KIVBF-Kundenmagazin-2012_Seite29 by Timo Keller

KIVBF Kundenmagazin Nah am Kunden. Nah am Bedarf. Ausgabe 2012

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Inhaltsverzeichnis Forum „Vernetzte Daten“ 2 Cisco, Citrix, NetApp, COMPAREX: TrustedCloud – Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke 6 virtual7: Dem Wandel angepasst – von der Kameralistik bis zur Doppik 7 KIVBF: Ausschreibung „Middleware-Suite“ 8 Softplan: Grafisches Anregungs- und Ereignismanagement (AEM) 9 KIVBF: Bürgerbeteiligung mit offenen Verwaltungsdaten (Open-Government) 10 cogon AG: SEPA – von der Theorie zur Praxis Forum „Verwaltungsservice“ 11 Optimal Systems: Auf Erfolgskurs mit ECM-Technologie 12 KIVBF: Dokumentenmanagement, aktuelle Themen und Entwicklungen in DOKUMEA® 13 KIVBF: Einführung von DOKUMEA® in Bühlertann 15 xevIT, Cisco: Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes: „Virtual Desktop“ 16 KIVBF: Die neue Lösung im Einwohnerwesen – moderne und effiziente Melderegisterbearbeitung Forum „Kommunale Finanzverwaltung“ 18 KIVBF: Aktuelles aus dem kommunalen Finanzwesen 19 KIVBF: Nicht nur clever, sondern SMART – Erfolgreiche Pilotierung des Kommunalmaster SMART 21 KIVBF: Stadt Mühlacker wechselt auf Finanzwesenlösung der KIVBF 22 KIVBF: Anwendertreffen Kommunales Finanzwesen „Kameralistik“ 23 KIVBF: Gesplittete Abwassergebühr – Thema Nr. 1 in den Steuerämtern 25 KIVBF: Einführung Facility-Management bei der Stadt Offenburg Sicherheit und Ordnung 26 TRADAS: Stadt Mühlacker wechselt mit TRADAS auf die Lösung Ordnungswidrigkeiten der KIVBF 27 ERA: Neue erfolgreiche Projekte im Bereich Geschwindigkeitsüberwachung Forum „E-Government“ 28 cit GmbH: Zusätzlicher Nutzen ohne extra Gebühren 29 KIVBF: Social Media in Kommunalverwaltungen – kurzfristiger Hype oder struktureller Wandel? 30 Little Bird: Kita-Plätze online finden Nachhaltigkeit bei KIVBF … 31 … im Betrieb SVA: IT-Know-how für den RZ-Betrieb 32 … im Prozess Cofely Deutschland GmbH: (Energie-)effiziente Technik im Rechenzentrum 33 … im Umweltmanagement KIVBF: Freiburger Standort ist „ECOfit“ KIVBF: Mitgliedschaft, Mitwirkung und Mitbestimmung 34 KIVBF: Unsere Gremien: Plattformen für den Dialog mit unseren Mitgliedern 36 KIVBF: Direktmitgliedschaft kreisangehöriger Süd-Gemeinden

Sehr geehrte Damen und Herren, Mobilität hat eine bestimmende Rolle in unserem Leben eingenommen. War früher das Handy das Endgerät, welches uns immer erreichbar machte, so hat heute das Smartphone bereits bei einem Drittel der Bevölkerung Einzug gehalten. Dadurch sind wir nicht nur telefonisch erreichbar, sondern auch jederzeit online; Dienste wie E-Mail, Twitter und Facebook sowie der Zugriff auf zentral gespeicherte Informationen sind quasi jederzeit und von jedem Ort aus möglich. Was im privaten Umfeld für viele von uns längst selbstverständlich ist, sollte auch im beruflichen Umfeld möglich sein: Durch flexible Arbeitsformen und variable bzw. mobile Zugriffsmöglichkeiten auf geschäftliche Informationen lassen sich Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren. Die KIVBF hat bereits 2010 damit begonnen, die dafür notwendigen technologischen Elemente zu konzipieren. In 2011 erfolgten die Ausschreibung und der Zuschlag für eine Virtualisierungs- und Cloud-Computing-Technologie. Derzeit wird diese Technik in unserem Rechenzentrum aufgebaut und pilotiert. Damit prägt die KIVBF Standards in Sachen kommunaler IT und sorgt dafür, dass die landeseinheitlichen Lösungen quasi über Nacht „mobil“ werden und von jedem Endgerät aus immer und überall genutzt werden können. Gemeinsam mit Ihnen wollen wir dafür sorgen, dass unsere Lösungen nicht nur mobil, sondern auch funktional ausgereift und benutzerfreundlich bedienbar sind. Ich lade Sie ein, sich in unsere Arbeitskreise und Fachbeiräte einzubringen, um bei dieser großen Aufgabe mitzuwirken. Unser Ziel muss sein, dass wir gemeinsam kommunale Standards für Baden-Württemberg prägen, denn wir sind Kommune! Passend dazu lautet auch das Motto unserer Hausmesse 2012: „Nah am Kunden. Nah am Bedarf!“ Ich lade Sie herzlich zum Besuch unserer Hausmesse 2012 ein und wünsche Ihnen nun eine gute Lektüre.

William Schmitt, Hauptgeschäftsführer

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Cisco Systems GmbH

Netzwerke sind heute ein wichtiger technologischer Bestandteil des Geschäfts- und Alltagslebens. Von Cisco Systems, Inc. entwickelte Produkte auf Basis des InternetProtokolls sind die Grundlage dieser Netzwerke und machen das Unternehmen zum weltweit führenden Anbieter von NetzwerkLösungen für das Internet. Im Geschäftsjahr 2011 erzielte Cisco einen Umsatz von 43,2 Milliarden US-Dollar. Das Unternehmen hat derzeit weltweit 71.825 Mitarbeiter und agiert mit den Technologiebereichen Routing, Switching, Collaboration, Video, Virtualisierung und IT Lösungsarchitekturen in den Marktsegmenten Enterprise (Großunternehmen, kleine und mittelständische Kunden und öffentlicher Dienst) und Service Provider. Noch ausführlicher zu finden unter: http://www.cisco.com/web/ DE/uinfo/uinfo_home.html

Alexander C. Mayer, Vertrieb kommunale Rechenzentren, Cisco Systems GmbH

TrustedCloud – Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke

Cloud-Computing ist derzeit eines der am meisten diskutierten Themen in der Informationstechnologie. Das Prinzip besteht darin, Ressourcen wie Rechenleistung, Speicherplatz oder Software einfach über das Internet zu buchen und zu nutzen. Bezahlt wird nur für die wirkliche Nutzung – die Ressourcen müssen also nicht vollumfänglich eingekauft oder installiert werden. Aspekte wie Sicherheit, Datenschutz und Rechtskonformität liefern allerdings gute Gründe, im öffentlichen Dienst konsequent auf die sog. „Private Cloud“ zu setzen, denn die Qualität der Angebote aus der Cloud (“Wolke“) steht und fällt mit der Qualität und Sicherheit des Cloud-Betreibers. Eine mit herkömmlichen Mitteln betriebene RZ-Infrastruktur ist teuer und muss zudem aufwändig administriert werden. Um zu gewährleisten, dass alle IT-Lösungen und Dienste, die eine Kommunalverwaltung zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben benötigt, auch in Zukunft kostengünstig und möglichst standardisiert, automatisiert und integriert zur Verfügung stehen, hat KIVBF beschlossen, mit einer Virtualisierungs-Plattform „Trusted Cloud“ eine leistungsfähige technologische Infrastruktur zu schaffen, die konsequent die verfügbaren Virtualisierungstechnologien nutzt. Zudem soll das Buchen von Funktionen über ein Portal durchgängig automatisiert unterstützt werden. Diese Form der Bereitstellung und Nutzung von IT-Dienstleistungen verspricht in erster Linie mehr Flexibilität, mehr Mobilität und mehr Dynamik. Die Vernetzung von Bürgern, Unternehmen und Verwaltung kommt voran, da unterschiedliche Zugangstechnologien wie PC, Laptop, Tablet und Smartphone unterstützt werden. Als öffentlich-rechtlicher Anbieter für kommunale IT-Dienstleistungen in BadenWürttemberg steht KIVBF dafür ein, dass alle Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Rechtskonformität wie bisher erfüllt werden. EU-weite Ausschreibung Für die EU-weite Ausschreibung „Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Implementierung einer Virtualisierungs-Plattform für das Kommunale Rechenzentrum Baden-Franken“ (AZ: 260.03) hat die KIVBF die technologische Infrastruktur beschrieben. Die Ausschreibung wurde am 04.07.2011 bekannt gemacht. Nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb und zwei Verhandlungsrunden erhielt COMPAREX am 27.12.2011 den Zuschlag.

Citrix Systems

Das Echo aus dem Markt auf diese Ausschreibung bestätigt der KIVBF, dass der eingeschlagene Weg der richtige ist. Mit der Ausschreibung und dem nachfolgenden, ambitionierten und innovativen Umsetzungsprojekt hat die KIVBF gezeigt, dass sie zur Spitze der kommunalen IT-Dienstleister in der Bundesrepublik Deutschland zählt. Die Partner im Projekt Das Angebot der COMPAREX AG überzeugte hinsichtlich Qualität, Preis und Konzeption sowie einer passgenauen Mischung von Hardware, Software und Dienstleistung. Der Rahmenvertrag regelt die Konzeptionierung und Implementierung einer Community Cloud und umfasst im Wesentlichen Technologien der Firmen Cisco Systems GmbH, Citrix Systems und NetApp Deutschland GmbH. „Es freut mich außerordentlich, dass wir mit unserem einzigartigen und herstellerunabhängigen Leistungsportfolio die KIVBF von uns überzeugen konnten. Dieser Großauftrag unterstreicht erneut unser Fachwissen und die langjährige Erfahrung in komplexen Consulting-Projekten.“ Walter Denk, Vice President und General Manager COMPAREX Deutschland Cisco liefert neben Netzwerk- und Security-Komponenten wie Switches und Firewalls auch die Serversysteme. Hierbei kommt die Server-Produktlinie UCS zum Einsatz, die für den Einsatz in Rechenzentrums- und Cloud-Szenarien optimiert ist. Citrix steuert neben den bekannten Produkten XenApp, XenDesktop und XenServer zur Virtualisierung von Applikationen, Desktops und Servern, die NetScaler-Produkte zur optimierten Anbindung von Benutzern und Endgeräten bei. Weitere zentrale und wichtige Bestandteile sind die Produkte CloudPortal und CloudStack, die maßgeblich das Management der gesamten Plattform übernehmen.

Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS) verändert die Art und Weise, wie Menschen, Unternehmen und die IT im Cloud-Zeitalter zusammenarbeiten. Mit führenden Cloud-, Collaboration-, Netzwerk- und Virtualisierungstechnologien unterstützt Citrix mobile Arbeitsmodelle und neue Cloud-Angebote. Mehr als 250.000 Unternehmen setzen weltweit auf Citrix und profitieren von flexiblen und jederzeit zugänglichen IT-Angeboten. Insgesamt 75 Prozent aller Internetnutzer kommen täglich direkt oder indirekt mit CitrixLösungen in Kontakt. Citrix pflegt Partnerschaften mit über 10.000 Firmen in 100 Ländern. Der jährliche Umsatz betrug 2,21 Milliarden USDollar in 2011. Weiter Informationen finden Sie unter www.citrix.de. Thomas Scheidler, Key Account Manager Government, Citrix Systems GmbH

NetApp bringt seine leistungsfähigen und bewährten Speichersysteme FAS32xx und FAS62xx ein, die der sicheren und flexiblen Verwaltung von großen und sensiblen Datenvolumina dienen.

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NetApp Deutschland GmbH

NetApp steht wie kein anderer Hersteller für Innovationen in Storage und Datenmanagement. Gemeinsam mit einem umfangreichen Netzwerk an Integrationspartnern bietet NetApp dedizierte Lösungskompetenz für effiziente Rechenzentrumskonsolidierung, Virtualisierung und flexible Cloud-Infrastrukturen. Der deutsche Storage-Marktführer blickt auf eine 15-jährige Erfolgsgeschichte in Deutschland und ist als Partner öffentlicher Auftraggeber bundesweit in acht Städten präsent. Weitere Informationen über NetApp finden Sie unter: www.netapp.com/de

Julia Lanzo, Account Managerin Öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswesen, NetApp Deutschland GmbH

TrustedCloud – Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke

Projektplanung und -ablauf Das ambitionierte und innovative Projekt wurde im Januar 2012 mit einer intensiven Architektur- und Feinplanungsphase begonnen. Das Engagement der beteiligten Partner lässt deutlich erkennen, dass sich alle Partner der Bedeutung des Projektes bewusst sind und alles tun, um den gewünschten Erfolg zu haben. Parallel hierzu werden mit den Piloten Stadt Karlsruhe und Stadt Freiburg Technologien aus dieser Plattform anhand eines „Bürgerbüroarbeitsplatzes“ erprobt und vorbereitend auf den Weg gebracht, so dass kurzfristig konkrete Angebote dieser Art an interessierte Kunden folgen können. Der initiale Aufbau der Virtualisierungs-Plattform „TrustedCloud“ soll bis Mitte des Jahres 2012 abgeschlossen sein. Auswirkungen auf die Kunden Die KIVBF wird ihre derzeit bestehenden Lösungen sukzessive in die TrustedCloud überführen und neue Lösungen bzw. Fachanwendungen auf dieser Plattform anbieten. Microsoft-Produktangebote wie Exchange und Sharepoint werden danach kurzfristig folgen. Sie können Microsoft-Lizenzen, die für die Nutzung der TrustedCloud für die Arbeitsgeräte in der Verwaltung benötigt werden, ab sofort über die KIVBF beziehen. Das erste Angebot, das KIVBF über die Virtualisierungs-Plattform „TrustedCloud“ für ihre Kunden bereit stellt, ist ab Jahresende 2012 IaaS (Infrastructure as a Service). Hiermit können virtuelle Serversysteme und Plattenplatz bei der KIVBF automatisiert gebucht werden.

