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MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA INDISPENSABLE PARA EL SECTOR AGROPECUARIO

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Manual de implementación del sistema de control interno como herramienta indispensable para el sector agropecuario

ISBN: 978-958-98264-0-9 Bogotá, Colombia Junio de 2007

Autores Uriel Contreras Sandra Restrepo Edición ECOPANGEA Ltda Colaboración editorial Nannete Moreno Diseño y Diagramación Gatos Gemelos Comunicación Impresión Industrias Gráficas Darbel

ECOPANGEA Carrera 119 No 80-22 Interior 10, oficina 201 Bogotá, Colombia Teléfono: (571) 441 2424 Celular: 316 2673596

ecopangeaproyectos@yahoo.com.mx ecopangealtda@yahoo.com.mx

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MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA INDISPENSABLE PARA EL SECTOR AGROPECUARIO Elaborado por Uriel Contreras Sandra Restrepo ECOPANGEA LTDA.

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Contenido

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PRESENTACIÓN PRÓLOGO AUTORES INTRODUCCIÓN

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CAPÍTULO 1. DESARROLLO DEL CONCEPTO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) 1.1. Ventajas del Sistema de Control Interno 1.1.1. Facilidad de ingreso a los programas de certificación 1.1.2. Mejora de la gestión de producción 1.1.3. Desarrollo del autocontrol 1.1.4. Empoderamiento del proceso de autocontrol y certificación 1.2. Condiciones para la implementación del SCI

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CAPÍTULO 2. GUÍA DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.1. Generalidades 2.1.1. Título 2.1.2. Introducción 2.1.3. Alcance y ámbito de aplicación 2.1.4. Objetivos del SCI 2.2. Política y filosofía del SCI 2.2.1. Política de calidad del SCI 2.2.2. Filosofía del SCI 2.2.3. Principios y valores 2.3. Organización del SCI 2.3.1. Departamento técnico 2.3.1.1. Funciones del departamento técnico

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2.3.2. Departamento de calidad 2.3.2.1. Funciones del departamento de calidad 2.3.3. Grupo de Aprobación Interna (GAI) 2.3.3.1. Funciones del GAI

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CAPÍTULO 3. PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS 3.1. Departamento técnico 3.2. Departamento de calidad 3.3. Reglamento interno 3.3.1. Condiciones generales 3.3.2. Principios de la certificación ecológica 3.3.3. Requisitos de la producción ecológica 3.3.4. Principios de la certificación EUREPGAP y UTZ CERTIFIED 3.3.5. Requisitos de la certificación EUREPGAP y UTZ CERTIFIED 3.3.6. Obligaciones de los productores 3.3.7. Sistemas de incumplimiento y de acciones correctivas 3.3.8. Sanciones 3.3.9. Reclamaciones 3.3.10. Procedimientos para el ingreso y retiro de productores 3.4. Otros documentos relevantes 3.4.1. Fichas técnicas por producto 3.4.2. Descripción del proceso 3.4.3. Plan de selección de productores proveedores 3.4.4. Trazabilidad 3.4.5 Diagrama de flujo del funcionamiento del SCI

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BIBLIOGRAFÍA GLOSARIO

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Las empresas y organizaciones relacionadas con el sector agrícola, pecuario y forestal, que se dedican a la producción de alimentos para el consumo en fresco y productos o materias primas destinados al procesamiento, acondicionamiento o como insumos para diferentes procesos industriales, desarrollan su trabajo en ambientes multifactoriales difíciles de manejar, que influyen directamente en la eficiencia, o en entornos complicados e inestables, con alta competencia del mercado y elevada volatilidad de precios, cumpliendo una gran paradoja que se encamina a que las pérdidas sean siempre asumidas por el productorempresario.

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“La calidad no debe ser un castigo, sino una solución oportuna de mejora”.

Uriel Contreras

COLOMBIA ES UN PAÍS en desarrollo y para nadie es un secreto que todavía somos una nación que subsiste de la economía primaria. Es allí, en el sector agropecuario, donde se requiere con urgencia de organizaciones de líderes productores o empresarios agrícolas, pecuarios y forestales que adopten herramientas de desarrollo básico como la gestión de calidad, que lo acerquen a la dinámica del mercado globalizado de productos agroalimentarios.

Cuando hablamos de globalización, no nos referimos sólo a la exportación de bienes. Este concepto también significa que muchos productos y servicios pueden ingresar libremente por la actividad de importación y hacernos perder competitividad si no nos preparamos con anticipación.

Mucho se ha escrito a nivel mundial sobre desarrollos en la ciencia

médica, las comunicaciones y otros sectores de la economía, pero, desafortunadamente, en este importante sector persisten las necesidades. La información especializada es escasa y, cuando existe, no está decodificada o traducida al ‘idioma de la alpargata’, para hacerla comprensible al amplio espectro de empresarios del agro colombiano. La tarea, entonces, es tropicalizar la ciencia y la tecnología y entregarlas en términos prácticos, con respuestas sencillas y enfocadas a las debilidades actuales.

La serie de cartillas agropecuarias pretende convertirse en un documento de consulta básico, pero queremos recordar que no es un abecé ni la respuesta a todos los problemas familiares o económicos. Su objetivo es contribuir de una manera modesta al desarrollo de los Sistemas de Gestión de la Calidad, guiar

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la búsqueda continua e incesante de soluciones y servir de base a los empresarios del campo para las exigencias de la globalización. Hablamos de los empresarios de ruana o poncho, sombrero o cachucha y alpargatas, considerados peyorativamente como campesinos porque el trabajo demanda esfuerzo físico y sudor, la tierra mancha sus camisas y curte sus manos, el sol marchita sus pieles y porque aún hay entre ellos personas analfabetas. Sin embargo, no por eso dejan de ser empresarios, gerentes o directores ejecutivos.

Esta serie de documentos también puede ser consultada por estudiantes universitarios y profesionales, como biólogos, ingenieros agrónomos, agrícolas y forestales, médicos veterinarios zootecnistas, administradores de empresas agropecuarias y otros estudiosos del tema.

Su propósito es presentar una metodología práctica, basada en los conocimientos adquiridos por los autores en diferentes ámbitos, como consultores nacionales e internacionales de varias empresas de certificación de calidad, como autores de algunos libros, como auditores líderes en varias modalidades de certificación, como asistentes técnicos o productores iniciados y de las experiencias en el desarrollo de actividades de capacitación y sensibilización mediante talleres teóricoprácticos realizados durante mas de 10 años en el campo colombiano.

Ecopangea Ltda., como aporte al desarrollo del sector agropecuario, hace público el trabajo de búsqueda y recopilación de experiencias teóricas y prácticas como una obra novedosa y sencilla para Colombia.

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Prólogo

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Esta primera cartilla agropecuaria ofrece orientación para interpretar, documentar e implementar un Sistema de Control Interno para organizaciones de empresarios agropecuarios o para empresas que trabajen bajo modalidades asociativas o grupales.

Las organizaciones de empresarios agropecuarios que pretenden demostrar la calidad de sus productos y servicios mediante la implementación de programas de certificación deben utilizar Sistemas de Control Interno. Sin embargo, en la práctica, no tienen claro su significado ni cómo se gestionan o administran. Por esa razón, Ecopangea Ltda. ha decidido realizar un aporte para que los empresarios y encargados del control interno reciban una orientación que les permita prepararse para los retos del futuro.

Este documento ha servido como material de soporte para entrenamiento en Sistemas de Control Interno para producción primaria, construido a través de los diferentes cursos dictados a más de 200 personas en Colombia.

Así, su objetivo es convertirse en una herramienta de trabajo y no en un modelo guía único, y va dirigido a gerentes de empresas del sector agropecuario, miembros de comités de certificación, profesionales y técnicos agropecuarios, reguladores gubernamentales, productores primarios, procesadores, auditores internos y consumidores, para que comprendan de la mejor manera posible los procesos de autocontrol de los grupos de trabajo asociativo.

URIEL CONTRERAS

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Autores SANDRA RESTREPO. Bióloga de la Universidad de Antioquia. Encargada del Sistema de Gestión de la Calidad de BCS Colombia. Experiencia como docente en biología y ciencias naturales. Inspectora Líder acreditada por BCS Öko Garantie GMBH. Experiencia de tres años como consultora del área de Innovación y Calidad de la Corporación Colombia Internacional. En la actualidad, cuenta con una experiencia de seis años en más de 300 inspecciones como auditora líder en empresas productoras de materia prima (hortalizas, aromáticas, café y frutales), plantas procesadoras (café, frutas) y comercializadoras del sector agroalimentario. Entrenadora de auditores líderes en diferentes modalidades de certificación. Elaboración, desarrollo técnico y gestión de los servicios de inspección y certificación de calidad. Diseño y validación de guías, manuales de calidad y documentos propios del servicio de certificación. Ponente en varios eventos de capacitación sobre calidad, reglamentación y certificación.

URIEL CONTRERAS. Ingeniero Agrónomo de la Universidad Nacional de Colombia. Gerente de BCS Colombia. Inspector líder acreditado por BCS desde 1999. Auditor líder acreditado por EurepGAP e inspector de Amigable con las Aves, acreditado por el Smithsonian Institute. Inspector líder para lotes. Entre las actividades desarrolladas anteriormente, se destacan las de: director de Umata en Fosca, Cundinamarca; catedrático en agricultura ecológica en la Concentración de Desarrollo Rural de Fosca; coordinador del área de técnicas agropecuarias de la Fundación San Isidro de Duitama; consultor del Sena-Caisa Boyacá; consultor en el Área de Innovación y Calidad de la Corporación Colombia Internacional; consultor externo del Instituto Alexander Von Humboldt, desarrollando la Guía para la Certificación de productos amigables con el ambiente, y consultor en el área de Calidad de la Corporación Oro Verde. En la actualidad, cuenta con una experiencia de 15 años en más de 500 inspecciones como auditor líder de varios tipos de productos y sistemas de certificación.

Entrenador de auditores líderes en diferentes modalidades de certificación.

