Fomentando una inscripción sólida en escuelas católicas
Es la Semana de las Escuelas Católicas y eso significa el inicio de la temporada de inscripción para las escuelas católicas de todo Estados Unidos.
Aunque esta temporada es un momento de mucha alegría y celebración por el regalo de la educación católica, también puede ser una época llena de anticipación y preocupación para los directores y párrocos de escuelas que han luchado con la disminución de la matrícula, ya que las bajas de inscripción a menudo son un precursor de cierres escolares.
Si bien las escuelas católicas — especialmente aquellas que sirven a comunidades históricamente desatendidas — enfrentan desafíos significativos que dificultan el aumento de inscripciones, aún hay mucho que los líderes escolares y parroquiales pueden hacer para atraer y retener a familias jóvenes. De hecho, aunque el contexto en el que una escuela opera puede facilitar o hacer más difícil el trabajo, al final, las ganancias o pérdidas de matrícula no son algo que le suceda solo a las escuelas. Sino que ocurre debido a una combinación de contexto comunitario, políticas escolares, cultura, y liderazgo.
El camino hacia un aumento de inscripción
Un factor clave para aprovechar el poder y el potencial de la educación católica en la reconstrucción de comunidades parroquiales prósperas es encontrar maneras de atraer y retener a familias jóvenes. Con ese fin, puede ser fácil pensar en la inscripción como un evento anual, un momento en el que las escuelas deben intensificar el marketing y la difusión para tratar de encontrar nuevas familias. A menudo, este trabajo toma la forma de marketing estacional, incentivos y descuentos para la reinscripción, e invitaciones abiertas. Si bien estas pueden ser herramientas útiles en el conjunto de herramientas de inscripción o reinscripción, en realidad, juegan un papel muy pequeño en el esfuerzo de una escuela para construir (o reconstruir) comunidades escolares prósperas.
De hecho, para las escuelas que enfrentan desafíos de inscripción, las disminuciones a menudo son un síntoma de un problema, no el problema en sí. Así como una fiebre te indica que hay una infección o un virus que el cuerpo necesita combatir, la disminución de la matrícula les dice a los líderes que hay algo que no está funcionando en la comunidad escolar y que deberá ser abordado para ayudar a garantizar aumentos sostenibles de matrícula.
Por lo tanto, tiene sentido priorizar soluciones estratégicas por encima de arreglos temporales para asegurar un crecimiento sostenible.
Lo más importante es que la inscripción no es responsabilidad de una sola persona — es responsabilidad de todos. Los padres eligen escuelas porque son más que aulas — son comunidades. Así que cada interacción con un miembro de la comunidad es una forma de mostrar lo que hace especiales a nuestras escuelas católicas — lo que ayuda a formar a los estudiantes en virtud y valores.
A medida que los líderes parroquiales y escolares inician su impulso de reinscripción e inscripción para la Semana de las Escuelas Católicas, a continuación se presentan algunos consejos para aprovechar al máximo el período previo a la inscripción, el período de reinscripción, y el período de inscripción total.
Pre-inscripción: De septiembre a enero
Mientras que, para muchas escuelas católicas, la temporada de inscripción comienza en enero con los eventos y celebraciones de la Semana de las Escuelas Católicas, la realidad es que se necesita una planificación significativa para preparar a los pastores, directores, y padres para el éxito. Por lo tanto, una vez que inicia el año escolar — y, ciertamente, justo después de que se finalicen los números de inscripción para el año en curso — ya es el momento de comenzar a planificar para el año siguiente.
Es importante destacar que el período de pre-inscripción debe enfocarse en evaluar las políticas existentes relacionadas con la admisión, la matrícula, las becas, y el presupuesto, con el objetivo de reducir las barreras de entrada y abrir las puertas de la escuela lo más ampliamente posible para tantos estudiantes nuevos y retornantes como la escuela pueda atender.
Con ese fin, las dos etapas críticas del período de pre-inscripción son: Prepararse y simplificar.
Prepararse
La temporada de inscripción no puede comenzar oficialmente hasta que las escuelas hayan establecido las políticas para el año siguiente. Entre las políticas que los pastores, directores, y consejos escolares pueden considerar mientras planifican para el año próximo se encuentran:
Becas, matrícula, y cuotas — Tal vez las decisiones más evidentes que deben tomarse durante el período de pre-inscripción están relacionadas con la matrícula, las cuotas, y las becas. Sin embargo, la pregunta puede — y quizás debería — ir más allá de,“¿cuánto deberíamos aumentar la matrícula?” En su lugar, considere lo siguiente:
• ¿Refleja nuestra matrícula el costo total de educar? Si no es así, ¿deberíamos cambiar de un modelo de “matrícula” — donde el subsidio que la parroquia o la escuela cubre está oculto para los padres — a un modelo de “costo de educar”, que comunique de manera más transparente no solo lo que se les pide a los padres que paguen, sino cuánto del costo total es cubierto por otras fuentes (becas, parroquia, etc.)?
