TÍTULO: Uso de los ordenadores de la Agencia POLÍTICA 3.9
Rev. julio 2023
OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política describe las expectativas de Kokua para los empleados en cuanto a la protección de los datos confidenciales almacenados en los ordenadores de la agencia. A. DIRECTRICES DE LA AGENCIA PARA EL USO DE ORDENADORES Kokua proporciona ordenadores a determinados empleados para que los utilicen en el desempeño de sus funciones laborales. Todos los empleados leerán y firmarán una copia de esta política (así como de las políticas 3.91 y 3.92 de Kokua) para asegurarse de que están familiarizados con las directrices de la agencia para el uso de ordenadores. Los ordenadores de la agencia deben utilizarse para fines relacionados con el trabajo. Las siguientes actividades están específicamente prohibidas: uso de los ordenadores de la agencia para beneficio personal, para acceder a pornografía, para cometer un acto ilegal o para participar en conductas inapropiadas, como el acoso. El uso indebido de los ordenadores de la agencia dará lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido. B. ACCESO A DATOS CONFIDENCIALES Algunos ordenadores de la agencia contienen información confidencial. El acceso a los ordenadores de la agencia que contengan datos personales, financieros o relacionados con los clientes estará restringido a las personas designadas por el Director Ejecutivo. Deben tomarse las medidas adecuadas cuando se utilicen ordenadores portátiles para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información confidencial, incluida la información sanitaria protegida (PHI), y que el acceso a la información confidencial esté restringido a los usuarios autorizados con el fin de proteger la información comercial y de los clientes de Kokua. C. MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS ORDENADORES El mantenimiento regular de los ordenadores será responsabilidad del Coordinador de Operaciones Empresariales. Los empleados que utilicen ordenadores no podrán alterar la configuración de seguridad ni realizar cambios en el software antivirus. El Coordinador de Operaciones Comerciales mantendrá una lista maestra de todas las contraseñas y códigos de acceso. Esta lista se guardará en un lugar seguro. 1. Los empleados no deben compartir las contraseñas con otros empleados. 2. Los empleados no pueden instalar ningún software no autorizado en los ordenadores de la agencia; esto incluye el "freeware" disponible en Internet.
D.
MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS PORTÁTILES DE LA CASA
También deben tomarse las medidas adecuadas para reducir la probabilidad de pérdida física o daños en los ordenadores portátiles. Los miembros del personal que utilicen ordenadores portátiles deberán tener en cuenta la sensibilidad de la información, incluida la información sanitaria protegida (PHI) a la que se pueda acceder y minimizar la posibilidad de acceso no autorizado. Kokua utiliza el software de