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Introducción

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La dinámica actual que se presenta en el comercio mundial de alimentos, bienes y servicios invita a los empresarios del sector agrícola, pecuario y forestal colombiano a redireccionar sus esfuerzos e invertir en la implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad, que aseguren la obtención de productos con alto valor agregado a partir de la calidad que presentan, tanto visual como intrínseca, para poder competir en los ámbitos nacional e internacional, donde este último se perfila como una gran oportunidad de negocio.

Para que una empresa se posicione en diferentes mercados, es requisito indispensable demostrar que ha obtenido la calidad. Una forma de hacerlo es mediante la certificación, aspecto que se convierte en factor de importancia para la diferenciación de su producto frente a los de la competencia. Sin embargo, se presentan situaciones en las que las empresas pequeñas y medianas no pueden alcanzar la certificación individual por

razones de costos, administrativas y técnicas. Por lo tanto, una estrategia para acceder a la certificación es el modelo grupal.

En el caso particular de los reglamentos para la certificación ecológica, el protocolo EUREPGAP, el código de conducta UTZ CERTIFIED y otros modelos establecen el cumplimiento de ciertas exigencias, como el funcionamiento y mantenimiento de los Sistemas de Control Interno para el manejo de esquemas grupales. Los reglamentos, resoluciones, normas, protocolos, códigos o guías, por su función o carácter, no establecen la forma de proceder, lo que da como resultado que las organizaciones realicen grandes esfuerzos humanos, administrativos, técnicos y económicos, sin alcanzar, no obstante y en muchos casos, la meta esperada.

Por todo esto, los autores han planteado la necesidad de hacer su aporte mediante la presentación de esta cartilla, cuyos objetivos son: • Ampliar la base conceptual, definiendo el Sistema de Control Inter-

no para aclarar posibles dudas y evitar ambigüedades futuras.

• Interiorizar el concepto Sistema de Control Interno, facilitando su interpretación mediante la realización de ejercicios prácticos.

• Preparar a los técnicos e implementadores para orientar su quehacer.

• Divulgar y promover el acceso a los sistemas de certificación grupal.

• Invitar a los empresarios a diseñar e implementar sus Sistemas de Control Interno.

Este documento pretende constituirse en una herramienta de trabajo que ilustre y contribuya al desarrollo de los Sistemas de Control Interno.

Está dirigido a todas las personas que intentan realizar cambios en torno al desarrollo del sector agroalimentario colombiano. En él, se desarrolla el concepto del Sistema de Control Interno, se mencionan sus ventajas y se establecen unas condiciones básicas para su implementación y administración. Además, se propone una guía de funcionamiento para abordar el tema, haciendo énfasis en la organización.

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INTRODUCCIÓN

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Desarrollo del concepto de sistema de control interno (SCI)

Europa fue el primer bloque comercial que reglamentó la producción y procesamiento de productos ecológicos, orgánicos o biológicos, y que exigió la certificación para su comercialización.

El producto ecológico podría definirse como aquel que se obtiene bajo un sistema holístico de gestión de la producción, que realza y fomenta la diversidad de los ciclos biológicos y la actividad biológica del suelo.

Se basa en un reducido uso de insumos externos y la no utilización de fertilizantes y plaguicidas de síntesis química, teniendo en cuenta que las condiciones regionales requieren de sistemas adaptados localmente. De igual forma, se rechaza el uso de organismos genéticamente modificados (OGM).

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EL REGLAMENTO CEE 2092/91 fue el primer documento que hizo obligatorio el uso de la certificación para comercializar un producto como ecológico dentro de la Comunidad Económica Europea, y fue desarrollado para las condiciones específicas de los países miembros, lo que ha conducido a países de otras zonas del globo terrestre, denominados países terceros o extracomunitarios, a realizar adaptaciones e interpretar el contenido, cuidando de no alterar el sentido del marco legal y que se cumpla de forma equivalente.

El Sistema de Control Interno, en adelante SCI, es, entonces, una adap-

tación típica del Reglamento Europeo 2092/91 para productos ecológicos, y especifica, para muchos países de América Latina, África o Asia, las estructuras de pequeños productores a las cuales se aplica este arreglo especial, que no es común para Europa. Por tal razón, este reglamento no define un procedimiento de control diferenciado y adaptado a las mismas.

Adicionalmente a lo anterior, otras nuevas certificaciones, como EUREPGAP o UTZ CERTIFIED, retomaron el concepto de SCI y lo convirtieron en un requisito ineludible en cuanto al manejo de colectivos o grupos de trabajo se refiere.

Sogamoso (Boyacá).

Foto Uriel Contreras.

EL REGLAMENTO CEE 2092/91 FUE EL PRIMER DOCUMENTO QUE HACIA OBLIGATORIO EL USO DE LA CERTIFICACIÓN PARA PODER COMERCIALIZAR UN PRODUCTO COMO ECOLOGICO DENTRO DE LA COMUNIDAD ECONÓMICA EUROPEA.

Por otra parte, estas estructuras de trabajo grupal pueden ser comunes por su naturaleza y la forma tradicional del manejo de fincas en países como Colombia, en donde la auditoría a la totalidad de los productores de un grupo por parte de una agencia certificadora se convierte en la principal limitante, por razones topográficas y de accesibilidad, así como económicas, de tiempo y seguridad.

Lo anterior se podría explicar con el siguiente ejemplo: si se tratara de un grupo de 700 productores o empresarios indígenas y campesinos ubicados en la Sierra Nevada de Santa Marta, y se aceptara la propuesta realizada por el Programa Nacional Orgánico del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (UsdaNOP) de visitar a la totalidad de los productores, entonces, un auditor debería irse a vivir definitivamente a la Sierra durante un año, porque allí la distancia promedio entre unidades productivas es de dos horas a pie. Si visitara a tres productores en un día, en una semana estaría visitando 15, entonces, requeriría de 46 semanas. En otros casos, cuando son grupos de 3.500 u 85.000 productores, lo que ya se realiza en otros países bajo el trabajo de certificación grupal, aquí se complicaría porque habría que enviar ejércitos de inspectores a vivir a la zona y la certificación se volvería insostenible económicamente.

Finca la Cabaña (Palestina Caldas) Agradecimientos al señor Mauricio Arango.

Foto Sandra Restrepo.

Teniendo en cuenta lo anterior, se han desarrollado formas distintas de realizar las actividades de control, cuyo objetivo es cumplir con los principios y requisitos exigidos por el reglamento, código, protocolo o documento normativo. En el SCI, los mismos grupos son responsables de desarrollar un sistema continuo, transparente y eficaz para la supervisión de todos los productores que componen el colectivo de trabajo.

Analizando la base legal de las autoridades de la Unión Europea, se encuentra que en estos momentos no existe ningún documento oficial que defina los procedimientos del SCI, así que esta práctica siempre depende de la buena voluntad de las mismas. Algunas agencias certificadoras internacionalmente activas buscan la autorización oficial de estos pro-

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Camino a Nabusimake (Sierra Nevada de Santa Marta). Foto Sandra Restrepo.

Grupo de Productores AVIDA (Nazareth – Vichada). Foto Uriel Contreras.

cedimientos y, al mismo tiempo, que se prescriban para cualquier organización, sea de producción o certificación, para evitar falsa competencia entre las mismas.

Redondeando estas ideas, podemos concluir que el SCI establece los lineamientos generales para que los grupos de trabajo asociativo se organicen en torno a un modelo de producción, desarrollen esquemas de planeación de la producción, ejecuten los planes de trabajo, evalúen o controlen todos los procesos y documenten las actividades que garanticen el cumplimiento de criterios o principios definidos en una norma, reglamento o documento normativo.

En la conceptualización, podríamos decir que el SCI comprende el conjunto de actividades de planeación, acompañamiento, control y seguimiento que pueden implementar

y utilizar los grupos de productores dentro de unos límites o un esquema de certificación, todas ellas orientadas a demostrar las labores realizadas en todos los procesos.

Por lo tanto, pretendemos orientar a los grupos de productores en la interpretación de los elementos básicos que componen el SCl y, mediante ejercicios teóricos y prácticos, hacer ver la importancia de este proceso lógico y sencillo, que ayudará a su organización y la pondrá en un nivel adecuado para implementar procesos de calidad.

1.1. VENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Preparar, desarrollar e implementar el SCI implica un esfuerzo considerable para los grupos de productores. Sin embargo, el montaje y el desarrollo tienen varias ventajas:

1.1.1. Facilidad de ingreso a los programas de certificación Los empresarios o productores pequeños pueden asociarse de manera formal para la producción, adecuación, procesamiento, empaque o comercialización de un producto o una gama de productos, facilitando el hecho de hacer volúmenes importantes y su ingreso a programas de certificación, permitiendo el trabajo con economías de escala. Así, es más económico para la organización realizar el acopio y la posterior comercialización de un volumen grande, lo

que hace competitiva a la organización, y las visitas técnicas o de auditoría a varios asociados se pueden realizar en un día, optimizando los recursos colectivos. Esto también reduce el tiempo destinado a las visitas por parte de un organismo de certificación.

Por otra parte, puesto que el SCI debe realizar como mínimo una visita al año a la totalidad de los miembros del grupo, es más económico pagar un jornal a precios de la región por concepto de la visita de auditoría, que se le cancela a un socio del colectivo de trabajo. De esta manera, se gene-

Almacafé Cúcuta. Foto Alejandro Franco.

LOS EMPRESARIOS O PRODUCTORES PEQUEÑOS PUEDEN ASOCIARSE DE MANERA FORMAL PARA LA PRODUCCIÓN, ADECUACIÓN, PROCESAMIENTO, EMPAQUE O COMERCIALIZACIÓN DE UN PRODUCTO O UNA GAMA DE PRODUCTOS, FACILITANDO EL HECHO DE HACER VOLÚMENES IMPORTANTES Y SU INGRESO A PROGRAMAS DE CERTIFICACIÓN,

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Grupo Asociativo de Productores de Café Especial de Norte de Santander.

