Policy 3.95 Records Retention (esp)

TÍTULO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS POLÍTICA 3.95

Rev. julio 2023

OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política proporciona orientación al personal administrativo sobre el almacenamiento adecuado de los registros empresariales.

A.

INTENCIÓN DE ESTA POLÍTICA Esta política tiene por objeto garantizar la conservación de todos los archivos para los que existe un requisito de conservación reglamentario, legal o de gestión. El material archivado debe almacenarse en una instalación segura con protección contra incendios y desastres naturales.

B.

ESTATUS NO LUCRATIVO Kokua mantendrá copias de los siguientes documentos en la oficina principal de la agencia. Se suministrarán copias gratuitas de estos documentos a los miembros del público en general que lo soliciten.  Carta IRS 501, (c), (3) que acredite la condición de organización sin ánimo de lucro  Formulario 990 del IRS de los tres años más recientes

C.

REGISTROS COMERCIALES Kokua conservará las copias originales de los siguientes registros en la oficina comercial principal de la agencia.  Estatutos y Reglamentos de Kokua  La licencia comercial de Kokua  Informe anual sin ánimo de lucro al Secretario de Estado del Estado de Washington  Contratos y arrendamientos (corrientes)  Pólizas de seguros (en vigor)  Informe de costes del DDA (tres años más recientes)  Informes financieros del CPA (tres años más recientes) Los registros comerciales con más de tres años de antigüedad se enviarán al archivo.

D.

REGISTROS DE EMPLEO Kokua guardará los registros de empleo en oficinas cerradas con llave. Estos registros se conservarán in situ durante al menos un año tras la finalización del empleo. Los registros con más de un año de antigüedad se enviarán a los archivos. Los registros de los empleados incluyen:  Expedientes de personal  Archivos de formación  Expedientes médicos  Registros de Trabajo e Industrias  Registros de la Seguridad del Empleo

E.

REGISTROS DE CLIENTES El calendario de conservación de los registros de los clientes viene determinado por la fecha de la evaluación semestral de la certificación DDA. Todos los registros para el siguiente periodo de revisión deben conservarse in situ. Los registros de clientes sólo se archivarán una vez que se hayan completado todas las acciones correctivas para la evaluación de certificación más reciente. La conservación de los registros de los clientes también cumplirá los requisitos actuales del contrato, RCW y WAC.

F.

REGISTROS ELECTRÓNICOS Los registros electrónicos generados por los empleados en el desempeño de sus funciones laborales son propiedad de Kokua. Los registros electrónicos, a excepción de la correspondencia rutinaria por correo electrónico, no se destruirán sin la autorización del Director Ejecutivo. La correspondencia por correo electrónico relacionada con incidentes graves o asuntos que tengan una importancia jurídica potencial se imprimirá y almacenará con los registros empresariales o de clientes correspondientes.

G. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Se necesita el voto del pleno de la Junta para autorizar la destrucción de expedientes antiguos. No se destruirá ningún expediente obsoleto de empleados o clientes sin la autorización de la Junta. Se grapará una copia de la autorización de la Junta a una copia de las instrucciones al proveedor que solicite la destrucción de los documentos. Todos los expedientes pendientes de destrucción se almacenarán en un entorno seguro y se destruirán mediante trituración.

H.

SUSPENSIÓN DEL CALENDARIO DE CONSERVACIÓN DE REGISTROS EN CASO DE RECLAMACIÓN, DEMANDA, INVESTIGACIÓN GUBERNAMENTAL, CITACIÓN U OTROS ASUNTOS EN CURSO Tras la notificación de un proceso legal (citación, emplazamiento o similar) o al tener conocimiento de una investigación o una auditoría, o si se presenta una reclamación, ya sea formal o informal, o surge una disputa, se suspenderá el calendario de conservación de registros. Se conservarán todos los registros relacionados con el proceso legal, la reclamación, la disputa, la investigación o la auditoría y no se destruirá ningún registro hasta que se resuelva el asunto.