Unity document suite datablad web

UNITY DOCUMENT SUITE Kategori

Dokumentdigitalisering och hantering

Egenskaper – – – –

Dokumentdigitalisering Dokumentbearbetning Dokumentdistribution Innehållshantering

EFFEKTIVA DOKUMENTFLÖDEN DIREKT VIA DATORN Unity Document Suite består av 3 program och en valfri servermodul som kan integreras i befintliga applikationer och verksamhetsprocesser. Unity är en elegant lösning för stora arbetsplatser med multifunktionsskrivare där man vill effektivisera dokumenthanteringen med smartare arbetsflöden.

Unity Document Suite kan användas via en vanlig dator för att skapa, organisera, sammanställa, söka och konvertera dokument till och från PDF-format och andra format. Den anpassningsbara skanningsplattformen gör det enkelt att digitalisera, konvertera, skicka och hantera dokument direkt från en Konica Minolta bizhub-multifunktionsmaskin. Tack vare det stora funktionsutbudet blir det enkelt för användarna att sammanställa dokument från olika källor, utföra OCR (optisk teckenigenkänning), lägga till anteckningar och redigera bilder.

Användarna kommer att uppskatta Unity Document Suite som effektiviserar den interna och externa dokument­ hanteringen och kommunikationen. Programmets smidiga digitaliseringsfunktioner underlättar dokumentbearbetningen och distributionen av inkommande och utgående information. De avancerade dokumenthanteringsfunktionerna säkerställer tillförlitlig dokumentdistribution till rätt mottagare.

Unity Document Suite består av 3 PC-program och en valfri servermodul för smidig skanning.

PC-program PaperPort 12 Professional

Visning av dokumentminiatyrer i PC-programmet, sökning och indexering, sammanlagring och uppdelning av dokument.

OmniPage 17 Professional

Skräddarsydda arbetsflöden för skanning, manuell och automatisk format- och teckenigenkänning och konvertering.

PDF Converter 7 Enterprise

Full kontroll över PDF-filer och innehåll för professionell konvertering, redigering och sammanställning.

Server-modul Unity Connector för eCopy ShareScan server v5

Individuell skanning för Unity Document Suite-användare.

DATABLAD Unity Document Suite

HUVUDFUNKTIONER Dokumentdigitalisering – Skanning av pappersdokument: Pappersdokument kan konverteras till olika digitala dokumentformat som ser ut som pappersoriginalen direkt via multifunktions­ maskinen. Det är även möjligt att ange särskilda inställningar för användare och grupper.

– Åtkomst till dokument från olika källor: Inkommande och utgående dokument kan exempelvis hämtas från multifunktionsmaskiner, PC-klienter, nätverksmappar, e-post och FTP-servrar. Olika filformat kan antingen skannas eller importeras från olika källor och smidigt införlivas i interna arbetsflöden.

– Skanningsalternativ: Administratören kan ange skanningsinställningar centralt och begränsa urvalet av inställningar för användarna. Administratören kan även anpassa inställningar som upplösning, färg osv.

Användarna kan anpassa skanningsdestinationerna och sina arbetsflöden direkt från datorn.

– Förhandsgranskning av skannade dokument: De skannade sidorna kan förhandsgranskas på multifunktionsmaskinens kontrollpanel innan de skickas till den valda destinationen. I förhandsgranskningen kan användarna ta bort tomma sidor, ange dokument­ inställningar (format, filnamn) direkt efter digitaliseringen.

Dokumentbearbetning – Konvertering av pappersdokument och PDF-dokument till redigerbara och sökbara dokument Med Unity Document Suite kan användarna omvandla pappersdokument till redigerbara och sökbara elektroniska dokument i Microsoft Office- och Corel WordPerfectformat. Användarna kan på så vis redigera och rätta skrivfel, ändra textfärg, teckensnitt och textstorlek. Det blir även möjligt att söka efter alfanumeriska mönster eller text i innehållet. Logisk formulärigenkänning finns tillgängligt för konvertering av pappersblanketter till ifyllbara PDF- eller Microsoft Word-formulär.

– Dokumentkonvertering: Grafik, diagram och text från PDF-filer kan kopieras till Microsoft Office-dokument.

Det är dessutom enkelt att extrahera data från ifyllda PDF-formulär och pappersblanketter för användning i kalkylblad och databaser. Pappersdokument och PDFdokument kan även konverteras till ljudfiler (WAV-format) med hjälp av den inbyggda talsyntesmotorn RealSpeak.