Foto Carlos Alberto Suaréz.

ra otro puesto de trabajo y se evita la contratación de un auditor externo, de una ciudad principal, y el pago, en promedio, de tres o cuatro jornales adicionales.

Asimismo, cuando se trabaja bajo el SCI, se disminuyen los trámites administrativos, como el diligenciamiento de formatos y las actividades de capacitación y entrenamiento, que recaen en la organización.

1.1.2. Mejora de la gestión de producción Permite desarrollar la planificación integral de la producción de bienes y servicios, es decir, un grupo de trabajo puede crear un departamento técnico para la parte agrícola o pecuaria, según sea el caso, y ela-

borar planes de producción y de manejo y, de acuerdo con esto, hacer la proyección tanto en presupuesto como en cantidades para, por ejemplo, comprar las semillas o el pie de cría, beneficiando la administración de los recursos. Adicionalmente, con la división del trabajo, otra área estará encargada del mercadeo y la comercialización para incursionar en diferentes modalidades de venta, como la dinámica de las ventas a futuro o el ingreso a grandes superficies, mejorando la capacidad de ingresos. Así, también, se garantizan las entregas a tiempo y con canastas diversificadas, mayores volúmenes y flujos regulares de productos.

Por otra parte, los grupos pueden optar por la creación de unidades de

transporte, empaque, procesamiento o comercialización altamente especializadas.

Ejemplo: la empresa Perla de los Llanos es una asociación de 50 productores ecológicos, ubicada en la Orinoquía. Los pequeños empresarios socios obtienen en promedio, cada uno, 10 productos diferentes, pero los principales, o sea, los que se obtienen en mayor volumen y calidad, son maíz, yuca, plátano, piña, mango, henna, flor de jamaica, cacao, soya, sorgo, huevos, carne y leche. Las distancias que hay que transitar son grandes y ocupan aproximadamente unas 14 horas, en su mayoría por caminos destapados, lo que se hace más difícil en la época de invierno, hasta llegar a Bogotá. Si cada uno de los 50 empresarios tuviera que hacer el trayecto y pagar el transporte por su cuenta, además de asumir el empaque y la comercialización, probablemente saldría con un viaje y tal vez no regresaría, porque no tendría suficiente para cubrir todos los costos.

Continuando con el ejemplo, es más conveniente trabajar en conjunto con la asociación. Así, los 50 pequeños empresarios asociados se especializan en la producción y dejan a la organización Perla de los Llanos a cargo de todas las actividades adicionales. Si continúan con deficiencias, se estudian alternativas para agilizar los procesos, como buscar

entre los miembros de la asociación a quien haya desarrollado con mayor éxito actividades comerciales, o hacer convenios con instituciones creadas que apoyen en el tema comercial y de logística, conozcan clientes y mantengan relaciones empresariales e infraestructura técnica apropiadas para realizar el trabajo de comercialización y compartir riesgos y beneficios. Esto permite mejorar el transporte en volumen, negociar con supermercados en bloque y bajo una sola marca en diferentes ciudades, buscar alternativas para realizar la maquila o acondicionar y empacar los productos para que queden bien presentados, reduciendo tiempos y movimientos, todo lo cual redundará en ganancia de eficiencia para cada uno de los miembros de la asociación.

1.1.3. Desarrollo del autocontrol El SCI sirve para hacer un diagnóstico continuo de las actividades del grupo y ejercer una autoevaluación permanente, que permite detectar a tiempo las no conformidades o criterios no conformes a un documento normativo. De esta manera, es posible disminuir los riesgos de infracción de las normas que se deban cumplir en forma inmediata, o implementar acciones correctivas en el mediano plazo.

La filosofía del autocontrol descansa en la capacidad desarrollada

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por las organizaciones de productores-empresarios del campo para realizar un control cuidadoso de las actividades del grupo y cada uno de sus integrantes. Dicha filosofía parte de la confianza y conocimiento mutuos de los afiliados, con lo cual cada uno se convierte en un controlador de sí mismo y de los demás.

El autocontrol también reduce los costos porque cuando se conocen las debilidades con anticipación, se pueden corregir a fin de que la organización se encuentre realmente preparada para recibir una visita de inspección para la certificación o, en el caso comercial, para que no se dañen sus relaciones

EL AUTOCONTROL TAMBIÉN REDUCE LOS COSTOS PORQUE CUANDO SE CONOCEN LAS DEBILIDADES CON ANTICIPACIÓN, SE PUEDEN CORREGIR A FIN DE QUE LA ORGANIZACIÓN SE ENCUENTRE REALMENTE PREPARADA PARA RECIBIR UNA VISITA DE INSPECCIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN.

por incumplimiento en las entregas programadas. Esto es mucho más rentable económicamente y más eficiente en términos de tiempo.

Ejemplo: la empresa Perla de los Llanos ha logrado concretar la entrega mensual de 100 toneladas de maíz, de acuerdo con los pronósticos técnicos de dicha área, soportados en la siembra escalonada de 12 empresarios productores. Sin embargo, el asistente técnico no realizó las visitas de autocontrol para las recomendaciones técnicas, dos de los socios presentaron problemas de fertilización y tres no controlaron las plagas adecuadamente. Esta situación llevó al incumplimiento en la entrega mensual a la cual se había comprometido la asociación y a la pérdida del cliente. El caso es bastante delicado porque es muy difícil crear confianza nuevamente en el contacto comprador. Por lo tanto, se concluye que si el autocontrol se hubiera realizado de forma sistemática y continua, se habría podido suplir o corregir a tiempo, antes de sufrir las pérdidas económicas a las que conllevó la situación.

Continuando con el ejemplo anterior, pero enfocado al autocontrol de auditoría, la asociación Perla de los Llanos cumple con la resolución 0187/06 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural de Colombia, que tiene que ver con la producción de alimentos ecológicos. Para ello, contrata a la empresa Certicolombia,

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1.1.4. Empoderamiento del proceso de autocontrol y certificación

Grupo Asociativo de Productores de Café Especial de Norte de Santander. Foto Alejandro Franco.

para realizar la auditoría de certificación y comercializar los productos en las grandes superficies con la característica de ecológicos. Sin embargo, la auditoría interna no se realizó con la rigurosidad y el tiempo necesarios y, al llegar la visita de la empresa, el auditor de Certicolombia encontró a dos de los empresarios productores en posesión de insumos de síntesis química, los cuales están prohibidos por dicha resolución. Esto condujo a una sanción a la Asociación, que impidió la comercialización de los productos con el sobreprecio que se había pactado con la gran superficie, lo que llevó a varios socios a la quiebra, pues tenían todas sus actividades centradas en esta certificación.

Empoderarse quiere decir apoderarse o apropiarse de un proceso.

Habiendo desarrollado el autocontrol, la organización se apropia de los procesos, tanto productivo como de certificación, lo cual posibilita y mejora el trabajo de la comunidad, permitiendo el conocimiento del grupo e identificando las debilidades y fortalezas de la organización con respecto al cumplimiento comercial y de los principios y requisitos del programa al que se vaya a aplicar, evitando incurrir en costos innecesarios.

En una comunidad, todos sus miembros se conocen y la tarea principal para los líderes es saber quiénes están trabajando para la parte comercial y dentro de los criterios y requisitos del programa de certificación, para que la auditoría que realiza el organismo de certificación externo pueda dar fe de la seriedad del trabajo grupal, y también se traduzca en mayor rentabilidad para los socios y para la región de influencia.

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Como podemos ver en los ejemplos, los errores o el incumplimiento del autocontrol por exceso de confianza se traducen en pérdidas económicas, que es lo que se quiere controlar cuando se decide hacer parte de una organización de éstas.

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1.2. CONDICIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI El SCI se conforma como tal cuando son grupos de productoresempresarios pequeños o medianos, cooperativas, asociaciones, empresas de procesamiento o comercialización, cuyo requisito indispensable es que se encuentren organizados para trabajar de acuerdo con un método de producción semejante, es decir, bajo procedimientos ecológicos, EUREPGAP, UTZ CERTIFIED o comercio justo, a fin de producir diferentes productos.

Debe existir cercanía geográfica entre los productores-empresarios miembros del grupo, que podría

ser regional o local. Cuando existen empresarios afiliados en varios municipios o veredas distantes, cada municipio o vereda se debe concebir como un subgrupo con SCI independiente, perteneciente a una organización de segundo piso que abarque y controle con SCI el funcionamiento de cada subgrupo, para optimizar el trabajo.

Ejemplo: tenemos un grupo de 200 productores-empresarios pequeños del Cauca, que se dedican a la producción y comercialización de café y que aspiran a la certificación UTZ CERTIFIED. Puesto que todos los productores se encuentran en el municipio de Caldono y en la misma ve-

Comunidad indígena Sicuane (Vichada). Foto Giovanny Porras.

reda, conforman un SCI común, con centralización de operaciones en la cabecera municipal.

Ejemplo: la Cooperativa de Ganaderos del Valle del Cauca cuenta con 150 afiliados, distribuidos así: 70 en el municipio de Roldadillo, 30 en la Unión y 50 en el Toro. Su objetivo es producir carne despostada y empacada al vacío. Para este caso específico, sería conveniente crear tres subgrupos con SCI, que se organizarían uno por cada municipio, y se establecería un SCI central (denominado anteriormente organización de segundo piso) por el departamento, que controlaría a los tres subgrupos.

También es aconsejable implementar el SCI cuando las unidades productivas se encuentran en zonas con topografía de difícil acceso o muy distantes, donde hay que hacer desplazamientos a pie, a caballo, en lancha o en carro por tiempo prolongado, entre una finca y otra.

Ejemplo: la Asociación de Mujeres Indígenas de Mirití cuenta con 100 asociadas, distribuidas en cinco comunidades. La distancia mínima entre una comunidad y otra es de seis horas en lancha, y luego hay que hacer recorridos de dos horas a pie entre una unidad familiar y otra.

Adicionalmente, se pueden concebir otras formas de organización, que dependen de factores sociales, culturales, raciales, idiomáticos y credo o religión, entre otros.

