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MINISTERIO DE AGRICULTURA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA

Reglamento del Código de Ética

Distrito Nacional, República Dominicana Noviembre 2011


MINISTERIO DE AGRICULTURA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA

REGLAMENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA

Distrito Nacional, República Dominicana Noviembre 2011


Ministerio de Agricultura de la RepĂşblica Dominicana

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Reglamento CEP-MA / Código de Ética

E l principio de que el fin justifica los medios se considera en la ética individualista como la negación de toda moral social. En la ética colectivista se convierte necesariamente en la norma suprema; no hay, literalmente, nada que el colectivista consecuente no tenga que estar dispuesto a hacer si sirve “al bien del conjunto”, porque el “bien del conjunto” es el único criterio, para él, de lo que debe hacerse. Friedrich Hayek

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Portada, Dise帽o y Diagramaci贸n en Amigo del Hogar por Lenia Rosario Impreso en Amigo del Hogar Santo Domingo, Rep. Dom. Junio 2012.


Índice TÍTULO I Artículo 1.- Objeto........................................................................................... 7 Artículo 2.- Ambito de aplicación.............................................................. 7 Artículo 3.- Aplicación del código y su reglamento a terceros ....... 7 Artículo 4.- Definiciones................................................................................ 8 TÍTULO II Artículo 5.- Principios, deberes y prohibiciones................................... 8 TÍTULO III Artículo 6.- Del incumplimiento al código de ética del ministerio de agricultura y de su reglamento................................ 8 Artículo 7.- De la calificacion de los incumplimientos........................ 8 TÍTULO IV CAPITULO I Artículo 8.- De la aplicación de las medidas correctivas y sanciones.................................................................................. 9 Artículo 9.- De la potestad para decidir el tipo de medida correctiva o sanción....................................................................... 9 Artículo 10.- De la clasificación de las medidas correctivas.............. 9 Artículo 11.- De la clasificación de las sanciones.................................10 Artículo 12.- Calificación de gravedad y su relación con las medidas correctivas y sanciones............................................... 11 Artículo 13.- Criterios para calificación de gravedad......................... 11 Artículo14.- De las sanciones aplicables a personas que no se desempeñan en el servicio público .................................. 11


CAPITULO II Artículo 15.- De las formalidad de las denuncias................................12 Artículo 16.- Del procedimiento administrativo disciplinario........12 Artículo 17.- Del plazo de prescripción...................................................12 TÍTULO V Artículo 18.- Órgano de la alta dirección para diseñar, establecer, aplicar y difundir incentivos y estímulo..........................13 Artículo 19.- Del establecimiento de los estímulos............................13 TÍTULO VI Artículo 20.- Difusion del codigo de etica del ministerio de agricultura de la republica dominicana y su reglamento.............................................................................................13 Artículo 21.- De las campañas educativas sobre sanciones.............................................................................................13 TÍTULO VII Artículo 22.- Oficial de ética.......................................................................14 Artículo 23.- Responsabilidades y funciones del oficial de ética..........................................................................................14 Artículo 24.- Comité de ética ....................................................................15 Artículo 25.- Responsabilidades y funciones del comité de ética........................................................................................16 Artículo 26.- Limitación por conflicto de interés................................16 Artículo 27.- Decisiones del comité de ética.........................................17 Artículo 28.- Compromiso de confidencialidad del comité de ética........................................................................................17 Artículo 29.- Reuniones del comité de ética ........................................17 Artículo 30.- Recomendaciones del comité de ética.........................18 Artículo 31.- Consultas al oficial de ética...............................................18 Artículo 32.- Denuncia de conducta indebida....................................20 Artículo 33.- Valoracion preliminar..........................................................20 Artículo 34.- Notificación de la investigación......................................21 Artículo 35.- Vigencia de este reglamento...........................................23 Anexo 1.............................................................................................................24


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Reglamento CEP-MA / Código de Ética

TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- OBJETO El presente Reglamento se constituye en la norma y procedimientos de aplicación de las disposiciones contenidas en el CEP (Código de Ética Pública) del Ministerio de Agricultura de la República Dominicana (MA), en adelante CEP-MA. ARTÍCULO 2.- AMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación del presente reglamento comprende a todos los servidores públicos vinculados al MA. También están sujetos al cumplimiento del CEP-MA los contratistas para el suministro de bienes o servicios al MA en los aspectos relacionados con sus responsabilidades contractuales. Este Reglamento califica a las personas que no tiene un vínculo laboral o equivalente con el MA como “Otros vinculados al MA”. ARTÍCULO 3.- APLICACIÓN DEL CÓDIGO Y SU REGLAMENTO A TERCEROS En caso de incertidumbre en cuanto a la aplicación de este Código a terceras partes, dígase a miembros de otras entidades públicas o privadas o personas físicas, es responsabilidad de los empleados del MA darles a conocer el CEP-MA, y específicamente, los aspectos atinentes a su incertidumbre. Cuando el CEP-MA no sea explicito en una conducta que genere incertidumbre, el empleado del MA deberá elevar consulta al ODE (Oficial de Ética).

