250 föreningar i gemensam upphandling av bredband

HSB Malmö har nyligen gjort en avancerad upphandling av bredband med tillhörande tjänster för sina cirka 250 bostadsrättsföreningar. För att upphandlingen skulle få bästa möjliga förankring ställde man frågor till några av föreningarna om vilka förväntade lösningar man önskade och vilken typ av avtal som var av intresse. Innan man bjöd in till workshops med utvalda leverantörer tog HSB Malmö del av leverantörernas kundundersökningar på nationell nivå.

● – Många föreningar som väljer bredbandslösningar gör en enkel förfrågan till olika leverantörer och väljer en standardlösning. Ibland blir det den leverantör som är billigast, som får affären. Vi gjorde precis tvärt om, berättar Oliver Curovic, verksamhetscontroller vid HSB Malmö.

Redan 1999 introducerade HSB Malmö gemensamma digitala tjänster via ett koncept som kallades Bolina. Med Telia som partner byggdes fastighetsnät med hjälp av kopparkabel. Då hade man också ett avtal med Telia som leverantör av tjänster.

År 2011 installerades en Gigabit-switch, en typ av digital växel, som ökar farten väsentligt. Men konceptet började bli omodernt och HSB Malmö valde att göra en ny upphandling.

– Vi ville göra en bra digital lösning som har framtiden för sig, säger Oliver Curovic.

En del ledamöter i olika Brf-styrelser fick tala om vilka förväntningar de hade på de kommande tjänsterna. Därefter fick leverantörerna möjlighet att på basis av sina kundundersökningar berätta om sin syn och sina möjligheter att leverera det som efterfrågades.

En konsult handlades upp, i detta fall föll valet på Sweco.

– Vi bedömde att vi inte hade den kompetens som behövdes för en så pass stor upphandling som det var fråga om här.

Tillsammans med Sweco fick leverantörerna berätta om sina digitala framtidsvisioner och bland annat arrangerades flera olika workshops.

– Sweco utformade det offertunderlag som låg till grund för upphandlingen. Förfrågningsunderlaget till leverantörerna, vilket ursprungligen användes i våra workshops, användes efteråt för att tillsammans med leverantörerna skapa offertunderlaget, berättar Oliver Curovic.

Man bjöd också in ett antal leverantörer av digitala tjänster, vilka fick förhålla sig till upphandlingsunderlaget och berätta om sina lösningar.

Efter utvärdering och nya workshops fanns tre leverantörer kvar, vilka mer i detalj fick berätta om sina tjänster. Till slut föll valet på Telia.

– Att vi hade Sweco som konsult kändes bra. Vi i ledningen var inte operativt inblandade i själva upphandlingsförfarandet utan det sköttes av Sweco tillsammans med vår projektgrupp.

Upphandlingen inleddes för två år sedan och i januari i år, 2021, implementerades det.

Nu är det upp till de olika föreningarna att ansluta sig till den nya lösningen, som har fått namnet Bolina 3.0.

– Själva infrastrukturlösningen i fastigheterna behöver, i de allra flesta fall, inte förnyas på grund av det nya avtalet. Cirka 20 procent av våra fastigheter i Malmö har fiber i lägenheterna och resten har kopparkabel, cat 5 eller cat 6. Det räcker mer än väl. Fram till alla fastigheter finns fiberkabel, berättar Oliver Curovic.

Det finns två olika lösningar som de boende kan välja mellan. Det ena alternativet innebär enbart snabbt bredband, det andra innebär Telia Trippel Play där det ingår bredband, IP-telefoni och digital-TV med 12 av de vanligaste svenska kanalerna samt några danska kanaler.

Bredbandet ger också möjlighet till digitala tjänster i fastigheten, såsom informationstavlor i portarna eller styrning av värme och ventilation.

Till de föreningar som förhandlar själva eller som inte är med i någon bostadsrättsorganisation ger Oliver Curovic rådet att inte enbart titta på priset.

– Är priset alltför lågt är det troligen något som inte stämmer, säger han.

Han säger också att det är svårt att kravställa i ett offertunderlag när man inte har den tekniska kompetensen. Risken är att man glömmer bort viktiga detaljer. Finns inte dessa detaljer med i den offert som man har skrivit på, måste de köpas in separat och det kan bli dyrt.

Företagen som får offertförfrågan tar nämligen oftast endast med de parametrar, som finns i underlaget, i sin prisbild.

– Det bästa man kan göra är att upphandla en duktig konsult som har dokumenterad erfarenhet av just digitala tjänster. Det kan långsiktigt bli en ekonomiskt fördelaktig lösning, säger Oliver Curovic.

Han säger att en gemensam upphandling för hela föreningen ofta blir billigare för de boende än att varje bostadsrättshavare ska teckna avtal själva.

Han påminner om att det kan behövas ett stämmobeslut, att stadgarna kan behöva förändras och att de boende kan behöva säga upp sina individuella kontrakt för att ansluta sig till den gemensamma digitala lösningen. n