KIVBF – über uns: Mit einer wirtschaftlich-effizienten Arbeitsweise und innovativen Konzepten hat KIVBF sich eine führende Position am Markt erarbeitet. Das Portfolio ist auf nachhaltige Unterstützung der Geschäftsprozesse bei den Kunden ausgerichtet und deckt sämtliche Kernbereiche der öffentlichen Verwaltung ab. Gemeinsam mit 4 Konsortialpartnern gewann die KIVBF im Jahr 2011 die Ausschreibung „Trusted Cloud“ des Bundesministeriums für Wirtschaft. Jürgen Heinrich, KIVBF

Software

COMPAREX AG

Software  Consulting  Services

Consultting C

Für Kunden und Endanwender bedeutet dies perspektivisch: • Sie können endgeräteunabhängig auf alle Lösungen zugreifen. • Sie müssen sich dafür nur einmal anmelden. • Sie sind unabhängig vom Endgerät, Arbeitsort und von Tageszeit/Wochentag. • Das System bietet einen mobilen Zugang für die Arbeit von zu Hause oder von unterwegs. • Hohe Verfügbarkeit/ keine Störungen • Schulungs- und Übungsmöglichkeiten mit realitätsnahen/ aktuellen Daten und Szenarien

Services

COMPAREX ist ein herstellerunabhängiges internationales IT-Dienstleistungsunternehmen. Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Planung und Realisierung von effizienten und automatisierten Server- und Client-Infrastrukturen ist COMPAREX bei Mittelstand, Öffentlichen Verwaltungen, Industrie und international agierenden Großunternehmen aus allen Branchen etabliert. Das Portfolio umfasst neben dem Lizenzmanagement und der Beschaffung von Hard- und Software umfangreiche herstellerübergreifende Consultingleistungen und Services aus einer Hand. Fokusthemen sind IT-Infrastruktur, Virtualisierung, Büroarbeit und Kommunikation, IT-Security, Systems Management und Cloud-Computing, die von der Beratung über die Konzipierung bis hin zur Implementierung bei den Kunden realisiert werden. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über einen eigenen MultiVendor Helpdesk und ein breites Schulungsangebot in der COMPAREX Akademie. COMPAREX ist Microsoft Large Account Reseller (LAR) Nummer 1 in Deutschland und führend in Europa und hält über 2.350 Zertifizierungen von 55 Herstellern, darunter Microsoft, Citrix, VMware, Adobe, Symantec, McAfee sowie NetApp, Hitachi, IBM und EMC. COMPAREX ist mit rund 1.800 Mitarbeitern an mehr als 75 Standorten in 28 Ländern in Europa, Afrika und Asien aktiv. Der Umsatz im Geschäftsjahr 2010/11 betrug 971 Millionen Euro.

• Testmöglichkeiten mit realitätsnahen, aktuellen Daten und Szenarien

Carina Straberger-Mack, Account Managerin, COMPAREX AG

• Zusätzliche Funktionen können Sie direkt bestellen bzw. hinzubuchen.

Fazit In enger Abstimmung mit den Gremien der KIVBF und unterstützt durch starke Partner geht die KIVBF konsequent den Weg in die TrustedCloud – zum Vorteil für ihre Mitglieder und Kunden.

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virtual7

virtual7 gehört zu einer der führenden Oracle Platinum Partner. Zu den Kernkompetenzen zählen Software- und Beratungsprojekte im Oracle Middleware-Bereich und Projekte im kommunalen Berichtswesen. Für Letzteres wurde das Fachverfahren KomRep entwickelt. Seit der Gründung 1996 achtet virtual7 auf ein gesundes Wachstum. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf strategische Partnerschaften. Aktuell wurde die virtual7 GmbH zum deutschen Oracle Fusion Middleware-Partner des Jahres ausgezeichnet. Sebastian Faust, Account Manager, virtual7 GmbH

Dem Wandel angepasst: von der Kameralistik bis zur Doppik Die Umstellung der Buchführung veranlasste viele Kommunen dazu, sich Gedanken über das Controlling und über eine hierfür geeignete Softwareunterstützung zu machen. Auch beim Landkreis Karlsruhe spielten 2010 Überlegungen zum Finanzwesen eine große Rolle. Zusätzlich zum Finanzwesen suchen Kommunen nach weiteren Lösungen, die das Ermitteln von leistungsorientierten Kennzahlen aus verschiedenen Fachbereichen und das Anfertigen einer unterjährigen Prognose ermöglichen. Dafür bestens geeignet ist die Lösung KomRep von virtual7, die das kommunale Controlling in folgenden Punkten strategisch unterstützt: • • • •

Mehrwert aus der Umstellung auf die Doppik Unterjährige Steuerung der Produkte und Teilhaushalte Schnelle, automatisierte Kombination von Personaldaten, Fallzahlen und Finanzdaten Aufbereitung von vielen Zahlen in einem überschaubaren Bild

Die Einführung des Produkts KomRep brachte dem Landratsamt Karlsruhe in der ersten Aufbaustufe eine wesentliche Erleichterung für die Kämmerei. Die Software ermöglichte einen zentralen Einblick auf dezentral erstellte Prognosen unterschiedlicher Fachbereiche. In der zweiten Aufbaustufe wurde die Datenbasis von KomRep um den Personalund Sozialbereich erweitert. Der Finanzdezernent aus dem Landkreis Karlsruhe, Ragnar Watteroth, äußerte sich zur Software: „Die Lösung KomRep zeigt den Weg auf, unterjährig zu steuern und Fehlentwicklungen aufgrund der Kombination von Personal, Fallzahlen und Finanzdaten transparent zu machen.“

Im Jahr 2011 entstand eine strategische Partnerschaft mit der KIVBF. Diese Partnerschaft wurde durch die EU-weite Middleware-Ausschreibung mit der Entscheidung für virtual7 und Oracle untermauert. In dieser Partnerschaft zwischen virtual7 und KIVBF werden Daten und Informationen, z.B. aus den Fachverfahren für Finanzwesen, Personalwesen, Sozial- und Jugendhilfe, Kfz-Zulassung und Führerscheinwesen, sukzessive periodisch automatisiert und standardisiert für Auswertungen und grafische Aufbereitungen bereitgestellt, so dass die Kommunalverwaltungen in zunehmendem Maße die Möglichkeit erhalten, ihre Steuerungsaufgaben auf Basis valider Zahlen zeitnah und nachhaltig wahrzunehmen. Hierdurch können knappe Ressourcen zielgerichteter und wirkungsvoller eingesetzt werden. Das schafft Leistung durch Effizienz! Standorte: Karlsruhe, Timisoara/Rumänien, Geschäftsführung: Marcus Weiß, Jochen Rieg, Mitarbeiter: 45 Leistungen: Software- und Beratungsprojekte im Oracle Middleware-Bereich und Projekte im kommunalen Berichtswesen auf Basis des eignenen Fachverfahrens KomRep Partner: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken, ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG Kontakt: virtual7 GmbH, Sebastian Faust, Zeppelinstraße 2, 76185 Karlsruhe, Telefon +49 721/619017-33, E-Mail: faust@virtual7.de – Für weitere Informationen: www.virtual7.de und www.komrep.de

Die Hauptaufgabe einer „Middleware-Suite“ besteht darin, das technologische Handwerkszeug bereitzustellen, um Informationen aus unterschiedlichen Fachanwendungen automatisiert und standardisiert zusammenzuführen, so dass die Geschäftsprozesse und Tätigkeiten in den Kommunalverwaltungen, nachhaltig beschleunigt werden können. Im Jahr 2011 hat die KIVBF eine umfassende „Middleware-Suite“ unter der Vergabenummer 260.04 EU-weit ausgeschrieben mit dem Ziel, eine entsprechende Rahmenvereinbarung zu schließen.

Diese „Middleware-Suite“ umfasst unter anderem folgende Module: Portal: Dieses schafft einen einheitlichen Einstieg/eine einheitliche Benutzeroberfläche für die nachfolgenden Module. Business-Process-Management (BPM): Mit diesem Modul können Geschäftsprozesse, die sich über Fachverfahrensgrenzen hinweg erstrecken, dokumentiert, standardisiert und automatisiert werden: Damit kann eine durchgängige Vorgangsbearbeitung erreicht werden. Enterprise-Service-Bus (ESB): Der Enterprise-Service-Bus tauscht automatisiert und nach festen Regeln Daten zwischen Fachverfahren aus und ersetzt damit konsequent die Individualprogrammierung klassischer Schnittstellen. Master-Data-Management (MDM): Das Master-DataManagement ermöglicht unter anderem den Aufbau von zentralen Adress- und Stammdatendateien unter Wahrung von datenschutzrechtlichen Anforderungen. Business Intelligence (BI): BI ist die Plattform, über die Informationen aus verschiedenen Fachverfahren zusammengefasst werden, um dadurch neue Auswertungen und grafische Aufbereitungen regelmäßig aktualisiert erstellen zu können. Enterprise-Content-Management (ECM): Dies ermöglicht das Verwalten von Dokumenten wie Texten und Bildern über Verfahrensgrenzen hinweg bis zu deren Archivierung. Customer-Relationship-Management (CRM): Dies beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, Kontakte mit Bürgern und Institutionen losgelöst oder ergänzend zu den Möglichkeiten in den jeweiligen Fachverfahren aktiv zu gestalten und zu dokumentieren. IDentity-Management (IDM): Hiermit können Benutzerkennungen und Berechtigungen fachanwendungsübergreifend verwaltet werden.

ApplicationServer (AS): Der ApplicationServer ist die technische Plattform, auf der die beschriebenen Module ausgeführt werden können. Den Zuschlag erhielt die Firma virtual7 mit den entsprechenden ORACLE-Produkten. Zusätzlich beinhaltet der Rahmenvertrag vorgefertigte Auswerteinhalte im Bereich Business Intelligence (BI). Diese vorgefertigten Inhalte unterstützen die Kunden der KIVBF schwerpunktmäßig bei der Wahrnehmung ihrer Steuerungsverantwortung, z.B. in den Bereichen Finanzen, Personal, Sozial- und Jugendhilfe. Mit Hilfe der „Middleware-Suite“ kann die KIVBF ihren Kunden auch im Rahmen einer Inhouse-Vergabe sukzessive neue Angebote „aus einer Hand“ auf Basis der dargestellten Module offerieren.

Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation

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Ansprechparter der KIVBF (für Ausschreibung „Middleware-Suite“) Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation, Fon 07131 958-180 (juergen.heinrich@kivbf.de)

Ausschreibung „Middleware-Suite“

Ihr Ansprechpartner bei Softplan Informatik GmbH, Ingolf Weidl, Vertriebsleiter, Fon 0641 982460 (ingolf.weidl@softPlan-Informatik.de) Ihr Ansprechpartner bei KIVBF: Michael Döring, Geoinformation und Umwelt, Fon 07131 958 191 (michael.doering@kivbf.de)

Softplan Informatik GmbH

Die Softplan Informatik GmbH ist eines der führenden Systemhäuser für kommunale geografische Informationssysteme (GIS) in Deutschland. Eingebunden in ein weites Partnernetz bietet Softplan Landkreisen, kommunalen Verwaltungen, Katasterämtern, Ingenieurbüros und Energieversorgern bundesweit Know-how zur Planung und Verwaltung von Geo-Informationen. Individuelle Lösungen mit offenen Standards, die auf moderner und zuverlässiger Software beruhen, bilden das Fundament des Unternehmens.

Grafisches Anregungsund Ereignismanagement (AEM)

Bringen Sie Ihre Kommune mit dem Wissen Ihrer Bürger voran! Beschwerden als Hinweise nutzen Ob defekte Straßenlaterne oder unbefahrbarer Radweg – mit wenigen Mausklicks können jederzeit Beschwerden, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge an die zuständige Stelle Ihrer Verwaltung gemeldet werden. So wird aus der Beschwerde ein nützlicher Hinweis. Ebenso können verwaltungsinterne Meldungen zu einem effizienteren Arbeitsablauf führen. AEM – das grafische Anregungs- und Ereignismanagement von Softplan – ist eine interaktive Beschwerde- und Ideenmanagement-Software für Kommunen und Landkreise. Die Bürger können sich hierbei aktiv an der Verbesserung der öffentlichen Infrastruktur beteiligen, indem sie auf Mängel wie zum Beispiel Straßenschäden oder auf eine illegale Müllablagerung hinweisen oder der Verwaltung eigene Ideen und Anregungen mitteilen.

Ingolf Weidl, Vertriebsleiter, Softplan Informatik GmbH

Ganz ohne aufwendige Registrierung wählt der Bürger auf der intuitiven Benutzeroberfläche sein Anliegen aus einer vorgefertigten Liste von Kategorien (z. B. „Straßenbeleuchtung“) aus und ergänzt es durch eine kurze Beschreibung (z. B. „Lampe defekt“). Die Lokalisierung erfolgt entweder durch die Angabe einer Adresse oder das freie Platzieren eines Symbols in der Karte. AEM Demo Besuchen Sie unsere Internetseite www.aem-info.de. Hier finden Sie auch den Zugang zum Demoprojekt. Gerne nehmen wir für weitere Informationen Kontakt mit Ihnen auf! Schreiben Sie uns eine E-Mail oder verwenden Sie das Kontaktformular auf unserer Internetseite www.aem-info.de.

Wir alle beobachten seit vielen Monaten eine Form von Bürgerbewegung, -erwartung oder gar -entrüstung, die eine bessere Beteiligung der Bürger am öffentlichen Verwaltungshandeln fordert. Die Ereignisse sind vielfältig und reichen von einfachen Wahlen über allgemeine Entscheidungstransparenz bei Verwaltungsprozessen bis hin zur Beteiligung an großen Infrastrukturprojekten wie Stuttgart 21. Diese Erwartungen zu erfüllen, stellt die Verwaltung in zweierlei Hinsicht vor große Aufgaben: Zum einen muss die Bereitschaft zu Transparenz und Bürgerbeteiligung überhaupt entwickelt werden, zum anderen ist neben den rechtlichen Fragen zu klären, wie die Beteiligung organisatorisch und technisch sinnvoll erfolgen kann. Standardisierung Die europäische Richtlinie INSPIRE und deren nationale Umsetzung Geodateninfrastruktur Baden-Württemberg1 (GDI-BW) befassen sich intensiv mit der Festlegung von Standards sowie deren gesetzlich vorgeschriebenen Umsetzung und erfüllen für den Bereich Geodaten die für Open Data geforderten Prinzipien2. Die Umsetzung der GDI kommt auf alle Verwaltungen in Baden-Württemberg zu bzw. hat schon begonnen. Der Aufwand hierfür ist nicht unerheblich und soll deshalb gebündelt werden. Bürgerbeteiligung – Bürgerinformation Die freie Bereitstellung von Daten und Informationen aus der Verwaltung – Open Data – nimmt hierbei eine Schlüsselstellung ein, denn nur bei guter Bürgerinformation kann eine kompetente und damit zielführende Beteiligung erwartet werden. Die Daten sollen u. a. die Prinzipien Vollständigkeit, Aktualität, leichter Zugang, Maschineninterpretierbarkeit und offene Standards erfüllen. Die Rolle der Geodaten Geodaten, also Karten und kartographisch aufbereitete Sachdaten, eignen sich zur Umsetzung von Open Data aus verschiedenen Gründen ganz besonders. • Das Wichtigste: Geodaten sind von Jung bis Alt für jeden verständlich und meistens einfach und damit richtig interpretierbar. • Mit Geoinformationen können statistische Daten schön dargestellt und Anonymisierungen hervorragend durchgeführt werden. • Geodaten sind in der Lage, räumliche Bezüge darzustellen, was wiederum für unsere Bürger ein sehr wichtiger Aspekt ist.

Die Konzeption der KIVBF Die KIVBF richtet sich auf diese Aufgabe ein und entwickelt derzeit ein Konzept für den Aufbau eines Geo-Datawarehouse, welches in die KIVBF-Middleware-Konzeption eingebunden ist. Auf dieser Basis können einerseits bestimmte Anforderungen der GDI-BW bedient, aber auch ganz allgemein der Bedarf zur Veröffentlichung von Verwaltungsdaten gedeckt werden. Gemeinden, die in der Lage sind, ihre Bürger auf diese Weise mit Informationen ansprechend, schnell und transparent zu versorgen, sind im Vorteil: Sie stellen ihre Bürger zufrieden und können sie vielleicht sogar begeistern.

