INTRODUCCIÓN El Estudio de consultoría es elaborado por la necesidad que tienen los dueños de la entidad Pastelería ”FRAISIER” de implementar estrategias que mejoren el funcionamiento de la organización para conseguir tener una mejor orden y con ello elevar las ventas, la calidad del servicio, y la calidad del producto para poder crecer como empresa, nuestra empresa consultora utilizo variadas técnicas para cumplir con las estrategias establecidas como medio de apoyo a encontrar y solucionar cualquier problema en dicho departamento El estudio duro aproximadamente un mes, en el presente informe se encuentran los resultados que obtuvimos durante el tiempo en el que fueron aplicadas nuestras tácticas de apoyo a la búsqueda y resolución del problema con el que cuenta la entidad nuestra empresa consultora estuvo dedicada durante te estas semanas a observar y analizar el comportamiento interno así como el externo de la entidad. Nuestro propósito general era detectar el verdadero problema que generaba la deficiente calidad de la empresa, así como la disminución en las ventas y el mal funcionamiento de cada puesto de trabajo. Después de la realización de las técnicas y el logro de las estrategias se pudo percibir y detectar el verdadero problema que generaba el mal funcionamiento en todas las partes de la entidad, y este la deficiente organización que se tenía, con esto se pudo elaborar una detección de mejoras con las que la empresa solucionaría dicho problema, como establecer claramente la función que tiene cada puesto y el rango de actividades que se deben realizar, con este fin una de nuestras mejoras fue la implementación de un organigrama así como de manuales que establezcan ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Para qué? Y ¿Con que? Deben de realizarse las actividades que corresponden a cada puesto estas mejoras se presentan más detalladamente en este informe.
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa tiene 15 años en funcionamiento, durante este periodo ha experimentado constantes cambios de personal, variaciones muy elevadas en cuanto a ganancias, un mal servicio a los clientes y en ocasiones un producto deficiente, la empresa no cuenta con una misión y una visión que le permita tener un punto de motivación para el logro de objetivos, tampoco se establecen con exactitud las actividades que debe de llevar a cabo cada puesto de la misma, y en ocasiones se desconocen totalmente dichas actividades. El constante cambio de personal, la pérdida de clientes y el deficiente crecimiento de la empresa fueron los motivos principales por los que se acudió a la realización de este estudio de consultoría, cuyo fin fue encontrar la verdadera falla que tiene la empresa, que es la que ocasiona que esta se estanque en su crecimiento, y con ello poner en practica la implantación de una mejora que servirá como punto de partida para poner a la empresa en el camino hacia el éxito.
ANALISIS DE COMPETITIVIDAD
El seguimiento del estudio da como resultado una organización deficiente, causante de la mayoría de las fallas que la empresa contiene destacando entre ellas las siguientes: •
Cambios constantes en el personal: esto se debe a que la empresa no cuenta con los establecimientos claros sobre cuáles son las actividades que cada persona debe realizar en su tiempo de trabajo, causando confusión a la hora de ponerlas en práctica, y una desmotivación en cuando a la realización de las mismas creando un trabajo deficiente
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Pérdida de clientes: Cada acción dentro de la empresa es importante, si un área falla conlleva a un mal funcionamiento en otra área. El hecho de no contar con un claro establecimiento de las funciones que debe de realizar cada puesto dentro de la entidad, trae consigo un mal servicio, por parte del personal ya que no tiene un trato eficiente con los clientes debido a la realización la amplia de tareas y el gran desconocimiento de estas, muchas veces el producto es entregado en mal estado, o la atención al cliente que se tiene no es eficiente, esto es creado por la confusión que se tiene acerca de ¿Qué se tiene que hacer? ¿Cómo se tiene que hacer? ¿Para qué se tiene que hacer?, el principal objetivo de una empresa es la satisfacción del cliente, y esto no ha podido ser logrado del todo debido a la mala organización.
