten Matthew, Sven en ik nog even samen rond nieuwsbrieven. Iets wat ik in theorie zeker nog gezien had, maar nog niet in praktijk heb moeten doen. Een toffe uitdaging om te proberen dus.
Het Wonderjaren-boek
Postkaartje met op de voorkant foto en op de achterkant informatie.
Week 8: 14 - 18 mei Deze week kwamen de GDPR-containers. De containers waren bedoeld voor alle papieren gegevens. Ik stond verbaast wat iemand allemaal bijhoudt: visitekaartjes, adreslijsten, afgewerkte modellen waar er persoonlijke gegevens op staan, etc. Samen met Liselotte en Boke bekeken we de opvolging van Wonderjaren. De knoop is doorgehakt hoe we het postkaartje willen, welke informatie we willen meegeven en wanneer we het postkaartje willen versturen. Sven kwam ook kijken naar de nieuwsbrieven. Hier hij herinnerde mij nog aan het AIDA-principe. Plots gingen alle cursussen door mijn hoofd. Daar besefte ik dat wij het vooral theoretisch gezien hebben. Als laatste was er een meeting over een campagne van AGION. Het is een zeer uitdagende campagne (overtuigingscampagne om zonnepanelen op schoolgebouwen te plaatsen), ik zag het zitten om hiervoor speciaal de vrijdag naar Brugge te rijden.
Stagiair Matthew en Sven
Week 9: 22 - 25 mei De week begon met een opleiding rond het mailingsprogramma, IBM Watson. Het is de bedoeling dat ik deze taak ook deels overneem van Matthew eens hij weg is. Dinsdag zijn Rudi, Laurence en ik samen naar Oostkamp getrokken. Hier zaten we samen om te kijken hoe ze nu hun cultuuraanbod online kunnen promoten. Woensdag was Agion aan de beurt. Samen met Rudi deden we een brainstorm hoe de mailings en online magazine er moeten uitzien. Deze brainstorm gebruikte ik om alles uit te werken. Vrijdag was het de laatste dag van stagiair Matthew. We deden een klein afscheid met koekjes en snoep. In de voormiddag kwam AGION langs om de stand van zaken te bespreken. In de namiddag was er een salesmeeting. Op deze meeting komen de accountmanagers, de marketingverantwoordelijke en de CEO samen. Een interessante en toffe afsluiter voor deze week.
Mailing van Vanden Broele handmade klaarzetten om te verzenden.
Week 10: 28 - 31 mei De week begon met het afwerken van de nieuwsbrieven, de meeste waren namelijk klaar en mochten van MailChilmp naar IBM Watson. Hier werden de laatste linken en persoonlijking gemaakt om ze dan te versturen. De nieuwsbrieven van Vanden Broele Handmade bestaat uit vijf verschillende fases gaat en dus vijf verschillende nieuwsbrieven. Deze moesten dus eerst afgewerkt worden en afgestemd worden qua stijl. Dinsdag hoorde ik dat onze cameraman (voor het filmpje van AGION) zijn geluidsman volgende week woensdag door examens niet mee kan. Gelukkig vonden we een vervanger. Daarnaast kwamen nog enkele problemen met het postkaartje van Wonderjaren. De voorkant is telkens een foto. Maar het lukte niet om deze telkens correct te printen. We moesten dit doen op de oude manier en alle foto’s in 1 document onder elkaar zetten, voorzien van een achterkant met de adressen er al op.
Filmdag voor AGION. Twee cameramannen én aandacht van een kindje. Topdag!
Week 11: 4 - 8 juni Het beloofde een goed gevulde week te worden. Deze week werd ik gedoopt tot projectleider van de testimonial voor AGION. Alles in goede banen leiden, zodat er een goed filmpje kan afgeleverd worden. Spannend én tof tegelijk. En natuurlijk mochten we de opmaak van de mailing en online magazine niet uit het oog verliezen. Deze moeten deze week af zijn, zodat de klant dit nog kan nalezen. Daarnaast kregen we een infosessie over phising. Met een actueel voorbeeld van één van de medewerkers, was het toch wel eventjes schrikken en besefte ik vlug dat het ook met mij kan gebeuren. Deze week begonnen we ook aan de content en foto’s voor op de website van Vanden Broele Handmade. Een hele klus.
Manier van functioneren?