Autor: Dr. Georg Dinter Geschäftsbereichsleiter Kommunale Dienstleistungen, Fon 0721 9529-378 (georg.dinter@kivbf.de)

Bürgerbeteiligung mit offenen Verwaltungsdaten (Open Government)

Dr. Georg Dinter, Geschäftsbereichsleiter, Kommunale Dienstleistungen

Vgl. www.geoportal-bw.de https://public.resource.org/8_principles.htm

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cogon AG

SEPA – von der Theorie zur Praxis

Autor ist Matthias Löhle, Mitglied der Geschäftsleitung der cogon AG; Fon 069 247530-263 (matthias.loehle@cogon.de) SEPA-Ansprechparter bei KIVBF: Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation, Fon 07131 958-180 (juergen.heinrich@kivbf.de)

Der kürzlich veröffentlichte Beschluss des Europäischen Parlaments schafft endlich Klarheit: Ab dem 1. Februar 2014 ist die Nutzung der neuen SEPAZahlungsverfahren verpflichtend. Unternehmen sollten dies zum Anlass nehmen, ihren Zahlungsverkehr einmal ganzheitlich zu überprüfen.

Seit über 10 Jahren sind wir als Spezialist für innovative Zahlungsverkehrslösungen auf dem Markt. Mit den Geschäftsbereichen Payments, Cash Management und Transaktion Services bieten wir einen umfassenden Service zur automatisierten Abwicklung und Optimierung von Zahlungsverkehrsprozessen für Firmenkunden.

Dies bedeutet in der Praxis, dass die bisher im Zahlungsverkehr eingesetzten Systeme rechtzeitig angepasst werden müssen, um den Zahlungsverkehr zukunftssicher zu unterstützen. Darüber hinaus sind auch prozessuale Veränderungen zu beachten, die eine Änderung der Geschäftsabläufe erfordern, wie beispielsweise die notwendigen Vorlauf- und Benachrichtigungsfristen bei der SEPA-Lastschrift. Außerdem erfordern die neuen Formate die Nutzung der Kontodaten im neuen SEPA-Format, d.h. Bestandskunden müssen die bereits vorhandenen Daten (Kontonummer und Bankleitzahl) um IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identification Code) ergänzen. Hier kann zwar zum Teil auf Konvertierungsangebote von Banken zurückgegriffen werden, allerdings können die Daten nicht zu 100% gewandelt werden. An dieser Stelle wird eine Lösung benötigt, die statt der bisher häufig verwendeten Lastschrifteinzugsermächtigungen künftig die entsprechenden Mandate verwaltet. Diese notwendigen Anpassungen bedürfen genügend Vorlauf und einer guten Planung. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, den Zahlungsverkehr einmal bewusst ganzheitlich unter die Lupe zu nehmen. Dabei gilt es zu prüfen, ob die Prozesse effizient und sicher gestaltet sind. Die eingesetzten Systeme sollen die Abläufe optimal unterstützen.

Matthias Löhle, Mitglied Geschäftsleitung cogon AG

Die Schaffung des einheitlichen Zahlungsverkehrsraumes in Europa – SEPA (Single Euro Payments Area) – ist seit Jahren ein vieldiskutiertes Thema. Die Banken haben ihre Hausaufgaben weitestgehend erledigt, z.B. notwendige Systemanpassungen vorgenommen, Konditionen angepasst und zum Teil auch spezielle SEPA-Angebote aufgelegt. Darüber hinaus wurde viel Aufklärungsarbeit geleistet – und dennoch: Die Adaption durch die Marktteilnehmer verlief bisher schleppend. Wie so oft ist eine Antwort hierauf vielschichtig, aber eines lässt sich mit Bestimmtheit sagen: Es fehlte an klaren Rahmenbedingungen und vor allem Terminen. Nun ist klar, dass ab dem 1. Februar 2014 in allen 32 Mitgliedsländern für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs die Nutzung der neuen SEPA-Verfahren vorgeschrieben ist. Die nationalen Formate, wie das deutsche DTAUS-Format, sind dann durch die jeweiligen SEPA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften zu ersetzen.

Moderne Lösungen bieten enorme Potenziale, z.B. um wiederkehrende Prozesse zu optimieren oder durch Einbindung mobiler Endgeräte die notwendigen Kontroll- und Freigabeprozesse wesentlich flexibler zu gestalten. Sie lassen sich einfach und intuitiv bedienen und schaffen durch ein zentrales Datenmanagement die notwendige Transparenz hinsichtlich der aktuell vorhandenen Liquidität. Sie sind somit ein hilfreiches Werkzeug für die tägliche Arbeit, aber gleichzeitig auch verlässliche Informationsbasis für anstehende Entscheidungen (z.B. Investitionen). Auf diese Weise lassen sich die Potenziale der SEPA-Anpassungen optimal erschließen – weitere Informationen auf www.cogon.de.

Auf Erfolgskurs mit ECM-Technologie

OPTIMAL SYSTEMS

Die Grundanforderungen an öffentliche Verwaltungen wachsen beständig, die Ressourcen der Kommunen hingegen nicht: Die Zahl der Anträge steigt, Vorgänge werden immer komplexer, sollen aber in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden. Durch den konsequenten Einsatz digitaler Technologien lassen sich zahlreiche Einsparpotenziale erschließen. Studien zufolge können computergestützte Dokumentenverwaltung, digitale Workflows und elektronische Archivierung – basierend auf Enterprise-ContentManagement-Technologien – die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 60 Prozent reduzieren und die Produktivität um bis zu 75 Prozent steigern. „Wir geben den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung ein Mittel an die Hand, um die Datenflut zu beherrschen“, so Jens Neuhaus, Account Manager der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, ein Unternehmen der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe, das seit Jahren sehr erfolgreich zusammen mit KIVBF arbeitet. Die Lösung der KIVBF zu Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung („dvv.Dokumentenmanagement“) basiert auf der Software für Enterprise Content Management (ECM) von OPTIMAL SYSTEMS. Das ganzheitliche Konzept der ECM-Plattform umfasst Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen: digitales Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Workflow und Archivierung ebenso wie Portaltechnologien, welche die Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung unterstützen. Egal ob elektronische Verwaltungsakte, Personalakte, Posteingangsworkflow, Rechnungsbearbeitung, Kassenbelegarchivierung, Bürgerbüro oder Ordnungsamt – die Software-Lösung passt sich den Anforderungen der Anwender an, ist stets flexibel und erweiterbar und gewährleistet den Mitarbeitenden den Zugang zu den für sie relevanten Informationen.

OPTIMAL SYSTEMS ist seit 20 Jahren mit über 200 Lösungen und Anbindungen an zahlreiche Fachverfahren für den öffentlichen Bereich am Markt. Mit der Software OS|ECM bieten wir Ihnen eine zentrale Plattform, um unterschiedliche Daten und Dokumente zu verwalten, schnell wiederzufinden und rechtskonform zu archivieren. Gern zeigen wir Ihnen unsere fachspezifischen Anwendungen in Live-Präsentationen und freuen uns auf Ihren Besuch bei einer KIVBF-Hausmesse „Forum 2012“ an den jeweiligen Standorten!

Jens Neuhaus, Account Manager, Sales & Partner Management, OPTIMAL SYSTEMS

Kontakt: Jens Neuhaus, Account Manager, Sales & Partner Management, OPTIMAL SYSTEMS, Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, Bleicherstr. 10, D-78467 Konstanz, Fon 07531 9089-100, neuhaus@optimal-systems.de, www.optimal-systems.de

Unternehmensweite Verwaltung und Archivierung von Dokumenten mit Hilfe eines zentralen Enterprise Content Management-Systems.

Die Erfolgsstory von OPTIMAL SYSTEMS in Baden-Württemberg geht weiter: In 2011 wurden 28 Neukunden-Installationen durchgeführt.

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Autor: Jochen Schach, Lösungen für Dokumentenmanagement & Archivierung, Fon 0761 1300-483 (jochen.schach@kivbf.de)

Dokumentenmanagement, aktuelle Themen und Entwicklungen in DOKUMEA®

In den vergangenen Jahren waren die Einführung von Basissoftware und Aufbau einer allgemeinen Dokumentenablage in Projekten der öffentlichen Verwaltung im Dokumentenmanagement vorherrschend. Doch mehr und mehr richten sich der Fokus und die Anforderungen der Kunden auf die Themen „Integration mit Fachverfahren“, „Prozessunterstützung (Workflow)“ und mobiles Arbeiten. Entsprechend setzt die KIVBF den Schwerpunkt ihrer Weiterentwicklungen in diesen Bereichen. Integration in die Personalmanagement-Lösung In den kommenden Monaten wird die KIVBF eine mit dem Personalmanagement-System dvv.Personal voll integrierte elektronische Personalakte auf Basis von DOKUMEA® anbieten. Vollintegration heißt: dvv.Personal ist führendes System. Wird ein Personalfall dort angelegt/geändert, erfolgt automatisch die Anlage/Änderung der Akte in DOKUMEA®. Belege aus der Personalabrechnung, z.B. Entgeltabrechnungen, werden direkt in der Akte des Personalfalls abgelegt. Die Sachbearbeiter können aus dem Personalmanagement-System in ein spezifisches Dokument in der DOKUMEA®Personalakte abspringen. Doch unsere Integration bietet noch mehr: Je nach Bedarf können viele Stammdaten für die Erstellung von Dokumenten verwendet werden. Die Gesamtlösung unterstützt damit nachhaltig die Prozessoptimierung in der Personalverwaltung: Die gesamte Steuerung der Personalangelegenheiten erfolgt über das Personalmanagement-System dvv.Personal: DOKUMEA® agiert im Hintergrund und verwaltet Personaldokumente sicher, so sind Sie mit einem Click vom Personalfall beim relevanten Vorgang.

Benutzerfreundlichkeit Genauso wichtig wie die funktionalen Bausteine ist uns die Benutzerfreundlichkeit von DOKUMEA®. Diesem Aspekt wird mit der neuen Version 7 besondere Bedeutung geschenkt. Sie bietet wesentliche Verbesserungen bei der Vorschau von Dokumenten, bei der Navigation und Suche, bei der Anzeige von Stammdaten und bei der Ablage eines Dokuments in DOKUMEA®.

Workflow Viele Kunden erkennen, dass eine frühe Erfassung der Dokumente die Abläufe in der Verwaltung beschleunigen und regelbasiert strukturieren kann. KIVBF arbeitet aktuell am Thema Posteingangsverarbeitung. Beim Posteingang wurde eine Standard-Vorgehensweise konzipiert, die leicht an die organisatorischen Bedürfnisse der Verwaltung angepasst werden kann. Weitere Potenziale liegen im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung, welche bereits über eine Integration in unsere Finanzwesenlösung verfügt.

Integration eines Sitzungsmanagement-Systems Die Software „Session“ eines Systempartners der KIVBF unterstützt alle Bereiche der Sitzungsorganisation – zugeschnitten auf die Abläufe der jeweiligen Verwaltung – mit Anwendungen für Sitzungsmanagement, Ratsinformation, Sitzungsgeld, Drucksteuerung, u.v.m. Auch hier agiert DOKUMEA® im Hintergrund, verwahrt die Dokumente sicher und stellt sie dort bereit, wo sie benötigt werden. Selbstverständlich können sowohl Personalakten als auch Sitzungsdokumente direkt über DOKUMEA® aufgerufen werden. Entsprechend einstellbare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass die in beiden Anwendungsfällen hohen Anforderungen an den Zugriffschutz erfüllt werden.

Jochen Schach, Lösungen für Dokumentenmanagement & Archivierung DMS mobil Entscheidungsträger müssen heute mobil sein und trotzdem ihre operativen Prozesse managen: Workflows bearbeiten, Rechnungen freizeichnen und Akten sichten – mit mobilen Endgeräten ist dies möglich. Was bei E-Mail schon State of the Art ist, nämlich der weltweite Zugriff von nahezu jedem Endgerät, wollen wir auch hier schaffen: Unser DMS soll mobil werden. Für die Absicherung der Kommunikation werden bewährte Technologien eingesetzt. Die Kunden der KIVBF werden also „app“-solut mobil sein.

Michael Dambacher, Bürgermeister v. Bühlertann

Einführung von DOKUMEA® in der Gemeinde Bühlertann Seit April 2011 nutzt die ca. 3.000 Einwohner zählende Gemeinde Bühlertann die Lösung DOKUMEA® für Dokumentenmanagement und Archivierung (mit den Zusatzmodulen „Texterkennung“ und „Volltextsuche“). Wir sprachen mit Bürgermeister Michael Dambacher über seine in der Praxis gewonnenen Erfahrungen:

Ausgangslage vor Einführung des DMS Herr Bürgermeister Dambacher, welches waren Ihre Motive für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems? Die Zahl der elektronischen Dokumente hat auch in unserer Verwaltung in den vergangenen Jahren stetig zugenommen: Ansteigender E-Mail-Verkehr, die Zunahme von elektronischen Formularen, die Virtuelle Poststelle und die Erfordernisse der EU-Dienstleistungsrichtlinie haben zu dieser Entwicklung beigetragen. Viele Dokumente waren zuvor in allgemeinen oder in den persönlichen Verzeichnissen unserer Mitarbeiter abgelegt und häufig schwer aufzufinden.

Welche Gründe sprachen für die Wahl von DOKUMEA®? Vor der Einführung von DOKUMEA® haben wir die DMSSysteme verschiedener Anbieter miteinander verglichen. Ein wesentlicher Vorteil von DOKUMEA®: Man ist nicht in ein Korsett gezwängt. Die Mitarbeiter-/innen können weiterhin in ihrer normalen Office-Umgebung arbeiten. Wichtig ist zudem die Anbindung an die RZ-Verfahren. Letztlich aber haben finanzielle Gründe den Ausschlag gegeben. Mit Blick auf die einmaligen Investitionskosten und den laufenden Betrieb erwies DOKUMEA® sich als die günstigste Variante. Im Ergebnis hat sich der Gemeinderat einstimmig für DOKUMEA® entschieden.