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ARTÍCULO 4.- DEFINICIONES Para los efectos de la aplicación del CEP-MA y de este reglamento, se tomarán en cuenta las definiciones que aparecen en el glosario incluido en el acápite VI del CEP-MA. TÍTULO II PRINCIPIOS, DEBERES Y PROHIBICIONES ÉTICAS DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y OTROS VINCULADOS AL MINISTERIO DE AGRICULTURA

ARTÍCULO 5.- PRINCIPIOS, DEBERES Y PROHIBICIONES Cada empleado, así como quienes están vinculados contractualmente con el MA, tiene la obligación de acatar los principios, deberes y prohibiciones que se señalan en este CEP-MA. Los principios, deberes y prohibiciones establecidas en el CEP-MA y en el presente Reglamento son el conjunto de mandatos que sirven para generar la confianza y credibilidad del Poder Ejecutivo y sus dependencias, los demás poderes, la comunidad en general, los cooperantes internacionales y otros interesados en la gestión del MA. TÍTULO III INFRACCIONES ÉTICAS DE LOS EMPLEADOS Y OTROS VINCULADOS AL MINISTERIO DE AGRICULTURA

ARTÍCULO 6.- DEL INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DE SU REGLAMENTO Se considera infracción o incumplimiento del CEP-MA y del presente Reglamento, la transgresión de los principios, deberes, obligaciones y prohibiciones establecidos en el Capítulo III del CEP-MA generándose responsabilidad pasible de sanción conforme lo dispone el Capítulo IV, sección B, acápite c, de dicho Código. ARTÍCULO 7.- DE LA CALIFICACION DE LOS INCUMPLIMIENTOS La calificación de la gravedad de la infracción es atribución del CE (Comité de Ética) que recibirá asesoramiento del ODE en los aspectos técnicos de la investigación correspondiente a cada caso.

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TÍTULO IV SANCIONES Y PROCEDIMIENTOS

CAPITULO I DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y SANCIONES

ARTÍCULO 8.- DE LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y SANCIONES Las medidas correctivas y sanciones se aplicarán según las disposiciones del presente Capitulo. ARTÍCULO 9.- DE LA POTESTAD PARA DECIDIR EL TIPO DE MEDIDA CORRECTIVA O SANCIÓN Según la calificación de los incumplimientos, a partir de lo presentado en el Artículo 7, le corresponde al Ministro de Agricultura de la República Dominicana, apoyado en la recomendación del CE, decidir el tipo de sanción que corresponda a la calificación de incumplimiento. Todas las sanciones deberán ser autorizadas por el Ministro de Agricultura. Las medidas correctivas podrán ser autorizadas por el ODE CON la recomendación del CE. ARTÍCULO 10.- DE LA CLASIFICACIÓN DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Una medida correctiva es un recurso disuasivo que se utiliza para indicar al infractor o potencial infractor que está involucrado en un caso de incumplimiento o posible incumplimiento de las normas institucionales. Dado a que los efectos de la conducta bajo estudio pueden no ser materiales al momento de la consideración de los hechos, existe oportunidad para corregir la conducta cuestionada y mantener lo que se considera conducta debida. Las medidas correctivas pueden ser: (i) exigencia de medidas correctivas, (ii) amonestación verbal y (iii) amonestación escrita. a. Exigencia de medidas correctivas. Es un recurso que se utiliza para solicitar a una persona que ejerce dirección o supervisión sobre otra que tome medidas dirigidas a que dicha persona suspenda conductas que aparentan incumplir o que efectivamente estén incumpliendo parte(s) del CEP-MA. Las infracciones al CEP-MA pueden incluir negligencia en la dirección y supervisión de personas, lo cual puede llegar [ 11 ]


