GESTIÓN DOCUMENTAL CON AMAZON DRIVE

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

POSTGRADO EN GESTIÓN EJECUTIVA ADMINISTRATIVA

CURSO: GESTIÓN DOCUMENTAL PROYECTO: IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO DE GESTION DOCUMENTAL EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEL MUNICIPIO DE GUALACA

PRESENTADO POR: MGTRA. CARMEN DIAZ

DOCENTE DEL CURSO: MGTRA. YARISOL CASTILLO

DAVID, 20 DE JUNIO DE 2018

INTRODUCCIÓN

En los últimos años, las diferentes instituciones públicas han implementado de forma progresiva la denominada Administración electrónica.

Gracias a esta

evolución institucional, muchos de los procesos y gestiones que antes tardaban semanas y hasta meses en realizarse, se pueden hacer en cuestión de minutos. Y lo más importante, sin necesidad de desplazarse a ninguna oficina pública, simplemente desde casa mediante cualquier aparato electrónico con conexión a Internet.

Un software de gestión documental se ha convertido en una herramienta no solo de organización y de administración informativa, sino también en un agente para el fomento tanto de la investigación como de la mejora continua...

A la hora de hacer frente a la implantación de un software de gestión documental que sirva de base para la futura Administración electrónica de una institución pública, se deben tener en cuenta algunos aspectos que pueden frenar el proceso y ser capaz de erradicarlos a tiempo, como por ejemplo: El desconocimiento del sistema y de la metodología empleada por parte del personal.

Resistencia al cambio del software de gestión documental por parte de los trabajadores.

Inexistencia de tradición de la gestión documental vía online en las instituciones, lo que por norma general crea desconfianza.

En definitiva, las empresas o instituciones cuyos activos principales sean los documentos deberán contar con un software de gestión documental para mejorar la productividad y eficiencia de todos sus procesos. En el caso de una Administración pública, este deberá ser la base de su futura versión electrónica.

A. GENERALES DEL PROYECTO El proyecto consiste en la implementación de un sistema informático de Gestión Documental, para apoyar los procesos administrativos en materia de archivos de documentos en la nube.

Las entidades gubernamentales del Estado Panameño, manejan un sinnúmero de documentos de diversas índoles, que requieren ser almacenados para garantizar la evidencias de procesos legales (placas vehiculares, herretes de ganaderos, cobro de impuestos), de recursos humanos (expedientes de colaboradores, ausencias, incapacidades, entre otros), gestión de partidas presupuestarias (donaciones, compras, proyectos, planillas).

1. Unidad administrativa: Se considera como importante la gestión documental en el Departamento de Tesorería del Municipio de Gualaca.

2. El proyecto consiste: en la implementación de un Sistema informático de Gestión documental en el Departamento de Tesorería del Municipio de Gualaca que le permita manejar de manera oportuna y rápida, los documentos de mayor relevancia para ésta sección del municipio, ya que corresponde al control de egresos o ingresos realizados por el Municipio de Gualaca.

3. La empresa se dedica a: El Municipio de Gualaca es el ente vinculado al Gobierno Nacional, que brinda a la comunidad servicios públicos y realiza gestiones para solucionar las necesidades principales de la población de ésta área.

4. Objetivo General del proyecto: Incorporar un sistema informático de Gestión Documental, para el proceso óptimo de archivo de los documentos importantes del departamento de Tesorería Municipal.

5. Ambiente del proyecto El Departamento de Tesorería del Municipio de Gualaca, maneja un ambiente organizado, seccionado en oficinas con diversas funciones: Tesorero Municipal

Secretaria (trámite de pagos a proveedores, planillas, entre otros).

Cajera (atiende ventanilla para cobros de servicios como placas vehiculares, herretes, impuestos).

Se mantiene una seguridad en cuanto a los documentos archivados en los diferentes muebles para el proceso; entre ellos archivos de cajas (binding case) archivos de 4 y 5 gavetas metálicos)

Ejemplos de archivos metálicos

Ejemplos de archivo de caja (binding case)

6.

Estado Actual: El actual

Municipio de Gualaca, realiza en todos los departamentos, los

procesos de archivo de la información plasmada en documentos como textos, fotos, imágenes, documentos comerciales, entre otros, lo realiza de manera tradicional, lo que requiere de espacios para la ubicación de binding case o archivos de caja, que crean incomodidades en cuanto a espacios reducidos o saturación de cajas.

7.

8.

Nombre de la herramienta a aplicar en el proyecto: Amazon Drive

Descripción de la herramienta: Amazon Drive te permite acceder fácilmente a los documentos, hojas de cálculo, música, fotos y vídeos que has almacenado allí. Todas las fotos, vídeos y otros archivos que cargues en Amazon Drive se almacenan de forma segura y privada en tus archivos y en la biblioteca de Prime Photos.