Volgens de persoonlijkheidstest heb ik de persoonlijkheid ‘protagonist’. Protagonisten zijn echte, zorgzame mensen die hun handen in het vuur steken, en niets maakt ze gelukkiger met een aanstekelijk enthousiasme de leiding te nemen, en hun teams te verenigen en te motiveren. Dit laatste is zeker te herkennen. Ik hou ervan om andere te motiveren om iets te doen. Op stage werd ik ook vaak gezien als ‘de stagiair die altijd lacht en gedreven blijft’. Ik ben niet bang om op te staan en te spreken wanneer ik het gevoel heb dat er iets moet gezegd worden. Op mijn stage merkte ik wel dat ik vaak geremd werd om dit te doen omdat ik ‘de stagiair’ was. Waar Rudi mij op wees, ik mocht gerust kritischer zijn en dus meer reageren. Wat ik van mezelf ook geleerd heb, is dat ik vlug mensen vertrouw. Niet om de meest vertrouwelijke informatie te delen, maar wel als men zegt dat men iets gaat doen. Waardoor mijn vertrouwen dan ook weer vlug geschonden geraakt.
Kritisch standpunt over de opleiding De eerste dagen op je stage zijn altijd wat overweldigend. Wanneer je een opdracht krijgt, probeer je deze met de opgedane kennis op school tot een goed eind te brengen. Maar jammer en helaas is dit niet altijd even gemakkelijk. Zo heb ik ondervonden dat elk bedrijf ander te werk gaat en ook overheden (waar ik het meest mee in contact kwam) hebben hun eigen normen en waarden. Het bedenken van concepten is wel op te vullen door de theorie, maar het uitvoeren van taken hing vaak af van klant tot klant. Lessen zoals Photoshop, inDesign, Grafische Communicatie, Nederlands, Eventmanagement, etc gaven mij alvast een goede basis. En misschien is dit net het minpuntje van de opleiding? Je hebt van alles iets geproefd, maar het blijft bij de basis. Een student die afstudeert met die diploma is zeker klaar om op de arbeidsmarkt te treden. Een goede basiskennis en door de stage een eerste praktijkervaring.
Persoonlijke appreciatie Ik zou liegen als ik nu zeg dat ik het niet leuk vond bij Vanden Broele Productions. Ik werd hier met open armen ontvangen en werd echt als one of the family gezien. Het leuke was dat ik door verschillende collega’s betrokken werd bij verschillende projecten. Zo leerde ik ook waar ik wel en niet goed in was. Zo kreeg ik zelfs de verantwoordelijkheid voor het leiden van het project AGION. Vanden Broele productions is ook zeer flexibel. Als je taken maar klaar zijn tegen de deadline. Mindere puntjes waren soms moeilijk te zoeken. Maar het is een feit dat dit geen 9-to-5-job. Soms waren het lange dagen en kwam je doodop thuis. En was het soms moeilijk om mezelf nog achter mijn bureau te zetten om aan schoolwerk te beginnen. Vanden Broele Productions werkt in een open landschap, tof en gemakkelijk als je vragen hebt. Maar nadeel is dat het soms moeite vraagt om geconcentreerd te blijven of dat er rumoer is wanneer je wilt bellen. Een laatste minpuntje is dat je sterk afhankelijk bent van de periode van je stage. Vanden Broele Productions raad ik zeker aan aan studenten die graag zelfstandig denken en creatief zijn. Je mag niet bang zijn om overuren te doen of om niet volgens een vast stramien te werken. Als je graag wat vrijheid en verantwoordelijkheid wilt, ben je hier ook aan het juiste adres.