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a interpretarse como complicidad por omisión o comisión de actos considerados violatorios del CEP-MA. b. Amonestación verbal. Es una comunicación directa al potencial infractor para que suspenda o descontinúe acciones que pueden aparentar afectar o directamente estar afectando parte(s) del CEP-MA. c. Amonestación escrita. Es una comunicación formal y directa al potencial infractor para que suspenda o descontinúe acciones que pueden aparentar afectar o directamente estar afectando parte(s) del CEP-MA. Por lo general, una amonestación escrita se presenta cuando previamente se ha trasmitido una amonestación verbal, sin que se aprecie una corrección de la conducta o cuando la circunstancia de presunto incumplimiento o intento de incumplimiento se considera mayor en su gravedad que cuando se trasmite una amonestación verbal. Esta amonestación no se considerará una sanción disciplinaria, en cuanto no se identifique como tal y, no tenga efectos en los antecedentes del destinatario de la misma u otro tipo de consecuencias. ARTÍCULO 11.- DE LA CLASIFICACIÓN DE LAS SANCIONES Las sanciones se utilizan como recurso disciplinario para penalizar al infractor o potencial infractor que está incurso en un incumplimiento del CEP-MA, cuando los efectos de su conducta bajo estudio, pueden ser materiales al momento de la consideración de los hechos. Las sanciones también representan medios para disuadir comportamientos similares al penalizado y mejorar el entorno preventivo dentro del ambiente de control interno. Las sanciones pueden ser: a. Suspensión conforme a las normas del servicio público vigentes. b. Restricción de acceso a las instalaciones del MA. c. Pérdida temporal o permanente de beneficios o privilegios establecidos d. Pérdida de oportunidades de promoción e. Despido del trabajo f. Perdida de oportunidad de vinculación futura al MA g. Aplicación de clausulas contractuales como penalidades (multas o terminación contractual) en los casos de contratistas del MA. h. Cualquier combinación de las medidas anteriores que se estime conveniente por disposición del CE y en armonía con los Reglamentos internos y el marco legal vigente.

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ARTÍCULO 12.- CALIFICACIÓN DE GRAVEDAD Y SU RELACIÓN CON LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y SANCIONES Las sanciones antes mencionadas se aplicaran atendiendo a la gravedad de las infracciones como sigue: a. Infracciones leves: Amonestación o suspensión. b. Infracciones según gravedad: por decisión de la mayoría absoluta de los miembros del CE, se aplicarán las sanciones previstas en los literales desde el a. hasta el g. anteriores o una combinación de ellas. Toda sanción deberá respaldarse de las consideraciones que llevaron a ella y dejarse debidamente documentadas y refrenada con la firma de los miembros del CE. ARTÍCULO 13.- CRITERIOS PARA CALIFICACIÓN DE GRAVEDAD La aplicación de las sanciones se realizará teniendo en consideración los siguientes criterios: a. El perjuicio patrimonial o equivalentes o daños morales o de una índole identificable y comprobable, ocasionados a la Administración pública, servidores públicos o terceros de buena fe. b. Violación del marco legal c. Violación a normas y procedimientos internos del MA d. Naturaleza de las funciones desempeñadas, así como el cargo y jerarquía del infractor e. Beneficio obtenido por el infractor f. La reincidencia o reiteración g. La intencionalidad ARTÍCULO14.- DE LAS SANCIONES APLICABLES A PERSONAS QUE NO SE DESEMPEÑAN EN EL SERVICIO PÚBLICO Si al momento de determinarse la sanción aplicable, la persona responsable de la comisión de la infracción no se desempeña en el MA o es un tercero que al momento de determinarse la sanción no tiene vinculo contractual activo con el MA: a. El MA reportará los hechos y las conclusiones al Ministerio Público u otras autoridades competentes, para lo que corresponda al tipo de indicios de responsabilidad cubierta por el ámbito de dichas instancias

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y para las acciones de restricción de contratación laboral en el servicio público.

b. El MA reportará los hechos y las conclusiones a las agencias del Estado encargadas de administrar los procesos de contratación pública, para que registren en sus bases de datos los antecedentes de contratistas o ex contratistas infractores.

c. El MA adelantará los trámites legales correspondientes para interponer demandas penales, comerciales o civiles, según el caso. CAPITULO II DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO

ARTÍCULO 15.- DE LAS FORMALIDAD DE LAS DENUNCIAS Cualquier persona puede denunciar ante el ODE las infracciones que se cometan contra el CEP-MA y el presente Reglamento. Los empleados del MA y otros relacionados deberán denunciar ante el ODE cualquier infracción al CEP-MA de la que tengan conocimiento. El ODE deberá someter a consideración del CE cada denuncia en la próxima reunión ordinaria del CE o citar a reunión extraordinaria según la gravedad de los hechos y la urgencia de tomar medidas preventivas o correctivas. ARTÍCULO 16.- DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO Al infringir el CEP-MA y este Reglamento, el empleado será sometido al procedimiento administrativo disciplinario, conforme lo previsto en este Reglamento, en las normas vigentes de responsabilidad administrativa del MA o, en su defecto, en las normas vigentes del Ministerio de Administración Pública sobre la materia. Las personas que no estén vinculadas al MA al momento de concluirse la investigación respectiva serán sometidas a los procedimientos previstos en este Reglamento y, en su defecto o complementariamente, a lo previsto en las normas legales vigentes aplicables. ARTÍCULO 17.- DEL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN El plazo de prescripción de la acción para el inicio del procedimiento administrativo disciplinario es de tres (3) años contados desde la fecha en que