Ejemplo: el Colectivo de Trabajo Asociado del Chontaduro cuenta con 80 afiliados, distribuidos en dos comunidades indígenas (que hablan chamí y catío), una comunidad negra y una comunidad conformada por colonos. Son productores de banano bocadillo o murrapo y están ubicados en el municipio de Santa Cecilia, en el departamento de Risaralda. Aspiran a obtener una certificación FLO. El establecimiento exitoso de un SCI depende de la dinámica de trabajo de las comunidades, grupos o subgrupos. Asimismo, los costos de su montaje dependerán en gran medida del tamaño de la organización que lo implemente.

Con el fin de que el proyecto asociativo realice un buen desempeño en la implementación del SCI, en el Capítulo 2 se presentan, a manera de guía, las actividades que las organizaciones podrían desarrollar para alcanzar la meta final: el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo del sistema.

ES ACONSEJABLE IMPLEMENTAR EL SCI CUANDO LAS UNIDADES PRODUCTIVAS SE ENCUENTRAN EN ZONAS CON TOPOGRAFÍA DE DIFÍCIL ACCESO O MUY DISTANTES.

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CapĂ­tulo 2

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Guía de funcionamiento del sistema de control interno

Una vez que los pequeños o medianos productores-empresarios individuales han tomado la decisión de asociarse e implementar un SCI, se enfrentan a la primera pregunta y es cómo hacerlo. La respuesta no es sencilla porque no existe una metodología universal o un paquete tecnológico para su implementación y, en realidad, existen formas múltiples de abordar el tema.

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DESPUÉS DE HABER OBSERVADO el desarrollo de varios SCI en Colombia, de haber dictado varios cursos sobre este tema y de haber visto las aplicaciones prácticas de algunos alumnos aventajados que tomaron como guía estos materiales, se pudo demostrar que cumplen las exigencias explícitas de normas como EUREPGAP, Ecológica y UTZ CERTIFIED. Así, presentamos la propuesta que servirá de guía para que las organizaciones identifiquen los principales elementos que componen el sistema. Sin embargo, es importante anotar que

EL SCI ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DOCUMENTADO QUE, AL ASUMIR CIERTAS RESPONSABILIDADES DE LOS PRODUCTORES INDIVIDUALES, GARANTIZA QUE TODOS LOS MIEMBROS DEL GRUPO CUMPLAN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL REGLAMENTO.

a esta propuesta se pueden hacer variaciones según las necesidades de las comunidades.

El SCI es un Sistema de Gestión de la Calidad documentado que, al asumir ciertas responsabilidades de los productores individuales, garantiza que todos los miembros del grupo cumplan con los requerimientos del reglamento, protocolo, guía, documento normativo o código de conducta al que estén aplicando.

Para esto, el grupo se reúne y, después de varios diálogos de concertación, la comunidad debe elegir

Manual de Calidad Cortesía Catalina Botero.

Foto Sandra Restrepo.

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técnica, contable y de calidad, seguimiento, control y verificación de un grupo de productores. Para facilitar la comprensión de esta parte del documento, se presenta a continuación el ejercicio con un grupo de productores de chontaduro.

2.1.1. Título: Guía de Funcionamiento del Sistema de Control Interno (SCI) del Colectivo de Trabajo Asociado del Chontaduro, del municipio de Santa Cecilia.

2.1.2. Introducción La Guía de Funcionamiento del Sistema de Control Interno del Colectivo de Trabajo Asociado del Chontaduro, del municipio de Santa Cecilia, presenta la manera como se ejecutan todas las actividades de funcionamiento del SCI, en lo que tiene que ver con el área contable, el área técnica y el área de calidad, aplicado al grupo de productores pertenecientes a la asociación, para la obtención y mantenimiento de la certificación ecológica del chontaduro y bananito en el municipio de Santa Cecilia.

2.1. GENERALIDADES

2.1.3. Alcance y ámbito de aplicación

Es un capítulo introductorio, con el título, alcance y ámbito de aplicación, que define con claridad la Gestión del Sistema de Control Interno e involucra los procesos de las áreas

Esta Guía de Funcionamiento del Sistema de Control Interno del Colectivo de Trabajo Asociado del Chontaduro, del municipio de Santa Cecilia, consigna las condiciones de cumplimiento que

GUÍA DE FUNCIONAMIENTO

al equipo que emprenderá la tarea de desarrollar la documentación del SCI, para lo cual es importante contar con el consenso general. Consideramos que el primer elemento consiste en la elaboración de la guía de funcionamiento del SCI, que es el documento que resume lo que es la organización, incluyendo la historia.

También, se trabajan las preguntas básicas alrededor de la misión y visión del grupo, como son el qué, el cómo, el porqué y el para qué o para quiénes. El documento resultante se puede llevar como un cuaderno sencillo, un libro en uno o varios tomos escritos o en medio magnético, dependiendo fundamentalmente de la complejidad, del grado de escolaridad y necesidades de la organización. Lo más importante es que todos los miembros tengan fácil acceso a la información aquí contenida y se realicen actividades de divulgación dentro de la organización o grupo.

La guía de funcionamiento del SCI que se propone en el presente documento se divide en tres partes: Generalidades, Política y objetivos del SCI, y Organización del SCI.

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se aplican a todos y cada uno de los productores pertenecientes a la asociación, para cumplir con la Resolución 0187/06 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, “por la cual se adopta el Reglamento para la producción primaria, procesamiento, empacado, etiquetado, almacenamiento, certificación, importación y comercialización de Productos Agropecuarios Ecológicos”, para obtener la certificación ecológica de chontaduro y bananito en el municipio de Santa Cecilia.

2.2. POLÍTICA Y FILOSOFÍA DEL SCI 2.2.1. Política de calidad del SCI El SCI del Colectivo de Trabajo Asociado del Chontaduro, del municipio de Santa Cecilia, desarrolla sus actividades bajo una dinámica de transparencia y claridad en la forma de producción, manteniendo todas las prácticas agrícolas sin la utilización de insumos de síntesis química, así como el adecuado manejo de la información y el cumplimiento con todos los clientes.

2.1.4. Objetivos del SCI • Dar a conocer a todos los productores de la asociación las políticas, principios y filosofía con los que se va a trabajar para obtener y mantener la certificación ecológica.

• Establecer las responsabilidades y funciones de todos los componentes que participan en la organización del SCI. • Administrar y controlar las actividades y la documentación de cada uno de los miembros del grupo mediante la realización de visitas de asistencia técnica y auditoría interna.

• Garantizar la transparencia en la ampliación de productores, así como en la sanciones a que se tenga lugar.

• Controlar la entrega de productos para procesamiento o comercialización.

2.2.2. Filosofía del SCI Verificar y controlar la implementación del SCI, el cual, a su vez, deberá garantizar que se mantienen y respetan los principios y criterios de la producción ecológica, sin la utilización de insumos de síntesis química, ni organismos genéticamente modificados.

Se mejorarán y conservarán los suelos mediante prácticas de manejo adecuados, y se propenderá a la conservación de todos los recursos naturales.

2.2.3. Principios y valores Igualdad. Los miembros gozarán de un trato equitativo, en todas las actividades, derechos y deberes frente al desarrollo del grupo.

Creatividad. Se estimularán los talentos creativos que propendan al bienestar y desarrollo de la organización.

Humanidad. Siempre se tendrá en cuenta a las personas como principio de vida, porque son éstas la base del colectivo.

Transparencia. Todos los procesos se desarrollarán con la máxima transparencia, haciendo uso de la democracia, lo cual implica la seriedad de los procesos y la manera abierta de su ejecución.

Compromiso. Es la actitud de respeto frente a las decisiones tomadas y las labores encomendadas a cada asociado en virtud de esa decisión.

Respeto. Por la diferencia de género, étnica, religiosa, política y cultural de cada miembro del grupo y de otras personas externas a la organización.

que esta imagen gráfica es sólo un punto de referencia y corresponde a una propuesta de trabajo, donde se presenta una forma de concebir la organización dentro de las muchas posibles acerca del tema, y como tal debe ser asumida.

De acuerdo con el esquema, por lo general, los grupos de productores organizados, cooperativas o asociaciones cuentan dentro de su estructura administrativa con una asamblea, una junta directiva y un presidente, jerarquías establecidas según la complejidad, el tamaño y el tipo de organización. Es importante anotar que para EUREPGAP debe haber documentación que demuestre claramente que el grupo de productores conforma una entidad legalmente constituida.

2.3. ORGANIZACIÓN DEL SCI Para facilitar la preparación de este capítulo de la guía de funcionamiento del SCI, el grupo de productores organizados que lidera el proceso deberá definir con claridad el organigrama o la estructura administrativa del mismo, el cual debe establecer las actividades de todos y cada uno de los niveles y elementos de la organización, definiendo cargos, responsables, funciones o tareas, líneas de jerarquías y procesos de comunicación.

Lo más aconsejable es hacer un esquema como el que se presenta en el diagrama 1. Es importante aclarar

ES IMPORTANTE ANOTAR QUE PARA EUREPGAP DEBE HABER DOCUMENTACIÓN QUE DEMUESTRE CLARAMENTE QUE EL GRUPO DE PRODUCTORES CONFORMA UNA ENTIDAD LEGALMENTE CONSTITUIDA.

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GUÍA DE FUNCIONAMIENTO

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Diagrama No1. ORGANIGRAMA DEL SCI

Asamblea Junta Directiva Presidencia

Departamento Contable

Departamento Técnico

Departamento de Calidad

Comité Técnico

GAI

Promotores A. Técnicos

Auditores

Productores

Adicionalmente, como observamos en el esquema, se mencionan el Departamento Técnico y el Departamento de Calidad, dos áreas que deben contribuir al buen funcionamiento y mantenimiento del SCI.

2.3.1. Departamento técnico Como su nombre lo indica, es una dependencia donde se tratan los temas técnicos de la organización.

