TÍTULO: Uso de los ordenadores de la Agencia POLÍTICA 3.9
Rev. julio 2023
OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política describe las expectativas de Kokua para los empleados en cuanto a la protección de los datos confidenciales almacenados en los ordenadores de la agencia. A. DIRECTRICES DE LA AGENCIA PARA EL USO DE ORDENADORES Kokua proporciona ordenadores a determinados empleados para que los utilicen en el desempeño de sus funciones laborales. Todos los empleados leerán y firmarán una copia de esta política (así como de las políticas 3.91 y 3.92 de Kokua) para asegurarse de que están familiarizados con las directrices de la agencia para el uso de ordenadores. Los ordenadores de la agencia deben utilizarse para fines relacionados con el trabajo. Las siguientes actividades están específicamente prohibidas: uso de los ordenadores de la agencia para beneficio personal, para acceder a pornografía, para cometer un acto ilegal o para participar en conductas inapropiadas, como el acoso. El uso indebido de los ordenadores de la agencia dará lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido. B. ACCESO A DATOS CONFIDENCIALES Algunos ordenadores de la agencia contienen información confidencial. El acceso a los ordenadores de la agencia que contengan datos personales, financieros o relacionados con los clientes estará restringido a las personas designadas por el Director Ejecutivo. Deben tomarse las medidas adecuadas cuando se utilicen ordenadores portátiles para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información confidencial, incluida la información sanitaria protegida (PHI), y que el acceso a la información confidencial esté restringido a los usuarios autorizados con el fin de proteger la información comercial y de los clientes de Kokua. C. MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS ORDENADORES El mantenimiento regular de los ordenadores será responsabilidad del Coordinador de Operaciones Empresariales. Los empleados que utilicen ordenadores no podrán alterar la configuración de seguridad ni realizar cambios en el software antivirus. El Coordinador de Operaciones Comerciales mantendrá una lista maestra de todas las contraseñas y códigos de acceso. Esta lista se guardará en un lugar seguro. 1. Los empleados no deben compartir las contraseñas con otros empleados. 2. Los empleados no pueden instalar ningún software no autorizado en los ordenadores de la agencia; esto incluye el "freeware" disponible en Internet.
D.
MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS PORTÁTILES DE LA CASA
También deben tomarse las medidas adecuadas para reducir la probabilidad de pérdida física o daños en los ordenadores portátiles. Los miembros del personal que utilicen ordenadores portátiles deberán tener en cuenta la sensibilidad de la información, incluida la información sanitaria protegida (PHI) a la que se pueda acceder y minimizar la posibilidad de acceso no autorizado. Kokua utiliza el software de
documentación digital Therap y su almacenamiento en la nube asociado, así como el software de gestión de medicación Quickmar. Todo el personal debe revisar y firmar la política 3.92 (Uso de Therap, Tresorit y Quickmar). Kokua también utiliza el software de almacenamiento en la nube Tresorit. El personal de la oficina firmará la política arriba mencionada. Kokua implementará salvaguardas físicas y técnicas para todos los ordenadores portátiles que accedan a la información sanitaria electrónica protegida para restringir el acceso a los usuarios autorizados. Las medidas apropiadas incluyen: Restringir el acceso físico a los ordenadores portátiles únicamente al personal autorizado. Asegurarse de que los ordenadores portátiles no se dejan desatendidos en lugares públicos dentro o fuera de la propiedad de Kokua. Asegurar los ordenadores portátiles (bloqueo de pantalla o cierre de sesión) antes de abandonar la zona para evitar accesos no autorizados. Habilitar un salvapantallas protegido por contraseña con un breve periodo de tiempo de espera para garantizar la protección de los portátiles que se hayan dejado sin protección. Todos los hotfixes, service packs y parches relacionados con la seguridad del sistema operativo y de las aplicaciones deben aplicarse lo antes posible una vez que estén disponibles. El software antivirus debe mantenerse actualizado. Los ordenadores portátiles sólo deben utilizarse para fines empresariales autorizados. No instale nunca software no autorizado en los ordenadores portátiles. Toda la información sensible, incluida la información sanitaria protegida (PHI) debe almacenarse únicamente en los servidores en nube de Therap, Quickmar y Tresorit. Mantenga la comida y la bebida lejos de los ordenadores portátiles para evitar derrames accidentales. Asegurarse de que las pantallas/monitores están colocados lejos de la vista del público. Cuando los deje en Kokua, asegúrese de que los portátiles se dejan encendidos pero desconectados para facilitar las actualizaciones fuera de horario. Salga de las aplicaciones en ejecución y cierre los documentos abiertos. Asegurarse, siempre que sea posible, de que todos los portátiles utilizan un protector contra sobretensiones (no sólo una regleta). Si se utiliza el acceso inalámbrico a la red, asegúrese de que el acceso es seguro utilizando el software encriptado de Therap, Tresorit y Quickmar para todo el trabajo relacionado con el cliente. Asegurarse de que los ordenadores portátiles se transportan y guardan en un maletín, bolsa, mochila u otro equipaje similar acolchado y protector. Deben emplearse candados siempre que sea posible. Cuando se transporten en coche, los ordenadores portátiles deben guardarse en el maletero o en otra zona donde no se vean fácilmente ni llamen la atención. Cuando se utilicen fuera de la oficina/domicilio de Kokua, los dispositivos inalámbricos y Bluetooth deben apagarse siempre que sea posible para reducir la probabilidad de acceso no autorizado. En la medida de lo posible, deben evitarse los puntos de acceso Wi-Fi públicos. Los ordenadores portátiles perdidos o robados deben comunicarse inmediatamente al Director Ejecutivo. Cumplimiento: Cualquier empleado que infrinja esta política podrá ser objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta el despido. He leído la política anterior y comprendo las condiciones que se esperan de mí en relación con el uso de los ordenadores Kokua. ___________________________________________ Firma del empleado
_______________________ Fecha
___________________________________________ Nombre en letra de imprenta