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la CE toma conocimiento de la comisión de la infracción, salvo que se trate de incumplimientos o violaciones continuadas del CEP-MA, en cuyo caso el plazo de prescripción se contará a partir de la fecha en que se cometió la última infracción, sin perjuicio del proceso civil o penal a que hubiere lugar. TÍTULO V DE LOS INCENTIVOS Y ESTÍMULOS

ARTÍCULO 18.- ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN PARA DISEÑAR, ESTABLECER, APLICAR Y DIFUNDIR INCENTIVOS Y ESTÍMULO Corresponde al Ministro de Agricultura de la República Dominicana, directamente o apoyado por el ODE y el CE, diseñar, establecer, aplicar y difundir los incentivos y estímulos, así como los mecanismos de protección, a favor de los empleados u otros relacionados que denuncien el incumplimiento del CEP-MA. ARTÍCULO 19.- DEL ESTABLECIMIENTO DE LOS ESTÍMULOS Los estímulos e incentivos a los que se refieren la Ley y el presente Reglamento se establecerán de acuerdo a los criterios que establezca el Ministro de Agricultura de la República Dominicana. TÍTULO VI DIFUSIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS

ARTÍCULO 20.- DIFUSION DEL CODIGO DE ETICA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA DE LA REPUBLICA DOMINICANA Y SU REGLAMENTO El ODE acreditará ante el Ministro de Agricultura de la República Dominicana, el cumplimiento de su deber de difusión del CEP-MA y del presente Reglamento. La omisión en la difusión antes indicada, constituye infracción al reglamento sancionable. A RT ÍCU LO 21.- DE LAS CAMPAÑAS EDUCATIVAS SOBRE SANCIONES El MA ejecutará campañas educativas preventivas sobre las sanciones a las que se refiere este Reglamento.

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TÍTULO VII ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DEL REGLAMENTO

ARTÍCULO 22.- OFICIAL DE ÉTICA a. El ODE será un funcionario de dedicación permanente y libre nombramiento y remoción del Ministro de Agricultura de la República Dominicana. El perfil profesional del ODE se ajustará a lo previsto en el manual de Organización del MA. b. El ODE será independiente de todas las dependencias del MA y dispondrá del personal y elementos que se estimen necesarios para su cabal funcionamiento y para interactuar con el CE cuando sea necesario. c. El ODE dependerá funcional y administrativamente del Ministro de Agricultura de la República Dominicana y tendrá relación de comunicación directa con el CE, la Unidad de Auditoría interna y el Comité de Auditoría del MA de quienes recibirá y, a quienes proporcionará asesoramiento. ARTÍCULO 23.- RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL OFICIAL DE ÉTICA a. Desempeñarse como secretario del CE, del cual forma parte con voz y voto. b. Convocar las reuniones del CE previstas en este Reglamento o en cualquier tiempo, según la prioridad o gravedad de las denuncias de supuesta conducta indebida u otras situaciones relacionadas con la ética en la entidad. c. Recibir y tramitar las consultas de los empleados sobre sus inquietudes para aplicar el CEP-MA o este Reglamento. d. Recibir y tramitar las denuncias de supuesta conducta indebida. e. Preparar los análisis preliminares y en interpretación del CEP-MA y de otras normas disponibles y aplicables, dirigir las investigaciones necesarias para aclarar las denuncias de conducta indebida. Para adelantar las investigaciones, el ODE podrá solicitar al Ministro de Agricultura de la República Dominicana los recursos específicos que puedan ser necesarios (apoyo de otras dependencias del MA, consultoría, tecnología, apoyo policial, etc.).

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f. Preparar el formulario de declaración de conocimiento, entendimieng.

h. i.

j. k. l.

to y de inexistencia de conflicto de interés y mantenerlo actualizado. Realizar monitoreo para establecer que la unidad de Recursos Humanos o equivalente está tramitando el formulario de declaración de conocimiento, entendimiento y de inexistencia de conflicto de interés (Ver Anexo 1), con la periodicidad establecida en este Reglamento. Emitir informes trimestrales de gestión con destino al Ministro de Agricultura de la República Dominicana, previa revisión y aprobación del CE. Someter a revisión del CE un informe anual de gestión con destino al Ministro de Agricultura. Dicho informe se deberá entregar al Ministro de Agricultura a más tardar el último día del mes de Febrero siguiente a cada ano de gestión que se esté reportando. Participar en el diseño del plan de inducción y capacitación para expandir los conocimientos del CEP- MA tanto a los empleados como otros interesados. Participar como instructor en los eventos de inducción / capacitación sobre el CEP-MA. Desempeñar todas aquellas funciones que sean necesarias para la aplicación, supervisión y aseguramiento del funcionamiento del CEP-MA y la preservación de la conducta debida en la institución.

