7. Belastingen
De werkgever dient dus te beschikken over een kopie van de door de Belastingdienst afgegeven verklaring. Indien de omstandigheden van de werknemer wijzigen waardoor de verklaring niet meer geldig is, dan moet de werknemer dat aan de Belastingdienst melden. Blijkt na controle dat de verklaring ten onrechte aan de werknemer is afgegeven, dan trekt de Belastingdienst deze in. In beide gevallen krijgt de werknemer vervolgens een naheffing van de Belastingdienst over de verstreken periode. De Belastingdienst informeert de werkgever over de intrekking. De werkgever moet dan vanaf dát moment de privébijtelling toepassen (dus niet met terugwerkende kracht, dat loopt via de werknemer). Bij een naheffing aan de werknemer neemt de Belastingdienst naast de loonbelasting en premie volksverzekeringen ook de te betalen inkomensafhankelijke bijdrage Zvw mee. De werkgever is niet verplicht om deze achteraf alsnog te vergoeden. De Belastingdienst heft na bij de werknemer, tenzij de werkgever weet dat het verzoek van de werknemer niet juist is. In dat geval krijgt de werkgever de naheffing. Wat voor bewijs vraagt de Belastingdienst aan de werknemer? Als een werknemer kan aantonen dat zijn leaseauto niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar voor privédoeleinden is gebruikt, dan is in de salarisadministratie de bijtelling voor het privévoordeel nihil. In de praktijk betekent het begrip ‘aantonen’ dat de werknemer een sluitende rittenregistratie moet hebben. Voor een sluitende rittenregistratie dient de werknemer in de kilometeradministratie het volgende te vermelden: • het merk van de auto; • het type van de auto; • het kenteken van de auto; • de periode waarin de auto tot zijn beschikking staat; • de ritgegevens. Een rit is een enkele reisafstand tussen twee adressen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als uw werknemer tijdens de rit zowel zakelijke kilometers als privé kilometers rijdt. Per rit moet de werknemer de volgende gegevens noteren: • de datum; • de begin- en eindstand van de kilometerteller; • het adres van vertrek en aankomst. Als de werknemer vanaf zijn werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft hij de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis; • de route die hij heeft gereden, als dit niet de meest gebruikelijke route was; 64 | LEASEPOCKET 2012-2013
7. Belastingen
• of het een privérit is of een zakelijke rit; • de privé-omrijkilometers als hij tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privé kilometers rijdt. Een voorbeeld van een rittenstaat kunt u downloaden op www.leaseplan.nl onder ‘uw leaseauto ›› belastingen ›› kilometerregistratie’. Overigens is de rittenstaat niet de enige vorm van bewijs. Hier geldt namelijk de vrije bewijsleer. De werknemer kan bijvoorbeeld een combinatie van een zogenoemde ‘black box’ (een elektronisch ritten registratiemiddel dat in de auto wordt geplaatst) en werkagenda’s gebruiken. Verder leert de jurisprudentie dat onder meer als bewijs is aanvaard: • De combinatie van een eigen auto en gescheurde en met vet besmeurde bekleding van de stoelen in de leaseauto. • De combinatie van een eigen auto en een leaseauto die buiten de door de werkgever gecontroleerde dienstreizen niet verzekerd is. Een arbeidscontract waarin is opgenomen dat de werknemer de ter beschikking gestelde leaseauto niet voor privédoeleinden mag gebruiken, kan daarbij als extra bewijs gelden. Van groot belang is dan wel dat de werkgever aan deze contractuele bepaling aantoonbaar de hand houdt. Met een ‘verklaring geen privégebruik’ van de Belastingdienst mag de werkgever de bijtelling achterwege laten. Daarnaast is het mogelijk om speciale afspraken te maken met de inspecteur over de leaseauto’s van een afdeling of zelfs van het hele bedrijf. In individuele situaties is echter de ‘verklaring geen privégebruik’ van de Belastingdienst aan te raden, omdat deze het risico voor u als werkgever beperkt. 2. EEN AUTO TE KIEZEN WAARVOOR LAGER BIJTELLINGSTARIEF GELDT De bijtelling is van toepassing als de berijder de leaseauto ook voor privédoeleinden gebruikt. In beginsel geldt er een bijtelling van ten minste 25% van de catalogusprijs. Voor bepaalde auto’s is een korting op de bijtelling van toepassing, dit is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto. In paragraaf 7.2.3 staat een overzicht van de CO2-uitstootgrenzen en de bijbehorende kortingen. 3. EEN EIGEN BIJDRAGE VOOR PRIVÉGEBRUIK Wanneer een werknemer aan zijn werkgever een bijdrage voor zijn leaseauto betaalt, dan kan deze bijdrage onder bepaalde voorwaarden in mindering worden gebracht op de bijtelling. De werkgever moet dan wel met de werknemer hebben afgesproken dat deze wordt betaald voor het privégebruik van de leaseauto. De eigen bijdrage moet worden ingehouden op het nettoloon. Als werkgever mag u deze eigen bijdrage in mindering brengen op de maandelijkse bijtelling, maximaal tot nihil. Het in mindering brengen van de LEASEPOCKET 2012-2013 | 65