__MAIN_TEXT__

Page 26

DIGITALISERING

INTERNE HØRINGER

SAT I DIGITALT SYSTEM

I Lolland Kommune har en række medarbejdere udviklet et system til digitaliserede interne høringer. Det sparer en lang række arbejdsgange, men stiller også krav om opdaterede og valide data. Sammenstilling af relevante data understøtter arbejdsgange, sikrer kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen TEKST / MIRIAM HELSING

Souschef Lolland Kommune

JANUAR 2020

ILLUSTRATION/ Freepik.com

26

TEKNIK & MILJØ

N

år vi som myndighed skal træffe en afgørelse, er det en forudsætning at sagen er tilstrækkeligt oplyst. Det kan være tungt at indhente den nødvendige viden og svært for den enkelte sagsbehandler at skaffe sig overblikket over, hvad der er relevant at undersøge. I Lolland Kommunes Teknik- og Miljømyndighed byggede man fra starten af kommunesammenlægningen videre på et stjernehøringssystem fra Storstrøms Amts tid. I praksis fungerede det ved, at medarbejderne lavede en konfliktsøgning i GIS og efterfølgende kopierede de temaer de fandt relevante som fx § 3 områder, bygge- og beskyttelseslinjer m.v. ind i et excel-regneark som blev sendt rundt via mail til de medarbejdere som sagsbehandleren vurderede skulle høres. Det betød, at det ikke altid var de rette temaer, der blev vurderet på, at der ikke var en klar linje i forhold til hvordan sagerne blev behandlet, at medarbejderne brugte meget tid på at følge sagerne og forstyrre deres kolleger, og at der ikke systematisk blev gemt dokumentation på sagerne. Efter et par uheldige sager og frustration over

manglende overblik fødtes tanken om at begrænse disse manuelle arbejdsgange og effektivisere og kvalitetssikre sagsbehandlingen gennem en målrettet og skræddersyet digitalisering af arbejdsgangen. Idéen blev skabt og udviklet blandt medarbejderne og havde fra start stor ledelsesmæssig opbakning.

SÅDAN FUNGERER SYSTEMET Høringssystemet er en automatisering og effektivisering af arbejdsgange i forbindelsen med interne høringer i bygge- og miljøsager, plansager og VVM-screeninger. Sagsbehandleren starter med at lave en søgning i GIS-lag, fx § 3 områder, bygge- og beskyttelseslinjer, jordforurening m.v. På baggrund af denne søgning laves en rapport. Rapporten overføres til Høring.dk, hvor sagsbehandleren skal vurdere yderligere ca. 30 statiske lag, det kan fx være om det ansøgte medfører et stort vandforbrug, om der skal nedlægges en vej osv. Ved hvert lag er der en beskrivelse af, hvornår det er relevant at sende hvilke sager i høring. Når sagsbehandleren har fået overblik over de relevante temaer, laves en beskrivelse af sagen og hø-

Profile for Teknik & Miljø - KTC

Teknik & Miljø - Januar 2020  

Teknik & Miljø - Januar 2020