ARTÍCULO 24.- COMITÉ DE ÉTICA a. Creación y composición del Comité de Ética. El Ministro de Agricultura de la República Dominicana creará el Comité de Ética y designará sus integrantes por tiempo indefinido. Este Comité estará compuesto por (5) funcionarios del MA, independientes entre sí; es decir sin mutua dependencia o conflicto de interés. Uno de tales miembros será el ODE. Asimismo, designará dos (2) suplentes para atender ausencias permanentes y temporales de los miembros principales. No deberán ser miembros del CE personal de la Unidad de auditoría interna. b. Remoción de los miembros del Comité de Ética. Todos los miembros del CE serán de libre remoción por el Ministro de Agricultura en cualquier momento. a. Investigaciones de miembros del Comité de Ética. Cuando un miembro del CE este incurso en una denuncia por presunta conducta indebida, deberá sustraerse de participar en el proceso para el

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establecimiento de la pertinencia del caso y posterior investigación de la supuesta responsabilidad por falta a la conducta indebida. Para estos casos será reemplazado por uno de los suplentes. b. Atribuciones del Comité de Ética. El CE es una instancia temporal de asesoramiento y no una unidad organizacional operativa; por tanto, no tendrá funciones, responsabilidades o atribuciones sobre la gestión de la entidad. ARTÍCULO 25.- RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA a. Cumplir sus responsabilidades con el debido cumplimiento del CEPMA. El ejemplo de sus miembros será el principal valor para ser digno de formar parte del CE. b. Asesorar al ODE. c. Revisar y aprobar las propuestas de actualización del CEP-MA, antes de someterlas a la aprobación final del Ministro de Agricultura. d. Revisar aquellas respuestas a consulta de los empleados y otros que le someta el ODE. e. Revisar los procesos y resultados preliminares de la denuncia de supuesta conducta indebida y en caso de que difieran del ODE, decidir si procede avanzar con una investigación e instruir al ODE sobre la continuación de un proceso ampliado de investigación o de archivo y respuesta justificada de las solicitudes que no prosperen. f. Revisar los procesos y resultados de las investigaciones autorizadas y determinar si se presentó una conducta indebida. g. En los casos de conducta indebida comprobada por investigación, más allá de una duda razonable, recomendar formalmente al Ministro de Agricultura o a la instancia delegada por el mismo, las medidas correctivas que estime pertinentes. h. Revisar y firmar las actas que el ODE le presente por cada reunión del CE y las declaraciones y recomendaciones sobre faltas a la conducta debida que se dirijan al Ministro De Agricultura o a la instancia delegada por el mismo. ARTÍCULO 26.- LIMITACIÓN POR CONFLICTO DE INTERÉS Los miembros del CE deberán abstenerse de participar en cualquier investigación o establecimiento de responsabilidad que tenga relación [ 18 ]


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con personas bajo su responsabilidad. En estos casos, el ODE solicitará al Ministro de Agricultura de la República Dominicana su reemplazo temporal por uno de los suplentes. ARTÍCULO 27.- DECISIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA Para las circunstancias previstas y no previstas en este Reglamento que requieran la decisión del CE como cuerpo colegiado, las decisiones deberán ser aprobadas por mayoría absoluta. ARTÍCULO 28.- COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DEL COMITÉ DE ÉTICA a. Responsabilidad de confidencialidad. Todos los asuntos relacionados con aclaraciones preliminares o investigaciones de presunta conducta indebida, así como los documentos que conformen el expediente, son de naturaleza confidencial, por lo cual los miembros del CE se comprometerán por escrito a no divulgar información sobre los casos tratados y la información relacionada. b. Violación de la confidencialidad. Este compromiso es individual para cada miembro del CE y se renovará anualmente. El CE solo se pronunciará en forma escrita de conformidad con lo previsto en el presente Reglamento. Si se comprueba la violación a esta confidencialidad, se considerará violación al CEP-MA y se tomarán los recaudos previstos en el CEP-MA y este Reglamento. c. Protección de expedientes. El CE mediante el ODE se asegurará que los expedientes y la información que se generen y conserve en los mismos, tenga las seguridades pertinentes. En los casos de consultas, estas podrán utilizarse como insumos para eventos de inducción y capacitación siempre que se respeta la confidencialidad de las personas que intervienen a menos que se obtenga autorización por escrito de las mismas para la divulgación con fines pedagógicos. ARTÍCULO 29.- REUNIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA El CE se reunirá en forma ordinaria y extraordinaria. a. Reuniones ordinarias. Se llevarán a cabo durante la última semana de cada fin de trimestre del año calendario, por lo cual, mínimo, se realizarán cuatro (4) reuniones ordinarias al año. Estas reuniones se celebrarán por citación a los miembros del CE por el ODE con mínimo una semana de anticipación. [ 19 ]