Puede estar conformado por uno o varios asesores técnicos o promotores técnicos (el número depende de las dimensiones del grupo), quienes deben tener formación y competencia técnica, así como el conocimiento del tipo de producción empleado por el grupo. En el caso de tener acción en varios sectores de un municipio o varios subgrupos, los asistentes técnicos deben apoyarse

en líderes o promotores que pertenezcan a cada subgrupo, pues ellos se convertirán en el puente entre los productores y el técnico de la organización, manteniendo los lazos de comunicación y acompañamiento constantes.

2.3.1.1. Funciones del departamento técnico Como elementos característicos o condiciones para aplicar un SCI en armonía con los requisitos de las normas ecológicas, Utz Certified o EurepGAP, se requieren los siguientes puntos claves.

• Identificar a los técnicos y promotores responsables de los grupos y subgrupos.

• Propiciar el acompañamiento técnico, propio de la organización o contratado (externo a la organización), para organizar reuniones, programar actividades de capacitación y mantener actualizados a los productores sobre producción eco-

Grupo Asociativo de Productores de Café Especial de Norte de Santander. Foto Carlos Alberto Suaréz.

lógica UTZ CERTIFIED o EUREPGAP, según sea el caso.

• Informar a los productores sobre las obligaciones, deberes y derechos que adquieren con la organización.

• Preparar y hacer firmar los acuerdos de compromiso de los productores con la organización, los cuales deben tener los siguientes elementos: » Nombre e identificación del productor/finca. » Dirección de contacto. » Ubicación de la finca individual. » Compromiso de cumplimiento con los requisitos de la normativa, según sea el caso. » Acuerdo para cumplir con los procedimientos documentados del Grupo de Productores, sus políticas y sus consejos técnicos. » Sanciones que puedan aplicar en el caso de incumplimiento de los requisitos de las normas.

• Elaborar un listado de todos los productores participantes y mantenerlo actualizado. Este listado debe contener, como mínimo, los siguientes datos: nombre de cada productor, el área de cada predio, el(los) cultivo(s) a certificar. A continuación, se presenta un formato en papel cuadriculado o en medio magnético, mediante la utilización de una hoja en formato Excel, que se puede utilizar cuando de SCI se trata.

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Nombre Productor

Sopó Jardín La Nube 8 - abril feb - 99

Ubicación Municipio

Café

Producto

2.3 2.3 8400

Área total de la finca en Ha.

8400

Número de plantas productivas

500

Última producción en Kg acumulada

310

Producción esperada en Kg/año

2 - mayo

Fecha de visita de asistencia técnica

1 - julio

Fecha de auditoría interna

Ninguno

Café

Café

Café

Café

Código

Aureliano

Sopó Jardín El Nido

Sopó Jardín x

Sopó Jardín x

Sopó Jardín x

SOJA - 01

Ursula

Buendía

Sandra

Buendía

Sofía

Restrepo

Leonor

Contreras

Niño

1

2

3

4

5

No

Irregularidades presentadas frente a las normas por el SCI

Ubicación Vereda Nombre de la finca

Fecha Ingreso al Programa Fecha última apiicación de químicos

Área en producción ecológica Número de plantas totales

Foto Sandra Restrepo.

Foto Sandra Restrepo.

• Preparar y actualizar los documentos y registros que se llevarán en todas y cada una de las fincas, de acuerdo con los requisitos y principios del modelo de certificación al que se aspira, mapas de la región en donde se ubiquen las fincas de los miembros del grupo y croquis de cada una (ver fotos).

• Realizar visitas de asistencia técnica anuales a la totalidad de los productores.

• Diligenciar la documentación de las visitas y actualizar los cambios técnicos.

• Preparar el plan de manejo de las fincas y establecer la forma de verificar su cumplimiento.

• Hacer un diagnóstico de los productores para analizar la factibilidad del ingreso al programa.

2.3.2. Departamento de calidad Es el área que se encarga de velar por la calidad de los productos y el funcionamiento del grupo a la luz de las normas, haciendo auditorías internas periódicas a todos y cada uno de los productores.

2.3.2.1. Funciones del departamento de calidad Este departamento se encarga de lo concerniente a la calidad de los productos y, de acuerdo con el orden estructural, del análisis y aprobación de los informes de auditoría.

También supervisa directamente a los auditores, preparando el plan de auditoría y evaluando la calidad y consistencia del trabajo realizado por ellos.

• Conformar el Grupo de Aprobación Interna.

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• Preparar el Reglamento Interno.

• Identificar y seleccionar a los auditores internos.

• Preparar los contratos de los auditores internos.

• Verificar que el listado general de productores se encuentre actualizado con todas las novedades.

• Propiciar la auditoría interna que puede ser propia o contratada con un agente externo a la organización.

• Verificar que los productores hayan sido informados sobre las obligaciones contractuales y que éstas estén firmadas.

• Verificar que los registros que se manejan se encuentren comple-

•

• •

•

tos y actualizados, de acuerdo con los requisitos y principios del modelo de certificación al que estén aplicando.

Mantener una carpeta de todos y cada uno de los productores con la información actualizada.

Preparar el plan de auditorías y verificar su cumplimiento.

Informar a los productores sobre los resultados de las visitas de auditoría y su condición con respecto al modelo de certificación que estén aplicando.

Mantener la documentación relacionada con el control interno por espacio de cinco años.

Foto Sandra Restrepo.

EL DEPARTAMENTO DE CALIDAD SE ENCARGA DE LO CONCERNIENTE A LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y, DE ACUERDO CON EL ORDEN ESTRUCTURAL, DEL ANÁLISIS Y APROBACIÓN DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA.

2.3.3. Grupo de Aprobación Interna (GAI) Grupo dependiente del departamento de calidad. Debe estar conformado por personal técnico, el coordinador del departamento de calidad y auditores internos. Este grupo será el responsable del análisis de los informes de auditoría interna y de fallar, de acuerdo con el reglamento interno, el incumplimiento de las normas detectado en las auditorías.

La auditoría interna hace la verificación periódica (por lo menos una vez al año y antes de la auditoría externa) a la totalidad de los productores para comprobar el cumplimiento de las normas.

2.3.3.1. Funciones del GAI • Elaborar el reglamento del GAI. • Realizar las auditorías de acuerdo con el plan previsto.

• Revisar los informes presentados por los auditores internos y tomar las decisiones en caso de incumplimiento de las normas, de acuerdo con las sanciones del Reglamento Interno.

• Evaluar las solicitudes de ingreso, cambios de propietarios de los predios, retiro y todas las novedades que ocurran con los productores.

• Recomendar el periodo de conversión para el caso exclusivo de producción orgánica o ecológica, de acuerdo con la evaluación del informe de auditoría interna, con las normas y teniendo presente el Reglamento Interno.

• Elaborar y mantener las actas de reunión del GAI. • Mantener informado al departamento de calidad y a la asociación sobre los resultados de las actividades que desarrolla el GAI. • Preparar el informe para enviarlo al organismo de certificación, actualizando información cuando sea necesario y como mínimo una vez al año.

• Tomar las medidas necesarias para realizar las acciones correctivas de acuerdo con los informes de auditoría externa (organismo de certificación).

• Garantizar el trabajo continuo, eficaz, independiente, confidencial, con capacidad técnica y honesta de todos los miembros del GAI, incluidos los auditores internos.

• Firmar y hacer firmar a todos los miembros del GAI un acuerdo de confidencialidad de la información.

Ejemplo tenemos un grupo de 200 empresarios pequeños del Cauca que se dedican a la producción y comercialización de café y que Curso de catación Grupo Asociativo de están aspirando a lade certifi Productores de Café Especial Norte cación de Santander.

UTZ CertifiFoto eld.Carlos Alberto Suaréz.

Debe existir cercanía geográfica entre los empresarios miembros de un grupo, por ejemplo un SCI por grupo (departamento), o por municipio, cuando existen empresarios afiliados en varios municipios o veredas, cada municipio o cada vereda se debe concebir como un subgrupo para optimizar

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CapĂ­tulo 3

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Procedimientos y documentos

En esta parte del documento se brinda información para el diseño de planes o programas que conforman el SCI del grupo. Se dará una serie de consejos sobre la forma de abordar las instrucciones y procedimientos para alcanzar un buen desempeño del SCI, siempre con énfasis en el tema de la calidad.

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3.1. DEPARTAMENTO TÉCNICO EN ESTE DEPARTAMENTO se manejan todos los sistemas productivos, ya sean agrícolas o pecuarios. Por lo tanto, se requiere de diferentes instructivos para los procedimientos a seguir, apoyados en documentos como los que a continuación enumeramos: • Plan de manejo por producto, que contenga, para la parte agrícola, la siembra, manejo del cultivo en general, cosecha y adecuación del producto donde se requiera.

Para la parte pecuaria, se inicia con

EN EL DEPARTAMENTO TÉCNICO SE MANEJAN TODOS LOS SISTEMAS PRODUCTIVOS, YA SEAN AGRÍCOLAS O PECUARIOS. POR LO TANTO, SE REQUIERE DE DIFERENTES INSTRUCTIVOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR.

la selección de pie de cría, labores de manejo y mantenimiento de los animales, y acondicionamiento de producto donde sea requerido.

• Documentos de registro de las actividades descritas anteriormente para los productores.

• Formato de visitas técnicas.

• Formato de diagnóstico para los nuevos productores que ingresen a la asociación.

• Formato de acuerdo de compromiso del productor con la asociación.

• Mapas de cada finca y de la ubicación de cada productor en la región.

Mapa de la Finca La Cuadra Productores del Grupo Asociativo de Productores de Café Especial de Norte de Santander.

Foto Alejandro Franco.

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• Criterios técnicos de calidad final para los productos agropecuarios del grupo.

• Formato de contrato de auditores internos.

• Documento de acuerdo de confidencialidad de los auditores internos.

• Formato de auditoría interna.

• Cronograma de auditorías.

• Carpeta resumen por productor.

• Reglamento de funcionamiento del GAI.