Enkele bijlagen
Verkennend gesprek Reflectie Persoonlijkheidstest
pagina 46 pagina 47 pagina 48
Verkennend gesprek
8:45, ik parkeer mijn auto voor de gebouwen van Vanden Broele groep. Ik had een afspraak met Sven De Groote om 9 uur. Mooi op tijd. Ik werd hartelijk ontvangen en kreeg onmiddellijk een rondleiding. Ook het atelier van productions werd in een notendop uitgelegd en getoond. Sven legde mij uit hoe Vanden Broele groep in elkaar zit. Vanden Broele groep bestaat uit verschillende bedrijven. Zo heb je drukkerij Vanden Broele, communicatiebureau Cayman, softwareontwikkelaar Novado en Vanden Broele productions. Bij dit laatste bedrijf doe ik mijn stage. Tijdens de rondleiding vertelde Sven dat er het een en het ander aan het veranderen is. Zo is een groot deel van de diensten van Vanden Broele productions verhuist naar Vanden Broele uitgeverij en moet dit gat opnieuw ingevuld worden. Dit gat gaan ze onder andere opvullen door de lederproducten uit te breiden. Lange tijd maakten Vanden Broele enkel trouwboekjes en dergelijke, nu willen ze dit graag uitbreiden met gadgets en allerlei relatiegeschenken. De naam is er al, Vanden Broele Handmade. Na de rondleiding stelde Sven voor om deel te nemen aan een eerste om 11 uur. Zo kan ik onmiddellijk meestappen in het verhaal van Vanden Broele Handmade. Ondertussen was iedereen aangekomen op het werk, ook Rudi was er. Rudi nam mij nog even apart om kort uit te leggen hoe alles te werk gaat. Hierbij nam hij mij mee in een ander project. Middelkerke is bezig met een verandering qua uitzicht. Zo komt er een nieuw casino, maar is er ook een nieuw wandeldijk. Rudi vertelde mij dat het redelijk druk is en dat het slecht gaat met zijn moeder, en dat het kon zijn dat ik hem minder zag. Wat niet wilde zeggen dat ik hem geen mailtjes met vragen mag sturen.
Verkennend gesprek Rudi benadrukte nog eens dat het project van Middelkerke voorrang heeft op Vanden Broele Handmade, want de eerste infosessie naar de inwoners toe, staat gepland op 5 mei. Tijdens dit gesprek bekeken we nog vlug de verschillende beroepsspecifieke vaardigheden. Deze hadden we al overlopen in november, tijdens een eerste gesprek. Meewerken aan het opstellen van communicatieplannen is de voornaamste strategische vaardigheid. Maar ook verzamelen en analyseren van gegevens zal ik moeten doen. Onder organisatorische vaardigheden valt de conceptuele voorbereiding van een project (zoals Middelkerke) en het uitvoeren van operationele taken bij het organiseren van bijvoorbeeld een event. Informatie verzamelen en doelgericht raadplegen van diverse bronnen is een belangrijke informatieverwerkingsvaardigheid. Later zal er nog teksten geschreven worden voor de website, infomoment van Middelkerke, etc. Hier zal dus meer redactioneel werk en doelgericht communiceren aan te pas komen. Daarnaast herhaalde Rudi nog eens de algemene vaardigheden. Het is altijd van belang om professioneel om te gaan, te handelen volgens het bedrijfsimago (loyaal, betrouwbaar en discreet), interesse te tonen in wat men hier doet, enthousiast te zijn, initiatief nemen en efficiĂŤnt werken, deadlines en gemaakte afspraken respecteren, als er iets is dit te melden, met kritiek kunnen omgaan, flexibel zijn, zelfstandig zijn, creatief zijn, etc. Op het einde van de dag kregen we het slechte nieuws dat Rudi zijn moeder overleden was. Ik heb Rudi niet meer gezien, maar Laurence en Sven vingen mij goed op. Ook Liselotte was er ook om taken door te geven.
Reflectie Tijdens mijn stage heb ik ontdekt dat er verschillende kleine zaken zijn waar ik het moeilijk mee heb of waar ik aan twijfel. Vanden Broele productions is een bedrijf die concepten verkoopt. Ze leveren een dienst om vooral de communicatie van overheidsinstellingen te verbeteren. Tijdens mijn stage werk ik dus vooral rond projecten. Voor die projecten moet er veel voorbereid en gebeld worden. Het bellen gaat vaak over leveranciers die gecontacteerd worden met vragen over levertermijn, prijzen, specifieke eisen van producten, etc. Er zit een zekere angst in mij om te bellen. Ik moet mezelf telkens weer over de streep trekken om de telefoon vast te pakken. Vaak stel ik het ook uit en stuur ik enkel een e-mail. Als we het over uitstellen hebben, is er nog een minpuntje van mezelf die naar boven komt. Bij overheidsopdrachten horen aanbestedingen. Deze aanbestedingen moet je telkens opnieuw winnen. Als mij gevraagd wordt om hierbij te helpen en dus het maken van campagnes/ideeĂŤn opzoeken/... wil ik dit altijd goed doen. Als ik een volledig document heb uitgewerkt met ideeĂŤn, durf ik dit niet onmiddellijk door te sturen. Bang dat het niet goed zal zijn, dat ik niet het juiste opgezocht heb, te weinig informatie heb, etc.
Persoonlijkheidstest
https://www.16personalities.com/nl/enfj-persoonlijkheid