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b. Reuniones extraordinarias. Las reuniones extraordinarias se celebrarán en cualquier tiempo por convocatoria del Ministro de Agricultura o del ODE, sin que medie tiempo límite de citación. En estos casos, se buscará que todos los miembros estén presentes en la reunión extraordinaria o en caso de imposibilidad de alguno, se hagan representar por uno o los dos suplentes disponibles. Las reuniones extraordinarias se discutirán los temas que por lo regular no se tratan en las ordinarias o de casos de denuncia o de necesidad de acción inmediata que a juicio del Ministro de Agricultura, el ODE o algún miembro del CE, no puede esperar a la reunión ordinaria. c. Actas de reunión. Toda reunión del CE, sea ordinaria y extraordinaria, deberá documentarse en un acta que deberá ser firmada por los participantes y permanecer bajo custodia del ODE, quien oficiará como secretario de las reuniones y mantendrá un archivo de las mismas ordenado cronológicamente. ARTÍCULO 30.- RECOMENDACIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA a. Constancia de las decisiones. Las recomendaciones de medidas correctivas o sanciones, principal resultado de la actuación del CE, se basarán en la revisión de las propuestas que les formule el ODE y deberán quedar registradas en el acta correspondiente a la reunión en que se traten. Cuando por razones de oportunidad se requiera tomar decisiones antes de celebrarse una reunión ordinaria, se convocará a reunión extraordinaria para tratar los casos correspondientes y los resultados de las investigaciones. b. Aplicación de las acciones. El ODE se encargará de tramitar ante el Ministro de Agricultura o a quien este delegue, las acciones pertinentes. A tales efectos formalizará la solicitud adjuntando como respaldo el acta de la reunión respectiva del CE donde se adoptó la recomendación de medida correctiva, sanción u otra medida. ARTÍCULO 31.- CONSULTAS AL OFICIAL DE ÉTICA a. Concepto de consulta. Una consulta es diferente a una denuncia de presunta conducta indebida. Su objeto es obtener mayor información sobre la naturaleza y alcance de una parte o partes del CEP-MA u orientación preventiva sobre situaciones en las cuales un empleado o un vinculado al MA pueda pensar que esta o puede llegar a estar relacionado e implique un tema de comportamiento ético.

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b. Obligación de consultar. Los empleados tienen la obligación de consultar al ODE cualquier duda con relación a la aplicación del CEP-MA o del reglamento. Para tales efectos, deberán hacerlo por escrito,1 indicando a cual sección del CEP-MA o del reglamento se refieren y las situaciones sobre las cuales requieren las aclaraciones. c. Plazo de respuesta. Toda consulta escrita requiere una respuesta escrita. El ODE deberá responder a la parte interesada por escrito, dentro de los quince (15) días laborales posteriores a la fecha de la consulta. Esta respuesta debe valorarse en su prioridad, ya que de la misma dependerá tomar medidas oportunas que prevengan situaciones consideradas violatorias del CEP-MA. Si la consulta no es del dominio del CEP-MA, dicha situación deberá comunicarse al consultante y considerar derivarla a la dependencia del MA que pueda atenderla en la forma más pertinente. Si la complejidad de la consulta requiere mayor tiempo y utilización de recursos adicionales, externos o internos debe informarse a la parte interesada la necesidad de prorrogar el término para suministrarle una respuesta adecuada. Todas las consultas y sus respuestas deberán quedar registradas en forma sumaria en el acta de reuniones del CE correspondiente al trimestre o periodo al cual se refiere cada reunión del CE, sin perjuicio de los detalles que reposaran en expedientes debidamente ordenados en forma cronológica. d. Consulta insatisfecha. Cuando un empleado considere que la consulta no resuelve sus inquietudes, debe indicarlo por escrito al ODE y solicitar la ampliación de la consulta. Si es el caso, debe solicitar una entrevista para exponer la situación por la cual pregunta y las razones por las cuales la respuesta recibida no es suficiente. Cuando el ODE reciba consultas de ampliación o mayor desarrollo de una consulta, debe someterlas ante el CE y dejar constancia en actas de la resolución de las mismas. La próxima respuesta a la persona que consultó deberá indicar que la consulta y nueva respuesta fueron revisadas y ajustadas con el CE. Si después de cumplirse el procedimiento mencionado en el párrafo anterior el empleado considera insatisfecha su solicitud, podrá 1

Por escrito se entiende y es admisible además del medio impreso, en mensaje por internet o intranet, el cual será validado por el ODE directamente con quien lo envía, para prevenir suplantación.