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Kontakt: GEMEINDE BÜHLERTANN, Michael Dambacher, Bürgermeister, Hauptstraße 12, 74424 Bühlertann, Fon 07973 96960, michael.dambacher@buehlertann.de

Einführung

Wie viele Mitarbeiter arbeiten heute mit dem System? Zusammen mit mir sind es 10 Mitarbeiter-/innen. Wie lang war die Eingewöhnungsphase bei den Mitarbeiter-/innen? Ca. ¼ – ½ Jahr. Ich habe darauf geachtet, dass alle geschäftsvorfallsrelevanten Dokumente nach DOKUMEA® übernommen und alle benötigten Outlook-Kontakte in DOKUMEA® erfasst und von dort aus bearbeitet werden. Wir benutzen die Standardlösung DOKUMEA® E-Akte mit Ablage nach Boorberg-Aktenplan. Dies bedeutete eine Umstellung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn mit Aktenzeichen und -plänen hatten sie bisher wenig zu tun. Welche organisatorischen Maßnahmen haben Sie getroffen? Wir haben den Standard-Aktenplan konkret auf die Organisation der Gemeindeverwaltung abgestimmt. Wichtig ist, dass wir neben dem technischen Administrator auch einen fachlichen Administrator haben. Letztere Funktion wird bei uns durch die für die Registratur verantwortliche Mitarbeiterin wahrgenommen, damit die elektronische Ablage und die Registratur konzeptionell nicht auseinanderlaufen. Ganz wichtig war für mich, die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems innerhalb unserer Verwaltung abzustimmen. So muss man z.B. ein Gefühl dafür bekommen, wann eine Hauptakte, eine Teilakte oder ein Vorgang angelegt wird oder wann ohne Register gearbeitet werden kann. Das muss jede Gemeinde für sich selbst definieren. In gleicher Weise unterliegt die Verschlagwortung einem Abstimmungsprozess: Z.B. müssen die Schlüsselwörter zur Kennzeichnung von Dokumenten vereinheitlicht werden, damit die Suchfunktion effektiv eingesetzt werden kann. Welche Strategie verfolgten Sie bei der Übernahme der Altakten? Wir haben einen klaren Schnitt gemacht: Es wurde festgelegt, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch die elektronische Ablage geführt wird. (Abgeschlossene) Akten, die vor diesem Zeitpunkt bereits bestanden, bleiben in Papierform erhalten. Alle geschäftsvorfallsrelevanten, offenen Vorgänge wurden in das neue System übernommen. In gleicher Weise wurde mit den elektronischen Dokumenten verfahren. Wir befinden uns in einem Entwicklungsprozess, in dessen Verlauf die funktionellen Möglichkeiten von DOKUMEA® immer intensiver genutzt werden. Daneben müssen wir uns mit der Systempflege auseinandersetzen.

Scannen Sie die gesamte eingehende Briefpost zur Ablage in DOKUMEA®? Die gesamte geschäftsvorfallsrelevante Post (inkl. E-Mails) wird bei uns gescannt und in DOKUMEA® abgelegt. Erfahrungen Wie war die Einführung: Was hat gut geklappt, was war weniger gut? Ich bin zufrieden mit dem Verlauf des Projektes. Gut gefallen hat mir die zügige Umsetzung – das System war schnell in Betrieb. Am 15. Dezember 2010 hat der Gemeinderat den Beschluss zur Einführung von DOKUMEA® gefasst. Danach blieben uns ca. 3 Monate für die Ausarbeitung des Aktenplans und die IT-Beschaffung. Die organisatorischen Regelungen führten wir in Eigenregie durch und waren im April 2011 bereits online. Von KIVBF erhielten wir eine Systemschulung für Anwender und eine Admin-Schulung. Nach einem Jahr ist eine zweite Schulung geplant. Welche Funktionen des DMS schätzen Sie und Ihre Mitarbeiter-/innen besonders an DOKUMEA® bzw. welche fehlen Ihnen? Sehr gut ist die Suchfunktion des Systems: Wenn man etwas sucht, dann findet man es und erhält schnell Ergebnisse. Bei Gemeinderatssitzungen ist DOKUMEA® bei mir immer geöffnet; bei Bedarf suche ich an Ort und Stelle selbst nach evtl. noch benötigten Dokumenten wie z.B. Bebauungsplänen. Dies sind die Effekte, die belegen, dass DOKUMEA® sinnvoll einsetzbar ist. Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kommunen Ihrer Größenordnungen für die Einführung eines DMS geben? Unabhängig von der Art des einzuführenden Systems muss man sich überlegen, wie man die Dokumente künftig ablegen will, mit welcher Ordnungsstruktur, mit welcher Gliederungstiefe und mit welchen Berechtigungsstrukturen. Hierüber muss sich eine Gemeinde selbst Gedanken machen. Es genügt nicht, einfach nur ein System zu beziehen und laufen zu lassen. Die Einführung sollte in drei Schritten erfolgen: 1. Bereitstellung des Systems 2. Pflege des Systems 3. Klärung der organisatorischen Fragen. Welche Erweiterungen sind geplant? Im Zusammenhang mit dem Umstieg auf die Kommunale Doppik planen wir die Einführung der Belegarchivierung. Interviewfragen: Jochen Schach, Gabriele Kolodzeike, KIVBF

Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes: „Virtual Desktop“

xevIT net works

xevIT net works, einer der führenden Anbieter von IP-basierten, konvergenten Kommunikationslösungen mit Hauptsitz in Ettlingen, entwickelt und vertreibt Kommunikationslösungen für Kunden aus den Bereichen Öffentliche Hand, Mittelstand, Finanzdienstleister sowie Healthcare. • Sprach-Daten-Integration (VoIP) • Contact-Center Lösungen • Wireless Communication • Switching/Routing • Netzwerkverkabelung • Videoüberwachung • Telepresence/Videokonferenz-Systeme

Der Netzwerkspezialist für Voice-over-IP Systeme, Wireless Communication, Netzwerkmanagement und IT-Infrastruktur betreut seine Kunden dabei von der Planung über die Installation bis zum Service. Neben der Zentrale in Ettlingen hat das Unternehmen u.a. Standorte in Köln, Kamp-Lintfort, Stuttgart und München. Die Flexibilität eines mittelständischen Unternehmens in Verbindung mit dem Weltmarktführer für Netzwerktechnik bietet den Kunden größtmögliche Sicherheit im Kommunikationsbereich.

Patrick Mangler, Leiter Vertrieb Behörden & Verwaltung, xevit net works

Ansprechpartner xevIT: Patrick Mangler, Leiter Vertrieb Behörden & Verwaltung, xevIT net works, Otto-Hahn-Straße 18, D-76275 Ettlingen, Fon 07243 5054-66, patrick.mangler@xevit.de, www.xevit.com

Spezialist für Unified Communications und Netzwerktechnik

Anhand eines modernen Verwaltungsarbeitsplatzes zeigt xevIT mit der Technologie von Cisco die Integration der Kommunikationswelten für Daten, Sprache und Video in einem flexiblen, attraktiven Arbeitsplatzkonzept. Durch Virtual Desktop Technologie entfällt der teure und aufwändige Betrieb vollwertiger PCs am Arbeitsplatz. Gleichzeitig wird durch die Zentralisierung der Systemintelligenz die IT Sicherheit erhöht. Vom einfachen Arbeitsplatz mit Bildschirm, Tastatur, Maus und Telefon bis hin zum hochmodernen mobilen Arbeitsplatzendgerät mit Videounterstützung kann das Angebot an die Anforderungen angepasst werden. Eine gesamtheitliche und abgerundete Lösung zum live erleben und anfassen!

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Die neue Lösung im Einwohnerwesen – moderne und effiziente Melderegisterbearbeitung Das Meldewesen dient als „informationelles Rückgrat“ für Verwaltung, Bevölkerung und Wirtschaft. Deshalb erwarten die LEWIS-Kunden hochwertige Dienstleistungen und eine benutzerfreundliche Softwarebedienung. Da sich im Verlauf der letzten Jahre die Geschäftsprozesse bei der Melderegisterbearbeitung wesentlich gewandelt haben, stellen die laufenden Anpassungen eine große Herausforderung dar. Insbesondere bei den Mitteilungsdiensten herrscht inzwischen eine nachrichtenorientierte Vorgangsbearbeitung vor, oder es entstanden ganz neue Aufgabenthemen z.B. im Zusammenhang mit dem Scheckkarten-Personalausweis und seiner Online-Ausweisfunktion.

Um auch künftig eine wettbewerbsfähige und moderne Software anzubieten, wird das landeseinheitliche EinwohnerInformations-System LEWIS gemeinsam mit Endkunden als „nachrichtenorientiertes Verfahren“ weiterentwickelt. Hierbei wird auch die Benutzeroberfläche verändert und eine intuitive Melde-/Ausweisregisterbearbeitung eingeführt. Ein hohes Einsparpotenzial ergibt sich bei der Einarbeitung der elektronischen Mitteilungsdienste. Da die bundesweit

empfangenen Nachrichten nach dem Standard von OSCIXMeld qualitätsgesichert vorliegen, können diese direkt für eine automatisierte Einarbeitung genutzt werden. Ein Beispiel für die neue Oberfläche ist die Suchmaske (Hardcopy). In der sogenannten „Behördenwiedervorlage“ erkennt man den aktuellen Umfang der elektronischen Nachrichten, deren Anzahl nach OSCI-XMeld auch noch zunehmen wird.

Auch in der Raumordnung werden grafische Elemente (Hardcopy) für mehr Transparenz sorgen. Die mit den Objekten verbundenen Aktionen können über Klicks direkt ausgewählt werden. Weitere Gründe für die Überarbeitung sind: • Anpassung an aktuelle Standards des Cloud-Computing • Einführung des Bundesmeldegesetzes (voraussichtlich Ende 2013), das bundesweit zu Vereinheitlichungen führen wird.

Die Neuentwicklung der Lösung für das Einwohnerwesen in Baden-Württemberg dient der Abbildung der sich rasch verändernden Geschäftsprozesse im Meldewesen. Die Software ist nachrichtengetrieben, d.h., durch die qualitätsgesicherte Integration von Nachrichten in das System werden Erfassungsdialoge künftig immer mehr in den Hintergrund treten. Prozessoptimierungen werden auch von der automatisierten Einarbeitung von Personenstandsdaten (XPersonenstand) erwartet. Eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche ermöglicht dem Sachbearbeiter eine rasche Einarbeitung. Natürlich werden E-Government-Funktionen sowie die eID-Funktion des neuen Personalausweises unterstützt. Damit wird der Anforderung der Nationalen E-Government-Strategie, den papiergebundenen Antrag dem elektronischen gleichzustellen, Rechnung getragen.

Autor: Matthias Vogt, Einwohnerwesen, Fon 0761 1300-362 (matthias.vogt@kivbf.de)

Infobox

Reiner Balduf, Bereichsleiter Einwohnerwesen

Als voraussichtlichen Termin für den Rollout möchten wir das Osterwochenende 2013, also voraussichtlich 29.03. – 01.04.2013 nennen. Über weitere Details werden wir unsere Kunden frühzeitig und ausführlich informieren.

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Aktuelles aus dem kommunalen Finanzwesen Programm 2012 Überblick Nachdem die neue Landesregierung 2011 das Wahlrecht zwischen kommunaler Doppik und Kameralistik in Aussicht stellte, hat die KIVBF der Lösungsoptimierung in der Kameralistik hohe Priorität gegeben. In welche Richtung sich die Landesregierung auch bewegen wird, die KIVBF ist vorbereit. Wir verfolgen weiterhin die Strategie einer Produktlinie für die Kommunen in Baden-Württemberg. Im Sinne der Landeseinheitlichkeit ist Baden-Württemberg in den Bereichen Einwohner – Finanzwesen – Personalwesen Vorzeigebundesland. Als KIVBF prägen wir diesen Standard mit. Die Vorteile liegen auf der Hand: Gleichförmige Geschäftsprozesse, gesicherte Weiterentwicklung der Lösungen durch Beteiligung und Mitbestimmung – VON den Kunden FÜR die Kunden. Die Fachleute der Verwaltungen und unsere Fachleute kennen sich und arbeiten Hand in Hand, die KIVBF sorgt für die technische und systemische Sicherheit.

2. Kameralistik Der Fachbeirat „Kommunale Finanzverwaltung“ hat Ende 2011 eine Arbeitsgruppe Kameralistik ins Leben gerufen, welche das Produktmanagement der KIVBF in der Optimierung der kameralen Finanzwesenslösung unterstützt. Die aktive Mitwirkung in der Arbeitsgruppe Kameralistik lohnt sich: Weitere vordringliche Neuerungen wurden von der Datenzentrale aufgenommen und gehen Anfang Mai produktiv: 1. Allgemeine Verfügbarkeitskontrolle (AVK) auf der Auszahlungsanordnung 2. Gesperrte Kreditoren (Auskunft) 3. Stundungsraten (Reporting) 4. Haushaltsübersicht (Pflege) 5. Kassenabschluss: Abgleich Kassen-Ist und Ist der Haushaltsrechnung 6. Haushaltsplan-Texte 3. Doppik Insgesamt nutzen derzeit 65 Kunden, davon 16 von 17 Landkreisen mit rd. 6.000 Usern die Lösung Kommunale Doppik. In 2012 werden 7 weitere Kunden auf die Kommunale Doppik umgestellt.

Unser Programm im Finanzwesen 1. Produktmanagement Den Fokus auf das Anforderungsmanagement und die Weiterentwicklung der Lösung hat der verantwortliche Produktmanager Wolfgang Fuchs mit seinem Team, das in diesem Jahr massiv verstärkt wird.

Harald Bauer, Bereichsleiter Kommunale Finanzverwaltung

4. Kommunalmaster Doppik Smart Die regionalen Info-Veranstaltungen in 2011 zu dem Kommunalmaster Doppik Smart erhielten durchweg positives Feedback. Der Pilotkunde Oedheim ist seit Januar produktiv und gab dem „Smart“ die Note: 1,5. Die Umstellung 3 weiterer Smart-Kunden mit Produktivsetzung zum 01.01.2013 ist geplant. 5. Service Anwendertreffen 2012: Insgesamt 395 Teilnehmer in 11 Veranstaltungen, 97% der Besucher bewerteten die Veranstaltungen mit der Note sehr gut bis gut: das ist die positive Bilanz der Anwendertreffen im 1. Quartal 2012. Weitere Anwendertreffen für 2012 sind in der Planung. Als begleitende Maßnahme bieten wir persönliche Kundenbetreuung und Prozessunterstützung bei Ihnen vor Ort an. Wir stellen prozessorientierte FAQ‘s im Kundenextranet zur Verfügung und überarbeiten aktuell unsere Schulungsunterlagen mit dem Fokus Prozessorientierung. Um unsere Serviceleistung zu verbessern, hat seit November 2011 Frau Reimold die Gesamtverantwortung für den Finanzwesen-Service.

Nicht nur clever, sondern Smart – Erfolgreiche Pilotierung des Kommunalmaster-Smart Einfacher Umstieg auf die Kommunale Doppik, einfache und verständliche Geschäftsprozesse, nah am Kunden, nah am Bedarf: So kann mit wenigen Worten die erfolgreiche Pilotierung der neuen doppischen Finanzwesenlösung Smart bei der Gemeinde Oedheim beschrieben werden. Nachdem im Jahr 2010 verschiedene Anbieter ihre doppischen Finanzwesenlösungen einer eigens dafür gegründeten Kunden-Arbeitsgruppe präsentiert hatten, kamen die Mitglieder zu dem Schluss, auch für das Segment der kleineren und mittleren Kommunen die Lösung des DV-Verbundes zu favorisieren. Eine entsprechende Empfehlung des Fachbeirats „Kommunale Finanzverwaltung“ wurde am 7. April 2011 vom Verwaltungsrat der KIVBF bestätigt. August 2011

In kürzester Zeit entwickelte die Datenzentrale Baden-Württemberg die äußerst bedienerfreundliche Lösung „Kommunalmaster Smart“, eine erheblich verbesserte Lösung auf Basis des vorhandenen Kommunalmasters, welche die Kernprozesse „Planung“, „Bewirtschaftung“ und „Kasse“ abdeckt. Wir präsentierten die neue Lösung auf der Hausmesse „Forum 2011“ und in 12 regionalen Veranstaltungen mit über 480 Teilnehmern und konnten mit der Gemeinde Oedheim (5.961 Einwohner, Landkreis Heilbronn) einen Pilotkunden gewinnen. Das gemeinsame Projekt „Pilotierung Kommunalmaster-Smart“ startete im August 2011 mit dem sog. Kick-off: Unter der Federführung der KIVBF wurde mit der Gemeinde Oedheim und der Datenzentrale ein gemeinsamer Projektablauf mit definierten Meilensteinen vereinbart.

