Så här klarar ni av årsmötet i Coronans år

Snart är det dags för årsstämma. I år blir det en utmaning för många föreningar, eftersom de flesta personer just nu inte vill delta i stora fysiska möten. Ett alternativ är digitalt årsmöte. Det kräver förberedelser av styrelsen, men är ett bra alternativ för att inte utsätta medlemmarna för smittorisk.

● – Utdelning av kallelser till årsstämman måste snart göras. Coronasmittan gör att många är oroliga och undviker fysiska möten.

– Sista juni är oftast sista datum när man kan hålla stämman, eftersom den ska hållas sex månader efter räkenskapsårets slut. Före utgången av maj månad är därför en vanlig stämmotid. Föreningsstämmans agenda är bunden både av lag och av föreningens stadgar, säger Fredrik Johansson på allabrf.se.

Det är med hänsyn till coronapandemin en god idé att skjuta fram stämman så långt det går.

Bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar är tydliga med vad som ska avhandlas på en stämma och hur den ska genomföras, men genom en tillfällig lag kan styrelsen bestämma om vissa avsteg från vad som brukar gälla för dylika stämmor.

– Stadgarna pekar till exempel ut vilka som får företräda medlemmarna som ombud vid en stämma, men det går att göra avsteg från detta fram till den sista december 2021. Flera medlemmar kan också genom den nya, men tillfälliga, lagen få företrädas av en och samma person, säger Fredrik Johansson.

Han säger också att poströstning är en annan möjlighet och det går också att genomföra stämman helt eller delvis digitalt. Poströstning betyder att styrelsen via brev eller mail ber medlemmarna ge sin syn på olika frågor i agendan.

Digitala möten är också möjliga och detta förordas av Folkhälsomyndigheten. En stämma kan hållas helt digitalt och då medverkar alla via videolänk, till exempel via tjänsterna Zoom, Teams eller Skype. Det ska också sägas att verktyget Zoom under senare tid har förbättrat sin säkerhet betydligt.

Vid digitala möten kan medlemmarna koppla upp sig via dator med kamera, surfplatta eller smartphone och måste dessutom ha laddat ner konferensverktyget i sin digitala enhet.

Konferensverktygen Zoom ger möjlighet att rösta helt digitalt via röstningsfunktionen ”Poll”. Verktyget finns i Zoom och ser ut som ett stapeldiagram. Det finns också andra externa digitala verktyg för röstning, såsom Trippus, Scribe och Poströsta.se.

Den som håller i mötet hämtar hem en länk från det konferensverktyg som man har valt. Länken skickas sedan ut tillsammans med kallelsen. Används ett externt röstningsverktyg skickas också en länk till detta med kallelsen.

Digital omröstning går vanligen till så att dokument med olika alternativ och ”klickfunktioner” visas på en delad skärm av den som håller i mötet. Man har i förväg skrivit in frågor och olika alternativ i verktyget och visar dem på skärmen vid röstningsförfarandet. Enligt Svenska Möten går röstningsverktygen bra att använda vid alla årsstämmor.

Det går också att genomföra ett helt digitalt möte med poströstning, där medlemmarna i förväg har talat om vilken åsikt de har i olika frågor som kommer upp på årsmötet.

Den som ska hålla i ett videomöte bör vara väl förberedd, lära känna verktyget väl och kunna förklara för deltagarna hur mötet och de olika funktionerna i tjänsten fungerar. Det bästa är att avdela en person som håller reda på alla tekniska detaljer och finesser före och under mötet. Det finns också en chatt, där medlemmarna kan skriva in frågor eller förslag.

För den förening som ändå vill ha ett ”vanligt” årsmöte gäller att nära socialt umgänge ska undvikas i coronatider. Förbudet att hyra ut lokaler till stora sammankomster gäller inte för styrelsemöten och föreningsstämmor. Men ingen servering av något slag får förekomma. Det gäller också att möblera om så att deltagarna på mötet inte behöver sitta nära varandra.

Ett årsmöte kan också hållas som en hybridstämma, vilket betyder att några personer finns i en fysisk lokal medan andra deltar via videolänk. n