• ¿Nuestros descuentos por familia y hermanos nos ayudan a atraer familias, o agregan complejidad al modelo de matrícula? ¿Hay alguna manera de simplificar?
• ¿Tenemos una visión clara de nuestro presupuesto para el próximo año? ¿Hemos considerado presupuestar un fondo de emergencia para las familias que enfrenten dificultades legítimas e inesperadas que puedan llevar a pagos de matrícula atrasados?
Líneas de tiempo y decisiones para becas y admisiones — Uno de los desafíos ocultos para aumentar la matrícula en las escuelas católicas son las barreras que los líderes crean, las cuales disuaden a las familias prospectivas. Estas barreras generalmente toman dos formas: barreras burocráticas necesarias para que se tomen decisiones de becas y admisiones y políticas de admisiones selectivas.
• Barreras burocráticas para la inscripción
En un esfuerzo bien intencionado por recopilar información crítica sobre los estudiantes y sus familias, muchas escuelas católicas han creado, sin querer, cargas burocráticas que se vuelven tan complicadas que las familias interesadas se desmotivan hasta el punto de ni siquiera presentar su solicitud. Por ejemplo, para calificar para apoyo con becas, las familias que enfrentan dificultades económicas a menudo tienen que completar formularios complicados de ayuda financiera o presentar registros fiscales actualizados, muchas veces antes de que se deba pagar impuestos anuales.
Si bien la verificación de ingresos y otros documentos son necesarios al inicio del año escolar, estos no deben convertirse en barreras de inscripción. De hecho, las organizaciones que apoyan el liderazgo y el éxito de las escuelas católicas han descubierto que hasta el 80 por ciento de las familias que tardan más de una semana en completar la documentación requerida para las admisiones nunca se inscriben en las escuelas católicas.
Por lo tanto, los esfuerzos para construir comunidades escolares católicas más fuertes deben comenzar preguntándose, “¿Cómo podemos reducir la carga burocrática para las familias y también reducir el tiempo desde el primer contacto hasta la inscripción?”
• Cambio de “admisiones” a “inscripción”
Si bien las escuelas católicas fueron fundadas inicialmente para servir a todos los estudiantes de la comunidad parroquial, con el tiempo, evolucionaron para ser más selectivas. Por supuesto, existen escuelas católicas élite e independientes para las cuales los estándares de admisión son esenciales para mantener el rigor académico, pero la mayoría de las escuelas parroquiales y diocesanas locales aún existen para servir a la comunidad. Y, aunque puede haber algunos estudiantes con necesidades especiales para los cuales una escuela católica no sea la mejor opción, adoptar una cultura acogedora, en la cual todos son bienvenidos, es esencial para construir comunidad y aumentar inscripciones
Existen muchas razones por las cuales las escuelas deberían considerar el cambio de un enfoque de “admisiones” a uno de “inscripción”. Para empezar, al tener una mentalidad exclusiva de “admisiones” a la inscripción escolar católica, las escuelas pueden, sin querer, negar la admisión
a estudiantes que en realidad prosperarían en — y se beneficiarían de — la cultura cálida y del apoyo que una escuela basada en la fe proporciona. Además, las barreras selectivas de admisión generalmente ralentizan el proceso de inscripción para las familias, lo que puede actuar como un freno al crecimiento de la matrícula en escuelas que enfrentan dificultades.
Al mismo tiempo, una crítica al adoptar una mentalidad de inscripción en lugar de una mentalidad de admisiones es que las escuelas católicas deben destacarse en términos de cultura, valores, y disciplina frente a otras escuelas. Se amenaza la estructura de nuestras comunidades escolares si se sacrifican los estándares para aumentar la matrícula.
La realidad, sin embargo, es que la sólida cultura y la reputación de seguridad y rigor de las escuelas católicas no dependen de ser selectivas y negar la admisión a estudiantes con desafíos académicos o de comportamiento, sino de la cultura del aula y la escuela que se construye una vez que los estudiantes llegan. La reputación que las escuelas católicas han construido por ser seguras y académicamente rigurosas ha sido impulsada por nuestra fuerte instrucción, nuestra cultura llena de fe y valores, no por admisiones selectivas.
