INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 e 14 REGOLAMENTO (UE) 2016/679
relativa al trattamento dei dati personali raccolti nel corso dell’evento e pedissequa LIBERATORIA IMMAGINI
Il Regolamento Europeo (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché norme relative alla libera circolazione di tali dati. Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR e in osservanza al principio di trasparenza di cui all’art. 5 GDPR, si informa che LEOALES S.r.l. Società Benefit nel corso dell’evento “La sostenibilità vale ZERO?” organizzato dalla Società presso Villa Stecchini Resort in data 19.04.2024 (di seguito, per brevità, solo “Evento”) tratta dati personali (di seguito “Dati”) riguardanti le persone che partecipano all’Evento (di seguito gli “Interessati”). Si forniscono, pertanto, agli Interessati le seguenti informazioni. La presente informativa non esclude che ulteriori informazioni sul trattamento dei Dati siano fornite agli Interessati anche con modalità differenti. Per ogni informazione, dubbio o chiarimento in merito al trattamento dei Dati, nonché per esercitare i diritti che sono riconosciuti agli Interessati dal GDPR, è possibile contattare il Titolare del trattamento con le modalità di seguito indicate.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
LEOALES S.r.l. Società Benefit
P.IVA.: 04441910249
con sede legale in Strada di Casale, n. 98 CAP 36100, Loc. Vicenza (di seguito “Società o Titolare”).
MODALITÀ DI CONTATTO DEL TITOLARE
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Raccomandata A/R alla sede legale
E-mail al seguente indirizzo: privacy@leoales.com
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I Dati sono trattati: Il trattamento è fondato su/è necessario per: I Dati sono conservati per un periodo pari a:
a) per consentire l’iscrizione/ la partecipazione dell’Interessato all’Evento e per la gestione degli adempimenti correlati (es. per scopi di sicurezza delle persone presenti, ecc.).
b) per l’invio agli iscritti di un Questionario finalizzato a consentire la migliore organizzazione dell’Evento e l’impatto generato dallo stesso, compresa la gestione del rinfresco.
c) per pubblicare fotografie e/o registrazioni audio-video ritraenti l’immagine e/o la voce/dichiarazioni eventualmente rilasciate dell’Interessato individualmente, in coppia o in gruppo (di seguito “Materiale Fotografico”), nel corso dell’Evento attraverso internet (es: sito internet), social network (es. pagine ufficiali, LinkedIn, Facebook, ecc.) ed altri mezzi di comunicazione, anche cartacei (es. giornali, riviste specializzate/di settore, brochure) in uso alla Società a scopo di promozione commerciale dell’Evento e/o della Società o per fini istituzionali (es. documentazione dell’Evento, comunicazione interna ecc.).
▪ il perseguimento del legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) o se pertinente per l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)
▪ per i dati personali comuni: il perseguimento del legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR);
▪ per i dati personali particolari (es. intolleranze alimentari): il consenso espresso dell’Interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR) mediante compilazione di apposito form on line.
Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR) mediante compilazione di apposito form on line.
L’autorizzazione alla pubblicazione del Materiale Fotografico è resa anche ai sensi degli artt. 96 e 97 L. 633/41 (Legge sul diritto d’autore) e 10 del Codice civile in forma gratuita, senza limiti di tempo/ territorio e senza vincoli particolari. In via esemplificativa e non esaustiva, la Società potrà rielaborare/adattare il Materiale Fotografico, modificare le clip video realizzate, estrapolare l’audio, modificare il Materiale Fotografico, ecc., per la realizzazione delle finalità per le quali il sottoscritto abbia dato il proprio consenso
1 mese dall’Evento;
1 mese dall’Evento;
24 mesi dal rilascio del consenso nei data base della Società.
espresso, fermo - in ogni caso - il divieto di utilizzare il Materiale Fotografico in modo che possano arrecare un pregiudizio all’onore o al decoro del sottoscritto. Si precisa che nei casi in cui l’iscritto all’Evento partecipi con un accompagnatore, l’autorizzazione si intende prestata anche per questo ultimo al quale l’iscritto si impegna a sottoporre la presente informativa. L’iscritto esonera la società da qualsiasi responsabilità e si impegna a tenerla manlevata e indenne da qualsiasi responsabilità che possa derivare dall’utilizzo dell’immagine dell’accompagnatore.
Decorsi i termini di conservazione indicati nella presente Tabella, i Dati saranno distrutti o resi anonimi. Tempi di conservazione diversi da quelli sopraindicati potranno essere determinati da specifiche norme di legge ovvero da legittime richieste/ordini delle Autorità o dalla partecipazione della Società a procedure giudiziarie che implichino il trattamento dei Dati forniti.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Dati è effettuato con modalità cartacee e telematiche nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure tecniche e organizzative di cui all’art. 32.1 del GDPR, con l’osservanza di misure cautelative che ne garantiscano integrità, riservatezza e disponibilità. I trattamenti di cui alla presente Informativa non sono oggetto di processi decisionali automatizzati.