September bis Dezember 2011

Analyse

Einrichtung des KM-Smart Mandanten, Projektschulungen, Migrationen usw.

Januar 2012

Produktivbetrieb

Das Bild zeigt von links: Frau Astrid Arnold (Datenzentrale), Frau Jutta Holzwarth (Gemeinde Oedheim), Projektbeteiligte KIVBF: Mirko Schneider, Siegfried Basmer, Andreas Rudolph und Julia Hautzel (Projektleitung)

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Autor: Marko Röttele, Fachbereichsleiter Bewirtschaftung Kasse, Fon 0761 1300-375 (marko.roettele@kivbf.de)

Das Pilotprojekt verlief planmäßig. Alle im Vorfeld definierten Meilensteine wurden zeitgerecht erreicht. Nach einer Analysephase wurde im September 2011 mit dem Einrichten des neuen doppischen Mandanten für die Gemeinde Oedheim begonnen. Unmittelbar nach den Projektschulungen „Haushaltsplanung“ Mitte September 2011 wurden die ersten Stammdaten und Planwerte von der Gemeinde Oedheim im System erfasst. Am 06.12.2011 wurde der Haushaltsplan dem Gemeinderat Oedheim präsentiert und in der Folge am 19.12.2011 planmäßig beschlossen. Nach Abschluss der Planungsphase Anfang Dezember 2011 bildeten die Bewirtschaftungs- und Kassenprozesse, die Testmigrationen sowie die Vorbereitungen zum Produktivstart im Januar 2012 die weiteren Schwerpunkte des Projektes. Noch vor Weihnachten wurden die Stammdaten der „Wiederkehrenden Einnahmen“ migriert. Ab 3. Januar 2012 wurden die Stammdaten der „Einzel-Einnahmen“ sowie alle offenen Einnahme-Reste in den neuen Smart-Mandanten übernommen.

Marko Röttele, Fachbereichsleiter Bewirtschaftung/Kasse

Am 9. Januar 2012 wurde in unserer Betriebstätte Heilbronn die neue doppische Finanzwesenlösung Smart bei der Gemeinde Oedheim produktiv gesetzt. So ist es gelungen, in einem Zeitfenster von nur 4 Monaten die Kommunale Doppik, d.h. die Umstellung des Rechnungsstils, die Qualifizierung der Mitarbeiter und die Produkteinführung Kommunalmaster-Smart, bei der Gemeinde Oedheim erfolgreich einzuführen.

Infobox Die an das Pilotprojekt gestellten Ziele und Erwartungen wurden allesamt erfüllt: • Einfacher Umstieg auf die Kommunale Doppik • Einfache, verständliche Geschäftsprozesse • Wesentliche fachliche Qualifizierung während des Projektes • Geschäftsprozessorientierte Projektschulungen

Der Bürgermeister der Gemeinde Oedheim, Herr Ulrich Ruoff, betonte, dass es keinerlei Probleme hinsichtlich der Umstellung gab und zeigte sich sehr angetan von der Lösung und der gesamten Vorgehensweise bezüglich des Pilotprojektes. Auch Herr Karl-Josef Greis, der Kämmerer der Gemeinde Oedheim, ist begeistert von der Unterstützung der KIVBF und teilte mit, dass die neuen Planungsprozesse in der Lösung Kommunalmaster-SMART die Note 1,5 verdient haben.

Nach rund sieben Monaten Projektdauer ist die Stadt Mühlacker am 12.01.2012 mit der Lösung dvv.Finanzen Kameralistik produktiv gegangen. Damit wurde eines der anspruchvollsten und interessantesten Umstellungsprojekte des vergangenen Jahres erfolgreich abgeschlossen. In dieser Zeit hat Mühlacker nicht nur das bislang genutzte Finanzwesen-Verfahren für die Kernverwaltung und zwei Eigenbetriebe durch dvv.Finanzen Kameralistik abgelöst. Gleichzeitig wurden die vorhandenen Veranlagungsverfahren durch die bekannten Lösungen Grund-, Gewerbeund Hundesteuer, Sonstige Einnahmen, Wasser/Abwasser ersetzt und nicht zuletzt die Umstellung auf dvv.Ordnungswidrigkeiten (owi 21) durchgeführt.

Eine besondere Herausforderung war dabei die Datenübernahme aus den bisher genutzten Verfahren. Hier wurden in Zusammenarbeit mit dem Kunden individuelle Werkzeuge entwickelt, um rund 5.400 Finanzpositionen sowie zigtausende von Schuldner- und Lieferantendaten auszulesen und maschinell in die neuen KIVBF-Lösungen zu übernehmen. Nicht alltäglich waren ferner die Art und die Anzahl der weiterhin genutzten Vorverfahren, die über Schnittstellen an die Lösung dvv.Finanzen Kameralistik anzubinden waren. Die EDV-Abteilung der Stadt Mühlacker und das Schnittstellen-Team der KIVBF arbeiteten hier eng zusammen und

ermöglichten, dass zum Produktivsetzungstermin auch die externen Anbindungen weitestgehend realisiert waren. Eine weitere Besonderheit des Projektes bestand darin, dass sich das bislang genutzte Finanzwesen-Verfahren der Stadt Mühlacker vom Aufbau stark von der Lösung dvv.Finanzen Kameralistik unterschied. Deshalb wurde großen Wert darauf gelegt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim gedanklichen Transfer „an Ort und Stelle abzuholen“ und durch sorgfältige Erläuterungen zu unterstützen. Die Projektleiterin bei der Stadt Mühlacker, Frau Martina Rapp, fasst die Erfahrungen zusammen: „Das Projekt war zielgerichtet und straff organisiert. Die Ansprechpartner der KIVBF standen uns in jeder Phase des Projektes mit Rat und Tat zur Seite, wir hatten nie das Gefühl, dass wir alleingelassen wurden. Für jede Problemstellung hat man zielorientiert und schnell eine Lösung gefunden.“

Autor: Horst Mayer (Projektleiter), Bewirtschaftung Kasse, Fon 0761 1300-406 (horst.mayer@kivbf.de)

Stadt Mühlacker wechselt auf Finanzwesenlösung der KIVBF

Abgerundet wurde das gemeinsame Projekt durch einen zweimonatigen, intensiven Start-Up-Support nach der Produktivsetzung. Das neue Verfahren und die neuen Funktionalitäten wurden von den Mitarbeiter-/innen positiv aufgenommen. Der Kunde geht davon aus, dass es in absehbarer Zeit zu erheblichen Arbeitserleichterungen führen wird. Insgesamt ein Projekt, darin sind sich die Beteiligten einig, das von intensivem Eingehen auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden und von einer ausgezeichneten Zusammenarbeit geprägt war. Es stehen noch weitere Projekte an, welche die Stadt Mühlacker mit Hilfe der KIVBF realisieren möchte.

Horst Mayer, Bewirtschaftung Kasse

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Anwendertreffen Kommunales Finanzwesen „Kameralistik“

Autor: Marko Röttele, Fachbereichsleiter Bewirtschaftung Kasse, Fon 0761 1300-375 (marko.roettele@kivbf.de)

11 Veranstaltungen an allen vier Standorten der KIVBF mit insgesamt 395 Teilnehmern und überaus positiven Kundenrückmeldungen - das ist die Bilanz der Anwendertreffen Bewirtschaftung/Kasse unserer Lösung dvv.Finanzen Kameralistik im ersten Quartal 2012.

Dem Wunsch vieler unserer Kunden sind wir nachgekommen und haben in den vergangenen Wochen insgesamt 11 Anwendertreffen zum Thema „Bewirtschaftung/Kasse“ der Finanzwesenlösung Kameralistik an allen vier Standorten der KIVBF durchgeführt. Die Resonanz der Anmeldungen mit rund 400 Teilnehmern war überwältigend. Zu Beginn der jeweiligen Veranstaltung wurden den Teilnehmern seitens des Produktmanagements aktuelle Informationen zu Service-Themen und zu den geplanten Entwicklungen in der Kameralistik Lösung vorgestellt. Im Fokus stand dabei die Gründung der Arbeitsgemeinschaft Kameralistik, die das Ziel der Weiterentwicklung und Verbesserung der Lösung verfolgt. Im Anschluss an den Einführungsvortrag wurden die Teilnehmer in mehrere Workshop-Gruppen eingeteilt, um in kleineren Arbeitsgruppen Geschäftsprozesse und Geschäftsvorfälle aus der Praxis am System zu vertiefen. Grundlage für die Workshops waren, neben den am häufigsten an unseren Service gestellten Fragen, individuelle von Kunden eingebrachte Themen, die anschließend gemeinsam in der Arbeitsgruppe bearbeitet wurden. Speziell die gemeinsame Erarbeitung von Lösungen sowie der Austausch über Geschäftsprozesse und deren Abläufe in anderen Verwaltungen bewerteten die Teilnehmer überaus positiv.

Am Ende des Tages trafen sich alle Veranstaltungsteilnehmer nochmals zum gemeinsamen Abschlussgespräch. Hierbei gaben die Teilnehmer den Verantwortlichen der KIVBF ihr Feedback zu der Veranstaltung sowohl im direkten Gespräch als auch mittels Rückmeldebogen. Die Auswertung der Rückmeldungen verdeutlicht die überaus positive Resonanz bei den Kunden: Über 97% bewerteten den Gesamteindruck der Anwendertreffen und die durchgeführten Workshops als sehr gut bis gut. Dies bestätigt uns, weitere Anwendertreffen für unsere Lösungen „Finanzwesen Kameralistik“ und „Finanzwesen Kommunale Doppik“ mit unterschiedlichen Schwerpunkten anzubieten.

Gestalten Sie mit: Wir werden gemäß dem Motto „Nah am Kunden. Nah am Bedarf“ unsere Kunden aktiv zur Mitgestaltung in Form der Meldung von Verbesserungsvorschlägen und/oder Themenwünschen für künftige Anwendertreffen einbeziehen.

Marko Röttele, Fachbereichsleiter Bewirtschaftung Kasse

Gesplittete Abwassergebühr – Thema Nr. 1 in den Steuerämtern Nahezu alle Städte und Gemeinden in Baden-Württemberg mussten aufgrund eines Urteils des Verwaltungsgerichtshofs (VGH) vom 11. März 2010 ihre Abwassergebühren rückwirkend zum 1. Januar 2010 neu berechnen. Das war für uns alle der Startpunkt für das Projekt „Einführung der Gesplitteten Abwassergebühr (GAG)“ Grund für die Erhebung der Abwassergebühr ist die Refinanzierung der Kosten, die aus der Beseitigung des Abwassers entstehen. Abwasser wird über die Kanalisation zum Klärwerk geführt. Das dorthin abgeführte Abwasser hat grundsätzlich zwei Entstehungsorte: Zum einen besteht es aus dem häuslichen Schmutzwasser, welches z.B. durch die Benutzung von Dusche, Toilette oder Waschbecken entsteht, und zum anderen aus Regenwasser, welches über befestigte Flächen in die Kanalisation fließt (dem sogenannten Niederschlagswasser). Wie kam es zur Gesplitteten Abwassergebühr (GAG)? Bis zum Urteil bezog sich die Berechnung der Abwassergebühr auf den Verbrauch des Frischwassers. Nach Auffassung des VGH verstößt diese Art der Berechnung für die Schmutz- und Niederschlagswasserentsorgung jedoch gegen den Gleichheitssatz und das Äquivalenzprinzip. Die Neuberechnung der Abwassergebühren sieht eine Trennung zwischen Schmutzwasser und Niederschlagswasser vor. Das Schmutzwasser soll entsprechend dem Frischwasserverbrauch und das Niederschlagswasser verursachungsgerecht nach der tatsächlich versiegelten Fläche abgerechnet werden. Diese Entscheidung hatte weitreichende Folgen. Nachdem systemseitig alle notwendigen Programme implementiert und getestet waren, konnten wir mit den ersten Kommunen bereits die Jahresendabrechnung 2010 mit dem neuen Verfahren – der Gesplitteten Abwassergebühr (GAG) – abrechnen. Was ist bei der Einführung der Gesplitteten Abwassergebühr zu beachten? Um die Gesplittete Abwassergebühr (GAG) erfolgreich einzuführen, sind umfassende Maßnahmen notwendig. Auf diesem Weg begleiten wir unsere Kunden, um einen reibungslosen Ablauf zwischen Gemeinde und Rechenzentrum sicherzustellen.

www.kivbf.de

Autor: Manuel Hecker, Veranlagung und Vorverfahren, Fon 06221 841-631 (manuel.hecker@kivbf.de) Ansprechpartnerin: Heike Frank, Stellv. Fachbereichsleiterin Veranlagung und Vorverfahren, Fon 06221 841-594 (heike.frank@kivbf.de)

Gesplittete Abwassergebühr – Thema Nr. 1 in den Steuerämtern

Die Leistungen der KIVBF bei der Einführung der Gesplitteten Abwassergebühr (GAG): • Allgemeine Beratung zum Thema „GAG“ • Beratung und Entwicklung kundenspezifischer Lösungsszenarien • Datenexport als Grundlage für die Ermittlung der versiegelten Flächen • Erfassung von „weißen Flecken“ (Grundstücke, die aufgrund der versiegelten Fläche erfasst werden) • Maschineller Datenimport sämtlicher versiegelter Flächen • Rückrechnungsläufe, um die „GAG“ rückwirkend zum 01.01.2010 einführen zu können • Neuerfassung des Niederschlagswassertarifs und Tarifwechsel von Abwasser in Schmutzwasser • Anpassung der Bescheidtexte auf Kundenwunsch

Jörg Mottausch, Fachbereichsleiter Veranlagung Vorverfahren

Fazit: Derzeit haben über 50 Kunden bereits erfolgreich mit „GAG“ abgerechnet. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen sind wir sicher, auch die verbleibenden Einführungsprojekte erfolgreich abzuschließen.