Puedes acceder a los archivos desde cualquiera de tus dispositivos conectados, también puedes acceder a Amazon Drive desde cualquier navegador de escritorio, desde las aplicaciones para Windows o Mac, desde dispositivos Fire y desde dispositivos móviles iOS y Android.

9.

Esquema de Trabajo: La aplicación de escritorio de Amazon Drive te permite cargar, descargar y sincronizar archivos en tu equipo sin tener que conectarte a la página web de Amazon Drive.

Esta aplicación es compatible con Mac OS X 10.10 o

versiones posteriores y con Windows 7 o versiones posteriores.

La aplicación funciona creando una carpeta de Amazon Drive en tu equipo de escritorio. Con la funcionalidad de arrastrar y soltar, puedes subir archivos a Amazon Drive o descargarlos de Amazon Drive en tu equipo sin necesidad de abrir la página web.

También puedes utilizar la aplicación para sincronizar tu carpeta de Amazon Drive en tu equipo con todas o ciertas carpetas en tu cuenta de Amazon Drive.

La aplicación Amazon Drive para escritorio te permite cargar archivos pesados, superiores a 2 GB (lo cual no es posible en este momento en la página web de Amazon Drive). Puedes subir archivos individuales de hasta 48.82 GB de tamaño a Amazon Drive o Prime Photos. En algunos casos puede que el límite de subida de algún archivo sea inferior a 48.82 GB, debido

a limitaciones ajenas a nuestro servicio, como especificaciones de tu navegador web.

10. Requerimientos de hardaware y software: Amazon Drive es compatible con Internet Explorer 9 y superior, Safari 6 y versiones posteriores, Firefox y Chrome.

La aplicación de escritorio de Amazon Drive es compatible con Mac OS X 10.10 o versiones posteriores y con Windows 7 o versiones posteriores.

La aplicación de Amazon Drive para dispositivos móviles es compatible con los siguientes dispositivos: iPhone, iPod touch, iPad y iPad mini con iOS 8.1 o superior.

Teléfonos y tablets con Android 4.2 (Jelly Bean) o superior.

Tablets Fire, excepto Kindle Fire 1ª Generación.

11. Conclusiones basadas en si sería útil para usted o la empresa donde labora utilizar dicha implementación y por qué?

Amazon drive ha captado el mayor número de usuarios a través de servicios bien asentados. Con dos anuncios como son la altísima seguridad de sus servidores (muy reputada en el sector de la seguridad) y ahora el almacenamiento ilimitado, es una buena forma de ganar usuarios. Otras plataformas no pueden decir lo mismo, como Dropbox que ha cambiado las contraseñas de 68 millones de usuarios porque se han visto comprometida la seguridad de dichos usuarios.

Comparándolo con el resto de servicios en la nube, Amazon se estrena como el único que ofrece almacenamiento ilimitado. Sí, en otros servicios tenemos planes que ofrecen hasta 1TB, pero no es ilimitado.

Considerado lo anterior,

si sería útil porque el departamento es de mediana proporción, lo cual no requiere de una herramienta tan compleja para dar el resultado esperado.

12. HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Amazon Drive, el almacenamiento ilimitado en la nube más barato.

Compartir o descargar ficheros en Amazon Drive es tan sencillo como seleccionar un fichero y pulsar en los botones correspondientes. También tienes la opción de moverlo y eliminarlo. Cuando lo compartes obtienes un enlace de descarga que puedes pasar a tus conocidos por email, Facebook o Twitter.

Al pinchar en Amazon Drive, arriba, volverás a la portada. A la derecha verás un buscador que permite localizar archivos por su nombre, si tienes muchos.

Se obtiene Amazon Drive, si se tiene una cuenta en AMAZON

Instalando Amazon Drive de manera sencilla

Aquí te pide que ingreses tu email (correo) y contraseña de tu cuenta de Amazon para hacerlo. Si aun no tienes cuenta en Amazon puedes ver nuestro tutorial de Cómo crear una cuenta en Amazon.

Una vez que ingreses tus datos se abrirá otra ventana que te dará a elegir qué contenido de tu pc, o del móvil/tableta que estés utilizando, quieres que se guarde en la nube.

Puedes marcar la casilla que quieras ejemplo “música” y puedes guardarla entera o elegir las carpetas o archivos que prefieras y esto lo haces arrastrando las carpetas a la ventana de Amazon drive. 

Todos los clientes con una cuenta Amazon tienen derecho a 5 GB de almacenamiento en la nube gratuito.