3.3. REGLAMENTO INTERNO Es el documento básico por excelencia, en donde se establecen las reglas de juego. Se debe preparar de una forma sencilla, fácil de interpretar por todos y cada uno de los miembros que componen la organización, para que sea respetado de igual forma. Este documento debe ser socializado, entendido y aceptado por todos productores asociados.

3.3.1. Condiciones generales Para facilitar la elaboración de esta parte del documento, se enun-

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3.2. DEPARTAMENTO DE CALIDAD

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Humedal natural (Vichada). Foto Sandra Restrepo.

cian a continuación los principios generales de los modelos de producción, para lo cual se presentan dos listados de principios extractados de la resolución 187/06 de Minagricultura y protocolos EUREPGAP y UTZ CERTIFIED, para orientar al usuario del documento. Allí se debe indicar lo extractado y citarlo. El documento original debe acompañar al reglamento interno.

3.3.2. Principios de la certificación ecológica • Realza la salud de los agro-ecosistemas incluidos, la biodiversidad, los ciclos biológicos y la actividad

biológica del suelo.

• Entiende y respeta las leyes de la ecología, trabajando con la naturaleza y no contra ella.

• Considera el suelo, al igual que la unidad agrícola, como un organismo vivo, dinámico y sistémico.

• Trabaja con el equilibrio ecológico como factor condicionante de la producción.

• Hace énfasis en los métodos de gestión de la producción, utilizando la prevención, trabajando con las causas y no con los síntomas.

• Aprovecha los recursos naturales de manera racional.

• Favorece la salud de los trabajadores, los consumidores y el ambiente, al eliminar los riesgos asociados al uso de agroquímicos de síntesis.

• Considera la fertilidad del suelo como la base fundamental de la capacidad de producción.

• Utiliza los métodos de cultivo biológicos y mecánicos para llevar a cabo funciones específicas dentro del sistema agrícola.

3.3.3. Requisitos de la producción ecológica • No están permitidas las producciones paralelas.

• Las semillas y el material vegetativo deben ser de origen ecológico.

• La fertilidad y actividad biológica del suelo deberán ser mantenidas o incrementadas mediante la utilización de materiales naturales.

• El control de parásitos, enfermedades y arvenses deberá realizarse mediante la utilización de técnicas como: selección de variedades y especies adecuadas, programas de rotación, medios mecánicos de cultivo y protección de enemigos naturales, entre otros.

• Descripción completa de la unidad productiva.

• Registro de la fecha de la última aplicación de insumos de síntesis química.

• Contabilidad de la unidad productiva.

• No se permite el almacenamiento de productos no autorizados en la unidad productiva.

• Control físico de la unidad como mínimo una vez al año.

• Derecho de acceso a los locales de producción y almacenamiento para la inspección, así como a la contabilidad.

• El transporte de los productos deberá hacerse de manera que se impida la sustitución o la contaminación cruzada.

• Los productos deberán ir debidamente identificados como producto ecológico.

• Descripción completa de la unidad de transformación.

PRINCIPIOS GENERALES DE LOS MODELOS DE PRODUCCIÓN, PARA LO CUAL SE PRESENTAN DOS LISTADOS DE PRINCIPIOS EXTRACTADOS DE LA RESOLUCIÓN 187/06 DE MINAGRICULTURA Y PROTOCOLOS EUREPGAP Y UTZ CERTIFIED, PARA ORIENTAR AL USUARIO DEL DOCUMENTO DEL REGLAMENTO INTERNO.

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Finca la Esmeralda, Grupo Asociativo de Productores de Café Especial de Norte de Santander. Foto Alejandro Franco.

Finca la Cabaña. Foto Cortesía Sr Mauricio Arango.

3.3.4. Principios de la certificación EUREPGAP y UTZ CERTIFIED

3.3.5. Requisitos de la certificación EUREPGAP y UTZ CERTIFIED

• Mantenimiento de la confianza del consumidor respecto a calidad y seguridad del producto alimentario.

• Minimización del impacto y el deterioro ambiental, lo que implica la conservación de la naturaleza, fauna y flora.

• Reducción del uso de productos agroquímicos a través de la adopción de sistemas de producción integrada.

• Mejorar el uso eficiente y racional de los recursos naturales, como suelo, agua, aire y energía.

• Asegurar una actitud responsable frente a la salud y seguridad de los trabajadores, al igual que respecto a su bienestar y educación.

• Hacer seguimiento a la producción y que se pueda verificar.

• Mantener registros por un período mínimo de dos años.

• Elegir variedades y patrones teniendo en cuenta la resistencia a plagas y enfermedades.

• Los organismos genéticamente modificados (OGM) deben cumplir con todas las normas del país productor y del país consumidor. Se debe mantener la historia del manejo de la explotación y los sistemas de rotación de cultivos.

• Se permite el empleo de labores mecánicas que demuestren mantenimiento y conservación del suelo. Se permite la desinfección del suelo, y la aplicación del bromuro

•

•

•

•

tiene que hacerse según el Protocolo de Montreal o las enmiendas y regulaciones hechas por los países amparados.

Se permite satisfacer las necesidades de los cultivos mediante aplicación de fertilizantes minerales u orgánicos, cuyas recomendaciones deben provenir de asesores competentes y cualificados. Se deben mantener registros sobre las aplicaciones. Se tiene que evitar cualquier aplicación de nitratos que exceda los límites nacionales o internacionales.

Se debe realizar predicción de las necesidades de agua del cultivo, teniendo en cuenta los datos de evaporación y precipitación. El agua para riego deberá ser examinada por un laboratorio especializado en análisis microbiológico, químico y de contaminación mineral, al menos, una vez al año.

La protección de cultivos frente a plagas, enfermedades o malas hierbas ha de llevarse a cabo con la mínima cantidad de pesticidas y el menor impacto ambiental posible, así como mediante el uso de métodos no químicos (biológicos, culturales y mecánicos) oportunos, utilizando los conceptos del manejo integrado de plagas (MIP) y de las Buenas Prácticas Agrícolas (BPA).

Se pueden utilizar tratamientos post-cosecha de acuerdo con las

indicaciones de la etiqueta de los productos, y se deben llevar registros que incluyan: localización, fecha de aplicación, razón de la aplicación, tipo y cantidad del producto químico, equipo y nombre del aplicador.

• Los posibles productos de desecho se deben identificar dentro de todas las áreas de la finca y se debe desarrollar e implantar un plan para reducir los residuos.

• Se debe realizar una evaluación de riesgos y desarrollar un plan de acción para crear condiciones de seguridad en el trabajo. Todo el personal que maneja productos fitosanitarios o equipos peligrosos debe recibir formación oportuna, la cual quedará registrada. El personal con formación en primeros auxilios estará presente tanto en el campo como en los almacenes, los cuales deben contar con botiquines.

• Los productores deben tener una política para la conservación del medio ambiente dentro de su propiedad, compatible con una agricultura económicamente sostenible, que cause un impacto ambiental mínimo.

• En la finca deben existir documentos en donde los clientes puedan exponer sus quejas, y éstos deben asegurar que dichas quejas sean correctamente registradas y analizadas, y que se realice un seguimiento de las mismas.

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• El agricultor debe realizar, como mínimo, una auditoría interna por año, la cual debe quedar registrada.

3.3.6. Obligaciones de los productores • Firmar el compromiso de respeto de las normas del campo y objeto de aplicación, con lo cual se garantiza el éxito y continuidad del programa.

• Mantener y llevar los registros de las actividades objeto del reglamento.

• Mantener y llevar los registros contables. Como es posible que se trate de pequeñas producciones, campesinos o comunidades indígenas, la información exigida es la mínima de entradas, salidas y saldo, en donde se puedan observar los flujos de volúmenes de producción.

PREPARAR Y MANTENER UN PLAN DE TRABAJO, DE MANEJO O DE PRODUCCIÓN, QUE INVOLUCRE TODAS LAS ACTIVIDADES COTIDIANAS E INCLUYA AQUELLAS QUE GARANTICEN EL MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCIÓN Y LA CALIDAD DEL PRODUCTO.

• Mantener el plano de la finca o unidad productiva, que puede ser realizado a mano alzada por el productor. El plano debe permitir al auditor interno y al SCI una lectura rápida para ubicar el predio, las zonas de cultivo y las áreas que componen la unidad productiva, así como sus linderos.

• Respetar los principios y requisitos de las normas de producción, que habrán sido redactados uno a uno para su mejor comprensión.

• Mantener dentro de la unidad productiva los documentos y registros necesarios para las actividades de auditoría.

• Preparar y mantener un plan de trabajo, de manejo o de producción, que involucre todas las actividades cotidianas e incluya aquellas que garanticen el mejoramiento de la producción y la calidad del producto.

Así, tanto la certificación como el acceso a los distintos canales de producción serán mucho más factibles.

• Mantener actualizados todos los documentos exigidos por el SCI. • Capacitar continuamente a todos los integrantes del grupo en los diferentes temas que conciernen a la parte técnica, calidad de los productos, formas de procesamiento y socialización de todas las decisiones de SCI. • Participar en los eventos de capacitación en los diferentes temas que

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3.3.7. Sistemas de incumplimiento y de acciones correctivas Debe haber un procedimiento escrito para la gestión de los incumplimientos y las acciones correctivas que pueden resultar de las auditorías internas o externas. Estos incumplimientos no se limitan a los productores, sino que deben abarcar el sistema de calidad y su operatividad, que también deben ser revisados periódicamente. Deben evaluarse las acciones correctivas tomadas después de la evidencia de un incumplimiento a cualquiera de las normas, definirse los tiempos de acción y quiénes serán los responsables de implementarlas y resolverlas.

3.3.8. Sanciones Otro punto importante que no puede faltar es el relacionado con las sanciones, pues se deberán tener previstas las desviaciones de menor o mayor importancia y las faltas al reglamento interno o a la norma utilizada como referencia. De igual forma, se debe establecer el mecanismo de operación, el personal encargado de imponer la sanción al infractor, y la forma y el tiempo para informar al interesado y al organismo de certifi-

cación del grupo. Adicionalmente, se deben mantener los registros, incluyendo las evidencias de las acciones correctivas realizadas y el proceso de toma de decisión.