Einführung Facility-Management bei der Stadt Offenburg

Ende 2009 wurde der Projektvertrag mit der Stadt Offenburg unterzeichnet. Ein großer Schwerpunkt des Projektes lag bei der Einführung der Prozesse in der Gebäudeinstandhaltung. Herr Schneble, zu dieser Zeit Leiter des Gebäudemanagements bei der Stadt Offenburg, wollte damit ein Werkzeug für die Auswertungen und Planungen im Bereich der Gebäudeinstandhaltung – insbesondere für die Gebäudeinstandsetzung – bekommen. Von der Stadt Offenburg wurde Herr Ulrich Wiegel als verantwortlicher Mitarbeiter benannt, bei KIVBF waren Arno Gänsmantel und Jens Zepp für die Umsetzung verantwortlich. Begonnen wurde mit der Einführung des kaufmännischen Facility-Managements. Da diese Lösungskomponente bereits fertig zur Verfügung stand, konnte dank des großen Engagements aller Beteiligten die produktive Einführung bereits nach fünf Monaten erfolgreich abgeschlossen werden. Parallel wurde an der Einführung der Gebäudeinstandhaltung gearbeitet. Hier betraten sowohl die Stadt Offenburg als auch die KIVBF Neuland. Zuerst mussten bei den Stammdatenstrukturen und den Geschäftsprozessdefinitionen die Voraussetzungen gemeinsam erarbeitet werden. Allein diese Arbeit gestaltete sich umfangreicher als gedacht. Doch Anfang 2011 standen die Fachkonzepte zur Verfügung, so dass mit der Umsetzung in die Software begonnen werden konnte: Als erster Geschäftsprozess wurde die Sofortinstandsetzung ausgewählt. Im ersten Halbjahr 2011 wurden die

Stammdaten im System erfasst und die künftigen Nutzer geschult. Bei der Stadt Offenburg sind das die sog. Objektmanager. Sie steuern und überwachen die Instandsetzung der städtischen Gebäude. Da die Objektmanager ihre Aufgaben zuvor hauptsächlich telefonisch oder per E-Mail erledigten, wurde der eigentlichen Produktivsetzung zum Training ein sogenannter Parallelbetrieb vorgeschaltet. Dazu wurden die Instandsetzungsmaßnahmen vorübergehend im Testsystem erfasst. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase begann im Oktober der Echtbetrieb. In den ersten 5 Monaten wurden bereits über 1000 Meldungen im System erfasst und – daraus resultierend – ca. 850 Instandhaltungsaufträge angelegt und bearbeitet. Der Stadt Offenburg steht nun ein umfangreiches Informationssystem zur Verfügung, das die Auswertung aller relevanten Daten zu ihren Gebäuden und den darin befindlichen technischen Anlagen unterstützt. Auch lassen sich die verschiedensten Kennzahlen ableiten, z. B. • Geplante und tatsächliche Kosten • Dauer und Durchführung bestimmter Maßnahmen • Häufigkeit von Störungen Als Nächstes ist die Einführung der vorbeugenden Instandhaltung geplant. Damit soll die Durchführung von Wartungsmaßnahmen überwacht und dokumentiert werden.

www.kivbf.de

Autor: Arno Gänsmantel, Fachbereichsleiter Kommunale Logistik / RE / Statistik , Fon 06221 841-606 (arno.gaensmantel@kivbf.de)

Im Jahr 2009 kam die Stadt Offenburg auf KIVBF zu und fragte nach einer Lösung für das Facility-Management der Stadtverwaltung. KIVBF hatte zu diesem Zeitpunkt eine Lösung für das kaufmännische Facility-Management unter SAP und Teillösungen für die technischen Bereiche in ihrem Portfolio. Die hohe Integration der Komponenten in die Lösung dvv.Finanzen überzeugte die Verantwortlichen, mit KIVBF ein Pilotprojekt zur vollständigen Abbildung der Facility-Management-Prozesse unter Einbeziehung der Finanzwesenlösung der KIVBF zu starten.

Autor: Alexander Kurze, Prokurist, TRADAS Traffic Control GmbH, Fon 07231 980879010 (alexander.kurze@tradas-tc.de)

TRADAS TRAFFIC

TRADAS Traffic Control GmbH aus Pforzheim, seit 1993, ursprünglich unter der Firmierung DV-COM Dieter Gretzschel GmbH, seit 2010 als TRADAS im Bereich der Verkehrsüberwachung und Sicherheit tätig, bietet speziell auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Dienstleistungen! Dazu zählen: • Vermietung Messtechnik mit qualifiziertem Personal • Laborarbeiten • Unterstützende Datenaufbereitung • Datenerfassung und Statistiken für fast alle Messverfahren • Vermietung von Präventivtechnik • Schulungen • Beratung Seit 19 Jahren ist TRADAS ein zuverlässiger, renommierter und leistungsfähiger Partner an der Seite von Behörden.

Alexander Kurze, Prokurist, TRADAS Traffic Control GmbH

Stadt Mühlacker wechselt mit TRADAS auf die Lösung Ordnungswidrigkeiten der KIVBF Wieder zeigt ein reibungsloser Umstieg das effiziente Zusammenspiel verschiedener Dienstleister: Die Stadt Mühlacker wechselte in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband und der TRADAS Traffic Control GmbH von WINOWIG auf die Lösung der KIVBF. Mitte 2011 entschied die große Kreisstadt Mühlacker (ca. 25.000 Einwohner), das bisherige Verfahren WINOWIG abzulösen und im Zuge der Nutzung der Finanzwesen-Lösung der KIVBF auch die Lösung Ordnungswidrigkeiten („owi21“) der KIVBF einzuführen. Die Firma TRADAS Traffic Control GmbH ist ein Unternehmen, das 1974 als Servicebüro für Datenerfassung noch unter DV-COM Dieter Gretzschel GmbH gegründet wurde. Von Anfang an erfasste das Unternehmen sensible Daten als Dienstleister für viele Behörden (siehe auch www.tradas-tc.de/über-uns/). Der Bereich Verkehrsüberwachung kam 1993 dazu. Diese Erfahrung und die lange Zusammenarbeit mit KIVBF zahlt sich aus. Die Firma TRADAS richtete für die Stadt Mühlacker die Schnittstelle für das notwendige Datensatzformat ein. Nach Auswertung der Daten und Aufbereitung der Bilder, Dokumente und Schnittstellendaten entschieden die Sachbearbeiter-/ innen von Mühlacker über den weiteren Verfahrenslauf. Die Verarbeitung der verschiedenen Ordnungswidrigkeiten über das Testsystem der KIVBF wurde für alle Situationen mit den TRADAS-Datensätzen erfolgreich getestet und dann für den produktiven Betrieb freigegeben. Parallel wurde durch KIVBF in Zusammenarbeit mit der Stadt Mühlacker die notwendige Leitungsanbindung und Absicherung erstellt, die System-Parametrisierung vorgenommen und die Schulungen für die Bußgeld- und Kassen-Sachbearbeiter-/ innen durchgeführt. Die Einbindung von Erfahrungen über die Arbeitsweise anderer Bußgeldstellen empfanden die Mitarbeiter-/innen in Mühlacker als hilfreich und praxisnah. Mühlacker hat die Bearbeitung mit owi21 planmäßig zum 01.01.2012 gestartet. Da ab sofort für alle übermittelten Falldaten nicht nur die Beweisbilder (im ruhenden Verkehr aus owi21ToGo), sondern auch alle dazugehörigen notwendigen Dokumente vorhanden sind, ist eine vollständige Verfahrensprüfung und Einleitung über den Bildschirm möglich. Die Vorgänge werden damit rechtssicher und hocheffizient abgearbeitet. Mit dem zentralen Druck, der Kuvertierung, Frankierung und Posteinlieferung nach der Verfahrenseinleitung hat die Stadt Mühlacker insgesamt einen großen Effizienzgewinn erzielt.

ERA Verkehrstechnik

Insgesamt betreut die Firma ERA inzwischen mehr als 60 stationäre Messstandorte. Von der Idee über die Planung bis zur Realisierung und der folgenden Betreuung ist ERA im Bereich mobiler und stationärer LaserGeschwindigkeitsmessanlagen des Typs Poliscanspeed kompetenter Partner. Auch für ungewöhnliche Problemstellungen bietet ERA innovative Lösungen. Projekt „UHU“ im Landkreis Düren Die Eifel: unendliche Weiten, Kohleabbau und dort ein Feuchtgebiet neben der Landstraße – aus der ehemaligen Ausgleichsfläche wurde ein Paradies für Frösche, Vögel, Biber und letztlich für ein Pärchen seltener UHUs. Als Problem stellte sich die Landstraße dar, die von vielen dieser Tiere überquert und überflogen wird. In Zusammenarbeit der Verwaltung und des NABU wurde geplant, das Teilstück zu sanieren und mit Froschkanälen, Biberzaun usw. auszustatten. Die Geschwindigkeit wurde auf 50 km/h reduziert. Um diese ungewöhnliche Einschränkung auch durchsetzen zu können, beauftragte der Landkreis Düren die Firma ERA aus Heilbronn mit der Montage einer stationären Messanlage des Typs Poliscanspeed.

• Seit 1987 Erfahrung und Kompetenz in der Verkehrsüberwachung • Durchführung von Geschwindigkeitsmessungen • Aufbereitung entsprechender Falldaten • Planung, Vertrieb, Montage und Betreuung stationärer und mobiler Messsysteme des Typs Poliscanspeed • Vertrieb von Geschwindigkeitsanzeigen und Statistikgeräten

Ihr Ansprechpartner: Rolf Ritter, 07131 7979630, info@era-hn.de, www.era-hn.de

Neue erfolgreiche Projekte im Bereich Geschwindigkeitsüberwachung

Projekt Baustelle A61, Rheinbrücke bei Speyer Starke Schwingungen, ausgelöst durch die hohen Geschwindigkeiten, behindern die Bauarbeiten auf der BAB A 61. Mobile Messungen zeigen nur eine temporär begrenzte Wirkung. Da die Baustellenführung jedoch mehrmals verändert werden sollte, war der Einsatz stationärer Messanlagen nur mit einem sehr flexiblen System denkbar und sinnvoll. Auf massiven Stahlplatten montierte Messanlagen des Typ Poliscanspeed, die durch die Spezialisten der ERA GmbH aus Heilbronn innerhalb weniger Stunden an einen anderen Standort verlegt werden können, erfüllten diese Anforderungen am besten. Betreiber der stationären Messanlagen ist das RP Karlsruhe. Die VPol ist zuständig für den Transport der Daten zur zentralen Bußgeldstelle für die funktionelle Überwachung der Anlagen und der technischen Servicearbeiten der Firma ERA. Die ZBS in Karlsruhe verarbeitet die erfassten Daten und überführt die Falldateien zur weiteren Verfolgung in das owi21-Verfahren der KIVBF.

www.kivbf.de

Autor des Beitrags, Ansprechpartner: cit GmbH | Kirchheimer Str. 205 | 73265 Dettingen/Teck, Thilo Schuster, Geschäftsführer, Fon 07021 950858-63, thilo.schuster@cit.de, www.cit.de Ihr Ansprechpartner bei KIVBF: Klaus Dieterle, Internet und E-Government, Fon 0761 1300-296 (klaus.dieterle@kivbf.de)

cit GmbH

„Zusätzlicher Nutzen ohne extra Gebühren“ (Dr. Klaus Michael Rückert, Landrat des Landkreises Freudenstadt)

Papierlos zur Blauen Landkreistonne. Der Abfallwirtschaftsbetrieb des Landkreises Freudenstadt bietet Haushalten, Gewerbebetrieben und öffentlichen Einrichtungen seit Dezember 2011 einen neuen Online-Service an: Die Bestellung der „Blauen Landkreistonne für Altpapier“. In dem auf mehrere Phasen angelegten Projekt wurde zunächst die Online-Bestellung sehr erfolgreich eingeführt. Als weitere, online durchführbare Vorgänge werden die Ab- bzw. Ummeldung sowie der Umtausch einer vorhandenen Altpapiertonne folgen. Der Einsatz eines elektronischen Antrags-Assistenten innerhalb einer WebAnwendung zeigt, welche praktischen Vorteile sich für Antragsteller und die Die cit GmbH bietet seit 19 Jahren Verwaltung gleichermaßen ergeben: Schnelle und bequeme Antragstellung von rechnergestützte Lösungen im Bezu Hause aus, medienbruchfreie Weiterverarbeitung der stimmigen Daten in der Verwaltung und elektronische Bereitstellung der Daten für die Auslieferung durch reich Kommunikations- und Informationstechnologien. Schwerpunkt der den zuständigen Lieferanten. Der Bürger wird über die Webpräsenz des Abfallwirtschaftsbetriebs beim LandTätigkeit bilden Produktentwicklung ® ratsamt Freudenstadt zur Online-Bestellung geführt. Ein elektronischer Antragsder cit intelliForm Familie und die Projektberatung mit dem BranchenAssistent begleitet den Benutzer komfortabel durch den Vorgang und unterstützt fokus Öffentliche Verwaltung. Sitz bei den Angaben zu Größe und Anzahl der Tonnen sowie bei der Eingabe von der cit GmbH ist Dettingen/Teck. Kundennummer und persönlichen Angaben. Durch umfangreiche Prüfungen und Das auf dem Markt seit Jahren etabfallbezogene Auswahllisten wird die Qualität der Daten gesichert: Eine integrierlierte Formularmanagementsystem te Straßentabelle listet z.B. nur diejenigen Straßen auf, die in der ausgewählten cit intelliForm Server wird durch die Landkreisgemeinde auch tatsächlich vorhanden sind. Workflowkomponente cit intelliForm Die abgefragten persönlichen Daten werden verschlüsselt an die Verwaltung überSpaces und die Outputmanagemittelt und liegen dort in einem speziellen, nur für den Sachbearbeiter zugängment Lösung cit intelliForm Pages lichen Sammelpostfach zur Bearbeitung bereit. Gespeicherte Vorgänge können zu einer universell einsetzbaren jederzeit über eine Suche – beispielsweise nach Transaktionsnummer, OrtschaftseGovernment-Plattform ergänzt. angabe oder Vorgangsart – gefunden werden. Die Vorteile für den Sachbearbeiter des Abfallwirtschaftsbetriebes liegen dabei auf der Hand: Das umständliche Erfassen des Papierformulars entfällt. Die Eingaben liegen bereits mit hoher Datenqualität in elektronischer Form vor und können nach der Freigabe direkt an den Lieferanten weitergeleitet werden. Antrags-Assistenten werden beim Fachbereich „Internet und E-Government“ der KIVBF mit der Software intelliForm Composer der cit GmbH nach den individuellen Anforderungen des Kunden erstellt und auf der elektronischen Prozessplattform des Rechenzentrums zentral betrieben.

Thilo Schuster, Geschäftsführer, cit GmbH

Mit dem cit intelliForm Composer können die gewünschten Eingabemöglichkeiten durch ein grafisches Modell festgelegt werden. Aus diesem Modell wird der Antrags-Assistent ohne weitere Programmierung generiert. Dadurch ist eine einfache, schnelle und unkomplizierte Erstellung und Pflege möglich. Bei der Realisierung stehen grundsätzlich die fachlichen Zusammenhänge im Vordergrund, nicht die Entwicklung. Der elektronische Weg zur „Blauen Landkreistonne für Altpapier“ hat sich für das Landratsamt Freudenstadt gelohnt. Eine stetig wachsende Anzahl an Online-Bestellungen und die Erleichterung bei den Verwaltungsabläufen rückt das Ziel, diese Tonne an möglichst viele Interessenten auszugeben, deutlich näher. Dadurch können die Vorteile der elektronischen Kommunikation mit der notwendigen Privatsphäre verbunden werden.

Social Media in Kommunalverwaltungen – kurzfristiger Hype oder struktureller Wandel?