Además si eres miembro Amazon Premium, puedes almacenar TODAS tus fotos gratuitamente así que, a disparar esa cámara u móvil sin tener que preocuparte por la falta de espacio.



Si tienes una tablet de Amazon de última generación; los Fire, todas las fotos que hagas con él serán almacenadas gratuitamente.

Ésta herramienta será de gran utilidad para la tomas de fotos en actividades sociales, cívicas o administrativas que desarrollo el Municipio de Gualaca, en cuanto la ejecución con partidas presupuestarias

Tiene tres (3) pestañas 

General – Te dice que estas registrado y tu nombre/correo electrónico. Y si le das a “Sign out” puedes cerrar la sesión.



Bandwidth – te muestra si estas bajando o subiendo algún archivo y los límites que quieras asignar a las subidas y bajadas.



Advanced – Los ajustes del sistema 

show notificationes – mostrar notificaciones.



start Amazon Drive on startup – Inicia Amazon Drive con arranque del sistema.



Dont upload hidden files – No subir archivos ocultos.

13. HERRAMIENTA DE SCANEO

CAMSCANNER: La aplicación móvil Nº 1 de escaneo y compartición de documentos con más de 100 millones de instalaciones en dispositivos y en más de 200 países. Ayuda a escanear, almacenar, sincronizar y colaborar multitud de contenidos a través de smartphones, iPads, tablets y PCs.

ENLACE https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=es

Características: Escáner en Móvil: Usando la cámara de tu móvil ya puedes escanear recibos, notas, facturas, tarjetas de visita, certificados.

Optimizar Calidad de Escaneo: El recorte inteligente y el auto-realce hace que los textos y gráficos en los documentos escaneados se vean más claros y nítidos.

Búsqueda Rápida: Al introducir cualquier palabra clave podrás ver un listado de documentos que la contenga en sus títulos, notas o imágenes (Sólo Registrados).

Extraer Textos desde Imágenes: OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae textos en las imágenes para su posterior edición o compartición (Sólo para pagos).

Compartir Archivos PDF/JPEG: Compartir con los otros documentos en formato PDF o JPEG vía redes sociales, adjuntos de email o enviando el enlace del documento.

AirPrint y Documentos Fax: Imprime en un instante docs en CamScanner con la impresora más cercana y enviar documentos directamente por fax a más de 30 países desde el app.

OFRECE PARA EL PROYECTO: 1. Colaboración: Invite sus colegas a visualizar y comentar tus escaneos en grupo. (Sólo Registrados) 2. Edición Avanzada: Tomar notas o añadir marca de agua personalizada en docs, todo se hace a su medida.

3. Seguridad en Archivos Importantes: Establecer contraseña para visualizar docs importantes. Además al enviar el link del documento también puede poner contraseña de protección.

INFORMACIÓN IMPORTANTE: Suscripción Premium ($4.99/mes o $49.99/año) 1. Editar resultados de OCR y exportarlos en formato txt 2. Crear collage de documentos para múltiples páginas 3. 10G extra de espacio en la nube 4. Añadir 40 extra colaboradores 5. Enviar enlace de documentos con protección con contraseña y fecha de caducidad 6. carga automática de docs a Box, Google Drive, Dropbox y Evernote 7. Descarga múltiple de archivos PDF en web 8. Todos los beneficios de usuarios registrados

CONCLUSIONES

Amazon Drive ofrece ahora almacenamiento ilimitado por 70€/año, en dólares representa 82.50 en dólares anuales, un costo bastante cómo para asumir y, es sin duda la mejor oferta en el mercado a día de hoy. Además puedes probarlo durante 3 meses totalmente GRATIS.

Una forma de liberar espacio en nuestro teléfono, computador, tablet o cualquier otro dispositivo electrónico es sin duda con Amazon Drive, es una excelente propuesta.

Las instituciones públicas manejan mucha documentación en diversas formas documentales (cheques, órdenes de compras, solicitudes de personas de la comunidad, acciones legales y judiciales, como otros administrativos como por ejemplo el registro de Herrete de dueños de animales vacunos; para éste tipo de instituciones, que requieren de mantener evidencias de todos los procesos y aún más de los contables que son la parte medular del manejo transparente de las partidas presupuestarias, Amazon Drive, es una herramienta y es una buena opción para guardar nuestros documentos, fotos o vídeos en la nube.

REFERENCIAS

https://yasehacerlo.com/la-nube/ https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.cams canner&hl=es https://www.nuxeo.com/es/ Nhttps://www.amazon.es/b?_encoding=UTF8&%2AVersion% 2A=1&%2Aentries%2A=0&node=12935598031