3.3.9. Reclamaciones El reglamento deberá establecer los procedimientos mediante los cuales los productores inconformes con las decisiones que toma el SCI pueden hacer los reclamos respectivos.

También debe contemplar la forma de contestar los reclamos y resolverlos.

Para esto, la organización deberá conservar los registros de las reclamaciones que se le presenten al SCI en el ejercicio de sus actividades.

Foto Sandra Restrepo.

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

conciernen a la parte técnica, calidad de los productos, formas de procesamiento y socialización de todas las decisiones del SCI.

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3.3.10.Procedimientos para el ingreso y retiro de productores El reglamento deberá tener por escrito los procedimientos debidamente establecidos para el ingreso y fijar el mecanismo para el retiro de los productores que lo soliciten o cuando la organización decida retirar a alguien como proveedor del grupo o excluirlo del SCI. Para EUREPGAP y UTZ CERTIFIED, se pueden ingresar anualmente hasta un limite del 10% más, sin necesidad de hacer inspección en campo por parte de la certificadora externa, así como un límite máximo del 10% del área certificada para el grupo. Si cualquiera

de los parámetros se extralimita, la certificadora deberá hacer una visita de inspección adicional.

Después de leer con detenimiento estos puntos que sirven como guía para la elaboración del Reglamento Interno, aconsejamos estudiar el ejemplo que ponemos a su disposición, cuyo nombre, Asocamuro, fue inventado para este ejercicio.

Introducción El presente Reglamento Interno es un documento de carácter obligatorio para todos los afiliados a Asocamuro, que establece los lineamientos o directrices fundamentales del programa de certificación de ganado en pie y carne despostada y empacada al vacío.

Obligaciones de los ganaderos miembros

PARTICIPAR EN LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN QUE PROGRAME LA ORGANIZACIÓN EN TORNO A LOS DIFERENTES TEMAS RELATIVOS A LA PARTE TÉCNICA Y A LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS.

Realizar la solicitud de ingreso al programa en el formato establecido por Asocamuro para tal fin y firmar el mismo.

Firmar el compromiso de respeto de las normas de producción, acogiéndose siempre a los criterios y principios establecidos por las Buenas Prácticas Pecuarias.

Mantener y llevar los registros actualizados de todas las actividades objeto de los principios de las Buenas Prácticas Pecuarias.

Mantener actualizado el plano de la unidad productiva, en donde

se identifiquen todas las áreas que la componen. Este documento puede ser realizado a mano alzada por el productor. El plano debe permitir al auditor interno y al Grupo de Aprobación Interna (GAI) una lectura rápida para ubicar al empresario y los linderos de la unidad productiva.

Respetar los principios y criterios de las Buenas Prácticas Pecuarias.

Preparar y mantener un plan de trabajo que involucre todas las actividades cotidianas e incluya aquellas que garanticen el mejoramiento de la producción y la calidad del producto.

Participar en los eventos de capacitación que programe la organización en torno a los diferentes temas relativos a la parte técnica y a la calidad de los productos, entre otros.

Permitir el ingreso de los Asistentes Técnicos a todas las áreas que componen la unidad productiva y aceptar las recomendaciones que éstos realicen, siempre y cuando las instrucciones sean razonables. Para esto, es importante conservar las evidencias de las respectivas visitas.

Permitir el ingreso de los Auditores Internos a todas las áreas que componen la unidad productiva, suministrar la información solicitada por el auditor y firmar el informe. En caso de desacuerdo con los resultados de la visita, éste deberá quedar consignado en el respectivo informe.

Permitir el ingreso de los Auditores del Organismo de Certifica-

ción que Asocamuro elija a todas las áreas que componen la unidad productiva, suministrar la información solicitada por el auditor y firmar el informe. En caso de desacuerdo con los resultados de la visita, deberá quedar consignado en el respectivo informe.

Derechos de los ganaderos miembros Los ganaderos que hacen parte del programa tienen derecho a recibir visitas de asesoría técnica de médicos veterinarios zootecnistas o promotores técnicos.

Los ganaderos aspirantes a ingresar al programa de certificación deberán recibir la confirmación dentro de los 30 días calendario siguientes.

En caso de no recibir la confirmación por escrito, se asumirá como un si-

Foto Sandra Restrepo.

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lencio administrativo, entendiéndose que ha sido aceptado el ingreso del ganadero.

Todos los ganaderos miembros del programa de certificación tienen derecho a obtener un precio justo por los productos que comercialicen, siempre y cuando se encuentren activos, certificados y lo hagan a través de Asocamuro.

Los ganaderos miembros tienen derecho al usufructo de otros proyectos alternativos que contribuyan a su seguridad alimentaria.

Todos los ganaderos miembros que se encuentren activos en el programa de certificación tienen derecho a ser escuchados y podrán hacer reclamaciones y apelar las decisiones, las cuales deben seguir los trámites establecidos en el presente reglamento.

Un ganadero miembro podrá retirarse en cualquier momento del programa de certificación, de manera voluntaria o por circunstancias de fuerza mayor, como sanciones, pérdidas económicas, factores sociales o muerte del afiliado.

Los ganaderos miembros del programa de certificación tienen derecho a la confidencialidad de la información aportada durante la permanencia en el programa, dentro de la cual se mencionan procedimientos, procesos, productos y resultados de la evaluación de informes.

Sanciones Todo ganadero miembro del programa de certificación deberá respetar el Reglamento Interno de Asocamuro y la normativa sobre Buenas Prácticas Pecuarias. En caso de infracción, existen dos tipos de faltas al reglamento, llamadas no conformidades, y dos tipos de sanciones, las cuales se aplicarán de acuerdo con el tipo de no conformidad en que incurre el ganadero.

No conformidades mayores Son faltas graves al Reglamento Interno y a la normativa sobre Buenas Prácticas Pecuarias. Se consideran desviaciones de mayor importancia, y para ellas existen dos tipos de sanción.

Suspensión temporal. El ganadero que cometa o incurra en una no conformidad mayor será reportado mediante informe ante el Grupo de Aprobación Interna (GAI) por el auditor que realizó la visita. Una vez evaluado el informe, el GAI recomienda al Departamento de Calidad tomar la decisión de suspender del programa de certificación al ganadero por un espacio de seis (6) meses contados a partir del fallo. El ganadero deberá realizar las acciones correctivas que sean del caso para solicitar el levantamiento de la sanción.

Retiro del programa. Cuando un ganadero reincida en una no confor-

Foto Sandra Restrepo.

Foto Sandra Restrepo.

midad mayor, ésta será presentada de igual forma que la anterior y el Departamento de Calidad tomará la decisión de retirar del programa de certificación al ganadero.

Llamado de atención por escrito.

Cuando un ganadero reincida cometiendo una no conformidad menor, el Departamento de Calidad es el responsable de hacerle un llamado de atención por escrito. El ganadero debe comprometerse a cumplir con las acciones correctivas y las tareas propias, de acuerdo con el tipo de falta cometida.

Suspensión temporal. Cuando un ganadero reincida por tercera vez cometiendo una no conformidad menor, inmediatamente será considerada como una no conformidad mayor y seguirá el mismo trámite que ésta.

El ganadero que sea suspendido del programa pierde el derecho a comercializar sus productos como

No conformidades menores Son faltas leves o de menor importancia y se refieren a las que no tienen que ver con el Reglamento Interno o a la normativa sobre Buenas Prácticas Pecuarias. Se consideran desviaciones de menor importancia, y para ellas existen varias modalidades de sanción.

Llamado de atención verbal.

Cuando un ganadero cometa una no conformidad menor, el Departamento de Calidad es el responsable de hacerle un llamado de atención verbal.

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certificados y dejará de captar los beneficios durante el tiempo que dure la suspensión.

Reclamaciones Todo ganadero que se encuentre activo en el programa de certificación podrá hacer reclamaciones sobre cualquier actividad que desarrolle Asocamuro y podrá apelar cualquier decisión o recomendación. La organización deberá conservar los registros de las reclamaciones presentadas en el ejercicio de sus actividades, las

EL GANADERO, AL FIRMAR EL COMPROMISO, ENTIENDE QUE DEBE ATENDER LAS VISITAS PERIÓDICAS REALIZADAS POR LOS ASISTENTES TÉCNICOS, PROMOTORES O AUDITORES INTERNOS AUTORIZADOS POR ASOCAMURO. ES REQUISITO INDISPENSABLE PERTENECER AL ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO.

cuales se deberán hacer por escrito ante la instancia adecuada y responderse en un plazo no superior a 15 días calendario.

Cuando un ganadero no esté de acuerdo con un procedimiento realizado por un Auditor Interno, deberá elevar una queja por escrito ante el Departamento de Calidad, el cual dará respuesta en los cinco días hábiles después de la última reunión.

Cuando un ganadero no esté de acuerdo con una recomendación del Grupo de Aprobación In-

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terna (GAI) deberá elevar una queja por escrito ante el Departamento de Calidad, el cual dará respuesta en los cinco días hábiles después de recibida la reclamación. De no haber respuesta en ese período de tiempo, se considerará como silencio administrativo y el ganadero asumirá que ha tenido razón en su reclamación.

Cuando un ganadero no esté de acuerdo con una decisión emitida por el Departamento de Calidad, deberá elevar una queja por escrito ante la Presidencia de Asocamuro, la cual dará respuesta en los cinco días hábiles después de recibida la reclamación. De no haber respuesta en ese período de tiempo, se considerará como silencio administrativo y el ganadero asumirá que tiene razón en su reclamación.

Procedimiento para el ingreso de ganaderos al programa Todo ganadero que conozca los principios y criterios de cumplimiento de las Buenas Prácticas Pecuarias y que desee ingresar al programa de Certificación deberá estudiar el Reglamento Interno y diligenciar el formulario de solicitud de ingreso y presentarlo ante el Departamento Técnico o enviarlo por medio de los promotores técnicos.

