DIGITALISERING CLIËNTDOSSIER

Minder formulieren in het digitale cliëntendossier komt ten goede aan de bewoners.

Mensen die in de zorg werken, willen in de eerste plaats zorg verlenen, geen formulieren invullen. Minder tijd voor administratie betekent meer tijd voor cliënten. Zo denkt Jeltje Visser, coördinerend verpleegkundige in Haersmahiem er ook over. Het project optimaliseren digitaal dossier, heeft hier aan bijgedragen. Meer digitaal en veel minder formulieren.

Het project optimaliseren digitaal dossier is bijna afgerond binnen KwadrantGroep. Optimaal gebruik van het digitale dossier door zorgmedewerkers, was het doel. Dit is bereikt door onnodige formulieren af te schaffen en mutaties altijd via ONS te laten plaatsvinden.

Nieuw intakeformulier Jeltje Visser is vanaf het begin betrokken bij dit project: “Veel formulieren zijn afgeschaft en het digitale cliëntdossier is aangepast. Prachtig is het nieuwe digitale intakeformulier in het dossier. Een collega die voorheen een week vakantie had moest het hele dossier doorpluizen om cliëntinfo terug te vinden. Nu is dat heel gemakkelijk. Op het intakeformulier staan nu ook tips voor een goede intake. Heel handig, je kunt nu niks meer vergeten.”

Van 14 naar 4 formulieren “We kunnen nu eigenlijk alles via het digitale cliëntdossier doen, papier is niet meer nodig. Zo kun je cliëntgegevens, voorbehouden handelingen en mutatieformulieren gemakkelijk op naam van de cliënt vinden en veel sneller invullen. Ook zijn veel formulieren afgeschaft. In de opnamemap zaten voorheen wel 14 formulieren die door de bewoner of familie moesten worden ingevuld. We zijn teruggegaan naar 3 á 4 formulieren. Blij mee!”

Administratieve last Jeltje: “Dit alles zorgt voor een administratieve lastenverlichting op de werkvloer. Ik merk dan ook dagelijks veel tijdsbesparing. Veel formulieren haal ik

gelijk uit het cliëntdossier en ik doe stukken minder invulwerk. Het draagt bij aan hogere cliënt- en medewerkerstevredenheid en meer ruimte voor ons om het werk te doen dat we moeten doen: de bewoners.”

Wat kan nog beter? “Nog beter is wanneer we niet meer steeds apart hoeven in te loggen en dat je Outlook, ONS, agenda, intranet, dossiers en iProva in één scherm kunt oproepen,” aldus Jeltje. “Steeds opnieuw inloggen kost zoveel tijd. Maar ik begreep dat dit binnenkort gerealiseerd wordt. Ik kijk er nu al naar uit.”

Collega’s meenemen “De collega’s meenemen in alle digitale vooruitgang gaat niet vanzelf. Vooral als het nieuw is en via de computer gaat, heb ik collega’s die dat lastig vinden. De tablets worden ook niet altijd goed gebruikt. Voorheen had dat te maken met het slechte internetbereik (WiFi). Dit is nu opgelost.”

Het allermooiste is dat dit allemaal in het voordeel is van onze bewoners, besluit Jeltje. Als ik binnen KwadrantGroep kijk, zie ik een aantal mooie, innovatieve producten voorbij komen, waar we dagelijks gebruik van maken. Ik zie extramuraal de medicijndispenser waardoor cliënten niet meer vier keer per dag zorg nodig hebben, maar de regie op medicijnen weer zelf hebben. Intramuraal zie ik de COW, waar we alles in kunnen opzoeken en vastleggen, gewoon in de nabijheid van de cliënt. Op sommige locaties zijn we aan het onderzoeken of technologieën ondersteunend zijn aan het dagelijkse werkproces, denk aan de wolkheupairbag en slim incontinentiemateriaal.

Vanuit het project Anders Werken in de Zorg in Fryslân wordt de training zorgtechnologie aangeboden. Deze training leert je wat innovatie en technologie is en leert je een onderzoekende houding aan te nemen. Je krijgt uitleg hoe je van een wens in je team een inzet op technologie en innovatie kunt maken en je leert hoe je je collega’s mee kunt krijgen in jouw ideeën. Ik heb de training zelf gevolgd en er is ruimte voor nog eens tien tot twintig collega’s uit de zorg om deze training te volgen. Houd intranet in de gaten voor meer informatie!

STEEDS MEER INNOVATIE EN

ZORGTECHNOLOGIE

Anneke de Groot Projectleider zorgtechnologie en innovatie

anneke.de.groot@kwadrantgroep.nl