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elevar la consulta directamente al Ministro de Agricultura, indicando las razones por las cuales no considera suficiente la respuesta recibida. El Ministro de Agricultura no se ocupará de estos casos hasta que se demuestre con evidencias formales, que se sometieron al trámite descrito en este artículo. ARTÍCULO 32.- DENUNCIA DE CONDUCTA INDEBIDA a. Definición de conducta indebida. La conducta indebida es cualquier comportamiento que aparente ser o represente para quien denuncie una violación o intento de violación de lo previsto en el CEP-MA. b. Forma de las denuncias. Las denuncias podrán hacerse en forma anónima o con identificación de su autor o autores y podrán presentarse personalmente, por teléfono, por correo electrónico, facsímil o correo regular. c. Contenido básico de las denuncias. Los empleados y otros, podrán someter las denuncias de supuesta conducta indebida, en adelante “las denuncias”, ante el ODE indicando por escrito o verbalmente lo siguiente: I. Fecha de presentación de la denuncia II. Descripción de los hechos de los cuales tiene conocimiento, indicando fechas, personas supuestamente involucradas, montos de dinero o detalle de la dimensión de activos u otros intereses comprometidos (cuando aplique), documentos y otras informaciones que podrían probar los hechos (cuando aplique), testigos además del denunciante (si aplica y desea incluirlos), otra información considerada útil para valorar la denuncia. III. Firma del denunciante (opcional). ARTÍCULO 33.- VALORACION PRELIMINAR a. Registro de denuncia. Una vez recibida una denuncia, el ODE deberá registrarla de forma que se mantenga evidencia de la fecha de presentación, lo denunciado y el denunciante (si suministra tal información o la indicación del carácter anónimo). b. Análisis de competencia y procedencia. El ODE deberá revisar los hechos denunciados a la luz del CEP-MA u otros referentes aplicables y decidir si existe suficiente competencia tanto de su jurisdicción como

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de los hechos denunciados y las bases de demostración. Estos análisis también deberán quedar por escrito en un expediente en el cual deberá conservarse toda la información sobre el caso. Denuncias no tramitadas por el ODE. Si el asunto denunciado no se refiere a un tema del campo de la ética aplicada en la institución, debe valorarse a quien correspondería dentro de la institución atender el caso y remitirlo por escrito a la autoridad de dicha dependencia. El denunciante, cuando su identidad es conocida, deberá recibir a esta altura información de hacia donde fue derivado el caso. Iniciación de la investigación. Si el asunto es inicialmente una denuncia relacionada con supuesto incumplimiento del CEP-MA o intento de incumplimiento o equivalente, que se puede clasificar en alguna de las conductas tipificadas en el CEP-MA, deberá planificarse y ejecutarse la investigación pertinente. Desestimación de la denuncia. Si las bases son endebles y no permiten identificar si es un asunto relacionado con el CEP-MA o son eminentemente especulativas, u otra circunstancia razonable que indique que la denuncia es temeraria y no se basa en hechos y evidencias comprobables, el ODE procederá a documentar este análisis y cuando exista un denunciante identificado que hizo la denuncia por escrito, le comunicará formalmente que con tales informaciones no se puede proceder, y si no puede o no dispone de información competente, procederá a archivar el caso. Informe sobre de los trámites. Todos los casos de denuncia, desestimados o no, deberán revelarse en forma sumaria en el informe trimestral y anual previsto en este Reglamento. Igualmente todo caso desestimado deberá ser informado al CE en la reunión ordinaria correspondiente al trimestre en el cual se celebre.