CATEGORIE DI DATI TRATTATI
Nel perseguimento delle finalità sopra indicate verranno trattati:
• dati personali comuni, quali: dati identificativi e anagrafici (es. nome e cognome); dati di contatto (numero di telefono, e-mail); immagine (qualora nel corso dell’Evento siano scattate fotografie o realizzate registrazioni e l’Interessato abbia dato il proprio consenso al trattamento delle immagini che lo ritraggono);
• dati personali particolari, quali: dati relativi alla salute (es. intolleranze alimentari).
CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I Dati non saranno oggetto di diffusione, salvo che per il Materiale Fotografico e gli eventuali altri Dati ad esso abbinati, chepotranno esserediffusiconlemodalità eneilimitidicuiallapresenteinformativa qualoral’Interessato abbia acconsentito espressamente a tale trattamento.
I Dati verranno trattati esclusivamente per le finalità di cui alla presente informativa, da parte del personale aziendale dipendente e/o collaboratore, appositamente autorizzato e istruito dal Titolare ai sensi dell’art. 29 GDPR.
I Dati potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:
a) soggetti che forniscono in outsourcing servizi al Titolare, quali – a titolo esemplificativo – la gestione del sistema informativo usato dal Titolare e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica), la registrazione degli Interessati all’Evento tramite portali online dedicati, ecc.;
b) fotografi, videomakers ecc.;
Il Titolare del Trattamento si impegna ad affidarsi esclusivamente a soggetti che prestino garanzie adeguate circa la protezione dei Dati, provvedendo a nominarli, laddove richiesto dalla normativa vigente, Responsabili del Trattamento ex art. 28 del Regolamento. L’elenco completo e aggiornato dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede del Titolare e consultabile su richiesta dell’Interessato.
TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI
Il Titolare non intende trasferire i Dati verso paesi non appartenenti all’Unione Europea/Spazio SEE. In ogni caso, il Titolare garantisce sin d’ora che qualunque trasferimento di dati personali verso paesi terzi avverrà nel pieno rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e ss.), al fine di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato. Il trasferimento avverrà dunque verso Paesi che la
Commissione Europea ha ritenuto garantiscano un livello di protezione adeguato, in conformità a quanto stabilito dall’art. 44 GDPR oppure nel rispetto di specifiche clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, a condizione che il destinatario dei dati fornisca garanzie adeguate e che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. Eventuali deroghe a quanto sopra avverranno solo nel rispetto dell’art. 49 GDPR.
FONTE DA CUI HANNO ORGINE I DATI e NATURA DEL CONFERIMENTO
I Dati sono raccolti direttamente presso l’Interessato (anche attraverso piattaforme informatiche – es. Dati per la registrazione all’evento).
Il conferimento dei Dati di cui alla presente Informativa è necessario per la realizzazione delle finalità di cui alle lettere a). L’eventuale rifiuto comporterà pertanto l’impossibilità per l’Interessato di partecipare all’Evento. Il conferimento dei Dati per le finalità di cui alla lettera b) è facoltativo e tuttavia necessario per la migliore organizzazione dell’Evento. L’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità per il Titolare di considerare eventuali intolleranze alimentari degli iscritti. Laddove, invece, non acconsenta all’utilizzo del Materiale Fotografico nei termini di cui alla presente informativa (dunque per la finalità di cui alla lettera c), il Titolare non potrà trattare la Sua immagine e gli eventuali altri Dati ad essa abbinati per le finalità sopradescritte, ma ciò non pregiudicherà la Sua partecipazione all’Evento.
DIRITTI DELL'INTERESSATO - RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Inviando una comunicazione a mezzo lettera raccomandata A/R alla sede legale della Società oppure via e-mail all’indirizzo indicato nella sezione “Modalità di contatto del Titolare” della presente informativa, l’Interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:
a) l’accesso ai Dati che lo riguardano;
b) la rettifica dei Dati;
c) la cancellazione dei Dati, nei limiti previsti dal GDPR;
d) la limitazione del trattamento dei Dati qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 18 GDPR;
e) la portabilità dei Dati in un formato strutturato, nei casi di cui all’art. 20 GDPR;
f) l’opposizione al trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 21 GDPR, se trattati per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del trattamento.
L’Interessato, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul suo consenso ha diritto di revocarlo in qualsiasi momento. In ogni caso, la revoca del consenso al trattamento non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR, egli ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo, rappresentata in Italia dal Garante per la Protezione dei dati personali, con sede a Roma.