REGLAMENTO DE CONDUCTA PROVEEDORES
Objetivo
Establecer por parte de Quala Ecuador todos los principios y lineamientos que nos rigen en el manejo de proveedores de bienes y servicios con quienes tenemos relaciones comerciales y que de esta forma cuenten con pautas y principios bajo los que se debe actuar.
Contenido
Para Quala Ecuador S.A. la Ética, los valores de honestidad, integridad, confiabilidad, transparencia y consistencia se deben reflejar en todas las actuaciones de la compañía y a todo nivel, por tanto todos los proveedores deben proceder con los principios consagrados tanto en las normas legales como en este Reglamento de conducta, de manera que estos prevalezcan y caractericen a nuestra empresa.
Quala Ecuador busca que nuestras relaciones con proveedores se manejen siempre con transparencia, respeto e integridad, así como brindando igualdad de oportunidades. El desarrollo de relaciones de confianza y mutuo beneficio con proveedores es parte importante de nuestro éxito, por este motivo, la selección de proveedores se basa en estándares de calidad, precio, garantía, integridad, servicio, reputación y buena fe comercial. Quala Ecuador garantiza que todos nuestros procesos de selección de proveedores se aplique y realice observando estos criterios mediante una competencia justa.
En virtud de lo anterior, se espera que todos los proveedores, distribuidores, contratistas, asesores, agentes y demás proveedores de bienes y servicios que hagan negocios con Quala Ecuador S.A. respeten, observen y actúen de conformidad con este reglamento.
Adicionalmente durante la vigencia de las relaciones comerciales, Quala Ecuador espera que sus proveedores de forma general garanticen:
1.- CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA LEGAL.
Los proveedores de Quala Ecuador deben respetar y acatar toda normativa legal vigente en el Ecuador, esto incluye principalmente el cumplimiento de obligaciones seccionales, tributarias, laborales, patronales, ambientales, regulatorias entre otras. Los proveedores entienden que el cumplimiento de las obligaciones legales es una prioridad y una responsabilidad de todos, por tanto todas sus actividades serán realizadas y enmarcadas en la legalidad.
Los proveedores por tanto se obligan a:
1.1. Competir justamente por obtener negocios de Quala Ecuador, no realizar comisiones clandestinas, compensaciones indebidas o ilegales o entregar algo de valor para obtener una ventaja indebida.
1.2. Fomentar la diversidad de personal y proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación, acoso o cualquier otra forma de abuso.
1.3. Tratar a sus colaboradores con justicia y honestidad, incluyendo los aspectos relacionados a sueldos, horas de trabajo y beneficios laborales
1.4. Se prohíbe cualquier tipo de trabajo forzado u obligatorio.
1.5. Se prohíbe el trabajo o mano de obra infantil. Los proveedores deben cumplir con el límite de edad mínima de empleo definido por las leyes y deberán cumplir con todos los estándares establecidos por la Organización Internacional del Trabajo (OIT). En ningún caso podrá el proveedor permitir que niños realicen trabajos que los expongan a riesgos físicos que pueden dañar su desarrollo físico, mental o emocional o interferir inadecuadamente con sus actividades escolares.
1.6. Proporcionar condiciones laborales seguras y saludables.
1.7. Los proveedores deberán mantener y promover los derechos humanos fundamentales.
1.8. Queda prohibido el uso de cualquier tipo de castigo físico o amenazas de violencia y otras.
1.9. Los proveedores deben realizar sus operaciones conservando y protegiendo el medio ambiente y a su vez dar cumplimiento con todas las leyes y disposiciones ambientales aplicables
1.10. Mantener libros y registros contables de acuerdo con todas las leyes aplicables, los requisitos normativos y fiscales, así como con las prácticas de contabilidad aceptadas.
