LEITFADEN FÜR DIE VERBESSERUNG VON ORGANISATIONEN
Motivation sollte das grundlegende Element sein, das die MitarbeiterInnen an den Prozess der Selbstbewertung bindet. Sie sollten sich über den Zweck des CAF-Selbstbewertungsprozesses vollkommen im Klaren sein: die Verbesserung der Gesamtleistung der Organisation. Die Kommunikationspolitik des CAF-Selbstbewertungsprozesses sollte sich darauf konzentrieren, dass das Projekt einen Gewinn für alle Interessengruppen, MitarbeiterInnen sowie BürgerInnen/KundInnen darstellt. Klare und verständliche Kommunikation mit allen Interessengruppen während der jeweiligen Projektphasen ist also entscheidend, um einen erfolgreichen CAF-Prozess und erfolgreiche Folgemaßnahmen sicherzustellen. Gemeinsam mit der Leitung der Organisation sollte die Projektleiterin/der Projektleiter diese Politik durchsetzen und sich dabei auf folgende Botschaften konzentrieren: • inwiefern die Selbstbewertung eine Veränderung bewirken kann, • warum ihr Priorität eingeräumt wurde, • wie sie mit der strategischen Planung der Organisation zusammenhängt, • wie sie mit den sonstigen Bemühungen zur Leistungsverbesserung der Organisation (z. B. als ein erster Schritt) verbunden ist, beispielsweise durch die Umsetzung eines innovativen operativen Reformprogramms. Der Kommunikationsplan sollte differenziert sein und folgende Elemente berücksichtigen: Zielgruppe, Botschaft, Medium, AbsenderIn, Häufigkeit und Instrumente.
Phase 2: Der Selbstbewertungsprozess Schritt 3: Die Selbstbewertungsgruppe(n) zusammenstellen Die Selbstbewertungsgruppe sollte die Organisation so gut wie möglich repräsentieren. Normalerweise umfasst sie VertreterInnen aus verschiedenen Aufgabenbereichen, mit unterschiedlicher Erfahrung und unterschiedlichen Positionen innerhalb der Organisation. Das Ziel ist es, eine Gruppe zusammenzustellen, die in der Lage ist, eine möglichst genaue und detaillierte interne Sicht auf die Organisation einzunehmen. In bisherigen CAF-Prozessen setzten sich die Gruppen aus fünf bis 20 TeilnehmerInnen zusammen. Um eine effektive und relativ informelle Arbeitsweise gewährleisten zu können, sind jedoch Gruppen mit etwa zehn TeilnehmerInnen generell vorzuziehen. Handelt es sich um eine sehr große und komplexe Organisation, könnte es sinnvoll sein, mehr als nur eine Selbstbewertungsgruppe einzurichten. In diesem Fall ist es entscheidend, dass bei der Projektplanung geklärt wird, wie und wann die Gruppen auf geeignete Weise koordiniert werden sollen. Die TeilnehmerInnen sollten aufgrund ihres Wissens über die Organisation sowie ihrer persönlichen Fähigkeiten (z. B. analytische und kommunikative Fähigkeiten) ausgewählt werden und nicht nur aufgrund beruflicher Kenntnisse. Sie können auf freiwilliger Basis ausgewählt werden, doch die/der ProjektleiterIn und die Leitung bleiben für die Qualität, die Vielfalt und die Glaubwürdigkeit der Selbstbewertungsgruppe verantwortlich.
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