Web 2.0. – Ein Überblick Auch wenn es keinen festen Kanon von Social Media–Technologien gibt, haben sich in den letzten Jahren Angebote etabliert, die quasi „typisch Social Media“ sind. Ein Überblick: Nachrichtendienste Prominentestes Beispiel: Twitter. Der Benutzer teilt mit den anderen Nutzern eigene Nachrichten und Nachrichten von anderen, die er interessant findet. Auf diese Weise kann schnell eine hohe Verbreitung von Informationen stattfinden. Soziale Netzwerke Ausgehend von der Hypothese, dass jeder Mensch maximal sechs untereinander bekannte Stationen zwischen sich und jedem beliebigen Menschen auf der Welt hat, bieten soziale Netzwerke wie Facebook oder Google+ die Möglichkeit, sich mit anderen zu vernetzen. Wichtig im Netzwerk ist eine möglichst hohe Anzahl an „Freunden“, denn sie garantiert eine größtmögliche Vervielfältigung von bereitgestellten Inhalten. Soziale Netzwerke können sehr gut eingesetzt werden, um z.B. das Freizeitangebot einer Gemeinde oder besondere Aktivitäten zu bewerben.

Fazit Kommunen, die ein Social-Media-Angebot unterhalten, sollten dieses auch immer im Blick haben – schnelle Reaktionen auf Kommentare werden erwartet. Eine gut überlegte Gesamtstrategie und ein geübter Umgang mit den im Netz eingestellten Inhalten sind Basis für eine erfolgreiche Online-Präsenz einer Verwaltung. Unser Angebot für Sie Die KIVBF bereitet ihre Kunden auf die Nutzung der interaktiven Webangebote vor und berät mittels einer strukturierten Analyse darüber, wie der Weg in eine erfolgreiche Social Media-Präsenz aussehen kann. Im Jahr 2012 bieten wir verschiedene Workshops an, die alle wesentlichen Fragestellungen im Themenkomplex Social Media abbilden und aufzeigen, wie man mit überschaubarem Aufwand und cleveren Automatismen Teil des Mitmachwebs werden kann. Mit Sicherheit wird über Ihre Gemeinde im Netz bereits gesprochen – reden Sie mit!

Timo Keller, Fon 0761 1300-337 (timo.keller@kivbf.de)

Viele Studien zeigen, dass die als „Social Media“ bezeichneten Kommunikationsnetzwerke längst keine Modeerscheinung mehr sind, sondern die Web-Kommunikation nachhaltig verändert haben. 2011 hat das Internet die Bereiche TV und Zeitung als wichtigste Nachrichtenquelle überholt. Wie lassen sich die Möglichkeiten des Mitmach-Webs von den Kommunalverwaltungen nutzen? Kommunen, die einen Social-Media-Auftritt planen, sollten im Vorfeld genau überlegen, welchem Zweck ihr Auftritt dient und welche Zielgruppen mit welchem Werkzeug am besten angesprochen werden können.

Blogs Bei einem Blog tritt der Anbieter in eindeutiger Form als Meinungsmacher auf, bietet aber seiner Zielgruppe die Möglichkeit der Kommentierung. Im Rahmen der Lösung dvv.Portalplattform bietet KIVBF die Möglichkeit, Blogs in den individuellen Internetauftritt einer Gemeinde zu integrieren. Auf diese Weise bleibt die Gemeinde selbst Anbieter des Blogs.

Timo Keller, Internet und E-Government

www.kivbf.de

Ansprechpartner KIVBF: Peter Wöhrle, Fachbereichsleiter Internet und E-Government, Fon 0761 1300-472 (peter.woehrle@kivbf.de)

Kita-Plätze online finden Bald auch in Baden-Württemberg: Interaktive Lösung für Suche, Vergabe und Verwaltung von Kinderbetreuungsplätzen Wer sich bisher auf die Suche nach einem Betreuungsplatz für sein Kind machte, sah sich schnell mit einem großen Problem konfrontiert: Die Angebote sind zwar vielfältig vorhanden, aber die Suche nach freien Plätzen gestaltet sich häufig schwierig und zeitaufwändig. So sind Eltern gezwungen, ihr Kind bei mehreren Einrichtungen auf die Warteliste setzen zu lassen – ohne die Sicherheit, tatsächlich einen Betreuungsplatz zu erhalten. Die Kommunen stehen dieser Situation oft hilflos gegenüber, mangelt es ihnen zumeist an der nötigen Infrastruktur. Durch das Problem der Mehrfachanmeldung kommt es bei Kommunen zu verfälschten Bedarfsprognosen, welche zusätzlich Planung und Vergabe erschweren. Auch wenn vereinzelt – beispielsweise durch die Einrichtung zentraler Vergabestellen – Anstrengungen unternommen werden, die Situation zu verbessern, bleibt sie für Eltern, Träger, Einrichtungen und Kommunen unbefriedigend, zeitaufwendig und intransparent. In Verbindung mit dem ab 2013 bestehenden Rechtsanspruch der Eltern auf einen Kinderkrippenplatz, stellt diese Situation viele Kommunen vor eine schwierige Aufgabe.

Eltern, Einrichtungen und Verwaltung profitieren Mit seinem Internetportal bietet Little Bird Eltern die Möglichkeit, effektiv nach einem geeigneten Betreuungsplatz für das Kind zu suchen. Kommunen erhalten im Gegenzug erstmals einen Gesamtüberblick über alle Einrichtungen und Tagespflegestellen in ihrem Verwaltungsgebiet, welche Betreuungsdienste anbieten. Sie können problemlos tagaktuell Informationen zur momentanen Auslastung und zu freien Kapazitäten ermitteln. Auch Träger und Einrichtungen profitieren von Little Bird: Sie sind nun in der Lage, effizient und kostengünstig Daten zu Ist-Belegung, Bedarf und freien Plätzen zu ermitteln. Gleichzeitig erhalten sie mittels der zentralen Vormerkliste erstmals Planungssicherheit und Transparenz. Mit Little Bird werden Kommunen, aber auch private Anbieter, in die Lage versetzt, sämtliche Aufgabenfelder, die sich mit Planung, Verwaltung, Bedarfsermittlung und Vergabe von Kinderbetreuungsplätzen ergeben, mit nur einem einzigen Lösungspaket vollständig abzudecken.

Hier setzt Little Bird an, ein innovatives E-Government-Lösungspaket.

Schorndorfer Eltern profitieren mit als erste „Nach dem Start des Pilotprojekts 2010 in der sächsischen Stadt Heidenau haben wir im vergangenen Jahr Serienreife erreicht“, erläutert die Gründerin und Geschäftsführerin von Little Bird. „Mehr als 60 Städte und Gemeinden aus ganz Deutschland äußerten inzwischen Interesse an unserer einzigartigen interaktiven Lösung. Die Eltern in Schorndorf bei Stuttgart werden mit als erste von der deutlichen Qualitätssteigerung des Vergabeprozesses profitieren.“ Nach Heidenau, Bischofswerda, Aachen und Görlitz wird Schorndorf die fünfte Kommune sein, in der die Online-Lösung läuft. Weitere Informationen: business.little-bird.de

Anmerkung der Redaktion: Die KIVBF befindet sich derzeit in Verhandlungen zu einer Betriebspartnerschaft mit LITTLE BIRD.

SVA: IT-Know-how für den RZ-Betrieb

SVA System Vertrieb Alexander GmbH

Zum einen verlangt die Bereitstellung von standardisierten, SAP-basierten Verfahren für das kommunale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen eine Plattform, die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Schnelligkeit der Datenbank-Zugriffe bietet. Die SVA System Vertrieb Alexander GmbH unterstützt die KIVBF hierbei als starker Partner für „IBM System z“ bereits seit einigen Jahren mit umfassendem Know-how und Projekterfahrung. Die unerreichte Leistungsfähigkeit des Großrechners wird ergänzt durch eine durchdachte Lösung zur Sicherung der Daten auf Basis von IBM Speichersystemen.

Hier kann die KIVBF von einem weiteren Kerngebiet der SVA profitieren: Gerade als größter Storage Partner von IBM ausgezeichnet, unterstützt SVA mit exzellentem Skill bei allen Speicher-Themen und steht vor allem im Bereich Speichervirtualisierung an der Spitze. Mit Hilfe der IBM SAN Volume Controller Software (SVC) wurde eine effiziente Lösung für das Speichermanagement im hochverfügbaren und redundant angelegten Speichernetzwerk, dem sogenannten Storage Area Network (SAN), geschaffen. Dieses kann somit zentral und einheitlich verwaltet werden und dennoch zukünftiges Kapazitätenwachstum flexibel bewältigen. Die Speichervirtualisierung mit dem SVC ermöglicht eine Zusammenfassung verschiedener Speichersysteme und eine bessere Speicherausnutzung und führt so zu Kostenreduzierung und Performancegewinn: Vorteile, die den Kunden des kommunalen IT-Dienstleisters direkt zu Gute kommen.

Die SVA System Vertrieb Alexander GmbH ist einer der führenden System-Integratoren Deutschlands im Bereich DataCenter-Infrastruktur und verknüpft hochwertige ITProdukte mit dem Projekt-Know-how und der Flexibilität von SVA. So werden optimale Lösungen in den Kernthemen erzielt: Hochverfügbarkeits-Architekturen, High Performance Computing, Datensicherung/Disaster Recovery, Storage Area Networks, Virtualisierungs-Lösungen für Server und SAN, Consulting und Outtasking sowie IT-Security-Lösungen.

Ansprechpartner: Uwe Schedo, Key Account Manager, Fon 0711 933 122-44 , uwe.schedo@sva.de

Zentrale Themen der modernen IT – Datenwachstum, steigender Speicherbedarf, Sicherheitsaspekte und Verfügbarkeit – stehen auch bei kommunalen IT-Dienstleistern wie der KIVBF im Fokus.

Den speziellen Anforderungen des öffentlichen Dienstes kommt SVA nicht nur mit System-Experten in allen wichtigen Hardware- und Software-Bereichen entgegen. Mit einem speziell eingerichteten Kompetenzteam für den Public Sector zeigt das Unternehmen besonderes Branchen-Know-how, das auf behördlicher und auch auf kommunaler Ebene erfolgreich zum Einsatz kommt.

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Ansprechpartner KIVBF: Steffen Jahnke Fachbereichsleiter Gebäudemanagement, Fon 0721 9529-492 (steffen.jahnke@kivbf.de)

COFELY

(Energie-)effiziente Technik im Rechenzentrum KIVBF setzt auf Cofely Deutschland GmbH als kompetenten Service- und Technikpartner

Cofely ist europaweit die Nummer 1 für mehr Umwelt- und Energieeffizienz sowie einer der deutschlandweit führenden Spezialisten für gebäudetechnischen Anlagenbau, Anlagen- und Prozesstechnik, Facility Management, Energiemanagement und industrielle Kältetechnik. Die Cofely Deutschland GmbH und ihre Tochterfirma Cofely Refrigeration GmbH, die den Bereich der Kältetechnik vertritt, firmierten bis November 2009 als Axima Deutschland GmbH bzw. Axima Refrigeration GmbH und gehören zur französischen GDF SUEZ-Gruppe. Im Jahr 2011 erwirtschaftete die Cofely Deutschland mit insgesamt 1.745 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 446 Mio. Euro.

Als kommunales IT-Systemhaus und Gesamtlösungsanbieter von Rechenzentrumsdienstleistungen für Städte, Gemeinden und Landkreise ist die KIVBF auf effiziente und sichere Prozesse angewiesen. Im Vordergrund der erbrachten Services stehen dabei immer die Kunden und ihre individuellen Bedürfnisse. Auch bei der Betreuung und Optimierung der eigenen, hochsensiblen Anlagen und Gebäude setzt KIVBF daher auf einen Dienstleister, der Maßnahmen bedarfsorientiert umsetzt und sich bestens mit den technischen Details und Abläufen eines Rechenzentrums auskennt. Mit der Cofely Deutschland GmbH, einem Unternehmen des GDF SUEZGeschäftsbereichs Energy Services, steht dem IT-Systemhaus seit vielen Jahren ein Partner für alle Anforderungen zur Seite – vom Design und der Installation der Rechenzentrums-Infrastruktur bis hin zu Instandhaltung und Management. Dazu zählen Services in allen Bereichen der Gebäudetechnik und des Anlagenbaus sowie umfangreiche Dienstleistungen im Energiemanagement und in der Kältetechnik. Bei KIVBF übernimmt Cofely neben verschiedenen Maßnahmen im Bereich der Klima-, Kälte-, Wärme- und Regelungstechnik beispielsweise die Instandhaltung und Wartung der kompletten Gebäudetechnik. Darüber hinaus setzte der Dienstleister bereits verschiedene Projekte zur Steigerung der Energieeffizienz um. So kommen bei KIVBF die ölfreien Quantum-Kältemaschinen der Cofely Refrigeration, dem Kältespezialist der Cofely Deutschland, zum Einsatz. Sie sorgen zusammen mit hocheffizienten Kühltürmen für einen stark reduzierten Strombedarf. Die Systeme wurden innerhalb der letzten Jahre permanent optimiert, so dass KVIBF ihren Strombedarf bei gestiegener Rückkühlleistung stetig weiter senken konnte. Durch die Beratung der Cofely zur Optimierung der Stromprofile sowie durch Effizienzmaßnahmen im Bereich der Sanitär- und Klimatechnik konnten zudem weitere Betriebskosten und Ressourcen eingespart werden.

Darüber hinaus profitiert das Systemhaus von einem einfachen und übersichtlichen Betrieb durch die Cofely-Systemlösung AXI.COS, die als übergeordnetes Informations- und Leitsystem agiert. Die Plattform führt die komplexen Informationen aus den drei Systemen Gebäudetechnik, Sicherheitstechnik und Zutrittskontrolle zentral zusammen. „Als Rechenzentrumsbetreiber stehen für uns Effizienz, Sicherheit und Innovationen im Vordergrund“, so Steffen Jahnke, Fachbereichsleiter Gebäudemanagement bei der KIVBF. „Mit Cofely haben wir einen Partner, der uns in den Bereichen Anlagentechnik, Facility Management und Energiemanagement gleichermaßen mit umfangreicher Expertise und Know-how zur Seite steht.“

Thomas Beer

Freiburger Standort ist „ECOfit“ Im März 2011 fiel der Startschuss zu einem Projekt, welches den Freiburger Standort der KIVBF innerhalb eines Jahres zur Zertifizierung im Bereich Umweltmanagement führen sollte. Das Förderprogramm „ECOfit“ des Landes Baden-Württemberg war die passende Wahl, die verschiedene Disziplinen von der Einhaltung der relevanten Umweltrechtsvorschriften über eine Schwachstellenanalyse bis zur Implementierung von organisatorischen Grundlagen vereint. Es setzt die Leitplanken, damit eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung erreicht werden kann. Die Firma ARQUM Gesellschaft für Arbeitssicherheits-, Qualitäts- und Umweltmanagement mbH leitet in Baden-Württemberg die ECOfit-Projekte und begleitet alle teilnehmenden Unternehmen durch die Zertifizierung, übernimmt die Organisation von Workshops, die Betreuung vor Ort und die Maßnahmenentwicklung.