1.11. Distribuir productos y servicios que cumplan con los estándares de calidad y seguridad de alimentos.
1.12. Los proveedores que participan en algún tipo de desarrollo, manejo, empaque o almacenamiento de nuestros productos cumplan con los estándares de calidad de los productos, políticas, así como la normativa regulatoria necesaria para su operación, además cumplan y se adhieran a los protocolos de buenas prácticas de manufactura. Cumplan con todas las leyes y reglamentos estatales y locales aplicables a la seguridad de los alimentos. Reporten a Quala Ecuador de manera inmediata cuestiones que podrían tener un impacto negativo en la calidad o percepción pública de un producto de Quala Ecuador
2.- REGLAS REFERENTES A PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN, SOBORNO, LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO CONTRA EL TERRORISMO.
Los proveedores de bienes y servicios de la compañía no podrán realizar ningún tipo de acto de corrupción y soborno. Se define como corrupción el acto de ofrecer pagos, autorizaciones de pagos, regalos, promesas de entregar cualquier bien o servicio de valor a:
i) Cualquier funcionario público nacional o extranjero,
ii) Cualquier partido político nacional o extranjero
iii) Cualquier funcionario de un partido político o cualquier candidato a un cargo político nacional o extranjero
iv) Cualquier funcionario de la compañía o un tercero
Con el fin de que
1. Haga u omita algún acto en violación de lo establecido en la ley o en las políticas y procedimientos de la compañía,
2. Brindar una ventaja inapropiada o injustificada
3. Inducir a que use sus influencias dentro de la compañía o en el gobierno del país al que pertenece o que pueda influenciar cualquier acto o decisión dentro de la compañía o del gobierno del país al que pertenece con el objetivo de obtener, retener algún negocio o contrato, se direccione un contrato a una persona determinada o se obtenga cualquier beneficio o prebenda a título personal o en nombre de la compañía
Quala Ecuador S.A. así como todos sus proveedores declaran que cumplirán con las reglas más estrictas de ética y moral. En consecuencia, Quala Ecuador S.A. no asumirá ninguna responsabilidad por los actos cometidos por sus proveedores que infrinjan esta norma, quienes deberán responder a título personal por sus actos.
Adicionalmente, Quala Ecuador declara que: i) ninguno de los proveedores realiza actos de lavados de activos. Se entiende como lavado de activos a las operaciones o transacciones económicas inusuales, injustificadas o sospechosas, los movimientos económicos, realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil económico y financiero que éstas han mantenido en la entidad reportante y que no puedan sustentarse
Se entiende como Financiación del terrorismo.- La persona que en forma individual o colectiva, de manera directa o indirecta, proporcione, ofrezca, organice o recolecte fondos o activos, de origen lícito o ilícito, con la intención de que se utilicen o a sabiendas de que serán utilizados para financiar en todo o en parte, la comisión de los delitos de terrorismo; o cualquier otro acto destinado a causar la muerte o lesiones corporales graves a un civil o a cualquier otra persona que no participe directamente en las hostilidades en una situación de conflicto armado, cuando, el propósito de dicho acto, por su
naturaleza o contexto, sea intimidar a una población u obligar a un gobierno o a una organización internacional a realizar un acto o a abstenerse de hacerlo; o, la existencia de terroristas individuales, grupos u organizaciones terroristas.
QUALA Ecuador así como todos sus proveedores, declaran tener conocimiento de este Reglamento y de la existencia de la Ley contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo y sus consecuencias, por tanto se comprometen a dar estricto cumplimiento. Su inobservancia será causal suficiente para dar por terminado de manera unilateral cualquier relación comercial o contractual cuando: figuren en las listas internacionales vinculantes para Ecuador de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC por sus siglas en inglés) y/o en las listas nacionales de la Unidad de Análisis Financiero del Gobierno del Ecuador (UAF); cuando exista en contra de funcionarios, contratistas, empleados o quien mantengamos una relación comercial, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por dichos delitos y cuando exista información pública con respecto a tales personas que pueda colocar a QUALA, frente a un riesgo legal o reputacional.