Construir esa cultura en el aula y en la comunidad puede ser un desafío, pero existen herramientas y recursos que los directores pueden usar al inicio del año para preparar a los maestros — especialmente a los nuevos — para el éxito. Pero el trabajo para construir comunidades escolares prósperas comienza abriendo las puertas ampliamente a la comunidad hoy.
Con eso en mente, una cosa en la que los líderes deben pensar durante el período de preinscripción es si — o cómo — pueden trabajar para cambiar de una mentalidad de “admisiones” a una mentalidad de “inscripción”.
Simplificar
Además de las consideraciones mencionadas anteriormente, las escuelas pueden pensar en cómo simplificar y enfocar la comunicación con los padres, la difusión y los procesos de inscripción, todo con el objetivo de hacer que sea lo más fácil posible para las familias nuevas y retornantes entender sus procesos. Una comunicación clara, entusiasta, y simplificada es un componente crítico, quizás subestimado, del marketing de inscripción. Después de todo, la forma en que una escuela se comunica — la calidez que transmite, lo acogedora que se siente para los nuevos estudiantes — ofrece a las familias una idea de cómo será unirse a la comunidad escolar y parroquial.
Reinscripción: De finales de enero a febrero
La forma más confiable de estabilizar y aumentar la matrícula a lo largo del tiempo es retener a los estudiantes que ya están en la escuela. La realidad es que la gran mayoría del trabajo de reinscripción de una escuela está vinculado a la continua construcción de comunidad que ocurre cada semana, durante todo el año. Todo lo que las escuelas ya hacen — desde obras escolares hasta noches de juegos familiares, eventos deportivos, y más — son oportunidades para fortalecer los lazos entre las familias y su comunidad parroquial y escolar.
Además de ese trabajo crítico de construcción de comunidad, el trabajo de reinscripción limitado por tiempo se intensifica el día en que comienza la reinscripción — generalmente durante la Semana de las
Escuelas Católicas. Mientras las escuelas maximizan este trabajo de reinscripción, hay dos elementos que considerar:
Reducir el plazo
Para estabilizar una comunidad escolar, la reinscripción debe estar típicamente alrededor del 80-90 por ciento de los estudiantes elegibles. Sin embargo, cuanto más tiempo se tarde reinscribir a los estudiantes que regresan, menos capacidad tiene el equipo para atraer nuevos estudiantes. Por lo tanto, el objetivo debe ser alcanzar al menos un 75 por ciento de reinscripción antes del 1 de marzo.
Para lograr este objetivo, se pueden utilizar incentivos de reinscripción para generar entusiasmo, construir comunidad, y fomentar acción. Algunos de los mejores incentivos para la matrícula incluyen:
• Días de vestimenta libre en escuelas de K-8 para las aulas que lleguen al 90 por ciento o más de reinscripción antes del Día de San Valentín.
• Un sorteo de matrícula gratuita para aquellos que se reinscriban antes del 1 de marzo.
• Obsequios personalizados, como animales de peluche de marca para los estudiantes más pequeños, gorras y mochilas para los estudiantes mayores, o camisetas especiales para los estudiantes de séptimo y octavo grado / estudiantes de nivel superior.
Sin duda, hay más formas de incentivar a las escuelas para que alcancen sus objetivos de reinscripción, y, de hecho, las mejores ideas son las que genera tu propia comunidad, porque las ideas que funcionan son aquellas que más entusiasman a tu comunidad.
Hacerlo sostenible
Una de las cosas más importantes a considerar al lanzar incentivos de reinscripción es cómo asegurarse de que los incentivos que ofrezcas hoy no dificulten la retención de estudiantes mañana.
A menudo, las escuelas ofrecen descuentos en las tarifas de inscripción como un incentivo clave para la reinscripción. Sin embargo, si se descuentan demasiado las tarifas para obtener un aumento temprano en la reinscripción, se facilita que una familia reconsidere su inscripción debido a la tarifa más adelante. Dicho de manera más sencilla: para asegurarse de que los números de reinscripción reflejen una intención auténtica de quedarse, es importante considerar políticas que hagan menos probable que las familias digan sí hoy y no mañana.
Con eso en mente, considere cambiar de “tarifas de inscripción” o “tarifas de matrícula” a depósitos de matrícula no reembolsables. Estos pueden hacer que las familias piensen dos veces antes de reinscribirse, pero también harán que su reinscripción sea más sostenible a largo plazo.