– Optisk teckenigenkänning (OCR) med stöd för 120 språk: Den integrerade OCR-motorn känner igen 120 språk och säkerställer igenkänning av text med hög precision och sparar tid jämfört med manuell korrigering av textkonverteringsfel.

– Dokumentindexering: Textinnehållet i skannade dokument kan indexeras automatiskt och kompletteras med smidig dokumentindexering med nyckelord och/eller XML-metadata och andra metadataalternativ. Detta genererar elektroniska dokument som är sökbara och kan redigeras och överföras till dokument­hanteringssystem.

– Generering, redigering och annotering av PDFfiler i standardformat: PDF-filer i standardformat

som är fullt kompatibla med Adobe Acrobat kan genereras utan tillgång till själva programvaran Acrobat.

Skannade dokument och bilder kan kombineras med textdokument, kalkylblad och presentationer och automatiskt konverteras till PDF-format.

– Anpassning och sammanslagning av dokument: Pappersdokument kan slås samman med e-post, faxdokument och Microsoft Office-dokument och sidordningen kan ändras med dra och släpp. Detta innebär smidig sammanställning av dokument i ett sökbart, lättanvänt och standardiserat format. Text kan redigeras och strykas över. Bokmärken, sidfötter och Bates-stämplar kan infogas och dokumenten kan signeras digitalt. Det är också möjligt att infoga anteckningar, enklare grafik och text.

Dokumentdistribution – Automatiserad distribution och skräddarsydda arbetsflöden: Dessa funktioner möjliggör inställning av automatiserad sändning/överföring och arbetsflöden för specifika mappar. Användarna kan initiera arbetsflöden genom att skicka filer från en multifunktionell bizhubmaskin till valfri destination inom företaget. Användarna kan även få meddelanden när nya dokument levereras till specifika mappar. Skanningsalternativ och multistegsknappar på multifunktionsmaskinens kontrollpanel kan anpassas för specifika skanningsdestinationer och arbetsflöden.

Innehålls- och dokumenthantering – Effektivt samarbete: Unity Document Suite erbjuder många redigeringsverktyg som gör det möjligt att lägga till kommentarer, markera avsnitt, stryka över konfidentiell information och lägga till text. Detta underlättar dokumentsamarbete, sparar tid och ger snabba resultat.

– Dokumentsäkerhet: Olika grader av dokumentsäkerhet kan anges. Användare kan t.ex. begränsa dokumentredigering, utskrift, eller bådadera.

– Generering av formulär/blanketter: Unity Document Suite innehåller lättanvända verktyg för att skapa olika typer av formulär för olika affärsprocesser. Textfält, kryssrutor, valknappar och listmenyer kan infogas i interaktiva dokument för att underlätta ifyllning av dokument som låneansökningar, studentansökningar och liknande.

– Stöd för PDF-portföljer: Med PDF-portföljer är det möjligt att sammanställa dokumentbuntar från PDF-filer utan att påverka PDF-originalen. Unity Document Suite har stöd för denna PDF-standard som gör det möjligt att skapa PDF-portföljer med några klick.

– Kopplingar till ECM-system: Programmet kan integreras med affärs- och dokumenthanteringssystem.

Unity Document Suite fungerar som gränssnitt mellan backend-system och PC-program och möjliggör smidig och logisk lagring av dokument i motsvarande system.

DATABLAD Unity Document Suite

ARBETSFLÖDEN INDATA

KLIENT-PC

UTDATA

Skanning till e-post Utskrift Skanning till FTP

Skanning till SMB

bEST-integrering (tillval) – Synkroniserade arbetsflöden – Synkroniserade mappar

eCopy ShareScan Server med Unity-modul

Dokumentkonvertering & OCR – 120 OCR-språk – Konvertering av dokumentformat – Automatisk och manuell textkorrigering

Lagring

– – – – PDF-hantering/ bearbetning – PDF-redigering – Sammanslagning/ uppdelning av PDF – Extrahering av sidor

Anpassade arbetsflöden – Indatakälla – Konvertering/ bearbetning – Utdata/distribution/ utskrift

Färghantering

Webb till tryck

Tillriktning

DokumentSäkerhet digitalisering och hantering

AnvändarUtskriftsoch kostnads- hantering hantering

Variabeldatautskrifter

Enhetshantering

SharePoint ERP-system FTP Nätverk

Sändning

Automatisering

Anslutbarhet

Moln- och mobilutskrift

Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.se Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu

02/2013

Inställning av skanningsknapp krävs

PC-funktioner – Sökning – Virtuella pärmar – Manuell distribution med dra och släpp