3.- CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS
Los proveedores además se comprometen a apoyar el cumplimiento de todos y cada uno de los procesos de administración y gestión creados por la compañía, esto contribuye con la organización y el manejo de nuestras actividades. Los proveedores además ayudarán y cooperarán con los procesos de evaluación solicitados por
Quala Ecuador
Para realizar negocios con Quala Ecuador, los proveedores deben celebrar contratos y formalizar órdenes de compra que cumplan con los procesos internos establecidos para cada efecto, Quala Ecuador podrá realizar auditorías razonables para verificar que el Proveedor cumpla con estos procesos y con este Reglamento
4.- MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS.
Los proveedores entienden que deben cumplir con las políticas y o reglamentos corporativos de Quala Ecuador que regulan el conflicto de interés.
Se define como “conflicto de intereses“ a aquella situación en la que los intereses personales del colaborador (directamente o a través de su entorno privado o empresarial) se encuentren o puedan llegar a encontrarse en oposición con los intereses de Quala Ecuador S.A. o lo puedan llevar a tomar decisiones en un beneficio distinto al de la compañía, sus colaboradores, proveedores o accionistas.
Los conflictos de interés deben ser evitados por los colaboradores y proveedores de Quala a fin de garantizar que las decisiones se adopten de manera autónoma. En este sentido, los colaboradores de Quala deben evitar cualquier ventaja personal como consecuencia de la posición que ocupa en de la compañía o de la relación con personas o negocios que sean o estén buscando ser clientes o proveedores de la Compañía. De esta forma, es política de Quala que los colaboradores traten de impedir encontrarse en situaciones en que existan conflictos de intereses.
En virtud de lo anterior, se prohíbe a los proveedores de Quala Ecuador S.A. entregar u ofrecer regalos a los empleados de Quala Ecuador que podrían de manera inapropiada influenciar las decisiones de negocio de Quala Ecuador o que podrían derivar en una ventaja injusta.
En virtud de lo expuesto, ningún colaborador podrá proporcional información a potenciales proveedores, para quienes esa información represente una ventaja frente a otros que también aspiren a contratar con ella.
En caso de existir o poder existir algún conflicto de interés, el colaborador y el proveedor involucrado, debe revelar tal situación a su superior jerárquico, antes de celebrar un contrato o realizar un acto de cualquier naturaleza que pueda generar efectos para Quala.
6.- PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
6.1.- TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los efectos de la aplicación del presente Código de Conducta, y en especial de esta sección, se deberán tomar en cuenta los siguientes términos y definiciones:
Autoridad de Protección de Datos Personales: Es la autoridad independiente encargada de supervisar la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante la “LOPDP”), su reglamento y las resoluciones que esta dicte, con el fin de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas naturales, en cuanto al tratamiento de sus datos personales.
Base de datos o fichero: Es el conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
Consentimiento: Es la manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.
Dato biométrico: es el dato personal único, relativo a las características físicas o fisiológicas, o conductas de una persona natural que permita o confirme la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos, entre otros.
Dato personal: Es el dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
Datos sensibles: Son los datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos, datos relativos a las personas apátridas y refugiados que requieren protección internacional, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
Delegado de protección de datos: Es la persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del tratamiento de datos.
Responsable del tratamiento de datos personales: Es la persona que, solo o conjuntamente con otros, decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
Titular: Es la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo,
interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales (en adelante el “Tratamiento”).
Vulneración de la seguridad de los datos personales: Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales.
6.2.-LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de los Datos Personales se encuentra legitimado bajo los preceptos establecidos en la LOPDP, en especial en el artículo 7, numerales 1, 2, 5, 6 y 8, además de las establecidas en el Contrato de Prestación de Servicios (en adelante el “Contrato”) suscrito entre los Proveedores y QUALA ECUADOR S. A. y la Política de Privacidad (en adelante la “Política”), la cual se encuentra adjunta a dicho contrato como Anexo 1.
6.3.- OBLIGACIONES DE QUALA ECUADOR S. A.