Una vez recibido el formato debidamente diligenciado y firmado, el Departamento Técnico procederá a realizar una visita técnica de campo.

Con los resultados de las evaluaciones, procederá a autorizar e informar al interesado su ingreso o no al programa de certificación.

Posteriormente, cuando el Departamento Técnico haya autorizado el ingreso del ganadero, se firmará el compromiso entre Asocamuro y él, para el respeto de los principios y criterios establecidos por el Reglamento Interno y la normatividad sobre Buenas Prácticas Pecuarias.

El ganadero, al firmar el compromiso, entiende que debe atender las visitas periódicas realizadas por los asistentes técnicos, promotores o auditores internos autorizados por Asocamuro. Es requisito indispensable pertenecer al área de influencia del proyecto.

Procedimiento para el retiro de ganaderos del programa Cualquier ganadero podrá solicitar el retiro del programa de certificación por voluntad propia. Para ello, es indispensable diligenciar la carta modelo que será suministrada por el Departamento Técnico, en la cual deberá explicar el motivo del retiro y relacionar la devolución de los documentos controlados que tenía en su poder y que son de propiedad de Asocamuro. La carta estará dirigida al Departamento Técnico, el cual eliminará el registro del listado de ganaderos activos y enviará una nota a la Presidencia, la que a su vez hará llegar la notificación por escri-

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PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

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to, en un plazo no superior a cinco días calendario, y se procederá a realizar un acta de liquidación del compromiso.

Cuando el retiro se presenta como resultado de una sanción, el Departamento de Calidad deberá entregar una carta de retiro de Asocamuro, en donde se explican los motivos. Esta carta debe ser firmada por el ganadero sancionado; en caso de que éste no firme, se deberá hacer firmar de dos testigos. El ganadero retirado deberá devolver los documentos controlados que son de propiedad de Asocamuro y se procederá a realizar un acta de liquidación del compromiso.

3.4. OTROS DOCUMENTOS RELEVANTES Se ha hablado con suficiente amplitud sobre el Reglamento Interno. A continuación, se presentan algunos documentos igualmente importantes para un buen desempeño del SCI.

3.4.1. Fichas técnicas por producto Este documento realiza el levantamiento de la información del producto por medio de fichas técnicas, las cuales incluyen la descripción completa de las características a manera de guía, definiendo la calidad que debe tener.

3.4.2. Descripción del proceso

a. Si las fallas persisten, debe

Es importante realizar una descripción completa de los procesos y procedimientos que se deben cumplir a lo largo de todo el funcionamiento del SCI, tanto en la parte de la selección de los productores, como en el sistema de producción, dependiendo de la norma o reglamento que se esté aplicando.

someterse a consideración la permanencia en el grupo de certificación. b. Si la evaluación realizada resulta positiva, se procede a inscribir al productor en el proceso. c. En caso de que no cumpla con lo pactado, debe reforzarse la sensibilización y capacitación en el cumplimiento de los principios antes de ser aceptado.

3.4.3. Plan de selección de productores proveedores Se debe identificar el grupo de productores con el que se quiere participar en el proceso y, para facilitar su comprensión, se proponen varias fases: • Sensibilizar y capacitar al grupo de productores, de acuerdo con el tipo de certificación que se quiere alcanzar.

• Socializar y divulgar los principios exigidos por las normas y documentos de referencia que deban tenerse en cuenta para acceder a la certificación y que son de obligatorio cumplimiento por parte de los productores, mientras permanezcan en el programa.

• Evaluar el cumplimiento de cada miembro interesado mediante una visita al predio, tiempo durante el cual se diligencia una encuesta.

En este punto existen tres posibilidades:

3.4.4. Trazabilidad Uno de los objetivos primordiales del SCI es garantizar que sus productos se puedan rastrear desde el origen hasta el consumidor final.

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PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

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Dentro del SCI, debe haber un control de la producción de cada uno de los integrantes del grupo, implementando controles para evitar el fraude. Estos controles se ejecutan desde el diagnóstico de cosecha hasta el producto entregado, pasando por el control al flujo de volumen entre la finca y el centro de acopio, implementando la numeración de lotes posibles de acuerdo con la producción, tipos de produc-

tos, fecha, etc., que se requieran para una buena trazabilidad.

El código de barras es el ejemplo típico de trazabilidad, y en el sector agrícola y pecuario es la meta a la que algún día debemos llegar. Sin embargo, mientras las empresas adoptan estas formas de identificación, se presenta a continuación un ejemplo de codificación que se podría utilizar para garantizar el seguimiento de los productos.

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EL CÓDIGO DE BARRAS ES EL EJEMPLO TÍPICO DE TRAZABILIDAD, Y EN EL SECTOR AGRÍCOLA Y PECUARIO ES LA META A LA QUE ALGÚN DÍA DEBEMOS LLEGAR.

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EJEMPLO TÍPICO DE TRAZABILIDAD Código Aureliano Buendía Tocancipá Tocagua Uno Papa

AB TO TO 01 PA

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Nombre del productor Municipio Vereda Lote Producto

3.4.5. Diagrama de flujo del funcionamiento del SCI Diagrama No2. FUNCIONAMIENTO DEL SCI

Solicitan el Ingreso

Evalúa a los productores y los presenta

Productores

Fin

No

Departamento Técnico Si

Departamento de Calidad Planea la visita y selecciona al auditor

Auditor Interno Menor

Visita, prepara informe y lo presenta

Crit.

Si

GAI

No

Evalúa el informe si es conforme o no

Fin

No conf.

Sanción

Mayor

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Bibliografía CONTRERAS, U. (2006). Certificación para el Comercio Internacional de la Agricultura. Cámara de Industria y Comercio Colombo-Alemana. Revista Doing Business N° 48. Bogotá.

CONTRERAS, U. (2005). Manual del Sistema de Gestión de Calidad para la Obtención de Oro y Platino Verde. Corporación Oro Verde. Quibdó, Colombia.

CONTRERAS, U.; RESTREPO, S. (2007). Quinto Curso–Taller. Formación de Auditores Internos e implementación del Sistema de Control Interno. BCS Öko Garantie Colombia. Bogotá D.C., Colombia.

CONTRERAS, U.; RESTREPO, S.; RENGIFO, M. (2003). Guía del Empresario para el Acceso a la Certificación de los Productos de Biocomercio Sostenible. Convenio sobre Diversidad Biológica. Instituto de Investigaciones Alexander Von Humboldt. Bogotá.

EUREPGAP (2002). Regional Certification Workshop and Joint Train the Trainer Workshop. San José de Costa Rica.

EUREPGAP (2004). Reglamento General Frutas y Hortalizas, Versión 2.1 – Jan. 04. Colonia, Alemania.

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Colonia – Alemania.

FUNDACIÓN UTZ KAPEH (2006).

Actualización en Protocolo de Certificación y Código de Conducta UTZ KAPEH 2006 para Organismos de Certificación. Manizales, Colombia.

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RIDDLE, J.; FORD, J. (2000). Manual Internacional de Inspección Orgánica.

Asociación de Inspectores Orgánicos Independientes (IOIA). USA. STANDARDS AUSTRALIA INTERNATIONAL LTD. (2001). Manual para las Pequeñas Empresas. Guía sobre la Norma ISO 9001:2000.

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• Certificación: procedimiento mediante el cual una tercera parte garantiza por escrito que un producto, proceso o servicio cumple con los requisitos especificados (guía ISO-IEC).

• Código de conducta UTZ CERTIFIED: anteriormente conocido como Utz Kapeh, es un programa de certificación mundial que establece criterios económicos sociales y ambientales, reconocidos internacionalmente, para la producción y suministro de café en forma responsable. Utz Kapeh, que significa “buen café” en lengua maya, garantiza la calidad social y ambiental de la pro-

ducción de café, satisfaciendo así las expectativas de diferentes marcas y consumidores. El código se basa en principios establecidos por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el protocolo Eurep Gap para café (oro) versión 1.0 – Sep. 04.

• EUREPGGAP: la Asociación Global para una Agricultura Segura y Responsable comenzó en 1997 como una iniciativa del sector minorista perteneciente al Euro Retailer Produce Working Group (EUREP).

El objetivo era acordar estándares y procedimientos para el desarrollo de buenas prácticas agrícolas (GAP), acreditado según la ISO 65 (EN 45011).

Formalmente, EurepGAP incluye una serie de documentos normativos, reconocidos por los reglamentos internacionales de Certificación. En la elaboración de estos documentos han participado representantes de todo el mundo, incluyendo la totalidad de los niveles de la cadena alimenticia.

• Producción ecológica: es un sistema holístico de gestión de la producción, que realza y fomenta

BIBLIOGRAFÍA

• Buenas Prácticas Agrícolas (BPA): conjunto de principios, normas y recomendaciones técnicas, aplicables a la producción primaria en todas las actividades realizadas en campo y post-cosecha in situ que reconocen la importancia de la adopción de normas para que los productores estén en capacidad de responder al consumidor en lo concerniente a seguridad alimentaria, bienestar animal, protección ambiental y bienestar en el trabajo.

- GLOSARIO

Glosario

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la diversidad de los ciclos biológicos y la actividad biológica del suelo. Se basa en un reducido uso de insumos externos y la no utilización de fertilizantes y plaguicidas de síntesis química, teniendo en cuenta que las condiciones regionales requieren de sistemas adaptados localmente.

• Sistema de Control Interno (SCI): se define como el conjunto de actividades de acompañamiento, control y seguimiento que pueden implementar y utilizar los grupos de

productores dentro de un esquema de certificación, orientadas a demostrar las labores realizadas en cada uno de los procesos. También es un sistema que en la actualidad implementan grupos ya establecidos con el propósito de optimizar procedimientos, perfeccionar estrategias, mejorar el control y alcanzar la calidad.

• Trazabilidad: la habilidad para trazar la historia, aplicación o localización del producto, proceso o actividad en consideración. ISO 9001:2000.

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MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA INDISPENSABLE PARA EL SECTOR AGROPECUARIO