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Deficiente crecimiento de la empresa: Al no contar con un orden la empresa pierde el objetivo que quiere lograr, cambiar constantemente de personal, e ir generando bajas en cuanto a clientela ocasionan el estancamiento de la empresa dejando de lado el fin con el que esta fue creada
Estos son los puntos principales que se encuentran como fallas, implantar un plan de mejora en la organización de la empresa causara un efecto positivo en
estas problemáticas que han sido la causa principal de que la empresa no pueda ascender en cuanto a calidad y preferencia.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
La situación nos mostró una mala organización desde el principio y esto por la problemática de no contar con manuales que establezcan las instrucciones, bases o procedimientos que deben llevarse a cabo en la elaboración de las actividades, así como un organigrama para determinar la jerarquización de la Pastelería "FRAISIER". Pretendemos que con estos manuales hagamos que el trabajo desempeñado por cada trabajador sea de mejor calidad dependiendo la rama en que desempeñen sus labores. Las reacciones que se puedan presentar en toda la empresa seria el cambio de jerarquización, las actividades que desempeñe cada empleado dependerán del puesto que estén ocupando, y serán realizadas únicamente por el personal encargado, evitando
la saturación de tareas que conllevan a un mal trabajo
ocasionando el mal servicio. Con esto podemos cumplir claramente con los objetivos que estamos determinados a cumplir, al igual que la empresa contara con estos documentos indispensables para la orden de la organización (organigramas y manuales). De este modo la ayuda de calidad en el producto y en el servicio nos llevara a brindar más dedicación a los puestos determinados logrando un objetivo de preferencia por nuestros clientes implementando las ventas y el reconocimiento de la empresa, así como una buena capacitación del personal para que puede cumplir de manera eficiente todas sus actividades, sin crear confusión en la
realización de las mismas así como cambios en las demás áreas de la empresa para resolver las problemáticas y lograr un mejoramiento continuo
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Tras el estudio realizado y el análisis de todos los resultados obtenidos deducimos que el verdadero problema se encuentra en el “orden” de la entidad por lo que nuestra propuesta de mejoramiento es modificar y adicionar algunos aspectos de la misma los cuales son los siguientes: •
Manuales de organización y procedimientos: estos manuales ayudaran a los trabajadores a desarrollarse más en el área en el que estén presentando su trabajo, con la opción que haya una mejor calidad en su forma de trabajar, y desenvolverse en la acción que estén concentrados, esto a la vez hará que los empleados no se involucren en actividades que no son de su rama laboral, llegando al objetivo de que brinden mejor calidad en su trabajo para ofrecer un mejor servicio al cliente así como un producto eficaz
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Los organigramas: es muy importante para establecer la jerarquización de la empresa, ya que es la representación gráfica de la misma, y se sabe con exactitud que rango ocupa cada empleado
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Capacitación al personal: con el fin de lograr un mejor servicio a los clientes y eliminar las confusiones que se crean al elaborar las actividades de trabajo por el desconocimiento de cómo se realizan estas
PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN
Una vez que se ha analizado la situación actual de la empresa podemos plantear estrategias para que esta pueda mejorar y así esta pueda ir evolucionando Con el fin de corregir errores que habitualmente se producen y se ven afectados en la productividad de la empresa. Todo esto se consigue mediante un estudio profundo en el cual la empresa podrá simular, analizar y planificar viendo si las mejoras que ya han sido previstas son de ayuda o son favorables. Utilizando el método de implantación piloto para así medir o analizar lo que está afectando, algunas de las estrategias que se le han implementado a la empresa son:
Elaboración de organigrama
Elaboración de manuales
Llevar un control adecuado en cuanto al financiamiento
Tener ideas innovadoras
Determinar claramente responsabilidades del personal responsable de cada área.
Mayor eficacia
Trabajo a horarios fijos
Tener mayor innovación tecnológica
Comunicación entre el personal
Una mayor calidad en cuanto a sus productos
Satisfacer las necesidades del cliente
Capacitación al personal previamente
Tener una buena administración
Tener en claro los objetivos a los que la empresa desea llegar
Tener una planeación estratégica, y un control
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PROGRAMA DE IMPLANTACION Método de implantación: Método Piloto Empresa consultora: “MyPyME” Empresa estudiada: Pastelería “FRAISIER” Fecha:29 de Noviembre de 2013 Clave:5054 Folio:145336 NOVIEMBRE
ACTIVIDADES 1. ELABORACION DE ORGANIGRAMA 1.1 Establecimiento de puestos 1.2 Revisión de organigrama 1.3 Aprobación 2. ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1 Recopilación de datos 2.2 Elaboración de manual de organización 2.3 Establecimiento de funciones 2.4 Elaboración de manual de procedimientos 3. CAPACITACION AL PERSONAL 3.1 Demostración de documentos 3.2 Explicación de documentos 3.3 Seguimiento
SE1
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SE 2
SE 3
DICIEMBRE SE 4
SE 1
SE 2
SE 3
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SE 4