Con fundamento en las disposiciones consagradas en la LOPDP, QUALA ECUADOR S. A., como responsable del Tratamiento de los datos personales de los Proveedores, además de las obligaciones generales dispuestas en el presente Código de Conducta, el Contrato y su Anexo, se compromete a lo siguiente:
Tratar los datos personales de los Proveedores de manera legítima.
Respetar los principios establecidos en la LOPDP.
Respetar los derechos que tienen los Proveedores con relación al Tratamiento de sus datos personales.
Informar de manera adecuada sobre el Tratamiento de los datos personales de los Proveedores, conforme a los principios de lealtad y transparencia.
Proporcionar de manera inequívoca los medios adecuados para que los Proveedores puedan hacer efectivo sus derechos en relación con la protección de sus datos personales.
Proporcionar las seguridades adecuadas para que los datos de los Proveedores estén resguardados, principalmente para que estos estén protegidos contra Tratamiento no autorizado o ilícito, y contra pérdida, destrucción o daño accidental, mediante medidas técnicas y organizativas necesarias.
Determinar al personal autorizado para el Tratamiento de los datos personales de los Proveedores.
Entregar a cada uno de los Proveedores la Política de Privacidad.
10. Contar con el consentimiento informado de los Proveedores para el Tratamiento de sus datos, en los casos que se requieran.
6.4.- OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Proveedores deberán respetar los principios de la LOPDP con respecto a los derechos de protección de datos personales en el desempeño de sus actividades, por tanto, se comprometen a cumplir con lo siguiente, so pena de ser sancionados conforme la normativa vigente y el presente Código de Conducta:
Entregar sus datos personales de manera exacta y completa. Será de entera responsabilidad de los Proveedores la información que presenten a QUALA ECUADOR S. A.
Informar sobre las actualizaciones correspondientes de sus datos personales a la persona que QUALA ECUADOR S. A. designe para el efecto, con el fin de que este tenga las bases de los Proveedores actualizadas.
No difundir, ceder, traspasar o comunicar información de QUALA ECUADOR S. A. a terceras personas no autorizadas por QUALA ECUADOR S. A.
Los Proveedores quedan obligados a mantener la confidencialidad de la información de QUALA ECUADOR S. A., incluyendo la información personal de sus trabajadores, clientes, otros proveedores, o cualquier otra persona que forma parte de QUALA ECUADOR S. A.
En el caso de que exista cualquier vulneración de datos personales a las bases de datos de propiedad de los Proveedores que contengan información de QUALA ECUADOR S. A., los Proveedores deberán comunicar de cualquier incidente contactando de manera directa al Delegado de Protección de Datos, o a la persona que para este efecto se establezca por QUALA ECUADOR S. A., en un plazo no mayor de 24 horas.
En el caso de que se extinga la relación contractual, tanto los Proveedores como QUALA ECUADOR S. A. conservarán los datos personales del otro por un período de tiempo razonable. En el supuesto de que alguna normativa referente a esta cuestión establezca plazos determinados, ambos se comprometen a tratar los Datos Personales hasta el plazo máximo establecido en dicha normativa.
Los Proveedores deberán cumplir en todo momento con toda la legislación aplicable sobre materia de protección de datos personales en el Ecuador, evitando cualquier conducta que, aún sin violar la ley, pueda perjudicar a QUALA ECUADOR S. A. y producir consecuencias adversas para la compañía.
5.- DENUNCIAS DE VIOLACIONES A ESTE REGLAMENTO.
La compañía no tolera ningún comportamiento deshonesto y esperamos que nuestros proveedores tampoco lo hagan, por lo que contamos con su compromiso para reportar las conductas o situaciones que puedan lesionar nuestros intereses. Las denuncias de violaciones a este reglamento se realizan a través de un canal de comunicación llamado la línea honesta, el cual está disponible los 7 días de la semana las 24 horas del día y se puede acceder por las vías descritas a continuación:
Línea Gratuita: 18000-000-94
Correo Electrónico: lineahonesta@quala.com.com
Página Web: www.quala.com.ec