Das Umweltbewusstsein war schon vor „ECOfit“ ein wichtiges Thema für die KIVBF. Dies spiegelte sich in Ausschreibungen oder bei der Realisierung von energetischen Maßnahmen in den Gebäuden und in der Infrastruktur wider. Durch die Teilnahme am Projekt „ECOfit“ sollte das Thema Umweltmanagement nunmehr eine einheitliche Struktur und neue Impulse erhalten. Innerhalb eines Jahres brachten gemeinsame Workshops und der Austausch von Erfahrungen weitere, innovative Ideen hervor. Der Aufbau einer Stärken- und Schwächenanalyse, die Rechtssicherheit in umweltrelevanten Themen, die Regelung von Verantwortlichkeiten und der umweltbewusste Einkauf ebenso wie die Sensibilisierung der Kolleginnen und Kollegen durch Plakate und Infoveranstaltungen waren wichtige Stützpfeiler auf dem Weg zur Zertifizierung. Am 28.02.2012 war es dann soweit: Die Umweltbürgermeisterin der Stadt Freiburg, Frau Gerda Stuchlik, und Herr Ministerialdirigent Martin Eggstein, Umweltministerium Baden-Württemberg, überreichten der KIVBF die „ECOfit“Urkunde im Historischen Rathaus in Freiburg. In ehrwürdigem Ambiente fand ein ereignis- und arbeitsreiches Jahr für das Projektteam der KIVBF seinen Abschluss. Neben der KIVBF erhielten auch der Sportclub Freiburg,

die Universität Freiburg und drei weitere Projektteilnehmer das „ECOfit“-Zertifikat. Damit zeichnen sich diese Firmen durch ein besonderes Engagement im betrieblichen Umweltschutz aus. Über 4 Millionen Euro haben sechs Freiburger Firmen innerhalb eines Jahres investiert, um ihre Ökobilanz und ihre wirtschaftliche Bilanz zu verbessern. Das heißt 775 Tonnen Kohlendioxid weniger pro Jahr und eine Einsparung von 1,8 Millionen Kilowattstunden Energie. „Natürlich können wir mit dem Programm nicht die Welt retten, aber immerhin wird ein wichtiger Beitrag für die Umwelt geleistet“, sagte Umweltbürgermeisterin Gerda Stuchlik bei der Verleihung der Urkunden. Das Projekt startete für die KIVBF vor 12 Monaten, es endet aber nicht mit dem Audit und der Zertifizierung. Es dient als Blaupause für alle Standorte, die in den nächsten Jahren folgen werden. Dass die Umwelt für die KIVBF wichtig ist, zeigt auch die Einbettung des Themas in die Prozesslandkarte des Unternehmens. Mit der Umweltpolicy, den Maßnahmen aus dem „ECOfit“-Projekt und der Installation eines Umweltmanagers und vier Umweltbeauftragten in den Standorten wird das Thema weiterhin im Fokus bleiben.

www.kivbf.de

Frank Schuckelt, Bereichsleiter, Fon 0761 1300-525 (frank.schuckelt@kivbf.de)

Bild: A. J. Schmidt

Unsere Gremien: Plattformen für den Dialog mit unseren Mitgliedern Als kommunal organisiertes Unternehmen fühlen wir uns dem maximalen Nutzen und dem Erfolg unserer Kunden verpflichtet. Als Mitglieder des Zweckverbandes wirken unsere Kunden über die Gremien an der Strategie des Unternehmens mit. Mit Verbandsversammlung und Verwaltungsrat, dem Verbandsvorsitzenden und der Geschäftsführung verfügt die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken satzungsgemäß über vier Organe. Zusätzlich wurden Ausschüsse, beratende Gremien und Arbeitsgruppen gebildet, die aus Vertretern von Kunden aller Größenklassen und aller Regionen unseres Verbandsgebietes bestehen. Damit gewährleisten wir, dass die Interessen unserer Kunden in den Entscheidungsprozessen umfassend und in einem ausgewogenen Verhältnis berücksichtigt werden. Entscheidungsgremien Als Entscheidungsgremien wurden Verbandsversammlung und Verwaltungsrat etabliert. Ein Strategieausschuss berät über strategische und sonstige wichtige Angelegenheiten.

Beratende Gremien Aus dem Kreis sachkundiger Personen wurden ein Organisationsbeirat sowie mehrere themenbezogene Fachbeiräte gebildet.

Verbandsversammlung Die Verbandsversammlung ist das Hauptorgan des Zweckverbandes. Sie legt die Grundsätze für die Tätigkeit des Verbandes fest. Zurzeit hat die Verbandsversammlung der KIVBF 409 Mitglieder.

Organisationsbeirat Der Organisationsbeirat unterstützt die Lösung von fachlichen und organisatorischen Fragen im Umfeld der kommunalen IT. Er hat 31 Mitglieder, welche die unterschiedlichen Fachgebiete und Regionen repräsentieren.

Verwaltungsrat Der Verwaltungsrat berät die Beschlüsse der Verbandsversammlung vor und entscheidet mit 30 Mitgliedern über alle Angelegenheiten, für die nicht die Verbandsversammlung, der Verbandsvorsitzende oder die Geschäftsführung zuständig sind. In dringenden Angelegenheiten kann der Verwaltungsrat unter bestimmten Voraussetzungen anstelle der Verbandsversammlung entscheiden.

Vorsitz Den Vorsitz im Organisationsbeirat hat die Geschäftsführung inne.

Strategieausschuss Beim Strategieausschuss handelt es sich um einen beratenden Ausschuss des Verwaltungsrats. Er besteht aus 9 Mitgliedern und berät strategische und sonstige Angelegenheiten, die für den Verband von besonderer Bedeutung sind, für den Verwaltungsrat vor. Vorsitz Vorsitzender der Verbandsversammlung, des Verwaltungsrats und des Strategieausschusses ist der Verbandsvorsitzende der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken. Zurzeit wird dieses Amt von Oberbürgermeister Helmut Himmelsbach (Stadt Heilbronn) ausgeübt.

Fachbeiräte Die Fachbeiräte befassen sich mit folgenden Themen: • Personalwirtschaft (PWES und dvv.Personal) • Kommunale Finanzverwaltung • Meldewesen • E-Government • IT- Leiter • Land-Kommunen-Lösung Geodaten-Infrastruktur (LKL.GDI) Facharbeitsgruppen In Abstimmung mit den Fachbeiräten können weitere themen- oder projektbezogene Facharbeitsgruppen gebildet werden, die bestimmte Kundengruppen repräsentieren und aktuelle Themen aus ihren Bereichen bearbeiten.

Verbandsversammlung Sitzung 1x im Jahr Mitglieder: alle ZV KIVBF Mitglieder

Verwaltungsrat

Strategieausschuss

Sitzung 2x im Jahr Mitglieder: 30 (aus allen Regionen)

Sitzung 2x im Jahr Mitglieder: 9 (je 3 aus einer Region)

Fachbeiräte

7 themenbezogene Fachbeiräte: Personalwirtschaft, Kommunale Finanzverwaltung, Meldewesen, E-Government, IT- Leiter, LKL.GDI

Organisationsbeirat Sitzung 2x im Jahr Mitglieder: 31 (aus allen Regionen)

Ber a t u n g

Beispiel (1): Fachbeirat Personalwirtschaft Unter dem Namen dvv.Personal bieten wir eine Lösung für die Personalwirtschaft an. Anfangs wurde diese Lösung überwiegend in größeren Verwaltungen eingesetzt. Im Einzugsgebiet der KIVBF hat eine aus Vertretern der Kommunen bestehende Facharbeitsgruppe seit dem Jahr 2010 die Einführung von dvv.Personal in kleineren und mittleren Gemeinden begleitet. In einem gemeinsamen Abstimmungsprozess zwischen den Mitgliedern der Facharbeitsgruppe „Umstellungsplanung“ und der KIVBF wurde die Umstellungssystematik verändert: Die Umstellungszeiträume wurden verkürzt, die Projektarbeit angepasst. Der Personalbeauftragte der 9.000 Einwohner und 135 Personalfälle zählenden Gemeinde Dielheim im Rhein-Neckar-Kreis, Herr Andreas Müller, ist Mitglied des Fachbeirats „Personalwirtschaft“ und gehörte auch der Facharbeitsgruppe „Umstellungsplanung“ an. In seiner Gemeinde wurde die Personalabrechnung zum 01.01.2011 auf die Basiskomponente von dvv.Personal umgestellt. Sein Fazit: „Unsere Gemeinde ist sehr zufrieden mit dem Verlauf des Projektes. Nach der Produktivsetzung läuft die Arbeit am System reibungslos. Natürlich haben wir im Projektverlauf Erfahrungen gesammelt und der KIVBF Optimierungsmöglichkeiten mitgeteilt. Es waren aber eher Kleinigkeiten wie die Rollenzuordnung im Zusammenhang mit der Dienstrechtsreform für Beamte. Die Arbeit in unseren Gremien gestaltete sich insgesamt sehr fruchtbar. Ich habe den Eindruck, dass KIVBF intensiv an Prozessoptimierungen arbeitet. Durch meine Mitgliedschaft im Fachbeirat Personalwirtschaft ist mir z. B. bekannt, dass mit der vereinfachten Benutzeroberfläche SAP GUI-XT der Komfort und die Bedienerfreundlichkeit in der Personalabrechnung noch weiter erhöht werden. Ich denke, dass diese Vereinfachung optimal ist für Kommunen, die keine Zusatzmodule wie die Zeitwirtschaft im Einsatz haben“.

Beispiel (2): Fachbeirat Kommunale Finanzverwaltung Der Fachbeirat Kommunale Finanzverwaltung ist die Institution, in der sich das Produktmanagement der KIVBF mit dem Kundenbedarf verschränkt und vernetzt. Anhand von zwei Beispielen soll hier die Bedeutung dieses Gremiums für die Weichenstellung der Produktpolitik des Zweckverbandes herausgestellt werden. Vorgehen Kommunale Doppik Eine heterogen besetzte Facharbeitsgruppe aus Kämmerern, GPA und Finanzspezialisten hat nach einer Evaluation des Marktes im Jahr 2010 den Grundstein für den Beschluss des Fachbeirats gelegt, für das Segment der kleineren und mittleren Kommunen auf die Eigenentwicklung des DV-Verbundes KM-Smart zu setzen. Diese Entscheidung wurde am 7. April 2011 vom Verwaltungsrat bestätigt. Programm Kameralistik 2012 Nach der Landtagswahl im Jahr 2011 stellte die neue Landesregierung das Wahlrecht zwischen kommunaler Doppik und Kameralistik in Aussicht. Im Gespräch war/ ist auch die Verlängerung des Umstellungszeitraums für die kommunale Doppik bis zum Jahr 2020. Der Fachbeirat hat sich auch dieser Prämisse gestellt und Ende 2011 eine Arbeitsgruppe Kameralistik ins Leben gerufen, welche das Produktmanagement der KIVBF in der Optimierung der kameralen Finanzwesenlösung unterstützt. Die ersten vordringlichen Neuerungen wurden von der Datenzentrale aufgenommen und produktiv gesetzt.

Ihr Ansprechpartner: Helmut Meyer, Regionalgeschäftsführer Nord, Fon 07131 958-105 (helmut.meyer@kivbf.de)

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Helmut Meyer, Regionalgeschäftsführer Nord

www.kivbf.de

Autor: Helmut Schöpflin, Regionalgeschäftsführer SÜD, Fon 0761 1300-330 (helmut.schoepflin@kivbf.de)

Direktmitgliedschaft kreisangehöriger Süd-Gemeinden Der Zweckverband KIVBF ist der kommunale IT-Dienstleister in der Region Baden-Franken mit mehr als 5,35 Mio Einwohnern. Zu seinen Kunden und Mitgliedern gehören 554 Kommunen, darunter 530 kreisangehörige Städte und Gemeinden, 7 Stadtkreise und 17 Landkreise. Anders als in den Regionen MITTE (ehemaliges Verbandsgebiet Karlsruhe) und NORD (ehemaliges Verbandsgebiet Franken-Unterer Neckar) sind die 217 kreisangehörigen Gemeinden in der Region SÜD aus historischen Gründen lediglich „mittelbare“ Mitglieder im Zweckverband. In der Verbandsversammlung werden Sie deshalb von ihren Landkreisen vertreten. Das liegt daran, dass es in der Gründungszeit der kommunalen Rechenzentren Anfang der 70-Jahre1 in der Region SÜD nahezu 600 Gemeinden gab. Für Direktmitgliedschaften schien dies wenig praktikabel zu sein. Direktmitglieder in der Region SÜD sind bis heute nur der Stadtkreis Freiburg und die sechs Landkreise. Alle anderen kreisangehörigen Städte und Gemeinden sind dem Zweckverband über die Landkreise angeschlossen. In der Kundenbeziehung wurden die „mittelbaren Mitglieder“ in der 40jährigen Geschichte der Rechenzentren jedoch immer genauso behandelt wie die direkten Mitglieder.

Aufgrund aktueller Rechtsprechung und neuer Tendenzen auf EU-Ebene, insbesondere im Zusammenhang mit dem Vergaberecht, ist diese Gleichbehandlung von mittelbaren und unmittelbaren Mitgliedern gefährdet. Des Weiteren fordern kleinere und mittlere Gemeinden auch in den Gremien zunehmend unmittelbare Mitsprachemöglichkeiten ein. Deshalb beabsichtigt die KIVBF, den 217 kreisangehörigen Kommunen der Region SÜD die Möglichkeit zu eröffnen, direkt Mitglied beim Zweckverband zu werden. Ziel ist – in analoger Vorgehensweise, wie es der Badische Gemeindeversicherungsverband (BGV) bereits im Jahr 2010 vollzogen hat – die Angebote der KIVBF künftig lediglich den Mitgliedern des Zweckverbandes zugänglich zu machen. Nicht-Mitglieder würden dann zukünftig von einer privatrechtlich organisierten Einrichtung der „KIVBF-Unternehmensgruppe“ bedient werden (ohne die „Inhouseprivilegien“ eines Zweckverbandes bei der Vergabe und mit Umsatzsteuer). Ein entsprechender Grundsatzbeschluss, der die prinzipielle und einheitliche Vorgehensweise sicherstellen soll, wurde von der Verbandsversammlung des Zweckverbandes KIVBF am 15. Dezember 2011 gefasst. Aktuell ist die Geschäftsführung dabei, in Informationsveranstaltungen bei den Kreisverbandsversammlungen und Bürgermeistersprengeln des Gemeindetags wie auch bei individuellen Vor-Ort-Terminen über den Sachverhalt und seine Konsequenzen zu informieren. Ziel ist, die kreisangehörigen Gemeinden der Region SÜD nach entsprechenden Beschlüssen der Kreistage zur haushaltsneutralen Überleitung der bisher den Kreisen zugerechneten Eigenkapitalanteilen mit Wirkung vom 1. Januar 2013 durch Beschluss der Verbandsversammlung am 14. Dezember 2012 als Mitglieder in den Zweckverband aufzunehmen2.

Helmut Schöpflin, Regionalgeschäftsführer SÜD

vor der Kommunalreform

Von der Regelung, dass zukünftig nur noch Verbandsmitglieder vom Zweckverband

KIVBF bedient werden und andere Kunden von einer privatrechtlichen Einrichtung der „KIVBF-Unternehmensgruppe“, sind neben den 217 Städte und Gemeinden in der Region SÜD, auch einige (Nicht-Mitglieds-) Gemeinden in den Regionen MITTE und NORD betroffen. Auf sie wird die Geschäftsführung in den nächsten Wochen zugehen.

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