ARTÍCULO 34.- NOTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Cuando se concluya que existe mérito para iniciar una investigación, debe informarse a las partes involucradas, siempre que este hecho no entorpezca la investigación. En este último caso, es admisible que la notificación no se haga de inmediato o al momento de iniciar la investigación o en alguna parte del proceso. a. La investigación. El ODE adelantará la investigación asegurándose de mantener la confidencialidad debida, apoyándose en expertos

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(cuando lo amerite el caso) debiendo obtener evidencia suficiente y competente, practicando las pruebas que sean necesarias, obteniendo declaraciones de testigos (cuando aplique), y documentando cuidadosamente el proceso y los resultados. Notificación al empleado investigado. Al empleado o empleados se le debe notificar que están involucrados en una denuncia. Según cada caso, el ODE debe decidir si solicita a Recursos Humanos que las personas sean temporalmente separadas de sus cargos mientras se concluye la investigación. En todo caso, deberá procederse según las normas y reglamentos vigentes en esta materia para los servidores públicos. Derecho de respuesta. Se debe obtener una versión libre y aclaraciones suficientes sobre los hechos denunciados del empleado que está en investigación. A tales efectos, una vez se le solicite formalmente, el empleado dispondrá de cinco (5) días laborables para enviar una respuesta sobre lo solicitado. Su silencio será una circunstancia a considerar en la investigación. Recomendación al Comité de Ética. El ODE, basados en los resultados de la investigación, formalizará una recomendación al CE para aplicar medidas correctivas o sanciones de conformidad con lo previsto en el Reglamento u otras normas aplicables a la entidad. Recomendación al Ministro de Agricultura de la República Dominicana o a otras dependencias por su delegación. El CE evaluará la pertinencia de los datos que forman parte del expediente y la consistencia y competencia de la investigación con la recomendación recibida. Una vez terminado este proceso, que puede incluir aclaraciones y ajustes, el CE emitirá recomendación al Ministro de Agricultura o a otras dependencias por su delegación para que apliquen las medidas o sanciones resultantes. Decisión del Ministro de Agricultura de la República Dominicana o dependencia delegada. Una vez el Ministro de Agricultura reciba la recomendación formal del CE, dispondrá de, máximo, 30 días laborables para formalizar o rechazar la decisión de medida correctiva o sanción. Cualquier decisión deberá dejarse por escrito, conservarse en el archivo del expediente y en los casos de que haya lugar a medidas o sanciones, dejarse copia de la decisión en el expediente individual del empleado.

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g. Derecho de apelación. Una vez se le comunique el resultado de la investigación, el empleado dispondrá de cinco (5) días laborables para apelar ante el Ministro de la sanción o disposición sobre su caso. Después de recibirse una apelación, el Ministro de Agricultura dispondrá de quince (15) días laborables para confirmar, reducir o retirar sanción o medida proyectada. Con esta acción termina el proceso y después de vencerse este plazo, la autoridad competente procederá a hacer efectiva la sanción. ARTÍCULO 35.- VIGENCIA DE ESTE REGLAMENTO Este reglamento está en vigencia a partir del 15 de diciembre de 2011.

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ANEXO 1 HOJA DE DECLARACIÓN DE LOS EMPLEADOS

Señor OFICIAL DE ETICA Ciudad

1. De conformidad con las políticas previstas en el Código de Ética Pública 2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

del Ministerio de Agricultura de la República Dominicana, me permito confirmar lo siguiente: He recibido un ejemplar del Código de Ética Pública y su Reglamento del Ministerio de Agricultura de la República Dominicana. He leído y entendido el Código de Ética Pública del MA. Cumplo con los requerimientos sobre comportamiento ético y otros asuntos aplicables a mi desempeño en las funciones que me han sido asignadas de conformidad con mi contrato de trabajo o documento equivalente que me vincula al Ministerio de Agricultura de la República Dominicana. Me comprometo a cumplir el Código de Ética Pública del Ministerio de Agricultura de la República Dominicana y a vigilar, en cuanto esté a mi alcance, porque las personas que se relacionan con mi trabajo cumplan con el mismo. Actualmente no existen situaciones o circunstancias que me indiquen que estoy en conflicto de interés, dentro de los límites y conceptos descritos en el Código de Ética Pública del Ministerio de Agricultura de la República Dominicana. Declaro la siguiente relación o relaciones personales o familiares con personas que se relacionan o pueden llegar a relacionarse con el Ministerio de Agricultura de la República Dominicana. Expresamente solicito que se me excuse de participar en cualquier acto que implique interés comercial o de cualquier otro tipo de tales personas con el Ministerio de Agricultura de la República Dominicana: (listar nombres, cargos, empresas a las que pertenecen y otra información de utilidad). No presto otros servicios al sector público o a interese privados que puedan dividir mi lealtad o restarme capacidad de cumplir con mis responsabilidades.

[ 26 ]


Reglamento CEP-MA / Código de Ética

Nombre del declarante: _______________________________ Cargo: ___________________________________________ Firma del declarante: _________________________________ Fecha de esta declaración:_______________________________

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Ministerio de Agricultura de la RepĂşblica Dominicana

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MINISTERIO DE AGRICULTURA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA

Reglamento del Código de Ética

Distrito Nacional, República Dominicana Noviembre 2011


Reglamento